Kĩ năng quản lý thông tin

K NĂNG QU N TR THÔNG TINỸ Ả Ị
K NĂNG QU N TR THÔNG TINỸ Ả Ị

I/ Qu n tr t ng th thông tinả ị ổ ể
•
Qu n tr thông tin là vi c m t t ch c s ả ị ệ ộ ổ ứ ử
d ng các ph ng th c đ l p k ho ch, ụ ươ ứ ể ậ ế ạ
t p h p, t o m i, t ch c, s d ng, ki m ậ ợ ạ ớ ổ ứ ử ụ ể
soát, ph bi n và lo i b m t cách hi u qu ổ ế ạ ỏ ộ ệ ả
các thông tin c a t ch c đó. ủ ổ ứ
•
Thông tin hi n nay đ c coi là m t trong ệ ượ ộ
nh ng lo i tài s n quan tr ng nh t đ i v i ữ ạ ả ọ ấ ố ớ
b t kỳ t ch c nào. ấ ổ ứ

1. Xác đ nh thông tin c n thu th pị ầ ậ
•
Tr c h t b n c n bi t m c đích, m c tiêu c a ướ ế ạ ầ ế ụ ụ ủ
các thông tin là gì?
•
Có nh ng thông tin chúng ta đang s d ng nh ng ữ ử ụ ư
ch ng đ làm gì. B n đang phí ph m các ngu n l c ẳ ể ạ ạ ồ ự
v th i gian, ti n b c…cho vi c t o ra các thông ề ờ ề ạ ệ ạ
tin đó.
• Các lo i thông tin g m có: thông tin đ u vào c n ạ ồ ầ ầ
thi t cho vi c th c hi n công vi c, thông tin dành ế ệ ự ệ ệ
cho “khách hàng” và thông tin đánh giá công vi c.ệ

1.1 Các thông tin đ u vào=inputầ
•

Thông tin c a “nhà cung c p”ủ ấ
• Thông tin c a đ i th c nh tranh.ủ ố ủ ạ
•
Thông tin c a các b ph n ch c năng (k toán, ủ ộ ậ ứ ế
NS, k thu t….)ỹ ậ
• Thông tin v môi tr ng bên ngoài.ề ườ
•
Thông tin c a ng i giao vi c.ủ ườ ệ
• Thông tin yêu c u c a khách hàng.ầ ủ

1.2 Các thông tin đ u raầ
•
Các thông tin theo yêu c u c a khách hàng ầ ủ
ho c thông tin ch ng minh d ch v c a b n ặ ứ ị ụ ủ ạ
đ i v i khách hàng.ớ ớ
•
Thông tin ph n h i các đ n v ch c năng ả ồ ơ ị ứ
hay các đ n v quan tâm.ơ ị
•
Thông tin báo cáo cho c p trên.ấ

1.3 Các thông tin đánh giá công vi cệ
•
Xác đ nh ti n đ công vi c.ị ế ộ ệ
• Xác đ nh hi u qu công vi c.ị ệ ả ệ
•
Xác đ nh chi phí, doanh thu c a công vi c.ị ủ ệ

1.3 Các thông tin đánh giá công vi cệ
•

Xác đ nh t l h hao.ị ỷ ệ ư
• Xác đ nh m c ch t l ng công vi c.ị ứ ấ ượ ệ
•
Xác đ nh s l ng công vi c, SP hoàn ị ố ươ ệ
thành…

1.4 B ng t ng h p thông tinả ổ ợ
Lo i thông ạ
tin
B ph n ộ ậ
giao
B ph n ộ ậ
nh nậ
Lý do

1.4 B ng t ng h p thông tin (tt)ả ổ ợ
•
Đây là ph n quan tr ng nh t c a qu n tr ầ ọ ấ ủ ả ị
thông tin.
•
Trong ph n lý do, b n ph i di n gi i tính ầ ạ ả ễ ả
kh thi c a thông tin đó.ả ủ
•
M c đ quan tr ng c a thông tin là gì?ứ ộ ọ ủ
•
M c đ u tiên c a các lo i thông tin.ứ ộ ư ủ ạ

2. Xác đ nh hình th c truy n tinị ứ ề
•
Các hình th c truy n tin bao g m: b ng văn b n, ứ ề ồ ằ ả

qua mail, qua l i nói.ờ
•
Hình th c truy n tin có b ng ch ng đ c u tiên ứ ề ằ ứ ượ ư
h n. ơ
• Tuy v y, b n c n xác đ nh có ngo i l nào không, ậ ạ ầ ị ạ ệ
và x lý tr ng h p ngo i l đó nh th nào?ử ườ ợ ạ ệ ư ế
• B n l p thêm m t c t đ xác đ nh hình th c ạ ậ ộ ộ ể ị ứ
truy n tin trong b ng t ng h p thông tin ph n ề ả ổ ợ ở ầ
1.

3. Cách th c truy n t i thông tinứ ề ả
•
Tr c ti p: Đây là hình th c giao thông tin ự ế ứ
tr c ti p gi a các ng i giao và ng i ự ế ữ ườ ườ
nh n.ậ
• Fax
•
Mail
•
Th tínư
•
Đi n tho i.ệ ạ
•
Chát

4. Xác đ nh t n su tị ầ ấ
•
T n su t là m c đ các thông tin l p l i ầ ấ ứ ộ ặ ạ
trong m t đ n v th i gian.ộ ơ ị ờ
•

H u h t các thông tin s d ng trong qu n ầ ế ử ụ ả
tr là các thông tin mang tính ch t th ng ị ấ ườ
xuyên. Do v y, xác đ nh t n su t là công ậ ị ầ ấ
vi c r t quan tr ng trong qu n tr thông ệ ấ ọ ả ị
tin.

4. Xác đ nh t n su tị ầ ấ
•
Hãy thêm c t t n su t vào b ng t ng h p ộ ầ ấ ả ổ ợ
thông tin trong ph n 1.ầ
•
Xác đ nh t n su t phù h p là công vi c khó ị ầ ấ ợ ệ
khăn, thông tin quá nhi u không nh ng làm ề ữ
tăng chi phí ngu n l c mà còn làm nhi u ồ ự ễ
thông tin cho các nhà qu n tr .ả ị

5. Xác đ nh cách th c l u trị ứ ư ữ
•
Các ph ng pháp l u tr thông tin là: h ươ ư ữ ồ
s , các lo i tài li u c a DN d i d ng h ơ ạ ệ ủ ướ ạ ồ
s , các lo i đĩa CD, c ng máy tính, trên ơ ạ ổ ứ
server.
•
B n l p l p ti p m t c t ph ng pháp l u ạ ậ ậ ế ộ ộ ươ ư
tr vào b ng t ng h p thông tin. ữ ả ổ ợ

5. Xác đ nh cách th c l u trị ứ ư ữ
•
Làm th nào xác đ nh ph ng pháp l u tr ế ị ươ ư ữ
là t t nh t?ố ấ

•
Đ xác đ nh đ c ph ng pháp l u tr t t ề ị ượ ươ ư ữ ố
nh t, c n l u ý đ n các y u t sau: đ i ấ ầ ư ế ế ố ố
t ng nh n thông tin, m c đ b o m t, ượ ậ ứ ộ ả ậ
c ng đ nh n thông tin…ườ ộ ậ

6. Quy n truy c pề ậ
B n c n xác đ nh các quy n truy c p nh sau:ạ ầ ị ề ậ ư
•
Ai đ c quy n xem thông tin.ượ ề
•
Ai đ c quy n ch nh s a, c p nh t thông ượ ề ỉ ử ậ ậ
tin.
Hãy t o thêm m t c t trong b ng thông tin ạ ộ ộ ả
v i n i dung: nh ng ng i đ c quy n truy ớ ộ ư ườ ượ ề
c p và/ho c ch nh s a.ậ ặ ỉ ử

7. Ph ng pháp lo i b .ươ ạ ỏ
Xác đ nh ph ng pháp lo i b c n th ị ươ ạ ỏ ầ ể
hi n trên hai ph ng di n:ệ ươ ệ
• Hu b các lo i thông tin hi n hành.ỷ ỏ ạ ệ
•
Lo i b các lo i thông tin không c n thi t ạ ỏ ạ ầ ế
ho c xác đ nh l i các y u t liên quan trong ặ ị ạ ế ố
b ng t ng h p thông tin.ả ổ ợ

II/Các nguyên t c qu n tr thông tinắ ả ị
1. Đ m b o tính chính xác.ả ả
2. Ph n h i.ả ồ
3. B ng ch ng chuy n giao.ằ ứ ể

1. Tính chính xác
•
Đ m b o tính chính xác c a thông tin cho đ n ả ả ủ ế
ng i nh n là y u t quan tr ng nh t c a thông ườ ậ ế ố ọ ấ ủ
tin.
•
Thông tin tr i qua nhi u c p b c khác nhau tr c ả ề ấ ậ ướ
khi đ n đ c ng i s d ng cu i cùng, do v y đ m ế ượ ườ ử ụ ố ậ ả
tính chính xác, trung th c c a thông tin là y u t ự ủ ế ố
r t quan tr ng.ấ ọ
• Đ đ m b o tính chính xác c a thông tin c n ph i ể ả ả ủ ầ ả
t o ra nh ng thông tin b ng văn b n, h n ch các ạ ữ ằ ả ạ ế
thông tin “phi chính th c”.ứ

Nh ng y u t h n ch tính chính xácữ ế ố ạ ế
•
Các m nh l nh yêu c u phi văn b n. Ví d , ệ ệ ầ ả ụ
Giám đ c yêu c u TP nh c NV đ m b o ố ầ ắ ả ả
đúng đ nh m c t n, nh ng TP quên không ị ứ ồ ư
tri n khai.ể
•
Các thông tin b ng văn b n không rõ nghĩa ằ ả
ho c thi u thông tin làm ng i s d ng ặ ế ườ ử ụ
thông tin hành đ ng sai ho c ch a đúng ộ ặ ư
theo yêu c u.ầ

2. Ph n h iả ồ
Có th nói ph n h i là y u t quan ể ả ồ ế ố
tr ng th hai trong qu n tr thông tin. ọ ứ ả ị

Nguyên t c ph n h i th hi n qua các y u ắ ả ồ ể ệ ế
t :ố
•
Ph n h i ngay ý ki n khi nh n đ c m t ả ồ ế ậ ượ ộ
thông tin.
• Ph n h i v k t qu t ng ph n.ả ồ ề ế ả ừ ầ
•
Ph n h i ngay khi làm không đúng h n.ả ồ ạ

3. B ng ch ng chuy n giao.ằ ứ ể
•
Vi c chuy n giao thông tin có th b ng văn ệ ể ể ằ
b n ho c l i nói.ả ặ ờ
•
Trong vi c chuy n giao, thì b ng ch ng c a ệ ể ằ ứ ủ
quá trình chuy n giao thông tin là r t quan ể ấ
tr ng. Do v y, trong ho t đ ng kinh doanh, ọ ậ ạ ộ
vi c chuy n giao ph i có b ng ch ng đ ệ ể ả ằ ứ ể
ch ng minh.ứ

T i sao ph i có b ng ch ng?ạ ả ằ ứ
•
Khách hàng khi u n i là h ch a nh n đ c ế ạ ọ ư ậ ượ
thông tin.
•
B ng ch ng v k t qu th c hi n công vi c ằ ứ ề ế ả ự ệ ệ
c a b n khi b n b khi u n i.ủ ạ ạ ị ế ạ
•
Truy tìm ngu n g c khi c n tìm l i thông ồ ố ầ ạ
tin.

III/ Qu n tr thông tin cá nhânả ị
1. Thông tin input
2. Thông tin output

1. Thông tin output
•
Thông tin output là nh ng thông tin b n đã ữ ạ
chuy n đi cho m t b ph n ho c cá nhân ể ộ ộ ậ ặ
khác.
•
Thông tin output g m hai lo i: thông tin ồ ạ
b n ph i chuy n đi và không c n ki m soát ạ ả ể ầ ể
(đó là nh ng thông tin mà đ i tác c n, ữ ố ầ
thông th ng là nh ng thông tin dành cho ườ ữ
“khách hàng”), nh ng thông tin mà b n c n ữ ạ ầ
ph i ki m soát (th ng là nh ng thông tin ả ể ườ ữ
chuy n cho “nhà cung c p”.ể ấ