TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ phần 1 ppt

1


T
T
À
À
I
I


L
L
I
I
Ệ
Ệ
U
U


H
H
Ư
Ư
Ớ
Ớ
N
N
G

G


D
D
Ẫ
Ẫ
N
N


S
S
Ử
Ử


D
D
Ụ
Ụ
N
N
G
G


P
P
H

H
Ầ
Ầ
N
N


M
M
Ề
Ề
M
M


K
K
H
H
A
A
I
I


B
B
Á
Á
O

O


H
H
Ả
Ả
I
I


Q
Q
U
U
A
A
N
N


Đ
Đ
I
I
Ệ
Ệ
N
N

T
T
Ử
Ử


E
E
C
C
U
U
S
S
-
-
E
E
X
X
2
2

Hà Nội 12-2009

2
NỘI DUNG

1.Giới thiệu: 4
2. Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử: 4
3. Đăng ký sử dụng chương trình 4
4. Đăng nhập hệ thống. 5
5. Quy trình đăng ký danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu. 7
5.1 Nhập danh mục nguyên phụ liệu vào chương trình: 7
5.2 Khai báo danh mục nguyên phụ liệu: 9
5.3 Sửa nguyên phụ liệu đã khai báo: 13
6. Quy trình đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu. 17
6.1 Nhập danh mục sản phẩm xuất khẩu: 17
6.2 Khai báo danh mục sản phẩm: 19
6.3 Sửa sản phẩm đã khai báo: 23
7. Quy trình đăng ký định mức sản phẩm xuất khẩu. 27
7.1 Nhập định mức: 27
7.2 Khai báo định mức tới Hải quan: 31
7.3 Sửa định mức sản phẩm đã khai báo: 35
8. Quy trình nhập tờ khai. 39
8.1 Đăng ký tờ khai nhập khẩu 40
8.2 Hủy tờ khai khi đã được cấp số. 73
8.3 Sửa tờ khai khi đã khai báo. 75

8.4 Bổ sung chứng từ cho tờ khai đã khai báo. 77
8.5 Đăng ký tờ khai xuất khẩu: 84
9. Quản lý tờ khai. 109
9.1 Tìm kiếm tờ khai: 110
9.2 Copy tờ khai: 112
10. Quản lý hệ thống: 112
10.1 Chọn đơn vị Hải quan : 113
10.2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu: 114
10.3 Thiết lập tham số ngầm định: 114
10.4Truy cập với tên khác: 115
10.5 Đổi mật khẩu truy cập: 116
10.6 Account kết nối với VAN. 116
10.7 Thiết lập thông số khai báo: 117
10.8 Thông tin doanh nghiệp: 119
10.9 Sao lưu dữ liệu. 119
10.10 Cập nhật phiên bản CSDL 121
10.11 INSTALL FONT 122
10.12. Khóa chương trình 122
11. Danh mục 123
12. Biểu thuế: 125
13. Lấy thông tin cưỡng chế, lệ phí từ Hải quan: 127
14. Hướng dẫn cập nhật chương trình qua INTERNET 132

3
15. Một số lỗi thường gặp 133

4

1.Giới thiệu:

Phần mềm khai Hải quan điện tử ECUS là công cụ dùng để giúp doanh nghiệp
thực hiện quy trình thủ tục hải quan điện tử. Thay vì doanh nghiệp phải đăng ký tờ khai
trên giấy và gửi đến Hải quan như trước đây thì giờ đây với phần mềm ECUS doanh
nghiệp chỉ cần cài đặt lên máy tính sau đó khai các thông tin theo quy định của hải quan
như tờ khai, tờ khai trị giá, chứng nhận xuất xứ, vận tải đơn, giấy phép Phần mềm
ECUS gửi toàn bộ thông tin tờ khai điện tử và các chứng từ hải quan điện tử khác đến
Chi cục Hải quan điện tử, hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan tự động tiếp nhận và
gửi thông báo hướng dẫn thủ tục hải quan cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng
phần mềm ECUS để tiếp nhận các thông tin trả lời từ cơ quan hải quan như: tờ khai có
được chấp nhận hay không, số tờ khai, hình thức thông quan, thông báo thuế, Sau khi
nhận được các thông tin này doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình
thủ tục hải quan.


2. Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử:
- Ngoài các thủ tục được tham gia khai báo Hải quan điện tử tại cục Hải quan điện tử
thì doanh nghiệp cần có:
- Máy tính kết nối internet: quay số 1269, hoặc 1280; ADSL, LEASED LINE,…
- Cấu hình tối thiểu của máy tính:
o CPU : 500 MHz
o RAM : 128 MB
o HDD : 200 MB Free
- Hệ điều hành máy tính: WINDOWS 2000 trở lên.


3. Đăng ký sử dụng chương trình

Lần đầu tiên khi bạn chạy chương trình, chương trình sẽ hỏi thông tin của doanh
nghiệp của bạn, bạn hãy nhập đầy đủ các thông tin sau đó chọn nút “Đồng ý”.

5


Bước tiếp theo bạn kiểm tra lại thông tin và chọn tiếp nút “Đồng ý”.

4. Đăng nhập hệ thống.
Khi bắt đầu chạy chương trình bạn phải thực hiện chức năng truy nhập.

6



Bạn hãy nhập đầy đủ các thông số:
+Tên truy nhập: Root
+Mã truy nhập: mật khẩu của bạn để truy nhập chương trình (mặc định là bỏ trống).
Chọn dòng (Thiết lập thông số kết nối CSDL) để kiểm tra:


+Tên truy nhập: sa
+Mã truy nhập: mật khẩu của bạn để truy cập chương trình (mặc định là bỏ trống).
+Tên CSDL: SXXK
+Tên máy chủ: Tên của máy chủ chứa cơ sở dữ liệu MS SQL Server thông thường là
tên máy tính chạy chương trình.

Khi đã nhập đầy đủ các thông tin bạn chọn nút “Truy nhập”. Nếu không đăng nhập
được bạn hãy kiểm tra lại tất cả thông số đã nhập và đăng nhập lại.
Nếu lần đầu tiên bạn chạy chương trình, chương trình sẽ hỏi bạn chọn đơn vị Hải quan
điện tử. Nếu tờ khai của bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử Hải phòng bạn nhập

7
“Mã đơn vị Hải quan” là E03E, nếu tờ khai của bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện
tử TPHCM bạn nhập “Mã đơn vị Hải quan” là E02E.

5. Quy trình đăng ký danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu.

Để đăng ký nguyên phụ liệu nhập khẩu với Hải quan bạn tiến hành theo các bước sau:
 Bước 1: Nhập danh mục nguyên phụ liệu.
 Bước 2: Khai báo danh mục nguyên phụ liệu lên Hải quan và lấy phản hồi cho
đến khi được Hải quan chấp nhận.



Vào menu của chương trình chọn chức năng “Khai báo/danh mục Nguyên Phụ
Liệu” như hình dưới đây



Khi đó màn hình nhập hiện ra như sau:
5.1 Nhập danh mục nguyên phụ liệu vào chương trình:

8

Bạn nhập đầy đủ thông tin vào các cột mã NPL , tên NPL, đơn vị tính, mã HS và
chọn nút “GhiNPL” để lưu lại.
Trong trường hợp bạn đã có sẵn danh mục nguyên phụ liệu có từ file excel thì
bạn chọn nút “Nhập từ Excel” khi đó màn hình hiện ra như sau:

9

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin: tên sheet, hàng đầu, cột mã NPL, cột HS (mã
hàng hoá), cột đơn vị tính còn các ô màu xám có thể có hoặc không, bạn bấm nút
“Chọn file EXCEL” để trỏ đến đường dẫn chứa file excel cần import vào. Nếu
trường hợp file excel của Bạn đánh theo unicode thì bạn chọn nút tích “Unicode”
còn không phải unicode mà là TCVN3 thì không chọn nút tích unicode. Tiếp đó
bạn bấm nút “Ghi” lập tức số liệu từ file excel sẽ được đưa vào chương trình và
kết thúc bằng việc chọn nút “Ghi NPL” để lưu danh mục vừa nhập.
Chú ý: Trường hợp bạn có file excel để nhập danh mục vào chương trình thì lưu
ý font đánh chuẩn thống nhất trên toàn sheet, unicode thì tất cả unicode, TCVN3
thì TCVN3, tên đơn vị tính theo chuẩn không dấu.





Sau khi đã nhập xong danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu bạn muốn khai báo
danh mục tới cơ quan hải quan thì bạn chọn tab “ Quá trình khai báo” như hình
dưới đây:
5.2 Khai báo danh mục nguyên phụ liệu:

10


Bạn chọn nút “Khai báo mới” để khởi tạo một lần khai báo danh mục nguyên
phụ liệu (hoặc chọn “Xem chi tiết ” để mở quá trình khai báo đã có). Khi chọn
“Khai báo mới” màn hình hiện ra như sau:

11

Những nguyên phụ liệu mới nhập sẽ tự động được đưa vào danh mục vừa khởi
tạo, bạn có thể lược bớt bằng cách chọn nút “Chọn NPL”


12
Chọn “>”, “>>” để đưa một hoặc tất cả nguyên phụ liệu sang bên phải và chọn
“<”, “<<” để đưa sang trái. Sau đó bấm nút “Đồng ý” để đưa những nguyên phụ
liệu vừa chọn ra ngoài danh mục khai báo. Khi chắc chắn những nguyên phụ liệu
cần khai báo bạn chọn nút “Ghi” và bấm nút “Khai báo” để tiến hành khai báo
lên Hải quan.
Sau khi dữ liệu được gửi đến Hải quan, bạn sẽ nhận được số tiếp nhận cho danh
mục nguyên phụ liệu vừa khai báo


Tiếp đó bạn tiến hành lấy thông tin phản hồi bằng cách chọn nút “Lấy phản hồi
từ HQ”cho đến khi danh mục nguyên phụ liệu được Hải quan chấp nhận


Như vậy là bạn đã hoàn thành việc đăng ký danh mục nguyên phụ liệu với Hải
quan.

13

5.3 Sửa nguyên phụ liệu đã khai báo:
a) Sửa nguyên phụ liệu vừa khai báo, mới có số tiếp nhận:
- Trong trường hợp danh mục nguyên phụ liệu mới gửi lên Hải quan và có số
tiếp nhận, để chỉnh sửa nội dung bạn chọn nút Hủy KB như hình

- Sau khi hủy khai báo, bạn quay trở lại danh sách nguyên phụ liệu rồi tiến hành
sửa nội dung nguyên phụ liệu cho phù hợp và khai báo lại lên Hải quan.


b) Sửa nguyên phụ liệu đã được duyệt.
Tại tab Quá trình khai báo, bạn chọn nút Sửa NPL đã khai báo như hình

14

Hiện ra cửa sổ sau


Chọn Tạo mới lần sửa để khởi tạo một lần sửa

15

Bấm Chọn NPL để chọn những nguyên phụ liệu cần sửa


Đưa những nguyên phụ liệu cần sửa sang bên phải rồi chọn nút Đồng ý


16

Tiến hành chỉnh sửa nội dung cho từng nguyên phụ liệu và khai báo lên Hải quan


Tiếp tục chọn XNKB để lấy về các phản hồi của Hải quan cho tới khi danh mục
sửa được Hải quan chấp nhận

17



6. Quy trình đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu.

Để đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu với Hải quan bạn tiến hành theo các bước
sau:
 Bước 1: Nhập danh mục sản phẩm.
 Bước 2: Khai báo danh mục sản phẩm lên Hải quan và lấy phản hồi cho đến khi
được Hải quan chấp nhận.



Vào menu của chương trình chọn chức năng “Khai báo/Danh mục Sản Phẩm” như
hình dưới đây

6.1 Nhập danh mục sản phẩm xuất khẩu:

18

Khi đó màn hình nhập hiện ra như sau:


Bạn nhập đầy đủ thông tin vào các cột mã SP , tên SP, đơn vị tính, mã HS và
chọn nút “Ghi SP” để lưu lại.
Trong trường hợp bạn đã có sẵn danh mục sản phẩm từ file excel thì bạn chọn nút
“Nhập từ Excel” khi đó màn hình hiện ra như sau: