Bài giảng môn học công tác kỹ sư - Chương 6 pptx

57
CHƯƠNG VI
SOẠN THẢO VĂN BẢN XÍ NGHIỆP

I. ĐẶT VẤN ĐỀ.

II. THƯ TỪ.

III. THÔNG BÁO SỰ VỤ.
1. Đặt tính.
2. Các mục bắt buộc.
3. Cách hành văn.

IV. THÔNG BÁO THÔNG TIN.
1. Đònh nghóa.
2. Một công cụ thông tin khách quan.

V. THƯ THÔNG BÁO.
1. Đònh nghóa.
2. Cùng một thông tin, có thể có nhiều đối tượng khác nhau.

VI. BẢN TỔNG HP.
1. Đònh nghóa.
2 Cách thức của soạn thảo.

VII. BẢN TƯỜNG TRÌNH (BIÊN BẢN).
1. Đònh nghóa.
2. Mục tiêu.
3. Phương pháp.

VIII. BÁO CÁO KỸ THUẬT.

1. Đònh nghóa.
2. Thu thập các thông tin.
3. Chọn lọc thông tin cho bản báo cáo.
4. Soạn thảo một báo cáo.

IX. BẢNG CÂU HỎI THĂM DÒ.
1. Xác đònh thông tin cần tìm hiểu.
2. Soạn thảo các câu hỏi.

* KẾT LUẬN.



58
CHƯƠNG VI
SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG XÍ NGHIỆP

I. Đặt vấn đề.
Trong một xí nghiệp, các cá nhân có thể hiểu được cách thức làm việc
thông qua các văn bản, bởi thực chất xí nghiệp được xay dựng trên cơ sở hệ
thống các văn bản.
Trong lónh vực quản lý Trong lónh vực kỹ thuật
* Thư từ * Bài báo kỹ thuật
* Thông báo sự vụ * Văn bản kinh tế kỹ
thuật
* Thông báo thông tin * Lưu ý về kỹ thuật
* Thư thông báo * Tập tin kỹ thuật
* Bản tổng hợp * Bảng phát minh
* Bản tường trình (biên bản) * Các bảng
nghiệm thu

Các văn bản này phải thực sự mang lại hiệu quả (đơn giản, dễ hiểu). Nếu
văn bản có khả năng chuyển tải một cách chính xác các thông tin thì đó cũng
chính là một cách giao tiếp giữa các cá nhân trong xí nghiệp.
- Vậy ta sẽ chọn loại nào?
- Cần nghiên cứu đặc tính của mỗi văn bản.
- Hiểu rõ vai trò tác dụng của văn bản.
- Nắm rõ qui cách của văn bản bằng các lý luận:
+ Tại sao viết?
+ Viết thế nào?
+ Viết cho ai?
- Hướng nội dung văn bản tập trung vào nhu cầu của người nhận:
+ Người nhận cần biết điều gì?
+ Người đọc văn bản có thể hiểu văn chương ở mức độ nào?
- Tóm lại: Ta muốn nói với người đọc về điều gì.
II. Thư từ.
Nó diễn tả mối quan hệ của người này với người kia không kể đến đòa vò
của họ trong một tổ chức hay một đơn vò. Nó nhằm giải quyết vấn đề dựa
trên trên một hành động.











59

Bố cục của kiểu thư từ như sau:


























III. Thông báo sự vụ: (họ phải làm một chuyện gì đó)

Nó truyền đạt các thông tin mà người nhận cần phải thường xuyên theo
dõi và cập nhật. Giọng điệu, cách diễn đạt được sử dụng có khi vượt quá sự
đơn giản thông thường của một thư từ. Ở đây ngôn từ diễn tả mọi trạng thái
trong mối quan hệ tâm lý và kinh tế của một tổ chức.
Do vậy thông cáo sự vụ có thể tạo nên một sự căng thẳng hay xoa dòu,
nó cũng có thể tạo ra sự hiểu lầm, sự đối kháng, sự tán đồng. Thường thì
ngôn từ của thông báo làm cho người đọc khó chòu.
1. Đặc tính.
Đây là dạng văn bản ngắn gọn, được niêm yết nhằm thông báo về một
quyết đònh chính thức. Nó chuyển tải thông tin, lời căn dặn, các yêu cầu,
mệnh lệnh, người nhận cần tuân thủ thực hiện.
Đây là dạng văn bản chính thức và phải do người chòu trách nhiệm soạn
thảo ký.
Các mục bắt buộc:
- Ngày thông báo

Người gởi: Nơi:




Về việc: Người nhận:
Đòa chỉ:

Lời xưng hô với người nhận (phần chào xã giao)
1. Điều gì khiến tôi viết lá thư này (nguyên nhân viết thư)
2. Hiện tại tôi cần gì (nội dung thư)
3. Trong tương lai tôi mong đợi gì ở người nhận thư từ? (chờ sự
trả lời, nêu các lập luận)

Câu chào xã giao khi kết thúc thư (chào hay cám ơn)



Ký tên
60
- Tên và chức vụ của người ký
- Tên người nhận
- Chủ đề vắn tắt của văn bản
- Thông tin cần truyền đạt
2. Cách hành văn.
a) Chính xác.
Đề cập đến tất cả những thông tin cần thiết của sự kiện: ngày, hạn kỳ,
nơi chốn, văn bản làm căn cứ, người liên quan.
b) Rõ ràng.
Sử dụng từ ngữ dễ hiểu, câu ngắn gọn.
c) Dẫn dắt sự việc.
Giải thích lý do ra văn bản với người nhận. Do vậy trước tiên cần trình
bày lý do sau đó mới đưa ra mệnh lệnh, yêu cầu.
Ví dụ:
- Soạn thảo thông báo cho biết về việc ngưng hoạt động nhà ăn của xí
nghiệp vì lý do bãi công của nhân viên cung ứng dòch vụ này.
- Soạn thảo một thông báo yêu cầu các thành viên của một hiệp hội
thể thao bắt buộc thay giày trong phòng đợi trước khi vào phòng tập,
phòng tập thường bò vấy bùn.
- Soạn thảo một thông báo cấm hút thuốc trong văn phòng. Theo kiểu
ngôn ngữ như sau: thông báo khô khan, có vẻ đe dọa, có đưa ra lý do, yêu
cầu đơn giản …
- Soạn thảo thông báo về việc giảm tiền hoa lợi do kết quả công việc
cuối năm không đạt chỉ tiêu.

- Soạn thảo thông báo về một số lệnh cấm đồng thời liệt kê rõ các
lệnh này trong thông báo.
- Soạn thảo thông báo về việc trừ lại một khoản tiền để đóng thuế
trong kỳ lương sắp tới đồng thời đề nghò lại nhiều thể thức giải quyết.

















61


Có thể theo mẫu sau:

Tên tổ chức



Ngày

Bộ phận


Người chòu trách nhiệm ra thông báo


Người nhận


Về việc



Nội dung thông tin

Người chò trách nhiệm
Ký tên
62

IV. Thông báo thông tin (dùng trong xí nghiệp).
1. Đònh nghóa.
Là loại văn bản xí nghiệp dùng để thông báo về những điểm chính
của một thông tin mà người nhận cần phải tiếp nhận.
- Cho các phòng ban, bộ phận trong xí nghiệp.
- Cho bên ngoài: những xí nghiệp khác, khách hàng, cổ đông, công
chúng …
2. Một công cụ thông tin khách quan.
Giải thích nhưng không biện luận, không tìm kiếm sự thuyết phục.
Thông báo về một quyết đònh nhưng không bao giờ dùng để ra lệnh.
Ví dụ
:
- Thông báo về bảo hiểm xã hội.
- Thông báo về thủ tục hành chính cho các nhân viên.
- Thông báo cho những người đồng sở hữu.
- Thông báo của ngân hàng về ngân sách xí nghiệp.
V. Thư thông báo.
1. Đònh nnghóa.
Là loại văn bản thông tin gửi đến nhiều người mà những người này có
thể có liên quan đến thông tin được nêu.
2. Cùng một thông tin, người nhận có thể khác nhau vì sự cần thiết khác
nhau.
Ví dụ:
- Một xí nghiệp sẽ đóng cửa hoàn toàn trong tháng 8, họ cần.
+ Thông báo tin này cho các khách hàng.

+ Thông báo tin này cho nhà cung ứng.
- Một cửa hàng mới mở: Người chủ mouốn mời cư dân trong khu vực
quá bộ đến xem hàng hoá. ng truyền đạt thông tin này bằng cách ra
một thông báo.
- Một đại lý mời khách hàng đến xem một mẫu mã mới.
- Một cửa hàng đổi chủ: chủ nhân mới muốn tiếp xúc với khách hàng
cũ.
VI. Bản tổng hợp
1. Đònh nghóa.
Là loại văn bản nhằm làm sáng tỏ, chính xác, tổng hợp các vấn đề
được thực hiện từ những thông tin nhận được trong các tài liệu khác nhau
và thậm chí còn mâu thuẫn nhau. Văn bản này gửi cho người có thẩm
quyền khi bận công việc. Ta có thể coi bản tổng hợp thông tin từ báo chí
(cắt các phần có liên quan một vấn đề) là ví dụ điển hình, ví dụ: Tạp chí
bóng đá.
Bản tổng hợp chỉ mô tả tình hình thực tế, khác với báo cáo nó không
trình bày đề nghò một hành động nào.
Văn bản loại này phải tuyệt đối trung thành với nguồn thông tin, tôn
trọng mọi quan điểm. Nó loại bỏ mọi lời chỉ trích hoặc lập trường cá nhân
của người soạn thảo.
63
2. Các bước đối với người soạn thảo.
a) Xem xét tổng thể hồ sơ.
Mọi văn bản dùng xử lý cùng một vấn đề liên quan phải có liên
quan với nhau.

b) Làm sáng tỏ các trục thông tin lớn.
Sắp xếp các thông tin được trích dẫn từ những tài liệu tham khảo
dựa trên những điểm chung của chúng:
- Đề cập đến cùng một lónh vực.

- Hoặc xem lại hoặc nhóm lại các thông tin giống nhau.
- Hoặc có cùng kiểu trình bày: nguyên nhân, giải pháp, hậu quả
…
c) Làm sáng tỏ các thông tin trọng yếu:
Xem xét toàn bộ văn bản để chọn ra các đoạn, từ, số liệu quan
trọng (sử dụng bút dạ để đánh dấu ).
d) Làm rõ các sự kiện và các quan điểm.
Làm rõ đâu là yếu tố chủ quan của thông tin do các quan điểm cá
nhân hay một tập thể nào đó áp đặt và đâu là những sự kiện mang
tính khách quan.
Ví dụ:
- Sự kiện: con số người nhập cư vào Pháp ngày càng nhiều (khách
quan)
- Quan điểm: thái độ khác nhau của các đảng phái chính trò trước
vấn đề này (Đảng thì đồng ý, Đảng phản đối).

e) Soạn thảo cuối cùng.
Xác đònh dàn bài cuối cùng sau khi đã rà soát lại rằng mỗi thông
tin được chọn có vò trí của nó.
VII. Bản tường trình (biên bản).
1. Đònh nghóa.
Là văn bản phản ánh trung thực toàn bộ hay một phần của buổi họp
hay của một hoạt động. Nó có tác dụng :
- Bản tường trình cho phép họ nắm được diễn biến của cuộc họp mà
họ không tham dự. Do vậy khi viết biên bản, phải chú ý đến cách hành
văn sao cho thật rõ ràng, mạch lạc vì trên thực tế người đọc không có
mặt trong tình huống đó.
- Bản tường trình cho phép nhớ lại những diễn tiến buổi họp mà họ có
tham dự, đặc biệt về những gì được yêu cầu, quyết đònh. Bản tường
trình là một sự gợi nhớ cho cá nhân.

- Bản tường trình cho phép đi đến thoả thuận về những điều đã được
trình bày hay thực hiện trong trường hợp có tranh chấp, bản tường trình
giữ vai trò hoà giải, nó chính là tài liệu gợi nhớ cho nhóm hoặc một số
nhóm.
2. Mục tiêu.
64
Bản tường trình nhằm mục đích thông tin (cho người vắng hoặc ghi
nhớ), do đó nó phải hoàn toàn trung thực và khách quan trong việc
truyền đạt thông tin về một tình huống. Người viết phải tuyệt đối tránh
đưa vào đó các đánh giá, nhận xét, bình phẩm của bản thân mình.
- Việc chọn lọc các thông tin không được theo ý cá nhân người viết
mà phải:
+ Nhằm vào lợi ích của người đọc.
+ Tôn trọng ý tưởng của những ý kiến đóng góp trong cuộc họp.
- Muốn như vậy thì cần phải
+ Giới thiệu mọi khía cạnh của đề tài, bao gồm luôn tầm quan
trọng của chúng. Không được ưu tiên những gì người viết thích.

+ Trình bày các ý kiến và không đưa những cảm nhận cá nhân của người
viết vào.
Ví dụ:

Tránh viết: “Ôâng X dường như không đồng ý”
Trong trường hợp này nên viết: ” Ông X đã bày tỏ sự không bằng
lòng”.
+ Trình bày những điều đã nói hay đã làm và không phải là những ý kiến
cá nhân của người viết vì nhiệm vụ của họ trong cuộc họp không phải là
để bảo vệ quan điểm của mình hay phân biệt tốt xấu. Tuy nhiên nếu có
yêu cầu thì người viết có thể soạn thảo một phụ lục trong đó nêu rõ cảm
tưởng, nhận đònh hay phân tích cá nhân mình (ví dụ như trong buổi họp có

xung đột, bế tắc, hiểu ngầm, đối đầu của các bè phái hay các cá nhân
liên minh với nhau vì một ích lợi nào đó ).
Tóm lại
: một bản tường trình tốt phải mang tính khách quan trong cách
hành văn đồng thời phải mang tính chính xác cao.
3. Phương pháp.
a) Chọn lựa thông tin.
Trong các buổi họp làm việc tại xí nghiệp, cần hiểu rõ chúng ta không
giống như là đang ở toà án hay quốc hội do vậy mà bản tường trình của
các cuộc tranh luận được lưu lại chỉ nhằm cung cấp thông tin về nơi diễn
ra cuộc họp và là tài liệu có giá trò pháp lý để căn cứ sau này. Nó mô tả
lại toàn bộ các diễn tiến chính của cuộc họp với một độ chính xác cao.
Tuy nhiên do thời gian có hạn nên bản tường trình sẽ không phải là bản
sao toàn vẹn của một sự kiện mà cần có sự chọn lọc. Sự chọn lọc thông
tin này là tuỳ vào người cần đọc biên bản:
Họ là ai?
Họ có như cầu và mong đợi gì khi đọc bản tường trình?
Bản tường trình sẽ giúp họ điều gì? (để biết những đặc tính của thiết bò
về vò trí của người tham gia cuộc tranh luận hay về những quyết đònh
được đưa ra trong buổi họp …).
b) Sắp xếp thông tin.
Có hai kiểu sắp xếp:
- Sắp xếp theo thứ tự thời gian:
65
Người soan thảo tường thuật lại các sự kiện theo thứ tự thời gian diễn
tiến. Cách này rất hiệu quả khi cuộc họp diễn ra theo trình tự đã
đề ra nhưng lại không phù hợp khi mà các thành viên cuộc họp bàn đi
bàn lại cùng một vấn đề.
- Sắp xếp theo chủ đề:
Cách này làm cho văn bản rõ ràng nhất, nó cho phép tránh việc lập

lại đối với mỗi vấn đề đã được trình bày.
Liên quan đến: Các ý tưởng được trình bày
Các ý kiến được bảo vệ
Các quyết đònh được thông qua
Các điểm chưa thống nhất được cách giải quyết.
c) Hình thành một biên bản.
• Nội dung:
Ba yếu tố cần thiết:
+ Nguyên nhân của buổi họp hay một hoạt động nhằm trả lời các câu
hỏi sau:
Ai : Người tham dự
Ở đâu : Nơi tổ chức cuộc họp
Khi nào : Ngày tổ chức cuộc họp
Tại sao : Chủ đề cuộc họp
+ Những thông tin nhận được sắp xếp theo thời gian hay theo chủ đề.
+ Kết thúc cuộc họp hay một hoạt động (mô tả, giờ kết thúc)
d) Trình bày thông tin.
- Ghi tên người tham gia phát biểu cùng với phần tóm tắt ý kiến của
họ.
- Có thể soạn thảo dạng câu đầy đủ hay ở dạng liệt kê các vấn đề.
Ví dụ: các vấn đề gặp phải khi đưa máy X vào hoạt động.
- Năng suất cao.
- Lượng phế phẩm giảm
- Tiếng ồn lớn và tốn nhiều nhiên liệu .
VIII. Báo cáo.
1. Đònh nghóa.
Là văn bản có chức năng đề nghò thực hiện một hành động nào đó
dựa trên việc nghiên cứu một vấn đề hay phân tích một tình huống. Đối
với bản tường trình, người soạn thảo ghi nhận những sự việc, những vấn
đề mà không kèm theo các xác nhận xét của mình, trong khi đó người

viết báo cáo phải phân tích các sự kiện từ đó đưa ra đề nghò mang tính
cá nhân về sự việc. Còn đối với người tiếp nhận báo cáo, đây là dạng
văn bản giúp cho họ dễ dàng đưa ra một quyết đònh.
Ví dụ
: Khi nhận được yêu cầu:
“Có nhiều tai nạn trên dây chuyền sản xuất số 3. Hãy đến đó xem
xét và báo cáo cho tôi biết”
Khi đó người viết báo cáo phải phân tích các nguyên nhân gây tai
nạn, sắp xếp chúng theo thứ tự, rồi đề nghò các giải pháp cụ thể để
phòng ngừa và bảo đảm an toàn. Hoặc:
66
“Sản phẩm của chúng ta tiêu thụ kém trong siêu thò Y nhưng lại bán
chạy trong các siêu thò khác. Hãy điều tra tại chỗ và báo cáo cho tôi
biết”
Người viết báo cáo phải phân tích những nguyên nhân vì sao không
bán được sản phẩm trong các gian hàng này và đề ra các biện pháp
thích hợp (như đợt khuyến mãi trong siêu thò Y, sắp xếp các sản phẩm
trên các ngăn, kệ, biện pháp về mặt giá cả, tổ chức quản lý …).
Như vậy trong khi người viết các bản tường trình chỉ dừng lại ở việc
ghi nhận các sự kiện thì người viết báo cáo phải phân tích sự kiện và
đưa ra các đề nghò của riêng họ.
2. Thu thập các thông tin.
Đây là công việc tập hợp các thông tin liên quan đến tình huống và
từ đó đề ra các hành động giải quyết. Ta sẽ làm theo 4 bước sau:
a) Kinh nghiệm và khả năng của người viết báo cáo
Người viết báo cáo được chọn trong số các chuyên gia liên quan
đến đề tài của báo cáo. Do vậy trước tiên trong tay người này đã có
“
Tài liệu nội bộ”.

b) Quan sát thực tế
Tham quan công trường, thử các thiết bò, quan sát sự hoạt động của phân
xưởng, quan sát cách cư xử của công nhân hay của người tiêu thụ.
c) Ghi nhận các thông tin
Nhận được từ các cuộc phỏng vấn hay từ bảng câu hỏi thăm dò.
d) Phân tích các tài liệu.
Nghiên cứu các tài liệu lưu trữ, sách, báo, cẩm nang niên giám, phim
ảnh. Người làm báo cáo sử dụng cùng lúc nhiều nguồn thông tin như đã kể
trên.
3. Chọn lọc các yếu tố cần giữ lại.
Báo cáo viên phải sắp xếp các khối thông tin nhận được để chỉ giữ lại
những yếu tố có ý nghóa, đầy đủ cho các trường hợp cần xử lý. Mục đích là
đưa ra các ý kiến và giải pháp dựa trên các sự kiện chứ không phải chọn lựa
các sự kiện từ những ý kiến cá nhân đã được nêu ra từ trước.
Một người viết báo cáo giỏi phải
trung lập, phóng khoáng và cơi mở
. Đó
là một chuyên viên chứ không phải kiểu người bè phái. Như vậy họ mới tiếp
thụ mọi nguồn thông tin.


67



Các ý kiến của anh ta có được đi từ sự phân tích các sự kiện theo sơ đồ

Không nên theo sơ đồ


4. Soạn thảo một báo cáo.
a) Nhập đề.

- Bao gồm: Ngày báo cáo
Tên báo cáo viên
- Tiêu đề : Nơi hoặc tên người nhận
Chủ đề của báo cáo
- Sơ lược bản báo cáo
- Dẫn nhập: nhắc lại bối cảnh đưa đến việc soạn thảo văn bản.
Trong số các chức năng truyền đạt, báo cáo viên phải thực hiện chức
năng tham khảo. Đó chẳng qua là phần thống kê và mô tả công việc.
b) Nhận xét, tranh luận và trình bày một nhận đònh:
Người viết báo cáo vừa mô tả sự việc vừa trình bày sự phân tích chủ
quan nhằm đưa ra ý kiến và bảo vệ nó bằng các lập luận đi từ những
Ý kiến

có trước
Nghiên cứu và lựa chọn
Sự kiện
Sự kiện
Bằng chứng
Ý kiến
Bằng chứng
(Cung cấp thông tin)
68
thông tin đã thu thập được. Sau khi đã đọc xong phần này, người đọc phải
nhận ra được lý do về tình huống được phân tích.
c) Trình bày các ràng buộc của vấn đề.
Trước khi đưa ra các giải pháp đề nghò cần cân nhắc lại một số ràng
buộc. Đây chính là các mặt hạn chế của giải pháp vì nó sẽ làm cho một
số đề nghò trở thành vô ích hoặc không khả thi. Có thể trình bày các hạn
chế theo thứ tự sau: kinh tế, kỹ thuật, xã hội, tâm lý, cấu trúc, đạo đức …

d) Từ những giải pháp có thể được đưa đến đề nghò hành động:
Hiếm khi một vấn đề chỉ có một giải pháp duy nhất nhưng bao giờ
cũng chỉ có một giải pháp tốt nhất phù hợp với mục tiêu và những khó
khăn phải đương đầu. Do vậy người viết báo cáo cần kiến nghò một số
giải pháp dự kiến dựa trên các phân tích và sử dụng các tiêu chuẩn đánh
giá như giá cả, công nghệ, thời gian thực hiện, con người, tổ chức …
Chính từ những tiêu chuẩn này, người viết báo cáo sẽ trình bày những
thuận lợi, khó khăn của mỗi giải pháp. Phần soạn thảo này đòi hỏi mức
độ lập luận cao. Người viết báo báo phải đầu tư suy nghó và đề nghò trực
tiếp với người nhận báo cáo. Do vậy người viết báo cáo cần sử dụng chức
năng diễn đạt và liên hệ.
Sau khi đưa ra các phân tích, người viết báo cáo trình bày kết luận
dưới dạng các giải pháp đề nghò mang tính khả thi. Và để lập luận có độ

tin cậy cao, báo cáo phải được kèm theo kế hoạch thực hiện gồm các
hình thức thực hiện và kế hoạch thực hiện theo thời gian. Mọi chi tiết này
đều là cơ sở để sau này bàn bạc với người tiếp nhận báo cáo.
e) Sử dụng các tài liệu phụ lục
Sử dụng phụ lục là nhằm củng cố lập luận của báo cáo và minh chứng
cho những phân tích của người báo cáo , nếu được đưa trực tiếp vào báo
cáo sẽ làm bản báo cáo trở nên dài dòng. Do vậy những lập luận, thông
tin này sẽ được đưa vào phần phụ lục dưới dạng hình ảnh, bản vẽ, sơ đồ
… Vì nó là các thực nghiệm, bằng chứng, cung cấp các ý kiến, lập luận
về tính kinh tế, thương mại …
Các phụ lục này cần được giới thiệu trong phần mục lục và kèm theo sau
báo cáo.
IX. Bảng câu hỏi thăm dò.
Được phân phát cho các thành viên của một tổ chức. Nhằm thu thập các
thông tin về:
- Một tình huống khách quan của họ.
- Quan điểm của họ đối với một tình huống hay một vấn đề.
- Sở thích của họ.
- Sự lựa chọn của họ.
- Các mong đợi của họ.
1. Xác đònh thông tin cần tìm hiểu.
a) Chọn đề tài cho bảng thăm do
b) Lập nhóm trên bảng thăm dò.
69
Các vấn đề mang tính sáng tạo đã được đề nghò trong các buổi làm
việc sẽ được thu thập để trở thành câu hỏi. Những vấn đề này sẽ được tập
hợp lại thành từng nhóm trên bảng thăm dò.
c) Phân tích lựa chọn.
Các đề nghò được tập hợp lại thành nhóm theo những tiêu chuẩn ưu
tiên trong việc đáp ứng các mục tiêu mà cuộc thăm dò đề ra. Sau đó phân

tích và lựa chọn.
d) Xác đònh các mục có trong bảng câu hỏi.
2. Soạn thảo bảng câu hỏi.
a) Dạng câu hỏi chính.
- Câu hỏi đóng:
Người trả lời chọn một trong ba kiểu trả lời:
Có 
Không 
Không ý kiến 
Và đánh dấu 3 vào ô tương ứng
- Dạng câu hỏi trắc ngjhiệm
Người được hỏi sẽ chọn một trong các câu trả lời đã được đề nghò
trước cho từng câu hỏi.
Ví dụ:
Mức độ phát triển công nghiệp ngày nay đã góp phần đưa đất
nước ta vào hàng ngũ các cường quốc trên thế giới?
Người được thăm dò ý kiến phải chọn một trong các lựa chọn sau:
Nhiều
Khá
Ít
Không
Không ý kiến.
- Dạng câu hỏi mở
Là loại câu hỏi tôn trọng tối đa quyền tự do của người được hỏi.
Những câu hỏi dạng này tưởng dễ mà hoá ra lại khó trả lời, đặc biệt là
trong trường hợp khai thác thông tin.Gần như đa số các bảng câu hỏi thăm
dò đều dựa trên dạng câu hỏi đóng và dạng câu hỏi trắc nghiệm.
b) Thành lập các câu hỏi
Đây là một vấn đề khó vì từ “những điều gì ta muốn nói” ta phải biết
cách “trình bày những điều đó như thế nào” và “nó sẽ bao gồm những

gì”. Do vậy trong quá trình soạn thảo phải tuân thủ 4 quy tắc lớn như sau:
• Diễn đạt một cách rõ ràng (tránh gây hiểu lầm).
• Không gợi ý câu trả lời và tránh đưa những câu hỏi mơ hồ.
• Không làm tổn thương người được hỏi.
• Hình dung trước câu trả lời (đối với dạng câu hỏi trắc nghiệm).





70
KẾT LUẬN

Những loại văn bản khác nhau mà chúng ta vừa nghiên cứu trên đây
nhằm mục đích chuyển tải hay thu thập các thông tin. Đây là các dạng văn
bản mang tính thực tế.
Chính cách hành văn chuyên nghiệp đã tạo nên các đặc trưng riêng
của chúng.Ngoài tính văn chương hay hoa mỹ trong cách hành văn, tác giả
cần coi trọng sự chính xác và trong sáng của văn bản.
Đôi khi để đạt đươc tính hiệu quả của văn bản, chúng ta phải chấp
nhận cách hành văn đơn giản, bình thường. Tuy nhiên điều đó không có
nghóa là cấm người soạn thảo viết theo lối hành văn riêng của mình trong
khuôn khổ các qui dònh về thể loại hành văn, về ngôn ngữ chung với ngôn
ngữ của người viết và đọc giả.

71
Tài Liệu Tham Khảo

1. Văn hóa giao tiếp (tài liệu dòch)

R. Martin – Université Henri Poincaré, Nancy 1
Institut Universitaire de Technologie.
2. Nghệ thuật đàm phán.
Đỗ Mai Anh – nhà xuất bản Thống Kê 1997
3. Nghệ thuật nói trước đám đông
Phan Quang Đònh & Nguyễn Văn Phục –biên dòch theo Alfred Tack
– Nhà xuất bản Trẻ 1997.
4. Ngôn ngữ của cử chỉ - ý nghóa của cử chỉ trong giao tiếp
Nguyễn Hữu Thanh biên dòch theo Allan Pease – Nhà xuất bản Đà
Nẵng 1995.
5. Truyền thông – kỹ năng và phương tiện
Nguyễn Thành Tống – Nhà xuất bản Trẻ 1996.
6. Qui tắc giao tiếp xã hội – giao tiếp bằng ngôn ngữ
GS. Nguyễn Xuân Lê – Nhà xuất bản Trẻ 1997.
7. Giao tiếp sư phạm
PGS.TS. Ngô Công Hoàn. PGS. TS. Hoàng Anh – Nhà xuất bản
Giáo Dục 1998.
8. Thuật nói chuyện hàng ngày
Hoàng Xuân Việt – Nhà xuất bản tổng hợp Đồng Tháp 1996.
9. Nghệ thuật ứng xử và sự thành công ở mỗi người
Nguyễn Ngọc Nam – Nguyễn Công Khanh – Nguyễn Hồng Ngọc –
Nhà xuất bản Thanh Niên 1998.
10. Nghệ thuật đàm phán thương lượng trong kinh doanh và cuộc sống
Đại Hồng Lónh – Nhà xuất bản Đà Nẵng 1998
11. 201 câu trả lời hay nhất trong phỏng vấn tuyển dụng
Phạm Nguyễn – Nhà xuất bản Đồng Nai 1998.
12. Kỹ năng và nghệ thuật thuyết trình
Lê Quang Huy – Nhà xuất bản Trẽ 1987.
13. Cung cách ứng xử dòch giả : Nguyên Tố
Elena Jankowi và Sandra Bernstein – Nhà xuất bản Thống Kê

1997.
14. Ứng xử trong giao tiếp xin việc vào công sở
Thu Thuỷ – Nhà xuất bản Thông tin Hà Nội 2003.
15. Nghệ thuật thuyết phục
Hoàng Xuân Việt – Nhà xuất bản Cà Mau 2004.