Bài giảng môn học công tác kỹ sư - Chương 4 ppt

27
CHƯƠNG IV
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP


I. ĐẶT VẤN ĐỀ.
Tại sao phải nghiên cứu thuyết trình và điều khiển cuộc họp ?
II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH.
1. Các bước chuẩn bò cho việc thuyết trình.
2. Thuyết trình.
III. NHỮNG HÌNH THỨC HỘP HỌP CƠ BẢN.
1. Cung cấp thông tin, họp phổ biến thông tin từ trên xuống.
2. Tiếp nhân thông tin, thu nhân thông tin từ dưới lên.
3. Tìm giải pháp cho một vấn đề.
4. Ra một quyết đònh tiến đến hành động.
5. Hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm.
IV. CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌP.
1. Chuẩn bò mục tiêu cuộc họp.
2. Chuẩn bò cho cá nhân người chủ trì.
3. Chuẩn bò thành phần tham dự.
4. Chuẩn bò cho các tham dự viên.
5. Chuẩn bò cơ sở vật chấut cho cuộc họp.
V. VAI TRÒ NGƯỜI CHỦ TRÌ.
1. Những chức năng đảm đương của người chủ trì.
2. Kỹ thuật điều hành cuộc họp của người chủ trì.
VI. NHỮNG YẾU TỐ TÂM LÝ CỦA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHIÓM
ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÁCH ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP.
1. Trạng thái tình cảm( nội tâm) của tham dự viên.
2. Các điểm tương đồng của tham dự viên.
3. Sự tương tác của tham dự viên.
4. Sự nắm bắt các thông tin của tham dự viên.

5. Các vai trò của mỗi tham dự viên.
VII. MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ CÁC PHƯƠNG THỨC HỘI HỌP.
1. Diễn biến mắt xích.
2. Họp bàn dự án.
VIII. HỌP TIỆN NGHE NHÌN.
1. Đặt vấn đề.
2. Sự tiếp nhận và đọc hình ảnh.
3. Một số phương tiện hỗ trợ nghe nhìn.

KẾT LUẬN






28

CHƯƠNG IV
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH VÀ ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP

I Đặt vấn đề.
- Ngày nay kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp là các kỹ năng cần
thiết cho một cán bộ kỹ thuật.
- Thuyết trình đã đạt đến mức nghệ thuật, nó là vũ khi quan trọng và lợi hại
giúp cho bạn thành công trong các cuộc đàm phán, thương lượng v.v…
Không những giúp bạn truyền đạt một cách hòan hảo các ý tưởng cho người
nghe mà trong nhiều trường hợp còn kích thích khơi dậy những phần tốt đẹp
sâu lắng trong mỗi thính giả đang lắng nghe bạn.
- Nếu bản thân bạn không diễn đạt được ý của mình bằng lời lẽ suôn sẻ thì

dù có kiến thức cao đến đâu cũng không làm cho người khác hiểu và thuyết
phục được người khác.
- Bạn sẽ là nhà quản lý kinh doanh, nhà điều hành, nhà khoa học hay một
chuyên gia v.v…Bạn phải thường xuyên tham dự các cuộc họp, hội nghò, hội
thảo và bạn phải trình bày báo cáo trước đám đông. Đừng bao giờ bạn lúng
túng khi bò “Đột kích “ bất ngờ .Nếu bạn nói năng tốt bạn sẽ tô đẹp hình ảnh
nâng cao uy tín và vò thế của mình đồng thời cũng giành được niềm tin và sự
kính trọng của mọi người.
- Giống với thuyết trình, để điều khiển cuộc họp thì người tổ chức trước tiên
cũng phải trình bày báo cáo một vấn đề trước tập thể để mọi người nắm bắt
vấn đề.Chính các cuộc họp này là một trong các cách điều hành cơ quan hay
đơn vò trong quá trình hoạt động hiện nay.
- Điều khiển cuộc họp còn đòi hỏi người chủ trì phải luôn theo sát, nắm bắt
sự dóen biến các tình huống, phải có kỹ thuật điều hành, nhạy bén, sáng tạo
và luôn tính trung lập với mọi người.
- Buổi họp phải tạo cho người tham dự nắm bắt được nội dung, nhận biết các
thông tin cần thiết, Người tham dự cần được bàn bạc trao đổi, tham gia
đóng góp ý kiến của mình để tìm giải pháp tạo niềm tin và thuận lợi trong
công tác.
- Việc điều hành các cuộc họp không phải do tuỳ hứng, nếu không chuẩn bò
tốt sẽ tạo cho người tham dự sự thất vọng, gia tăng sự bực bội, ảnh hưởng
đến tâm lý và tình cảm.
Do vậy vai trò của người hướng dẫn và chủ trì buổi họp hết sức quan trọng,
phải làm cho người tham dự hào hứng và thấy hiệu quả trong cuộc họp.

II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH.
1. Các bước chuẩn bò thuyết trình.
- Để chuẩn bò thuyết trình, đòi hỏi người thuyết trình phải có và nắm
vững một vốn kiến thức sâu rộng, một lượng thông tin phong phú vì chủ đề
sẽ trình bày.

Các nhà sư phạm thường nói:” Phải biết biển mới nói đến
sông “.

29
- Rõ ràng là người thuyết trình phải xác đònh rõ mục tiêu của đề tài, đó là
điều cốt lõi mà diễn giả phải thuyết trình cho mọi người, đừng say xưa
hoặc bò lôi cuốn khỏi dòng chủ đạo và bò lạc đề.
- Để tránh điều này người thuyết trình cần viết ra giấy những nội dung
chính của bài nói dưới dạng các ghi chú để dẫn dắt các bước trình bày, có
những diễn giả viết ra nguyên văn bài nói của mình , song không đọc
nguyên bản đã viết , mà chỉ để trích dẫn.
Đây là bước chuẩn bò rất quan trọng vì nó giúp bạn sẽ đạt đến trình độ
lưu lóat sau này.
Phải rèn luyện, “
Chỉ có rèn luyện nhiều mới trở thành thợ rèn giỏi
“
ngạn ngữ Pháp đã nói.
Việt Nam có câu “
Có công mài sắt có ngày nên kim
”.
- Người thuyết trình phải nhấn mạnh cốt lõi của chủ đề mà mình trình bày
và làm nổi bật những điều quan trọng mà mình muốn truyền tải đến người
nghe.
- Bài thuyết trình của mình phải chứa đựng nhiều thông tin mới và đặc biệt
có những ý tưởng độc đáo vì chủ đề dễ lôi kéo thính giả làm họ say mê và
hứng thú khi tiếp nhận thông tin.
Muốn như vậy người thuyết trình phải lao động cần cù , tìm hiểu động
não , tưởng tượng , sáng tạo trong quá trình lao động chuẩn bò thuyết trình,
chính sự chuẩn bò tốt sẽ đảm bảo thành công 50%khi đứng trước đám
đông.

2. Thuyết trình.
Đứng trước diễn đàn đòi hỏi người thuyết trình phải bình tónh, tự tin, chủ
động và sáng tạo trong ứng xử. Khi thuyết trình cần chú ý một số vấn đề.
a) Ngôn ngữ – ngọai hình.
Với diên mạo và vóc dáng của người thuyết trình là yếu tố đầu tiên tạo
ấn tượng sâu sắc cho thính giả , trang phục gọn gàng , lòch sự , nét mặt tươi
vui và hơi mỉm cười cùng với tư thế và cử chỉ mạnh dạn sẽ tạo mối thiện
cảm và quan hệ thân tình với mọi người. Nếu ăn mặc chểnh mảng, tóc tai
không gọn gàng …thì chỉ làm cho mọi người khó chòu, người nghe sẽ cho
là bạn coi thường họ.
Khi bạn đã thu hút được sự chú ý và gây được thiện cảm của thính giả thì
sự thành công đã nằm trong tầm tay của bạn.
- Tư thế.
+ Khi được mời lên thuyết trình, bạn nên bước ra chững chạc, không
quá nhanh hoặc quá chậm và đứng trước bục thuyết trình một cách
thỏai mái, Đừng nhìn xuống sàn và cũng không ngó lên trần mà nên
đưa mắt quan sát vòng một lượt qua thính giả tạo ra sự giao lưu tình
cảm đầu tiên đối với họ.
+ Đặt bài chẩn bò thuyết trình lên bàn, hai tay buông xuôi thanh thản
tự nhiên, Không bồn chồn. hồi hộp hãy cố gắng thở đều đặn, thở sâu
nhưng nhẹ nhàng.
+ Điều chỉnh khỏang cách MICRÔ không gần hoặc không quá xa
(khỏang 20 – 25 mm) để bảo đảm âm phát ra vừa đủ. Bạn có thể hồi
30
hộp thậm chí tim đập mạnh nhưng không sao, đó là chuyên bình
thường.
+ Khi thuyết trình ( khi nói ) thỉnh thỏang dùng tay làm các cử chỉ
nhằm minh họa diễn đạt các ý của mình nhưng lưu ý không vung mạnh
hoặc múa may thái quá khiến mình trở thành “ Anh hề vụng dại “.
Sau vài phút thuyết trình bạn sẽ thấy tự tin, hòa nhập được với khung

cảnh và buổi thuyết trình sẽ diễn ra thuận lợi.
- Nhòp cầu của mắt.

“Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn
“, đúng như vậy , giao tiếp qua ánh mắt
là một trong những phương tiện quan trọng , trực tiếp và hiệu quả nhất để
thiết lập quan hệ với thính giả như một nhòp cầu nối liền người nói với
người nghe.
Qua sự quan sát cặp mắt của thính giả người thuyết trình có thể nhận
biết sự chuyển tải của mình đến họ như là một thông điệp đầy ý nghóa và
ngược lại cũng nhận được từ nơi ấy sự đồng tình, khuyến khích và sự đánh
giá qua truyền đạt.
Sự lảng tránh của cử tọa không nhìn bạn hoặc chỉ nhìn mơ hồ đâu đó,
chắc chắn là họ không chú ý lắng nghe , tín hiệu cho thấy kênh giao tiếp
chưa được mở. Qua đó bạn cần thay đổi cách tiếp cận và phương pháp
truyền đạt để họ tập trung quan tâm đến vấn đề bạn đang trình bày.
b) Ngữ điệu của giọng nói.
- Giọng nói là công cụ giao tiếp chính, có người có giọng nói tốt do bẩm
sinh.
- Thanh quản là bộ phận cố đònh, còn các bộ phận linh họat trong phát
âm là : môi , hàm và lưỡi , nếu một trong ba bộ phận này không họat bát
thì người nghe rất vất vả vì các âm phát ra không chích xác , không chuẩn.
Do vậy để có giọng nói tốt đòi hỏi người thuyết trình cần phải rèn luyện
giọng nói vào mỗi buổi sáng, đọc vừa đủ to để nghe trong khoảng 10 phút.
- Lúc thuyết trình cần ngắt thành đọan ngắn để lấy hơi và chia ý bài nói
nhằm làm cho người nghe dễ tiếp thu.
- Khi nói cần chú ý.
+ Phát âm chuẩn xác, tránh nói luyên thuyên, phát âm sai (nói ngọng)
…dễ làm thính giả hiểu lầm và coi thường bạn.
+ Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ ràng

+ Không nói quá nhanh hoặc quá chậm, tốc độ trung bình từ 125 – 140
từ/phút.
+ Thay đổi âm lượng, nhòp độ, âm điệu của giọng nói cho phù hợp với
bối cảnh đây là điều cần thiết để truyền tải thông điệp của bạn đến thính
giả. Nói đều đều dễ làm cho thính giả buồn chán và dễ ngủ gật.
+ Tránh nói giọng ồm ồm, ề à, nên lấy hơi trong cổ họng để có giọng
nói trầm mà vang xa.
+ Cố gắng không dùng những từ đệm ,những mẫu từ vô nghóa như :”
cái “; “ ấy thế là “; “ đâm ra là “; “hóa ra là “; “ coi như là “; “ nói thật
chứ “ v.v…Đây là một cố tật khó chữa cần rèn luyện và vứt bỏ chúng.
c) Sự đồng cảm của thính giả.
31
- Người thuyết trình cần nhìn khắp hội trường quan sát để ước lượng tuổi
tác, giới tính cách trang phục và mối quan tâm của thính giả, xem dây có
phải là một tập thể hăng say chờ đợi nghe và tiếp thu bài nói hay chỉ là
tốp người không mấy thân thiện, rầu ró . ủ dột vì phải cưỡng bách đến ngồi
đây. Ta cần phải phá vỡ hàng rào ngăn cách.
- Trực giác nhạy bén, lương tri sáng suốt là hai điều cần thiết để trở thành
diễn giả thông minh, bạn cần vận dụng để chọn cách tiếp cận thích hợp
với cử tọa. Cần truyền đạt những điều mà cử tọa quan tâm , đôi lúc cần
thức tỉnh họ bằng những chuyện vui , chuyên vui này có liên quan đến nội
dung bạn đang đề cập là tuyệt vời nhất vì nó giúp cho cử tọa mau chóng
đồng tình với bạn khi họ đã từng được nghe kể chuyện đó.
- Một điều cũng không kém phần quan trọng là người thuyết trình phải
có niềm say mê với bài nói của mình, từ đó họ có khả năng sáng tạo,
cảm hóa và quyến rũ người nghe.
Một quy luật của đạo lý thuyết phục nêu lên rằng:”
Con đường tiến
vào trí não một người đi qua trái tim họ “.
d) Kế họach trình bày.

- Để tiến hành thuyết trình, người thuyết trình cần chuẩn bò bài trình
bày được viết hòan chỉnh và làm chủ kỹ năng cũng như nghệ thuật
“Viết và Nói “(sử dụng từ ngữ hợp lý, câu văn hay, diễn đạt rõ ràng) .
- Lập kế họach phù hợp và chuẩn bò chu đáo là điều kiện cốt lõi cho
buổi thuyết trình thành công; Chuẩn bò đầy đủ giúp người thuyết trình
vững vàng, tự chủ, không bò hồi hộp, lúng túng.
- Ngòai bài viết người thuyết trình cần có một dàn bài của bài nói, trên
đó, ghi thời gian diễn biến từng phần, các mục cần ghi chú như: các tài
liệu, hình ảnh cần minh họa được ghi trên phiếu giấy cứng 6cm X 10cm
(không ghi trên giấy khổ A4 hoặc sổ tay dễ làm người nghe thiếu tập
trung chú ý nghe khi diễn giả tìm kiếm nhất là lại gây ra tiếng động sột
soạt).
- Người thuyết trình không nên đọc bài viết sẵn mà chỉ tham khảo nhấn
mạnh, hoặc chỉ đọc một vài đọan như: kết luận, trong khi đọc thỉnh
thỏang phải ngẩng đầu lên nhìn cử tọa để sự giao tiếp không bò gián
đọan.
- Người thuyết trình cần thường xuyên kiểm sóat thời gian, nội dung
bài nói không thừa, không thiếu và đi đúng trọng tâm vấn đề cần trình
bày.
- Người thuyết trình cần tận dụng các phương tiện nghe nhìn để bài
thuyết trình của mình thêm phong phú và hấp dẫn.

III. Những hình thức hội họp cơ bản.
Khi tham dự một buổi họp ta cần nên biết trước buổi họp thuộc loại hình
nào. Cần biết loại hình hội họp mà ta sẽ được mời trước khi tham dự nó.
Tiêu chí tốt nhất của việc phân loại buổi họp là mục tiêu của cuộc họp.
Một buổi họp, dù với mục đích gì đi nữa chúng cũng sẽ thuộc loại:
32
- Họp hoạt vụ: trong trường hợp họp được tổ chức với thời gian và mục
đích hạn chế, nó sẽ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu đề ra.

- Họp chức năng: trong trường hợp cuộc họp dự đònh xảy ra bình thường
và thường xuyên của một cơ quan. Ví dụ: họp Quốc hội, Hội đồng quản
trò, họp giao ban của Ban giám đốc v.v…
Ta có các hình thức họp sau:
1. Cung cấp thông tin.
Họp để phổ biến thông tin từ trên xuống: Một người truyền đạt các
thông tin cho một nhóm người.


a) Không phản hồi.
Không có sự đối thoại, những người tham dự không phát biểu ý kiến,
không trình bày tình cảm của mình.
Ví dụ:
họp truyền các mệnh lệnh, các quân lệnh…
b) Có phản hồi.
Sau khi diễn giả trình bày các thông tin, những người tham dự được đặt
câu hỏi, cho ý kiến thảo luận.
Từ giai đoạn trình bày đến giai đoạn đối chất là cả thời gian gay cấn,
người thuyết trình khi đó trở thành người hướng dẫn.
2. Họp thu nhận thông tin.
Tập hợp thông tin từ dưới lên.
Người điều hành sẽ tiếp nhận thông tin đối với những người đã tiếp xúc
thực tế. Do vậy họ có thể nắm bắt những gì xảy ra trên hiện trường trước khi
đi đến một quyết đònh.
3. Họp tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề.
Những cuộc họp loại này rất đa dạng. Ta có thể kể ra các trường hợp hay
gặp nhất trong các tổ chức.
a) Họp – bàn luận (hội họp bàn luận).
Tập thể tranh luận về một đề tài đặc biệt, nhằm đưa ra một hay nhiều
giải pháp.

b) Họp nghiên cứu tình huống.
Từ một trường hợp đã được nghiên cứu trước, căn cứ trên hồ sơ,tài liệu
người hướng dẫn sẽ tổ chức buổi họp. Trong buổi họp cho phép mỗi
người trình bày các phân tích, các suy nghó của mình và từ đó tập thể sẽ
suy tính tìm một giải pháp hợp lý.
c) Động não.
Kỹ thuật này cần có óc sáng tạo. Nó thường được sử dụng bởi các tổ
chức quảng cáo, các câu lạc bộ chất lượng, các đội nhóm chòu trách
nhiệm thiết kế các sản phẩm mới hay xem xét lại các sản phẩm đang có.
Thường khi sử dụng kỹ thuật này, nó liên kết ba giai đoạn:
- Sáng tạo: một tham dự viên đưa ra các đề nghò, mà không có sự kiểm
duyệt.
- Phân tích: tập thể nhóm sẽ bình phẩm các đề nghò.
33
- Ra quyết đònh: toàn nhóm chọn một giải pháp tuỳ vào mục tiêu đã
đưa ra hay bằng sự thoả thuận của tập thể.
d) Nhóm Balint.
Những người làm cùng một chuyên môn sẽ họp nhau lại đònh kỳ. Mục
đích là giúp đỡ mỗi thành viên của nhóm giải quyết những khó khăn mà
họ gặp phải trong quá trình làm việc. Mỗi thành viên của nhóm trình bày
vấn đề mà họ gặp và mong chờ sự giúp đỡ của tập thể. Dưới sự hướng
dẫn của người chủ trì buổi họp, nhóm sẽ suy nghó về các giải pháp. Việc
phân tích vấn đề rất có ích cho cả nhóm, nhờ đó mỗi thành viên sẽ thích
ứng được khi gặp đúng vấn đề này trong một ngày nào đó.
e) Phillips 66.
Kỹ thuật này là đặc biệt hiệu quả khi người ta muốn nhận được sự
tham gia tích cực của một nhóm đông người hay khi có sự đối nghòch
giữa các ý tưởng hoặc sự đối nghòch của các cá nhân, nó làm cản trở sự
tiến triển của tập thể khi đối đầu với một vấn đề có giới hạn rõ ràng.
Người chủ trì trình bày vấn đề cần giải quyết, kế đó đề nghò cử toạ

chia thành các nhóm nhỏ (6 người). Mỗi tiểu nhóm này sẽ bàn bạc với
nhau dưới sự hướng dẫn của một người chủ trì (trong vòng 6 phút hay
nhiều hơn )và chỉ đònh một báo cáo viên trình bày những giải pháp mà
tiểu nhóm đã tìm ra trước tập thể hội nghò.
4. Họp ra quyết đònh tiến đến hành động.
a) Họp để lấy quyết đònh.
Việc này tiến hành qua bốn giai đoạn.
- Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin).
- Thu thập các ý kiến dựa trên các sự kiện (giai đoạn bàn bạc).
- Tìm kiếm các giải pháp (giai đoạn sáng tạo).
- Ra quyết đònh (giai đoạn lựa chọn).
b) Họp có tính chất chiến lược.
Đây là loại họp trong đó các nhóm có quyền lợi và ý tưởng trái ngược
nhau .Mỗi nhóm tìm cách chiếm được ưu thế tối đa đối với các nhóm
khác. Mỗi nhóm do một người lãnh đạo có nhiệm vụ bảo tồn, duy trì
được sự nhất quán của nhóm mình và tìm cách chia rẽ nội bộ phía đối
thủ.
5. Họp để hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm.
Các nhà tâm lý và xã hội hay những người có kinh nghiệm khuyến khích
họp các nhóm gặp cùng vấn đề để thông cảm và giúp đỡ nhau.Muốn vậy
ngay trong nhóm cần có.
a) Động lực của nhóm.
Mục đích là làm cho tham dự viên nhạy cảm với hoạt động của tập thể
và tìm các biện pháp để giải quyết các vấn đề được đặt ra cho tập thể.
Mỗi người cần phải biết mình làm thế nào để mọi người hiểu mình và
mình hiểu người khác. Buổi họp có thể kéo dài nhiều ngày, mà nội dung
là hoàn toàn tự do với mục đích là làm rõ những hiện tượng, những vấn
đề của nhóm.
b) Phân tích cơ chế.
34

Mục đích là phân tích những gì đang xảy ra giữa các thành viên, bằng
cách kiểm tra sự ảnh hưởng của cơ chế đối với hành vi của họ. Phân tích
khi nhận thấy rằng công việc không tiến triển tốt, có một cái gì đó tắc
nghẽn. Người chủ trì cần phải phân tích điều gì đã ngăn cản sự tiến triển
của nhóm.
IV. Chuẩn bò các buổi họp.
Đó là yếu tố đầu tiên quyết đònh cho sự thành công hay thất bại cho một
buổi họp.
1. Mục tiêu của buổi họp.
- Cuộc họp nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức hoặc các tham dự viên
mong muốn hay chỉ nhằm đáp ứng ý đồ của một cá nhân nào đó?
- Việc nhận thức sự cần thiết triệu tập một cuộc họp sẽ có tính chất
quyết đònh cho thành công của cuộc họp, vì mỗi cá nhân đều có sự hiểu
biết khác nhau về tình huống của cuộc họp.
- Sự cần thiết của buổi họp phải được xét trên một thực tế là vấn đề chỉ
được giải quyết chung với mọi người. Nguy cơ thất bại khá lớn nếu quyết
đònh họp chỉ xuất phát từ ý đồ của người tổ chức, nhất là khi chỉ chạy theo
phong trào, làm vui lòng một vài người, hay để chứng tỏ hoạt động dân
chủ của tập thể (hội họp – thủ đoạn).
Trước khi đưa sáng kiến triệu tập một cuộc họp, cần phải trả lời một cách
rõ ràng các câu hỏi sau đây
.
- Vấn đề được đặt ra có liên quan đến tập thể hay không?
- Tập thể có quyền đề nghò giải pháp hay ra một quyết đònh không?
- Tập thể có năng lực khách quan để xử lý vấn đề không?
- Tập thể có vui lòng để làm không?
2. Chuẩn bò của cá nhân người chủ trì.
Người chủ trì buổi họp phải.
- Xác đònh rõ ràng mục tiêu, nắm vững chủ đề buổi họp.
- Phác thảo một kế hoạch chi tiết cho cuộc họp (tiến triển qua các giai

đoạn).
- Chuẩn bò một chương trình tranh luận, trao đổi, bàn bạc và đònh thời gian
cho từng mục.
- Dự đoán những phản ứng của tham dự viên, những ý kiến tán thành và
ngược lại.
- Biết tạo hào hứng cho tập thể.
- Ghi chú những quan điểm quan trọng nhất, cần tập trung nhấn mạnh và
suy nghó về những câu hỏi mà các thành viên có thể nêu lên cũng như
những dự kiến giải pháp đưa ra.Trường hợp cần thiết nên có một số tài
liệu tham khảo và phải chuẩn bò sẵn sàng cho từng tham dự viên.

3. Thành phần tham dự.
Người chủ trì cần loại trừ tất cả các rủi ro về một cuộc họp vô bổ, nhất là
thiếu sự tham gia của các thành viên, người hướng dẫn cần xem xét những
người tham dự có đáp ứng các câu hỏi sau không:
- Họ có thành thạo đối với đề tài này không?
35
- Họ có quan tâm gì đến vấn đề không?
- Họ có sẵn sàng can dự vào vấn đề không?
- Họ có khả năng làm việc tập thể không? (khả năng lắng nghe và giao
tiếp).
4. Sự chuẩn bò của người tham dự.
a) Mục đích của sự chuẩn bò sẽ cho phép.
- Tránh những hiểu lầm lúc khởi đầu buổi họp.
- Mỗi người tham dự có thể suy nghó trườc về vấn đề được đặt ra.
b) Người chủ trì phải gưi đến mỗi người tham dự:
- Một thư mời ghi rõ thời gian, giờ, ngày, tháng và đòa điểm nơi xảy ra
cuộc họp.
- Chương trình nghò sự phải rõ ràng và chi tiết cùng với những đề nghò
tham gia của tham dự viên.

- Một bộ hồ sơ ngắn gọn có nội dung:
+ Các vấn đề mấu chốt sẽ được trình bày.
+ Giới thiệu các thành viên tham dự cùng với các báo cáo của họ về
các vấn đề đặt ra.
5. Tổ chức cơ sở vật chất.
Cần phải chuẩn bò tốt các bảng biểu, phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cần
thiết cho cuộc họp. Cách sắp đặt bàn ghế có thể thay đổi tuỳ thuộc vào kỹ
thuật cuộc họp đã được lựa chọn. Nó có thể sửa đổi ngay trong buổi họp
(trường hợp họp Phillip 66 chẳng hạn). Cần nhớ rằng dạng bàn họp hình
bầu dục thích hợp nhất các giao tiếp. Cũng nên xếp đặt vò trí các tham dự
viên bằng cách dùng các tấm bìa cứng (ghi tên) trên bàn họp, tránh gây
cho họ những tình huống đối chọi nhau, tránh làm tăng sự phân chia bè
phái, sự cô lập hay nói chuyện riêng.
V. Vai trò người chủ trì buổi họp.
1. Những chức năng phải đảm nhiệm.
a) Chức năng thực hiện- đề xuất ý kiến.
Vận động mọi thành viên trong nhóm phải hoạt động: một nhóm
hành động có hiệu quả là nhóm luôn luôn tạo ra các ý tưởng, những
nhận xét, sự phân tích, những phê phán, đề nghò, thay vì bò giới hạn
và lệ thuộc vào một người lãnh đạo nào đó.Cần khơi ngòi động viên,
sau đó trình bày lại và thực hiện công việc tổng hợp từng phần.
b) Chức năng tạo thuận lợi cho các thành viên
Chức năng này làm cho các tham dự viên phát huy hết năng lực của
mình, đây là chức năng chính của người chủ trì.
Một tập thể tốt là một tập thể không hoạt động một cách vô tổ chức
hay nói lòng vòng không đạt gì cả. Do đó cần phải.
- Hoạt động có tổ chức.
- Có mục tiêu được xác đònh rõ ràng.
- Chọn lựa một phương thức thảo luận hợp lý (trình tự ).
- Phân phối các chức năng và nhiệm vụ thích hợp.

Chức năng tạo điều kiện thuận lợi gắn liền chủ yếu với kế hoạch,
với các phương tiện và các phương pháp làm việc.
36
Người chủ trì chuẩn bò và giới thiệu trước buổi họp những mục tiêu,
kế hoạch chương trình thảo luận, tiến độ của buổi họp, các quy đònh
cần tuân thủ phải tuân thủ … hướng dẫn cả nhóm đi đúng hướng
tránh những nhầm lẫn đi lạc đề, tạo thuận lợi cho các tham dự viên
nêu cảm nghó của mình, tập trung vào vấn đề, đừng nói chuyện
phiếm, bảo đảm những điều được bàn bạc là của mọi người. Phải làm
sao cho mọi nguồn lực của tham dự viên được khai thác tối đa.
c) Chức năng điều hòa.
Người chủ trì làm sáng tỏ vấn đề - tạo mối liên kết giữa các tham
dự viên:
Người chủ trì phải tính đến trạng thái tâm lý và tính dễ xúc cảm
của tham dự viên cũng như những liên hệ riêng tư giữa họ với nhau.
Các yếu tố khác nhau này có thể là nguồn gốc của các sự bế tắc.
Chức năng điều hoà sẽ làm liên kết vai trò cá nhân, tạo sự hiểu
biết giữa các tham dự viên và loại bỏ các sự đối nghòch nhau tạm thời
nếu có.
Đối với người chủ trì, điều hoà hoạt động tập thể là giúp đỡ tập
thể vượt qua những trở ngại tâm lý mà tập thể đối đầu: sự căng thẳng,
gay cấn. Anh ta cần tìm hiểu những nguyên nhân của những căng
thẳng, bế tắc này. Khi chức năng điều hoà được bảo đảm thì tập thể
sẽ làm việc và tiến triển trong bầu không khí hoà hợp và tôn trọng
lẫn nhau.



2. Các kỹ thuật áp dụng của người chủ trì.
a) Trình bày lại.

Đây là một việc cần thiết. Nó cho phép người vừa phát biểu thấy rằng
chủ tọa đã hiểu mình; nếu không thì phải đi sâu vào vấn đề, nói lại cho
chính xác hơn. Sự trình bày lại làm cho mọi người nhận thức các điểm thoả
thuận hay bất đồng vừa được phát biểu và làm rõ thái độ trung lập, không
thiên vò của người hướng dẫn trước nội dung cũng như hình thức của các
cuộc trao đổi, nhờ đó mà khích lệ tham dự viên ( vì các tham dự viên được
nghe lại).
b) Tổng hợp.
Trong khi sự trình bày lại chỉ nhằm kiểm điểm lại những điều mà tham
dự viên vừa nêu ra, thì sự tổng hợp lại là một tóm lược hay tập hợp các dữ
kiện chính yếu do tập thể nhóm phát biểu. Nó cho phép mọi người nhận
thức đươcï vò trí của mình trong quá trình hoạt động kiểm tra, những gì đã
đạt được hay chưa đạt được. Người chủ trì cần tổng hợp từng phần các vấn
đề trong chương trình nghò sự đã nêu ra.
c) Nêu câu hỏi.
Việc nêu các câu hỏi ,cho phép mọi thành viên có thể đi sâu vào
vấn đề hay tiếp đà cho việc tranh luận.
Ví dụ:

37
Câu hỏi trực tiếp.
ng nghó gì về điều đó, thưa ông X?
Câu hỏi phản hồi.
Tập thể suy nghó gì về những điều ông X vừa nói?
Câu hỏi truyền.
ng X hỏi tôi như thế, vậy thì theo ông, ông nghó thế nào về điều
đó, thưa ông Y?
Câu hỏi ngược.
Thưa ông X, ông hỏi tôi như vậy, thế chính ông, ông nghó như thế
nào về điều đó?

d) Các kiểu tạo sinh khí buổi họp.
Trong việc điều hành hội họp, người ta cũng tìm thấy các đường nét
chính, các kiểu tạo sinh khí cho buổi họp mà chúng ta thường gặp nơi
những người hướng dẫn các buổi đối thoại.
Họ có thể can thiệp vào buổi họp về nội dung cũng như hình thức để
làm cho buổi họp trở nên sinh động và thuận lợi. Người ta thấy rằng chức
năng chính của người chủ trì buổi họp là chức năng tạo điều kiện thuận
lợi cho các tham dự viên (làm cho các tham dự viên phát biểu)
e) Những thái độ có thể có của người chủ trì.
Trong các buổi họp mang tính chất đối thoại, thường cá nhân người
chủ trì có thể biểu hiện nhiều thái độ, các chuyên gia tâm lý phân biệt
khoảng 30 thái độ khác nhau, các thái độ thường gặp là
:
- p đặt.
Thái độ có tính chất giáo huấn nhằm nói với tập thể những gì phải
làm.Thái độ này làm tăng sự lệ thuộc của tập thể với người chủ trì. Tuy
nhiên nó có thể dẫn đến sự chống đối của tập thể. Thái độ này thường
biểu hiện ở: “Người lãnh đạo”, “Chuyên gia”, “Người truyền giáo”,
“Huấn luyện viên”, “Kẻ thống trò”
- Điều tra:
Thái độ này có mục đích làm sáng tỏ cuộc tranh luận bằng cách đưa ra
những câu hỏi, nhất là những câu hỏi mở. Thái độ này thường biểu hiện
ở: “Người điều tra làm rõ”
- Đánh giá.
Người chủ trì luôn nhận xét, phê phán những gì tổ, nhóm đã nói và
làm. Thái độ này cản trở sức sáng tạo của tập thể bởi vì nó gia tăng sự lệ
thuộc của tổ, nhóm với người chủ trì, vì sợ bò phê bình. Các thành viên
của tổ, nhóm sẽ đáp ứng lại thái độ này theo hai cách: hoặc rút lui hoặc
kháng cự lại.
- Nâng đỡ (ủng hộ).

Người chủ trì muốn tìm cách làm cho mọi người yên tâm, Họ tỏ ra là
“Đồng đội”, “Người tâm phúc”, “Người bảo vệ”, “Người che chở”. Nguy
cơ: làm tăng sự lệ thuộc tình cảm của tổ, nhóm với người chủ trì.
- Giải thích, xét đoán.
38
Người chủ trì buổi họp diễn đạt những ý của các tham dự viên đã phát
biểu, làm sáng tỏ những gì mà tham dự viên chưa nói hay chưa muốn
nói.
- Lãnh hội - nhận thức - thông cảm.
Người chủ trì cố gắng trình bày lại một cách chính xác những gì mà các
tham dự viên cảm nhận, tỏ ra là “Người đồng cảm”. Thái độ này cho
phép họ làm những cuộc tổng hợp từng phần, cũng như tái lập sự bàn
bạc, tranh luận cho việc soạn thảo lại vấn đề. Chính thái độ này cho
phép đảm bảo chức năng tạo thuận lợi cho các tham dự viên.Chỉ có thái
độ sau cùng mới đưa đến sự tôn trọng đối với tham dự viên và tập thể.
Không thể dẫn dắt một cách đúng đắn một buổi họp mà không có thái độ
hiểu biết và thông cảm.
Là một người chủ trì buổi họp phải luôn luôn tỏ rõ sự hiện diện của
mình trước những người khác, trước tập thể, Anh ta phải biết lắng nghe,
biết tôn trọng người khác và tôn trọng tập thể.

VI. Các yếu tố tâm lý của nhóm ảnh hưởng đến cách điều hành buổi họp
Các chuyên gia tâm lý của các nhóm hay các nhà tâm lý xã hội học đã
đưa ra các cách giải thích về những gì đã xảy ra trong các nhóm tại các buổi
họp.
1. Trạng thái tình cảm (nội tâm).
Đây là yếu tố chính yếu, nhưng nó tác động ở mức độ không ý thức.
Tác động của nó là làm cho nhóm ít khi hoạt động hợp lý.Mỗi thành viên
trong nhóm trải qua một cuộc giằng co nội tâm.
- Họ cần đến những người khác để đạt được những mục tiêu của mình,

và thể hiện một tình cảm tích cực đối với nhóm và các buổi họp.
- Họ cũng sợ những người khác đe dọa sự tự do của mình và họ tìm mọi
cách thoát khỏi sự lo sợ này và cả nhóm cũng vậy.Tình trạng này làm
xấu đi sự hợp tác và làm cản trở việc giải quyết thẳng thắn các vấn đề.
Điều này thường dẫn đến trong các nhóm sự lưỡng lự giữa hai thái độ
đối với người chủ trì, có thể gây ra:
+ Hoặc là họ giao cho người chủ trì quyết đònh những gì phải thực hiện
(sự lệ thuộc)
+ Hoặc là ép buộc người chủ trì nhận lấy trách nhiệm đối với mọi khó
khăn (tìm vật tế thần → đổ trách nhiệm cho người khác).
2. Các điểm tương đồng.
Nó xuất hiện hay tái hiện một cách nhanh chóng trong buổi họp. Nó được
hình thành dựa trên sự thiện cảm và có thể làm phát sinh sự phức tạp cùng
với các ưu nhược điểm (do các thành viên thường trao đổi riêng). Sự thân
ái này hình thành dựa trên sự giống nhau về cá tính, về quyền lợi của các
bên liên quan.
3. Sự tương tác.
Sự tương tác xảy ra khi: hành động của một thành viên tác động như là
một tác nhân kích thích hoặc gây ra phản ứng của một thành viên khác.
39
Xuất phát từ sự không nhất trí về quan điểm hoặc quan hệ giữa các tham
dự viên.
4. Thông tin.
Sự sai lệch thông tin có thể bắt nguồn từ hai nguyên nhân:
- Sự thiếu thông tin: thông tin không thu nhận được.
+ Nó có thể do người phát tin: anh ta không thể trình bày trước tập thể
những gì anh ta cảm nhận hay biết được vì những lý do trí tuệ, tình
cảm, quan hệ giao tiếp (có sự hiện diện của sếp chăûng hạn).
+ Nó có thể do người tiếp nhận tin: họ không thể hiểu được thông tin
hay họ không chú ý quan tâm chúng (người ta chỉ nghe những gì người

ta muốn nghe).
- Sự sai lệch thông tin: những gì họ thu nhận được là khác với những gì
đã được truyền đi.
+ Chúng có thể do người phát tin: khi một thành viên vô tình cung
cấpnhững thông tin dễ hiểu lầm, hoặc khi anh ta cố ý cung cấp những
thông tin sai lệch do sự sợ hãi, do bò ép buộc hoặc có ý đồ thao túng
v.v
+ Do người tiếp nhận, họ cảm nhận điều gì đó nhiều hơn các tin tức
được thông tin cho họ (tự tạo ra một chùm ý tưởng liên kết hay suy
rộng).
5. Các vai trò (nhiệm vụ) của mổi thành viên.
- Trong cuộc họp, mọi người có khuynh hướng cho mình là đặc biệt, là
quan trọng, điều này thường tùy thuộc vào vò trí xã hội của mỗi người.
- Các thành viên chớ đợi ở mỗi người một thái độ cư sử tùy thuộc vào vò
trí xã hội của thành viên đó. Mỗi người có một vai trò, các vai trò có tính
độc lập mỗi người tự xác đònh vai trò của mình đối với người khác.
Người ta phân biệt ba loại vai trò khác nhau trong các cuộc họp.
+ Những vai trò chú trọng đến công việc: những người muốn tạo thuận
lợi cho công việc của tập thể (nhóm) bằng cách đưa ra các ý kiến, cung
cấp các thông tin, thiết lập bảng biểu …
+ Những vai trò duy trì sự gắn bó của tập thể: những người có khả năng
làm giảm nhẹ các xung đột trong tập thể, tạo nên sự thống nhất, tìm
cách khuyến khích người khác, sẵn sàng tiếp thu ý kiến của mọi người.
+ Những vai trò chú trọng vào nhu cầu cá nhân: những người thích được
làm mình nổi bật, muốn nắm quuyền lực, thích kể về mình, tìm cách
thu phục cảm tình người khác (tìm đồng minh). Đó là những người cản
trở sự hoạt động của tập thể (đội, nhóm).
VII. Một vài ví dụ về trình tự điều khiển buổi họp.
1. Diễn tiến mắt xích.
Người tổ chức yêu cầu một tập thể (nhóm) phải ra quyết đònh tại buổi

họp và kéo dài trong một thời gian hạn đònh, có thể tiến hành qua các
giai đoạn sau:
a) Trình bày vấn đề.
b) Giải thích các sự kiện.
c) Duy trì sự bàn luận về đề tài
40
d) Tổng hợp và lựa chọn
e) Bàn bạc về các hậu quả của sự lựa chọn
f) Chọn quyết đònh sau cùng
2. Họp bàn dự án.
Sự tìm kiếm các ý tưởng mới trong một tổ chức ,căn cứ trên sự kêu gọi
óc sáng tạo và đổi mới của mọi thành viên đưa ra các phương án, để cuối
cùng đi đến quyết đònh thực hiện dự án nào trong số các dự án đã nêu ra.
Các tiêu chuẩn đánh giá phải được xác đònh bởi chính tập thể đó, nó
tùy vào mục tiêu muốn đạt. Xét trường hợp của 5 dự án A, B, C, D, E
được đánh giá theo các tiêu chuẩn sau: tính khả thi, tính hiện thực, tính
đặc trưng, tính kinh tế, ý thích chung …
Ta thành lập bảng sau:

Các dự án

Tiêu
chuẩn

A B C D


E
Khả thi
Thực tế

Đặc trưng
Ý thích chung
Tính kinh tế
…………


Những thành viên của nhóm đánh giá các dự án bằng cách đưa vào các
tiêu chuẩn như sau
- Có: nếu chấp nhận
- O: không có ý kiến
- Không: nếu không chấp nhận.
Dự án coi là đạt nhiều tiêu chuần nhất sẽ được chấp nhận.



VIII. Phương tiện giao tiếp nghe nhìn.
1. Đặt vấn đề.
- Phương tiện giao tiếp nghe nhìn là phương pháp chuyển tiếp thông
tin nhanh nhất đến người nhận, còn người trình bày không sợ bò trùng
lặp.
- Hiện nay ngøi tiếp nhận thông tin được giao tiếp nhiều với phương
tiện truyền hình, quảng cáo v.v… nên họ rất nhạy cảm với việc giao
tiếp bằng các phương tiện nghe nhìn.
- Con người có 5 giác quan: thò giác, thính giác, xúc giác, khứu giác,
vò giác.
41
Qua nghiên cứu người ta nhận thấy thông tin nhận được gồm: thông
tin từ thò giác chiếm 83% còn từ thính giác chỉ chiếm 11%
- Thông tin từ thò giác cảm nhận được dễ dàng hơn, và nhận được cả
những thông tin phức tạp. Châm ngôn có câu:” Trăm nghe không

bằng một thấy”.
2. Sự tiếp nhận và đọc hình ảnh.
- Sự tiếp nhận và đọc hình ảnh phụ thuộc rất nhiều yếu tố.
Kích thước, vò trí đặt vật, màu sắc, khoảng cách, sự vận động v.v…
của hình ảnh sẽ gây khó khăn hoặc trực tiếp giúp ích cho mọi người dễ
tiếp nhận và đọc hình ảnh.
- Thời điểm trong ngày, giới tính, tuổi tác, trình độ văn hoá, trình độ
nhận thức v.v…ảnh hưởng rất lớn đến sự tiếp nhận và đọc các hình
ảnh.
- Có thể thay đổi những khả năng cảm nhận hình ảnh thông qua một
số kỹ thuật như: tạo nên các lời chú giải, các lời bình và âm nhạc kèm
theo hình ảnh, đọc hình ảnh cũng trải qua nhiều giai đoạn.
Nhận biết – Phân tích – Lựa chọn và liên kết chúng lại với nhau.
Ngày nay khuynh hướng dùng phương thức nhìn để thâm nhập vào
tất cả các phương thức khác, bởi vì hình ảnh liên quan đến ngôn ngữ để
biểu tượng trong đó hình dáng, màu sắc và những yếu tố khác, sự phối
hợp giữa chúng tạo nên những biểu tượng.
Chính từ mức độ biểu tượng này mà hình ảnh sẽ là tốt nhất và có
khả năng diễn tả mọi loại khái niệm mà nói, viết không làm được
3. Một số phương tiện hỗ trợ nghe nhìn.
a) Bảng giấy.
- Văn tự rõ ràng, không bụi, dễ thấy màu sắc
- Khả năng chuẩn bò trước một số tài liệu để tiết kiệm thời gian
cho trình bày
- Khả năng lưu trữ những gì đã viết trong suốt buổi họp hay thực
tập và sau đó trở thành thông tin.
- Khả năng tham gia của mỗi thành viên cùng một nhiệm vụ
như người hướng dẫn.
- Trao đỗi tìm hiểu làm sáng tỏ vấn đề nêu ra thường dùng cho
các báo cáo thực tập, dự án, công trình…

b) Bảng nỉ.
- Các nội dung họp có thể được đính lên bảng nỉ theo ý muốn
- Giới thiệu tài liệu phức tạp theo từng giai đoạn hay từng yếu
tố.
- Việc sắp xếp các đồ thò, biểu đồ, hình ảnh minh hoạ đã được chuẩn bò
trước sẽ có chất lượng tốt.
- Tiết kiệm thời gian vì tránh được việc vẽ các yếu tố cần giới thiệu hay
vẽ lại chúng nếu cần giới thiệu lại.
- Có khả năng thay đổi theo ý thích với một sơ đồ mới hay tạo lập những
thay đổi khi cần thiết.
42
- Sự tham gia dễ dàng của mỗi thành viên trong nhóm muốn trình bày
cách giải quyết vấn đề trên bảng theo ý kiến của mình.
c) Bảng điện tử.
Chúng ta có thể viết, vẽ, xoá… như một bảng thông thường bằng bút
lông ,trình bày các phần cần thiết, sau đó các phần này có thể được in ra hay
copy thành nhiều bản; nhưng đắt tiền.
d) Đèn chiếu dùng giấy fim trong (Overhead).
Được thiết kế cho việc đào tạo, nó là công cụ sinh động nhất trong việc
truyền đạt thông tin. Nó chiếu những tài liệu trên các giấy film trong, khổ
lớn A4, được sắp đặt trên một tấm ngang phản quang. Việc chiếu được thực
hiện trên mọi loại màn hình (tường sáng, bảng trắng, màn treo tường).
- Một trong những thuận lợi của đèn chiếu là cho phép người sử dụng
thiết kế và thực hiện việc truỳên đạt thông tin ít tốn kém.
- Nó cho phép thực hiện tài liệu, đồ thò có chất lượng tốt, đổi mới nội
dung trong thời gian tối thiểu. Cho phép dùng các tài liệu trắng đen hoặc
màu.
e) Máy chiếu video.
- Một đầu video và một tivi nếu ta ghi và đọc những chương trình phát
hình.

- Một máy quay phim, một đầu video và một tivi nếu ta muốn thực hiện
được các sản phẩm riêng.
- Máy quay phim cho phép xem trực tiếp trên tivi những gì được quay bởi
người sử dụng.
f) Máy chiếu Projector.
Là thiết bò kết nối và truyền tín hiệu qua máy tính cho chất lượng hình ảnh
và độ sáng cao, kích thước vừa phải , dễ di chuyển, dễ sử dụng.
Có nhiều loại với các kích cỡ và độ sáng khác nhau phù hợp với nhu cầu
của người sử dụng.Có thể dùng trong các cuộc hội thảo cần trao đổi sửa
chữa ngay khi các thành viên tham gia đóng góp ý kiến và ra văn bản cuối
cùng thông qua sự điều chỉnh trên máy tính.
Đây là thiết bò hiện đại và được sử dụng rộng rãi trong các cuộc hội thảo
và hội nghò.
Trong các buổi thuyết trình và hội họp việc sử dụng phương tiện nghe
nhìn thích hợp sẽ mang lại hiệu quả rất lớn cho người tham dự.


KẾT LUẬN

Kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp là những vũ khí quan
trọng và lợi hại, một thế mạnh cạnh tranh của con người trong bất kỳ điều
kiện và hoàn cảnh nào, vì vậy cần phải nắm vững các kỹ năng này.
Nhà viết kòch và là thi só nổi tiếng người Anh William Shakepeare
(1564 1616) đã có lời khuyên bất hủ đến nay vẫn còn giá trò và đáng nhớ.
Nói không gọt dũa ít nhiều
Vận may của bạn như diều đứt dây.
43
Nói như vậy có nghóa là muốn trở thành một người thuyết trình giỏi,
người điều khiển cuộc họpø có hiệu quả đòi hỏi bạn phải học hỏi và kiên trì
tự rèn luyện bản thân nhiều hơn.

Tại nhiều trường đại học ở các nước trên thế giới có môn thi hùng
biện bắt buộc trong chương trình chính khóa để sinh viên tự rèn luyện bản
thân.