Tập huấn cán bộ Đoàn- Hội năm 2010-2011

ĐOÀN THANH NIÊN – HỘI SINH VIÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

HỌ TÊN: ...................................................
LỚP : ...................................................
---------- Tháng 12/2010 ----------



ĐOÀN THANH NIÊN – HỘI SINH VIÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

---------- Tháng 12/2010 ----------
Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011
LỜI CẢM ƠN
Nhóm thực hiện chúng tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các cá nhân, tập thể, tác giả, nguồn
sách đã đóng góp nội dung và hỗ trợ chúng tôi hoàn thành tài liệu tập huấn này.
Xin chân thành cảm ơn:
- Đ/c Huỳnh Toàn – Biên soạn chính Bộ sách kỹ năng
- Đ/c Quốc Trương – Biên soạn Kỹ năng đội nhóm
- Đ/c Phan Văn Giang – Bí thư Đoàn trường ĐH Hoa Sen
- Các thành viên tham gia thực hiện.


MỤC LỤC

1. Lời cảm ơn ----------------------------------------------------------------------------------
2. Mục lục --------------------------------------------------------------------------------------
3. Giới thiệu Đoàn Thanh Niên – Hội Sinh Viên Trƣờng Đại học Hoa Sen ----- 1

4. Quy trình tổ chức đại hội --------------------------------------------------------------- 2
5. Quy trình soạn thảo văn thƣ ----------------------------------------------------------- 5
6. Kỹ năng tổ chức --------------------------------------------------------------------------- 17
Kỹ năng Lãnh đạo -------------------------------------------------------------------------- 17
Kỹ năng xây dựng Câu lac bộ, Đội, Nhóm ---------------------------------------------- 24
7. Kỹ năng sinh hoạt tập thể --------------------------------------------------------------- 30
Phương pháp tổ chức trò chơi ------------------------------------------------------------ 30
Một số trò chơi ----------------------------------------------------------------------------- 32
Một số bài hát tập thể ---------------------------------------------------------------------- 36
Mật thư -------------------------------------------------------------------------------------- 38
Dấu đường ---------------------------------------------------------------------------------- 54
Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 1

GIỚI THIỆU ĐOÀN THANH NIÊN – HỘI SINH VIÊN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
1. Giới thiệu chung
Đoàn thanh niên Cộng Sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Hoa Sen trực thuộc Thành Đoàn
Thành phố Hồ Chí Minh đã trải qua năm nhiệm kỳ. Đến hết năm học 2009 – 2010, có hơn 3000
đoàn viên của trường đang học tập, sinh hoạt tại 53 chi Đoàn thuộc sự quản lý trực tiếp từ 04
Liên chi Đoàn Khoa và 01 chi Đoàn Giảng viên – Nhân viên.
Hội sinh viên trường Đại học Hoa Sen trực thuộc Hội sinh viên Thành phố Hồ chí Minh. Thành
lập vào tháng 6/2007 đã trải qua hai nhiệm kỳ và có trên 7000 Hội viên sinh hoạt tại 3 Liên chi
Hội Khoa, 1 chi Hội Khoa và 11 Câu lạc bộ - Đội – Nhóm trực thuộc.
2. Các Liên chi Đoàn Khoa, chi Đoàn, các ban, Hội sinh viên thuộc sự quản lý trực
tiếp từ Đoàn trƣờng
1. Liên chi Đoàn – Hội Khoa Kinh tế thương mại
2. Liên chi Đoàn – Hội Khoa Khoa học công nghệ
3. Liên chi Đoàn Khoa Đào tạo chuyên nghiệp; chi Hội Khoa Đào tạo chuyên nghiệp
4. Liên chi Đoàn – Hội Khoa Ngôn ngữ văn hóa học

5. Chi Đoàn Giảng viên – Nhân viên
6. Các ban của Đoàn trường: Ban tổ chức xây dựng Đoàn, Ban phong trào, Ban kiểm tra,
Ban tư tưởng văn hóa, Ban học tập.
3. Các hoạt động nổi bật của Đoàn – Hội trƣờng trong các năm qua:
Giáo dục tư tưởng chính trị và chăm lo đời sống Đoàn viên, sinh viên: Hội thi Olympic Mác –
Lênin, Hành trình Về nguồn đến cới các bảo tàng, khu di tích lịch sử, Cuộc vận động “ Học tập
và làm theo lời Bác”, Cuộc thi tìm hiểu các nhân vật lịch sử, Hội trại truyền thống “ Sức trẻ Hoa
Sen”, …
Hoạt động phong trào: cuộc thi nghiên cứu Khoa học “Egg Drop”; Hội diễn văn nghệ truyền
thống; Hội thao toàn trường; Hội thảo định hướng nghề nghiệp; tổ chức các Hội nghị học tập,
nghiên cứu khoa học…
Phong trào sinh viên tình nguyện: Chương trình Hội Xuân, chương trình Cây mùa xuân, Xuân
tình nguyện, Ngày hội hiến máu nhân đạo, Ngày chủ nhật xanh, các chương trình đến với mái
ấm – nhà mở, Tiếp sức mùa thi, chiến dịch Mùa hè xanh,…
Hoạt động nghiệp vụ xây dựng Đoàn – Hội: Tổ chức các lớp cảm tình Đoàn, các lớp tập huấn
kỷ năng sinh hoạt Đoàn, tập huấn cán bộ Đoàn – Hội, …
Bồi dưỡng đoàn viên ưu tú giới thiệu cho Đảng: Hoạt động nhóm tu dưỡng, Giới thiệu Đoàn viên
ưu tú tham gia học lớp cảm tình Đảng.
Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 2

QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐẠI HỘI

1. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ
- Lập kế hoạch tổ chức đại hội trên cơ sở định hướng chỉ đạo của Đoàn cấp trên. Kế
hoạch cần xác định rõ: thời gian, địa điểm, các nội dung chính trong đại hội và phân công người
chuẩn bị.
- BCH chi đoàn dự thảo báo cáo kết quả hoạt động chi đoàn trong nhiệm kỳ qua, bản
kiểm điểm của BCH chi đoàn trong việc lãnh đạo chi đoàn nhiệm kỳ qua (Đối với các chi đoàn
mới thành lập trình bày báo cáo hoạt động của lớp trong giai đoạn lâm thời); phương hướng

hoạt động của chi đoàn trong nhiệm kỳ tới. Chuẩn bị đề án nhân sự BCH mới. Xây dựng các văn
bản phục vụ đại hội: chương trình đại hội; kịch bản chi tiết; mẫu phiếu bầu; mẫu biên bản bầu
cử; mẫu giấy mời, mẫu nghị quyết đại hội; mẫu biên bản đại hội. Phân công chuẩn bị trước ít
nhất 3 ý kiến tham luận về các mảng học tập; đời sống, phong trào; rèn luyện đoàn viên. Chuẩn
bị các tiết mục văn nghệ xen giữa chương trình...
- Đăng ký lịch tổ chức, báo cáo trình các tài liệu của đại hội tới BCH liên chi đoàn
Khoa. Đóng dấu của BCH đoàn trường vào các tờ phiếu bầu cử. Sau khi duyệt, nếu được BCH
lien chi đoàn đồng ý mới được tiến hành đại hội.
- Triệu tập Đoàn viên dự đại hội, phân công đoàn viên thực hiện các khâu trong tổ chức đại
hội (trang trí, chương trình chi tiết, các hoạt động trước, trong và sau đại hội,…) để đại hội chi đoàn
thực sự là một sinh hoạt chính trị quan trọng, thể hiện ý thức trách nhiệm của từng đoàn viên.

2. CÁCH THỨC TỔ CHỨC
- Thời gian: thời điểm tổ chức đại hội phải phù hợp quy định của Đoàn trường, thuận
lợi cho đoàn viên của chi đoàn tham dự đầy đủ.
- Địa điểm: tổ chức tại phòng học.
- Làm đơn mượn phòng gửi phòng Hành chánh. Nhớ cam kết giữ gìn trật tự, vệ sinh
sạch sẽ, đền bù nếu gây mất, hỏng hóc thiết bị phòng học.
- Khách mời: đại diện Đoàn cấp trên,, các chi đoàn bạn…
- Trang trí, đảm bảo các yêu cầu cơ bản: Cờ Tổ quốc, tượng Bác (hoặc ảnh Bác), cờ
Đoàn (hoặc huy hiệu Đoàn). Chú ý: cờ Đoàn hoặc huy hiệu Đoàn không treo cao hơn cờ Tổ
quốc; tượng hoặc ảnh Bác đặt chính giữa và không đặt cao hơn cờ Tổ quốc, cờ Đoàn.
- Bàn làm việc của Đoàn chủ tịch, Thư ký Đoàn, khách mời nên có khăn phủ và hoa.
- Hội trường nên trang trí một số khẩu hiệu, tranh ảnh cổ động tuyên truyền.
- Nên có nước uống cho đại biểu. Nếu có hoa quả, bánh kẹo thì chỉ được dùng khi đại
hội kết thúc. Tuyệt đối không được bày ra bàn trong khi đại hội diễn ra.


Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 3

3. QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐẠI HỘI
Đại hội chi đoàn tiến hành theo trình tự sau:
- Bƣớc 1: Chào cờ - Quốc ca – Đòan ca.
- Bƣớc 2: Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
- Bƣớc 3: Bầu Đoàn chủ tịch đại hội, Đoàn chủ tịch giới thiệu thư ký của đại hội.
- Bƣớc 4: Đoàn chủ tịch công bố chương trình đại hội.
- Bƣớc 5: Đoàn chủ tịch trình bày báo cáo của Ban chấp hành đánh giá tình hình tổ
chức và hoạt động nhiệm kỳ qua qua (Đối với các chi đoàn mới thành lập trình bày báo cáo
hoạt động của lớp trong giai đoạn lâm thời), chương trình công tác nhiệm kỳ tới và bản kiểm
điểm Ban chấp hành.
- Bƣớc 6: Đại hội thảo luận báo cáo, phương hướng, bản kiểm điểm.
- Bƣớc 7: Bầu tổ bầu cử. Tổ bầu cử hướng dẫn thể lệ bầu cử.
- Bƣớc 8: Tiến hành bầu cử, công bố kết quả, Ban chấp hành mới ra mắt.
- Bƣớc 9: Đại hội tiến hành bầu đại biểu dự Đại hội đoàn cấp trên. Đoàn chủ tịch trình
bày yêu cầu, tiêu chuẩn của đại biểu đi dự đại hội đoàn cấp trên. Giới thiệu nhân sự dự kiến của
Ban chấp hành cũ và hướng dẫn đại hội ứng cử, đề cử vào danh sách bầu. Chủ tọa đại hội trả lời,
giải thích những ý kiến của đoàn viên, quyết định cho rút tên hoặc không cho rút tên khỏi danh
sách bầu. Đại hội biểu quyết thống nhất danh sách bầu cử.
- Bƣớc 10: Bầu tổ bầu cử. Tổ bầu cử hướng dẫn thể lệ bầu cử.
- Bƣớc 11: Tiến hành bầu cử, công bố kết quả.
- Bƣớc 12: Thông qua nghị quyết của đại hội.
- Bƣớc 13: Bế mạc đại hội.
Trình tự trên có thể thay đổi khi một số bƣớc đã đƣợc thực hiện trong đại hội nội bộ (trù bị).

4. NHIỆM VỤ CHÍNH CỦA TỪNG BỘ PHẬN
Đoàn chủ tịch đại hội: điều hành đại hội theo chương trình đã được thảo luận, thống nhất;
hướng dẫn cho đoàn viên thảo luận, biểu quyết văn kiện đại hội; lãnh đạo việc bầu cử, quyết định
cho rút tên hay không cho rút tên trong danh sách ứng cử; giải quyết những vấn đề phát sinh
trong quá trình diễn ra đại hội,…

Đoàn chủ tịch cần phải là những đồng chí có khả năng tổ chức, điều hành, có uy tín và nắm chắc
nguyên tắc điều lệ. Cơ cấu Đoàn chủ tịch nên có 3 đồng chí và có cả ủy viên BCH cũ, nhân sự
dự kiến tham gia BCH mới. Việc bầu Đoàn chủ tịch tiến hành bằng hình thức biểu quyết.
Thƣ ký đại hội: ghi biên bản đại hội, tổng hợp ý kiến phát biểu và các biểu quyết trong đại hội,
giúp việc cho đoàn chủ tịch. Thư ký có 2 đồng chí và được Đoàn chủ tịch giới thiệu.
Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 4

Tổ bầu cử: hướng dẫn thể lệ bầu cử, chuẩn bị phiếu bầu hợp lệ, kiểm phiếu và công bố kết quả
bầu cử, làm biên bản bầu cử. Tổ bầu cử thường gồm 3 đồng chí, được đại hội bầu bằng hình thức
biểu quyết. Các đồng chí có tên trong Danh sách bầu cử BCH không được tham gia làm việc
trong Tổ bầu cử.
Ban thẩm tra tƣ cách đại biểu: thống kê số lượng đại biểu tham dự trong đại hội, kiểm tra tư
cách tham dự của các đại biểu (về dân tộc, tôn giáo, số lượng Đoàn viên nam – nữ, tuổi Đoàn…)

5. VIỆC BẦU CỬ TẠI ĐẠI HỘI
Nguyên tắc bầu cử trong đại hội
- Khi bầu cử hay biểu quyết phải có quá ½ số phiếu bầu (kể cả phiếu hợp lệ và không
hợp lệ) hoặc quá ½ số người có mặt tán thành thì người được bầu mới trúng cử và nghị quyết
mới có giá trị.
- Trường hợp bầu lần thứ nhất chưa đủ số lượng đã quyết định thì phải tiếp tục bầu lần
thứ hai để lựa chọn trong số còn lại của danh sách ứng cử. Nếu bầu lần thứ hai vẫn chưa đủ thì
việc có tiếp tục bầu nữa hay không do đại hội quyết định.
- Trường hợp số người được quá ½ số phiếu bầu nhiều hơn số lượng được bầu thì chỉ
lấy đủ số lượng được bầu và lấy từ người cao phiếu nhất trở xuống.
- Trường hợp số cuối cùng của số lượng người định bầu có 2 người trở lên và có số
phiếu bằng nhau thì phải tổ chức bầu lại trong số những người đó chọn lấy người cao phiếu nhất.
Người trúng cử trong số đó cũng phải có quá nửa số phiếu bầu.
Bầu ban chấp hành mới
Bầu BCH mới được tiến hành bằng hình thức bỏ phiếu kín. Chi đoàn có từ 3 – 8 đoàn viên: bầu

bí thư, nếu cần thiết có thể bầu thêm 01 phó bí thư. Chi đoàn có từ 9 đoàn viên trở lên: bầu 03 ủy
viên BCH, trong đó có Bí thư và một Phó Bí thư.
Đại hội chi đoàn bầu các ủy viên BCH. Việc phân công chức danh bí thư, phó bí thư do BCH
mới quyết định trong hội nghị BCH.

6. THỦ TỤC ĐỀ NGHỊ ĐOÀN TRƢỜNG CHUẨN Y KẾT QUẢ ĐẠI HỘI
- Sau đại hội, chậm nhất 1 tuần BCH chi đoàn tiến hành họp phân công nhiệm vụ các
ủy viên BCH do bí thư chi đoàn cũ triệu tập.
- Hồ sơ đề nghị Đoàn trường chuẩn y kết quả đại hội bao gồm: Biên bản đại hội chi
đoàn; Biên bản kiểm phiếu và toàn bộ phiếu bầu BCH chi đoàn; Biên bản họp phân công BCH
và Danh sách trích ngang BCH mới; Công văn đề nghị chuẩn y BCH chi đoàn khóa mới; Trích
ngang Đại biểu dự đại hội đoàn cấp trên; Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ cũ và Phƣơng hƣớng nhiệm
kỳ mới. Hồ sơ trên đựng trong bì nhựa có nút và ghi rõ tên chi đoàn phía ngoài.

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 5


QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN THƢ

QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
1. Chuẩn bị
2. Dự thảo văn bản phù hợp
3. Duyệt sơ bộ
4. Hoàn chỉnh lần cuối
5. Trình ký chính thức
6. Nhân bản theo số lượng (photocopy)
7. Phát hành và lưu văn bản

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen

Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 6

THỂ THỨC VĂN BẢN
Các yếu tố bắt buộc
• Tiêu đề
• Tác giả
• Số và kí hiệu
• Địa danh, ngày tháng năm
• Tên loại và trích yếu
• Nội dung văn bản
• Nơi gởi, nơi nhận
• Chữ ký
• Con dấu
Các yếu tố không bắt buộc
• Dấu mật
• Dấu khẩn
• Dấu công văn đi/ đến

THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
• Dựa theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP và thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
• Áp dụng cho các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội
• Khổ giấy A4, trình bày theo chiều dài
• Định lề văn bản:
 Trang mặt trước: lề trên & lề dưới (2-2.5cm); lề trái (3-3.5cm);
lề phải(1.5-2cm)
 Trang mặt sau: lề trên & lề dưới (2-2.5cm); lề trái (1.5-2cm);
lề phải (3-3.5cm)

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen

Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 7

VB gồm có 9 thành phần bắt buộc:
1. Tiêu ngữ (quốc hiệu và tiêu đề)
2. Tên cơ quan ban hành văn bản
3. Số và ký hiệu văn bản
4. Đại danh và ngày tháng năm ban hành
5. a. tên loại và trích yếu nội dung VB
b. trích yếu nội dung công văn hành chính
6. Nội dung VB
7. Chức vụ, họ tên&chữ ký người có thẩm quyền
8. Dấu cơ quan
9.Nơi nhận

TIÊU NGỮ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
• Hàng trên viết chữ in hoa
• Hàng dưới viết chữ thường, chỉ viết hoa ở ký tự đầu
• Phía dưới có gạch ngang (phải chọn loại giấy A4)
• Size chữ: 13
• Canh giữa nếu làm hợp đồng và canh phải cho các loại VB

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 8

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp trên 1 cấp ở phía trên (Viết
bằng chữ in hoa, cũng có thể viết tắt bằng chữ in hoa:
UBND….)

• Cơ quan ban hành VB (in hoa) phía dưới
• Size chữ: 13
UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ VĂN HOÁ THÔNG TIN

SỐ VÀ KÍ HIỆU VĂN BẢN
• Đối với VB không có tên loại: Số…/năm ban hành/tên cơ quan
ban hành VB-tên đơn vị soạn thảo
Ví dụ: Số 05/ĐHHS-PĐT
• Năm ban hành chủ bắt buộc với những văn bản quy phạm
pháp luật, còn lại không bắt buộc
Với văn bản pháp quy:
Số:…/năm ban hành/tên loại VB-cơ quan BH
Ví dụ: Số 18/2004/NĐ-CP

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 9

ĐỊA DANH, NGÀY THÁNG
• Kiểu chữ Italic (size chữ: 12)
• Ngày nhỏ hơn 10 phải có số 0 phía trước
• Tháng nhỏ hơn 3 phải có số 0 đằng trước
‒Địa danh là nơi trú đóng của cơ quan ban hành VB
‒Ngày tháng là thời điểm vào sổ đăng ký phát hành VB
Ví dụ: Long An, ngày….tháng….năm….. (canh phải)

TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU
• Tên loại: là tên gọi chính thức của VB như: quyết
định, báo cáo, tờ trình
• Trích yếu: là câu ngắn gọn, tóm tắt chính xác, đầy đủ

nội dung chính hoặc mục đích của VB
• Đối với loại VB có tên loại: Trích yếu đặt dưới tên loại
• Đối với công văn: Trích yếu đặt dưới số và ký hiệu VB
• Size chữ :14-15

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 10

CHỮ KÝ
• Thể hiện tính pháp lý của VB và trách nhiệm của người ký đối
với VB đã ký
• Hình thức ký: có các hình thức ký sau:
- Thẩm quyền ký: Thường là thủ trưởng
- Ký thay: đối với cấp Phó được uỷ quyền (KT.)
- Ký thừa lệnh: Cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng 1 cấp được
uỷ nhiệm ký thừa lệnh được người dưới 1 cấp thực hiện
(TL.)
- Ký thay mặt: Với các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể
(TM.)
- Ký thừa uỷ quyền (TUQ.)

CON DẤU
• Dấu chỉ được đóng lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ
• Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký về phía trái
• Con dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành VB
• Con dấu thông thường là dấu tròn (do cơ quan Công an cấp và
quản lý)
• Một số cơ quan nước ngoài sử dụng dấu chữ nhật
• Dấu được đóng lên chữ ký được sử dụng đối với những văn
bản mà người ký tên có đủ thẩm quyền được đóng lên chữ ký

(thông thường là cấp trưởng-phó)
• Dấu treo được đóng ở góc trái của văn bản nếu người ký tên
không có đủ thẩm quyền để đóng dấu lên chữ ký, nhằm xác
nhận VB được phép phát hành
• Dấu treo cũng được đóng giáp lai để tránh việc thay đổi số
trang, các chi tiết trong VB.

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 11

NƠI NHẬN
• Phần này đặt ở phía cuối góc trái văn bản, ghi tên cơ quan đơn
vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện VB, phối hợp thực
hiện để báo cáo, để biết, để theo dõi…Ghi theo thứ tự từ cơ
quan cao nhất đến thấp
• Đây cũng là cơ sở để tính số lượng bản phát hành
• Size chữ: 12
Nơi nhận:
-Như trên
-UBND/TP (để báo cáo)
-UBND các Phường (để phối hợp)
-Lưu

ĐỊA CHỈ CƠ QUAN, TỔ CHỨC, EMAIL,
WEBSITE, SỐ ĐT, FAX…
• Đây là mục cuối cùng của VB, được ghi ở phía dưới cùng và
được phân cách bằng 1 đường gạch ngang

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 12

Số, ký hiệu VB
Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức
Địa danh, ngày, tháng, năm
Trích yếu nội dung Tên loại, trích yếu
Nội dung
Nơi nhận
Chức vụ
Chữ ký
Dấu
Địa chỉ cơ quan, tổ chức
20-25 mm
20-25 mm
30-35 mm
15-20 mm

Biểu mẫu
• Nếu như chỉ có 1 địa chỉ gởi thì ghi ngang với “Kính gởi” và
không có gạch đầu dòng.
• Nếu như có từ 2 địa chỉ gởi trở lên thì phải xuống 1 hàng so
với “Kính gởi” và có gạch đầu dòng
TÊN CQ,TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số:……………..
V/v:…………….
………, ngày ….tháng….năm…..
Kính gởi:…………………

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 13

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- ………..; (Chữ ký, dấu)
-…………;
-…………; Nguyễn Văn A
Địa chỉ:………………………………………………………………………..
ĐT:……………….Fax:…………………………….
Email:……………………………………………Website:………………………

Cách viết một số tên riêng các cơ quan Đảng,
nhà nƣớc.
Ví dụ:
Ban Chấp hành Trung ương Đảng
Ban Tư tưởng – Văn hoá Thành uỷ
Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh Đồng Nai
Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước
Hội đồng Nhân dân tỉnh Tiền Giang

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 14

CÔNG VĂN
Là loại VB không có tên loại và cách trình bày cũng khác so với
các loại VB có tên loại (V/v….sẽ nằm dưới số VB, còn các loại
VB khác V/v… sẽ nằm dưới tên loại VB)
• Phần mở đầu: nêu lý do, mục đích của việc ban hàng CV,
thường mở đầu bằng 1 câu có thành phần trạng ngữ chỉ mục

đích
• Phần nội dung: được diễn đạt bằng văn xuôi với mục đích
truyền tin, thông báo
• Phần kết thúc: thông thường chỉ mang tính hình thức nhưng
cũng cần thiết (lưu ý đến đối tượng nhận VB để chọn văn
phong phù hợp)
• Công văn có 2 loại: có 2 loại là công văn đề nghị & công văn
phúc đáp và mỗi loại phần nội dung trình bày sẽ khác nhau

THÔNG BÁO
• Phần mở đầu: nêu mục đích, chủ thể, thẩm quyền thông báo
và đối tượng tiếp nhận thông báo
• Phần nội dung: tuỳ nội dung, có thể viết thành:
- Một đoạn văn
- Nhiều đoạn văn
- Trình bày theo đề mục
• Phần kết thúc: nhấn mạnh nội dung chính, xác định thời hạn
có hiệu lực, các biện pháp chế tài

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 15

BÁO CÁO
• Chuẩn bị:
- Xác định mục tiêu
- Thu thập, sắp xếp, tổng hợp dữ liệu
- Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất với
cấp trên
• Bƣớc viết báo cáo:
- BC sơ kết: kiểm điểm việc đã làm, chưa làm, ưu/khuyết

điểm, nguyên nhân, những biện pháp cần có để tiếp tục thực
hiên nhiệm vụ còn lại
- BC tổng kết:như BC sơ kết nhưng chi tiết hơn, cụ thể hơn,
tổng hợp toàn bộ sự việc, đề ra phương hướng sắp tới

CẤU TRÖC VIẾT BÁO CÁO
• Mở đầu: nêu những điểm chính về chủ trương, nhiệm vụ được
giao, hoàn cảnh thực hiện, những thuận lợi, khó khăn
• Nội dung: nên viết theo kiểu liệt kê ý (với những minh hoạ cụ
thể bằng số liệu, dữ liệu) những việc đã làm/chưa làm, có phân
tích nguyên nhân, đánh giá, nêu hướng khắc phục, phương
hướng
• Kết thúc: đề nghị, kiến nghị (đối với BC quan trọng, cần dựa
vào dàn ý để dự thảo, tổ chức góp ý để điều chỉnh, sửa chữa,
bổ sung, biên tập hoàn chỉnh và trình lãnh đạo)

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 16

BIÊN BẢN
• Mở đầu: thời gian, địa điểm
thành phần tham dự, người chủ trì
• Nội dung:
Nếu là BB họp hoặc vụ việc đang diễn ra thì ghi theo thứ tự
Nếu là BB vụ việc đã xảy ra thì mô tả hiện trường, ghi chép
theo lời khai của nhân chứng, đương sự hoặc ng có liên quan

• Kết thúc: ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập BB
- Nếu ghi BB được đọc thông qua những người tham gia thì
phải ghi rõ

- Nếu BB được lập thành nhiều bản thì phải ghi rõ số bản
được lập
- BB phải có chữ ký của người ghi BB, của người chủ trì, tuỳ
tính chất của vụ việc, phải có chữ ký của người đại diện tổ
chức, người làm chứng, người bị hại…



Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 17


KỸ NĂNG TỔ CHỨC

1. KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO
Đây là tài liệu về kĩ năng lãnh đạo mang tính tham khảo. Tài liệu này được tập hợp từ những
kinh nghiệm của cá nhân tôi và tham khảo thêm một số sách, đặc biệt là sách “Phát triển kĩ năng
lãnh đạo” ( bộ The Sunday Times – Creating Success của First New ). “Lãnh đạo” không phải là
điều gì ghê gớm, nó là một kĩ năng, tôi tin là rất cần thiết đối với người cán bộ Đoàn – Hội. Mặt
khác cũng sẽ có ích cho bạn trong học tập và công việc sau này! Hãy nhớ rằng : “Kĩ năng lãnh
đạo chỉ có một phần là bẩm sinh, còn lại là sự rèn luyện bản thân trong thực tế”.
Nếu xét kĩ, những vấn đề xoay quanh khả năng lãnh đạo thường bao gồm 3 yếu tố : nhà lãnh đạo
– các phẩm chất cá nhân và tính cách, tình huống – một phần bất biến và một phần hay thay đổi,
nhóm – những người đi theo nhà lãnh đạo, những nhu cầu và giá trị của họ.

1.1. Nhà lãnh đạo - Khám phá khả năng lãnh đạo của bản thân
Bạn có khả năng lãnh đạo không ? Bạn có khả năng nhưng không được công nhận cũng bằng
thừa. Hãy tự hỏi : “Những yếu tố nào khiến một người được những người khác chấp nhận là nhà
lãnh đạo? ”
Câu trả lời là : một số đặc điểm tính cách nổi bật sẽ quyết định vai trò lãnh đạo trong mọi tình

huống, tuy nhiên chỉ 1 phần nhỏ những tính cách đó là thiên bẩm, còn lại là những kĩ năng
được rèn luyện và phát triển qua thời gian. Những “tố chất” đó là : nhiệt tình, chính trực, bền
chí, công bằng, sôi nổi, khiêm tốn, tự tin. Trong đó chính trực là đặc điểm để phân biệt nhà lãnh
đạo giỏi (vd như Hitle) và nhà lãnh đạo hƣớng thiện (vd như Nelson Mandela).
Sau đây là một số câu hỏi đề bạn tự đánh giá khả năng lãnh đạo, hãy suy nghĩ kĩ và đánh dấu có
nếu thấy đúng với mình nhé. Càng nhiều câu trả lời có, khả năng của bạn càng nhiều, nhưng
cũng chưa hẳn là chính xác tuyệt đối :
Câu hỏi Có Câu hỏi Có
Bạn đã chứng tỏ rằng mình là một
người có trách nhiệm chưa?
Bạn có năng động và luôn tham gia
vào các CTXH không ?

Bạn có thích trách nhiệm và những
phần thưởng từ công tác lãnh đạo
không ?
Bạn có đủ tự tin để đối diện với sự
phê bình, thờ ơ hoặc thiếu cảm tình
từ người khác không ?

Bạn có được nhiều người biết đến vì
sự nhiệt tình của mình không ?

Bạn có khả năng kiểm soát cảm xúc
và tâm trạng của mình không hay để
chúng chế ngự ?

Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 18

Bạn có được đánh giá là chính trực
không?
Bạn có đối xử không trung thực với
những người giúp bạn trong 6 tháng
qua không ?

Bạn có nhiệt huyết không? Bạn là người sống vừa hướng nội,
vừa hướng ngoại phải không ?


1.2. Lãnh đạo theo từng tình huống
Ngoài việc sở hữu đặc điểm tính cách nổi bật thì khả năng lãnh đạo còn phụ thuộc vào tình
huống. Trong một tình huống nào đó, bạn trở nên người có quyền lực lãnh đạo. Có 4 loại quyền
lực lãnh đạo thường thấy là :
- Quyền lực địa vị và đẳng cấp : “Người có địa vị, đẳng cấp nhất là lãnh đạo”
- Quyền lực kiến thức : “Người biết nhiều nhất là lãnh đạo”
- Quyền lực nhân cách : “Người có uy tín nhất là lãnh đạo”
- Quyền lực đạo đức : “Người có khiến người khác hi sinh cho mình nhiều nhất là lãnh đạo”
Vd như khi tàu gặp bão thì thủy thủ luôn nghe lời thuyền trưởng vì ông ta có nhiều kinh nghiệm
nhất. Về nguyên tắc, cả 4 loại quyền lực này quan trọng ngang nhau. Tuy nhiên, tùy tình huống
hãy linh hoạt sử dụng nhiều hơn 1 chút loại quyền lực cần thiết để phát huy khả năng lãnh đạo
của mình.
Nghĩa là, với vai trò là một cán bộ Đoàn – Hội, bạn nên dùng đúng mực “địa vị và quyền lực”
(kèm trách nhiệm) mình đƣợc giao để tạo sự nể trọng. Học giỏi, dùng kiến thức, và uy tín, sự tin
tƣởng để thuyết phục các bạn. Cuối cùng dùng đạo đức, nhân cách bản thân (thể hiện qua cách
đối nhân xử thế) để phát huy khả năng các bạn giúp đỡ, tham gia hoạt động cùng mình nhiều
hơn.

1.3. Lãnh đạo nhóm

Một cách nhìn khác để đánh giá khả năng lãnh đạo của một người là khả năng xử lý các nhu cầu
và gắn kết nhóm của người đó. Bạn thường gặp khó khăn gì khi làm việc nhóm, nhất là ở vai trò
đứng đầu một chi đoàn, chi hội hay cao hơn? Tôi thì chỗ nào cũng khó.
Ở giai đoạn đầu tiên: “Giai đoạn hình thành”, phải truyền đạt được mục tiêu công việc để mọi
người hiểu và cùng muốn làm với mình đã là khổ sở lắm rồi. Vậy mà ngay sau đó, “Giai đoạn
sóng gió” lại nổi lên. Mỗi người một quan điểm, một ý tưởng, một phương pháp. Thế là cãi nhau,
rồi giận hờn. Không ít khi “nghỉ chơi” luôn. Thế là phá sản. Nếu khéo léo lắm, vượt qua được
giai đoạn này thì xem như bạn đã vượt qua 2/3 chặn đường gian khổ nhất. Qua giai đoạn này,
mọi người bắt đầu bước vào “Giai đoạn hòa nhập”. Rồi nếu không khéo vẫn có thể bị quay
ngược lại giai đoạn 2. Nếu là một thành viên, bạn sẽ thế nào khi phải làm điều gì đó theo cách
Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 19

không phải của mình, thậm chí không thấy lợi ích trước mắt của mình trong đó? Không dễ dàng
gì phải không bạn !
= > Lúc này vai trò người lãnh đạo cần cho các bạn mình hiểu rõ mục tiêu và hiểu vì sao cần làm
như vậy !

Cơ bản, có 2 bƣớc nhƣ sau :
 Bƣớc 1: Xác định mục tiêu chung - Thống nhất suy nghĩ :
Nhìn vào 1 nhóm, luôn tồn tại 3 khía cạnh : nhiệm vụ chung (xác định), nhu cầu nhóm chung,
nhu cầu cá nhân. 3 khía cạnh này luôn ảnh hưởng lẫn nhau và có những yếu tố giao hòa với
nhau. Tôi không giải thích sâu 3 yếu tố này vì bạn sẽ được học thêm ở trường. Tôi muốn nhấn
mạnh 3 điểm cốt yếu được rút ra dựa trên 3 khía cạnh đó :
a. Con người, ngoài những nhu cầu cá nhân, không thể phủ nhận sự thật ẩn sau là họ luôn
cần nhau để tồn tại và hoàn thiện nhân cách. Mặt khác là để phát triển tình bạn, tình yêu,
xã hội,…Không ai có thể sống 1 mình! Tôi cần bạn và bạn cần tôi, chúng ta đểu
mang lợi ích cho nhau khi hợp tác. Hợp tác để đạt mục đích chung!
b. Trong nhóm, công tác lãnh đạo nhất thiết phải là 1 hoạt động tập trung vào lợi ích, hoạt
động của mọi đối tượng chứ không phải vào bản thân. Với công tác Đoàn –Hội ƣu tiên

tập trung nhƣ sau: lợi ích của sinh viên => lợi ích nhóm => lợi ích cá nhân trong
nhóm.
c. Có những lợi ích là về lâu dài, không thể thấy trƣớc mắt, có thể sau này khi đi làm
mới cần tới. Ít nhất, bạn cũng sẽ học được cách làm việc nhóm khi tham gia hoạt động
Đoàn – Hội. Tôi tin các bạn không phải người thiển cận.
Thống nhất được suy nghĩ này trong nhóm, bạn sẽ tạo được mối lien kết giữa các thành viên và
cảm nhận về sự công bằng tăng lên.

Bƣớc 2: Xác định rõ vai trò, trách nhiệm trong nhóm :
Nhấn mạnh rằng vai trò lãnh đạo trong nhóm là cực kì quan trọng không thể thiếu. Có thể
luân phiên nhưng không thể xóa sổ. Vai trò đó, chính là những gì người khác mong đợi ở bạn.
Dĩ nhiên, cá nhân khác nhau sẽ có mong đợi khác nhau => xung đột. Chẳng hạn, lúc nào đó bạn
sẽ thấy xung đột giữa lợi ích cá nhân của mình với lợi ích sinh viên – điều mà bạn luôn đặt lên
hàng đầu. Vì công tác này, bạn phải hi sinh thế này, thế kia, thật khó chịu đúng không ? Các
thành viên khác cũng có lúc nghĩ như vậy. Vậy làm sao giải quyết ?
Trong cuộc sống, bạn không thể mong người khác có những hành động quá với vai trò của họ
được giao. Có vai trò lãnh đạo, dĩ nhiên cũng có vai trò của thành viên. Đây chính là lúc bạn phát
huy vai trò lãnh đạo, nhìn rõ được những vai trò nào có thể phân cho thành viên nào cho phù hợp
để ít mâu thuẫn với lợi ích cá nhân họ nhất. Khi có vai trò cụ thể, thành viên sẽ tự biết tại sao
phải làm việc đó cho mục đích chung của nhóm và cả của họ nữa. Bên cạnh đó, khi mọi người
hiểu được vai trò của bạn, họ sẽ dễ thông cảm cho bạn hơn.
Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 20

Đạt nhiệm vụ
chung
Nhìn sơ đồ sau để xác định vai trò lãnh đạo trực quan hơn. Những vai trò này là một vòng tròn
khép kín có thể lặp đi lặp lại trong cả 1 nhiệm kì và mỗi vai trò đều quan trọng như nhau, không
thể thiếu :
MỤC ĐÍCH - NHU CẦU CỦA NHÓM VAI TRÕ LÃNH ĐẠO

Mặt khác, trách nhiệm cũng quan trọng tương đương. Nếu bạn làm việc thiếu trách nhiệm và đề
cao quá mức vai trò của mình, sớm muộn cũng gây chia rẽ nội bộ nhóm. Vai trò, quyền hạn, lợi
ích và trách nhiệm của mỗi thành viên luôn được xác định rõ ràng, như vậy sẽ có động lực và
gắn kết nhiều hơn.

1.4. Các kỹ năng lãnh đạo hiệu quả trong công tác Đoàn – Hội
Một điều cần ghi nhớ là công tác lãnh đạo tồn tại ở các mức độ khác nhau :
- Lãnh đạo nhóm : nhóm khoảng 5 đến 20 người
- Lãnh đạo hoạt động : đang lãnh đạo 1 đơn vị quan trọng trong doanh nghiệp hay tổ
chức gồm nhiều nhóm, trong đó các trưởng nhóm có trách nhiệm báo cáo với bạn
- Lãnh đạo chiến lược : bạn đang lãnh đạo cả một doanh nghiệp hay tổ chức với toàn
bộ trách nhiệm đối với 2 cấp lãnh đạo dưới bạn.

1.5. Xác định nhiệm vụ = làm rõ + định hƣớng
Nhiệm vụ là từ chung chung, cần vạch rõ nhiệm vụ ấy có mục tiêu cụ thể là gì và gắn với những
đặc tính sau : rõ ràng, cụ thể (detail action plan), có thời hạn (timeline – deadline), thực tế,
mang tính thử thách, có thể đánh giá. Khi có mục tiêu, thành viên còn có thể nhìn thấy vai trò
của họ trong kế hoạch.
Một nhà lãnh đạo luôn làm công việc định hướng cho nhiệm vụ. Nếu giỏi, họ có thể lôi kéo cả
những nhà lãnh đạo cấp dưới cùng tham gia với mình để họ thấy trách nhiệm và quyền hạn
tương lai.
Để định hƣớng cho tập thể, cần biết trả lời câu hỏi tại sao và cái gì cho từng nhiệm vụ. Như

vậy nhà lãnh đạo có thể để thành viên hiểu tại sao nên làm và hướng họ hợp tác, tự nguyện, sẵn

Phát triển
cá nhân

Xây dựng và
duy trì nhóm
- Xác định nhiệm vụ
- Lập kế hoạch
- Hướng dẫn
- Lắng nghe
- Kiểm soát
- Đánh giá
- Thúc đẩy
- Tổ chức
- Làm gương
Tài liệu tập huấn Đoàn – Hội Trường Đại Học Hoa Sen
Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 21

lòng làm điều đó. Ngoài ra, cũng đưa thành viên đi từ trừu tượng đến cụ thể, từ cái riêng đến cái
chung để có cái nhìn toàn diện nhất về nhiệm vụ.


Với công tác Đoàn – Hội ở trường, có các bước sau :
a. Nhiệm vụ chung cho tất cả hoạt động luôn là : vì lợi ích chung, mong muốn và nhu cầu
của sinh viên (trong đó có cả bạn và BCH nữa)
b. Cần nhớ: đầu nhiệm kì, bạn nên định hướng theo phương hướng dự kiến từ cấp trên đưa
xuống. Khi đại hội, cần thông qua, giải thích cụ thể những định hướng đó cho thành viên.
Từ phương hướng và định hướng, vạch ra mục tiêu cụ thể phù hợp thực tế. Nên kẻ bảng
excel các mục tiêu này đê làm rõ ràng, cụ thể, có thời hạn sẽ dễ nhìn hơn. Cuối nhiệm kì

có đánh giá công tác đã làm rõ ràng.

1.6. Lập kế hoạch
Lập kế hoạch sẽ giúp nhóm hoàn tất nhiệm vụ thông qua những câu hỏi cái gì, tại sao, làm thế
nào, ai làm gì, khi nào, ở đâu. Có một lời khuyên là bạn nên để nhóm lập kế hoạch còn mình
chỉ đưa ra những điểm giới hạn cần thiết. Như vậy, các thành viên có nhiều tự do để chia sẻ
quyết định ảnh hưởng đến công việc và tạo động lực làm việc cho nhóm. Đây là 1 khía cạnh của
sự trao quyền. Hãy để sinh viên cũng có phần đóng góp vào kế hoạch! Tuy nhiên khi để nhóm
quá tự do, sẽ đưa đến 1 kế hoạch không đúng theo ý bạn và phát sinh một số sự cố. Ít nhiều bạn
cũng có 1 chút kinh nghiệm trong lĩnh vực sắp làm. Do đó cần nhớ những điều cốt yếu sau :
- Đưa ra những điểm giới hạn
- Trao quyền để lập kế hoạch
- Tùy chỉnh kế hoạch linh hoạt theo thực tế
- Sáng tạo, khích lệ, cởi mở trong khi lập kế hoạch
- Lập kế hoạch dự phòng rủi ro

1.7. Hƣớng dẫn – truyền đạt thông tin và lắng nghe
Đây là 1 phần của kĩ năng giao tiếp, thành viên có thể nể bạn hơn khi bạn trình bày, hướng dẫn
lưu loát những ý tưởng của mình hoặc của nhóm, của cấp trên. 5 từ mấu chốt là : chuẩn bị tốt, rõ
ràng, đơn giản, sinh động, tự nhiên. Khả năng này phải luôn đi cùng khả năng lắng nghe và thấu
hiểu. Bạn sẽ được sinh viên đánh giá cao hơn khi biết lắng nghe và thấu hiểu. Chú ý : những
buổi gặp gỡ đầu tiên rất quan trọng.

1.8. Kiểm soát
Kiểm soát khác với độc tài và chuyên quyền. Nhà lãnh đạo cũng chính là người kiểm soát cao
nhất. Ở đây chỉ là kiểm soát để đảm bảo năng lực thành viên và nguồn lực mà nhóm dùng thực
sự hiệu quả để tiết kiệm, đạt mục đích cuối cùng đúng kế hoạch đã đặt ra. Để kiểm soát, bạn sẽ