Hoàn thiện quy trình xuất nhập khẩu máy móc tại Cty Quan hệ quốc tế và đầu tư sản xuất - 4 pps

40

Theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995 kể từ ngày 1/2/1996 trở đi, chỉ còn 9
trường hợp cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu: hàng xuất nhập khẩu mà nhà
nước quản lý bằng hạn ngạch, hàng tiêu dùng nhập khẩu theo kế hoạch được Thủ
tướng chính phủ duyệt, máy móc thiết bị nhập khẩu bằng vốn ngân sách, hàng của
doanh nghiệp được thành lập theo luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, hàng phục
vụ thăm dò khai thác dầu khí, hàng dự hội trợ triển lãm, hàng gia công, hàng tạm
nhập tái xuất, hàng nhập khẩu thuộc diện cần điều hành để đảm bảo cân đối nhu cầu
trong nước.
Công việc xin giấy phép nhập khẩu tại công ty QHQT-ĐTSX là theo kế hoạch sản
lượng cả năm, chứ không phải theo từng hợp đồng. Công việc này do phòng kinh
doanh thực hiện. Giấy phép nhập khẩu do Bộ công nghiệp cấp.
Sau khi ký kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, công ty tiến hành làm
thủ tục xin giấy phép kinh doanh trình lên bộ. Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh gồm
có:
Hợp đồng nhập khẩu giữa công ty và phía đối tác trung Quốc.
Phiếu hạn ngạch nhập khẩu.
L/C
Các giấy tờ khác có liên quan:
+ Hoá đơn thương mại
+ Chứng nhận xuất xứ
Làm thủ tục hải quan:
Công việc này được giao cho phòng kinh doanh thực hiện
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
41

Thông thường hàng nhập khẩu của công ty về theo đường bộ là tại cửa khẩu
Hữu Nghị - Lạng Sơn và theo đường sắt là ga Yên Viên - Hà Nội. Khi làm thủ tục
hải quan thông thường phải xuất trình cho hải quan nhứng giấy tờ sau:
- Tờ khai hàng nhập khẩu

- Hợp đồng nhập khẩu
- Bảng kê chi tiết hàng hoá
- Danh mục số khung, số máy
- Hoá đơn thương mại
- Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty
- Giấy giới thiệu của công ty
- Giấy xác nhận của Bộ công nghiệp
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá
Bên công ty phải có nghiă vụ hoàn thành thủ tục hải quan để hàng hoá được thông
quan, còn về phía hải quan sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá sẽ có quyết định
cho hàng qua biên giới, giao lại cho nhân viên của công ty:
Tờ khai hải quan
Thông báo cho công ty về các khoản thuế phải nộp, và biên lai nộp lệ phí.
Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu:
Trước khi giao nhận hàng hoá thì công ty phải hoàn tất các thủ tục để có thể tiến
hành giao nhận hàng. Công ty sẽ được thông báo gửi hàng từ phía đối tác Trung
Quốc trước 20 ngày, trước khi nhận hàng tại cửa khẩu. Thông báo này bao gồm:
thông báo về số L/C, số hợp đồng, tên hàng, khối lượng, số xe, bao bì ký mă hiệu.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
42

Việc tiến hành giao nhận và kiểm tra hàng hoá công ty cử người trực tiếp liểm tra
tại cửa khẩu, hai bên công ty đều đồng ý giao cho cơ quan kiểm tra hàng hoá là
Vinacontrol thực hiện. Nội dung kiểm tra, thì kiểm tra đầy đủ về:
Số lượng hàng: số lượng hàng thiếu, hàng thừa.
Kiểm tra về chất lượng: có đúng với loại hàng đã kí trong hợp đồng hay không.
Kiểm tra bao bì, kí mã hiệu: đối với hàng hoá của công ty QHQT-ĐTSX là nhập
khẩu xe máy nên bao bì đóng gói là sử dụng thùng cacton, nên cũng rất thuận tiện
cho việc kiểm tra về số lượng hàng hoá.
Nếu thấy lô hàng có những mất mát, thiệt hại và chất lượng hàng không đạt thì yêu

cầu cơ quan giám định hàng hoá giám định lại, sau khi nhận hàng xong các bên sẽ
ký vào bản tổng kết giao nhận hàng hoá.
Vận chuyển hàng hoá về nhập khẩu kho của công ty:
Sau khi nhận thông báo của phía đối tác về việc hàng đã đến cửa khẩu, công ty trực
tiếp cử người đi nhận hàng về. Doanh nghiệp thuê ô tô chở hàng về nhập kho của
mình . Hàng về của công ty là tại cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và tại ga Yên
Viên – Hà Nội nên công ty thuê ô tô chở về nhập kho của công ty. Trong nghĩa vụ
thuê chở hàng hoá bằng ô tô là một chứng từ không chuyển nhượng được- giấy gửi
hàng. Giấy gửi hàng này thường được lập thành ba bản. Nội dung bao gồm:
- Ngày và nơi lập giấy
- Ngày và nơi nhận hàng chở
- Mô tả tính chất của hàng hoá, phương pháp đóng gói, tình trạng bao bì
- Số lượng kiện, kí mã hiệu, trọng lượng hàng
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
43

- Những qui định và thoả thuận khác
Bảo hiểm cho hàng hoá:
Theo điều kiện DAF, người mua phải chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá từ khi
hàng hoá đặt dưới quyền định đoạt của mình tại địa điểm giao hàng tại biên giới.
Nên vấn đề bảo hiểm cho hàng hoá trên đường vận chuyển về là do công ty chịu
trách nhiệm. Công ty phải xác định được nhu cầu cần bảo hiểm của mình. Thường
công ty mua bảo hiểm ở mức thấp nhất cho hàng hoấ có hư hỏng hoặc mất mát trên
đường vận chuyển về nhập kho tại công ty.
Thanh toán tiền hàng :
Có rất nhiều phương thức thanh toán tiền hàng, nhưng phương pháp tín dụng chứng
từ (L/C) là thường sử dung hơn cả, và phương thức thanh toán của công ty QHQT-
ĐTSX với đối tác là thư tín dung không huỷ ngang (irevocable letter of credit ).
Dùng đông USD thanh toán. Sau khi soạn hợp đồng thì từ phòng kinh doanh sẽ
chuyển cho phòng kế toán để làm các thủ tục mở L/C thanh toán cho đối tác.

Đối với công ty QHQT-ĐTSX với tư cách là nhà nhập khẩu sẽ mở L/C để thanh
toán, số tài khoản của công ty là 4321- 0137 - 001158 tai ngân hàng Công thương
Việt Nam. Còn đối tác Trung Quốc ở đây là công ty Choqing thì số tài khoản là:
01809002352 tại ngân hàng Bank of China.
Khi công ty mở L/C thì bộ chứng từ cần thiết trình lên choi ngân hàng để ngân hàng
phục vụ cho nhà nhập khẩu gồm:
Hoá đơn thương mại
Chứng nhận xuất xứ
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
44

Danh mục đóng gói
Chứng từ vận tải
Khi tiến hành mở L/C thì công ty phải viết đơn xin mở L/C trình lên ngân hàng
phục vụ mình, thực hiện việc ký quĩ theo mức xác định của ngân hàng đối với từng
lô hàng nhập khẩu với số lượng lớn hay nhỏ( có những lô hàng phải kí quĩ 100%,
hay có những lô hàng chỉ phải kí quĩ 5%-10% giá trị của hợp đồng). Và phải bâo
gồm cả giấy yêu cầu thu tiền để trả thủ tục phí, thủ tục phí này phải trả theo yêu cầu
của ngân hàng(thường là 0,1% giá trị của hợp đồng).
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Khi nhận được hàng công ty phải kiểm tra hàng, nếu hàng hoá không đúng về số
lượng, chất lượng và chủng loại phù hợp như trong hợp đồng thoả thuận đã kí giữa
hai bên, công ty có quyền khiếu nại bên người bán.
Về điều khoản này, trong hợp đồng giữa hai bên công ty cũng đưa ra trường
hợp miễn trách đó là việc bất khả kháng như: lũ lụt, chiến tranh, Trong việc giao
nhận hàng hoá, chậm chễ hư hỏng, hay không đúng thời gian tất cả những tranh
chấp phát sinh giữa hợp đồng nhập khẩu, công ty thống nhất chủ trương giải quyết
bằng thương lượng trực tiếp giữa hai bên. Điều này giúp cho công ty không phải tốn
nhiều thời gian tiền bạc, đồng thời không tạo ra những căng thẳng trong quan hệ
giữa hai bên. Nếu hai bên không giải quyết được bằng thoả thuận, thương lượng

giữa hai bên thì lấy trọng tài quốc tế cùng với Bộ công nghiệp - Thương mại Việt
Nam để phân xử.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
45

Công việc hoàn thiện các thủ tục để tổ chức thực hiện hợp đồng về phía công
ty QHQT-ĐTSX được hoàn thiện một cách nhanh chóng để thực hiện nghĩa vụ đối
với hợp đồng. Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên là những người có trách nhiệm và
chuyên môn . Mỗi công việc đều được giao cho một người cụ thể , nên có trách
nhiêm hoàn thành công việc mình được giao. Điều này giúp cho việc thực hiện hợp
đồng được nhanh chóng và chuyên môn, giúp ngắn được thời gian và đảm bảo được
thực hiện một cách hiệu quả.
Chương 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu xe máy của công
ty
I. Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty:
Công ty QHQT-ĐTSX, là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực kinh
doanh xe máy theo xu hướng của thị trường hiện nay đó là xe máy với giá rẻ.Không
như những năm trước các công ty hoạt động trên thị trường này còn ít thì tình hình
kinh doanh của công ty còn có nhiều thuận lợi,nhưng những năm gần đây thì số
công ty tham gia kinh doanh trong lĩnh vực này tăng lên, tăng tính cạnh tranh trên
thị trường, nên hoạt động của công ty có giảm nhưng vì thương hiệu xe máy của
công ty trên thị trường đã có uy tín nên hoạt động của công ty vẫn có lãi. Và công ty
gặp phải một sự cạnh tranh gay gắt hơn nữa là những công ty sản xuất xe máy lớn
khác, đã đổi mới công nghệ, mua những linh kiện từ công ty khác với giá rẻ hơn để
lắp ráp xe hoàn chỉnh với giá thấp hơn nhưng vẫn là những công ty lớn hàng đầu có
qui tín về chất lượng hàng hoá trong lòng người tiêu dùng. Đấy có thể là một khó
khăn lớn cho công ty.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
46

Tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty sẽ được phòng kế toán tập hợp
lại, phân tích đánh giá và đưa ra những mục tiêu của năm tới , kết hợp với phòng dự
án và phòng kinh doanh, lập thành bản báo cáo hay tờ trình về kế hoạch sản xuất
kinh doanh chi tiết cho năm tới lên tổng công ty bao gồm:
Biểu kế hoạch về sản lượng.
Biểu kế hoạch về doanh thu.
Biểu kế hoạch, doanh thu chi phí kết quả sản xuất king doanh.
Trên cơ sở phân tích tình hình xu thế biến động của thị trường , công ty QHQT-
ĐTSX đã đưa ra những mục tiêu va phương hướng của mình.
Về nhập khẩu xe máy, công ty giảm số lượng xe nhập khẩu dạng CKD, tập trung
vào nhập khẩu xe máy dạng IKD, tiến sang lĩnh vực nhập khẩu ô tô chuyên dùng,
và các hàng khác như hàng tiêu dùng để phù hợp với nền kinh tế thị trường. Vẫn
tiến hành các hoạt động nhập khẩu uỷ thác, thiết bị cầu đường, phương tiện giao
thông vận tải và các hàng khác.
Thị trường xe máy Trung Quốc bão hoà, xu hướng thị trường đang hướng tới
những sản phẩm có chất lượng cao, giá thấp hơn, nên công ty đã có kế hoạch sản
xuất xe máy dưới dạng IKD2, đầu tư chiều sâu vào trang thiết bịi, nâng caonăng
suất và chất lượng, áp dụng tiêu chuẩn kỹ thuật quản lý chất lượng ISO 9001 vào
trong công ty.
Về kế hoạch xuất khẩu, thì mở rộng thị trường xuất khẩu lao động xuất khẩu
sang các nước, tuyển và đào tạo tay nghề cho những người xuất khẩu lao động, tăng
số lượng người được đi xuất khẩu lao động.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
47

Tăng các mặt hàng kinh doanh thương mại khác, thức hiện kế hoạch về
doanh thu năm sau tăng hơn năm trước.
Công ty QHQT-ĐTSX là công ty con, trức thuộc tổng công ty xây dựng giao
thông công trình 8 , nên công ty đang có kế hoạch mở rộng thị lĩnh vực xây dựng cơ
bản, những năm trứơc về giá trị lĩnh vực này chỉ đạt doanh thu khiêm tốn so với

hoạt động kinh doanh xe máy, thì sang năm tới sẽ tăng diện tích được xây dựng và
tăng doanh thu. Để có thể tiến hành cho hoạt động này công ty QHQT- ĐTSX đang
có chính sách tuyển thêm nhân sự là những kỹ sư thuộc lĩnh vực xây dựng, thi công
cầu đường, có tay nghề, có kinh nghiệm để có thể đảm bảo được trách nhiệm được
giao và tạo lập uy tín trên thị trường.
Để đẩy nhanh hoạt động kinh doanh xe máy,tạo lòng tin với khách hàng,tăng cường
các mối quan hệ làm ăn đối với các khách hàng,tăng cường các mối quan hệ làm ăn
đối với các cửa hàng, đại lý tiêu thụ của công ty,công ty không ngừng đổi mới và
hoàn thiện về chất lượng
Ta có thể cụ thể hiểu kế hoạch sản lượng sản xuất kinh doanh năm 2002của công ty
QHQT- ĐTSX như sau:
Kế hoạch sản lượng sản xuất kinh doanh năm 2002
Tổng số 525.600
A Kế hoạch kinh doanh 473.800
I Nhập khẩu kinh doanh xe máy 450.200
Xe máy dạng IKD Chiếc 60.000 450.200
Ii Ô tô chuyên dùng Chiếc 3.600
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
48

Iii Hàng khác 4.000
Iv Nhập khẩu uỷ thác
Thiết bị cầu đường Chiếc 12 15.000
Hàng khác 1.000
Phương tiện vận tải Chiếc 6.000
B Kế hoạch xuất khẩu
Xuất khẩu lao động Người 200
C Kinh doanh thương mại 20.000
Hàng tiêu dùng 3.000
D Xây dựng cơ bản

M2 27.000 2.000
Hà Nội, ngày 05/01/02
ii. Các giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty
QHQT-ĐTSX:
Để đưa công ty hoạt động theo đúng những mục tiêu và phương hướng đề ra một
cách có hiệu quả, đòi hỏi công ty phải có những biện pháp thích hợp đối với qui
trình nhập khẩu xe máy tại công ty. Qua quá trình thực tập tại công ty, em xin đưa
ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty.
1. Các giải pháp đối với công ty QHQT-ĐTSX:
1.1: Một số giải pháp về nghiên cứu thị trường và lập PAKD:
Để nắm bắt được các yếu tố của thị trường, hiểu biết các qui luật vận động
của thị trường để từ đó công ty có biện pháp xử lý kịp thời thì nhất thiết phải tiến
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
49

hành các hoạt động nghiên cứu thị trường. Khâu nghiên cứu thị trường có thực hiện
tốt thì doanh nghiệp mới xác định được chính xác mặt hàng,bạn hàng,xây dựng
phương án kinh doanh của mình một cách khoa học,đảm bảo hiệu quả trong kinh
doanh.
Hiện nay tại công ty chưa có bộ phận chuyên trách về nghiên cứu thị trường
,nên thành lập một bộ phận chuyên trách để nghiên cứu, thành lập phòng Marketing
riêng đi sâu vào nghiên cứ thị trường, thu thập thông tin đối với nhu cầu tiêu dùng
xe máy của người dân trong nước, dự đoán những xu hướng biến động của thị
trường để công ty xác định phương hướng kinh doanh cho công ty trong tương lai.
*Phương pháp thu thập thông tin:
Ngày nay công nghệ thông tin vô cùng phát triển ,nên việc thu thập thông tin qua
mạng Internet rất được chú ý, nên công ty có thể tìm kiếm thông tin qua mạng, lắp
đặt các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc tìm kiếm thông tin, nối mạng
Internet để cập nhật thông tin.
Hàng năm, công ty cử người đi tìm hiểu trực tiếp thị trường bên Trung Quốc, để có

thể tìm kiếm được nguồn hàng tốt hơn hoặc tìm hiểu thực tế công việc kinh doanh
phía đối tác.
*Xác định thị trường nhập khẩu trọng điểm và thị trường hàng hoá tiêu dùng trọng
điểm :
Bao gồm xác định thị trường nhập khẩu trọng điểm và thị trường hàng hoá tiêu thụ
trọng điểm.Thị trường nhập khẩu của công ty vẫn là phía đối tác Trung Quốc. Bởi
vì, nó còn tuỳ thuộc vào xxu hướng của người tiêu dùng trong nước. Phương tiện đi
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
50

lại ở nước ta hiện nay cơ đọng và thuận tiện nhất vẫn là xe máy, và xu hướng là xe
với giá rẻ.
Về thị trường tiêu thụ trọng điểm của công ty vẫn là thị trường miền bắc và thị
trường thành phố Hồ Chí Minh, với ưu thế về thương hiệu trên thị trường, công ty
nên phát triển hơn nữa thị trường tiêu thụ sản phẩm của mình, đưa sản phẩm về các
tỉnh thành khác không trực thuộc trung ương và đặc biệt là hường tới nhu cầu của
người dân lao động nông thôn. Đối với nhà nông bây giờ phương tiện xe máy đi lại
đó không phải là một cái gì đó quá xa vời, nhưng đối với thị trường tiêu thụ này thì
công ty phải đặc biệt chú ý về chất lượng xe của mình và giá cả của xe. Chính vì thế
giả pháp cho vấn đề này là công ty nhập khẩu linh kiện xe về lắp ráp và mở xưởng
sản xuất những linh kiện và phụ tùng mình có thể, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng
để giảm bớt được giá thành, thì thị trường tiêu thụ sản phẩm sẽ rộng hơn.
*Lựa chọn đối tác :
Công ty cần thận trọng trong việc lựa chọn đối tác kinh doanh trên cơ sở đã tìm hiểu
đối tác về:
- Tình hình sản xuất kinh doanh xe máy của bạn.
- Uy tín, tiềm năng và kinh nghiệm của họ trong kinh doanh.
- Tiêu thức giá cả,quy cách chất lượng của xe và tính đến yếu tố tiêu thụ loại
xe đó khi nhập về.
Trung Quốc là đối tác quen thuộc và là thị trường đầy tiềm năng, tuy vậy

công ty vẫn phải nắm rõ và theo sát tình hình sản xuất kinh doanh của đối tác để
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
51

đảm bảo chất lượng hàng nhập. Vì thế công ty phải thường xuyên cử người đi tìm
hiểu về thị trường Trung Quốc.
* Về lập phương án kinh doanh: Để có thể xác định nhu cầu tiêu dùng một cách cụ
thể công ty tiến hành kiểm tra hàng tồn kho tại các cửa hàng, các đại lý tiêu thụ sản
phẩm của công ty trên toàn quốc. Công việc này nên làm hai lần trong năm để có
thể xác định được một cách cụ thể về nhu cầu của người tiêu dùng thông qua số
lượng hàng tồn về kiểu xe, chất lượng xe, mầu sắc Đồng thời có thể thông qua đợt
khảo sát tìm hiểu nguyên nhân và xác định cho mình hướng đi tiếp theo, lập phương
án kinh doanh sát thực hơn.
1.2: Một số giải pháp trong việc đàm phán ký kết hợp đồng:
Đàm phán có một vai trò quan trọng đối với việc ký kết hợp đồng,vì vậy rất
coi trọng vấn đề đàm phán.Vấn đề đàm phán tại công ty lại theo hai bước: đàm phán
sơ bộ và đàm phán cụ thể,nên sự thành công của hợp đồng là thành công ở bước
đàm phán sơ bộ. Phái đoàn đàm phán sơ bộ tại Trung Quốc do chính GĐ công ty đi
đàm phán.
Việc chuẩn bị đàm phán phải thực hiện cho tốt cả về nhân sự thời gian và
mục tiêu cần đạt được. Xác định mục tiêu cụ thể cần đạt được, lường trước những
tình huống có thể xẩy ra để đưa ra những đối sách phù hợp khi tiến hành đàm phán
kí kết hợp đồng như:
- Tạo ra tính cạnh tranh: nêu lên quan điểm cạnh tranh,cần cho đối phương
không chỉ là người duy nhất mà công ty có thể hợp tác.Nếu trong đàm phán không
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -
52

tạo được tính cạnh tranh thì sẽ dẫn tới tình trạng làm cho đối phương thiếu nhiệt
tình với việc làm ăn cuả chúng ta.

- Từng bước tiến tới thoả thuận: Trong nhiều trường hợp không thể đạt ngay
được mục đích đàm phán,chúng ta cần bình tĩnh,chính chắn,phải nắm được tâm lý
của đối tượng,chia nhỏ mục tiêu của mình và từ đó từng bước thực hiện các mục
tiêu đã chia nhỏ đến khi đạt được mục tiêu toàn bộ.
- Nêu ra mục tiêu cao:nêu mục tiêu cao hơn dự tính để thoả hiệp dẫn đi đến
mục đích. Việc đặt ra mục tiêu cao sẽ có lợi hơn vì như vậy sẽ gây cho đối phương
bối rối và bất ngờ.
Và nhất là khi đạt được thoả thuận thì phải xem xét lại các điều khoản mà chúng ta
thoả thuận đựơc trước khi ký kết hợp đồng, và hợp đồng ký kết là một văn bản ghi
nhớ các điều kiện đã thoả thuận.
Hợp đồng nhập khẩu phải được trình bày rõ ràng,sáng sủa,trình bày nêu lên
nội dung đã được thoả thuận.
Về nhân sự trong đàm phán:
Đối với nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng,trình độ chuyên môn và bản lĩnh của
các nhà đàm phán sẽ quyết định đáng kể tới khả năng thành bại.Người đàm phán
không chỉ có trình độ chuyên môn về TMQT mà còn phải có sự hiểu biết sâu sắc về
hàng hoá, văn hoá, tính cách và ngôn ngữ của bạn hàng. Ngoài ra họ còn phải có
bản lĩnh và sự tự tin để vượt qua những phút căng thẳng trong quá trình đàm phán.
Vì vậy, công ty cần nâng cao trình độ nghiệp vụ hơn nữa, tìm hiểu cả về văn hoá,
phong cách và ngôn ngữ của đối tác cho đội ngũ đàm phán.
Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version -