Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng

Luận văn tốt nghiệp đại học
Lời nói đầu
Trong nền kinh tế thị trờng, thành công của các doanh nghiệp là tạo ra đợc và
duy trì lợi nhuận dài hạn. Để đạt đợc điều đó, các doanh nghiệp cần phải thiết lập
cho mình một nền tảng tài chính vững chắc. Điều này không chỉ bó hẹp theo nghĩa
là doanh nghiệp phải có một nguồn tài chính đủ mạnh mà quan trọng hơn là quản lý
tài chính nh thế nào cho có hiệu quả để phát huy tối đa lợi thế của mình trên thơng
trờng.
Một cơ chế quản lý tài chính đợc đánh giá là có hiệu quả nếu cơ chế này trớc
hết đảm bảo quản lý hữu hiệu tình hình thanh toán và công nợ của doanh nghiệp sao
cho có thể duy trì và tăng cờng khả năng thanh toán của doanh nghiệp trong tơng
lai. Điều này vô cùng quan trọng vì khả năng thanh toán của doanh nghiệp là một
trong những yếu tố quyết định sự tồn tại trớc mắt của doanh nghiệp trong nền kinh
tế thị trờng.
Để có thể duy trì và tăng cờng khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đòi hỏi
việc quản lý tình hình thanh toán và công nợ phải đợc quan tâm thích đáng. Muốn
vậy cần phải tăng cờng hiệu quả của công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ
thanh toán trong doanh nghiệp vì hạch toán kế toán là một công cụ quản lý tối quan
trọng có khả năng phản ánh và giám đốc liên tục và toàn diện nghiệp vụ kinh tế
phát sinh. Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay, khi mà công tác hạch toán kế toán
vẫn cha thực sự phát huy đợc vai trò của nó ở cả hai lĩnh vực quản lý công nợ trong
thanh toán và cung cấp thông tin cho công tác quản trị nội bộ. Điều đó biểu hiện ở:
tình trạng phá sản vì công nợ dây da và Nợ phải thu khó đòi hiện vẫn là vấn đề nổi
cộm trong các hoạt động kinh tế và các thông tin kế toán về thực trạng công nợ cha
đợc sử dụng phổ biến để thiết lập các quyết sách và chiến lợc tài chính, đặc biệt là
đối với vấn đề chiếm dụng vốn và thu hồi vốn. Vì vậy, tổ chức hạch toán kế toán nh
thế nào để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý nói trên là vấn đề cấp thiết đang thu hút đợc
sự quan tâm và mong muốn tìm ra hớng giải quyết của những ngời làm công tác kế
toán hiện nay.
Đối với một doanh nghiệp trực tiếp sản xuất và kinh doanh thì các quan hệ
thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là những quan hệ phát sinh thờng xuyên

- 1 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
và phổ biến. Những mối quan hệ này có ảnh hởng lớn tới quá trình sản xuất và kinh
doanh của doanh nghiệp do nó quyết định một phần quan trọng công tác huy động
vốn và thu hồi vốn. Vì vậy quản lý tốt công tác thanh toán, mà đặc biệt là quản lý
công nợ, sẽ giúp công ty giảm bớt đợc những khó khăn trong huy động vốn và thu
hồi vốn kinh doanh nhằm đẩy nhanh quá trình sản xuất, kinh doanh và gia tăng lợi
nhuận.
Công ty cổ phần thuốc thú y TWI là một đơn vị sản xuất, kinh doanh thuốc
thú y lâu năm nên công ty có quan hệ với rất nhiềukhách hàng và nhà cung cấp. Vì
vậy có thể nói, quan hệ thanh toán với những đối tợng này là những mối quan hệ
thanh toán đặc trng của công ty. Xuất phát từ đặc điểm đó cùng với những đòi hỏi
cấp thiết của việc hoàn thiện công tác quản lý công nợ hiện nay bằng phơng pháp
hạch toán kế toán, em đã thực hiện nghiên cứu đề tài:
" Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với
khách hàng và nhà cung cấp với việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong
quản lý công nợ tại Công ty Cổ phần thuốc thú y TWI ".
Để thực hiện đề tài trên em đã trực tiếp thu thập số liệu, quan sát, phỏng vấn
kế toán thanh toán của công ty về quy trình cũng nh phơng pháp hạch toán công nợ
tại công ty, đồng thời trên cơ sở những số liệu thu thập đợc em đã thực hiện phân
tích để đánh giá thực trạng công tác hạch toán kế toán cũng nh tình hình và khả
năng thanh toán của công ty.
Ngoài Lời nói đầu và Kết luận, đề tài của em gồm 3 phần:
Phần I: Cơ sở lí luận chung và phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán
với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh nghiệp.
Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách
hàng và nhà cung cấp tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI
- 2 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
Phần III: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán thanh toán với khách

hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý
công nợ tại công ty Cổ phần thuốc thú y TWI.
Phần I.
Cơ sở lí luận và phơng pháp hạch toán kế toán thanh
toán với khách hàng và nhà cung cấp trong doanh
nghiệp.
i. Cơ sở lí luận chung về thanh toán với khách hàng và
nhà cung cấp trong doanh nghiệp .
1.1. Thanh toán với ngời mua, ngời bán và ý nghĩa của việc quản lý công nợ
trong thanh toán tại doanh nghiệp.
Đối với một doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh quan hệ thanh toán với khách
hàng và nhà cung cấp là mối quan hệ đặc trng và phổ biến. Theo nghĩa chung nhất,
hoạt động thanh toán của doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp là quan hệ
kinh tế tài chính phát sinh giữa bên phải trả và bên đợc nhận tiền, phát sinh trong
quá trình mua bán vật t, tài sản, hàng hoá và dịch vụ
Xét trên phơng diện của hoạt động kinh tế, thanh toán với khách hàng và nhà
cung cấp là mối quan hệ phát sinh giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân bên
ngoài doanh nghiệp trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hoá và dịch vụ mà tuỳ
thuộc vào đối tợng thanh toán thì doanh nghiệp có thể là bên đợc nhận tiền hoặc
bên có nghĩa vụ phải trả. Các quan hệ này chấm dứt khi các bên đạt đợc mục đích
của mình.
- 3 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
Xét trên phơng diện tài chính, thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là
hoạt động liên quan đến thu- chi trong kinh doanh, nghĩa là liên quan đến luồng
tiền vào, ra của doanh nghiệp, là một bộ phận quan trọng của hoạt động đi chiếm
dụng vốn và thu hồi vốn của doanh nghiệp. Hoạt động thanh toán với khách hàng và
nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng ảnh hởng đến tình hình và khả năng thanh
toán của doanh nghiệp.
Tuy vậy, quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp không phải là

quan hệ thanh toán duy nhất trong một doanh nghiệp, mà nó tồn tại song song với
các mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tợng khác, từ đó cấu thành tổng thể
các quan hệ kinh tế tài chính của một doanh nghiệp nh đợc biểu diễn dới sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1 : Các quan hệ thanh toán chủ yếu của một doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp phát sinh các quan hệ thanh toán với khách hàng và nhà cung
cấp, thờng xảy ra các nghiệp vụ sau:
- Thanh toán ngay
- 4 -
Doanh nghiệp
Doanh nghiệp
Các đối tác
liên doanh
Các đối tác
liên doanh
Các khách hàng
Các khách hàng
Các đơn vị trực thuộc
và phụ thuộc
Các đơn vị trực thuộc
và phụ thuộc
Công nhân viên
Công nhân viên
Các nhà
cung cấp
Các nhà
cung cấp
Các tổ chức tín dụng
và ngân hàng
Các tổ chức tín dụng
và ngân hàng

Ngân sách
Nhà nước
Ngân sách
Nhà nước
Luận văn tốt nghiệp đại học
- Thanh toán sau
- Đặt trớc tiền hàng
Trong đó, trờng hợp thanh toán sau hoặc đặt trớc tiền hàng sẽ làm phát sinh
công nợ phải thu hoặc phải trả của doanh nghiệp với các đối tợng có liên quan. Đây
là hai tình huống chủ yếu phát sinh trong hoạt động thanh toán của doanh nghiệp,
và điều đó đặt ra yêu cầu quản lý công nợ trong thanh toán đối với doanh nghiệp.
Trong điều kiện kinh tế thị trờng, quản lý tốt công nợ trong thanh toán trớc
hết sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp kịp thời thanh toán các khoản nợ đến hạn và thu
hồi vốn kinh doanh cùng lợi nhuận kinh doanh, tránh đợc tối đa các rủi ro trong
thanh toán chẳng hạn nh nợ phải trả chồng chất không có khả năng thanh toán hoặc
nợ phải thu khó đòi.
Sau là, dựa vào các thông tin về tình hình công nợ, doanh nghiệp có thể đa ra
các quyết định quản lý là duy trì, tăng cờng, mở rộng hay huỷ bỏ các mối quan hệ
kinh doanh với nhà cung cấp nếu điều kiện thanh toán quá khắt khe, hoặc với các
khách hàng nếu họ có biểu hiện không thể thanh toán nợ, và từ đó từng bớc hoàn
thiện chính sách khách hàng và nhà cung cấp của mình.
Bên cạnh đó sẽ là hữu ích hơn nếu doanh nghiệp tận dụng đợc những thông
tin về tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp cùng những thông tin
quản lý công nợ của các đối tợng khác để lập kế hoạch quản lý, cân đối, và sử dụng
số vốn chiếm dụng đợc và số vốn bị chiếm dụng để thực hiện các chiến lợc kinh
doanh của riêng mình.
1.2. Các phơng thức thanh toán chủ yếu.
1.2.1. Ph ơng thức thanh toán bằng tiền mặt
Đây là phơng thức thanh toán thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Hình thức
này đợc áp dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà

cung cấp. Tuy vậy, nó chỉ thích hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ. Đối với
những giao dịch có trị giá thanh toán lớn, thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện
và không an toàn.Thanh toán bằng tiền mặt gồm các loại thanh toán nh:
- Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ
- Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ
- Thanh toán bằng kim khí quý, đá quý
1.2.2. Ph ơng thức thanh toán không dùng tiền mặt.
- 5 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
Phơng thức thanh toán này khắc phục đợc nhợc điểm của phơng thức thanh toán
bằng tiền mặt, đợc áp dụng khá phổ biến trong các giao dịch mua bán có giá trị
thanh toán lớn. Thực chất của phơng thức thanh toán này là thanh toán qua ngân
hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác. Phơng thức thanh toán này có thể
áp dụng đợc trong giao dịch nội địa và giao dịch quốc tế.
Trong giao dịch nội địa.
Có nhiều hình thức thanh toán đợc áp dụng trong giao dịch nội địa, trong đó
phổ biến là các hình thức thanh toán sau: Thanh toán bằng séc, Uỷ nhiệm chi (thu),
thanh toán bù trừ.
Thanh toán bằng séc:
Séc có giá trị thanh toán trực tiếp nh tiền. Đó là một tờ mệnh lệnh vô điều kiện của
ngời chủ tài khoản, ra lệnh cho ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho ng-
ời có tên trong séc, hoặc trả theo lệnh của ngời ấy hoặc trả cho ngời cầm tờ séc một
số tiền nhất định, bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Ngân hàng khi nhận đợc tờ séc
phải chấp hành mệnh lệnh này vô điều kiện, trừ trờng hợp tài khoản phát hành séc
không có tiền hoặc tờ séc không đầy đủ tính chất pháp lý.
Loại séc dùng để rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ đợc gọi là séc tiền mặt.
Loại séc dùng để thanh toán đợc gọi là séc thanh toán, gồm nhiều loại nh: Séc
chuyển khoản, séc bảo chi, séc định mức, séc chuyển tiền.
Việc thanh toán bằng séc đợc thực hiện nh sau:
Lu thông séc qua ngân hàng

(4) (5)
(3)
(1)
(2)
Sơ đồ 1.2: Lu thông séc qua ngân hàng
(1) Giao hàng (4) Báo Có cho ngời hởng séc
- 6 -
Ngân hàng
Ngân hàng
Người bán
Người bán
Người mua
Người mua
Luận văn tốt nghiệp đại học
(2) Phát hành séc thanh toán
(3) Chuyển séc cho ngân hàng để lĩnh tiền
(5) Quyết toán séc với ngời mua.
Lu thông séc qua 2 ngân hàng
(4)
(3) (5) (6)
(1)
(2)
Sơ đồ 1.3 : Lu thông séc qua 2 ngân hàng
(1) Giao hàng
(2) Phát hành séc thanh toán
(3) Nhờ ngân hàng thu hộ số tiền đã ghi trên
séc
(4) Thu tiền (Trả tiền)
(5) Ngân hàng trả tiền cho ngời hởng séc
(6) Quyết toán séc giữa ngân hàng với ngời

mua
Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu:
Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi:
Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản thông qua tờ lệnh "Uỷ nhiệm
chi" yêu cầu ngân hàng trích tài khoản của mình để trả cho ngời hởng lợi có tài
khoản mở cùng ngân hàng hoặc đợc mở ở ngân hàng khác.
Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu:
Là hình thức thanh toán mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ
số tiền nào đó. Theo hình thức này, bên đi mua không phải trả tiền ngay khi mua
hàng, bên bán sau khi giao hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng lập "Uỷ nhiệm thu"
cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản để thu tiền hàng.
Thanh toán bù trừ:
Là hình thức thanh toán thờng xảy ra ở các doanh nghiệp vừa là khách hàng, vừa
là nhà cung cấp với cùng một đối tợng. Để đơn giản trong thanh toán, doanh nghiệp
có thể dùng phơng pháp bù trừ công nợ của cùng đối tợng đó. Việc thanh toán bù
trừ giữa hai bên phải đơc thoả thuận bằng văn bản để làm căn cứ thực hiện và hạch
toán kế toán.
Trong giao dịch quốc tế.
Thanh toán quốc tế là một hoạt động quan trọng đối với những doanh nghiệp
có tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu. Hiệu lực kinh tế trong lĩnh vực kinh
doanh này phụ thuộc phần lớn vào chất lợng của việc thanh toán. Thanh toán quốc
- 7 -
Ngân hàng đại diện bên bán
Ngân hàng đại diện bên bán
Ngân hàng đại diện bên mua
Ngân hàng đại diện bên mua
Người mua
Người mua
Người bán
Người bán

Luận văn tốt nghiệp đại học
tế trong ngoại thơng có thể hiểu đó là việc phải trả những khoản tiền ngoại tệ, tín
dụng có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu đã đợc thoả thuận trong hoạt động
ngoại thơng.
Đối với một doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu, các hình thức
thanh toán thờng đợc áp dụng bao gồm: Điện chuyển tiền, Th tín dụng (L/C), Nhờ
thu... Trong đó, phổ biến nhất là hình thức thanh toán bằng th tín dụng thơng mại.
Th tín dụng ( Letter of Credit - L/C ) là một chứng th (điện hoặc ấn chỉ),
trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho ngời xuất khẩu nếu họ xuất trình đ-
ợc một bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L/C.
Nội dung chủ yếu của L/C bao gồm: Số hiệu, địa điểm, và ngày mở L/C; Tên,
địa chỉ của những ngời có liên quan đến L/C; Số tiền của th tín dụng; Thời hạn hiệu
lực, thời hạn trả tiền và thời gian giao hàng ghi trong th tín dụng; Những nội dung
về hàng hoá, về vận tải, giao nhận hàng hoá; Những chứng từ mà ngời xuất khẩu
phải xuất trình; Sự cam kết trả tiền của ngân hàng mở L/C và một số điều khoản đặc
biệt khác.
Trong đó, căn cứ vào mục " Thời hạn trả tiền " trên L/C có thể biết đợc việc
thanh toán đợc thực hiện ngay hay đợc thực hiện về sau so với thời điểm bên bán
xuất trình xong bộ chứng từ hàng xuất khẩu. Có 3 trờng hợp:
- At sight: Bên mua phải thực hiện thanh toán ngay khi bên bán xuất trình
đầy đủ bộ chứng từ hàng xuất khẩu
- D/A (Document against Acceptance ): Chấp nhận thanh toán đổi chứng từ.
Với hình thức này, ngời mua chỉ cần chấp nhận thanh toán thì sẽ đợc trao đầy
đủ chứng từ hàng nhập khẩu. Đây là một hình thức mua hàng trả chậm đợc
cam kết trả tiền bởi ngân hàng mở L/C. Hình thức này thờng đợc kèm theo
thời hạn thanh toán sau khi bên nhập khẩu đã nhận đầy đủ chứng từ hàng
nhập khẩu.
- D/P ( Document against Payment ): Thanh toán đổi chứng từ. Trờng hợp
thanh toán này yêu cầu ngời mua phải thanh toán hết tiền hàng, thì ngân hàng
mới đợc giao đầy đủ chứng từ hàng nhập khẩu cho ngời mua. ( Thông thờng

vận đơn đợc các ngân hàng giữ lại cho đến khi ngời mua thanh toán hết tiền
hàng)
Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán bằng th tín dụng thơng mại:
- 8 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
(2)
(5)
(6)

(8) ( 7) (1) (6) (5)
(3)
(4)
Sơ đồ 1.4: Thanh toán quốc tế bằng th tín dụng
(1) Ngời nhập khẩu làm đơn xin mở th tín dụng gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở th tín
dụng cho ngời hởng lợi.
(2) Ngân hàng mở th tín dụng lập th tín dụng, và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nớc ng-
ời xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển L/C đến ngời xuất khẩu.
(3) Ngân hàng thông báo gửi thông báo L/C cho ngời xuất khẩu và khi nhận đợc bản gốc L/C thì
chuyển ngay cho ngời xuất khẩu.
(4) Bên bán giao hàng cho bên mua ( nếu chấp nhận L/C )
(5) Bên bán xuất trình bộ chứng từ hàng xuất khẩu theo yêu cầu của L/C thông qua ngân hàng,
và đề nghị thanh toán với ngân hàng phát hành L/C
(6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với th tín dụng thì tiến hành
thanh toán cho ngời xuất khẩu, nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi
trả lại toàn bộ chứng từ cho ngời xuất khẩu.
(7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền ngời nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho ngời nhập khẩu khi
nhận đợc tiền hoặc ngời nhập khẩu chấp nhận thanh toán
(8) Ngời nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nếu
thấy không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền.
ii. nhiệm vụ, nguyên tắc và phơng pháp hạch toán kế

toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà
cung cấp.
Việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp xuất
phát từ chính yêu cầu cung cấp thông tin liên tục và toàn diện về tình hình công nợ
và thanh toán công nợ cũng nh yêu cầu kiểm soát thông tin về chi phí và doanh thu
của các nhà quản lý, nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết định sản xuất,
kinh doanh và các quyết định quản lý tài chính khác. Từ đó đặt ra các yêu cầu về
nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng
và nhà cung cấp để công tác hạch toán kế toán đợc tổ chức khoa học, chặt chẽ và có
hiệu quả.
- 9 -
Ngân hàng mở L/C
Ngân hàng mở L/C
Ngân hàng thông báo
Ngân hàng thông báo
Bên mua
(Người nhập khẩu)
Bên mua
(Người nhập khẩu)
Bên bán
(người xuất khẩu)
Bên bán
(người xuất khẩu)
Luận văn tốt nghiệp đại học
2.1. Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán
với khách hàng và nhà cung cấp.
2.1.1. Nhiệm vụ hạch toán kế toán.
Công tác thanh toán với ngời mua, ngời bán (sau đây xin gọi tắt là thanh toán),
là một nội dung khá quan trọng, tác động lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh của
doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự lu tâm thích đáng từ phía các nhà quản trị doanh

nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán để các hoạt động thanh toán đợc ghi chép và
phân loại một cách khoa học, hợp lý và kịp thời. Một cách cụ thể hơn, nhiệm vụ đặt
ra đối với công tác hạch toán kế toán là:
- Lựa chọn và tổ chức một hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo để có thể theo
dõi và phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tợng,
theo từng nghiệp vụ, theo từng khoản nợ, và từng thời hạn thanh toán.
- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn,
quá hạn, và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để đảm bảo tốt khả năng thanh
toán và thu hồi vốn của doanh nghiệp. Đồng thời, tham mu cho ban quản trị các
biện pháp giải quyết các mối quan hệ thanh toán, góp phần cải thiện tình hình tài
chính của doanh nghiệp.
- Theo dõi và tham mu cho ban quản trị các phơng thức thanh toán tiên tiến,
hợp lý để đảm bảo thanh toán đúng hạn, kịp thời. Hớng dẫn các đối tợng tham
gia thanh toán thực hiện thanh toán theo đúng yêu cầu và thủ tục thanh toán của
doanh nghiệp.
2.1.2. Nguyên tắc hạch toán kế toán.
Các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời bán có thể là các nghiệp vụ thanh
toán ngay, thanh toán sau, hoặc đặt trớc tiền hàng. Trong bất cứ trờng hợp nào thì
việc ghi sổ và phản ánh chính xác nghiệp vụ thanh toán là rất cần thiết, và đòi hỏi
công tác hạch toán kế toán phải đảm bảo đợc các yêu cầu cơ bản của kế toán nh:
trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, và nguyên tắc có thể so sánh.
Trong đó, đặc biệt với các nghiệp vụ làm phát sinh công nợ phải thu, phải trả với
ngời mua, ngời bán thì càng cần đợc hạch toán kế toán một cách chặt chẽ và khoa
học vì đó là những nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên và chủ yếu trong hoạt động
thanh toán, có ảnh hởng trọng yếu tới tình hình tài chính cũng nh tình hình và khả
năng thanh toán của doanh nghiệp. Vì vậy nguyên tắc hạch toán kế toán các nghiệp
vụ thanh toán ở đây xin đợc đề cập đến nguyên tắc hạch toán các khoản phải thu,
phải trả khách hàng và nhà cung cấp nh sau:
- 10 -
Luận văn tốt nghiệp đại học

- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tợng, thờng
xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán để đảm bảo tính kịp
thời.
- Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán, cũng nh
theo từng đối tợng, nhất là những đối tợng có khả năng khó thu, hoặc khó trả để có
kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp.
- Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên hoặc d nợ lớn
thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán doanh nghiệp cần tiến hành, kiểm tra, đối chiếu
từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, và số còn nợ. Nếu cần thiết có thể yêu cầu
các đối tợng đối chiếu công nợ bằng văn bản.
- Đối với các khoản phải thu, phải trả có nguồn gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về
nguyên tệ, và quy đổi theo "đồng Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam". Cuối kì, phải điều
chỉnh số d theo tỷ giá thực tế.
- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng kim khí quý, đá quý, cần chi tiết
theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì phải điều chỉnh số d theo giá thực tế.
- Tuyệt đối không bù trừ số d giữa hai bên Nợ, Có của các tài khoản thanh toán
131 và 331 mà phải lấy số d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên
bảng cân đối kế toán.
2.2. Phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với ngời mua và ngời bán.
2.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán.
Lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán.
Chứng từ thanh toán là căn cứ để chứng minh cho các nghiệp vụ thanh toán
phát sinh và hoàn thành. Chứng từ thanh toán đợc lựa chọn trớc hết phải tuân theo
những biểu mẫu bắt buộc do nhà nớc quy định, ngoài ra doanh nghiệp có thể lập
thêm các chứng từ khác theo hớng dẫn của nhà nớc, hoặc xin phép và đợc sự đồng ý
của cơ quan nhà nớc có thẩm quyền để in chứng từ phù hợp với đặc thù của doanh
nghiệp mình.
Bộ chứng từ thanh toán gồm đầy đủ cả bốn loại: chứng từ mệnh lệnh (Giấy đề
nghị thanh toán, quyết định chiết khấu cho khách hàng của giám đốc ..., chứng từ
thực hiện (các hoá đơn mua hàng, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy

báo Có...) chứng từ liên hợp (Phiếu chi đính kèm với Hoá đơn mua hàng, Giấy báo
Có đính kèm với hoá đơn bán hàng...), và các chứng từ thủ tục ( nh Bảng kê thanh
toán, Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, Bảng tính chiết khấu cho khách
hàng...)
Các chứng từ trên đợc kế toán tập hợp đầy đủ để làm căn cứ chứng minh cho
nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hoàn thành. Đồng thời, các chứng từ thực hiện và
- 11 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
một số chứng từ thủ tục (đợc đính kèm đầy đủ các chứng từ gốc) sẽ đợc kế toán sử
dụng để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Các chứng từ thanh toán là những chứng minh bằng văn bản cụ thể các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vì vậy, chứng từ thanh toán phải đợc lập
tuân thủ theo các quy định chung nhất về chứng từ nói chung. Theo đó, chứng từ
thanh toán phải đợc lập với đầy đủ các nội dung chính sau:
- Tên gọi của chứng từ
- Ngày tháng, số thứ tự của chứng từ
- Số hiệu của chứng từ
- Tên, điạ chỉ của đơn vị, cá nhân tham gia quan
hệ thanh toán
- Tên gọi, địa chỉ, chữ ký của những ngời có liên
quan đến việc lập, xác minh, thực hiện, kiểm tra
chứng từ. Trong trờng hợp cần thiết phải có dấu
của đơn vị.
- Nội dung của nghiệp vụ thanh toán
- Số tiền và quy mô của nghiệp vụ thanh toán.
Đối với số tiền phải vừa ghi bằng số và ghi bằng
chữ, và phải phù hợp với nhau.
- Các chỉ tiêu về thuế suất và số thuế phải nộp
- Các chỉ tiêu về mức giảm giá hàng bán, chiết
khấu thơng mại, số tiền giảm

- Các chỉ tiêu về mức giảm giá, chiết khấu, thời
hạn chiết khấu thanh toán và số tiền chiết khấu
thanh toán...
- Phơng thức thanh toán (nếu cần)
Các chứng từ thanh toán phải đợc lập với đầy đủ các yếu tố cơ bản và các
yếu tố bổ sung (nếu cần ) và do các bộ phận có liên quan trực tiếp lập theo quy định
của từng đơn vị, lập đầy đủ số liên quy định; phải đợc ghi rõ ràng, trung thực, đầy
đủ, không đợc tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. Trờng hợp viết sai cần huỷ bỏ và lu
lại để kiểm tra.
Ngoài ra việc lựa chọn, lập và sử dụng chứng từ thanh toán còn cần phải đáp
ứng đợc các yêu cầu sau:
- Giảm số lợng chứng từ, chỉ lập đủ cho nhu cầu, tránh thừa, trùng lắp, sử
dụng các chứng từ liên hợp, chứng từ thủ tục nhiều lần. Xác định đúng những
bộ phận cần lu chứng từ để giảm số liên của chứng từ tới mức hợp lý.
- Đơn giản hoá nội dung chứng từ tiến tới thống nhất, tiêu chuẩn hoá chứng
từ thanh toán nhng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ.
Với nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, bộ chứng từ sử dụng để làm căn cứ
hạch toán kế toán và ghi sổ kế toán thờng bao gồm các chứng từ sau:
- Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế.
- Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng thông th-
ờng
- Hoá đơn Thơng mại (cùng bộ chứng từ
hàng
Nhập khẩu )
- Vận đơn
- Phiếu nhập kho
- Phiếu chi
- Uỷ nhiệm chi.
- Giấy báo Nợ ngân hàng
- Sổ phụ ngân hàng

- Biên bản thanh toán bù trừ công nợ
(Vận dụng trong thanh toán bù trừ)
- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
- 12 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
- Giấy đề nghị thanh toán
Với nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, bộ chứng từ đợc sử dụng làm căn
cứ hạch toán và ghi sổ kế toán bao gồm:
- Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng kinh tế
- Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng thông
thờng
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( nếu
có)
- Phiếu xuất kho
- Bảng kê thanh toán ( nếu có)
- Phiếu thu tiền mặt
- Giấy báo Có ngân hàng, sổ phụ ngân hàng...
Tổ chức luân chuyển, bảo quản và lu trữ chứng từ thanh toán:
Việc tổ chức lập và luân chuyển chứng từ do kế toán trởng quy định nhằm
thiết lập đầy đủ, chính xác những căn cứ hợp pháp và hợp lý chứng minh cho
nghiệp vụ thanh toán phát sinh và hình thành, đồng thời xác định rõ vai trò,
trách nhiệm của các phòng ban chức năng có liên quan đến quá trình thanh
toán, và thiết lập nên một thủ tục, trật tự nhất định cho quá trình thanh toán.
Quá trình tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý hoá thủ tục lập,
ký, xét duyệt chứng từ ; quy chế hoá các bớc xử lý chứng từ thanh toán; xác
định đầy đủ trách nhiệm pháp lý của các phòng ban có liên quan đồng thời
vẫn rút ngắn đợc thời gian lu chuyển chứng từ.
Thông thờng các chứng từ thanh toán thờng đợc tổ chức luân chuyển nh
sau:
- 13 -

Luận văn tốt nghiệp đại học
Bộ phận kinh doanh
-----------------------------------
Lập đơn đặt hàng hoặc hợp
đồng kinh tế với người bán.
Hoặc tiếp nhận, xử lý đơn đặt
hàng và hợp đồng kinh tế với
người mua.
Bộ phận kinh doanh
-----------------------------------
Lập đơn đặt hàng hoặc hợp
đồng kinh tế với người bán.
Hoặc tiếp nhận, xử lý đơn đặt
hàng và hợp đồng kinh tế với
người mua.
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
----------------------
Xác nhận
Kí duyệt
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
----------------------
Xác nhận
Kí duyệt
Bộ phận kinh doanh
-----------------------------------
Nhận Hoá đơn mua hàng từ
phía người bán và lập Phiếu
nhập kho

Hoặc lập Hóa đơn bán hàng
và Phiếu xuất kho
Bộ phận kinh doanh
-----------------------------------
Nhận Hoá đơn mua hàng từ
phía người bán và lập Phiếu
nhập kho
Hoặc lập Hóa đơn bán hàng
và Phiếu xuất kho
Thủ kho
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
----------------------
Kí nhận
Kí duyệt
Thủ kho
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
----------------------
Kí nhận
Kí duyệt
Phòng kế toán
-----------------------------------
Tập hợp, phân loại chứng từ
Đối chiếu, kiểm tra chứng từ
Lập các chứng từ thủ tục ( nếu cần
thiết)
Lập chứng từ thực hiện thanh toán
theo số liên quy định
Phòng kế toán

-----------------------------------
Tập hợp, phân loại chứng từ
Đối chiếu, kiểm tra chứng từ
Lập các chứng từ thủ tục ( nếu cần
thiết)
Lập chứng từ thực hiện thanh toán
theo số liên quy định
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
----------------------
Xác nhận
Kí duyệt
Kế toán trưởng,
Thủ trưởng đơn vị
----------------------
Xác nhận
Kí duyệt
Phòng kế toán
-----------------------------------
Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn
chỉnh
Hạch toán và ghi sổ kế toán
Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán

Phòng kế toán
-----------------------------------
Lập bộ chứng từ thanh toán hoàn
chỉnh
Hạch toán và ghi sổ kế toán
Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán

- 14 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
Sơ đồ 1.5: Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán
- 15 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
2.2.2. Tài khoản sử dụng.
Đối với những khoản thanh toán ngay hoặc thực thanh toán cho ngời mua, ngời
bán, kế toán thực hiện phản ánh trên tài khoản 111 - Tiền mặt, hoặc tài khoản 112- Tiền
gửi ngân hàng.
Trờng hợp phát sinh công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, tài khoản đợc sử
dụng là:
TK 331- Phải trả ngời bán.
Tài khoản này đợc sử dụng chủ yếu để phản ánh tổng số nợ phải trả ngời bán và tình
hình thanh toán công nợ của doanh nghiệp với những ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung
cấp lao vụ, dịch vụ hoặc những ngời nhận thầu xây dựng các công trình cho doanh
nghiệp. Ngoài ra, TK 331 còn theo dõi những khoản còn phải thu của nhà cung cấp và
tình hình thanh toán công nợ phải thu với nhà cung cấp.
Trong quá trình hạch toán TK này, cần tôn trọng những quy định sau:
- Nợ phải trả ngời bán cần đợc hạch toán chi tiết theo từng đối tợng phải trả
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua hàng đã thanh toán tiền
ngay.
- Khi doanh nghiệp thanh toán nợ phải trả cho nhà cung cấp, cần thực hiện ghi
giảm Nợ phải trả trên tài khoản 331, và phản ánh số tiền đã trả trên các TK có liên
quan nh TK 111,112, 311, 341...
- Khi hạch toán chi tiết TK này, kế toán cần tiến hành phân loại đẻ xác định
những nhà cung cấp chấp nhận giảm giá hàng bán ngoài hoá đơn.
- Đối với những hàng mua đã nhập kho trong tháng nhng đến cuối tháng cha
nhận đợc hoá đơn, kế toán cần thực hiện hạch toán đầy đủ vào TK 331 theo giá tạm
tính và sau đó tiến hành điều chỉnh khi nhận đợc hoá đơn hoặc thông báo giá chính

thức của ngời bán.
- TK 331 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số d bên Có và số
d bên Nợ. Số d bên Có của TK 331 phản ánh số Nợ còn phải trả ngời bán của doanh
nghiệp. Số d bên Nợ của TK 331, phản ánh số nợ còn phải thu của nhà cung cấp trong
trờng hợp doanh nghiệp đặt trớc tiền hàng hoặc số tiền hàng trả thừa hoặc các khoản
giảm giá, chiết khấu đợc hởng sau khi đã lập hoá đơn...
TK 131- Phải thu của khách hàng.
Tài khoản này đợc dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán
các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hoá,
- 13 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
cung cấp lao vụ, dịch vụ. Ngoài ra, tài khoản 131 còn theo dõi các khoản doanh nghiệp
còn phải trả cho khách hàng và tình hình thanh toán các khoản phải trả khách hàng.
Trong quá trình hạch toán tài khoản này cần tôn trọng những quy định sau:
- Nợ phải thu cần đợc hạch toán chi tiết theo từng đối tợng phải thu và ghi chép
theo từng nghiệp vụ thanh toán
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá thu
tiền ngay vì nội dung của tài khoản này là theo dõi công nợ của doanh nghiệp với
khách hàng.
- Khi công nợ đợc thanh toán, cần ghi giảm các khoản phải thu, và phản ánh số
tiền khách hàng thanh toán vào các tài khoản có liên quan nh TK 111, TK 112.
- Trong quá trình hạch toán chi tiết tài khoản 131, kế toán phải tiến hành phân
loại các khoản nợ theo thời hạn thanh toán, các khoản nợ khó đòi hoặc không có
khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi và
có biện pháp xử lý.
- Trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ có thể phát sinh trờng hợp
hàng bán bị trả lạihoặc giảm giá hàng bán, khi đó kế toán cần căn cứ trên các Hoá
đơn hàng bán bị trả lại hoặc biên bản trả lại hàng hoặc thoả thuận giảm giá hàng
bán bằng văn bản giữa hai bên để ghi giảm các khoản phải thu của khách hàng trên
TK 131

- Trong trờng hợp các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến ngoại tệ, cần phản ánh
rõ sự điều chỉnh chênh lệch tăng, giảm tỉ giá ngoại tệ trên TK 131 theo quan hệ đối
ứng với tài khoản có liên quan (TK 413- chênh lệch tỉ giá).
- Tài khoản 131 là một tài khoản hỗn hợp, có thể đồng thời tồn tại cả số d bên
Nợ và số d bên Có. Số d bên Nợ phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng vào
cuối kỳ. Số d bên Có phản ánh số tiền khách hàng đặt trớc hay các khoản còn phải
trả khách hàng.
- 14 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
2.2.3. Ph ơng pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp.


- 15 -
TK 111,112,311,341TK
TK 152,153,611,211
TK 131
TK 111,112
Thanh toán ngay
Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ
(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)
Tính VAT theo phương pháp khấu trừ
Thanh toán nợ phải trả hoặc đặt trước tiền hàng
TK 511
TK 3331
Thanh toán bù trừ
Chiết khấu thanh toán
được thanh toán ngay
Bù trừ chiết khấu thanh toán với nhà cung cấp
Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng mua được trả lại
(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)

Thu hồi tiền hàng trả thừa
Mua chịu hàng
(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)
Mua chịu hàng
(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)
Thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ
(Tính VAT theo phương pháp khấu trừ)
Mua chịu hàng
(Tính VAT theo phương pháp
khấu trừ)
Mua chịu dịch vụ khác
(Tính VAT theo phương pháp
khấu trừ)
Mua chịu dịch vụ khác
(Tính VAT theo phương pháp trực tiếp)
TK 152,153,211,611
TK 133
TK 627,641,642
TK 111,112TK 515
TK 133
TK 152,153,211,611
TK 131
Luận văn tốt nghiệp đại học
Sơ đồ 1.6 : Phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với nhà cung cấp
Đối với các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, tuỳ vào việc kế toán
sử dụng tỉ giá thực tế hay tỉ giá hạch toán mà các khoản nợ và các khoản tiền thanh toán
khi đợc hạch toán sẽ đợc quy đổi thành tiền VNĐ theo tỉ giá thực tế tại thời điểm phát
sinh hoặc theo tỉ giá hạch toán đã đợc xác định. Phần chênh lệch tỉ giá sẽ đợc hạch toán
vào TK 413 - Chênh lệch tỉ giá.
2.2.4. Ph ơng pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng.

TK 131 ( TK 111, TK 112)
TK 511,515,711 TK 521,531,532
Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác Chiết khấu thơng mại, giảm giá,
(Tính VAT theo phơng pháp trực tiếp) hàng bán bị trả lại
(Tính VAT theo phơng pháp trực tiếp)

Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác Chiết khấu thơng mại, TK 3331
TK 3331 (Tính VAT theo phơng pháp khấu trừ) giảm giá, hàng bán bị trả lại
(Tính VAT theo phơng pháp khấu trừ)
TK 111,112
- 16 -
TK 635
Bù trù chiết khấu thanh toán
với khách hàng
Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho người mua
TK 111,112
TK 139
TK 642
Số tiền đã thu hoặc
được khách hàng ứng trước
Xoá sổ Nợphải thu khó đòi
(phần bằng số dự phòng đã lập)
Xoá sổ Nợphải thu khó đòi
(phần chênh lệch tăng giữa sô nợ xoá sổ
với phần dự phòng đã trích lập
Luận văn tốt nghiệp đại học
Sơ đồ 1.7 : Phơng pháp hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng
Việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng có liên quan đến ngoại
tệ đợc thực hiện tơng tự nh với trờng hợp thanh toán với nhà cung cấp.
2.3. Hệ thống sổ sách kế toán.

Trên góc độ lý thuyết, sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phơng pháp tài
khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phơng pháp ghi sổ kép.
Trên góc độ ứng dụng, sổ kế toán là một phơng tiện vật chất cơ bản, cần thiết để ngời
làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian và
theo đối tợng. Ghi sổ kế toán đợc thừa nhận là một giai đoạn phản ánh của kế toán trong
quá trình công nghệ sản xuất thông tin kế toán. Sổ kế toán có thể đợc đóng thành quyển
hoặc sổ tờ rời nhng đều phải tuân thủ theo nguyên lý kết cầu nhất định, có nội dung ghi
chép theo thời gian hoặc theo đối tợng nhất định, hoặc ghi chi tiết hoặc tổng hợp để phản
ánh và hệ thống hoá các thông tin đã đợc chứng từ hoá một cách hợp pháp và hợp lý theo
tiến trình ghi chép của kế toán.
Qua quá trình phát triển của khoa học kế toán, có các hình thức sổ sau:
- Hình thức Nhật ký - Sổ cái
- Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hình thức Nhật ký chứng từ.
Việc áp dụng hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất
kinh doanh và trình độ quản lý của các doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp có
điều kiện áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ, thì hệ thống sổ dùng để ghi chép các
thông tin kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nh sau:
Hệ thống sổ kế toán chi tiết:
Để phản ánh thông tin kế toán về các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà
cung cấp, hình thức Nhật ký chứng từ yêu cầu bắt buộc các sổ chi tiết sau:
- Sổ chi tiết TK 331- Phải trả ngời bán
- Sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng
Với hình thức sổ Nhật ký chứng từ, các sổ chi tiết TK 331, TK 131 không những chỉ
dùng để theo dõi và quản lý công nợ mà còn đợc sử dụng để làm căn cứ ghi sổ tổng hợp
vào cuối mỗi kỳ kinh doanh.
- 17 -
Luận văn tốt nghiệp đại học
Các sổ chi tiết này đều phải thực hiện theo dõi chi tiết theo đối tợng, và phải phản ánh

đợc các thông tin cơ bản sau:
+ Căn cứ chứng từ dùng để ghi sổ; ngày tháng phát sinh nghiệp vụ và ngày tháng ghi
sổ
+ Nội dung của nghiệp vụ thanh toán
+ Các quan hệ đối ứng tài khoản ( phải thực hiện ghi sổ kép )
+ Quy mô công nợ phát sinh tăng hoặc phát sinh giảm trong kì
+ Số d chi tiết công nợ của từng đối tợng đầu kì và cuối kì
+ Thời hạn thanh toán của mỗi khoản nợ
+ Ngoài ra, đối với những nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến ngoại tệ, thì sổ chi
tiết cần có thêm cột "Tỉ giá" và các cột phản ánh số ngoại tệ của nợ thanh toán.
Vào cuối kì kinh doanh, các sổ chi tiết phải đợc tiến hành khoá sổ và tính ra số tổng
cộng để làm căn cứ vào các sổ tổng hợp.
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp.
Trờng hợp thanh toán với ngời bán, hệ thống sổ tổng hợp đợc sử dụng bao gồm:
+ Nhật ký chứng từ số 5
+ Sổ cái TK 331
Trờng hợp thanh toán với ngời mua, hệ thống sổ tổng hợp đợc sử dụng bao gồm:
+ Bảng kê số 11
+ Nhật ký chứng từ số 8
+ Sổ Cái TK 131.
Quy trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán trên sổ Nhật ký chứng từ
đợc khái quát nh sau:
- 18 -
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết
TK 131
Bảng kê
số 11
Nhật ký chứng từ
số 5

Nhật ký chứng từ
số 8
Sổ cái TK 131 Sổ cái TK 331
Sổ chi tiết
TK 331
Báo cáo tài chính
Luận văn tốt nghiệp đại học
Ghi hàng ngày
Ghi cuối kì
Sơ đồ 1.10: Hạch toán trên sổ Nhật ký - chứng từ
iii. Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình và khả năng thanh toán
của doanh nghiệp.
1. Một số chỉ tiêu đánh giá tình hình thanh toán.
Tình hình thanh toán của doanh nghiệp phản ánh rõ nét nhất chất lợng hoạt động tài
chính và hiệu quả của công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp đó. Trong đó, nếu
quản lý công nợ đợc thực hiện tốt, công ty sẽ chủ động đợc trong việc thanh toán các
khoản nợ đến hạn và tận dụng đợc số nợ trong hạn để đầu t, sinh lời. Đồng thời, tránh đ-
ợc tình trạng thất thu nợ do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc dây da không thực
hiện trả nợ đúng hạn.
Để đánh giá tình hình thanh toán cần tính ra và so sánh các chỉ tiêu sau đây:
Tỉ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả:
H
PT/PTR
= x 100
Chỉ tiêu này cho biết một cách tổng quát tình hình công nợ của doanh nghiệp. Theo
đó:
H
PT/PTR
> 100%, cho biết các khoản phải thu chiếm tỉ lệ cao hơn so với
các khoản phải trả. Nhìn chung nó báo hiệu rằng hoạt động thanh toán cha

hiệu quả vì doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn nhiều hơn là chiếm dụng đợc.
- 19 -
Tổng Nợ phải thu
Tổng Nợ phải trả
Tổng tiền hàng bán chịu
Nợ phải thu bình quân
Luận văn tốt nghiệp đại học
H
PT/PTR
<100%, cho biết tỉ lệ các khoản phải thu nhỏ hơn tỉ lệ các khoản
phải trả trong doanh nghiệp. Điều đó bớc đầu cho thấy chính sách quảnlý
hoạt động thanh toán của doanh nghiệp là hợp lý.
Tuy vậy, để có thể kết luận chính xác, cần phải xem xét rõ nguyên nhân dẫn đến
các khoản phải thu, phải trả; số lợng các khoản phải thu, phải trả và tình hình sản xuất,
kinh doanh trong kì của doanh nghiệp.
Số vòng quay các khoản phải thu của khách hàng:
H
KH
= (vòng/lần)
Trong đó: Nợ phải thu bình quân =
Chỉ tiêu này cho biết các khoản phải thu khách hàng đợc thu bao nhiêu lần trong
kì. Hệ số H
KH
càng cao chứng tỏ tốc độ thu hồi các khoản phải thu của khách hàng càng
nhanh. Điều này nói chung là tốt vì doanh nghiệp sẽ không phải chịu nhiều chi phí cho
việc thu hồi các khoản nợ. Tuy nhiên nếu hệ số H
KH
quá cao thì có thể ảnh hởng đến mức
tiêu thụ vì H
KH

quá cao đồng nghĩa với việc thời hạn tiêu thụ ngắn, không hấp dẫn khách
mua hàng.
+ Thời gian của vòng quay các khoản phải thu:
)(
thu iphả n khoảcác quay vòngSố
365
= quay một vòngcủa gian Thời ngày
Chỉ tiêu này cho biết thời gian thu hồi nợ bình quân của doanh nghiệp là bao
nhiêu. Doanh nghiệp có thể so sánh chỉ tiêu này với kì hạn thanh toán mà doanh nghiệp
đã quy định đối với mỗi khoản phải thu, để đánh giá khả năng thu hồi nợ của doanh
nghiệp mình.
Thông thờng, nếu số ngày bán chịu hàng tối đa bằng (1+1/3) kì hạn thanh toán của
doanh nghiệp, thì có thể chấp nhận đợc.
Số vòng quay các khoản phải trả nhà cung cấp:
H
NCC
=
Trong đó, Nợ phải trả bình quân =
- 20 -
Số d nợ đầu kì + Số d nợ cuối kì
2
Số d nợ đầu kì + Số d nợ cuối kì
2
Tổng tiền hàng mua chịu
Nợ phải trả bình quân
Số D Có đầu kì + Số D Có cuối kì
Nợ phải trả bình quân
Luận văn tốt nghiệp đại học
Số vòng quay các khoản phải trả nhà cung cấp cho biết các khoản phải trả đợc
thanh toán bao nhiêu lần trong một năm. Nếu H

NCC
càng cao, chứng tỏ doanh nghiệp
thanh toán nợ càng nhanh, chứng tỏ khả năng thanh toán tốt.
Tuy nhiên, nếu H
NCC
quá cao, thì lại chứng tỏ doanh nghiệp cha tận dụng hết khả
năng của các khoản nợ để đầu t, sinh lời.
+ Thời gian của một vòng quay Nợ phải trả =
(vòng/lần)
Chỉ tiêu này cho biết khoảng bao lâu thì doanh nghiệp thực hiện thanh toán nợ 1
lần. Nếu thời gian của một vòng quay càng lớn, chứng tỏ doanh nghiệp phải thanh toán
nợ càng nhanh và ngợc lại.
Ngoài ra, để phân tích sâu hơn tình hình thanh toán, cần xem xét biến động của
các khoản phải thu, phải trả trên tổng số, cũng nh từng loại và dựa vào sự biến động cụ
thể để nhận xét.
2. Một số chỉ tiêu đánh giá khả năng thanh toán.
Để đảm bảo uy tín với các chủ nợ, doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến các
khoản nợ đến hạn để sẵn sàng chuẩn bị nguồn thanh toán cho chúng. Còn về phía các
chủ nợ, họ rất quan tâm đến khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp để đánh giá và có
thể yên tâm về khoản nợ của mình. Vì vậy việc đánh giá khả năng thanh toán của một
doanh nghiệp luôn là điều cần thiết đối với cả các chủ nợ và các con nợ.
Để phân tích, đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp, có thể dựa vào
một số chỉ tiêu sau đây:
(1) Vốn lu chuyển thuần (VLCT):
VLCT = Tổng giá trị thuần TSLĐ - Tổng Nợ ngắn hạn
VLCT > 0, chứng tỏ TSLĐ d thừa, đủ sức để trang trải các khoản nợ
ngắn hạn.
VLDT < 0, chứng tỏ khả năng thanh toán không tốt, TSLĐ không đủ sức
để trang trải các khoản nợ ngắn hạn.
(2) Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn: = Tổng giá trị thuần TSLĐ / Tổng Nợ ngắn hạn

Hệ số này phản ánh mức độ đảm bảo của TSLĐ đối với các khoản nợ ngắn hạn.
Nếu hệ số này càng lớn thì khả năng thanh toán càng cao. Tuy vậy, nếu hệ số này quá
cao thì cũng không phải là tốt, vì lúc đó có một số tiền (hoặc TSLĐ) bị tồn trữ quá đáng.
- 21 -
365

Số vòng quay các khoản phải trả
Tiền + Các khoản tơng đơng tiền
Tổng Nợ ngắn hạn
Luận văn tốt nghiệp đại học
Điều này phản ảnh việc sử dụng tiền không hiệu qủa vì chúng bị tồn đọng, không đợc
đầu t để sinh lời.
(3) Hệ số thanh toán tức thời: =
Hệ số này cho biết khả năng về tiền mặt và các tài sản có khả năng chuyển ngay
thành tiền để thanh toán nợ ngắn hạn. Thông thờng hệ số này đợc chấp nhận ở mức >
0.5. Còn để kết luận tốt, xấu thì còn phải căn cứ vào bản chất kinh doanh và điều kiện
kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Phần II
Thực trạng công tác hạch toán kế toán thanh toán với
khách hàng và nhà cung cấp
tại công ty Cổ phần thuốc thú y TW I
i. Giới thiệu chung về công ty
1.1. Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty cổ phần thuốc thú y TWI ( gọi tắt là VINAVETCO, tên giao dịch quốc tế
là Việt Nam Veterinary Products Joinstock Company N
0
I ), có trụ sở chính đặt tại: 88
Trờng Chinh- Đống Đa- Hà nội.
- 22 -