Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá và biện pháp nâng cao lợi nhuận tiêu thụ tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động.DOC

Lời nói đầu
Trong những năm vừa qua, sự chuyển biến nền kinh tế nớc ta sang cơ chế
thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc đà tác động mạnh mẽ đến quá trình kinh
doanh của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp thơng mại cũng không nằm ngoài
sự tác động đó, nó đang dần mở rộng, phát triển và ngày càng khẳng định vai
trò quan trọng của mình trong nền kinh tế thị trờng hiện nay.
Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thơng mại là lu chuyển hàng
hoá- nó là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Việc quản lý
tốt khâu này có liên quan đến sự sống còn của doanh nghiệp. Vì vậy, công
tác tổ chức hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá một cách khoa học và
phù hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp thơng mại có ý nghĩa to
lớn trong việc xử lý thông tin cho nhà quản lý và các cơ quan có thẩm quyền.
Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động là một đơn vị chuyên kinh doanh,
buôn bán các mặt hàng phục vụ cho tiêu dùng và ngành hàng bảo hộ lao
động thì công tác lu chuyển hàng hoá thờng xảy ra với quy mô lớn. Kế toán
lu chuyển hàng hoá
đảm nhiệm việc phản ánh, giám sát về tình hình
mua hàng, bán hàng, dự trữ hàng hoá tại doanh nghiệp trên cả hai mặt số lợng, giá trị.
Nhận thức đợc tầm quan trọng trên với sự hớng dẫn của cô giáo Nguyễn
Minh Phơng, em đà lựa chọn đề tài: Hoàn thiện công tác hạch toán lu
chuyển hàng hoá và biện pháp nâng cao lợi nhuận tiêu thụ tại Công ty
Tạp phẩm và Bảo hộ lao động.
Nội dung của luận văn gồm có những phần sau:
Phần 1: Cơ sở lý luận chung về hạch toán lu chuyển hàng hoá trong các
doanh nghiệp thơng mại.
Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán lu chuyển hàng hoá tại Công ty Tạp
phẩm và Bảo hộ lao động .
Phần 3: Hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá tại
Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động.
Do thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty và trình độ của em còn hạn chế
vì vậy, bài luận văn này của em còn có những sai sót. Em rất mong đợc sự

giúp đỡ, ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các nhân viên kế toán của
công ty.
Phần I

1


Cơ sở lý luận chung về hạch toán lu chuyển hàng hoá trong các đơn vị
kinh doanh thơng mại.
I. Đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán lu chuyển hàng hoá
trong các
đơn vị kinh doanh thơng mại.
1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thơng mại.
Thơng mại là khâu trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng. Thơng
mại bao gồm phân phối và lu thông hàng hoá. Trên góc độ vĩ mô hoạt động
kinh doanh thơng mại là hoạt động lu thông phân phối hàng hoá trên thị trờng buôn bán của từng quốc gia riêng biệt và giữa các quốc gia với nhau,
thực hiện quá trình lu chuyển hàng hoá
từ nơi sản xuất, nhập khẩu tới
nơi tiêu dùng. Do đó chức năng của thơng mại là mua bán, trao đổi hàng hoá
cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ mục đích sản xuất và đời sống.
Hoạt động kinh doanh thơng mại bao gồm hai quá trình là mua hàng, bán
hàng . Xuất phát từ đặc điểm này kế toán
lu chuyển hàng hoá
cũng
gồm hai phần hành chính là quá trình mua hàng
và quá trình bán hàng
. Hạch toán quá trình mua hàng
liên quan đến việc xác định giá trị và
phản ánh trị giá hàng mua vào. Còn kế toán quá trình bán hàng
không

những liên quan đến việc xác định và phản ánh doanh thu mà còn phải xác
định chính xác giá vốn hàng bán ra. Giữa hai quá trình mua hàng và bán hàng
bao giờ cũng có khoảng cách về không gian và thời gian. Hàng hoá
mua
về không phải bao giờ cũng tiêu thụ đợc ngay do đó dự trữ hàng hoá
là
một tất yếu. Hạch toán dự trữ hàng hoá
có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ,
chi tiết tình hình tồn kho hàng hoá
cả về số lợng lẫn giá trị. Ngoài ra, kế
toán lu chuyển hàng hoá còn phản ánh kết quả kinh doanh thơng mại thông
qua phần kế toán xác định kết quả kinh doanh.
Hoạt động kinh doanh thơng mại có đặc điểm là địa bàn tiêu thụ phân tán
nên trong kế toán lu chuyển hàng hoá
có thể hạch toán chi tiết từng
phần hành của từng cửa hàng, từng kho hoặc theo từng mặt hàng để phản
ánh đầy đủ tình hình kinh doanh của các kho hàng, cửa hàng hoặc hiệu quả
kinh doanh của từng mặt hàng.
Những đặc trng trên đây cho thấy kế toán lu chuyển hàng hoá có vai trò
đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp thơng mại. Do vậy, kế toán lu chuyển
hàng hoá
hàng hoá
phải đợc thực hiện một cách khoa học, hợp lý để
có thể cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý ra quyết định kinh doanh.
Trên đây là những đặc điểm hoạt động kinh doanh thơng mại có ảnh hởng

2


đến kế toán lu chuyển hàng hoá. Nh vậy, chúng ta làm rõ khái niệm và

nhiệm vụ của kế toán lu chuyển hàng hoá.
2. Khái niệm và nhiệm vụ kế toán
2.1.

lu chuyển hàng hoá

.

Khái niệm.

Lu chuyển hàng hoá là quá trình đa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất đến
tiêu dùng qua các phơng thức mua bán.
Đối với các đơn vị kinh doanh thơng mại, hoạt động lu chuyển hàng hoá
là hoạt động chủ yếu của đơn vị, bao gồm hai quá trình: mua hàng và
bán hàng
không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của
hàng hoá . Có thể đa ra công thức của hoạt động này là: T-H-T(Tiềnhàng-tiền)
Quá trình mua hàng ( T-H) là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ
hình thái vốn bằng tiền sang hình thái vốn bằng hàng hoá. Tại các doanh
nghiệp thơng mại quá trình mua hàng hoàn tất khi hàng mua vào đà kiểm
nhận nhập kho hoặc chuyển bán thẳng.
Quá trình bán hàng( H-T) là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ
vốn hàng hoá
dang vốn tiền tệ và hình thành kết quả kinh doanh. Quá
trình bán hàng
hoàn tất khi hàng hoá đà giao cho khách hàng và đà thu
đợc tiền hàng hoặc đợc chấp nhận thanh toán.
Quá trình dự trữ hàng hoá phải theo dõi tình hình tồn kho của từng loại
hàng hoá
cả giá trị lẫn số lợng. Để đa hàng hoá từ sản xuất đến tiêu dùng

ngời ta có thể thực hiện lu chuyển hàng hoá theo các phơng thức khác nhau
đó là lu chuyển hàng hoá bán buôn và lu chuyển hàng hoá bán lẻ. Lu chuyển
hàng hoá
bán buôn là lu chuyển hàng hoá
với khối lợng lớn cho
mạng lới bán lẻ, cho ngời sản xuất, cho xuất nhập khẩu. Hàng hoá lu chuyển
trong khâu bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lu thông cha chuyển sang ngời
tiêu dùng. Lu chuyển hàng hoá bán lẻ
là lu chuyển hàng hoá
với
khối lợng nhỏ hơn, trực tiếp đến ngời tiêu dùng.
Ngoài nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh mua bán các doanh nghiệp thơng
mại còn có thể thực hiện nhiệm vụ gia công, chế biến kèm theo để tạo ra
nguồn hàng và tiến hành hoạt động kinh doanh dịch vụ khác.

3


Nh trên đà trình bày, đối với các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại,
công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá
chiếm tỷ trọng lớn trong các
hoạt động của doanh nghiệp. Kế toán lu chuyển hàng hoá
có vai trò
quan trọng, có ảnh hởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Vậy, kế
toán lu chuyển hàng hoá có nhiệm vụ gì?
2.2. Nhiệm vụ kế toán lu chuyển hàng hoá
.
Kế toán lu chuyển hàng hoá
trong các đơn vị thơng mại cần thực
hiện đủ các nhiệm vụ để cung cấp thông tin cho ngời quản lý ra các quyết

định hữu hiệu đó là: ghi chép kịp thời, đầy đủ số lợng, chất lợng và giá phí
chỉ tiêu mua hàng theo chứng từ đà lập trên hệ thống sổ thích hợp.
- Phản ánh kịp thời khối lợng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng
và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lợng hàng hoá.
- Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hoá,
phát hiện kịp thời
hàng hoá ứ đọng.
- Phân bổ chi phí mua hàng cho số hàng bán ra trong kỳ và tồn cuối kỳ.
- Lựa chọn phơng pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm
bảo chỉ tiêu lÃi gộp hàng hoá
chính xác cao.
- Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá
và
báo cáo bán hàng .
- Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách
hàng.
Kế toán lu chuyển hàng hoá
là bộ phận công việc phức tạp, và
quan trọng nhất trong toàn bộ công tác kế toán
của đơn vị, khối lợng
công việc chiếm tỷ trọng lớn, cung cấp nhiều thông tin cần thiết cho các nhà
quản lý. Vì vậy phải tổ chức khoa học và hợp lý kế toán
nghiệp vụ lu
chuyển hàng hoá .
II. Hạch toán lu chuyển hàng hoá .
1. Hạch toán quá trình mua hàng .
Thu mua hàng hoá
là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển
hàng hoá
tại các đơn vị kinh doanh thơng mại. Việc thu mua hàng hoá

phải nhằm đảm bảo cung cấp cho khâu bán hàng
đợc bình thờng,
không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn hoặc dự trữ quá ít làm gián đoạn quá
trinh bán hàng
. Có nhiều phơng thức thu mua hàng hoá
và vấn đề
lựa chọn phơng thức nào lµ t thc vµo tõng doanh nghiƯp vµ sù qui định
trong hợp đồng kinh tế.
[

4


1.1. Phơng thức mua hàng và thủ tục chứng từ.
Các doanh nghiệp thơng mại mua hàng của các tổ chức sản xuất thuộc
các thành phần phần kinh tế, mua của nớc ngoài, mua của các doanh nghiệp
trong ngành trên cơ sở hợp đồng kinh tế và giá cả kinh doanh
,
ngoài ra cã thĨ mua ë thÞ trêng tù do theo giá cả có thể kinh doanh
đợc.
Có hai phơng thức mua hàng
có thể áp dụng: phơng thức chuyển hàng và
phơng thức mua hàng trực tiếp.
Theo phơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế giữa các bên:
bên mua tại địa điểm qui định trong hợp đồng( tại kho, bến cảng, tại bến ô tô,
xe lửa). Khi chuyển hàng cho bên mua, bên bán phải gửi cho ngời mua chứng
từ bán hàng, trong đó ghi rõ số lợng, chủng loại, chất lợng của từng mặt
hàng, đơn giá từng loại và tổng tiền thanh toán. Chứng từ mua hàng có thể là
hoá đơn bán hàng , hoá đơn GTGT.
Theo phơng thức mua hàng trực tiếp: Căn cứ vào các hợp đồng đà ký kết

giữa bên mua và bên bán, bên mua cử ngời đợc uỷ nhiệm của Giám đốc đến
bên bán để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng hoặc đi mua trực tiếp tại
thị trờng, tại các cơ sở sản xuất, các cơ sở gia công chế biến. Chứng từ mua
hàng có thể là hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, bảng kê mua hàng (với trờng hợp mua hàng trên thị trờng tự do mà ngời bán không có hoá đơn). Ngời
mua hàng
có trách nhiệm quản lý số hàng đà mua và gửi chứng từ mua
hàng về phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu và ghi sổ kế toán .
Thủ tục và chứng từ nhập kho: Hàng hoá mua về phải đợc tiến hành thủ tục
nhập kho. Trên cơ sở hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng do bên bán lập,
bên mua phải kiểm tra sự phù hợp về số lợng, chất lợng hàng hoá thực nhận
với số lợng, chất lợng hàng hoá ghi trong chứng từ thông qua biên bản kiểm
nghiệm vật t, hàng hoá . Sau khi hàng hoá mua về đợc kiểm nhận sẽ lËp
phiÕu nhËp kho, nÕu cã sai lƯch vỊ sè lỵng, chất lợng hàng hoá giữa số ghi
trong chứng từ với số thực nhập do đó phải lập biên bản kiểm nhận làm cơ sở
để xử lý và ghi sổ kế toán .
1.2.

Đặc điểm tính giá hàng hoá mua.

Giá hàng hoá mua vào, nhập kho trong kinh doanh thơng mại theo
quy định đợc tính theo giá thực tế. Giá thực tế của hàng hoá
mua vào
tuỳ thuộc vào từng nguồn hàng khác nhau cũng nh tuỳ thuộc vào phơng pháp
tính thuế GTGT mà doanh nghiệp áp dụng. Đối với doanh nghiệp
tính
5


thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, trong giá mua không bao gồm thuế
GTGT đầu vào, còn đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp

trực tiếp hoặc hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT thì giá mua là giá
đà tính thuế GTGT.
Giá thực tế hàng hoá
thu mua trong nớc

=

Giá mua ghi
trên hoá đơn

+

Chi phí
thu mua

-

Giảm giá
hàng mua

Nh vậy, giá thực tế hàng hoá bao gồm: trị giá mua( kể cả thuế phải nộp) là
giá phải thanh toán cho nhµ cung cÊp. Vµ chi phÝ thu mua bao gồm chi phí
vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ... từ nơi mua về đến doanh nghiệp.
1.3. Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng .
1.3.1. Các phơng pháp hạch toán tổng hợp về hàng hoá.
a. Phơng pháp kê khai thờng xuyên( KKTX).
Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liên
tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá
trên sổ kế toán.
Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp KKTX các tài khoản hàng tồn kho đợc

dùng để phán ánh số hiện có, tình hình tăng giảm hàng hoá
. Vì vậy, giá
trị hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào
trong kỳ kế toán. Cuối kỳ hach toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng
hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán để xác định số thừa,
thiếu và tìm nguyên nhân giải pháp xử lý. Phơng pháp này áp dụng cho các
đơn vị thơng mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, có điều kiện kiểm
kê chính xác từng nghiệp vụ xuất kho.
b. Phơng pháp kiểm kê định kỳ(KKĐK).
Phơng pháp KKĐK không theo dõi một cách thờng xuyên liên tục trên sổ
kế toán tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá mà nó căn cứ vào kết quả
kiểm kê trên thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của hàng hoá trên sổ
kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị hàng hoá xuất bán. Theo phơng pháp
KKĐK mọi biến động của hàng hoá không theo dõi trên TK hàng tồn kho mà
đợc phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng( TK mua hàng). Phơng pháp
KKĐK thờng áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá với qui
cách mẫu mà khác nhau, giá trị thấp và xuất thờng xuyên. Phơng pháp này có

6


u điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc kế toán nhng độ chính xác
không cao.
Do đặc điểm của từng phơng pháp hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng thì
kế toán sử dụng tài khoản mua hàng nào?
1.3.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 156 Hàng hoá: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình
hình biến động tăng, giảm của các loại hàng hoá. Tài khoản 156 đợc chi tiết
nh sau:
Tài khoản 1561 Giá mua hàng hoá

Tài khoản 1562 Chi phí thu mua hàng hoá
+ Nội dung của Tài khoản 1561 giá mua hàng hoá
Bên Nợ:
- Trị giá hàng hoá mua vào đà nhập kho theo hoá đơn( KKTX).
- Trị giá hàng hoá thuê gia công chế biến nhập kho( KKTX).
- Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy cuối kỳ( KKĐK)
- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê(KKTX).
Bên Có:
- Trị giá thực tế hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý...( KKTX)
- Kết chuyển trị giá hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ( KKĐK)
- Các khoản giảm giá hàng mua đợc hởng( KKTX)
- Trị giá hàng hoá trả lại cho ngời bán( KKTX).
- Trị giá hàng hoá phát hiện bị thiếu hụt, hỏng...( KKTX)
Số d bên Nợ: Trị giá hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đờng.
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại hàng hoá mua ngoài đÃ
thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhng cha về nhập kho, còn đang trên đờng
vận chuyển ở bến cảng, bến bÃi hoặc đà tới doanh nghiệp nhng đang chờ
kiểm nhËn nhËp kho. Néi dung cđa TK 151 nh sau:
Bªn Nợ:
- Giá trị hàng hoá đang đi trên đờng(KKTX).
- Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi trên đờng tồn cuối kỳ(KKĐK)
Bên Có:
- Giá trị hàng hoá đang đi trên đờng đà về nhập kho hoặc chuyển giao
thẳng cho khách hàng(KKTX).
- Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi trên đờng tồn đầu kỳ(KKĐK)
7


Số d bên Nợ:

- Giá trị hàng hoá đà mua nhng còn đang đi trên đờng
- Giá thực tế hàng đang đi trên đờng tồn cuối kỳ
Tài khoản 611(6112) Mua hàng hoá( phơng pháp KKĐK)
Tài khoản này phản ánh trị giá hàng mua vào theo giá thực tế và đợc
mở chi tiết cho từng loại, từng kho, từng quầy hàng hoá. Kết cấu của tài
khoản này nh sau:
Bên Nợ:
- Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ
- Trị giá hàng mua vào trong kỳ
Bên Có:
- Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ
- Trị giá hàng trả lại cho ngời bán
- Giảm giá hàng mua đợc hởng
- Trị giá hàng hoá xuất bán hay xuất khác
Tài khoản này không có số d
Tài khoản 157 Hàng gửi bán
Tài khoản này phản ánh giá thực tế hàng gửi bán cuối kỳ. Kết cấu của tài
khoản này:
Bên Nợ: Kết chuyển giá thực tế hàng gửi bán tồn cuối kỳ
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng gửi bán tồn đầu kỳ
Số d bên Nợ: Giá thực tế hàng gửi bán tồn cuối kỳ
Các tài khoản khác: TK 133, TK111, TK112, TK331...
1.3.3. Phơng pháp hạch toán.
a. Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai
thờng xuyên.
b. Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm
kê định kỳ.

Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng theo phơng pháp KKTX

8


TK111,112,141,331

TK1561
Trị giá hàng mua nhập kho

TK133
Thuế GTGT được khấu trừ của hàng mua vào

Thuế GTGT được khấu trừ của hàng mua đang đi đường

TK151
Trị giá hàng mua đang đi đường

Trị giá hàng mua đang
đi đường về nhập kho

TK3333(2)
Thuế của hàng nhập khẩu

TK154
Trị giá hàng gia công thuê ngoài nhập kho

TK3381
Trị giá hàng thừa tạm nhập kho chờ xử lý

TK1381
Trị giá hàng thiếu được người bán bồi thường nhập kho

Các khoản giảm giá được hưởng
Trị giá hàng thừa trả lại người b¸n

9


Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng theo phơng pháp KKĐK

TK 151,156,157

TK 611

K/c trị giá hàng tồn kho, hàng mua

TK 151,156,157

K/c trị giá hàng tồn kho, hàng mua

đang đi đường, hàng gửi bán đầu kỳ

đang đi đường, hàng gửi đại lý cuối kỳ

TK 111,112,141,331

TK 632

Trị giá hàng mua trong kỳ

Trị giá vốn của hàng tiêu thụ

TK 133
Thuế GTGT đầu vào

TK 111,112,331

của hàng mua trong kỳ
Các khoản giảm giá hàng

TK 333(3)

mua được hưởng

Thuế nhập khẩu nếu có

1.4.

Hạch toán chi phí thu mua và phân bổ chi phí thu mua

1.4.1. Khái niệm và công thức phân bổ.
Chi phí mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao
phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp thơng mại bỏ ra
có liên quan đến việc thu mua hàng hoá, chi phí thu mua hàng hoá bao gồm:
- Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đa hàng từ nơi mua về đến kho
doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm hàng hoá.
- Chi phí thuê kho bÃi
- Các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình
thu mua hàng hoá.

10

Do chi phí thu mua hàng hoá liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ
nên cần phải phân bổ cho hàng tiêu thụ và hàng còn lại theo tiêu thức phù
hợp. Chi phí mua hàng đợc phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ, tính theo tiêu thức
sau:

Chi phí mua
hàng phân bổ
cho hàng bán =
ra trong kỳ

Chi phí mua hàng
đầu kỳ
Trị giá mua của
hàng bán ra trong
kỳ

+
+

Chi phí mua hàng
trong kỳ
Trị giá mua của
hàng còn lại cuối
kỳ

Trị giá mua
của hàng
x bán ra trong
kỳ

Trị giá mua hàng còn lại cuối kỳ bao gồm hàng còn tồn quầy, kho(TK1561),
hàng gửi bán, hàng gửi đại lý(TK157), hàng mua đang đi đờng (TK151).
Vậy tài khoản sử dụng để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá phát sinh trong
kỳ?
1.4.2. Tài khoản sử dụng
Để tập hợp các khoản chi phí thu mua phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng
tài khoản 1562 Chi phí thu mua hàng hoá. Tài khoản này phản ánh chi phí
thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan đến số hàng hoá đà nhập kho
trong kỳ và tính hình phân bổ chi phí thu mua hàng hoá hiện có trong kỳ cho
khối lợng hàng hoá tiêu thụ trong kú vµ tån kho ci kú.
Néi dung cđa TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá
Bên Nợ: Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan đến khối lợng hàng hoá mua vào đà nhập kho.
Bên Có: Chi phí thu mua hàng hoá tính cho khối lợng hàng hoá tiêu thụ
trong kỳ.
Số d bên Nợ: Chi phí thu mua hàng hoá còn lại cuối kỳ.
1.4.3. Phơng pháp hạch toán

11


Sơ đồ hạch toán chi phí thu mua hàng hoá

TK 111,112,331

TK 1562

Chi phÝ thu mua b»ng tiÒn, chi phÝ vËn chuyển bốc dỡ phải
trả
TK 133

Thuế GTGT được khấu trừ

TK 152,138,111..

Các kho¶n thu håi ghi
gi¶m chi phÝ thu mua

TK 334,338
Chi phÝ nhân công của bộ phận thu mua
TK 214

TK 632

Chi phí khÊu hao phơc vơ thu mua

Chi phÝ thu mua ph©n
TK 152,153
Chi phí vật liệu bao bì có liên quan đến thu mua

bổ cho hàng tiêu thụ
trong kỳ

TK 1381
Các khoản hao hụt trong định mức phát sinh

2.
2.1.

Hạch toán quá trình bán hàng
Các phơng thức bán hàng.

Bán hàng là nghiệp vụ cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh lu
chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại. Các phơng thức bán hàng
trong doanh nghiệp thơng mại bao gồm:
2.1.1. Bán buôn hàng hoá.
Bán buôn là bán hàng hoá cho các tổ chức bán lẻ hoặc các đơn vị xuất
khẩu để tiếp tục quá trình lu chuyển hàng hoá. Bán buôn gồm 2 phơng pháp
sau:
Bán buôn qua kho: là bán buôn hàng hoá mà hàng hoá bán đợc xuất ra từ
kho bảo quản của doanh nghiệp. Trong phơng thức này có 2 hình thức:
- Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp. Theo hình thức này,
bên mua cử đại diện đến kho doanh nghiệp thơng mại để nhận hàng. Doanh
nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua, sau
khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua thanh toán tiền hoặc chấp
12


nhận thanh toán và ngời bán mất quyền sở hữu về số hàng này thì lúc này
hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ.
- Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng. Theo hình thức này căn cứ
vào hợp đồng đà ký kết doanh nghiệp thơng mại xuất kho hàng hoá bằng phơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển giao hàng cho bên mua tại
một địa điểm thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp nhng số hàng này bên mua chấp nhận thanh toán hoặc thanh
toán thì hàng coi nh là đà đợc tiêu thụ.
Bán buôn vận chuyển thẳng
Doanh nghiệp mua hàng về không nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên
mua theo một trong hai hình thức sau:
- Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp. Theo hình
thức này thì sau khi mua hàng sẽ giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho
hoặc địa điểm của ngời bán. Sau khi giao nhận đủ hàng bên mua thanh toán

tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng đợc xác định là tiêu thụ.
- Bán buôn vận chuyển thẳng và không tham gia thanh toán. Theo hình
thức này doanh nghiệp thơng mại làm môi giới cho bên bán và bên mua để hởng hoa hồng môi giới do bên bán hoặc bên mua trả, bên mua chịu trách
nhiệm nhận hàng và thanh toán trực tiếp cho bên bán. Đối với doanh nghiệp
này doanh thu đợc tính trên số tiền hoa hồng đợc hởng.
2.1.2. Bán lẻ hàng hoá.
Phơng thức bán lẻ là việc bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng. Trong phơng
thức bán lẻ có 4 hình thức:
Bán lẻ thu tiền tập trung.
Theo hình thức này nghiệp vụ thu tiỊn cđa ngêi mua vµ ngêi giao hµng
cho ngêi mua tách rời nhau. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm
nhiệm vụ thu tiền mua hàng của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách
hàng để khách nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao. Hết ca, hết
ngày bán hàng nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng
cho khách, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng hàng đà bán trong
ngày, ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền nộp tiền cho thủ quỹ và
làm giấy nộp tiền.
Bán lẻ thu tiền trực tiÕp.

13


Theo hình thức này nhân viên bán trực tiếp thu tiền và giao hàng cho
khách hàng. Hết ca, ngày bán hàng nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ
và lấy giấy nộp tiền, sau đó kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lợng
hàng đà bán ra trong ngày và lập báo cáo bán hàng.
Hình thức bán hàng trả góp.
Hình thức bán hàng trả góp là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần và
ngời mua phải chịu một phần lÃi suất trên số trả chậm. Về thùc chÊt qun së
h÷u chØ chun hÕt cho ngêi mua khi họ trả hết tiền hàng nhng về mặt hạch

toán khi giao hàng cho ngời mua đà đợc ngời mua chấp nhận thanh toán hoặc
thanh toán thì đợc coi là tiêu thụ.
Hình thức bán hàng gửi đại lý.
Phơng thức gửi đại lý là doanh nghiệp thơng mại giao hàng cho cơ sở
nhận đại lý, ký gửi. Cơ sơ nhận đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng và thanh
toán tiền hàng cho doanh nghiệp thơng mại đợc hởng hoa hồng. Số hàng ký
gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, số hàng này đợc xác
định là tiêu thụ khi nhận đợc tiền do bên nhận đại lý thanh toán hoặc chấp
nhận thanh toán .
2.2. Phơng pháp tính giá hàng xuất bán.
Trong quá trình kinh doanh để xác định đợc kết quả kinh doanh và trị
giá vốn hàng còn lại cuối kỳ kế toán cần phải xác định đợc trị giá hàng xuất
kho trong kỳ. Về nguyên tắc giá thực tế của hàng xuất kho phải tính trên cơ
sở của giá mua nhập kho. Tuy nhiên căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp
mà lựa chọn phơng pháp tính giá hàng xuất kho sao cho phù hợp. Các phơng
pháp tính giá hàng xuất kho thờng sử dụng là:
Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO):
Theo phơng pháp này giả thiết rằng số hàng hoá nào nhập trớc thì xuÊt tríc, xuÊt hÕt sè nhËp tríc míi xuÊt dÕn số nhập sau theo giá thực tế của từng
số hàng xuất. Do vậy phơng pháp này cho phép kế toán có thể tính giá hàng
hoá xuất kho kịp thời. Nhng phải tính giá theo từng danh điểm hàng hoá và
hạch toán chi tiết hàng hoá tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức.
Ngoài ra phơng pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp
không phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng. Phơng pháp này thích hợp với
doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hoá, số lần nhập kho của mỗi loại không
nhiều.
14


Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO):
Phơng pháp này đợc áp dụng với giả thiết là những hàng hoá thu mua sau

cùng thì sẽ đợc xuất kho trớc tiên, giá hàng hoá xuất kho sẽ tính theo giá
hàng nhập kho lần cuối sau đó mới tính đến những lần nhập trớc.
Phơng pháp này cho phép tính giá hàng xuất kho kịp thời, chi phí kinh
doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trờng nhng lại tốn
nhiều công sức, giá trị hàng hoá tồn kho đợc phản ánh thấp hơn so với giá trị
thực tế.
Phơng pháp giá đơn vị bình quân.
Theo phơng pháp này giá thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ đợc tính giá
trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc, bình quân sau
mỗi lần nhập).
Giá thực tế hàng =
Số lợng hàng hoá
hoá xuất kho
xuất kho
Trong đó giá đơn vị bình quân có 3 cách xác định:
(1)
Giá đơn vị
bình quân =
cả kỳ dự
trữ

x

Giá đơn vị
bình quân

Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và giá thực tế hàng hoá
nhập kho trong kỳ
Số lợng hàng hoá tồn đầu kỳ và số lợng hàng hoá nhập
kho trong kỳ

Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm giảm
nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết hàng hoá so với phơng pháp FIFO và LIFO
nhng độ chính xác không cao và công việc tính toán bị dồn vào cuối kỳ gây
ảnh hởng tới công tác kế toán chung.
(2)
Giá đơn vị
bình quân
cuối kỳ trớc

Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ( hoặc cuối kỳ trớc)
=

Lợng thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ( hoặc cuối kỳ trớc)

Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc mặc dù khá đơn giản, giảm
nhẹ khối lợng công việc nhng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc
vào tình hình biến động giá cả hàng hoá, trờng hợp giá cả thÞ trêng cã biÕn

15


động lớn thì việc tính giá hàng hoá xuất kho trở nên thiếu chính xác và có trờng hợp dẫn đến sự bất hợp lý( tồn kho âm).
(3)
Giá đơn vị
Giá thực tế hàng hoá tồn trớc khi nhập cộng số nhập
bình quân = Lợng thực tế hàng hoá tồn trớc khi nhập cộng lợng nhập
sau mỗi lần
nhập
Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập xác định trị giá hàng

xuất vừa chính xác, vừa cập nhật. Tuy nhiên nhợc điểm của phơng pháp này
là tính toán phức tạp và tốn nhiều công sức.
Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ.
Theo phơng pháp này để tính đợc giá thực tế hàng hoá xuất kho đòi hỏi
kế toán phải xác định đợc lợng hàng hoá xuất kho. Tuy nhiên trong thực tế có
những doanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá, lại đợc xuất bán
thờng xuyên thì sẽ không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho,
trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng hàng hoá tồn kho
cuối kỳ trớc sau đó mới xác định đợc giá thực tế của hàng xuất kho.
Giá trị thực tế hàng
hoá tồn cuối kỳ

Giá trị thực tế =
hàng xuất kho

=

Số lợng hàng
hoá tồn cuối kỳ

Giá trị thực tế
hàng nhập trong
kỳ

+

x

Đơn giá hàng hoá
nhập kho lần cuối

Giá trị thực tế hàng tồn đầu kỳ

Giá trị thực tế
hàng tồn cuối
kỳ

Phơng pháp tính giá đích danh:
Theo phơng pháp này hàng hoá đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay
từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc bán( trừ trờng hợp có
sự điều chỉnh). Khi xuất bán hàng hoá nào sẽ tính theo giá thực tế của hàng
hoá đó. Phơng pháp này thòng áp dụng đối với các loại hàng hoá có giá trị
cao và có tính cách biệt. Phơng pháp này có u điểm là rất chính xác, kịp thời
theo từng lần nhập và thông qua đó kế toán có thể theo dõi đợc thời hạn bảo
quản của từng lô nhng rất tốn kém trong việc bảo quản.
Phơng pháp giá hạch toán.

16


Theo phơng pháp này toàn bộ biến động của hàng hoá trong kỳ đợc tính
theo giá hạch toán( là một loại giá ổn định trong kỳ). Giá hạch toán không có
ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về hàng hoá. Khi sử
dụng giá hạch toán hàng ngày kế toán ghi sổ nhập- xuất- tồn kho hàng hoá
theo giá hạch toán.
Giá hạch toán hàng hoá
xuất bán trong kỳ

=

Số lợng hàng hoá
xuất bán

x

Đơn giá
hạch toán

Đến cuối kỳ hạch toán kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá
thực tế qua hai bớc: xác định hệ số giá của từng loại và giá thực tế hàng hoá.
Hệ số
giá
hàng
hoá

Giá thực tế hàng tồn đầu kỳ + giá mua thực tế hàng nhập trong kỳ
=

Giá hạch toán hàng tồn đầu kỳ + giá hạch toán hàng nhập trong kỳ

Giá thực tế hàng hoá
xuất bán trong kỳ

=

Giá hạch toán hàng
hoá xuất bán trong kỳ

x

Hệ số giá
hàng hoá

Kết luận: Mỗi phơng pháp tính giá thực tế hàng hoá xuất kho đều có
những u điểm, nhợc điểm do vậy, kế toán phải căn cứ vào tình hình thực tế
của đơn vị để lựa chọn phơng pháp đà nêu trên theo nguyên tắc nhất quán
trong hạch toán nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
2.3. Tài khoản sử dụng.
Xác định các tài khoản sử dụng để ghi chép kế toán nhằm phản ánh đầy
đủ các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu của
thông tin và quá trình kinh doanh. Đối với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá kế
toán sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 511 Doanh thu bán hàng.
Tài khoản này dùng để phản ¸nh doanh thu b¸n hµng thùc tÕ cđa doanh
nghiƯp thùc hiện trong một kỳ hoạt động kinh doanh. Kết cấu của tài khoản:
Bên Nợ:
- Các khoản ghi giảm doanh thu( thuế TTĐB, trị giá hàng bán trả lại....)
- Kết chuyển doanh thu thuần.
Bên Có: Doanh thu bán hàng thực tế trong kú.
17


Tài khoản 511 không có số d cuối kỳ và chi tiết thành 4 tài khoản cấp2:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá
TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm
TK 5113: Doanh thu cung cÊp dÞch vơ
TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá.
Tài khoản 632 Giá vốn hàng bán
Tài khoản 632 phản ánh giá vốn hàng đà tiêu thụ trong kỳ, kết cấu:
Bên Nợ:

-Tập hợp trị giá mua và phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong
kỳ( theo phơng pháp KKTX).
-Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ( theo phơng pháp KKĐK).
Bên Có:
- Giá vốn hàng bán bị trả lại( phơng pháp KKTX).
- Kết chuyển giá vốn của hàng gửi bán nhng cha xác định là tiêu thụ (phơng pháp KKĐK)
- Kết chuyển giá vốn hàng bán
Tài khoản 632 không có số d cuối kỳ.
Tài khoản 157 Hàng gửi bán
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hoá đà gửi hoặc chuyển
đến cho khách hàng. Hàng hoá nhờ bán đại lý, ký gửi nhng cha đợc chấp
nhận thanh toán. Kết cấu:
Bên Nợ:
- Trị giá hàng đà gửi cho khách hàng hoặc đại lý, ký gửi
- Kết chuyển trị giá hàng gửi bán cuối kỳ( KKĐK).
Bên Có:
- Trị giá hàng hoá đà đợc khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh
toán.
- Trị giá hàng hoá đà gửi đi bị khách hàng trả lại
- Kết chuyển trị giá hàng gửi bán đầu kỳ( KKĐK).
Số d bên Nợ: Trị giá hàng hoá đà gửi đi cha đợc khách hàng chấp nhận thanh
toán.
Ngoài các tài khoản trên còn sử dụng một số tài khoản sau:
Tài khoản 532: Giảm giá hàng bán
Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng....
2.4. Phơng pháp hạch toán
18

2.4.1. Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp
KKĐK.
Sơ đồ hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng theo phơng pháp KTX

TK 156

TK 157

TK 632

Hàng

TK111,
112,131

TK 511

TK 333

Hàng được

gửi bán

TK 911

chấp nhận

Thuế TTĐB
thuế XK

Xuất bán trực tiếp
Kết chuyển

TK 331

giá vốn

Doanh thu
bán hàng

K/c doanh thu thuần

TK3331

TK 531, 532

Bán buôn vận chuyển

ThuếGTGT

K/c khoản

thẳng giao trực tiếp

đầu ra

giảm doanh thu
Doanh thu hàng bán bị
trả lại, giảm giá

2.4.2. Trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp
KKĐK.

TK 156,
157,151

TK 156,
157,151

TK 611

TK 911

TK 111,
112,331

TK 511

Sơ đồ hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng theo phơng pháp KĐK

K/c trị giá hàng
tồn,hàng gửi bán,
đi đường đầu kỳ

TK 111,
112,331
Trị giá hàng

Doanh thu
bán hàng

K/c trị giá hàng
tồn, hàng gửi bán,
đi đường cuối kỳ

TK 333

TK 111,
112,331

Thuế TTĐB,
thuế

Giảm giá, hàng
mua bị trả lại

mua chi phí
thu mua

K/c doanh thu

TK 632
Giá trị hàng
xuất bán

K/c giá vốn

19

TK531,

532

Doanh thu
hàng bán bị
trả lại, giảm
giá,

TK 3331
Thuế GTGT
đầu ra

K/c khoản giảm doanh thu


2.5.Phơng pháp hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại.
2.5.1. Trờng hợp chiết khấu bán hàng.
Chiết khấu bán hàng là số tiền giảm trừ cho ngời mua do việc ngời mua đÃ
thanh toán số tiền mua hàng trớc thời hạn thanh toán đà thoả thuận( ghi trên
hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết thanh toán việc mua hàng). Chiết
khấu bán hàng đợc theo dõi chi tiết cho từng khách hàng và từng loại hàng
bán. Tài khoản sử dụng là TK 811- Chi phí hoạt động tài chính.
2.5.2. Trờng hợp hàng bán bị trả lại
Hàng bán bị trả lại là số hàng hoá đà tiêu thụ nhng bị khách hàng trả lại
do các nguyên nhân nh vi phạm hợp đồng kinh tế về hàng không đúng chủng
loại, quy cách, phẩm chất, hàng bị thiếu, kém chất lợng. Trị số hàng bán bị
trả lại tính theo đúng đơn giá ghi trên hoá đơn. Tài khoản sử dụng là TK 531Hàng bán bị trả lại.

2.5.3. Trờng hợp giảm giá hàng bán
Các khoản giảm giá hàng bán đợc phản ánh vào TK 532 và chỉ phản ánh vào
tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá sau khi có hoá

đơn bán hàng.
Sơ đồ hạch toán chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán
và hàng bán bị trả lại

20


TK111,112,131

TK 531, 532
Giảm giá, hàng bán bị trả
lại

TK 511
Kết chuyển giảm giá,
hàng bán bị trả lại

TK 811
Chiết khấu hàng bán
TK3331
Thuế GTGT tương ứng với số chiết khấu,
giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại

3.

Hạch toán dự trữ hàng hoá

3.1. Vai trò của dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại.
Dự trữ hàng hoá là khối lợng hàng hoá đà rời khỏi lĩnh vực sản xuất nhng
cha đi vào lĩnh vực tiêu dùng, hàng hoá còn ở trong khâu lu thông. Các loại

hàng hoá dự trữ bao gồm: hàng đang đi đờng, hàng đợi kiểm nhận, ở trong
kho và các quầy hàng, hàng gửi bán cha xác định là tiêu thụ.
Hàng hoá tồn kho là lợng hàng hoá dự trữ ở doanh nghiệp nhằm đảm bảo
cho việc bán hàng đợc bình thờng. Vì vậy, các doanh nghiệp thơng mại cần
xây dựng kế hoạch dự trữ hàng hoá, các định mức tồn kho đối với những mặt
hàng chủ yếu. Dự trữ hàng hoá tốt đảm bảo cho quá trình lu chuyển hàng hoá
của doanh nghiệp diễn ra có hiệu quả và hoạt động kinh doanh ổn định. Dự
trữ hàng hoá phải đảm bảo vừa đủ, không nên quá thừa sẽ gây ứ đọng vốn
hoặc quá thiếu sẽ ảnh hởng đến quá trình bán hàng.
3.2. Hạch toán nghiệp vụ hàng hoá ở kho và quầy hàng.
3.2.1. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở kho và ở quầy.
Tuỳ thuộc vào trình độ quản lý và phơng pháp bảo quản ở kho doanh
nghiệp ¸p dơng mét trong hai ph¬ng ph¸p sau:
- Ph¬ng ph¸p hạch toán theo lô hàng: Theo phơng pháp này mỗi lô hàng
đợc đánh theo số hiệu và bảo quản riêng tại kho, đồng thời mở thẻ kho để
phản ánh sự biến động của từng lô hàng.

21


- Phơng pháp hạch toán theo mặt hàng: Theo phơng pháp này, mỗi mặt
hàng mở một thẻ kho để theo dõi liên tục theo trình tự thời gian. Các thẻ kho
đợc đăng ký, đánh số, sắp xếp theo trình tự danh mục, theo từng loại hoặc
từng nhóm hàng để tạo điều kiện thuận lợi cho ghi chép đối chiếu. Định kỳ từ
3 đến 5 ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất để ghi vào thẻ kho
sau đó lập bảng kê nhập, xuất, tồn.
3.2.2. Hạch toán nghiệp vụ tồn kho ở quầy hàng.
Có thể áp dụng một trong hai phơng pháp sau:
- Phơng pháp hạch toán về mặt giá trị: Ngời bán nhận hàng để bán, tính
thành tiền theo giá bán lẻ và chịu trách nhiệm về số hàng đà nhận, bán đến

đâu nộp tiền đến đó. Định kỳ, cuối tháng kiểm kê số hàng ở quầy để đối
chiếu số tiền cha thanh toán. Theo phơng pháp này ngời bán hàng phải mở sổ
nhận hàng và thanh toán.
- Phơng pháp hạch toán về số lợng và giá trị: Mỗi mặt hàng ngời bán
mở một thẻ quầy hàng riêng để ghi chép sự biến động về số hàng
nhập, xuất, tồn. Cuối ca, hoặc cuối ngày tiến hành kiểm kê số hàng
hoá còn lại về mặt số lợng để từ đó xác định số lợng bán ra trong
ngày.
3.3. Hạch toán chi tiết hàng tồn kho
Hạch toán chi tiết hàng hoá là công việc hạch toán kết hợp giữa kho,
quầy hàng và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình xuất, tồn kho
của từng loại hàng hoá cả về số lợng và giá trị. Quá trình ghi sổ chi tiết
nghiệp vụ lu chuyển hàng hoá đợc tiến hành đồng thời cả ở kho và ở phòng
kế toán theo qui định. Chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác
tình hình nhập, xuất hàng hoá và là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho
và sổ kế toán.
Căn cứ vào báo cáo kho, báo cáo bán hàng, chứng từ nhập, xuất để ghi
vào thẻ kho, bảng kê nhập- xuất- tồn. Bởi vậy, giữa kho và phòng kế toán có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Để phối hợp mối quan hệ giữa kho và phòng
kế toán ngời ta sử dụng một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết sau:
- Phơng pháp thẻ song song
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phơng pháp sæ sè d.

22


Mỗi phơng pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho đều có u và nhợc điểm do
vậy, tuỳ theo đặc điểm tính chất và qui mô của từng nghiệp vụ kinh tế phát
sinh mà có thể lựa chọn sử dụng một trong ba phơng pháp để phát huy đợc

những u điểm và hạn chế nhợc điểm.
3.3.1. Phơng pháp thẻ song song
Tại kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhËp kho, phiÕu xt kho
ghi sè lỵng thùc nhËp, thùc xuất vào các thẻ kho liên quan và sau đó mỗi
nghiệp vụ nhập, xuất hoặc mỗi ngày tính ra số tồn kho của từng loại hàng
hoá trên thẻ kho. Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm hàng hoá. Sau khi ghi
thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Hàng ngày khi nhận đợc hoá đơn mua, bán hàng,
phiếu nhập, xuất kho hàng hoá thì nhân viên kế toán hàng hoá phải kiểm tra
và phản ánh vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết hàng hoá để theo dõi cả về mặt
số lợng lẫn giá trị. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ hoặc
thẻ kế toán chi tiết hàng hoá với thẻ kho. Đồng thời từ sổ hoặc thẻ kế toán
chi tiết hàng hoá kế toán lấy số liệu ghi vào Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn
hàng hoá theo từng loại hàng hoá, đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp.
Phơng pháp này có u điểm là đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số
liệu và cung cấp thông tin thờng xuyên kịp thời cho ngời quản lý cả về mặt
hiện vật lẫn mặt giá trị và có thể vận dụng đợc máy vi tính vào việc hạch toán
chi tiết. Tuy nhiên, nhợc điểm là ghi chép trùng lắp, khối lợng ghi chép lớn,
không thích hợp với những doanh nghiệp kinh doanh quá nhiều các loại hàng
hoá.

Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp thẻ song song

Phiếu nhập kho
Thẻ kho

Thẻ
hoặc sổ
kế toán
chi tiết

Phiếu xuất kho

23

Bảng
tổng hợp
nhập
xuất tồn
hàng hoá

Sổ kế
toán
tổng
hợp


Ghi chú

: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu

3.3.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Tại kho: Giống phơng pháp thẻ song song
Tại phòng kế toán: Không mở thẻ (sổ) kế toán chi tiết mà mở sổ đối
chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và giá trị của từng loại hàng hoá theo
từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp
các bảng kê nhập, xuất của từng loại hàng hoá, mỗi loại hàng hoá đợc ghi
một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Và đối chiếu số lợng hàng hoá trên

sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu số tiền của từng loại hàng
hoá trên sổ đối chiếu luân chuyển với kế toán tổng hợp.
Nh vậy phơng pháp này tránh đợc việc ghi chép trùng lắp giữa kho và
phòng kế toán, giảm nhẹ khối lợng công việc của kế toán nhng việc ghi sổ,
kiểm tra, đối chiếu dồn vào cuối kỳ nên ảnh hởng đến việc thực hiện các
khâu kế toán khác.
Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phiếu nhập kho

Bảng kê nhập
Sổ đối
chiếu luân
chuyển

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Ghi chú

Bảng
tổng
hợp
nhập,
xuất tồn

Bảng kê xuất

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu

3.3.3. Phơng pháp sổ số d.
Tại kho: Giống các phơng pháp trên. Định kỳ, sau khi thủ kho ghi thẻ
kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ đà đợc phân loại theo từng loại hàng
hoá và lập phiếu giao nhận chøng tõ nép cho kÕ to¸n. Ci th¸ng thđ kho ghi
số lợng hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo từng loại hàng hoá vào sổ số d.
24

Sổ kế
toán
tổng
hợp


Tại phòng kế toán: Nhận đợc các chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế
toán kiểm tra, phân loại chứng từ sau đó căn cứ vào giá hạch toán để tÝnh ra
tỉng sè tiỊn vµ ghi vµo cét sè tiỊn trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào
phiếu giao nhận chứng từ đà tính tiền kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất
tồn. Cuối kỳ đối chiếu tồn kho từng loại hàng hoá trên sổ số d với tồn kho
trên bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Phơng pháp này có u điểm là tránh đợc
việc ghi chép trùng lắp, mà dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ và cung cấp đợc thông tin thờng xuyên về tổng giá trị hàng hoá nhập xuất tồn. Nhng việc
đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, do đó đòi hỏi nhân viên kế
toán và thủ kho phải có trình độ cao.
Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp sổ số d
Phiếu nhập
kho
Thẻ kho

Phiếu
xuất kho

Phiếu giao nhËn chøng tõ nhËp

Sỉ sè
d­

B¶ng l kÕ nhËp xt tồn
kho hàng hoá

Bảng
tổng
hợp
nhập
xuất tồn
hàng
hoá

Sổ kế
toán
tổng
hợp

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Ghi chú

: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng

: Đối chiếu
Việc doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết nào là tuỳ
thuộc vào đặc điểm kinh doanh và phơng pháp quản lý của doanh nghiệp.
Song song với hạch toán chi tiết là hạch toán tổng hợp giữa hai quá trình hạch
toán này có mối quan hệ với nhau.
- Về mặt quản lý: hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp hình thành
một tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ cho công tác quản lý.
- Về mặt ghi chép: đây là hai quá trình song song của công tác kế toán.
Hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết đều dựa vào một cơ sở chung đó là
hệ thống chứng từ thống nhất do dó phải đảm bảo sự kiểm tra thống nhất và
đối chiếu lẫn nhau.

25