Tổ chức quản lý và hạch toán kế toán tài sản cố định hữu hình

Lời nói đầu
Tài sản cố định nói chung, tài sản cố định hữu hình (TSCĐHH) nói riêng là
cơ sở vật chất kĩ thuật của nền kinh tế quốc dân, đồng thời cũng là một bộ phận
cơ bản và quan trọng trong nguồn vốn kinh doanh của các doanh nghiệp, phản
ánh năng lực sản xuất hiện có, trình độ ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
hoạt động của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp, TSCĐHH còn là t liệu lao
động, cùng với đối tợng lao động và lao động của con ngời trở thành ba yếu tố cơ
bản của quá trình sản xuất.
TSCĐ hữu hình thờng là bộ phận chủ yếu trong tổng số tài sản và đóng vai
trò quan trọng thể hiện tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác
định một tài sản có đợc ghi nhận là TSCĐ hữu hình hay là một khoản chi phí sản
xuất, kinh doanh trong kỳ sẽ có ảnh hởng đáng kể đến báo cáo kết quả kinh
doanh của doanh nghiệp.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề, em đã đi sâu tìm hiểu và chọn đề
tài Tổ chức quản lí và hạch toán kế toán tài sản cố định hữu hình cho
chuyên đề Kế toán trởng của mình, trong đó chỉ nghiên cứu về các doanh nghiệp
tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ.
Nội dung của chuyên đề ngoài phần lời nói đầu và kết luận bao gồm ba
phần chính:
Phần I : Khái quát chung về tổ chức quản lí TSCĐHH.
Phần II : Hạch toán kế toán TSCĐHH.
Phần III : Một số nhận xét và kiến nghị nhằm tăng cờng hiệu quả công tác
tổ chức quản lí, kế toán TSCĐHH.
Trong khuôn khổ bài viết, do lợng kiến thức cũng nh thời gian hạn chế nên
chuyên đề này sẽ không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Do đó, em kính
1
mong nhận đợc sự góp ý của các Thầy, Cô giáo cũng nh những ngời quan tâm để
đề tài đợc hoàn thiện hơn nữa.
Phần I
Khái quát chung về tổ chức quản lí TSCĐHH
1.1. Khái quát chung về TSCĐHH

Để tiến hành các hoạt động sản xuất - kinh doanh, doanh nghiệp cần thiết
phải có 3 yếu tố: t liệu lao động, đối tợng lao động và lao động của con ngời.
TSCĐHH là t liệu lao động, song không phải tất cả các t liệu lao động trong
doanh nghiệp đều là TSCĐHH mà TSCĐHH chỉ gồm những t liệu chủ yếu có đủ
tiêu chuẩn về mặt giá trị và thời gian sử dụng qui định trong chế độ quản lí tài
chính hiện hành của nhà nớc. Tuỳ theo điều kiện, yêu cầu và trình độ quản lí
trong từng giai đoạn phát triển kinh tế mà Nhà nớc qui định cụ thể về tiêu chuẩn
giá trị và thời gian sử dụng của những t liệu lao động đợc xác định là TSCĐHH.
Thông thờng TSCĐHH là những t liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử
dụng dài và có đặc điểm là tham gia vào nhiều chu kì sản xuất. Khi tham gia vào
quá trình sản xuất - kinh doanh, TSCĐHH bị hao mòn dần và giá trị của nó đợc
chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất - kinh doanh và giữ nguyên đợc hình
thái vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng. Theo qui định hiện hành thì một tài sản
đợc ghi nhận là TSCĐHH phải thoả mãn đồng thời tất cả 4 tiêu chuẩn ghi nhận
sau :
+ Chắc chắn thu đợc lợi ích kinh tế trong tơng lai từ việc sử dụng tài sản đó;
+ Nguyên giá tài sản phải đợc xác định một cách đáng tin cậy;
+ Thời gian sử dụng ớc tính trên 1 năm;
2
+ Giá trị trên 5.000.000 đồng.
TSCĐHH là những tài sản cố định có hình thái vật chất cụ thể. Kế toán
TSCĐHH đợc phân loại theo nhóm tài sản có cùng tính chất và mục đích sử dụng
trong hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp, gồm:
+ Nhà cửa, vật kiến trúc: Là các công trình xây dựng cơ bản nh nhà cửa, vật
kiến trúc, hàng rào, bể tháp nớc, các công trình cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt
động sản xuất - kinh doanh.
+ Máy móc thiết bị: Gồm các loại máy móc thiết bị dùng cho sản xuất - kinh
doanh.
+ Thiết bị phơng tiện vận tải, truyền dẫn: Là các phơng tiện dùng để vận
chuyển nh các loại đầu máy, đờng ống và phơng tiện khác.

+ Thiết bị dụng cụ quản lí: Gồm các thiết bị, dụng cụ phục vụ quản lí nh
dụng cụ đo lờng, máy tính, máy điều hoà.
+ Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm: Gồm các loại cây lâu năm
(chè, cao su, cà phê...), súc vật làm việc (trâu, bò, ngựa cày kéo...) và súc vật
nuôi để lấy sản phẩm (bò sữa, súc vật sinh sản...).
+ TSCĐHH phúc lợi: Gồm tất cả TSCĐHH sử dụng cho nhu cầu phúc lợi.
+ TSCĐHH khác: Gồm những TSCĐHH cha đợc phản ánh vào các loại trên
(tác phẩm nghệ thuật, sách chuyên môn kĩ thuật...).
1.2. Một số khái niệm liên quan đến TSCĐHH
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03 về TSCĐHH thì:
Tài sản cố định hữu hình : Là những tài sản có hình thái vật chất do doanh
nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất - kinh doanh phù hợp với tiêu
chuẩn ghi nhận TSCĐHH.
3
Nguyên giá : Là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có đợc
TSCĐHH tính đến thời điểm đa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Nguyên giá của TSCĐHH đợc xác định trong từng trờng hợp cụ thể nh sau:
TSCĐ hữu hình mua sắm: Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm bao gồm
giá mua (trừ các khoản đợc chiết khấu thơng mại, giảm giá), các khoản thuế
(không bao gồm các khoản thuế đợc hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp
đến việc đa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng nh chi phí chuẩn bị mặt bằng,
chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ các khoản
thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia và các chi phí liên
quan trực tiếp khác.
TSCĐ hữu hình do đầu t xây dựng cơ bản theo phơng thức giao thầu: Đối
với TSCĐ hữu hình hình thành do đầu t xây dựng theo phơng thức giao thầu,
nguyên giá là giá quyết toán công trình đầu t xây dựng, các chi phí liên quan trực
tiếp khác và lệ phí trớc bạ (nếu có).
TSCĐ hữu hình mua trả chậm: Trờng hợp TSCĐ hữu hình mua sắm đợc
thanh toán theo phơng thức trả chậm, nguyên giá TSCĐ đó đợc phản ánh theo giá

mua trả ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá
mua trả tiền ngay đợc hạch toán vào chi phí theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số
chênh lệch đó đợc tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình (vốn hoá) theo quy định
của Chuẩn mực Chi phí đi vay.
TSCĐ hữu hình tự xây dựng hoặc tự chế: Nguyên giá TSCĐ hữu hình tự
xây dựng là giá thành thực tế của TSCĐ tự xây dựng hoặc tự chế cộng (+) chi phí
lắp đặt, chạy thử. Trờng hợp doanh nghiệp dùng sản phẩm do mình sản xuất ra để
chuyển thành TSCĐ thì nguyên giá là chi phí sản xuất sản phẩm đó cộng (+) các
chi phí trực tiếp liên quan đến việc đa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Trong các trờng hợp trên, mọi khoản lãi nội bộ không đợc tính vào nguyên giá
của tài sản đó. Các chi phí không hợp lý nh nguyên liệu, vật liệu lãng phí, lao
4
động hoặc các khoản chi phí khác sử dụng vợt quá mức bình thờng trong quá
trình tự xây dựng hoặc tự chế không đợc tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình.
TSCĐ hữu hình mua dới hình thức trao đổi: Nguyên giá TSCĐ hữu hình
mua dới hình thức trao đổi với một TSCĐ hữu hình không tơng tự hoặc tài sản
khác đợc xác định theo giá trị hợp lý của TSCĐ hữu hình nhận về, hoặc giá trị
hợp lý của tài sản đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tơng đơng
tiền trả thêm hoặc thu về.
Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua dới hình thức trao đổi với một TSCĐ hữu
hình tơng tự, hoặc có thể hình thành do đợc bán để đổi lấy quyền sở hữu một tài
sản tơng tự (tài sản tơng tự là tài sản có công dụng tơng tự, trong cùng lĩnh vực
kinh doanh và có giá trị tơng đơng). Trong cả hai trờng hợp không có bất kỳ
khoản lãi hay lỗ nào đợc ghi nhận trong quá trình trao đổi. Nguyên giá TSCĐ
nhận về đợc tính bằng giá trị còn lại của TSCĐ đem trao đổi. Ví dụ: việc trao đổi
các TSCĐ hữu hình tơng tự nh trao đổi máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, các
cơ sở dịch vụ hoặc TSCĐ hữu hình khác.
Khấu ha o : Là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của
TSCĐHH trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó.
Giá trị phải khấu hao : Là nguyên giá của TSCĐHH ghi trên báo cáo tài

chính, trừ (-) giá trị thanh lí ớc tính của tài sản đó.
Thời gian sử dụng hữu ích : Là thời gian mà TSCĐHH phát huy đợc tác
dụng cho sản xuất, kinh doanh, đợc tính bằng thời gian mà doanh nghiệp dự tính
sử dụng TSCĐHH hoặc số lợng sản phẩm, hoặc các đơn vị tính tơng tự mà doanh
nghiệp dự tính thu đợc từ việc sử dụng tài sản.
Ph ơng pháp khấu hao TSCĐHH : TSCĐHH trong doanh nghiệp đợc trích
khấu hao theo một trong ba phơng pháp sau: phơng pháp khấu hao đờng thẳng,
5
phơng pháp khấu hao theo số d giảm dần và phơng pháp khấu hao theo số lợng
sản phẩm.
Giá trị thanh lí : Là giá trị ớc tính thu đợc khi hết thời gian sử dụng hữu ích
của tài sản, sau khi trừ chi phí thanh lí ớc tính.
Giá trị hợp lí : Là giá trị tài sản có thể đợc trao đổi giữa các bên có đầy đủ
hiểu biết trong sự trao đổi ngang giá.
Giá trị còn lại : Là nguyên giá của TSCĐHH sau khi trừ (-) số khấu hao lũy
kế của tài sản đó.
Giá trị có thể thu hồi : Là giá trị ớc tính thu đợc trong tơng lai từ việc sử
dụng tài sản, bao gồm cả giá trị thanh lí của chúng.
1.3. Yêu cầu quản lí và nhiệm vụ hạch toán TSCĐHH
Xuất phát từ đặc điểm cơ bản về sử dụng và chu chuyển giá trị của TSCĐHH
mà việc quản lí, hạch toán TSCĐHH phải tuân thủ các yêu cầu sau:
Về chứng từ TSCĐHH : Mọi TSCĐHH trong doanh nghiệp phải có bộ hồ
sơ riêng và đợc theo dõi, quản lí, sử dụng và tính hao mòn theo đúng chế độ qui
định. Bộ hồ sơ riêng của TSCĐHH gồm hồ sơ kĩ thuật và hồ sơ kinh tế. Các hồ sơ
này lu giữ các giấy tờ nh : biên bản giao nhận TSCĐHH, hợp đồng mua TSCĐHH
và các chứng từ khác có liên quan. Những TSCĐHH đã tính hao mòn đủ nhng
vẫn đợc sử dụng và tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp thì không đợc xoá
sổ mà vẫn phải tiếp tục quản lí .
Về việc tổ chức kiểm kê TSCĐHH : Định kì hoặc bất thờng, doanh nghiệp
phải tiến hành kiểm kê TSCĐHH. Mọi trờng hợp phát hiện thừa, thiếu đều phải

ghi rõ trong biên bản kiểm kê.
Về việc điều động, nhợng bán, thanh lí TSCĐHH : Chỉ đợc thực hiện điều
động, nhợng bán, thanh lí những TSCĐHH không sử dụng hoặc khi có quyết định
của cấp có thẩm quyền theo đúng chế độ quản lí tài sản hiện hành của nhà n ớc.
6
Doanh nghiệp phải tiến hành đầy đủ các thủ tục cần thiết, phải căn cứ vào biên
bản giao nhận, thanh lí, xử lí TSCĐHH và các chứng từ để ghi giảm TSCĐHH
theo qui định tại chế độ kế toán hiện hành.
Về việc đánh giá lại TSCĐHH : Phải tuân thủ theo nguyên tắc đánh giá
theo nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại. Khi thay đổi nguyên giá
TSCĐHH, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định
lại các chỉ tiêu : nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐHH trên sổ
kế toán và tiến hành hạch toán theo qui định hiện hành.
Về việc xử lí mất mát, h hỏng do nguyên nhân chủ quan của ngời quản
lí, sử dụng: Doanh nghiệp phải báo cáo rõ cho cơ quan tài chính trực tiếp quản lí,
cơ quan chủ quản cấp trên, và xác định rõ nguyên nhân, quy kết trách nhiệm vật
chất cụ thể cho cá nhân liên quan theo đúng chế độ của nhà nớc.
Để đáp ứng yêu cầu quản lí TSCĐHH nêu trên, cần thiết phải tổ chức hạch
toán TSCĐHH một cách khoa học. Tổ chức hạch toán TSCĐHH là quá trình hình
thành, lựa chọn và cung cấp thông tin (số liệu, tin tức) về sự hiện có, tăng giảm,
sử dụng TSCĐHH của doanh nghiệp trên cơ sở thiết lập một hệ thống chứng từ,
sổ sách và trình tự phản ánh, giám sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hạch toán
trong các doanh nghiệp phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau:
1. Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lợng, giá trị TSCĐHH
hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐHH trong phạm vi toàn đơn vị,
cũng nh tại từng bộ phận sử dụng tài sản, tạo điều kiện cung cấp thông tin để
kiểm tra, giám sát thờng xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dỡng TSCĐHH và kế
hoạch đầu t đổi mới TSCĐHH trong từng đơn vị.
2. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐHH vào chi phí sản
xuất - kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ qui định.

7
3. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐHH,
giám sát việc sửa chữa TSCĐHH về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa.
4. Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng trang bị thêm,
đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng, giảm nguyên giá TSCĐHH cũng
nh tình hình thanh lí, nhợng bán TSCĐHH.
5. Hớng dẫn, kiểm tra các đơn vị, các bộ phận trực thuộc trong các doanh
nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐHH: mở các sổ, thẻ kế
toán cần thiết và hạch toán TSCĐHH theo chế độ qui định.
6. Tham gia kiểm tra đánh giá lại TSCĐHH theo qui định của nhà nớc và
yêu cầu bảo quản vốn, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động bảo quản,
sử dụng TSCĐHH tại đơn vị.
Phần II
Hạch toán kế toán TSCĐHH
2.1. Hạch toán tổng hợp TSCĐHH
2.1.1. Những vấn đề chung về hạch toán TSCĐHH
Theo chế độ kế toán hiện hành, việc hạch toán TSCĐHH đợc theo dõi trên
các tài khoản (TK) chủ yếu sau đây:
8
(a) TK 211 Tài sản cố định hữu hình : TK này dùng để phản ánh giá trị
hiện có và biến động tăng, giảm của toàn bộ TSCĐHH theo nguyên giá.
Bên Nợ:
- Phản ánh nguyên giá của TSCĐHH tăng do đợc cấp, mua sắm, xây dựng
cơ bản hoàn thành bàn giao, do các đơn vị tham gia liên doanh góp vốn, do đ ợc
biếu tặng, viện trợ...
- Điều chỉnh tăng nguyên giá của TSCĐHH do xây lắp, trang bị thêm, do
cải tạo, nâng cấp...
- Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐHH do đánh giá lại.
Bên Có:
- Phản ánh nguyên giá của TSCĐHH giảm do điều chuyển cho đơn vị khác,

nhợng bán, thanh lí hoặc đem góp vốn liên doanh...
- Nguyên giá giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận hoặc do đánh giá lại.
D Nợ: Phản ánh nguyên giá TSCĐHH hiện có tại đơn vị.
TK 211 có 6 TK cấp hai :
2112 - Nhà cửa vật kiến trúc
2113 - Máy móc, thiết bị
2114 - Phơng tiện vận tải truyền dẫn
2115 - Thiết bị, dụng cụ quản lí
2116 - Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm
2118 - TSCĐHH khác.
(b) TK 2141 - Hao mòn TSCĐHH : TK này là TK cấp hai của TK 214 - Hao
mòn tài sản cố định, dùng để phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐHH trong quá
9
trình sử dụng do trích khấu hao và những khoản tăng giảm hao mòn khác của
TSCĐHH của doanh nghiệp .
Bên Nợ: Giá trị hao mòn của TSCĐHH giảm do các lí do giảm TSCĐHH
(thanh lí, nhợng bán, chuyển đi nơi khác...).
Bên Có: Giá trị hao mòn của TSCĐHH tăng do trích khấu hao TSCĐHH, do
đánh giá lại TSCĐHH.
D Có : Giá trị hao mòn của TSCĐHH hiện có tại đơn vị.
(c) Một số TK khác có liên quan nh : TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh, TK
111 - Tiền mặt, Tk 112 - Tiền gửi ngân hàng...
2.1.2. Hạch toán biến động TSCĐHH
Các nghiệp vụ biến động TSCĐHH dù không thờng xuyên diễn ra tại doanh
nghiệp song lại có quy mô nghiệp vụ lớn, nội dung các nghiệp vụ thờng phức tạp
và liên quan tới nhiều tài khoản. Trớc đây, các doanh nghiệp hạch toán biến động
TSCĐHH căn cứ theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số
1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 và các thông t hớng dẫn sửa đổi, bổ sung
Chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính. Gần đây nhất Bộ Tài chính đã ra
Thông t 89/2002/TT-BTC hớng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán, trong

đó có chuẩn mực số 03 về TSCĐHH, ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-
BTC ngày 31/12/2001.
a. Hạch toán tăng TSCĐHH
TSCĐHH của doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau nh do đợc
cấp vốn, mua sắm, xây dựng, đợc viện trợ hoặc đợc biếu tặng...
Căn cứ theo Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số
1141TC/QĐ/CĐKT và Thông t 89/2002/TT-BTC, việc hạch toán một số nghiệp
10
vụ chủ yếu tăng TSCĐHH đợc thể hiện trong Sơ đồ 1.1. Tuy nhiên, cần đặc biệt
lu ý một số nghiệp vụ sau:
1. Mua TSCĐHH theo phơng thức trả chậm, trả góp: trờng hợp này trớc
đây cha đợc đề cập đến.
Khi mua TSCĐHH dùng ngay cho hoạt động sản xuất - kinh doanh, ghi:
Nợ TK 211 : Nguyên giá- ghi theo giá mua trả tiền ngay
Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ
Nợ TK 242 : Phần lãi trả chậm
Có TK 331 : Tổng giá thanh toán
Định kì thanh toán cho ngời bán, kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112 : Số trả cả gốc và lãi theo định kì
Đồng thời, tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp, phải trả của từng kì:
Nợ TK 635
Có TK 242
2. Doanh nghiệp đợc tài trợ, biếu tặng TSCĐHH đa sử dụng ngay cho hoạt
động sản xuất - kinh doanh, ghi:
Nợ TK 211
Có TK711
Trớc đây, nguyên giá TSCĐHH đợc tài trợ, biếu tặng không đợc ghi nhận là
một khoản thu nhập của doanh nghiệp mà đợc hạch toán vào nguồn vốn kinh
doanh (TK 411).

11
Các chi phí khác liên quan đến TSCĐHH đợc tài trợ, tính vào nguyên giá,
ghi:
Nợ TK 211
Có TK 111, 112,331...
3. TSCĐHH mua dới hình thức trao đổi:
a) Nếu TSCĐHH mua dới hình thức trao đổi với TSCĐHH tơng tự:
Nợ TK 211 : Giá trị còn lại của TSCĐHH đa đi trao đổi
Nợ TK 214 : Giá trị đã khấu hao của TSCĐHH đa đi trao đổi
Có TK 211 : Nguyên giá của TSCĐHH đa đi trao đổi
b) Nếu TSCĐHH mua dới hình thức trao đổi với TSCĐHH không tơng tự:
Khi giao TSCĐHH cho bên trao đổi, kế toán ghi giảm TSCĐHH:
Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐHH đem đi trao đổi
Nợ TK 214 : Giá trị đã khấu hao của TSCĐHH đa đi trao đổi
Có TK 211: Nguyên giá của TSCĐHH đa đi trao đổi
Đồng thời ghi tăng thu nhập do trao đổi TSCĐHH
Nợ TK 131 : Tổng giá thanh toán
Có TK 711 : Giá trị hợp lí của TSCĐHH nhận đợc do trao đổi
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Khi nhận đợc TSCĐHH do trao đổi, ghi:
Nợ TK 211 : Giá trị hợp lí của TSCĐHH nhận đựơc
Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
Có TK 131 : Tổng giá thanh toán
12