Tự học Indesign CS2 : Kết hợp dữ liệu part 3 pot

8. Xem tr
ước các m
ẫ
u tin trong tài liệ
u đ
ích
Trướ
c khi bạ
n kế
t hợ
p tài liệ
u đ
ích và tậ
p tin nguồ
n dữ
liệ
u, thậ
t là một ý t
ốt
để xem tr
ước
các mẫu tin để chắc rằng dữ liệu đó sẽ xuất hiện đúng đắn khi thông tin được kết hợp. Khi
b
ạ
n xem tr
ướ
c các m
ẫ
u tin, Data Merge Palette hi
ể
n th

ị
d
ữ
li
ệ
u th
ự
c t
ừ
t
ậ
p tin ngu
ồ
n d
ữ

li
ệ
u thay vì các tr
ườ
ng gi
ữ
ch
ỗ
. Ví d
ụ
, thay vì th
ấ
y <<Company>>, b
ạ

n s
ẽ
th
ấ
y Adobe
System Inc B
ạ
ncóth
ể
dùng các nút
đ
i
ề
uh
ướng trong Data Merge Palette
để
xem luân
System
,
Inc
.
B
ạ
n

có

th
ể

dùng

các

nút

đ
i
ề
u

h
ướ
ng

trong

Data

Merge

Palette

để

xem

luân

phiên các mẫu tin.

- Click Preview ở đáy Data Merge Palette, hoặc chọn Preview Records từ menu Data
Merge Palette
- Click các nút điều hướng để xem luân phiên dữ liệu từ các mẫu tin khác nhau.
9. Hiệu chỉnh trường giữ chỗ
Khi b
ạn thêm m
ộttr
ường d
ữ li
ệuv
ănb
ảnvàom
ộttàili
ệuv
ănb
ảngi
ữ ch
ỗ cho tr
ường
Khi

b
ạn

thêm

m
ột

tr

ường

d
ữ

li
ệu

v
ăn

b
ản

vào

m
ột

tài

li
ệu
,
v
ăn

b
ản

gi
ữ

ch
ỗ

cho

tr
ường

được nhập sử dụng các thuộc tính định dạng ( như phông chữ và cỡ chữ) hoạt động với
đ
i
ể
m chèn. B
ạ
n có th
ể
hi
ệ
u ch
ỉ
nh các thu
ộ
c tính c
ủ
a v
ă
n b

ả
n gi
ữ
ch
ỗ
để

đ
i
ề
u khi
ể
n v
ẻ

nhình c
ủ
a d
ữ
li
ệ
u th
ự
c s
ự
.
ệ ự ự
Làm một trong các thao tác sau :
•
Để thay đổi thuộc tính trường giữ chỗ, chọn văn bản trường giữ chỗ, và thay đổi

các thu
ộ
c tính s
ử
d
ụ
ng Control Palette
các

thu
ộ
c

tính

s
ử

d
ụ
ng

Control

Palette
.
• Để
thay
đổ
i m

ột tr
ườ
ng gi
ữ
ch
ỗ
, ch
ọ
n nó ho
ặ
c d
ữ
li
ệ
u th
ự
c s
ự
, và ch
ọ
n m
ộ
t tên
trường khác trong Data Merge Palette.
•
Để xóa mộttrường giữ chỗ chọnnóvànhấn Delete
•
Để

xóa

một

trường

giữ

chỗ
,
chọn

nó

và

nhấn

Delete
.
10. Đặt các tùy chọn thay thế nội dung.
Sử dụng hộpthoại Content Place Options để xác định các thiếtlậpmặc định cho tài liệu
Sử

dụng

hộp

thoại

Content

Place

Options

để

xác

định

các

thiết

lập

mặc

định

cho

tài

liệu

hi
ệ
n t

ạ
i hoặ
c cho t
ấ
t c
ả
các d
ự
án k
ế
t h
ợ
p d
ữ
li
ệ
u trong t
ươ
ng lai.
- Làm một trong các thao tác sau :
•
Để chỉ ảnh hưởng đếntàiliệuhiệntạimở tài liệu đích
-Chọn Window > Automation > Data Merge.
•
Để

chỉ

ảnh

hưởng

đến

tài

liệu

hiện

tại
,
mở

tài

liệu

đích
.
• Để

ả
nh h
ưở
ng
đế
n các tài li
ệ
u b

ạ
n t
ạ
ot rong t
ươ
ng lai,
đ
óng t
ấ
t c
ả
tài li
ệ
u.
-Chọn Contents Placement Options từ menu Data Merge Palette
- Thay đổi các tùy chọn thay thế nội dung
- Click OK.
IV. Kết hợp các mẫu tin
1. Kết hợp mẫu tin
-Vớ
i tài liệ
u đ
ích được m
ở, ch
ọn Create Merged Document t
ừ menu Data Merge Palette, ho
ặc
click nút Create Merged Document.
- Trong th
ẻ

Records, m
ụ
c Records to Merge, ch
ọ
n All Records để
k
ế
t h
ợ
p t
ấ
t c
ả
các m
ẫ
u tin
trong tập tin nguồndữ liệuchọn Single Record để kếthợpmộtmẫutinxácđịnh hoặcxác
trong

tập

tin

nguồn

dữ

liệu
,
chọn

Single

Record

để

kết

hợp

một

mẫu

tin

xác

định
,
hoặc

xác

đị
nh m
ộ
t ph
ạ

m vi m
ẫ
u tin
để
k
ế
t h
ợ
p.
-Mục Records per Document, làm một trong các thao tác sau :
ể
ỗ
ẫ
ắ
ầ
ầ
ế
ế
• Ch
ọ
n Single Record
đ
ể
m
ỗ
i m
ẫ
u tin b
ắ
t

đ
ầ
u
ở

đ
ầ
u trang k
ế
ti
ế
p
• Chọn Multiple Records để tạo nhiều hơn một mẫu tin trong một trang. Ví dụ, nếu
b
ạ
n
đ
ang in các nhãn th
ư
, b
ạ
n s
ẽ
mu
ố
n nhi
ề
u h
ơ
n m

ộ
t nhãn trong m
ộ
t trang.
ể
-Chọn Generate Overset Text Report với Document Creation đ
ể
tự động mở một báo cáo
mà theo dõi các tình trạng overset được tạo trong khi kết hợp dữ liệu vào tài liệu InDesign.
-Chọn Alert When Images are Missing để hiển thị một cảnh báo liên kết thất lạc khi một hoặc
nhiều ảnh không sử dụng được
nhiều

ảnh

không

sử

dụng

được
.
-Nếu bạn đã chọn Multiple Records trong thẻ Records, click thẻ Multiple Record Layout, và
các định các tùy chọn sau :
Mi hậ áiátị để á đị hkh ả áh iữ áhỉ dẫ lề à ỗi h ủ t
•
M
arg
i

ns, n
hậ
p c
á
c g
iá

t
r
ị

để
x
á
c
đị
n
h

kh
o
ả
ng c
á
c
h
g
iữ
a c
á

c c
hỉ

dẫ
n
lề
v
à
m
ỗi
cạn
h
c
ủ
a
t
rang.
• Layout of Records, chọn Row First hay Columns First, sau đó xác định khoảng cách giữa các
cột và hàng.
-
N
ếub
ạn
đãch
ọn Multiple Records chọ
n Preview Multiple Records để
xem trướ
c các thay
N
ếu

b
ạn

đ
ã

ch
ọn

Multiple

Records
,
ch
ọn

Preview

Multiple

Records

để

xem

tr
ước

các

thay

đổi đã làm trong hộp thoại Merge Records. Bạn có thể chọn các nút Next/Previous và
First/Last page
để

đ
i
ề
u h
ướ
ng các m
ẫ
u tin.
-
Click thẻ Options và xác định các tùy chọn thay thế
Click

thẻ

Options

và

xác

định

các

tùy

chọn

thay

thế
.
-Khi bạn đã hoàn tất, click OK.
2. Cập nhật các trường dữ liệu
Dùng Update Data Fields để
cậ
p nhậ
t các trườ
ng dữ
liệ
u trong khi duy trì cách bố
trí củ
a
tài liệu. Tùy chọn này chỉ có thể sử dụng trong một tài liệu kết hợp trong đó các trường giữ
ch
ỗ
xu
ấ
t hi
ệ
n trong các trang ch
ủ

.
Làm bấtkỳ các thay đổi nào cho tập tin nguồndữ liệusauđólưuvàđóng tậptin
-
Làm

bất

kỳ

các

thay

đổi

nào

cho

tập

tin

nguồn

dữ

liệu
,
sau

đó

lưu

và

đóng

tập

tin

ngu
ồ
n d
ữ
li
ệ
u.
- Trong tài liệu kết hợp, chọn Update Data Fields.