Kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin pot

Kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin
Nhiều dự án CNTT triển khai trong các tổ chức, kể cả các tổ chức lớn
như hệ thống hành chính nhà nước, đã không đạt mục tiêu mong muốn.
Trong nhiều nguyên nhân được mổ xẻ, thì một ngun nhân khơng kém
phần quan trọng, thậm chí là quan trọng nhất, vẫn là nhận thức chưa đầy
đủ về hệ thống thông tin , kéo theo đó là nhiểu vấp váp trong tiến trình
tổ chức xây dựng. Với loạt bài dưới đây, các tác giả mong muốn giúp
người đọc có được nhận thức cơ bản về hệ thống thông tin, công nghệ và
tổ chức xây dựng hệ thống đó.

I.Vai trị của thơng tin trong tổ chức hoạt động
1.Khái niệm về thông tin

Khái niệm về thông tin đã được giải thích nhiều trong các từ điển nhưng
chưa thể nêu lên được hết các khía cạnh quan trọng của nó. Lý thuyết
thơng tin giúp cho chúng ta có thêm nhận thức về thơng tin. Hướng
nghiên cứu chủ yếu của lý thuyết thông tin là chú trọng vào độ tin cậy


của các thông báo. Trong lĩnh vực điều khiển học người ta cho rằng
thông tin không phải là nội dung mà cũng khơng phải là ý nghĩa. Thơng
tin ít liên quan đến những gì chúng ta đang nói mà liên quan rất nhiều
đến những gì chúng ta sẽ nói, mặt khác, thông tin không đồng nhất với
dữ kiện.
Bàn luận sâu hơn, từ ý nghĩa của thơng tin ta có thể rút ra các dữ kiện;
một dữ kiện có phải là thơng tin hoặc khơng cịn tuỳ thuộc vào ngữ cảnh
và con người cụ thể tiếp nhận chúng. Một số dữ kiện nói lên những gì
chúng ta đã biết thì các dữ kiện đó khơng phải là thơng tin. Thơng tin
được sử dụng để làm gia tăng sự đúng đắn trong mọi hoạt động. Có thể
nói rằng thơng tin là một trong những yếu tố cấu thành nên thế giới
khách quan; nó vừa là sức mạnh, đồng thời, cũng vừa là năng lượng

trong xã hội con người.

Thông tin là sức mạnh: Thật vậy, thông tin đã được sử dụng, đang được
sử dụng và sẽ được xác định để sử dụng làm nền tảng cho mọi hoạt động
đảm bảo sự thành công của bất kỳ tổ chức hoạt động nào. Có thể nói
trong một tổ chức hoạt động, nếu thành viên nào kiểm sốt được thơng


tin thì thành viên đó có nhiều quyền lực. Sự bất ổn và sai lệch trong các
hoạt động của một tổ chức có thể tăng hoặc giảm do những người kiểm
sốt được thơng tin chi phối. Họ có thể tác động đến những thành viên
khác và các sự kiện trong tổ chức hoạt động bằng cách cung cấp các
thông tin với các mức độ chính xác và thời điểm khác nhau. Điều này là
nguy hiểm, bởi vì cung cấp thơng tin khơng chính xác và khơng đầy đủ
có thể gây tác hại đến đồng sự tiếp nhận thơng tin đó và cả tổ chức hoạt
động.

Thông tin là năng lượng: Muốn thu được thơng tin thì phải tiêu tốn năng
lượng. Ngược lại, thông tin được sử dụng nhằm đạt được năng lượng.
Một khái niệm liên quan đến năng lượng và thông tin là “entropy”.
Entropy đối nghịch với thông tin. Khi tổ chức hoạt động thiếu thơng tin
thì có sự gia tăng về entropy. Theo LeMoigne (1978): “Thông tin là một
đối tượng đã được chỉnh dạng, nó được tạo ra bởi con người đang là đại
diện cho một kiểu sự kiện mà người đó có thể nhận thức và xác định
được trong thực tế”. Định nghĩa này giúp cho chúng ta có cách nhìn về
thơng tin phải là gì: Thơng tin là những gì mà người ra quyết định cần để


làm ra quyết định.

2.Đối tượng khai thác sử dụng thông tin

Như đã phân tích ở trên: thơng tin phải là những gì mà người ra quyết
định cần để làm ra quyết định. Về cơ bản, mọi thành viên trong xã hội
luôn luôn vận động và hành xử theo các quyết định của bản thân mình.
Vì vậy, mọi thành viên trong xã hội con người cần khai thác và sử dụng
thông tin để mưu cầu cuộc sống cho bản thân. Trong một tổ chức hoạt
động, thông tin là một nguồn lực quan trọng để đảm bảo cho mọi hoạt
động của các thành viên trong tổ chức phù hợp với mục đích hoạt động
của cá nhân và đơn vị mình. Trước đây người ta hiểu rằng thông tin chỉ
nhằm để phục vụ cho các công việc quản lý điều hành của người lãnh
đạo. Gần đây người ta nhận biết rằng thông tin được sử dụng trong
những tình huống cần đề ra các quyết định của mọi thành viên, của mọi
cấp trong mọi tổ chức hoạt động. Trong hoạt động tác nghiệp, thông tin
cần được sử dụng bởi các nhân viên; trong hoạt động quản lý, điều hành,
thông tin cần được sử dụng bởi những người lãnh đạo, quản lý ở mọi


cấp. Hơn nữa, thơng tin có thể được chỉnh dạng thêm để phục vụ cho
người lãnh đạo cấp cao trong việc đề ra các quyết định về chiến lược
hoạt động của tổ chức.

3.Tầm quan trọng của thông tin đối với tổ chức hoạt động

Thơng tin có vai trị rất quan trọng đối với người lãnh đạo, quản lý trong
mọi tổ chức hoạt động để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn
và dài hạn. Công việc lãnh đạo và quản lý địi hỏi thơng tin phải chính
xác và kịp thời để đề ra các quyết định đúng đắn, đem lại hiệu quả trong
các hoạt động. Trong thực tế đã có nhiều quyết định sai lầm là kết quả
của việc khai thác, sử dụng thơng tin thiếu chính xác hoặc không đầy đủ.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhiều người quản lý đã nhận thấy
rằng thông tin là nguồn sức mạnh trong việc cạnh tranh. Thông tin giúp
cho họ có khả năng khơn khéo hơn trước các đối thủ cạnh tranh của
mình ở những thời điểm cạnh tranh quyết liệt, đặc biệt khi đưa ra thị
trường những sản phẩm mới. Nếu khơng có thơng tin chính xác, đầy đủ,
kịp thời để phục vụ công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành thì tình


huống mất khả năng kiểm soát, mất khả năng điều khiển có thể xảy ra và
sẽ đem lại những tổn thất cho tổ chức.

Thông tin - nguồn tài nguyên thứ sáu:

Theo quan niệm trước đây, trong một tổ chức hoạt động sản xuất kinh
doanh có năm nguồn tài nguyên: Con người, máy móc - thiết bị, tài
chính, ngun vật liệu và sự quản lý. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh
chóng của xã hội ngày nay, thơng tin có thể được xem như là một nguồn
tài nguyên mới của mọi tổ chức hoạt động. Mặc dầu thông tin không
phải là nguồn tài nguyên hiện hữu như các loại tài nguyên khác nhưng
nó là tài nguyên được sử dụng để kết hợp các nguồn tài nguyên khác
cùng nhau tương tác theo phương thức tối ưu và có hiệu quả. Kết quả
cuối cùng là mang lại hiệu quả trong các hoạt động của một tổ chức.
Chất lượng và tính kịp thời của thông tin là yếu tố rất quan trọng chỉ sau
yếu tố con người trong công việc lãnh đạo và quản lý. Vấn đề chủ yếu
hiện nay đang đặt ra cho những người làm công tác lãnh đạo và quản lý


là thường xuyên phải xử lý khối lượng thông tin rất lớn để đề ra được
các quyết định đúng đắn. Với khối lượng thông tin càng lớn và càng đa
dạng thì việc xử lý và quản lý thơng tin càng khó khăn. Kế hoạch hoạt

động tốt cũng như việc quản lý điều hành có hiệu quả thơng qua các
quyết định đúng đắn đều phải dựa vào nguồn thông tin thường xuyên
được cập nhật và có chất lượng cao. Với các yêu cầu về thông tin như
vậy cùng với nhịp độ nhanh chóng của các mặt hoạt động trong xã hội
ngày nay làm phát sinh nhu cầu đối với những người lãnh đạo, quản lý là
thay đổi cách thức làm việc và tiếp nhận một thành viên mới trong đội
ngũ quản lý và xử lý thơng tin - đó là máy tính điện tử. Việc khai thác
máy tính điện tử để đáp ứng các nhu cầu sử dụng thông tin là yếu tố rất
quan trọng để công việc lãnh đạo và quản lý trở nên năng động và hiệu
quả. Máy tính điện tử khơng thể can thiệp vào q trình tư duy của các
nhà lãnh đạo và quản lý; nhưng nó làm phát triển năng lực cá nhân và là
công cụ để mở rộng trí tuệ của con người. Từ cách nhìn này, máy tính
điện tử là phương tiện quan trọng để cung cấp các thông tin cần thiết cho
bất kỳ một tổ chức hoạt động nào.


II.Hệ thống và hệ thống thông tin
1.Khái niệm về hệ thống

Mặc dầu thuật ngữ hệ thống đã được sử dụng rất nhiều, ở đây chúng ta
bàn ý nghĩa của thuật ngữ hệ thống một cách chi tiết hơn.

Theo nghĩa chung nhất, một hệ thống gồm một tập hợp các thành phần
tương tác lẫn nhau để hoàn thành một số mục đích nào đó. Các hệ thống
ln tồn tại chung quanh ta. Chẳng hạn, con người có được cảm giác là
do hệ thống thần kinh phức tạp, một tập hợp bao gồm các thành phần:
não bộ, thần kinh cảm giác và các tế bào cảm giác dưới da hoạt động
cùng nhau làm cho chúng ta cảm nhận được sự nóng, lạnh, sự sợ hãi
v.v... Con người giao tiếp với nhau bằng ngôn ngữ; một hệ thống bao
gồm các thành phần là các từ ngữ, các dấu hiệu thể hiện các ý nghĩa giúp

cho con người hiểu lẫn nhau. Chúng ta đang sống phụ thuộc vào hệ
thống kinh tế mà trong đó các hàng hóa và dịch vụ này được trao đổi
ngang giá với các hàng hóa và dịch vụ khác và bằng cách như vậy (ít
nhất theo lý thuyết) con người thực hiện việc trao đổi nhu cầu và lợi ích


lẫn nhau.

Một hoạt động sản xuất kinh doanh cũng là một hệ thống. Các thành
phần của hệ thống này bao gồm tiếp thị, sản xuất sản phẩm, buôn bán,
nghiên cứu, vận chuyển, kế toán và lao động. Tất cả các thành phần hoạt
động cùng nhau để đem lại lợi ích chung cho toàn hệ thống. Trong phạm
vi hẹp hơn, mỗi một thành phần này cũng là một hệ thống.

2.Các đặc trưng quan trọng của hệ thống

Mục đích của hệ thống là lý do để tồn tại hệ thống. Chẳng hạn, một
trong những mục đích của hệ thống luật pháp là nghiên cứu các vấn đề
về quyền bầu cử và quyền cơng dân và trên cơ sở đó sẽ ban hành luật
pháp phù hợp để giải quyết vấn đề này. Hệ thống đốt trong của động cơ
rõ ràng có mục đích đốt cháy nhiên liệu để tạo ra năng lượng và năng
lượng này có thể được sử dụng cho các hệ thống khác của động cơ.

Để đạt được mục đích, các hệ thống tương tác với môi trường của


chúng, đó là các thực thể tồn tại bên ngồi hệ thống. Các hệ thống có
tương tác với mơi trường bên ngoài là các hệ thống mở. Ngược lại các
hệ thống khơng có sự tương tác với những gì chung quanh chúng được
gọi là hệ thống đóng. Tất cả các hệ thống đang hoạt động đều là hệ

thống mở. Hệ thống đóng chỉ tồn tại về mặt khái niệm nhưng là vấn đề
quan trọng trong việc nghiên cứu các hệ thống.

Các phần tử điều khiển hệ thống liên quan chặt chẽ với sự hoạt động của
hệ thống cho dù hệ thống là đóng hoặc mở. Các hệ thống hoạt động tốt
gọi là hệ thống điều khiển được tức là mức độ hồn thành mục đích của
hệ thống là chấp nhận được. Chẳng hạn, con người là một hệ thống, khả
năng hoạt động của con người là tốt nhất trong điều kiện nhiệt độ cơ thể
là 37.5 độ C. Khi nhiệt độ cơ thể thay đổi từ 37.5 độ C đến 37.8 độ C thì
khơng ảnh hưởng nhiều đến khả năng hoạt động của con người, mặc dầu
có một vài hạn chế xảy ra. Tuy nhiên khi nhiệt độ tăng lên cao, chẳng
hạn từ 38 độ C trở lên thì sẽ làm suy giảm khả năng hoạt động của con
người rất lớn. Hệ thống sẽ hoạt động chậm chạp và mệt mỏi cho đến khi
điều kiện nhiệt độ cơ thể trở lại bình thường. Nếu điều kiện nhiệt độ


không phù hợp tiếp tục kéo dài đủ lâu, kết cục hệ thống bị phá hủy.

Ví dụ này minh họa điều quan trọng về thành phần điều khiển trong bất
kỳ kiểu hệ thống nào. Tất cả hệ thống đều có một số các mức độ hồn
thành mục đích chấp nhận được, gọi là các tiêu chuẩn của hệ thống. Mức
độ hồn thành mục đích trong thực tế của hệ thống được so sánh với các
tiêu chuẩn. Các hoạt động so với tiêu chuẩn có sự chênh lệch quá cao
hoặc quá thấp cần phải được chú ý để điều chỉnh cho thích hợp. Thơng
tin được rút ra từ việc so sánh giữa kết quả đạt được và tiêu chuẩn và
được thông báo đến các phần tử điều khiển gọi là thông tin phản hồi.
Tóm lại, các hệ thống sử dụng một mơ hình điều khiển cơ bản gồm:
a) Tiêu chuẩn chấp nhận được về mức độ hồn thành mục đích của hệ
thống.
b) Phương pháp để đo lường mức độ hoàn thành thực tế.

c) Phương tiện để so sánh giữa mức độ hoàn thành thực tế và tiêu chuẩn.
d) Phương pháp phản hồi thơng tin.
Các hệ thống mà có thể điều chỉnh các hoạt động của chúng sao cho
mức độ hoàn thành mục đích của hệ thống là chấp nhận được, về nguyên


tắc, các hệ thống đó sẽ tồn tại lâu dài.

Khái niệm tương tác với mơi trường bên ngồi gắn liền với đặc trưng
của các hệ thống mở là yếu tố cơ bản cho việc điều khiển hệ thống. Tiếp
nhận và đánh giá thông tin phản hồi cho phép hệ thống xác định sự hoạt
động của nó có hữu hiệu hoặc không. Chẳng hạn, nếu hệ thống hoạt
động sản xuất kinh doanh với đầu ra là các sản phẩm hoặc dịch vụ mà
giá cả cao và chất lượng thấp, người sử dụng có lẽ khơng chấp nhận.
Thơng tin phản hồi cho biết doanh số thấp, thơng tin đó thơng báo cho
phần tử điều khiển biết rằng: phương thức sản xuất sản phẩm trong hệ
thống cần phải được điều chỉnh để nâng cao chất lượng và hạ giá thành
sản phẩm, mặt khác giá cả dịch vụ cần phải được cải thiện để cho sự
hoạt động của hệ thống phù hợp với điều mong đợi.

Ngược lại, các hệ thống đóng chấp nhận các hoạt động của chúng chỉ
chừng nào chúng có được các thông tin phù hợp theo quyết định của hệ
thống và khơng cần bất kỳ thứ gì từ mơi trường bên ngồi. Các thơng tin
phù hợp theo quy định của hệ thống đóng sẽ khơng được đảm bảo sau


thời gian hoạt động đủ lâu của hệ thống. Bởi lẽ, theo định luật thứ hai
của nhiệt động học thì sau một thời gian hoạt động, sự tương tác của các
thành phần của hệ thống đóng dẫn đến tình trạng hỗn độn tối đa; vì vậy
trong thực tế khơng có tồn tại một hệ thống đóng nào. Tuy nhiên khái

niệm về hệ thống đóng khá quan trọng bởi vì nó thể hiện được mục tiêu
thiết kế các hệ thống: Để xây dựng hệ thống cần phải có ít nhất một vài
sự tương tác với mơi trường từ bên ngồi để duy trì mức độ hồn thành
mục đích chấp nhận được của hệ thống. Bên cạnh đó, việc tự quy định
và tự điều chỉnh của hệ thống là các yếu tố cần lưu tâm trong việc thiết
kế các hệ thống.

Một hệ thống có thể được cấu thành bởi các thành phần là các hệ thống
nhỏ hơn. Như vậy hệ thống đó được cấu thành bởi nhiều hệ thống con.
Cơ thể con người chẳng hạn có những hệ thống con như là: hệ thống hơ
hấp, hệ thống tuần hồn, hệ thống giác quan v.v..., Một động cơ có các
hệ thống con gồm : hệ thống đốt nhiên liệu, hệ thống điện, hệ thống
truyền động. Việc tương tác lẫn nhau giữa các hệ thống con trong hệ
thống lớn là phổ biến trong mọi hệ thống.


3.Hệ thống hoạt động sản xuất kinh doanh

Các tổ chức hoạt động có thể có nhiều hệ thống con hoạt động, mỗi hệ
thống con đó đều có các đặc trưng của hệ thống như đã đề cập trong
phần trước. Chẳng hạn, tất cả các hệ thống sản xuất đều có các đặc trưng
giống nhau. Mục đích của chúng là cung cấp hàng hóa hoặc sản phẩm
nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Để thực hiện mục đích này, các
hệ thống sản xuất tương tác với mơi trường của nó để đạt được các yếu
tố đầu vào cần thiết như: nguyên vật liệu, công nhân, và kiến thức sản
xuất. Các hệ thống sản xuất chỉ hoạt động được khi có đủ các yếu tố đầu
vào kể trên. Đầu ra của hệ thống sản xuất có thể là sản phẩm cuối cùng,
phế phẩm và công nghệ sản xuất.

Để đảm bảo chức năng của mình, các hệ thống sản xuất phải ở trong tình

trạng điều khiển được. Chẳng hạn, chúng phải thỏa mãn các tiêu chuẩn
về mức độ hồn thành mục đích; khối lượng sản phẩm sản xuất ra phải
phù hợp với khối lượng theo các đơn đặt hàng và chất lượng, giá cả sản


phẩm phải được khách hàng chấp nhận.

Những người quản lý và các nhân viên trong tổ chức hoạt động sản xuất
thường xuyên giám sát mức độ hoàn thành thực tế và so sánh với kế
hoạch sản xuất. Nếu hiệu quả sản xuất không đảm bảo như điều mong
đợi, cần phải điều chỉnh sự hoạt động của hệ thống. Theo nghĩa này, hệ
thống sản xuất là tự quy định và tự điều chỉnh; nó chỉ ra người nào và
khi nào phải được thay thế, trang thiết bị nào cần được đổi mới, quy
trình nào cần phải được điều chỉnh. Nếu việc điều chỉnh nội tại không
thỏa mãn, sự hoạt động của hệ thống vẫn cịn rất nhiều sai sót, chất
lượng sản phẩm quá thấp hoặc giá thành sản phẩm là không chấp nhận
được. Khi đó, sức mạnh quy định từ mơi trường bên ngồi có thể can
thiệp vào hệ thống.
Các hệ thống sản xuất, tự chúng là các hệ thống con trong các tổ chức
lớn và đến lượt nó, nó cũng bao gồm nhiều hệ thống con khác như: hệ
thống cung ứng nguyên vật liệu, bảo trì trang thiết bị, huấn luyện công
nhân v.v... Đặc trưng tổng quát của mọi hệ thống là thống nhất. Việc
nghiên cứu, khảo sát hệ thống có thể được giới hạn trong phạm vi các


đặc trưng của hệ thống. Tuy nhiên khi cần thiết, các chi tiết cụ thể của
hệ thống sẽ được khảo sát thêm. Điều này khá mềm dẻo để đưa ra các
khái niệm hữu ích về hệ thống khi nghiên cứu các hệ thống hoạt động
sản xuất kinh doanh; đặc biệt, trong việc nghiên cứu và thiết kế các hệ
thống thông tin. (cịn nữa)

(ThS. Nguyễn Văn Hưng -TS. Hồng Quang Tuyến )