kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh và giao tiếp kinh doanh đa văn hóa

TRƯỜNG ðẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA THƯƠNG MẠI


MÔN GIAO TIẾP KINH DOANH

CHUYÊN ðỀ
















GVHD:

PGS.TS. HÀ NAM KHÁNH GIAO
NHÓM 3:

NGUYỄN PHAN ANH
HÀ THANH BÌNH
PHAN VĂN CƯƠNG
BÙI TRANG ðÀI
NGUYỄN TRỌNG HIẾU
NGUYỄN THỊ NGỌC MỸ
DƯƠNG THỊ THÙY NGÂN
NGUYỄN THỊ TUYẾT NHUNG
TRẦN THỊ HOÀNG OANH
LỚP:

CAO HỌC K20


MỤC LỤC

CHƯƠNG VI. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH 1
6.1. Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinh doanh 1
6.1.1. Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh 1
6.1.2. Kỹ thuật nghiên cứu 2
6.2. Các loại báo cáo viết trong kinh doanh 9
6.2.1. Phân loại và ñặc ñiểm báo cáo 9
6.2.2. Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức 14

6.3. Một số ứng dụng của báo cáo viết chính thức 14
6.3.1. ðề xuất 15
6.3.2. Kế hoạch kinh doanh 18
6.3.3. Các báo cáo ñặc biệt 19
CHƯƠNG VIII. GIAO TIẾP KINH DOANH ðA VĂN HÓA 21
8.1. Khái quát về văn hóa 21
8.1.1. Khái niệm về văn hóa 21
8.1.2. Các yếu tố cấu thành văn hóa 21
8.2. Vai trò của văn hóa trong giao tiếp kinh doanh 22
8.2.1. Văn hóa trong ứng xử nội bộ doanh nghiệp 22
8.2.2. Văn hóa trong ñàm phán kinh doanh của doanh nghiệp 23
8.3. Những ñặc ñiểm văn hoá cần lưu ý khi giao tiếp giữa các quốc gia khác nhau 24
8.3.1. Việt Nam 24
8.3.2. Mỹ 26
8.3.3. Nhật Bản 27
8.3.4. Nga 28
8.3.5. Trung Quốc 28
8.3.6. Anh 29
8.3.7. Pháp 29

1

CHƯƠNG VI
KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH

6.1. Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinh doanh
6.1.1. Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh
Báo cáo là bản thuật lại những sự việc ñã làm (Từ ñiển từ và ngữ Việt Nam, trang
92). Trong cuộc sống, học tập, làm việc và kinh doanh,… báo cáo ñược viết trong
nhiều tình huống khác nhau và có những yêu cầu cũng khác nhau. Nhà quản trị

thường xuyên bận rộn viết báo cáo và ñây là công việc không thể thiếu trong cuộc ñời
làm việc của họ.
Các báo cáo viết có cùng chung chức năng là ñưa thông tin ñến người ñọc và giúp
người ñọc ñưa ra quyết ñịnh. Trong từng trường hợp cụ thể sẽ có những loại báo cáo
khác nhau. Báo cáo có thể ñược lưu lại và làm tài liệu tham khảo hay cơ sở cho những
hoạt ñộng tiếp theo của ñơn vị, là cơ sở cho việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị. Một
báo cáo viết tốt không những gây ñược ấn tượng tốt ñối với cấp trên mà còn là nguồn
ñộng viên tinh thần ñối với những người cộng sự. Nói tóm lại, kỹ năng viết báo cáo là
hết sức cần thiết trong kinh doanh, nó giúp cho người viết phát huy hết khả năng của
mình, ñồng thời cũng giúp cho công việc chung của tổ chức ñược phát triển tốt hơn.
Về cơ bản, có thể phân báo cáo thành ba loại chính:
+ Báo cáo tính khả thi
+ Báo cáo tiến ñộ
+ Báo cáo ñề xuất

Báo cáo tính khả thi:
ðơn vị thực hiện nhiều công việc/ dự án. Là lãnh ñạo cấp trung, lãnh ñạo các bộ
phận chức năng/ giám sát viên, bạn ñược lãnh ñạo cấp trên phân công ñánh giá tính
khả thi của các dự án. Bạn tiến hành ñiều tra thực tế, phân tích, nhận xét và dựa vào
các tiêu chí ñã lựa chọn tiến hành ñánh giá tính khả thi cùng ưu, nhược ñiểm của từng
dự án, công việc. Trên cơ sở ñó, viết báo cáo trình lãnh ñạo cấp trên, trong ñó nêu rõ
những ñánh giá về thực trạng và tính khả thi của từng dự án, xếp loại các dự án và ñề
xuất hệ thống các giải pháp nâng cao tính khả thi.

Báo cáo tiến ñộ:

2

Báo cáo tình hình phân bổ nguồn lực gồm tài lực, vật lực, nhân lực ñể thực hiện dự
án theo ñịnh kỳ tuần/ tháng/ quý/ năm. Trên cơ sở ñó, ñề xuất các giải pháp ñể thực

hiện công việc trong giai ñoạn tiếp theo.

Báo cáo ñề xuất:
ðề xuất ñược viết ñể ñáp ứng những yêu cầu nhất ñịnh. Một nhóm yêu cầu có thể
sẽ có nhiều ñề xuất ñược viết ra. Chính vì vậy, phải cố gắng viết thật tốt ñể thuyết
phục người có yêu cầu lựa chọn, chấp nhận, tài trợ và thực hiện ñề xuất. Mục ñích
chính của ñề xuất là thuyết phục người ñọc chấp nhận ý tưởng của bạn, ñồng ý ký hợp
ñồng và tài trợ những ñiều kiện cần thiết ñể bạn thực hiện ý tưởng của mình. Chính vì
vậy, viết ñề xuất khó hơn viết các loại báo cáo khác.
6.1.2. Kỹ thuật nghiên cứu
Kỹ thuật hay phương pháp nghiên cứu là một hệ thống quy trình ñược sử dụng ñể
tiến hành nghiên cứu kinh doanh. Những người hoạt ñộng trong bất kỳ lĩnh vực kinh
doanh nào cũng nên biết lập kế hoạch và tiến hành nghiên cứu kinh doanh như thế
nào.
Có 5 bước nghiên cứu là:
+ Lập kế hoạch nghiên cứu
+ Thu thập thông tin
+ Phân tích thông tin
+ ðưa ra giải pháp
+ Viết báo cáo
6.1.2.1. Lập kế hoạch nghiên cứu
Bao gồm nêu ra các vấn ñề, lập ra các giới hạn, nhận dạng và phân tích khán giả,
quyết ñịnh các quy trình ñược thực hiện tiếp theo.

Nêu vấn ñề:
Vấn ñề ñưa ra phải rõ ràng, chính xác, cho biết cần nghiên cứu ñiều gì. Trước hết,
ñể hoàn thành báo cáo về vấn ñề, các giám ñốc hoặc những người chủ chốt khác phải
thảo luận nên nghiên cứu ñiều gì hoặc thống nhất tiến hành ñiều tra sơ bộ. Kiểm tra tài
liệu, trao ñổi với nhân viên, ñọc các báo cáo tương tự nhau, trao ñổi với người bán
hoặc ñưa ra những thắc mắc là các hoạt ñộng giúp cho người nghiên cứu biết rõ ñiều

gì cần ñược làm. Dưới ñây là các ví dụ về vấn ñề nêu ra cho việc nghiên cứu:

3

+ Quyết ñịnh cách ñể nâng cao tinh thần nhân viên.
+ Thiết kế một quy trình mới ñể xử lý các ñơn ñặt hàng trực tuyến.
+ Thành phố nào tốt nhất ñể ñặt trung tâm phân phối khu vực Tây Nam.

Xác ñịnh các giới hạn nghiên cứu:
Phạm vi, thời gian biểu, ngân sách ảnh hưởng ñến các giới hạn bài nghiên cứu.
Phạm vi nghiên cứu:
Các nhân tố sẽ ñược nghiên cứu quyết ñịnh phạm vi nghiên cứu. Nên giới hạn
lượng thông tin bằng cách tập trung vào các yếu tố quan trọng nhất.
Ví dụ: Xác ñịnh giải pháp nâng cao tinh thần nhân viên.
Các yếu tố ảnh hưởng:
1. Lương
2. Phụ cấp
3. Phân công công việc
4. Thời gian làm việc
5. Cách ñánh giá
6. Chương trình công nhận các ñóng góp của nhân viên
Có thể nghiên cứu nhiều yếu tố khác nhau liên quan ñến việc nâng cao tinh thần
nhân viên và xem xét chúng sau ñó. Tuy nhiên, một phạm vi rõ ràng và hợp lý phải
ñược xác ñịnh cho mỗi dự án nghiên cứu.
Thời gian biểu:
Người phân công dự án và người tiến hành nghiên cứu phải thống nhất với nhau về
ngày hoàn thành. Thời gian biểu ñược lập ra dựa theo thời hạn cuối cùng của bài báo
cáo. Thời gian biểu nên thể hiện các bước lớn trong việc nghiên cứu, quy trình viết
báo cáo và khi nào ñược hoàn thành.
Một vài nhiệm vụ có thể ñược làm cùng một lúc. Ví dụ, bạn có thể chuẩn bị thư tín

trong khi văn bản khảo sát ñược in. Thời gian biểu phải ñầy ñủ chi tiết ñể những
người tham gia dự án biết chính xác làm việc gì và khi nào.
Ngân sách:
Tất cả các nghiên cứu ñều tốn chi phí. Thậm chí, những nghiên cứu ñược tiến hành
trong nội bộ tổ chức cũng phải tốn chi phí ngoài những chi phí vận hành cơ bản.

4

Một tổ chức lớn có thể sử dụng hệ thống trách nhiệm ñể sắp ñặt một bộ phận ñược
sự giúp ñỡ bởi bộ phận khác. Ví dụ, khi tiến hành khảo sát cho bộ phận nhân sự, bộ
phận ñồ họa chịu trách nhiệm về việc in các bản câu hỏi và báo cáo cuối cùng. Những
chi phi khác có thể có như thời hạn, nhân sự,… Tất cả các chi phí phải ñược ước tính
và ngân sách ñược chấp thuận trước khi bắt ñầu.

Xác ñịnh ñộc giả:
ðộc giả là người quyết ñịnh thành công cho bản báo cáo, do ñó, nội dung của bài
báo cáo phải ñược xây dựng xoay quanh ñộc giả, lấy ñộc giả làm trung tâm, muốn vậy
phải phân tích ñộc giả. Càng hiểu rõ ñộc giả thì khả năng thành công của bài báo cáo
càng cao.
ðể phân tích ñộc giả, bạn có thể dựa vào những câu hỏi xoay quanh những nội
dung sau: ñộc giả là ai? Chuyên môn nghiệp vụ và mục ñích của họ khi ñọc bản báo
cáo. Khi bài báo cáo có ñộc giả chủ yếu và thứ yếu, cả hai ñều ñược nhấn mạnh. Ví
dụ, nếu bạn là giám ñốc tài chính viết một bài báo cáo cho ñồng nghiệp trong cùng
lĩnh vực là ñộc giả chủ yếu, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành tài chính bởi
vì nó ñược ñược hiểu bởi các giám ñốc tài chính khác. Nếu là nhân viên của bộ phận
tổng hợp, bộ phận sản xuất, nhân viên bình thường, hoặc các cổ ñông là ñộc giả thứ
yếu, bạn phải ñịnh nghĩa các thuật ngữ trong lần ñầu tiên mà bạn sử dụng nó hoặc
gồm một danh sách các thuật ngữ và ñịnh nghĩa ở phụ lục.

Quyết ñịnh quy trình nghiên cứu:

Nghiên cứu toàn diện sẽ có kết quả nếu dự án ñược hoạch ñịnh và hoàn thành theo
từng bước. Các bước ñược thực hiện trong việc hoàn thành dự án ñược gọi là quy
trình nghiên cứu.
Quyết ñịnh quy trình cho từng bước trong nghiên cứu nghĩa là quyết ñịnh thực
hiện bước ñó như thế nào. Mặc dù quy trình lựa chọn sẽ thay ñổi từ dự án này ñến dự
án khác, những ví dụ dưới ñây là những thứ mà bạn cần:
+ Có cần ñầu tư thời gian và tiền bạc cho việc thu thập thông tin không?
+ Có nên dùng thông tin sẵn có liên quan ñến chủ ñề?
+ Nên thăm dò nhân viên?
+ Nên tìm kiếm thông tin ngoài công ty không?
+ Cần sử dụng máy tính ñể xử lý thông tin không?

5

+ Báo cáo sẽ ñược in trong nội bộ hay bên ngoài?
Khi tiến hành nghiên cứu, có thể tham vấn ý kiến của một vài chuyên gia. Ví dụ,
nếu bạn sử dụng quy trình thống kê ñể phân tích dữ liệu khảo sát, bạn có thể tham vấn
sự trợ giúp của một chuyên gia thống kê. Chuyên gia có thể trợ giúp với sự lựa chọn
mẫu và sự giúp ñỡ ñó bảo ñảm rằng khảo sát của bạn là khả thi và ñáng tin cậy. Khả
thi có nghĩa là khảo sát ñịnh ño lường về ñiều gì, ñáng tin cậy có nghĩa là khảo sát ñể
tạo ra một kết quả nhất ñịnh.
6.1.2.2. Thu thập thông tin
Các nguồn thông tin cho việc nghiên cứu ñược phân thành: nguồn thông tin sơ cấp
và nguồn thông tin thứ cấp. Nguồn thông tin thứ cấp là các thông tin ñược xuất bản về
các ñề tài. Nguồn thông tin sơ cấp bao gồm các thông tin cá nhân và công ty, khảo sát,
các cuộc thử nghiệm.
Nếu nghiên cứu ñòi hỏi thu thập thông tin từ cả hai nguồn sơ cấp và thứ cấp, thì
thu thập thông tin từ nguồn thứ cấp trước. Việc nghiên cứu các thông tin thứ cấp trước
có thể gợi ý thông tin sơ cấp mà bạn cần thu thập và thu thập như thế nào.


Nguồn thông tin thứ cấp:
Các nguồn thông tin thứ cấp là những thông tin ñược thu thập cho các mục ñích
khác nhau, không phải riêng mục ñích cụ thể của người nghiên cứu. Các nguồn thông
tin thứ cấp có thể lấy từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp.
Khi thu thập thông tin thứ cấp, phải chắc chắn các nguồn ñược ñánh giá một cách
cẩn thận. Không phải tất cả các thông tin từ Internet ñều chính xác. Khi kiểm tra một
nguồn, phải xem xét các mục:
+ Tính hợp thời: thông tin có ñang lưu hành không?
+ Sự phù hợp: thông tin có liên quan tới ñề tài cụ thể ñang nghiên cứu
không?
+ Sự tiếp cận: nên ñưa ra ý kiến bằng một bài viết nhỏ hay phải thực hiện
một nghiên cứu và viết báo cáo? Những ý kiến ñưa ra ñược hỗ trợ bởi những thực tế
nghiên cứu không? Công việc nghiên cứu có ñầy ñủ và cẩn thận không? Việc nghiên
cứu có ñược tiến hành bởi phương pháp luận thích hợp không? Việc nghiên cứu có
khách quan không?

6

+ Sự xuất bản: nhà xuất bản có uy tín không? Việc xuất bản có ñược kiểm
soát không? Ai là người kiểm soát? Trình ñộ của họ như thế nào?
+ Tác giả: tác là người có uy tín trong lĩnh vực nghiên cứu phải không?
Bởi vì không một ai có thể kiểm soát những gì mà họ gửi lên website nếu nguồn
thông tin thứ cấp của bạn là từ một website, bạn phải xem xét những vấn ñề sau:
+ Thể loại/mục ñích: website này là một trang web cá nhân hoặc trang
quảng cáo, thông tin và tin tức?
+ Người bảo trợ: người sở hữu một trang web là một nhóm, tổ chức, tập
ñoàn, tổ chức chính phủ phải không?
+ Tầm nhìn: hoặc là tác giả hoặc người tài trợ mang sự thiên vị ñể ñăng tải
ñiều gì lên website?
+ Tác giả/ thông tin liên lạc: ai viết hoặc thu thập tài liệu?

+ Sự hoàn chỉnh: trang web liên kết với các trang khác không? Liên kết
trong hay ngoài?
+ Sự ñóng góp: Thông tin có ở tại web gốc không? Nếu không, tác giả có
trích nguồn không?
+ Tính hợp thời: thông tin cập nhật như thế nào? Trang web lần cuối ñược
cập nhật là khi nào?
Tìm kiếm truyền thống:
Các tài liệu tham khảo có thể ñược sử dụng ñể tiến hành nghiên cứu: sổ tay hướng
dẫn, niên giám, tài liệu xuất bản hàng năm, bách khoa toàn thư, từ ñiển, sách, tạp chí,
xuất bản ñịnh kỳ,…
Tìm kiếm trên máy tính:
Giá trị ñặc biệt ñối với doanh nhân ngày nay là sử dụng máy tính ñể tìm kiếm
thông tin ñược xuất bản. Hầu hết những thủ thư có thể hỗ trợ trong việc tìm kiếm
nhanh chóng những thông tin mới nhất cho ñề tài. Ngoài ra, họ có thể hướng dẫn bạn
các cơ sở dữ liệu mà có giá trị xuất bản ñịnh kỳ trong các bài viết hoàn chỉnh.
Nguồn trên máy tính có thể ñược chia làm hai loại: nguồn ñóng và nguồn mở.
Nguồn ñóng ñòi hỏi người sử dụng phải trả tiền cho dữ liệu, ñược cung cấp trực tuyến
hoặc CD. Nhiều tạp chí xuất bản ñịnh kỳ, báo, tạp chí chuyên ngành ñưa ra sự mô tả
cho những phiên bản trực tuyến. Ngoài ra, các tổ chức chuyên nghiệp có thể tạo ra

7

những cơ sở dữ liệu hoặc các nguồn khác có giá trị với các thành viên, hoặc miễn phí
hoặc trả lệ phí vừa phải. Các tổ chức chuyên nghiệp có thể tài trợ những nhóm thông
tấn viên, hoặc phòng chat nơi mà các thành viên ñặt câu hỏi. Mặc dù, diễn ñàn trực
tuyến có thể cung cấp các nguồn thông tin nổi tiếng, nhưng chúng hiếm khi ñược xem
là ñáng tin cậy.
Nguồn mở có thể ñược truy cập miễn phí. Bởi vì bất kỳ ai xuất bản ra ñiều gì ñều
ñăng tải nó lên mạng, tìm kiếm dữ liệu tốt liên quan ñến ñề tài của bạn là một thách
thức trừ khi bạn có chiến lược tìm kiếm. Bắt ñầu bằng việc sử dụng các sách tra cứu

ñể tìm các mã số sách, các mã số này sẽ chỉ cho bạn ñến các trang web có thông tin
cho ñề tài nghiên cứu của bạn.
Khi xác ñịnh ñược một ñề tài thích hợp, sử dụng phương tiện tìm kiếm ñể hoàn
thành việc tìm kiếm chuyên sâu. Phương tiện tìm kiếm, yêu cầu sử dụng các từ khóa
thích hợp trong lĩnh vực nghiên cứu. Mặc dù, tất cả các phương tiện tìm kiếm thực
hiện những nhiệm vụ giống nhau, nó không chỉ ở việc cho ra kết quả giống nhau. Nếu
bạn không tìm ñược kết quả mong muốn từ phương tiện tìm kiếm, thử lại bằng
phương tiện khác.
Người sử dụng chỉ dùng câu hỏi một lần và các phương tiện sẽ tìm kiếm ñồng thời
nhiều dữ liệu. Xác ñịnh ñề tài nghiên cứu rõ ràng sẽ giúp bạn lựa chọn từ khóa trong
quá trình tìm kiếm. Các trang web tìm kiếm sẽ ñưa ra ñề xuất sử dụng lệnh hiệu quả
như thế nào.

Nguồn thông tin sơ cấp:
Thông tin sơ cấp có thể có từ cuộc kiểm tra các hồ sơ gốc của công ty, một cuộc
khảo sát kiến thức các cá nhân, thảo luận nhóm, sự theo dõi hoạt ñộng, thử nghiệm,
như ñược mô tả trong phần chú thích về giao tiếp. Hồ sơ và dữ liệu gốc là các thông
tin quá khứ rõ ràng và hữu ích cho bạn. Nguồn dữ liệu sơ cấp khác như khảo sát, thảo
luận nhóm và thử nghiệm có thể không rõ ràng.
Khảo sát:
ðể thu thập các ý kiến và sự việc từ các cá nhân, bạn có thể khảo sát. Việc khảo
sát có thể thực hiện qua các hình thức sau:
+ Trực diện
+ ðiện thoại

8

+ Thư ñiện tử
Khi thiết kế bảng câu hỏi, cần tuân theo các nguyên tắc giao tiếp kinh doanh sau:
+ Phát triển bảng câu hỏi từ các vấn ñề ñược nghiên cứu.

+ Phối hợp câu hỏi hợp lý.
+ Câu hỏi rõ ràng.
+ Chỉ hỏi những dữ liệu liên quan ñến nhân khẩu học.
+ Tránh câu hỏi dẫn ñạo (gợi ý).
+ ðưa ra những câu trả lời có chọn lựa khác.
+ Tránh nhảy câu hỏi.
+ Chọn loại câu hỏi thích hợp.
Lưu ý: Cần thiết kế câu hỏi một cách thu hút cùng với thông ñiệp giải thích mục
ñích khảo sát ñể khuyến khích người nhận trả lời. ðể tiết kiệm thời gian và tiền bạc,
người nghiên cứu thường tiến hành khảo sát mẫu.
Thảo luận nhóm
Khi bạn tìm ý kiến hoặc sự phản hồi về chất lượng hơn số lượng, thảo luận nhóm
là phương pháp phù hợp. Nhóm này ñược sử dụng ñể nghiên cứu thị trường, bao gồm
từ 6 - 12 người tham gia và một người ñiều khiển. Mục tiêu nghiên cứu ñược xác ñịnh
rõ ràng, câu hỏi ñược chuẩn bị tốt.
Dưới sự hướng dẫn của người ñiều khiển, nhóm thảo luận một loạt vấn ñề. Người
ñiều khiển có nhiệm vụ ghi chép. Sau buổi thảo luận, người ñiều khiển sẽ tổng kết
những ñiểm tích cực phát sinh trong buổi thảo luận, nghe lại băng ghi âm thảo luận và
thông tin ghi từ buổi thảo luận sẽ ñược người ñiều khiển sử dụng cho bài báo cáo.
Quan sát
Kỹ thuật này gồm một hoặc nhiều người quan sát xem và ghi lại các sự kiện về
một hoạt ñộng. Dù chịu chi phí nhân sự cao, kỹ thuật này vẫn là cách ñể ñạt thông tin
chính xác.
Kỹ thuật quan sát ñòi hỏi phải kiểm soát cẩn thận. Tất cả những người quan sát cần
phải tìm kiếm cùng một việc và ghi nhận lại quan sát của họ cùng một cách ñể có thể
so sánh những thông tin với nhau. Sự kiểm tra thích hợp ñòi hỏi rằng người quan sát
và các chủ ñề không ñược tương tác lẫn nhau.
Thử nghiệm

9

Các cuộc thử nghiệm trong kinh doanh ñược vận dụng ñể so sánh hai cách làm ñể
xác ñịnh cách nào tốt hơn. Trong một cuộc thử nghiệm, bạn có thể dễ dàng so sánh
cách cũ với cách mới, kiểm tra thị trường sản phẩm mới. Các cuộc thử nghiệm rất tốn
kém. Tuy nhiên, cuộc thử nghiệm ñược kiểm soát và thiết kế cẩn thận cung cấp cho
doanh nhân nhiều thông tin có giá trị.
6.1.2.3. Phân tích thông tin
Khi ñã lập kế hoạch ñể nghiên cứu và thu thập thông tin, bạn ñã sẵn sàng ñể phân
tích thông tin. Phân tích nghĩa là xem xét từng phần của những việc một cách riêng lẻ
hay trong mối quan hệ với tổng thể. Những phần khác nhau của thông tin ñược so
sách và ñối chiếu ñể cố gắng ñưa ra những ý tưởng mới tốt hơn. Những sự kiện và
những con số riêng lẻ ñược hiểu bởi sự giải thích của chúng có ý nghĩa gì - tầm quan
trọng như thế nào. Không nên có bất cứ một sự thiên vị cá nhân nào thâm nhập vào
bài phân tích. Dùng lý trí một cách khách quan và không xúc cảm.
6.1.2.4. ðưa ra giải pháp
Dựa vào phân tích, bạn sẵn sàng ñưa ra giải pháp cho vấn ñề nghiên cứu. Giải
pháp của bạn ñược ñưa vào ở phần kết luận hoặc ñóng góp ý kiến.
Một kết luận là bản tập hợp từ những sự kiện, nó là quyết ñịnh hợp lý cho bài phân
tích. Nếu bạn chọn những ý tưởng quan trọng nhất cho bài phân tích, ñó là kết luận
của bạn. Dựa vào kết luận của bạn, bạn ñưa ra những câu trả lời cho nghiên cứu hay là
những góp ý - giải pháp nghiên cứu. Trong những nghiên cứu và bài báo cáo thông
thường, bạn có thể rút ra kết luận từ phân tích và phát biểu chúng một cách riêng lẻ
với việc góp ý. Kết luận và góp ý phải ñược dựa trên những phát hiện và các phân tích
khách quan, giải pháp tốt nhất không phải ý kiến cá nhân bạn.
6.1.2.5. Viết báo cáo
Bước cuối cùng của việc nghiên cứu là viết báo cáo. ðây là bước quan trọng nhất
bởi vì bạn muốn trình bày kết quả nghiên cứu một cách hiệu quả. Quy trình viết báo
cáo liên quan ñến các thông ñiệp khác. Bạn sẽ lập kế hoạch, biên soạn, hoàn thành bài
báo cáo trước khi nộp nó.
6.2. Các loại báo cáo viết trong kinh doanh

6.2.1. Phân loại và ñặc ñiểm báo cáo

10

+ Báo cáo không theo hình thức thường ngắn gọn. Chúng có thể bao gồm
thân bài và tiêu ñề hoặc chỉ có thân bài, thường ñược ñịnh dạng như một lá thư nội bộ.
Loại báo cáo này hiếm khi chứa biểu ñồ giải thích và ít khi trình bày dữ liệu từ nguồn
thứ cấp. Những báo cáo không theo hình thức thường ñược viết theo văn phong của
ñại từ nhân xưng thứ nhất.
+ Báo cáo hình thức bao gồm tất cả hoặc một số phần sau ñây: chủ ñề, lời
tác giả, bảng tóm tắt, mục lục, danh sách minh họa,… Phần thân bài sẽ ñược trình bày
trên nhiều trang và có nhiều cấp bậc tiêu ñề. Nội dung ñược trích dẫn từ nguồn dữ liệu
sơ cấp hoặc thứ cấp. Những công cụ hỗ trợ thị giác giúp người ñọc hiểu ñược thông
tin ñược trình bày trên bài ñọc. Báo cáo hình thức thường sử dụng văn phong của ngôi
nhân xưng thứ ba.
6.2.1.1. Báo cáo viết không theo hình thức
Thường ñược sử dụng trong kinh doanh hơn là báo cáo hình thức, bao gồm 3 loại
phổ biến nhất:

Báo cáo tiến ñộ
ðược dùng ñể thông tin cho người ñọc về tình trạng cụ thể của dự án. Một báo cáo
tiến ñộ trong một tổ chức giúp các nhà quản trị trong việc theo dõi và ra các quyết
ñịnh về dự án.

Báo cáo ñịnh kỳ
Cung cấp cho nhà quản lý những thông tin thống kê vào những thời gian ñã ñược
sắp xếp theo ñiều lệ. Báo cáo ñịnh kỳ này không theo môt ñịnh dạng chung nào cả.

Báo cáo kỹ thuật
Báo cáo kỹ thuật truyền ñạt những thông tin chuyên môn hoặc thông tin khoa học.

Không có hình thức chuẩn hoặc kế hoạch có tổ chức cho những báo cáo kỹ thuật. Tuy
nhiên, những tổ chức thường cụ thể hóa những ñịnh dạng riêng ñể sử dụng cho những
bài báo cáo nội bộ.
6.2.1.2. Báo cáo hình thức
ðược chuẩn bị cho những nhà quản lý cấp cao và những người bên ngoài tổ chức.
Một báo cáo hình thức bao gồm 3 phần: phần mở ñầu, phần chính và phần bổ sung.
Một báo cáo hình thức có thể chứa tất cả hoặc một vài phần sau:
Phần mở ñầu:

11

+ Trang tiêu ñề
+ Thư hoặc memo chuyển ý
+ Bảng mục lục
+ Danh sách minh họa
+ Tóm tắt
Thân bài:
+ Giới thiệu
+ Thủ tục
+ Các khám phá
+ Phân tích
+ Kết luận
+ ðề xuất
Phần bổ sung:
+ Chú giải thuật ngữ
+ Phụ lục
+ Tài liệu tham khảo

Phần mở ñầu:
Chứa tất cả các phần trong báo cáo và ñứng trước phần chính.

Trang tiêu ñề
Chứa chủ ñề của báo cáo, tên tác giả, chức vụ,… Phần tiêu ñề cần nêu rõ mục
ñích và nội dung của bài báo cáo. Theo hình thức truyền thống, mỗi dòng chủ ñề ñược
ñặt ở giữa theo chiều ngang và khoảng cách bằng nhau giữa các dòng. Nếu chủ ñề
nhiều hơn một dòng thì ñặt một khoảng cách ñơn. Tất cả các chủ ñề nên ñược viết
hoa, những dòng khác thì hoặc là viết hoa tất cả hoặc là viết hoa chữ cái ñầu tiên.
Thư hoặc memo chuyển ý
Bài báo cáo cho những người ñọc bên ngoài tổ chức nên chứa một lá thư, trong khi
bài báo cáo nội bộ thì sử dụng memo. Thư hoặc memo chuyển ý nên chính xác và có
thể chủ quan. Nó cũng có thể dẫn dắt người ñọc ñến các phần của bài báo cáo với sự
quan tâm ñặc biệt hoặc ñề xuất công dụng ñặc biệt khác của thông tin. Nói chung, bất
cứ một bản tin nào có giá trị trong việc thảo luận ñều ñược trình bày trong thư chuyển

12

ý. Thông ñiệp kết thúc bằng một câu diễn tả sự ñánh giá cao về cơ hội ñể tham gia vào
dự án.
Bảng mục lục
Bao gồm tất cả các phần chính theo sau nó và số trang mà mỗi phần bắt ñầu. Mục
ñích là giúp người ñọc tìm ñược thông tin cụ thể trong bài báo cáo. Bảng mục lục
thường không ñược sử dụng cho những báo cáo ít hơn 5 trang và thường ñược chuẩn
bị sau khi bài báo cáo ñã hoàn tất.
Danh sách minh họa
Phương tiện trợ giúp ñược xác ñịnh trong một danh sách những công cụ minh họa.
Danh sách này có thể cùng một trang chung với mục lục, hoặc có thể bắt ñầu bằng
trang mới ngay sau mục lục nếu bài báo cáo có nhiều hơn 4 công cụ minh họa.
Tóm tắt
Tóm tắt chính là một phiên bản vắt tắt của bài báo cáo; nó nêu lại mỗi phần của bài
báo cáo bằng hình thức vắn tắt và nhấn mạnh vào những phát hiện, kết luận và góp ý.


Phần chính:
Những thông tin trong phần chính có thể ñược trình bày bằng cách trực tiếp hoặc
gián tiếp. Kết luận, kiến nghị hoặc cả hai có thể bắt ñầu bằng thân bài nếu phương
pháp trực tiếp ñược sử dụng, chúng sẽ ñứng ở cuối thân bài nếu sử dụng cách gián
tiếp.
Giới thiệu
Phần giới thiệu cung cấp nền tảng ñầy ñủ liên quan ñến việc nghiên cứu ñể người
ñọc có thể hiểu phạm vi và sự nối tiếp của bài báo cáo.
Kiến thức nền
Phần giới thiệu mở ñầu bằng kiến thức nền, một sự mô tả tổng quát về những vấn
ñề ñã nghiên cứu, và những vấn ñề liên quan. Kiến thức nền dẫn ñến những trình bày
về các vấn ñề.
Thủ tục
Là những phương pháp mô tả các bước tiến hành việc nghiên cứu. Mục ñích là cho
phép người ñọc xác ñịnh tất cả khía cạnh của vấn ñề có ñược ñiều tra một cách ñầy ñủ
hay không.
Những khám phá

13

Khám phá có ñược trong suốt tiến trình nghiên cứu. Phần này nên ñược trình bày
bằng những sự kiện thực tế và thái ñộ khách quan, không có những ý kiến hoặc diễn
giải mang tính cá nhân. Những phương tiện hỗ trợ ñược sử dụng ñể trợ giúp cho người
viết trong việc truyền ñạt những phát hiện của nghiên cứu.
Phân tích
Nêu lên sự diễn giải của người viết về ñánh giá số lượng và chất lượng những phát
hiện. Thông tin trong phần phân tích giúp cho người ñọc trong việc xác ñịnh những
mối quan hệ nào là quan trọng. Trong báo cáo ngắn gọn, người viết có thể mô tả và
thảo luận những phát hiện này trong một phần.
Kết luận

Kết luận là phát biểu lý do sau khi ñã tiến hành một cuộc ñiều tra kỹ lưỡng. Không
có dữ liệu mới nào ñược trình bày trong phần này. Một bài nghiên cứu có thể có một
hoặc nhiều kết luận.
Góp ý
Là ñề xuất của người viết ñến người ñọc như là ñưa ra biện pháp giải quyết các
vấn ñề ñược nghiên cứu. Những ñề xuất này nên ñược phát triển một cách logic từ
những phát hiện, phân tích và kết luận. Một nghiên cứu có thể có một hoặc nhiều ñề
xuất.

Phần bổ sung
Phần cuối cùng của báo cáo chứa những tài liệu liên quan gián tiếp ñến chủ ñề
chính của bài. Phần này có thể gồm một hoặc nhiều phần nhỏ, như là giải thích từ
vựng khó, phụ lục,…
Chú giải từ vựng
Là bản liệt kê những thuật ngữ ñược sử dụng trong bài báo cáo cùng với ñịnh
nghĩa vắn tắt về mỗi từ.
Phụ lục
Phụ lục chứa những thông tin liên quan ngoài phần chính ñể nâng cao khả năng
hiểu bài viết. Tất cả những phụ lục phải ñược nói ñến trong thân bài.
Tài liệu tham khảo
Là một danh sách tất cả tài liệu tham khảo sử dụng như nguồn thông tin trong
nghiên cứu, bao gồm những tài liệu không xuất hiện trong chú thích hoặc trích dẫn.

14

6.2.2. Kỹ thuật trình bày những báo cáo chính thức
Kỹ thuật trình bày báo cáo sẽ gây ấn tượng ñầu tiên cho người ñọc, làm tăng thời
gian cho người ñọc ñạt ñược sự tin tưởng vào khả năng tin cậy của người viết báo cáo.
6.2.2.1. Trang bìa
Bảo vệ nội dung cho bài báo cáo, thường ñược in bằng bìa cứng nhẹ. Hình thức

phải cuốn hút người ñọc. Những mục thường ñược in trên trang bìa là tiêu ñề, tên tác
giả và ngày nộp báo cáo. Trang bìa thường ñược sử dụng cho những bài báo cáo dài
và trang trọng.
6.2.2.2. Canh lề trang
Tạo ra những khoảng trắng nhằm lôi cuốn người ñọc. Theo quy tắc chung, lề của
báo cáo là 1 inch ở tất cả các phía.
6.2.2.3. Khoảng cách
Bài báo cáo có thể cách dòng ñơn hoặc ñôi. Xu hướng chung trong các tổ chức
kinh doanh là theo hướng cách dòng ñơn ñể giảm bớt số lượng trang giấy.
6.2.2.4. Tiêu ñề
Tiêu ñề hợp lý giúp người ñọc theo dõi ñược cấu trúc của bài báo cáo và dẫn
người ñọc vào những phần cụ thể một cách nhanh chóng. Những phần ít quan tâm hơn
có thể ñược bỏ qua hoặc lướt nhanh. Những tiêu ñề thì hoặc là thông tin hoặc là cấu
trúc. Những tiêu ñề thông tin chỉ ra nội dung của một phần và hướng vào người ñọc ñể
họ dễ dàng hiểu thông tin. Một tiêu ñề cấu trúc nhấn mạnh vào phần chức năng trong
bài báo cáo.
6.2.2.5. Chú giải và trích dẫn
Chú giải hoặc trích dẫn phải ñược sử dụng ñể ñưa ra sự tin tưởng về nguồn trích
dẫn hoặc những tài liệu ñược chú giải. Hai phương pháp thường ñược sử dụng nhất
trong trích dẫn nguồn là phương pháp truyền thống và phương pháp tạm thời.
6.2.2.6. Số trang
Những báo cáo chỉ có 1 hoặc 2 trang không cần phải ñiều chỉnh số trang. Những
trang trong báo cáo dài nên ñược ñánh số một cách liên tục. Những trang giới thiệu
nên ñược ñánh dấu bằng chữ số la mã, chữ thường. Trang tiêu ñề xem như là trang i,
cho dù không có số trang ñược trình bày.
6.3. Một số ứng dụng của báo cáo viết chính thức

15

6.3.1. ðề xuất

6.3.1.1. ðịnh nghĩa
ðề xuất là một văn bản viết thuyết phục mà người viết phân tích một vấn ñề và
ñưa ra giải pháp. Những ñề xuất là phổ biến trong kinh doanh, và ñiều quan trọng là
những ñề xuất phải rõ ràng, súc tích và ñáp ứng ñược những mong muốn của người
ñọc.
6.3.1.2. Các loại ñề xuất
Những ñề xuất có thể là bên ngoài hoặc bên trong nội bộ, ñược yêu cầu hay không
ñược yêu cầu, theo nghi thức và không theo nghi thức.

ðề xuất bên ngoài:
Vượt ra ngoài tổ chức ñến những khách hàng hiện tại và tương lai, ñến những tổ
chức chính phủ hay những tổ chức tư nhân và quỹ tài trợ.

ðề xuất nội bộ:
Gửi ñến những bộ phận trong tổ chức, dùng ñể giải quyết những vấn ñề hay ñáp
ứng nhu cầu bằng cách cải tiến thủ tục, thay ñổi sản phẩm, tuyển thêm nhân sự, tổ
chức lại những bộ phận,…

ðề xuất ñược yêu cầu:
ðược chuẩn bị ñể trả lời những yêu cầu trong bản ñề xuất. ðề xuất yêu cầu thường
ñược trình ra bên ngoài.

ðề xuất không ñược yêu cầu:
Là những ñề xuất ñược chuẩn bị theo ý của người viết hơn là trả lời những yêu cầu
trong bản ñề xuất. ðề xuất không ñược yêu cầu có thể trong nội bộ hay bên ngoài.

ðề xuất không theo nghi thức:
Thường là những dạng thư tín hay thông cáo nội bộ. Những tài liệu này không phải
ñính kèm gì cả, cung cấp một mô tả ngắn gọn về dự án. Sau khi xem qua, tổ chức tài
trợ có thể từ chối hay yêu cầu người viết trình một ñề xuất ñầy ñủ.

6.3.1.3. ðặc trưng của một ñề xuất thành công
Một ñề xuất thành công thường có những ñặc trưng sau:
+ Mục ñích của ñề xuất trình bày rõ ràng.
+ Vấn ñề hay yêu cầu ñược hiểu và ñịnh nghĩa rõ ràng.
+ Phương pháp ñề ra phải sáng tạo và ñược trình bày thuyết phục.

16

+ Lợi ích cao hơn chi phí.
+ Phương pháp tuyển nhân sự phải chất lượng.
+ Phương pháp ñề ra có thể ñạt ñược trong một thời gian cơ bản.
+ ðề xuất phải chân thực, căn cứ vào thực tế, hiện thực và khách quan.
+ Cách trình bày chuyên nghiệp và thu hút.
ðề xuất phải có tác ñộng mạnh và sức thuyết phục, phải thu hút người ñọc, chỉ ra
những lợi ích rõ ràng khi chấp nhận ñề xuất, ñưa ra bằng chứng về lợi ích ñó và thể
hiện những hành ñộng có thiện chí.
6.3.1.4. Những yếu tố cơ bản của một ñề xuất theo hình thức

Bìa thư tín hay thông cáo nội bộ: truyền thông báo, giới thiệu ñề xuất ñến
người ñọc.

Trang ñầu hoặc bìa: bao gồm tiêu ñề, tên và ñịa ñiểm người nhận, thời gian
ñề xuất của dự án. Tiêu ñề phải súc tích và trả lời ñược 1 trong 6 câu hỏi: cái gì, khi
nào, ở ñâu, ai, tại sao, bằng cách nào.

Tham chiếu các yêu cầu ñặt ra cho bản ñề xuất: Thông tin chứa trong phần
này phụ thuộc vào yêu cầu cho bản ñề xuất. Sự tham chiếu có thể ñơn giản như là liệt
kê số yêu cầu dành cho bản ñề xuất trên trang bìa hoặc bao gồm một dòng trên bìa thư
tín hoặc thông cáo nội bộ.


Mục lục: Liệt kê tiêu ñề và số trang của tất cả những phần lớn của của bản ñề
xuất.

Danh sách hình minh họa: Bao gồm tiêu ñề và số trang của bất kỳ bảng biểu,
hình ảnh, ñồ thị hay những minh họa khác.

Tóm tắt ñề xuất: Tóm tắt phải ñược thiết kế sao cho người bận rộn cũng có
thể xem nhanh chóng nhưng phải ñủ ý.

Mục ñích: Nên trình bày ñầu tiên. Việc trình bày mục ñích giúp người ñọc
hiểu rõ ràng nguyên nhân bạn viết ñề xuất và bản chất của bản ñề xuất - cách nó sẽ ñạt
ñược mục ñích.

Vấn ñề hay nhu cầu: Mô tả vấn ñề cần ñược giải quyết hay yêu cầu phải ñáp
ứng, nên sử dụng kỹ thuật chặt chẽ ñể liên kết với phần mục ñích ñã ñược trình bày.

17


Những thông tin tổng quan: Trong phần này bạn có thể giải thích vấn ñề,
cách nó phát triển, tầm quan trọng của nó và kết quả của nó nếu chúng ta không làm gì
cả.

Lợi ích của bản ñề xuất: Trình bày kết quả của việc thực hiện giải pháp ñã ñề
xuất. Lợi ích phải ñược trình bày theo quan ñiểm của người nhận, ñáp ứng sự quan
tâm của người nhận hoặc tổ chức của họ.

Mô tả phương pháp thực hiện: Phải rõ ràng ñể người ñọc hiểu và nó phải
thuyết phục là sẽ ñạt ñược mục ñích, giải quyết ñược vấn ñề và cung cấp lợi ích như
ñã nêu ở phần trước. Mô tả phương pháp thực hiện phải chi tiết những gì sẽ thực hiện,

khi nào thực hiện, các thức thực hiện và tại sao phải thực hiện.

ðánh giá kế hoạch: Bao gồm hệ thống tính ñiểm, cách phân tích số liệu, hệ
thống báo cáo hay bất kỳ những kỹ thuật nào về kiểm soát, phân tích, ño lường hay
ñánh giá.

Chất lượng nhân sự: Cần cung cấp thông tin tiểu sử về những người tham gia
chủ chốt trong việc thực hiện ñề xuất. Thông tin nên bao gồm học vấn, kinh nghiệm,
thành tích, thành công,… Cần phải nói cho người ñọc biết rằng những người này có
ñủ chất lượng ñể làm tốt vai trò ñã phân công.

Thời gian biểu: Thời gian biểu chỉ khi nào hoạt ñộng bắt ñầu và hoàn thành.

Chi phí: Chi phí ñề xuất phải bao gồm chi phí của chính cá nhân người viết và,
nếu thích hợp, bao gồm cả phần lợi nhuận.

Bảng chú giải thuật ngữ: Liệt kê những thuật ngữ ít dùng và ñịnh nghĩa ngắn
gọn của nó.

Phụ lục: Ghi chú những thông tin không liên quan trực tiếp ñến ñề xuất ñể làm
sáng tỏ hơn phần chính.

Danh sách tham khảo: Liệt kê nguồn thông tin trong bản ñề xuất theo thứ tự
a,b,c như ñoạn văn trích dẫn hay những chú thích ở cuối trang.
6.3.1.5. Viết một ñề xuất
Dù một người hay một nhóm người viết, ñề xuất - giống như quan hệ thư từ và báo
cáo - cần phải lập kế hoạch. Những nguyên tắc trong kinh doanh phải ñược vận dụng
khi tài liệu viết nháp, duyệt lại và xuất bản.
6.3.1.6. Một vài ứng dụng

18


ðề xuất kiểm tra sổ sách
Các yếu tố quan trọng cấu thành bản ñề xuất này là:
+ Những thông tin tổng quan: thảo luận về quá trình quản lý và vấn ñề mà
tổ chức người ñọc ñang ñối mặt.
+ Thông tin về nhóm: cung cấp thông tin về kinh nghiệm và những thông
tin cần thiết khác của những người sẽ tham gia vào nhóm.
+ Kinh nghiệm: chứng minh chiều sâu kiến thức của công ty.
+ Kế hoạch kiểm toán/ phương pháp cố vấn: trả lời chi tiết những yêu cầu
trong bản ñề xuất. Bao gồm một vài chi tiết về cách bạn lập kế hoạch kiểm toán cho
những công việc kinh doanh hoặc một công ty cụ thể.

ðề xuất xin tài trợ
Một ñề xuất xin tài trợ phải thuyết phục ñược người tài trợ về hai ñiều: tầm quan
trọng của vấn ñề hay nhu cầu là có thật và tổ chức nộp ñơn xin có những phương tiện
và ý tưởng giải quyết vấn ñề hay ñáp ứng nhu cầu ñó.
Khi không có thể thức cụ thể, ñề xuất nên gồm những phần sau:
+ Tóm tắt
+ Trình ñộ
+ Trình bày vấn ñề và ñánh giá nhu cầu
+ Mục ñích và mục tiêu của chương trình
+ Phương pháp luận
+ Sự ñánh giá
+ Nguồn tài chính tương lai
+ Ngân sách
+ Phụ lục

Xin ý kiến của một người ñọc khách quan

6.3.2. Kế hoạch kinh doanh
6.3.2.1. ðịnh nghĩa
Kế hoạch kinh doanh là một dạng ñặc biệt của ñề xuất, ñược lập ñể thuyết phục
một tổ chức tài chính hay ñơn vị cá nhân ñầu tư tiền cho một dự án cụ thể. Kế hoạch
kinh doanh cung cấp tất cả thông tin cần thiết cho người tài trợ ñể ñánh giá dự án.
6.3.2.2. Các yếu tố cơ bản của một kế hoạch kinh doanh

19

+ Tóm tắt dự án
+ Quyền sở hữu/ quản lý/ bố trí nhân viên
+ Xác ñịnh sản phẩm/ dịch vụ/ thị trường
+ Những nhân tố quản trị và sản xuất
+ Sự phát triển, kế hoạch và tiềm năng phát triển
+ Thông tin tài chính
+ Phụ lục
6.3.2.3. Một số lưu ý ñể viết một kế hoạch kinh doanh hiệu quả
+ Cân nhắc kỹ lưỡng: tìm và sử dụng tất cả mọi nguồn thông tin có thể có
trong khi nghiên cứu và viết kế hoạch kinh doanh.
+ Tính ñến tất cả các giả ñịnh then chốt ñể chuẩn bị cho việc lập kế hoạch
tài chính.
+ Cố gắng ñể ñạt ñược ñộ chính xác.
+ Hãy nhiệt tình: Sự nhiệt tình và tận tâm của người viết cũng ñược truyền
ñạt ñến người ñọc.
Cách viết một kế hoạch kinh doanh hiệu quả:
+ Bản kế hoạch kinh doanh cần ngắn gọn, súc tích.
+ Bản kế hoạch kinh doanh phải dễ ñọc,dễ hiểu.
+ Loại bỏ lỗi ñánh máy và ngữ pháp.
+ Truyền ñạt sức mạnh và năng lực ñội ngũ quản lý của bạn.
+ Giải thích tất cả giả ñịnh của bạn và chắc rằng chúng có tính thực tế.

+ Hạn chế sử dụng biệt ngữ và từ chuyên ngành.
+ Cố gắng không cung cấp các thông tin bảo mật cao hay ñộc quyền.
+ Sử dụng bìa chuyên dụng.
6.3.3. Các báo cáo ñặc biệt
6.3.3.1. Biên bản cuộc họp: là biên bản lưu của cuộc họp giúp người tham gia
cuộc họp nhớ lại những nội dung ñã thảo luận, cung cấp thông tin cho những người
không tham gia; giúp các thành viên chuẩn bị cho những cuộc họp kế tiếp.
Nội dung chủ yếu:
+ Tên của hội ñồng hay tổ chức.
+ Ngày, thời gian, ñịa ñiểm cuộc họp.

20

+ Danh sách những người tham dự.
+ Phần tham khảo sự thông qua của các biên bản cuộc họp gần ñây.
+ Phần ghi chép diễn biến cuộc họp.
+ Thời gian kết thúc.
+ Chữ ký của thư ký hay của chủ tịch.
6.3.3.2. Các chính sách: một bản hướng dẫn cho nhân viên, khách hàng và
những ñối tượng khác thực hiện
6.3.3.3. Thông cáo báo chí: là một báo cáo kinh doanh ñặc biệt, gồm thông tin
nhằm thu hút sự quan tâm của cộng ñồng. Thông cáo báo chí cần thông tin có giá trị,
chính xác, kịp thời, súc tích và xác thực.
6.3.3.4. Bảng ñánh giá hoạt ñộng của nhân viên: ghi lại sự ñánh giá của cấp
trên về các hoạt ñộng của nhân viên. Bản ñánh giá là công cụ giúp cải thiện các hoạt
ñộng dưới mức trung bình và xác ñịnh tiềm năng lãnh ñạo.

********

21



CHƯƠNG VIII
GIAO TIẾP KINH DOANH ðA VĂN HÓA

8.1. Khái quát về văn hóa
8.1.1. Khái niệm về văn hóa
Theo UNESCO: “Văn hóa là một phức thể, tổng thể các ñặc trưng, diện mạo về
tinh thần, vật chất, tri thức, tình cảm,… khắc họa nên bản sắc của một cộng ñồng gia
ñình, xóm làng quốc gia, xã hội,… Văn hóa không chỉ bao gồm nghệ thuật, văn
chương mà cả lối sống, những quyền cơ bản của con người, những hệ giá trị, những
truyền thống, tín ngưỡng,…”.
Theo Hồ Chí Minh: “Vì lẽ sinh tồn cũng như vì mục ñích sống, loài người mới
sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, ñạo ñức, pháp luật, khoa học tôn giáo,
văn học nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về mặc, ăn, ở và các
phương tiện, phương thức sử dụng toàn bộ những sáng tạo và phát minh ñó tức là văn
hóa. Văn hóa là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó
mà loài người ñã sản sinh nhằm thích ứng những nhu cầu ñời sống, và ñòi hỏi của sự
sinh tồn”.
Theo Herriot: “Văn hóa là cái còn lại sau khi người ta ñã quên ñi tất cả, là cái vẫn
còn thiếu sau khi người ta ñã học tất cả”.
Như vậy, văn hóa là nền tảng ñịnh hướng cho lối sống, ñạo lý, tâm hồn và hành
ñộng của mỗi dân tộc và các thành viên ñể vươn tới cái ñúng, cái tốt, cái thiện, cái mỹ
trong mối quan hệ giữa người và người, giữa người với tự nhiên và môi trường xã hội.

8.1.2. Các yếu tố cấu thành văn hóa
Văn hóa bao gồm văn hóa vật chất và văn hóa tinh thần.

Văn hóa vật chất là những giá trị sáng tạo của con người thể hiện trong các của
cải vật chất ở con người tạo ra, như tư liệu lao ñộng, tư liệu tiêu dùng, cơ sở hạ tầng
kinh tế,… Văn hóa vật chất ñược thể hiện qua ñời sống vật chất của quốc gia ñó. Văn
hóa vật chất ảnh hưởng rất lớn ñến trình ñộ dân trí, lối sống của các thành viên trong
nền kinh tế ñó.

Văn hóa tinh thần là toàn bộ những hoạt ñộng tinh thần bao gồm kiến thức,
phong tục, tập quán, thói quen và cách ứng xử, ngôn ngữ,…

22

a. Kiến thức
Là nhân tố hàng ñầu ñược ño một cách hình thức bằng trình ñộ học vấn, trình ñộ
tiếp thu và vận dụng các kiến thức khoa học.
b. Phong tục tập quán
Là những quy ước thong thường như nên mặc như thế nào, cách sử dụng ñồ ăn
uống trong bữa ăn, cách xử sự với những người xung quanh, cách sử dụng thời gian.
c. Thói quen
Là những cách thực hành phổ biến hoặc ñã thực hành từ trước. Cách cư xử ñược
xem là ñúng ñắn trong một xã hội riêng biệt.
d. Giá trị
Là những niềm tin và chuẩn mực chung cho một tập thể người ñược các thành viên
chấp nhận.
e. Ngôn ngữ
Là một yếu tố quan trọng vì nó là phương tiện ñể truyền thông tin và ý tưởng giúp
hình thành nên cách nhận thức về thế giới và có tác dụng ñịnh hình ñặc ñiểm văn hóa
của con người.

f. Tôn giáo
Ảnh hưởng lớn ñến cách sống niềm tin, giá trị và thái ñộ, thói quen làm việc và
cách cư xử của con người trong xã hội ñối với nhau và với xã hội khác.
g. Giáo dục
Là yếu tố quan trọng ñể hiểu văn hóa. Sự kết hợp giữa giáo dục chính quy (nhà
trường) và giáo dục không chính quy (gia ñình và xã hội) tạo cho người những giá trị
và chuẩn mực xã hội như: tôn trọng người khác, tuân thủ luật pháp, trung
thực….những nghĩa vụ cơ bản của công dân, những kỹ năng cần thiết khác.
8.2. Vai trò của văn hóa trong giao tiếp kinh doanh
8.2.1. Văn hóa trong ứng xử nội bộ doanh nghiệp

Văn hóa trong ứng xử giúp doanh nghiệp thành công: tạo sự tín nhiệm, nâng
ñỡ, cộng tác từ những người khác góp phần dẫn ñến thành công.

Văn hóa trong ứng xử làm ñẹp hình ảnh doanh nghiệp: cách ứng xử của cấp
trên cấp dưới trong nội bộ doanh nghiệp có tác ñộng qua lại với nhau trên tinh thần

23

hợp tác thiện chí. Mối quan hệ tốt ñẹp này góp phần làm ñẹp hình ảnh doanh nghiệp
và tạo sức mạnh ñưa doanh nghiệp tiến lên phía trước.

Văn hóa trong ứng xử tạo ñiều kiện phát huy dân chủ cho mọi thành viên.

Văn hóa ứng xử giúp củng cố và phát triển ñịa vị của mỗi cá nhân trong nội bộ
doanh nghiệp.
8.2.2. Văn hóa trong ñàm phán kinh doanh của doanh nghiệp

Khác biệt về ngôn ngữ và những cử chỉ hành vi không lời
+ Câu hỏi và những câu tự bộc lộ thông tin là những hành vi ngôn ngữ phổ

biến nhất, các quốc gia khác nhau thì tần suất sử dụng khác nhau: người Trung Quốc
thường dùng khá nhiều câu hỏi khi ñàm phán trong kinh doanh, trong khi người Anh
và ðài Loan hỏi ít.
+ Nhật Bản có phong cách ñàm phán nhẹ nhàng, lịch sự. Trái lại, Hàn Quốc
sử dụng câu mệnh lệnh, ñe dọa và từ không rất nhiều, ngắt lời ñối tác, không bao giờ
ñể thời gian chết khi ñàm phán,… Tương ñồng với cách ñàm phán khá nóng nảy của
Hàn Quốc là Nga và Pháp. Cananda, Mỹ, ðức lại thiên về phong cách sử dụng ngôn
ngữ không lời, không quá nhẹ nhàng nhưng cũng không quá nóng nảy, ñể ñàm phán.

Sự khác biệt về quan niệm giá trị:
Bốn quan niệm về giá trị:
Khách quan là quan niệm rằng các quyết ñịnh trong ñàm phán phải ñược dựa trên
những thực tế rõ ràng, không quan tâm ñến tình cảm, các mối quan hệ khác.
+ Người Mỹ tách yếu tố con người ra khỏi nội dung ñàm phán.
+ Người ðức tách quan hệ ra khỏi các lý lẽ khi ñàm phán.
Tuy nhiên, quan ñiểm này không thể áp dụng với các nhà ñàm phán người Châu Á
và không phải là một giá trị ñược ñề cao trong văn hóa của nhiều dân tộc phương
ðông, bởi vì họ chịu nhiều ảnh hưởng của nhiều yếu tố tâm lý, tình cảm và quan hệ
trong quá trình ñàm phán ra các quyết ñịnh không khách quan.
Cạnh tranh là một ñặc ñiểm của ñàm phán.
Là hình thức cạnh tranh giữa người mua và người bán với tư cách là hai bên ñối
tác trên bàn ñàm phán. Xu hướng vận ñộng của các bên yêu cầu về giá cả và ñiều kiện
trao ñổi của bên mua và bên bán là trái ngược nhau.