Đề tài:Hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần nhựa bao Bì Ngân Hạnh pps

Luận văn

Đề tài:Hoạt động quản trị mua hàng tại
công ty Cổ phần nhựa bao Bì Ngân Hạnh












[Type text] Page 1

CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN QUẢN TRỊ MUA HÀNG
1.1 Tính cấp thiết của đề tài và xác lập tuyên bố đề tài
Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế đang là xu hướng chung của thế giới. Tiến
trình hội nhập có sự tham gia của Việt Nam vào tổ chức WTO . Từ đó mang lại cơ hội
thách thức mà doanh nghiệp cần phải vượt qua. Các doanh nghiệp cần có chiến lược
phù hợp để thích nghi với môi trường kinh doanh mới và đáp ứng đòi hỏi cạnh tranh.
Sau khi gia nhập WTO Việt Nam có xu hướng mở cửa nên hoạt động xuất nhập
khẩu ngày càng tăng. Đây có thể là vấn đề thách thức với doanh nghiệp sản xuất trong

nước nhưng lại là cơ hội cho các doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực
kinh doanh xuất nhập khẩu, khi các thủ tục, thếu quan ngày càng thông thoáng hơn .
Đứng trước những cơ hội lớn như ngành sản xuất nhựa Việt Nam đang thiếu nguyên
liệu sản xuất trầm trọng thì Ngân Hạnh có thể nhìn thấy cơ hội thị trường.
Đối với một công ty thương mại thì hoạt động quản trị mua hàng là vô cùng
quan trọng. Để cạnh tranh với đối thủ cùng ngành, và cung cấp cho thị trường những
sản phẩm có chất lượng đảm bảo giá cả cạnh tranh nhất thì công ty phải chú trọng tới
hoạt động quản trị mua hàng. Chi phí mua hàng đầu vào ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt
động bán của công ty bởi vì công ty chỉ mua để bán mà không hề có bất cứ hoạt động
gia công hay làm lại cho sản phẩm bán. Trong những năm vừa qua tại công ty hoạt
động mua hàng chưa thực sự được chú trọng chưa có nhân sự cán bộ chuyên trách
quản lý hoạt động mua .Do đó hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng đang là nhiệm
vụ quan trọng nhất của doanh nghiệp có tính sống còn và mua tốt là tiền đề để bán tốt.
Vì tất cả các lý do trên nên tên đề tài được xác lập là: “Hoàn thiện hoạt động
quản trị mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài và đối tƣợng nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu : phân tích thực trạng mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì
Ngân Hạnh, qua đó đánh giá điểm mạnh điểm yếu đưa ra những kiến nghị, đề xuất
hoàn thiện hoạt động quản trị mua hàng tại doanh nghiệp.
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị mua hàng tại công ty Cổ phần Nhựa
Bao Bì Ngân Hạnh.

[Type text] Page 2

1.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu thực trạng hoạt động của công ty Cổ Phần
Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh và thực trạng hoạt động mua hàng cuả công ty trong 3 năm
2007 – 2010. Nghiên cứu thực trang mua hàng phục vụ bán trong 6 tháng đầu năm
2010.
1.4 Một số lý luận quản trị mua hàng

1.4.1 Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị mua hàng đối với doanh nghiệp.
a) Mục tiêu
+ Mục tiêu hợp ký hóa dự trữ: Mua hàng đảm bảo bổ sung dữ trữ hợp lý về số
lượng chất lượng và thời gian.
+ Mục tiêu chi phí: Phải đảm bảo giảm chi phí quản trị nghiệp vụ mua.
+Mục tiêu phát triển mối quan hệ : Thông qua mua hàng phát triển mối quan hệ
nguồn hàng hiện tại, phát hiện thiết lập quan hệ với nguồn hàng tiềm năng.
b) Khái niệm: Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng
hóa tại cơ sở logistics, đáp ứng đúng yêu cầu dự trữ, sản xuất bán hàng với tổng chi
phí thấp nhất.
Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển
giao quyền sở hữa thương mại giữa doanh nghiệp và nguồn hàng. Thực chất mua
hàng là tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống logistics, do đó chất
lượng và cho phí của logistic chịu ảnh hưởng rất lớn từ hoạt động mua hàng.
c) Vai trò
- Tạo nguồn lực logistic – hàng hóa – ban đầu triển khai toàn bộ hệ thống
logistics: Đảm bảo nguồn dự trữ kịp thời. Trên cơ sở đó, thỏa mãn tốt nhất nhu cầu
dịch vụ của khách hàng, đặc biệt dịch vụ mặt hàng, dịch vụ thời gian.
- Tạo điều kiện giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh doanh thương mại.Mua
hàng chiếm vị trí quan trọng do trong doanh nghiệp thương mại, giá trị hàng hóa mua
chiếm tỷ lệ lớn, từ 60% - 80% doanh thu. Do đó chỉ cần giảm chi phí tương đối trong
mua hàng là đã ảnh hưởng lớn tới lợi nhuận hơn là giảm cho phí khác.
1.4.2 Căn cứ nguyên tắc mua
a) Để mua hàng một cách hợp lý cần căn cứ nguyên tắc sau:
+ Căn cứ quyết định marketing về mặt hàng , trình độ dịch vụ khách hàng
+ Căn cứ vào kết quả phân tích giá trị gia tăng, phân tích dự trữ, tình hình bán
hàng, phân tích chi phí, phân tích nguồn hàng.
+ Căn cứ vào khả năng dự trữ, dùng cho mua hàng

[Type text] Page 3

b) Các nguyên tắc tiến hành mua
Nguyên tắc nhiều nhà cung ứng: Nguyên tắc này tránh cho doanh nghiệp không
bị lệ thuộc vào nguồn hàng, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra bình thường, do đó
tránh được rủi ro mà nguồn hàng gây bất lợi cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc cân đối lợi ích, tạo mối quan hệ lâu dài bền vững cho doanh nghiệp
và nguồn hàng, thực hiện marketing các mối liên hệ.
Nguyên tắc dịch vụ và chi phí hậu cần: Đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật
liệu, hàng hóa để bổ sung kịp thời cho sản xuất hay bán hàng, giảm chi phí toàn bộ quá
trình cung ứng.
1.4.3 Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác quản trị mua hàng.
1.4.3.1Các nhân tố bên trong ảnh hưởng tới công tác quản trị mua hàng .
a) Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá:
+ Chiến lược kinh doanh:
Chiến lược kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp. Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình
theo chiến lược. Bởi vì chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích,
hướng đi của mình. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội
trên thị trường và tạo được lợi thế cạnh tranh trên thương trường bằng các nguồn lực
có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Do đó chiến l-
ược kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng
cũng phải phụ thuộc vào chiến lược, tuỳ theo chiến lược trong từng giai đoạn mà các
nhà quản trị mua hàng đưa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.
+ Chính sách sản phẩm:
Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp sẽ
bán cái gì? Cho đối tượng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh, có
chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp.
+ Kế hoạch chi tiết:
Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải
đưa ra được một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn được mặt hàng cung ứng.

Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lượng hàng dự trữ nhất
định phù hợp với nhu cầu bán ra.


[Type text] Page 4

+ Kết quả tiêu thụ:
Có ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế
hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trước. Với mỗi một mặt hàng,
doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng
tiêu thụ như thế nào, và nếu có được kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây
dựng được một kế hoạch hợp lí hơn.
b) Các nguồn lực của doanh nghiệp.
+ Vốn:
Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
đặc biệt là trong mua hàng. Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua
hàng của doanh nghiệp.
+ Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Mô hình tổ chức thể hiện mối liên hệ các phòng ban và có ảnh hưởng rất lớn
đến quá trình sản xuất và tiêu thụ của công ty. Nếu phòng ban liên kết hoạt động hiệu
quả làm giảm bớt thời gian trong công tác lập duyệt kế hoạch, giúp doanh nghiệp chủ
động hơn trong quá trình mua hàng.
+ Cơ sở vật chất kĩ thuật:
Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp. Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt,
hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện
đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy
thời cơ để mua được hàng nhanh hơn, tốt hơn
+Nhân viên mua hàng:
Mua không đảm bảo sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp. Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của

con người. Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất
quan trọng trong hoạt động kinh doanh.
Kiến thức phong phú: Người nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về
hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm
đảm nhận, phải nắm được các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị trư-
ờng và biết phân tích ảnh hưởng của thị trường, nắm được chính sách kinh tế của nhà
nước, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua.

[Type text] Page 5

Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động
trên thị trường về nhu cầu và giá cả.
Có khả năng giao tiếp:Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi
cho đàm phán kinh doanh.
Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng. Chọn được một
nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh
nghiệp.
- Vị thế của doanh nghiệp trên thương trường:
Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thương trường thì việc đặt mua hàng sẽ
dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ được các nhà cung ứng ưu tiên hơn trong việc chào
hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản ưu
đãi cho doanh nghiệp hơn.
1.4.3.2Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình quản trị mua hàng.
- Nhà cung cấp:
Đây là yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh
nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua
hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng hàng bán ra. Bởi đối với doanh
nghiệp thương mại thường kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt hàng có
thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng. Trong trường hợp như vậy sẽ có sự cạnh tranh
của các nhà cung ứng.

Để lựa chọn người cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:
+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối ưu
và để tránh bị ép giá.
+ Cần theo dõi thường xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả
năng cung ứng của người cung ứng.
- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng:
Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi
hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm,
nhu cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua
hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hưởng đến quá trình mua hàng như: sự thay đổi về

[Type text] Page 6

nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua
hàng.
- Đối thủ cạnh tranh:
Đối thủ cạnh tranh có ảnh hưởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua
và bán. Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối
phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trường là sự cạnh tranh
về giá nên để thắng được đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi
chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đưa ra được mức giá khách hàng chấp nhận
được mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhưng phải đảm
bảo có lãi. Muốn đưa ra được một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì
doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng. Mua hàng làm sao để
đảm bảo bán được với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi.
- Môi trường kinh tế chính trị
Môi trường kinh tế chính trị ảnh hưởng mạnh mẽ tới hoạt động kinh doanh của các
doanh nghiệp. Một môi trường kinh tế phát triển thì luôn có cơ sở hạ tầng vững chắc
và hệ thống chính trị pháp luật ổn định thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Đặc biệt trong hoạt động quan trị mua hàng thì một số chính sách như chính sách thuế,

chính sách tỷ giá, hạn ngạch, thuế quan có ảnh hưởng trực tiếp tới giá cả hàng hóa mua
vào.
1.4.4 Quá trình quản trị mua hàng gồm các giai đoạn



Hình 1.1: Quá trình quản trị mua hàng
1.4.4.1 Xây dựng kế hoạch mua
Kế hoạch mua bao gồm nội dung sau: Xác định số lượng, cơ cấu và tổng giá trị
hàng mua , xác định nguồn hàng mua, xác định chính sách thời điểm mua
a) Xác định số lượng, cơ cấu nguồn hàng mua
Theo quan điểm hậu cần, có thể xác định số lượng hàng mua theo công thức
sau: M = (B+K+H) - (D +N)
Xây dựng kế
hoạch mua
Xây dựng kế
hoạch mua
Triển khai quá
trình mua
Đánh giá, kiểm
soát quá trình mua

[Type text] Page 7

Trong đó
M: Là số lượng hàng hóa cần mua trong kì kế hoạch
B: Là dự báo tiêu thụ
K: Lượng hàng hóa bán ra
H: Lượng hàng hóa hao hụt
D: Dự trữ hiện có

N: Lượng hàng hóa đã đặt mua hoặc kí kết hợp đồng
Trên sơ sở tính số lượng hàng hóa mua, dự tính giá mua, có thể xác định được
tổng giá trị hàng hóa trong kì kế hoạch nhằm tính toán các chỉ tiêu chi phí vốn mua và
chỉ tiêu khác trong kinh doanh.
a) Hoạch định nguồn hàng
thông thường có 4 giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp như hình 1.2



Không có quan
Hệ

Hình 1.2: Các bƣớc hoạch định nguồn hàng
Đối với tổ chức thì việc có được một nhà cung ứng tốt là tiền đề để tạo năng lực
cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Giai đoạn khảo sát:
Là giai đoạn thu thập thông tin về nhà cung ứng có thể từ nhiều nguồn khác
nhau có thể từ hồ sơ cũ hay các phương tiện thông tin đại chúng hay internet.
Giai đoạn lựa chọn
Phân tích đánh giá điểm mạnh điểm yếu
Giai đoạn
khảo sát
Gia đoạn
lựa chọn
Gia đoạn
đàm phán
Gia đoạn
thử nghiệm
Đạt yêu cầu

[Type text] Page 8

So sánh với tiêu chuẩn đặt ra trên cơ sở đó lập danh sách nhà cung ứng đạt yêu
cầu.
Đến thăm nhà cung ứng trên cơ sở đó lựa chọn nhà cung ứng chính thức lâu dài.
Giai đoạn đàm phán ký kết hợp đồng
Bước chuẩn bị
Bước tiếp xúc
Bước đàm phán
Bước kết thúc đàm phán, đặt hàng kí kết hợp đồng
Rút kinh nghiệm
Giai đoạn thử nghiệm
Đạt yêu cầu: quan hệ lâu dài
Không đạt: chọn nhà cung ứng khác
b) Xác định chính sách mua
Các chính sách thời điểm mua:
Xác định thời điểm mua theo biến động về giá đạt được sự tiết kiệm cao nhất
Chính sách mua ngay: Mua đáp ứng nhu cầu của tiêu thụ ngay trước mắt trong trường
hợp giá ổn định hay có xu hướng giảm.
Chính sách mua trước: Mua đáp ứng yêu cầu sản xuất tiêu thụ cho cả thời gian dài với
quy mô lớn trong trường hợp giá mua có xu hướng tăng. Quan trọng mức giảm của chi
phí mua phải lớn hơn so với mức tăng chi phí dự trữ hàng hóa.
Mua hỗn hợp là: mua ngay hay mua trước trong khi giá trên thị trường có biến động.
1.4.4.2 Triển khai kế hoạch mua




Xác định nguồn hàng
và phương thức mua

Đặt hàng kí kết hợp
đồng mua
Nguồn
hàng

Nhập hàng vào cơ sở
logistic
Hạch toán nghiệp vụ
nhập hàng

[Type text] Page 9


Hình 1.3 Sơ đồ triển khai quá trình mua hàng
a) Xác định nguồn hàng và phương thức mua
Có 3 phương thức mua:
Mua lại thẳng : Phương thức này được áp dụng với những đơn hàng không có điều
chỉnh, không phải thương lượng với nguồn hàng. Phương thức mua này thường được
thực hiện dưới hình thức đặt hàng đơn giản từ người mua. Những nguồn hàng đang
cung ứng thường nỗ lực nâng cao mối quan hệ này
Phương thức mua lại có điều chỉnh: phương thức này áp dụng với nguồn hàng quen,
đơn hàng có thay đổi đáng kể, môi trường kinh doanh thay đổi và cần thương lượng
điều chỉnh đi đến thống nhất giữa người bán và người mua. Nếu thương lượng không
được thì phải chuyển nguồn hàng.
Phương thức mua lại mới: Là bắt đầu tạo lập quan hệ với nguồn hàng trong trường
hợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới, hoặc
không triển khai được phương thức có điều chỉnh, xuất hiện nguồn hàng mới với đề
nghị hấp dẫn. Lúc này cần xác định lại nguồn hàng và thiết phân tích và lựa chọn
nguồn hàng.
Xác định nhà cung ứng: Sau khi lựa chọn được danh sách nhà cung ứng thì doanh

nghiệp phải tìm ra nguồn hàng chính thức. Căn cứ vào tình thế mua, danh sách lựa
chọn nhà cung ứng kết quả lựa chọn nhà cung ứng lần trước và sự xuất hiện của nhà
cung ứng mới để tìm ra nguồn hàng phù hợp với tình thế diễn biến thị trường.
b) Đặt hàng và kí kết hợp đồng
Tùy thuộc vào phương thức mua mà có hình thức quan hệ kinh tế với nguồn hàng. Đối
với phương thức mua lại thẳng thì chỉ cần trao đổi đơn đặt hàng là đủ, đối với phương
thức mua lại khác thì cần tiến hành thương lượng và kí kết hợp đồng mua bán. Có hai
phương pháp:
1. Người mua lập đơn hàng giao hàng bằng phương tiện thông tin nhà cung ứng
chấp nhận đơn hàng và kí kết hợp đồng.
2. Người mua lập đơn hànghai bên trực tiếp gặp nhau và đàm phán hai bên kí hợp
đồng cung ứng.
c) Nhập hàng

[Type text] Page 10

Là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hóa vào hậu cần
của người mua, bao gồm: Giao nhận hàng và vận chuyển hàng
Giao nhận là quá trình chuyển giao quyền sở hữu từ nguồn hàng sang doanh nghiệp.
Có thể tại nguồn hàng hoặc tại cơ sở hậu cần của người mua. Tiếp nhận hàng hóa là hệ
thống mặt công tác kiểm tra tình trạng số lượng chất lượng chất lượng hàng hóa nhập
vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hóa
trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lí hàng hóa theo các văn bản pháp lí
quy định.
Tiếp nhận số lượng: Là tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa thực nhập và xác định
trách nhiệm vật chất giữa các bên trong việc giaoo nhận hàng hóa về mặt lượng.
Tiếp nhận chất lượng : Là kiểm tra chất lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách
nhiệm vật chất các bên tham gia giao nhận về tình trạng không đảm bảo chất lượng
của hàng hóa nhập.
Vận chuyển

Nguồn hàng thường chịu trách nhiệm việc chuyển hàng hóa khi doanh nghiệp mua
hàng, như thế tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và người bán. Nhưng trong một
số trường hợp nhất định, doanh nghiệp phải tự mình vận chuyển hàng hóa trong mua
(do đặc điểm hàng hóa phải có phương tiện vận chuyển hàng hóa). Trong trường hợp
này, doanh nghiệp phải có phương án vân chuyển hợp lý đảm bảo chi phí thấp nhất.
Thường có 2 phương thức vận chuyển.
1. Vận chuyển thẳng: Là sự di động hàng hóa từ nguồn hàng thẳng đến cơ sở hậu
cần của khách hàng mà không qua bất kì một kho trung gian nào.
2. Vận chuyển qua kho: Là sự di chuyển mà trong đó, hàng hóa từ nguồn hàng
cung ứng cho khách hàng phải qua ít nhất khâu kho.
b) Hoạch toán nghiệp vụ nhập hàng
Là quá trình tập hợp dữ liệu, thông tin về tình hình nhập hàng để theo dõi và kiểm
soát hoạt động mua hàng. Hạch toán nghiệp vụ mau hàng thường được tiến hành theo
nguồn hàng và theo nhóm, mặt hàng kinh doanh. Phương thức hạch toán là ghi sổ và
sử dụng biểu đồ.
1.4.4.3 Đánh giá và kiểm soát sau mua
Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điều chỉnh để thực
hiện mục tiêu mua hàng. Và được tiến hành theo mô hình sau

Xác định chỉ tiêu
đo lường
Thiết lập tiêu
chuẩn so sánh
Đo lường kết quả
mua hàng

[Type text] Page 11

Hình 1.4 Quá trình kiểm soát hoạt động mua hàng
Các tiêu chuẩn đánh giá:
Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu lô hàng mua về số lượng chất lượng cơ
cấu
Tiêu chuẩn hoạt động: Thời gian mua, tính chính xác về thời gian và địa điểm giao
hàng
Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong mua
Qua đó xác định nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục, và quản trị hoạt động mua
hàng hiệu quả hơn.



Thực hiện hành
động điều chỉnh
Tiếp tục theo dõi
việc mua hàng
So sánh kết
quả với
tiêu chuẩn

[Type text] Page 12

CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ

MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BAO BÌ NGÂN HẠNH
2.1 phƣơng pháp nghiên cứu
2.1.1 Phương pháp phân tích và thu thập số liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp là dũ liệu thông tin có sẵn và hoạc kết quả nghiên cứu có từ trước
được tập hợp phục vụ cho việc nghiên cứu hiện tại
Trong quá trình thu thập, chuyên đề đã sử dụng thống kê báo cáo kết quả kinh doanh,
danh mục mặt hàng kinh doanh, cơ cấu tổ chức nhân sự trong công ty….
Ngoài ra chuyên đề còn sử dụng một số các thông tin trên website: nganhanh.com và
một số các báo đánh giá chung về tình hình phát triển nhu cấu của ngành hàng mà
công ty đang kinh doanh.
2.1.2 Phương pháp phân tích thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu đầu tiên tiến hành thu thập xử lý, phân tích đánh giá phục vụ
nghiên cứu. Dữ liệu sơ cấp được thu thập trực tiếp nên có độ chính xác khá cao, đảm
bảo tính cập nhật, nhưng mất thời gian. Dữ liệu sơ cấp có thể được tập hợp quan sát
ghi chép, hoặc tiếp xúc trực tiếp với đối tượng điều tra.
Để thu thập số liệu sơ cấp chuyên đề đã sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên sâu
để có được thông tin cần thiết mà chưa có được thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm.
Phỏng vấn nhằm có được thông tin chi tiết hơn về quá trình quản trị mua hàng, khó
khăn gặp phải trong quá trình quản trị hoạt động mua hàng, trong quá trình lựa chọn
nhà cung cấp, tình hình đánh giá hiệu quả kiểm soát hoạt động mua hàng, hoạt động
lập kế hoạch mua hàng, tính chuyên môn hóa trong việc đề cử người thực triển khai
mua hàng….
Chuyên đề có sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm nhằm tìm hiểu về các chỉ tiêu
mà công ty sử dụng đề đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, phương thức mua hàng chủ
yếu của công ty…
Hai phương pháp trên được thực hiện bằng cách soạn thảo bảng câu hỏi để phỏng vấn
5 cán bộ công nhân viên trong công ty. Qua đó tổng hợp thông tin và có thể đánh giá
được chỉ tiêu mà công ty cho là quan trọng.

[Type text] Page 13

2.2 Đánh giá tổng quát công ty và nhân tố ảnh hƣởng tới hoạt động quản trị mua
hàng tại công ty Công Ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh
2.2.1 Tổng quan công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh
a) Quá trình hình thành và phát triển công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh
Công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh được thành lập vào năm 2007 là một doanh
nghiệp chuyên cung cấp cung cấp các sản phẩm nhựa nguyên liệu và giấy, bao bì với
nhiều chủng loại đa dạng và phong phú.
Nhờ sự tích cực chủ động tìm kiếm nguồn hàng từ nhiều quốc gia khác nhau công ty
hiện đang cung cấp cho thị trường nội địa nhiều loại sản phẩm như hạt nhựa nguyên
sinh PP, PE…loại bao bì sản phẩm, và giấy nguyên liệu, giấy thành phẩm….
Qua bốn năm hoạt động với đội ngũ nhân sự là 15 người công ty Cổ Phần Nhựa Bao
Bì Ngân Hạnh đã tạo lập được mối quan hệ tạo được sự tin tưởng trong khách hàng và
đối tác, ngày càng nâng cao uy tín và vị thế doanh nghiệp trên thị trường nhựa nguyên
liệu Việt Nam. Và đặc biệt công ty đang có quan hệ làm ăn với một các công ty lớn có
tiềm năng phát triển mạnh.
b) Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh trong
3 năm gần đây
(Đơn vị: vnd)
TT
Chỉ tiêu
Năm 2008
Năm 2009
Năm 2010
09/08
10/09
1
Tổng doanh số
25.888.962.341
27.879.966.562

30.000.000.000
107.7
107.6
2
Tổng vốn kinh
doanh
22.005.617.990
23.697.971.580
25.500.000.000
107.2
107.6
3
Vốn chủ sở hữu
4.500.000.000
4.546.000.000
4.682.380.000
101
103
4
Lợi nhuận trước
thuế
124.000.000
136.000.000
200.000.000
110
146.6
5
Lợi nhuận sau
93.000.000
102.300.000

150.000.000
110
146.6

[Type text] Page 14

thuế
Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh từ
năm 2008 – 2010
Nhìn vào bảng thống kê kết quả kinh doanh của công ty ta thấy tình hình phát triển của
công ty trong ba năm qua là khá tốt. So sánh các chỉ tiêu giữa năm trước và năm sau
đều tăng. Năm 2008 là năm khủng hoảng kinh tế thế giới nhưng công ty vẫ có lợi
nhuận sang năm 2009 và 2010 kinh tế thế giới có dấu hiệu phục hồi tạo động lực thúc
đẩy hoạt động kinh doanh của công ty có những dấu hiệu tích cực như lợi nhuận tăng
mạnh trong năm 2010 và các chỉ tiêu về vốn cũng tăng đáng kể.
2.2.2 Những nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động mua hàng của công ty Cổ Phần
Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh.
a) Nhân tố bên trong
Chiến lược của công ty:
Chiến lược dài hạn của công ty là đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, để thực
hiện một chiến lược kinh doanh hợp lý thì cần làm tốt công tác quản trị mua việc mua
tốt tạo điều kiện cho thực hiện bán tốt nhất.
Sản phẩm
Stt
Mặt hàng kinh doanh
ĐVT(kg/đ)
giá
1
Hạt nhựa HDPE 5502

27000
2
Hạt nhựa HDPE 9810

27000
3
Hạt nhựa HDPE 60180

26.800
4
Hạt nhựa ABS T50

26.700
5
Hạt nhựa HDPE TR144

33.500
7
Hạt nhựa TDI

33.500
8
Hạt nhựa PPG

32.500
9
Hạt nhựa POP

32.500
1

Bao bì nhập khẩu


1
Bột giấy nguyên liệu
USD/tấn

2.2 Bảng danh mục mặt hàng kinh doanh
Mặt hàng công ty kinh doanh chủ yếu là sản phẩm nhập khẩu nước ngoài là nguyên
liệu đầu vào cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước. Do phục vụ khách hàng tổ

[Type text] Page 15

chức nên công ty đặc biệt chú ý tới giá mua hàng sao cho cạnh tranh nhất và chất
lượng phù hợp với yêu cấu khách hàng
Kết quả tiêu thụ tại doanh nghiệp
Kết quả tiêu thụ ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản trị mua hàng của công ty.
Trong 3 năm trở lại đây việc tiêu thụ của công ty là khá tốt và ổn định nên doanh số
hàng năm tăng đều đặn. Việc tiêu thụ hàng hóa tốt tạo cơ sở vững chắc cho công ty
mở rộng vốn và tái đầu tư vào mặt hàng kinh doanh. Kết quả tiêu thụ thể hiện thông
qua doanh số bán hàng tại bảng 2.1.
Một số yếu tố nguồn lực doanh nghiệp
Vốn: Công ty có một khoản vốn điều lệ là 4.500.000.000 và lượng vốn này tăng hàng
năm theo doanh số và lợi nhuận của công. Đó là một bằng chứng chứng minh cho sự
phát triển quy mô công ty. Vốn điều lệ của công ty là cơ sở tạo ra nguồn vốn kinh
doanh.
Cơ cấu tổ chức

búy ok



2.3 Sơ đồ tổ chức công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh
Mô hình tổ chức và mối liên hệ các phòng ban ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất
và tiêu thụ của công ty. Nếu phòng ban liên kết chặt chẽ hoạt động kinh doanh hiệu
quả sẽ bớt đi thời gian chờ đợi công tác lập kế hoạch mua hàng của giám đốc.
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
KINH DOANH
PHÓ GIÁM ĐỐC
TÀI CHÍNH
PHÒNG
KINH
DOANH
PHÒNG
KẾ
TOÁN
PHÒNG
HÀNH
CHÍNH
PHÒNG
XUẤT
NHẬP
KHẨU

[Type text] Page 16

Nhìn vào sơ đồ của công ty ta thấy cơ cấu tổ chức còn đơn giản không có phòng ban
mua hàng riêng mặc dù công tác thu mua là đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp
thương mại do đó nó ảnh hưởng tới tính chuyên môn hóa và hiệu quả mua hàng của
công ty.Cơ sở vật chất tại công ty còn giản đơn chỉ có trụ sở làm việc và các máy tính
nối mạng, máy fax, không có phương tiện vận tải không có thiết bị máy móc đặc biệt
nào khác phục vụ việc mua hàng.
Nhân viên mua hàng và người quản trị mua:
Stt
Chức vụ
Trình độ và chuyên ngành học
Số
lƣợng
1
Giám đốc
Trên đại học, quản trị kinh doanh
1
2
Phó giám đốc kinh doanh
Đại chọc quản trị kinh doanh
1
3
Phó giám đốc tài chính
Đại học, kế toán
1
4
Kế toán, hành chính
Đại học, kế toán
3

5
Nhân viên kinh doanh
Đại học, hóa chất vàmarketing
3
6
Xuất nhập khẩu và làm
thêm nhiệm vụ mua hàng
Đại học, quản trị doanh nghiệp
2
7
Nhân viên giao nhận
Trung cấp, kinh tế
4
Bảng 2.4 Cơ cấu nhân sự tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh
Nhìn vào bảng ta thấy việc tổ chức nhân sự tại công ty và trình độ của cán bộ công
nhân viên trong công ty số người có trình độ đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ 73%.
Tuy nhiên cán bộ và nhân viên sử dụng trong công tác mua hàng chỉ có 2 nhân viên tai
bộ xuất nhập khẩu,4 nhân viên giao nhận làm việc tại cảng và giám đốc công ty phối
hợp cùng hoạt động. Và không ai được đào tạo sâu về nghiệp vụ mua hàng hay có
kiến thức về logistics do đó hiệu quả mua hàng chưa cao.
b) Nhân tố bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động quản trị mua hàng tại công ty
Nhà cung cấp:
Đối với doanh nghiệp thương mại nhà cung cấp có ảnh hưởng lớn tới công tác mua
hàng, sức mạnh cạnh tranh trên thị trường càng mạnh nếu công ty có được nhà cung
cấp uy tín, phần nào giành được vị thế cạnh tranh trên thương trường. Một nhà cung
cấp tốt luôn thực hiện hợp đồng đúng và có thể đáp úng nhu cầu bất thường của doanh
nghiệp. Trong thời gian hoạt động công ty đã có được một số lượng nhà cung cấp
đáng tin cậy góp phần nâng cao hiệu quả doanh nghiệp hoạt động. Nhưng đôi khi nhân
viên mua hàng của công ty chưa thực sự khéo léo nên công ty phải nhượng bộ làm mất

[Type text] Page 17

một số quyền lợi. Đây cũng chính là nguyên nhân làm công tác mua hàng của công ty
chưa đem lại hiệu quả cao trong hoạt động.
Nhu cầu tiêu thụ của khách hàng
Stt
Ngành hàng
Tốc độ phát triển
trung bình
Nguyên liệu cần
nhập khẩu
1
Sản xuất nhựa
15% - 20%
Gần 90%
2
Sản xuất giấy
15% -16%
50%
Bảng 2.5 Nhu cầu khách hàng
Công ty đang kinh doanh trong lĩnh vực giấy nhựa nguyên liệu nhập khẩu nhìn vào
bảng ta thấy sự phát triển của ngành sản xuất nhựa, giấy với tốc độ phát triển khá
nhanh và nguyên liệu sản xuất chủ yếu là nhập khẩu nên nhu cầu trong ngành hàng
kinh doanh của công ty là rất lớn. Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh
nghiệp tổ chức mua nguyên liệu phục vụ sản xuất, nguyên liệu ảnh hưởng trục tiếp tới
chất lượng sản phẩm đầu ra nên các doanh nghiệp yêu cấu nguyên liệu mua vào phải
có giá cạnh tranh và chất lượng phù hợp. Do đó để tiếp cận được loại khách hàng này
thì công ty chủ yếu nhắm vào lợi ích mà công ty có thể mang lại cho khách hàng.
Đối thủ cạnh tranh
Nền kinh tế ngày càng phát triển sức ép cạnh tranh ngày càng gia tăng trong ngành

kinh doanh nguyên liệu nhựa thị trường Việt Nam cũng ngày càng lớn mạnh. Công ty
Ngân Hạnh trong quá trình hoạt động cũng phải đối mặt rất nhiều đối thủ cạnh tranh
như là: công ty TNHH sản xuất và thương mại Mạnh Linh, tập đoàn Hòa Bình, công ty
cổ phần Đầu Tư Phú Khang……Bên cạnh một số công ty trong nước thì cũng có
không ít công ty sản xuất hạt nhựa nguyên sinh, công ty sản xuất giấy bột nước ngoài
là đối thủ cạnh tranh lớn trên thị trường và giá cả rất cạnh tranh khi họ bán trực tiếp
cho các doanh nghiệp sản xuất trong nước ta.
Môi trường kinh tế, pháp luật
Tình hình kinh tế chính sách của nhà nước như chính sách tiền tệ chính sách tỷ giá hối
đoái có ảnh hưởng lớn tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung
và công ty cổ phần nhựa bao bì Ngân Hạnh nói riêng đặc biệt là công tác mua hàng.
Đặc biệt đối với công ty chuyên nhập khẩu hàng hóa như Ngân Hạnh thì chính sách
thuế, hoạt động của hải quan, tỷ giá hối đoái ảnh hưởng mạnh tới hoạt động của doanh
nghiệp. sự biến động của tỷ giá hối đoái ảnh hưởng mạnh tới việc thanh toán hàng hóa
của công ty. Nếu có khả năng dự đoán được tỷ giá tốt thì đó là một lợi thế cho công ty,

[Type text] Page 18

có khả năng giảm chi phí cho hàng hóa mua vào, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh
nghiệp.
2.3 Thực trạng quản trị mua hàng
2.3.1 Thực trạng quá trình quản trị mua hàng
2.3.1.1 Phân tích đánh giá công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty Cổ Phần
Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh
a) Xác định nhu cầu và số lượng lô hàng
Thông thường khi xác định nhu cầu sẽ có các cán bộ nhân viên tại bộ phận sau tham
gia
Trưởng phòng kinh doanh: Tập hợp đơn hàng và thông kê số lượng hàng cần mua theo
đơn
Kế toàn trưởng : Xem xét tình hình tài chính của công ty hiện tại khả năng đáp được

bao nhiêu phần trăm giá trị đơn hàng nếu không đủ công ty sẽ có giải pháp khắc phục
Thông qua báo cáo của kế toán và trưởng phòng kinh doanh giám đốc công ty sẽ là
người đưa ra quyết định cuối cùng hàng hóa nên mua là bao nhiêu.
Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty phải phụ thuộc vào đơn hàng của
khách hàng . Việc thông báo nhu cầu thị trường còn nhiều hạn chế đồng thời trong
công ty cũng chưa có hoạt động điều tra nhu cầu thị trường nên chưa nắm bắt được sự
biến động của nhu cầu thị trường.
Công ty không có điều tra về mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm
của công ty cung cấp nên công ty không nắm được những phàn nàn của khách hàng, từ
đó không thể đưa ra sự điều chỉnh phù hợp để gửi tới nhà cung cấp được và làm giảm
tính chính xác về chất lượng số lượng hàng hóa cho việc lên kế hoạch mua. Do vậy
công ty cần hoàn thiện hoạt động mua hàng.
b) Thực trạng nhà cung cấp của công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh
stt
Nguồn hàng
Giá trị hàng hóa mua vào
Năm 2008
Năm 2009
Năm 2010

1
Sanghai reseach institute of
synthetic
4.500.000.000
3.467.890.000
4.890.700.856

[Type text] Page 19

2

honam petrochemical
Corp(korea)
3.456.900.000
1.430.876.800

3
jampoo union Corp(Taiwan)

2.900.858.000
3.589.000.000
4
PUMAX CHEMICALS (P)
LTD ,International Coatings
- Japan Epoxy Resins
Company Limited,Shunde
Syntech Synthetic Resin
Company Limited,

6.890.789.000
4.590.000.000
5
Plastics company - in
Springs, Gauteng, South
Africa

2.678.321.000
4.200.000.000
6
Vinaco (pty) ltd.

2.890.000.000
7
Nan Ya Plastics
Corporation(taiwan
6.890.789.000
3.158.576.000

8
National Plastic Company
Ltd( 425 852 south korea
8.432.900.000
3.434.576.000
2.800.659.000
9
RD PLASTICS COMPANY,
INC.(United States)


2.768.000
Bảng 2.6 Danh sách nhà cung ứng của công ty
Nguồn hàng hiện tại của công ty không mang tính truyền thống, công ty thường xuyên
thay đổi nhà cung cấp vì công ty phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng nên đôi
khi những nhà cung cấp cũ không thể đáp ứng yêu cầu.
- Về khả năng cung ứng: Nhà cung ứng hiện tại chưa đáp ứng được hoàn toàn nhu cầu
của công ty về sự phong phú của chủng loại hàng hóa công ty muốn nhập, nhưng về lô
hàng và thời gian nhập hàng thì luôn đáp ứng tốt.
- Chất lượng cung ứng: Hàng hóa bị trả về rất ít, tối ưu hóa về mặt sử dụng. Các nhà
cung ứng này có trách nhiệm rất cao về chất lượng hàng hóa. Mua các mặt hàng họ có
chứng nhận Iso cho chất lượng sản phẩm.

- Thời gian thực hiện đơn hàng: Các nhà cung ứng luôn đảm bảo tiến độ giao hàng như
trong hợp đồng. Điều này làm công ty có thể thục hiện đơn hàng đúng thời hạn giúp
doanh nghiệp nâng cao uy tín chất lượng cho doanh nghiệp


[Type text] Page 20


stt
Nguồn hàng
Ngày kí
hợp đồng
Hạn cuối
giao hàng
Ngày nhận
đƣợc hàng


Hàng hóa
trả lại
1
Sanghai reseach institute of
synthetic
21/3/2010
15/4/2010
10/4/2010
0%
2
honam petrochemical
Corp(korea)

25/4/2009
10/5/2009
7/5/2009
0%
3
jampoo union Corp(Taiwan)
23/4/2010
3/5/2010
1/5/2010
0%
4
PUMAX CHEMICALS (P)
LTD ,International Coatings
- Japan Epoxy Resins
Company Limited,Shunde
Syntech Synthetic Resin
Company Limited,
28/6/2010
12/7/2010
8/7/2010
0%
5
Plastics company - in
Springs, Gauteng, South
Africa
25/10/2010
25/11/201
0
20/11/2010
0%

6
Vinaco (pty) ltd.
15/11/2010
5/12/2010
1/12/2010
0.2%
7
Nan Ya Plastics
Corporation(taiwan
9/7/2009
9/8/2009
3/8/2009
0.1%
8
National Plastic Company
Ltd( 425 852 south korea
25/6/2010
25/7/2010
20/7/2010
0%
9
RD PLASTICS COMPANY,
INC.(United States)
15/8/2010
15/9/2010
15/9/2010
0%
2.7 Bảng thống kê thời gian thực hiện đơn hàng và chất lƣợng hàng cung ứng
- Năng lực tài chính của nhà cung cấp: Những nhà cung cấp hiện tại của công ty đều
có năng lực tài chính mạnh nên có thể đảm bảo cung cấp cho công ty với lượng hàng

lớn và lâu dài.
Tuy nhiên công ty chưa tìm được nhà cung ứng thực sự có quy mô lớn chủng loại hàng
hóa nên công ty vẫn đang làm viêc với nhiều nhà cung ứng mới. Có thể sự thay đổi
nhiều nhà cung ứng của công ty cũng mang lại một số bất lợi như cho công ty như
chưa tìm được một bạn hàng mà thực sự hai bên hỗ trợ nhau cùng phát triển và đôi khi

[Type text] Page 21

công ty cũng phải chấp nhận mạo hiểm khi làm việc vời nhà cung ứng mới và tốn kém
thêm chi phí khi làm việc như chi phí cho công tác tìm kiếm lựa chọn, chi phí cho hoạt
động đàm phán giá cả chi phí đi lại
c) Thực trạng quá trình lựa chọn nhà cung cấp tại công ty cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân
Hạnh
Quá trình lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện giống trong lí thuyết
Nguồn thông tin công ty dùng cho việc tìm kiếm nhà cung cấp và tiêu chuẩn lựa chọn
nhà cung cấp được thể hiện qua bảng sau
stt
Nguồn thông tin
% chọn
Tiêu chuẩn lựa chọn
% chọn
ngƣời lựa
chọn (%)


1
Hồ sơ nhà cung cấp đang lưu
trú tại công ty
40%
Sức mạnh marketing

60%
2
Qua thư chào hàng catalog
quảng cáo
60%
Năng lực tài chính
80%
3
Quảng cáo trên phương tiện
thông tin đại chúng
20%
Năng lực logistics
100%
4
Cán bộ mua hàng tự khai
thác tìm kiếm
100%
Dịch vụ bổ sung
40%
5
Thông tin mối quan hệ với
nhà cung cấp đang hợp tác
tại công ty
60%
Khả năng cung ứng
100%
2.8 Bảng loại thông tin và tiêu chuẩn công ty sử dụng lựa chọn đánh giá nhà cung
cấp
Kết quả điều tra bảng trên cho thấy công ty sử dụng nguồn thông tin để tìm kiếm nhà
cung ứng tương đối phong phú. Tuy nhiên nhìn vào bảng ta thấy cán bộ công nhân

viên mua hàng luôn tự khai thác và tìm kiếm nhà cung ứng phù hợp với công ty. Nên
công ty hiện tại cũng đang làm việc với một số nhà cung ứng mới.
Nhìn vào bảng ta thấy công ty cũng đã xây dựng cho mình một số các tiêu chuẩn để
phục cho việc đánh giá nhà cung cấp. Trong số các tiêu chuẩn đó thì tiêu chuẩn khả
năng cung ứng,năng lực logistics được công ty đánh giá cao nhất và tiêu chuẩn được

[Type text] Page 22

công ty coi trọng nữa là năng lực tài chính của nhà cung cấp. Nếu ở cùng mức giá mà
nhà cung ứng nào có thể thỏa mãn được nhiều tiêu chuẩn hơn thì công ty sẽ lựa chọn
nhà cung ứng đó.
d) Thực trạng đàm phán và thương lượng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân
Hạnh
Thông thường công ty tiến hành đàm phán với ba phương thức: đàm phán trực tiếp,
đàm phán qua điện thoại, đàm phán qua thư.
- Gặp mặt trực tiếp đàm phán: Cán bộ công ty và nhà cung cấp sẽ gặp mặt trực tiếp
nhau để đàm phán về lô hàng mà công ty mình muốn mua. Nhà cung cấp của công ty
chủ yếu là từ nước ngoài nên việc gặp gỡ đối tác trực tiếp là rất tốn kém chỉ sử dụng
khi quy mô lô hàng lớn và có giá trị cao nên đòi hỏi không có sự sai sót nào nếu không
thì sẽ tốn kém cho cả hai bên.
- Đàm phán và thương lượng qua điện thoại: Công ty chỉ sử dụng phương thức này khi
phải giao hàng trong thời gian ngắn nhất và việc sử dụng phương thức này công ty chỉ
dùng đối với nhà cung ứng đã quan hệ lâu dài với công ty hai bên tin tưởng lẫn nhau.
- Hình thức đàm phán qua thư: Đây là hình thức được sử dụng nhiều nhất tại công ty
và bởi nhà cung cấp của công ty chủ yếu đến từ thị nước ngoài nên việc dùng thư điện
tử đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí và tính bảo mật cao. Loại thư như thư chào
hàng thư báo giá…
e) Thời điểm mua tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh
Đối với công ty Cổ phần Nhựa Bao Bì Ngân Hạnh thì thời điểm mua của công ty
thường phụ thuộc lớn vào thời điểm mua của khách hàng và thường thì chỉ khi nhận

được hàng công ty mới bắt đầu tiến hành mua hàng công ty cũng không có hoạt động
mua hàng dự trữ. Nên công ty chủ yếu tiến hành mua ngay nên đôi khi giá cả hang hóa
biến động rất lớn làm giảm khả năng cạnh tranh về giá của công ty. Nhưng công ty
cũng không có được sự điều tiết về thời điểm mua do công ty không có kho chứa hàng
hóa và hàng hóa thường mua với số lượng lớn được tính với giá vài tỷ trong mỗi đơn
hàng nên nếu dự trữ lượng vốn của công ty sẽ bị đọng lại và không có vốn thực hiện
mua cho mặt khác,chi phí tài chính cũng tăng theo.
2.3.1.2 Thực trạng triển khai kế hoạch mua
Công tác giao nhận

[Type text] Page 23

Sau khi đặt hàng kí kết hợp đồng nhà cung cấp công ty tiến hành nhập hàng và đưa
hàng đi giao cho khách hàng. Trong quá trình này công ty phải thực hiện hai giai đoạn
thứ nhất là giai đoạn giao nhận thứ hai là giai đoạn vận chuyển. Công tác giao nhận
chủ yếu qua hai cảng chính cảng Hải Phòng, cảng Thành Phố Hồ Chí Minh. Tại hai
cảng này công ty phải thực hiện một số thủ tục hải quan nhất định đối với hàng hóa
nhập khẩu chuyển qua cửa khẩu.
Công tác giao nhận đối với hàng hóa mà công ty kinh doanh công tác giao nhận hàng
hóa và kiểm tra chất lượng cũng rất phức tạp. Nhà cung cấp phải báo trước chi tiết thời
gian giao hàng, công ty phải thuê phương tiện vận chuyển hàng hóa để giao trực tiếp
cho khách hàng. Phần lớn hàng hóa của công ty sau khi giao nhận đều chuyển trực tiếp
cho khách hàng, vì không có hệ thống kho chứa hàng. Cả hai bên có trách nhiệm làm
thủ tục hải quan và giao nhận hàng qua cửa khẩu nhà cung cấp phải có đơn đề nghị
chuyển hàng qua cửa khẩu, biên bản bàn giao hàng chuyển qua cửa khẩu. Công ty cử
cán bộ mua hàng kiểm tra số lượng chất lượng hàng hóa thực nhập trên cơ sở đặt hàng
và chứng từ nhập kho, sau đó dựa vào giấy chứng nhận chất lượng để tiếp nhận hàng
mua về.
Công tác vận chuyển: Sau khi cán bộ mua hàng kiểm tra đủ số lượng hàng mua công
ty tiến hành thuê phương tiện vận chuyển hàng hóa để giao cho khách hàng và thời

điểm giao hàng cho khách được thỏa thuận trước. Chi phí vận chuyển do nhà cung cấp
chụi tới cảng sau khi nhập hàng từ cảng công ty phải trả tiền vận chuyển từ cảng đi tới
kho của khách hàng và phải chụi trách nhiệm về hàng hóa sau khi bốc hàng lên
phương tiện vận chuyển của công ty thuê.
Sau khi hoàn thành khâu giao nhận cán bộ công ty cử đi tiến hành thanh toán cho phía
nhà cung ứng theo hợp đồng kí kết sau khi nhận đầy đủ giấy tờ chứng nhận xuất xứ lô
hàng, cam kết bảo hành, hợp đồng bảo hiểm cho lô hàng….
Quá trình mua hàng của công ty mất rất nhiều thời gian do nhân viên mua hàng phải
tiếp nhận đầy đủ số lượng chất lượng hàng hóa được giao nên. Để nhanh chóng cho
lần mua sau công ty nên hoàn thiện quy trình nhập hàng để làm tốt hơn nữa công tác
giao nhận
2.3.1.3 Đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng tại công ty Cổ Phần Nhựa Bao Bì
Ngân Hạnh
Kết quả mua hàng được đánh giá dựa trên chất lượng hàng hóa mua chi phí hợp lý mà
công ty đưa ra. Nếu chất lượng hàng mua hợp phù hợp với tiêu chuẩn công ty đưa ra
như số lượng hàng hóa thới gian chi phí thực hiện theo đúng giấy tờ hợp đồng đã ký

[Type text] Page 24

thì mua hàng được đánh giá là tốt, duy trì cho lần mua sau. Nếu không đạt công ty cần
có điều chỉnh lần mua sau tốt hơn.
Tuy nhiên công ty chưa xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hoạt động mua hàng có
hiệu quả. Mới chỉ có chỉ tiêu đo lường về chất lượng hàng hóa do khách hàng yêu cầu
chỉ tiêu chi phí chưa rõ ràng như vậy làm cho việc đánh giá gặp khó khăn khăn quá
trình kiểm soát chất lượng sẽ phức tạp và hiệu quả không cao. Đặc biệt ảnh hưởng
chất lượng lần mua sau. Trong thời gian tới công ty phải hoàn thiện công tác đánh giá
và kiểm soát mua hàng.
2.3.2 Một số chỉ tiêu đánh giá quản trị mua hàng
2.3.2.1 Chỉ tiêu đáp ứng yêu cầu dự trữ và bán hàng
Thông qua chỉ tiêu này công ty có thể xác định được mức độ đáp ứng yêu cầu mua

hàng bán ra và mua hàng dành cho dự trữ:
Tỷ lệ đầy đủ của lô hàng nhập: Mỗi lô hàng công ty nhấp về đều đủ về số lượng, cơ
cấu chủng loại đảm bảo chất lượng được nêu rõ trong hợp đồng mua hàng được ký kết
công ty và nhà cung cấp. Điều này giúp công ty đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
Thời gian nhập hàng: Hiện tại công ty đang có nhiều nhà cung cấp mới và một số nhà
cung cấp cũ. Chính vì vậy mà đối với mỗi đối tượng nhà cung cấp công ty nên có cách
thức làm viêc khác nhau. Đối với nhà cung ứng mới mặc dù đã trải qua lựa chọn công
phu nhưng công ty cũng chưa hiểu được cách thức làm việc của đối phương nên cần
có ràng buộc chi tiết trong hợp đồng tránh trường hợp hàng hóa đến không đúng thời
gian làm suy giảm uy tín của công ty với khách hàng.
Công ty hiện tại cũng đang thực hiện tốt mục tiêu đảm bảo về số lượng hàng hóa chất
lượng hàng hóa, bước đầu xây dựng thành công uy tín đối với khách hàng.
2.3.2.1 Chỉ tiêu chi phí
Chi phí giao dịch: Công ty tiến hành mua hàng chủ yếu từ nhà cung cấp nước ngoài từ
nhiều quốc gia khác nhau nên công ty không thường xuyên gặp mặt đối tác trực tiếp,
nên công ty có thể tiết kiệm được chi phí giao dịch.
Chi phí dự trữ: Công ty không có kho chứa hàng nên không tốn kém chi phí dự trữ
hàng hóa. Đồng thời công ty cũng không thuê kho bên ngoài phần lớn hàng hóa sau
khi giao nhận được chuyển ngay tới khách hàng của công ty.