Chuyên đề: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán Nguyễn Bích Liên

Nguyễn Bích Liên
Nguyễn Bích Liên
1
Chuyên đề
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Mục tiêu Nội dung
Nguyễn Bích Liên
2

Hiểu các tiếp cận & các
bước trong giai đoạn tổ
chức hệ thống KT

Hiểu các nguyên tắc cơ
bản tổ chức các thành
phần trong hệ thống kế
toán

Có kỹ năng ứng dụng
trong việc phân tích và
thiết kế hệ thống kế toán
1.
Tổng quan tổ chức hệ
thống thông tin: qui
trình, các tiếp cận
2.
Tổ chức các thành
phần hệ thống kế toán
Tổng quan tổ chức hệ thống thông tin
Nguyễn Bích Liên

3
 Tổ chức HTTT là các hoạt động nhằm tạo mới/sửa chữa
hay duy trì một HT hiện hành nhằm đạt mục tiêu mong
muốn của hệ thống.

Ở nghĩa rộng, tổ chức HTTT (hay phát triển HTTT) là quá
trình gồm các hoạt động phân tích, thiết kế, thực hiện và
vận hành, đánh giá HT TT

Ở nghĩa hẹp, tổ chức HTTT chỉ gồm các quá trình phân
tích, thiết kế và thực hiện HTTT nhằm tạo ra một HT sẵn
sàng cho việc sử dụng
Tổ chức hệ thống thông tin
Nguyễn Bích Liên
4
Mục tiêu: hệ thống TT
thành công

Xử lý hoạt động kinh
doanh

Cung cấp thông tin tin
cậy, phù hợp người sử
dụng

Đáp ứng yêu cầu quản
lý, kiểm soát hệ thống

Phù hợp yêu cầu và ứng
dụng CNTT


Kiểm soát Thời gian/chi
phí tạo/sử a chữa HT
Kế hoạch
phát triển
Vận hành
HT
Phân tích hệ
thống
Thiết kế
HT
Thực hiện
HT
Tổ chức hệ thống thông tin
Nguyễn Bích Liên
5
Các thành phần HT:

Dữ liệu

Con người
 Qui trình xử lý

Thiết bị/phần
mềm/CSHT

Thông tin/ truyền thông
Các thành phần HTKT :
• Dữ liệu
• Con người – Cơ cấu tổ

chức
• Qui trình xử lý
• Thiết bị/phần mềm/CSHT
• Báo cáo / truyền thông
Môi trường HT:
• Luật pháp .Y/C kiểm soát
• Đặc điểm kinh doanh .Y/C thông tin người sử dụng
• Chiến lược/KH phát triển HT .Môi trường k.thuật/công nghệ
Các phương thức tiếp cận phát triển HT
Phát triển theo giai đoạn
chuẩn mực
Ứng dụng nhanh theo mẫu thử
nghiệm (Prototyping)
Nguyễn Bích Liên
6
Đặc điểm:

Phát triển theo từng giai
đoạn, phát triển có cấu trúc.

Người quản lý xem xét, đánh
giá sau từng giai đoạn để
quyết định phù hợp cho giai
đoạn kế tiếp
 Chi phí và thời gian kéo dài

Phù hợp với các hệ thống
lớn, nhu cầu thông tin có
tính ổn định lâu dài
Đặc điểm


Tạo mẫu ban đầu chưa
hoàn chỉnh rồi sau đó tiến
hành chỉnh sửa mẫu này
cho đến khi người sử dụng
hài lòng:
 Phương pháp này thích
hợp với hệ thống, tuổi thọ
ngắn, có nhu cầu thông tin
thường thay đổi
Các bước thực hiện Prototyping
Nguyễn Bích Liên
7

Phân tích ban đầu

Tạo mẫu ban đầu dựa trên thông tin thu thập do phỏng
vấn người sử dụng
 Tạo một cơ sở dữ liệu để sử dụng cho mẫu thử nghiệm
 Phát triển Menu hướng dẫn người sử dụng

Phát triển Module chức năng thực hiện quá trình xử lý
của HT (VD nhập liệu, báo cáo v.v.)

Thử nghiệm và hiệu chỉnh mẫu thử nghiệm. Thử và
sửa mẫu thử nghiệm cho tới khi người sử dụng hài
lòng

Tạo mô tả chi tiết hệ thống, hoàn chỉnh tài liệu HT
Thành phần tham gia phát triển HT

Nguyễn Bích Liên
8
 Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp

Ban quản lý dự án phát triển hệ
thống thông tin (Information
Systems Steering Committee)

Đội dự án (Project Development
Team)
o
Kế toán, kiểm toán
o
Người phân tích, (lập trình), nhà tư
vấn triển khai
o
Các người sử dụng liên quan
 Trong dự án phát
triển HT Kế toán
gồm những thành
phần nào tham gia?
Vai trò ban quản lý cấp cao DN trong quá
trình phát triển HT
Nguyễn Bích Liên
9

Quản lý

Xác định chiến lược phát triển của
DN


Hỗ trợ, khuyến khích dự án phát
triển

Thiết lập chính sách về lựa chọn dự
án, chính sách cấu trúc tổ chức
 Xem xét, chấp thuận lựa chọn dự án

Người sử dụng

Xác định yêu cầu thông tin
? Vai trò của
BQL cấp cao
DN trong dự án
phát triển/tổ
chức HTTT KT.
Vai trò ban quản lý dự án
Nguyễn Bích Liên
10

Thành phần: quản lý cấp cao các bộ phận: KTT,
HT TT, bộ phận sử dụng

Quản lý ở cấp độ thực hiện:

Lập kế hoạch phát triển dự án

Thiết lập chính sách quản lý dự án HT TT kế
toán


Hướng dẫn, kiểm soát hoạt động của dự án trong
phát triển HT: chi phí, thời gian, công việc

Làm cầu nối giữa BQL cấp cao DN và nhà tư
vấn, triển khai/ đội dự án
Vai trò đội dự án
Nguyễn Bích Liên
11
 Thành phần: chuyên gia HT, quản lý, kế toán, kiểm
toán, đại diện người sử dụng

Công việc

Lập kế hoạch chi tiết thực hiện theo kế hoạch dự án

Thực hiện công việc theo kế hoạch

Báo cáo tình trạng dự án cho ban quản lý DN và ban
quản lý dự án.
 Lập hồ sơ dự án; Truyền thông với người sử dụng về dự
án: huấn luyện, chạy thử
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Nguyễn Bích Liên
12

Các nội dung cần tổ chức
Con
người
Dữ
liệu

Công
cụ
Qui trình xử lý
Thông tin
Môi trường hệ thống
Phân tích HT: tìm hiểu và thu thập thông tin
Nguyễn Bích Liên
13

Đặc điểm và qui trình sản xuất, kinh doanh: xem xét
theo qui trình – chu trình kinh doanh
 Yêu cầu thông
tin phục vụ quản
lý

Yêu cầu kiểm
soát : hoạt động
– xử lý thông tin
 Pháp lý: kế
toán/luật thuế/
v.v
 Kế hoạch chiến
lược phát triển
DN
 Chiến lược- kế
hoạch phát triển
HTTT & ứng dụng
CNTT

Giải pháp phát

triển: phương
thức; nội dung
Phân tích hệ thống
Nguyễn Bích Liên
14
 Hồ sơ mô tả tình hình thực tế
 Đánh giá sơ bộ tình hình thực tế - > giải pháp: mức độ (sửa
chữa hay phát triển mới ) nội dung (xem xét từng thành
phần HT) phương thức phát triển (tự làm/thuê ngoài v.v.)
 Vẽ DFD hệ thống: hiện hành – chỉnh sửa (bước đầu thiết kế
HT)
Lưu ý: mức độ ứng dụng CNTT ảnh hưởng tổ chức
HTTT Kế toán (HT KT đơn lẻ riêng biệt- HT KT mở
rộng – KT thông tin tích hợp toàn doanh nghiệp – ERP)
Qui trình tổ chức hệ thống kế toán
Nguyeãn Bích Lieân
15
Xây dựng dòng thông tin
phù hợp/DFD (2)
Xác định các
chừng từ & báo
cáo cần thiết;
Qui trình luân
chuyển (3a)
Y/c quản lý & nhu cầu thông
tin/Yc KS (1)
Xác định nội
dung báo cáo/
lưu trữ ; nội
dung chứng từ/

(3b)
Xác định tài
khoản; Xác
định danh
mục đối
tượng quản
lý chi tiết ->
Mã hóa
(5)
Hoạt động kinh doanh;
Đặc điểm ứng dụng
CNTT
Mô hình
dữ liệu
phù hợp
(4)
Điều chỉnh/bổ sung kiểm soát
-> Hệ thống phù hợp -> hồ sơ
HT
Mô hình
dữ liệu
phù hợp
Nhân sự
Phân tích HT: Mô tả yêu cầu thông tin (1)
Nguyễn Bích Liên
16
Chu
trình
Hoạt
động

Người
s.dụng
th.tin
Mục tiêu của thông tin Nội dung thông tin BP
c.cấp
Doan
h thu
Bán
hàng
(khg
bán
nội
bộ;
khg
CK)
GĐBH Đánh giá DT bán hàng theo
SP và theo các kênh bán
hàng (buôn, lẻ, qua đại lý,
siêu thị), DT theo nhân viên
bán hàng -> XD chính sách
bản & mở rộng thị trường;
XD chính sách quản lý nhân
viên và lương, thưởng
Doanh thu theo Sản
phẩm (chi tiết
Doanh thu kênh bán
hàng (chi tiết …)
Doanh thu theo
nhân viên bán hàng
(chi tiết …)

Theo
dõi
công
nợ
GĐBH;
GĐTC;
KT
Đánh giá công nợ theo từng
loại khách hàng đại lý, siêu
thị để đánh giá chính sách
bán chịu
Công nợ theo đối
tượng khách hàng
Công nợ theo thời
hạn nợ
Lưu ý: Trình bày mô tả yêu cầu thông tin
• Sắp xếp theo thứ tự các cấp quản lý theo chu trình, theo
từng loại hoạt động (kể các hoạt động chưa ảnh hưởng tình
hình TC)
• Theo Thứ tự mức độ thông tin từ tổng hợp- chi tiết
Mô tả DFD – xây dựng dòng thông tin
phù hợp (2)
Nguyễn Bích Liên
17
 Cách vẽ mô tả

Cách đánh giá dòng thông tin luân chuyển

Cách xây dựng lại dòng thông tin phù hợp
Tổ chức dữ liệu lưu trữ và thu thập (4)

Nguyễn Bích Liên
18

Yêu cầu: Phục vụ nhu cầu thông tin -> kết xuất;
 DL được lưu trữ trong thực thể/ tập tin dữ liệu theo
mô hình E-R, chi tiết theo REAL
 Xây dựng DL lưu trữ và thu
thập theo từng chu trình;
Trình tự sự kiện kinh tế;
theo các đối tượng nguồn
lực và đối tượng tác nhân
tham gia; đối tượng vị trí;
đối tượng kế toán phù hợp
kế toán tài chính (tương
ứng các tài khoản trong HT
KT tài chính)
Sự kiện 1
Sự kiện 2
Ng.lực
Tác nhân
1
Vị trí
Tác nhân
Ng.lực
Tác nhân
Tổ chức lưu trữ dữ liệu- đối tượng kế toán;
đối tượng nguồn lực, tác nhân, vị trí (4;5)
Nguyễn Bích Liên
19
Chu trình kinh doanh

Hoạt động kinh tế
(sự kiện)
YCầu thông tin/quản
lý theo hoạt động
Danh mục đối
tượng kế toán
Danh mục đối tượng
quản lý chi tiết (nguồn
lực/tác nhân/vị trí)
Danh mục Tài
khoản kế toán
Ví dụ xác định danh mục đối tượng Kế
toán; đối tượng quản lý chi tiết
Nguyễn Bích Liên
20

Lấy lại Ví dụ đã phân tích nhu cầu thông tin tại slide
16- Hãy xác định danh mục đối tượng kế toán, đối
tượng quản lý chi tiết
Số TT Đối tượng Yêu cầu quản lý Đối tượng quản lý chi tiết
1 Doanh thu
1.1. Theo hoạt động bán buôn Hàng hóa, khách hàng
1.2 Theo hoạt động bán lẻ Hàng hóa, khách hàng
1.3 Theo đại lý Hàng hóa, đại lý
1.4 Theo siêu thị Hàng hóa, siêu thị
Theo nhân viên bán hàng Hàng hóa, nhân viên bán
hàng
Phải thu Theo khách hàng Khách hàng, siêu thị, đại lý
Theo thời gian
Ví dụ xác định danh mục tài khoản và

danh mục đối tượng quản lý chi tiết
Nguyễn Bích Liên
21
Danh mục đối
tượng KT
Yêu cầu quản lý Nhận xét
Doanh thu
Doanh thu theo bán buôn từ
hàng hóa
Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan
và tương ứng từ loại KH mua sỉ;
Doanh thu bán lẻ Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan
và tương ứng từ loại KH mua lẻ;
Doanh thu qua đại lý Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan
và tương ứng từ từ nhóm KH là đại lý
Doanh thu bán qua siêu thị Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan
và tương ứng từ từ nhóm KH là siêu thị
Doanh thu theo nhân viên BH
Tổng hợp từ DT theo từng hàng hóa liên quan
và tương ứng từ nhân viên bán hàng
Phải thu Phải thuTheo khách hàng Theo dõi theo đối tượng quản lý chi tiết KH;
đối tượng cố số lượng lớn, hay thay đổi
Phải thu theo thời hạn nợ Theo dõi qua thông tin về thời hạn thanh toán
trên TT sự kiện bán hàng & thu tiền -> thông
tin qua chứng từ
Cách xác định danh mục tài khoản
Nguyễn Bích Liên
22
 Phù hợp pháp qui: hệ thống TK do BTC qui định phù hợp


Ổn định và sử dụng lâu dài
 Gọn nhẹ nhưng vẫn đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp
thông tin
Nguyên tắc xác định danh mục tài khoản
Nguyễn Bích Liên
23
Đối tượng
kế toán
TK theo qui định
của chế độ kế toán
Yêu cầu
quản lý chi
tiết ?
Sắp xếp yêu cầu quản lý theo
phân cấp cao thấp/ phụ thuộc
y/c quản lý chi
tiết của đối
tượng KT
Danh mục đối tượng
quản lý chi tiết
Lựa chọn:

Y/C quản lý nhận diện qua nội dung (đối tượng) có số lượng lớn hoặc /và biến động?
(VD Nhân viên bán hàng; khách hàng)

Y/C quản lý nhận diện qua nội dung tổng hợp từ nhóm đối tượng biến động lớn (Vd
nhóm khách bán lẻ, bán buôn; đại lý, siêu thị)

Y/C quản lý nhận diện gián tiếp qua chứng từ (VD ngày thanh toán, thời hạn thanh
toán )

Danh mục tài
khoản kế toán
Không
Có
Đúng
Không
Ví dụ xác định danh mục tài khoản và
danh mục đối tượng quản lý chi tiết
24
 Danh mục đối tượng
kế toán:

Danh mục đối tượng quản lý chi tiết
(đối tượng chi tiết)

511 DT hàng hóa

Hàng hóa ( ….)

Khách hàng
 Loại KH bán buôn; bán lẻ

Nhóm KH (KH thông thường, đại lý,
siêu thị )

KH cụ thể

131 phải thu KH

Nhân viên bán hàng

Xây dựng mã cho đối tượng quản lý chi
tiết (đối tượng chi tiết)
25
 Các loại mã

Yêu cầu xây dựng mã

Các bước thực hiện

VD: mã hàng hóa