xây dựng hệ thống theo dõi nhập xuất và thu chi hàng ngày tại công ty tnhh thương mại kỹ thuật dịch vụ ita

MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 3
HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY 3
1.1. Giới thiệu về công ty 3
1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc 3
1.3. Giải pháp 6
CHƯƠNG 2 7
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 7
2.1. Mô hình nghiệp vụ 7
2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ 7
2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh 8
2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ 9
2.1.4. Danh sách hồ sơ tài liệu 13
2.1.5.Ma trận thực thể chức năng 15
2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu 16
2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 16
2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 17
2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 21
2.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER 21
2.3.2. Mô hình quan hệ 26
2.4. Thiết kế giao diện 29
CHƯƠNG 3 30
CƠ SỞ LÝ THUYẾT 30
3.1. Phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc 30
3.1.1. Các khái niệm về hệ thống thông tin 30
3.1.2.Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hướng cấu trúc 31
3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ 32
3.2.1 Mô hình liên kết thực thể E-R 32
3.2.2 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 33
3.3. Công cụ để cài đặt chương trình 34
3.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL SERVER 34

3.3.2. Ngôn ngữ ASP 36
CHƯƠNG 4 39
CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 39
4.1. Một số giao diện chính 39
4.1.1. Giao diện chính 39
4.1.2. Giao diện cập nhật dữ liệu 39
4.1.3. Giao diện xử lý dữ liệu 40
41
In phiếu xuất hàng 41
4.1.4. Một số báo cáo 41
Báo cáo nhập hàng 41
4.2. Nhận xét, đánh giá 42
KẾT LUẬN 43
TÀI LIỆU THAM KHẢO 44
LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng, đầu
tiên em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo GS.TS NGƯT Trần Hữu Nghị hiệu
trưởng nhà trường là người đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất trang thiết bị giúp chúng em
học tập và nghiên cứu trong thời gian qua.
Em xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy giáo cô giáo trong nhà trường.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo cô giáo trong Bộ môn Tin học trực tiếp
giảng dạy cho em những kiến thức bổ ích.
Đặt biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Vũ Anh Hùng, trong thời gian
làm tốt nghiệp vừa qua, thầy đã giành nhiều thời gian và tâm huyết để hướng dẫn em thực
hiện đề tài này.
Em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo và toàn thể các bộ công nhân viên chức
trong Công Ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA đã tạo mọi điều kiện thuận lợi
cho em thực hiện tốt đề tài này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, ngày tháng 8 năm 2007

Sinh viên
Ngô Thị Thu Thủy
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính trở thành phương
tiện không thể thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của
máy tính được khai thác một cách triệt để. Nếu như vài ba năm trước máy tính ở nước ta
máy tính được sử dụng chủ yếu như là một công cụ để soạn thảo văn bản thông thường,
hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thương mại, khoa
học v.v… thì giờ đây, cùng với sự vươn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam máy
tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia đình mà trao đổi
thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu.
Nền tin học càng phát triển thì con người càng có nhiều những phương pháp mới,
công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. Tin học được ứng
dụng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc áp dụng tin học vào
trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hướng tất yếu.
Kết quả của việc áp dụng tin học trong quản lý là việc hình thành các hệ thống
thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho các
chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nước ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin
học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn.
Hệ thống thông tin được đề cập đến trong đồ án này là hệ thống theo dõi nhập xuất
và thu chi hàng ngày tại công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch Vụ ITA. Đối với
công việc theo dõi bán hàng và lập các phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng làm thủ công thì
rất mất công, rất khó khăn khi muốn thống kê nhanh lượng hàng tồn kho, các báo cáo
nhập xuất hàng. Thực hiện bằng thủ công có nhược điểm lớn là độ chính xác không cao và
thời gian xử lý công việc rất lâu.
Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi
thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phương pháp và các công cụ để xây dựng các
chương trình ứng dụng đó và việc có được một chương trình gần như tự động hoá được
các công việc trên cho nhân viên.
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày

CHƯƠNG 1
HOẠT ĐỘNG NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY
1.1. Giới thiệu về công ty
Công ty TNHH Thương Mại Kỹ Thuật Dịch vụ ITA là một doanh nghiệp tư nhân trụ sở
tại số 122 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Ngô Quyền, Hải Phòng. Hoạt động kinh doanh của công
ty bao gồm các lĩnh vực: Kinh doanh máy tính và các thiết bị máy tính, Sửa chữa bảo hành
cài đặt máy tính, đào tạo tin học và ngoại ngữ, thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng,
1.2. Mô tả nghiệp vụ công việc
Quá trình nhập hàng: Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và
xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng gửi lên ban
lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác
nhau ). Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với
đơn hàng không, nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng.
Phiếu nhập hàng này đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi trả tiền nhà cung cấp, lập phiếu
chi (việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hay hình thức chuyển khoản thông qua ngân
hàng). Tiếp theo nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã chi cho nhà cung cấp.
Khi hàng đã được nhập kho mà phát hiện thấy lỗi bộ thì phận kho ghi lại danh sách
hàng lỗi để trả lại hàng cho nhà cung cấp theo ngày để đổi hỏng, lỗi.
Các hồ sơ liên quan trong quá trình nhập hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
3
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Quá trình xuất hàng: Khi có khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh đảm nhận việc
giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách. Sau quá trình xem xét, nếu
khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phần kinh doanh gửi phiếu yêu cầu mua hàng của
khách cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng và xuất hàng. Phiếu xuất hàng kiêm
phiếu bảo hành đồng thời là hóa đơn thanh toán. Khi thu tiền của khách thủ quỹ phải lập
phiếu thu. Sau đó nhân viên kế toán vào sổ quỹ số tiền đã thu và vào sổ nợ khách hàng số
tiền khách còn nợ lại.
Theo định kỳ kế toán phải thực hiện kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy

thông báo nợ và yêu cầu thanh toán.
Khi hàng đã được xuất khỏi kho giao cho khách, do một lý do nào đó mà khách đổi lấy
hàng khác thì hàng được trả sẽ được nhập lại kho. Nhân viên kho ghi hàng nhập lại kho
vào một phiếu theo từng ngày.
Các hồ sơ liên quan trong quá trình xuất hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
4
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hành cho khách. Hàng chỉ được bảo hành khi có
phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành. Khách khi mang
hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành. Nếu bảo hành hết hạn
hoặc hỏng hóc do cháy chập điện mà khách có yêu cầu sửa chữa thì nhân viên bảo hành
lập phiếu sửa chữa và chuyển bộ phận kế toán để lập hóa đơn thanh toán với khách.
Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên bảo hành phải ghi giấy biên nhận
cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
5
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động nhập xuất
hàng, tình hình thu chi của công ty, thì kế toán tổng kết đưa ra các báo cáo: nhập hàng, xuất
hàng, hàng tồn kho, thu chi, công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp.
Các công thức liên quan
Tồn kho (Tồn cuối kỳ) = Tồn đầu kỳ + Σ Hàng nhập – Σ Hàng xuất
Thu/chi (Tồn cuối kỳ) = Số dư đầu kỳ + Σ Số tiền thu – Σ Số tiền chi
Thành tiền = Số lượng*Đơn giá + (Số lượng*Đơn giá)*Thue/100
Tổng tiền = Σ Thành tiền (ở phiếu xuất hàng, hoặc phiếu nhập hàng)
Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền thu (ở phiếu thu)
Số tiền nợ = Tổng tiền – Số tiền chi (ở phiếu chi)
Tổng tiền nợ = Σ Số tiền nợ (ở giấy báo nợ)
1.3. Giải pháp

Trong thời đại tin học phát triển như vũ bão để đẩy nhanh tốc độ phát triển công việc
đảm bảo được mục tiêu kinh doanh, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng trong thủ tục lên kế
hoạch mua hàng, bán hang, lượng hàng tồn và thanh toán, công nợ … của công ty và thủ
tục tính tiền và giao hàng cho khách, làm việc trở lên khoa học, năng suất lao động cao thì
công ty phải xây dựng một hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày để có
thể theo dõi dễ dàng tình hình hoạt động kinh doanh giảm bớt thời gian làm việc bằng sổ
sách độ chính xác không cao không linh hoạt
Do vậy phải xây dựng hệ thống theo dõi việc nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày của
công ty bằng trang Web động với đặc quyền của từng bộ phận, từng cá nhân thì hệ thống
có thể hỗ trợ các bộ phận của công ty trong công tác bán hàng và nghiệp vụ của bộ phận
đó. Việc theo dõi hoạt động mua bán hàng và thu chi của công ty rất dễ dàng ngay tức
khắc nhờ vào hệ thống mạng và việc chia sẻ tài nguyên.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
6
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Mô hình nghiệp vụ
2.1.1. Bảng phân tích xác định tác nhân, chức năng và hồ sơ
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận dạng
Lập đơn hàng Đơn đặt hàng HSDL
Nhà cung cấp Tác nhân
Lập phiếu nhập hàng Phiếu nhập hàng HSDL
Lập phiếu chi Phiếu chi HSDL
Vào sổ quỹ Sổ quỹ HSDL
Đưa báo giá công ty Báo giá công ty HSDL
Yêu cầu mua hàng Khách hàng Tác nhân
Phiếu yêu cầu HSDL
Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất hàng kiêm BH HSDL

Lập phiếu thu Phiếu thu HSDL
Lập phiếu biên nhận Phiếu biên nhận HSDL
Lập phiếu sửa chữa Phiếu sửa chữa HSDL
Lập báo cáo Báo cáo HSDL
7
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1.2. Biểu đồ ngữ cảnh
a) Biểu đồ
b) Mô tả hoạt động
NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá chọn ra nhà cung cấp thích hợp,
gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao hàng cho công
ty. Khi công ty thanh toán tiền thì gửi phiếu chi cho nhà cung cấp.
KHÁCH HÀNG: Khi khách đến mua hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin
về hàng và báo giá và các thông tin chi tiết về hàng.Tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách.
Sau khi khách xem xét các mặt hàng và quyết định mua hàng thì bộ phận kinh doanh gửi
phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh
toán. Khi thu tiền phải lập ra phiếu thu đưa phiếu thu cho khách. Công ty dùng phiếu
xuất hàng kiêm phiếu bảo hành.
NGÂN HÀNG: Khi khách hoặc nhà cung cấp có nhu cầu thanh toán bằng hình thức
chuyển khoản, công ty phải nhờ ngân hàng thực hiện giao dịch này.
BAN LÃNH ĐẠO: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình
nhập xuất hàng, tồn kho và thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
0
HỆ THỐNG
THEO DÕI NHẬP
XUẤT HÀNG VÀ
THU CHI
BAN LÃNH ĐẠO
NHÀ CUNG

CẤP
KHÁCH
HÀNG
Y/c mua hàng
Đơn đặt hàng
Thông báo nợ
Yêu cầu BH
hang
Thanh toán
Báo giá
Thông báo nợ
Y/c
báo
cáo
Báo
cáo
NGÂN HÀNG
Y/c
chuyển
khoản,
ktra TK
Thông
báo
KQ
Phiếu giao hàng
Phiếu chi
Phiếu xuất hàng
Báo giá
hang
Phiếu chi

Y/c thanh toán
Đổi hàng khác
hang
Trả lại hàng lỗi
8
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ
a. Sơ đồ phân rã chức năng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI
1. Nhập hàng 2. Xuất hàng 4. Báo cáo
1.1 Lập đơn hàng
1.2 Kiểm tra đơn, hàng
1.3 Lập phiếu nhập hàng
1.4 Lập phiếu chi
2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu
2.2 Kiểm tra hàng trong kho
2.3 Lập phiếu xuất hàng
2.4 Lập phiếu thu
2.6 Nhập hàng trở lại kho
2.5 Thông báo nợ khách hàng1.5Lập ds hàng trả lạiNCC
3.1 Tiếp nhận phiếu bảohành
3.2 Lập phiếu biên nhận
3.3 Bảo hành
3.4 Lập phiếu sửa chữa
4.1 Hàng nhập
4.2 Hàng xuất
4.3 Hàng tồn kho
4.4 Thu chi
4.5 Nợ khách hàng

4.6 Nợ nhà cung cấp
3.5 Lập phiếu thu
3. Bảo hành
9
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
b. Mô tả chi tiết các chức năng
1.1 Lập đơn hàng: Phòng kế hoạch sau khi tìm hiểu thị trường và nắm được lượng
hàng tồn trong kho thì lên kế hoạch mua hàng gửi lên Ban lãnh đạo Công ty duyệt, sau
đó lập đơn hàng và gửi đơn cho nhà cung cấp để yêu cầu nhập hàng về.
1.2 Kiểm tra đơn, hàng: Khi hàng từ nhà cung cấp chuyển về thì bộ phận thủ kho
kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không ? nếu phù hợp thì kí vào phiếu
giao hàng và nhập hàng, không phù hợp thì trao đổi lại với nhà cung cấp.
1.3 Lập phiếu nhập hàng: Khi thủ kho đã hoàn tất bước kiểm tra hàng thì làm thủ
tục nhập kho. Bộ phận thủ kho lập phiếu nhập hàng và chuyển hàng vào kho.
1.4 Lập phiếu chi: Khi trả tiền cho nhà cung cấp kế toán phải lập ra phiếu chi,
giao cho nhà cung cấp bản sao của phiếu chi, giữ lại bản gốc.
1.5 Lập ds hàng trả lại NCC: Sau khi nhập hàng xong, trong quá trình bán hàng
phát hiện có hàng hỏng, hàng không đạt yêu cầu thì bộ phận kho lập danh sách hàng
phải trả lại cho nhà cung cấp trình lên phòng kế hoạch, phòng này sẽ thương lượng với
NCC để đổi hàng.
2.1 Tiếp nhận phiếu yêu cầu: Khi khách đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ
cung cấp cho khách biết thông tin hàng hóa và báo giá chi tiết của từng chủng loại mặt
hàng và tiếp nhận phiếu yêu cầu của khách.
2.2 Kiểm tra hàng trong kho: Sau khi khách có yêu cầu mua hàng bộ phận kinh
doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho có còn hàng không.
Sau đó thông báo hàng còn hay không cho khách.
2.3 Lập phiếu xuất hàng: Sau khi đã kiểm tra hàng khách yêu cầu trong kho vẫn
còn và khách đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ
kho xuất hàng. Bộ phận thủ kho lập phiếu xuất hàng kiêm phiếu bảo hành và xuất
hàng

2.4 Lập phiếu thu : Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu (dựa vào
phiếu xuất hàng), giao cho khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc.
2.5 Thông báo nợ khách hàng: Theo định kỳ bộ phận kế toán kiểm tra các khoản
nợ của khách hàng ( khách hàng quen hoặc lâu năm) để lập thông báo nợ cho khách
hàng và yêu cầu thanh toán.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
11
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.6 Nhập hàng trở lại kho: Sau khi hoạt động mua bán hàng kết thúc, trường hợp
khách muốn đổi lấy sản phẩm khác thì hàng được nhập lại kho.
3.1 Tiếp nhận phiếu bảo hành : Khách hàng muốn bảo hành các thiết bị thì mang
phiếu bảo hành đến Công ty, nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành xem còn
hạn dùng không?
3.2 Lập phiếu biên nhận: Khi nhận các thiết bị của khách hàng đến bảo hành sửa
chữa, nhân viên bảo hành phải xác định hiện trạng thiết bị, kí vào giấy biên nhận giao
cho khách hàng.
3.3 Bảo hành: Bảo hành hàng cho khách theo các mục ghi ở giấy biên nhận.
3.4 Lập phiếu sửa chữa: Khi nhân viên bảo hành kiểm tra phiếu bảo hành nếu hết
hạn bảo hành hoặc các thiết bị bị cháy chập điện … không bảo hành mà khách vẫn có
yêu cầu bảo hành, sửa chữa thì nhân viên bảo hành vẫn tiến hành bảo hành và lập
phiếu sửa chữa.
3.5 Lập phiếu thu: Khi thu tiền của khách kế toán phải lập ra phiếu thu, giao cho
khách bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc.
4.1 Báo cáo nhập hàng: Một ngày có thể có rất nhiều phiếu nhập hàng.Việc thống
kê hàng nhập này theo ngày theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để đánh giá được lượng
hàng nhập và mặt hàng nhập.
4.2 Báo cáo xuất hàng: Tương tự như báo cáo hàng nhập. Một ngày cũng có rất
nhiều phiếu xuất hàng.Việc thống kê hàng xuất theo yêu cầu của ban lãnh đạo, để
đánh giá được lượng hàng xuất và mặt hàng xuất trong ngày.
4.3 Báo cáo hàng tồn kho: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những

loại hàng nào còn tồn kho. Hoặc dựa vào việc báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng
mà biết được lượng hàng tồn trong kho. Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để
có phương hướng nhập hàng mới.
4.4 Báo cáo thu chi: Thu chi là vấn đề quan trọng cần được báo cáo thường
xuyên, hệ thống báo cáo về tình hình thu chi cho ban lãnh đạo để nắm được doanh thu,
lợi nhuận của công ty.
4.5 Báo cáo công nợ khách hàng: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ của khách hàng
cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết.
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
12
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
4.6 Báo cáo công nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán báo cáo số nợ mà công ty
còn nợ lại nhà cung cấp cho ban lãnh đạo công ty. Để có phương hướng giải quyết.
2.1.4. Danh sách hồ sơ tài liệu
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
Ký hiệu Tên hồ sơ dữ liệu
D
1
Báo giá nhà cung cấp
D
2
Đơn đặt hàng
D
3
Phiếu giao hàng
D
4
Phiếu nhập hàng
D
5

Sổ kho
D
6
Phiếu chi
D
7
Sổ quỹ
D
8
Phiếu yêu cầu
D
9
Báo giá công ty
D
10
Phiếu xuất kho kiêm bảo hành
D
11
Giấy thông báo nợ
D
12
Phiếu thu
D
13
Giấy biên nhận
D
14
Phiếu sửa chữa
D
15

Báo cáo
D
16
Danh sách hàng trả lại NCC
D
17
Danh sách hàng nhập lại kho
13
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
14
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.1.5.Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể
D
1
Báo giá NCC
D
2
Đơn đặt hàng
D
3
Phiếu giao hàng
D
4
Phiếu nhập hàng
D
5
Sổ kho
D

6
Phiếu chi
D
7
Sổ quỹ
D
8
Phiếu yêu cầu
D
9
Báo giá công ty
D
10
Phiếu xuất hàng
D
11
Giấy Tbáo nợ
D
12
Phiếu thu
D
13
Giấy biên nhận
D
14
Phiếu sửa chữa
D
15
Báo cáo
D

16
DS hàng trảlạiNCC
D
17
DShàng nhậplạikho
Chứcnăng nghiệpvụ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
1. Nhập hàng R C U C U C U C
2. Xuất hàng U U R R C C C C
3. Bảo hành U R R C C C
4. Báo cáo R R R R R R C
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
15
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu
2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
D17 DShàng nhập lại kho
1.0
Nhập hàng
D1 Báo giá nhà cung cấp

D2 Đơn đặt hàng

D4 Phiếu nhập hàng
D5 Sổ kho
D3 Phiếu giao hàng

D16 DS hàng trả lại NCC

D7 Sổ quỹ
2.0
Xuất hàng
3.0
Bảo hành
4.0
Báo cáo
D8 Phiếu yêu cầu

D12 Phiếu thu
D11 Thông báo nợ
D10 Phiếu xuất hàng

D13 Giấy biên nhận
D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ
D6 Phiếu chi
NHÀ CUNG
CẤP
Đơn đặt hàng
KHÁCH
HÀNG
KHÁCH
HÀNG
BAN LÃNH
ĐẠO
Phiếu giao hàng
Y/c bảo hành
Phiếu biên nhận
NGÂN

HÀNG
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
Thông báo KQ
Báo giá công ty
Phiếu yêu cầu
Thông báo nợ
Báo cáo
Y/c báo cáo
D5 Sổ kho
Phiếu chi
NGÂN
HÀNG
Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản
Thông báo KQ
Phiếu thu
D15 Báo cáo
D6 Phiếu chi

Trả lại hàng lỗi
D9 Báo giá công ty
Đổi hàng
D12 Phiếu thu
D9 Báo giá công ty
D14 Phiếu sửa chữa
16
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
a) Phân rã tiến trình 1.0

Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin

1.1
1.3
1.2
Kiểm tra
đơn, hàng
Lập đơn
hàng
Lập phiếu
nhập hàng
1.4
Lập phiếu
chi
D5 Sổ kho
D1 Báo giá nhà cung cấp

D2 Đơn đặt hàng

D3 Phiếu giao hàng

D4 Phiếu nhập hàng

NHÀ CUNG
CẤP
D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ
D6 Phiếu chi
Đơn đặt hàng
Phiếu
giao
hàng

NHÀ CUNG
CẤP
Báo giá
NHÀ CUNG
CẤP
Thông báo nợ
Phiếu chi
Đơn đặt hàng đã gửi
Phiếu giao hàng hợp lệ
sai
Thông tin
phiếu nhập
hàng
Lập ds hàng trả
lại NCC
1.5
D16 DS hàng trả lại NCC

Trả lại hàng lỗi
NGÂN
HÀNG
Y/c chuyển khoản, ktra tài khoản
Thông báo KQ
Phiếu nhậphàng
17
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
b) Phân rã tiến trình 2.0
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
2.1
2.32.4

2.2
Kiểm tra hàng
trong kho
Tiếp nhận
phiếu yêu cầu
Lập phiếu
xuất hàng
Lập phiếu
thu
D8 Phiếu yêu cầu
D9 Báo giá công ty
D5 Sổ kho
D10 Phiếu xuất hàng

D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ
D12 Phiếu thu
KHÁCH
HÀNG
Phiếu yêu cầu
KHÁCH
HÀNG
2.5
Thông báo
nợ KH
D11 Giấy thông báo nợ
Thông báo nợ
Phiếu thu
Hết hàng
NGÂN

HÀNG
Y/c chuyển khoản
ktra tài khoản
Thông báo KQ
Còn
hàng
Thông
tin
phiếu
yêu cầu
Thông tin phiếu xuất
Thông
tin
phiếu
thu
2.6
Nhập hàng
trở lại kho
D17 DS hàng nhập lại kho
Đổi hàng
Thông tin
phiếu
xuất
18
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
c) Phân rã tiến trình 3.0
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
3.1
3.5
Tiếp nhận

phiếu bảo
hành
Lập phiếu
thu
D10 Phiếu xuất hàng
D9 Báo giá công ty
D7 Sổ quỹ
D12 Phiếu thu
KHÁCH
HÀNG
Hết hạn, không
được BH
Giấy biên nhận
D13 Giấy biên nhận
Y/c bảo hành
Thông tin hàng BH
Hết hạn bảo hành
3.3
Bảo hành
Thông tin giấy biên nhận
Trả
hàng
Phiếu thu
3.2
Lập giấy biên
nhận
3.4
Lập phiếu
sửa chữa
D14 Phiếu sửa chữa

19
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
d) Phân rã tiến trình 4.0
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
4.1
4.4
4.2
Báo cáo xuất
hàng
Báo cáo nhập
hàng
Báo cáo hàng
tồn kho
Báo cáo
thu chi
4.5
Báo cáo công
nợ khách
hàng
D10 Phiếu xuất hàng

D5 Sổ kho
D7 Sổ quỹ
D12 Phiếu thu

BAN LÃNH
ĐẠO
Y/c báo cáo
Y/c báo cáo
4.6

Báo cáo công
nợ NCC
D11 Giấy thông báo nợ

4.3
D4 Phiếu nhập hàng

D6 Phiếu chi

D4 Phiếu nhập hàng

D15 Báo cáo
D15 Báo cáo
D15 Báo cáo
Báo cáo
Báo cáo
BAN LÃNH
ĐẠO
BAN LÃNH
ĐẠO
Y/c báo cáo
Báo cáoBáo cáo
Y/c báo cáo
Yêu
cầu
báo
cáo
Báo
cáo
20

Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
2.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
2.3.1. Mô hình liên kết thực thể ER
a) Các kiểu thực thể
+ NHÀ CUNG CẤP có các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ.
Trong đó Mã nhà cung cấp là thuộc tính khóa.
+ HÀNG có các thuộc tính: Mã hàng, Tên hàng , Mô tả chi tiết, Đơn vị tính, Thời gian
bảo hành. Trong đó Mã hàng là thuộc tính khóa.
+ NHÓM HÀNG có các thuộc tính: Mã nhóm, Tên nhóm, Chức năng. Trong đó Mã nhóm
là thuộc tính khóa .
+ DM GIÁ có các thuộc tính: Đơn giá, Ngày áp dụng, Thuế, Chi phí nâng cấp.
+ KHÁCH HÀNG có các thuộc tính: Mã khách hàng, Họ tên, Địa chỉ, Mã số thuế. Trong
đó Mã khách hàng là thuộc tính khóa.
+ NHÂN VIÊN có các thuộc tính: Mã nhân viên, Họ tênNV, Địa chỉNV, Giới tính, Chức
vụ. Trong đó Mã NV là thuộc tính khóa.
b) Các kiểu liên kết
Hàng có nhiều danh mục giá
Mỗi nhóm hàng có nhiều hàng khác nhau
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
Thuộ
c
1
n
HÀNG NHÓM HÀNG
Có
1 n
HÀNG DMGIA
21
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Một nhân viên đặt nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Nhân viên nhập nhiều hàng từ nhiều nhà cung cấp
Nhà cung cấp nhận tiền thanh toán hàng từ nhân viên
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
NHÂN VIÊN NHÀ CUNG CẤP
Số lượng
1
n
m
HÀNG
Mô tả hàng
Số đơn hàng
Đơn giá đặt
Ngày giao hàng
Ngày đặt
Đặt
NHÂN VIÊN NHÀ CUNG
CẤP
Lý do chi
n1
Số phiếu chi Số phiếu nhâp
Số tiền chiSố tiền nợ
Thanh toán
Ngày chi
HÀNGNHÀ CUNG CẤP
Số phiếu nhập
Số lượng
m
1
n
NHÂN VIÊN

Ngày nhập
Nhập
Đơn giá nhập
Hình thức thanh toán
Tổng tiền
Lý do nhập
22
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Nhân viên tiếp nhận yêu cầu mua hàng của một hoặc nhiều khách hàng
Nhân viên xuất nhiều hàng cho khách hàng
Khách hàng trả tiền hàng cho nhân viên

Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
HÀNG
1
Số phiếu yêu cầu
1
NHÂN VIÊN
n
Số lượng
Đơn giá yêu cầuNgày yêu cầu
Tiếp nhận
yêu cầu
Mô tả hàng
KHÁCH HÀNG HÀNG
Số phiếu xuất
NHÂN VIÊN
Đơn giá xuất
Hình thức thanh toán
Số lượng

1 n
1
Ngày xuất
Xuất
Tổng tiền
KHÁCH HÀNG NHÂN VIÊN
Số tiền nợ
Số tiền thu
1
n
Lý do thu
Số phiếu thu
Số phiếu xuất
Trả tiền
Ngày thu
Lý do xuất
KHÁCH HÀNG
23
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
Một nhân viên thông báo nợ cho nhiều khách hàng
Một nhân viên bảo hành nhiều hàng cho nhiều khách hàng
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
HÀNG
Ngày nhận
NHÂN VIÊN KHÁCH HÀNG
1
Tình trạng
1
m
Bảo hành

Số phiếu xuất
Số lượngNgày hẹn trả
Số biên nhận
NHÂN VIÊN
KHÁCH HÀNG
Thông báo nợ
1
Ngày đến hạn trả Tổng tiền nợ
n
Ngày thông báo
Số phiếu xuấtSố thông báo nợ
Số tiền nợ
24
Đồ án tốt nghiệp Hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày
c) Mô hình ER
Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy, Khóa 7, Ngành Công nghệ thông tin
Tên nhóm
NHÂN VIÊN
Mô tả hàng
HÀNG
Ngày nhập
Có
Số phiếu yêu cầu
11
Ngày hẹn trả
Số đơn hàng
Mã nhân viên
Mã khách hàng
Đơn giá
Mã nhà cung cấp Địa chỉ

Thời gian bảo hành
1
1
1
Ngày áp dụng
Chi phí nâng cấp
Lý do chi
Số tiền chi
n
Số phiếu thu
Số tiền thu
Lý do thu
n
Thuộc
1
n
n
m
m
1
m
n
n
n
n
m
m
Họ tên
Ngày nhận
n

1
Hình thức thanh toán
Tên nhà cung cấp
Số lượng
Số phiếu nhập
Số lượng
Số phiếu xuất
Số lượng
Tình trạng
Đơn giá yêu cầu
1
m
1
Mô tả chi tiết
Đơn vị tính
Ngày đặt
Đơn giá nhập
Ngày xuất
Số tiền nợ
Số tiền nợ
Giới tính
Số biên nhận
Nhập
Tiếp nhận yêu
cầu
Ngày thu
Ngày chi
Mô tả hàng
Số lượng
Chức vụ

Địa chỉ
Họ tên
Số thông báo nợ
Ngày thông báo
Tổng tiền nợ
Thông báo nợ
Số phiếu xuất
Ngày đến hạn trả
Trả tiền
Số phiếu chi
Thanh toán
Bảo hành
Số phiếu xuất
Địa chỉ
Mã số thuế
KHÁCH HÀNG
Xuất
Số phiếu xuất
Chức năngMã nhóm
DM GIÁ
Tên hàngMã hàng
Số phiếu nhập
NHÀ CUNG CẤP
Ngày giao hàng
Đơn giá đặt
Hình thức thanh toán
NHÓM HÀNG
Đặt
Số lượng
Đơn giá xuất

Ngày yêu cầu
Thuế
Tổng tiền
Tổng tiền
Lý do nhập
Lý do xuất
Số tiền nợ
25