3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu trong Excel pdf

3 phương thức cơ bản để tránh lỗi nhập dữ liệu
trong Excel

Bạn có thể dành nhiều thời gian cho việc định dạng và lập công thức tính toán trong
bảng tính của mình, nhưng tất cả công việc của bạn đều lãng phí nếu như một ai đó
nhập giá trị không phù hợp vào đó. Thông thường thì bạn sẽ sửa lại các lỗi nhập liệu khi
gặp tình trạng này, nhưng đâu là điều thiết thực nhất mà bạn có thể tránh các lỗi nhập
liệu? Hãy áp dụng các phương thức cơ bản dưới đây:
1. Xác nhận giá trị đầu vào.
Việc sử dụng tính năng Data Validation trong Excel có thể loại bỏ dữ liệu không phù
hợp khi người dùng nhập vào. Nghĩa là bạn sẽ chỉ rõ các điều kiện mà một giá trị phải
đáp ứng, và khi đó Excel sẽ bác bỏ giá trị không đáp ứng điều kiện đưa ra và thông báo
lỗi nhập liệu.
Để xác nhận dữ liệu nhập vào, từ giao diện cửa sổ MS Excel 2007/2010 bạn duyệt đến
thẻ Data, nhấn vào biểu tượng Data Validation và chọn Data Validation (Với phiên
bản Excel 2003 thì chọn Validation từ danh mục Data), tại cửa sổ hiện ra, bạn click vào
thẻ Settings, trong khung Validation criteriahãy chọn Decimal cho
mục Allow, between cho mục Data và nhập giá trịMinimum và Maximum phía dưới
và nhấn OK để thừa nhận. Chẳng hạn ở đây tôi nhập giá trị từ 1 đến 1000, khi đó nếu
người dùng nhập liệu ngoài vùng dữ liệu này thì lập tức sẽ có thông báo lỗi.
Lưu ý: Bạn phải chọn vùng dữ liệu trên bảng tính trước khi thực hiện việc xác nhận.




Ngoài ra, bạn có thể thiết lập thông báo điều kiện nhập liệu bằng cách chọn thẻInput
Message rồi nhập tiêu đề và nội dung hiển thị. Để tạo một cảnh báo bằng tiếng việt-
cảnh báo này hiện ra ngay sau khi nhập sai dữ liệu (mặc định là tiếng anh), bạn chọn
thẻ Error Alert, chọn kiểu hiển thị tại mục Style có thể làStop,
Warning hoặc Information, tiếp đến nhập tiêu đề và nội dung cảnh báo.
2. Không nên sử dụng tính năng AutoComplete.

AutoComplete trong Excel là tính năng tự động hoàn chỉnh dữ liệu nhập ngay sau khi
người dùng nhập giá trị đầu vào phù hợp hay có ký tự gần giống với giá trị hiện có. Và
như vậy thì AutoComplete sẽ làm giảm thời gian nhập liệu nhưng nó có thể tăng khả
năng nhập liệu sai khi có rất nhiều giá trị giống nhau.


Để vô hiệu hóa tính năng này, bạn nhấn vào nút Office Button và chọn Excel
Options, trong Panel bên trái hãy click lên mục Advanced, sau đó bỏ chọn trước dòng
chữ Enable AutoComplete For Cell Values và OK (Đối với Excel 2003 bạn phải chọn
Options từ Menu Tools, và chọn thẻ Edit).
3. Sử dụng một danh sách động (Dynamic list):
Thêm hoặc xóa các giá trị sẽ không cập nhật các mục trong một danh sách đã xác
nhận nếu chúng ta không sử dụng tính năng tham chiếu trong Excel. Đối với Excel
2007 và 2010, khi chuyển đổi một danh sách đã có thành bảng rồi tạo một list mới liên
kết qua bảng này. Khi đó, nếu người dùng thêm hoặc xóa dữ liệu từ bảng thì trong list
cũng tự động thay đổi theo.

Khi bạn thêm hoặc xóa dữ liệu trong cột L thì list N sẽ tự động cập nhật theo
Trước hết, bạn chọn vùng dữ liệu trên một cột đơn, sau đó vào thẻ Insert chọn biểu
tượng Table từ nhóm Tables, trong cửa sổ create Table bạn đánh dấu kiểm trước
mục My table has headers và nhấn OK. Khi đó toàn bộ dữ liệu này đã chuyển thành
bảng. Bây giờ bạn chọn một ô trống bất kỳ rồi vào thẻData và nhấn chọn Data
Validation như trên, nhưng trong thẻSettings, đối với mục Allow bạn phải chọn List,
click chuột vào ô Soucre và khoanh vùng dữ liệu là bảng đã tạo rồi nhấn OK, list vừa
tạo sẽ giống như bạn sử dụng tính năngFilter.