Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu khách hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra trong kiểm toán BCTC của công ty TNHH kiểm toán và tư vấn ac; nghiên cứu điển hình tại công ty TNHH sài gòn co
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.03 MB, 164 trang )
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
*◦*
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian học tập tại Trường Đại học Nha Trang và ba tháng thực tập tại
Công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn (A&C), Chi nhánh Nha Trang, em đã nhận
được sự hướng dẫn hết lòng của các thầy cô giáo và sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban
lãnh đao và các anh chị nhân viên trong Công ty. Những kiến thức về lý thuyết cũng
như thực tế mà thầy cô và các anh chị truyền đạt đã giúp em hoàn thành chuyên đề
tốt nghiệp này và đó cũng là nền tảng hiểu biết để em có thể phát triển nghề nghiệp
tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô Trường Đại học Nha Trang, đặc biệt
là các thầy cô Khoa Kế toán – Tài chính đã hết lòng giảng dạy, truyền đạt kiến thức
cho em. Em xin cảm ơn Cô Nguyễn Thị Hiển đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em rất
nhiều trong thời gian thực hiện chuyên đề tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các anh chị nhân viên công ty
TNHH Kiểm toán và Tư vấn (A&C), đặc biệt là các anh chị KTV phòng Kiểm toán
1, Chi nhánh Nha Trang đã nhiệt tình giúp đỡ, chỉ dẫn, truyền đạt kinh nghiệm nghề
nghiệp, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập tại công ty.
Xin kính chúc Quý thầy cô, Ban lãnh đạo và các anh chị nhân viên Công ty
TNHH Kiểm toán và Tư vấn (A&C) sức khỏe dồi dào, hạnh phúc và thành đạt.
Nha Trang, ngày 17 tháng 6 năm 2011
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Xuân Thúy
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BCKT Báo cáo kiểm toán
BCTC Báo cáo tài chính
DN Doanh nghiệp
GTGT Giá trị gia tăng
HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ
HTX Hợp tác xã
KH Khách hàng
KTV Kiểm toán viên
PQT Phiếu quà tặng
TMDV Thương mại dịch vụ
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
TO TPNC Tổ thực phẩm nấu chín
MỤC LỤC
Trang
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG
VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ, PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ THUẾ GIÁ TRỊ GIA
TĂNG ĐẦU RA TRONG KIỂM TOÁN BCTC 4
1.1Nội dung, đặc điểm của khoản mục và những lỗi có thể xảy ra trong khoản mục 4
1.1.1 Nội dung của khoản mục 4
1.1.1.1 Khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 4
1.1.1.2 Khoản mục phải thu khách hàng 6
1.1.1.3 Khoản mục thuế giá trị gia tăng đầu ra 6
1.1.2 Đặc điểm của khoản mục 6
1.1.2.1 Khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 6
1.1.2.2 Khoản mục phải thu khách hàng: 7
1.1.2.3 Khoản mục thuế giá trị gia tăng đầu ra 8
1.1.3 Những lỗi có thể xảy ra trong khoản mục 8
1.1.3.1 Khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 8
1.1.3.2 Khoản mục phải thu khách hàng 9
1.1.3.3 Khoản mục thuế giá trị gia tăng đầu ra 10
1.2.Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ, phải thu khách hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra tại doanh nghiệp 11
1.3.Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu khách hàng và thuế
giá trị gia tăng đầu ra trong Kiểm toán BCTC 19
1.3.1 Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 19
1.3.1.1 Mục tiêu Kiểm toán đối với khoản mục 19
1.3.1.2 Đặc điểm 20
1.3.1.3 Nội dung 22
1.3.2 Kiểm toán phải thu khách hàng 23
1.3.2.1 Mục tiêu Kiểm toán đối với khoản mục 23
1.3.2.2 Đặc điểm 23
1.3.2.3 Nội dung 24
1.3.3 Kiểm toán thuế giá trị gia tăng đầu ra 25
1.3.3.1 Mục tiêu Kiểm toán đối với khoản mục 25
1.3.3.2 Đặc điểm 25
1.3.3.3 Nội dung 26
CHƯƠNG 2 KIỂM TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ,
PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG ĐẦU RA TRONG KIỂM
TOÁN BCTC CỦA CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN A&C, NGHIÊN
CỨU ĐIỂN HÌNH TẠI CÔNG TY TNHH SÀI GÒN CO.OP TAM KỲ 27
2.1 Khái quát chung về công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn A&C 27
2.1.1 Sơ lược về công ty, quá trình hình thành và phát triển 27
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 30
2.1.3 Các dịch vụ của công ty 31
2.1.3.1 Dịch vụ kiểm toán BCTC 31
2.1.3.2.Dịch vụ thẩm định, kiểm toán đầu tư và xây dựng cơ bản: 32
2.1.3.3.Dịch vụ kế toán 33
2.1.3.4.Dịch vụ tư vấn 34
2.1.3.5.Dịch vụ đào tạo và huấn luyện 35
2.1.3.6 Các hoạt động khác 36
2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý 36
2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức của Tổng công ty 36
2.1.4.2 Sơ đồ tổ chức của Chi nhánh Nha Trang 37
2.1.4.3 Nhân sự 38
2.1.5 Kết quả hoạt động của công ty trong thời gian qua 39
2.1.6 Phương hương phát triển của công ty trong thời gian tới 41
2.1.6.1 Mục tiêu hoạt động 41
2.1.6.2 Phương hướng 41
2.1.6.3 Thuận lợi 42
2.1.6.4 Khó khăn 42
2.2 Quy trình Kiểm toán chung tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn A&C: 43
2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán 43
2.2.1.1 Giai đoạn tiền kế hoạch 43
2.2.1.2 Lập kế hoạch kiểm toán 45
2.2.2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán 51
2.2.3 Giai đoạn hoàn thành kiểm toán 53
2.2.3.1 Giai đoạn xoát xét và hoàn tất 53
2.2.3.2 Lập BCKT 55
2.2.3.3 Các vấn đề nảy sinh sau khi công bố BCKT 57
2.3 Quy trình Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu khách
hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra trong Kiểm toán BCTC 59
2.3.1 Quy trình Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 59
2.3.1.1 Tài liệu yêu cầu khách hàng chuẩn bị 59
2.3.1.2 Các thủ tục kiểm toán 59
2.3.1.3 Kết luận và kiến nghị 63
2.3.2 Quy trình Kiểm toán phải thu khách hàng 64
2.3.2.1 Tài liệu yêu cầu khách hàng chuẩn bị 64
2.3.2.2 Các thủ tục kiểm toán 64
2.3.2.3 Kết luận và kiến nghị 68
2.3.3 Quy trình Kiểm toán phải thu khách hàng 68
2.3.3.1 Tài liệu yêu cầu khách hàng chuẩn bị 68
2.3.3.2 Các thủ tục kiểm toán: 69
2.3.3.3 Kết luận và kiến nghị 71
2.4 Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu khách hàng và thuế
giá trị gia tăng đầu ra trong Kiểm toán BCTC nghiên cứu điển hình tại công ty
TNHH Sài Gòn Co.op Tam Kỳ 71
2.4.1 Tìm hiểu về công ty khách hàng 71
2.4.2 Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ 75
2.4.3 Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ - Bán hàng, phải thu và thu tiền 84
2.4.4 Xác định mức trọng yếu 98
2.4.5 Đánh giá rủi ro kiểm toán 99
2.4.6 Kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty
khách hàng 101
2.4.7 Kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng tại công ty khách hàng 121
2.4.8 Kiểm toán khoản mục thuế giá trị gia tăng đầu ra tại công ty khách hàng 139
2.5 Nhận xét chung rút ra qua thực tiễn Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ, phải thu khách hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra của công ty: 144
2.5.1 Các mặt đã đạt được 144
2.5.1.1 Những ưu điểm chung cho tất cả các quy trình kiểm toán của công ty 144
2.5.1.2 Những ưu điểm riêng của quy trình kiểm toán doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ, phải thu khách hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra của công ty 147
2.5.2 Các mặt còn hạn chế 149
CHƯƠNG 3 NHỮNG ĐỀ XUẤT PHƯƠNG HƯỚNG NHẰM HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC KIỂM TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH
VỤ, PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG ĐẦU RA CỦA
CÔNG TY 151
Đề xuất 1: Thực hiện chuyên môn hóa công tác kiểm toán 152
Đề xuất 2: Xây dựng chương trình kiểm toán riêng cho từng loại hình doanh
nghiệp 152
Đề xuất 3: Một số chú ý nhằm sử dụng thời gian kiểm toán hữu ích hơn 154
Đề xuất 4: Về việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ 154
Đề xuất 5: Nâng cao hiệu quả của các thử nghiệm kiểm soát 154
KẾT LUẬN 154
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC 1
1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay với một môi trường cạnh tranh gay gắt,
thông tin tài chính trở thành một trong những nhân tố quyết định đối với sự thành
công của doanh nghiệp cũng như đối với các quyết định của nhà đầu tư. Những
thông tin này cần phải được đảm bảo phản ánh một cách trung thực, hợp lý trên các
khía cạnh trọng yếu. Do đó, hoạt động kiểm toán ra đời với mục đích kiểm tra và
xác nhận tính trung thực, hợp lý và mức độ tin cậy của thông tin tài chính. Mặt
khác, thông qua hoạt động kiểm toán, các doanh nghiệp có thể thấy được những sai
sót, yếu kém của mình trong chế độ kế toán cũng như cách điều hành, quản lý
doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Ngoài
ra, hoạt động kiểm toán còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho các bên liên quan, góp
phần lành mạnh hóa nền kinh tế quốc gia, đồng thời giúp các cơ quan hữu quan xác
định đúng đắn trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà
Nước và đưa ra các chính sách hợp lý nhằm khuyến khích sự phát triển của doanh
nghiệp.
Trong các phần hành kiểm toán, kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ là một trong những phần hành chủ yếu bởi đây là một khoản mục quan
trọng trên báo cáo kết quả kinh doanh, là cơ sở để tiến hành xác định lãi, lỗ trong kỳ
của doanh nghiệp, là nhân tố không thể thiếu trong việc xác định các nghĩa vụ phải
thực hiện đối với Nhà Nước.Bên cạnh đó, kiểm toán phải thu khách hàng và kiểm
toán thuế giá trị gia tăng đầu ra cũng đặc biệt được quan tâm. Các phần hành này
thường được tiến hành đồng thời bởi mối quan hệ mật thiết giữa ba khoản mục trên.
Nhận thức được điều này, em đã lựa chọn đề tài thực tập của mình là đi sâu
tìm hiểu “ Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu khách hàng
và thuế giá trị gia tăng đầu ra trong kiểm toán BCTC của Công ty TNHH Kiểm toán
và Tư vấn A&C; nghiên cứu điển hình tại Công ty TNHH Sài Gòn Co.op Tam Kỳ”.
2
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là vận dụng lý thuyết về Kiểm toán, đặc biệt
là Kiểm toán các khoản mục: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Phải thu
khách hàng và Thuế giá trị gia tăng đầu ra trong Kiểm toán BCTC nói chung, và
việc xem xét thực tiễn công tác Kiểm toán của công ty nói riêng. Từ đó rút ra bài
học kinh nghiệm và đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác Kiểm toán
các khoản mục Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Phải thu khách hàng và
Thuế giá trị gia tăng đầu ra trong Kiểm toán BCTC do công ty thực hiện.
3. Nội dung của đề tài
Nội dung của chuyên đề ngoài phần Mở đầu và Kết luận gồm có các phần chính sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ, phải thu khách hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra trong Kiểm toán BCTC.
Chương 2: Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu
khách hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra trong Kiểm toán BCTC của công ty
TNHH Kiểm toán và Tư vấn A&C nghiên cứu điển hình tại công ty TNHH Sài Gòn
Co.op Tam Kỳ.
Chương 3: Những đề xuất phương hướng nhằm hoàn thiện công tác
Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu khách hàng và thuế giá
trị gia tăng đầu ra của công ty.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu quy trình Kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải
thu khách hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra trong Kiểm toán BCTC của Công ty
TNHH Kiểm toán và Tư vấn (A&C), nghiên cứu điển hình tại Công ty TNHH Sài
Gòn Co.op Tam Kỳ với những số liệu minh họa cụ thể.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phân tích, tổng hợp, lý luận, điển cứu : đọc, sưu tầm và nghiên cứu các tài
liệu có liên quan để xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài, đồng thời nghiên cứu điển
hình thực tế và từ đó xác định nội dung nghiên cứu cụ thể sử dụng phương pháp
phân tích, đánh giá Quy trình kiểm toán đang áp dụng tại công ty.
3
Tham khảo và trao đổi ý kiến với giáo viên hướng dẫn, cùng các nhân
viên trong công ty để có được những tư liệu cần thiết.
6. Những đóng góp khoa học của đề tài
Về mặt lý luận
Hệ thống lại cơ sở lý luận về Quy trình kiểm toán nói chung và Quy trình
kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu khách hàng và thuế giá
trị gia tăng đầu ra nói riêng tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn A&C, Chi
nhánh tại Nha Trang.
Về mặt thực tiễn
Thực tiễn đồ án đã tìm hiểu thực trạng Quy trình kiểm toán nói chung và
Quy trình kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu khách hàng
và thuế giá trị gia tăng đầu ra nói riêng tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn
A&C, Chi nhánh tại Nha Trang.
Do khả năng và kiến thức có hạn, kinh nghiệm thực tế còn ít, thời gian thực
hiện đề tài ngắn, việc thiếu sót trong việc thực hiện đề tài là điều không thể tránh
khỏi. Vì vậy, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô, Ban Giám đốc Công
ty và các anh chị KTV để đề tài trở nên hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Nha Trang, ngày 17 tháng 6 năm 2011
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Xuân Thúy
4
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN DOANH THU BÁN
HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ, PHẢI THU KHÁCH HÀNG
VÀ THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG ĐẦU RA TRONG KIỂM
TOÁN BCTC
1.1 Nội dung, đặc điểm của khoản mục và những lỗi có thể xảy ra trong khoản mục
1.1.1 Nội dung của khoản mục
1.1.1.1 Khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Theo chuẩn mực kế toán số 14 “doanh thu và thu nhập khác” trong hệ thống
chuẩn mực kế toán Việt Nam: “Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh
nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh
thông thường của doanh nghiệp, góp vốn làm phát triển vốn chủ sở hữu”.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc
sẽ thu được từ các giao dịch như bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ bao gồm cả
các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Doanh thu còn bao gồm
các khoản trợ giá, phụ thu theo quy định của Nhà Nước đối với một số hàng hóa
dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ được Nhà Nước cho phép và giá trị của các sản phẩm
hàng hóa đem biếu, tặng hoặc tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp.
Liên quan đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, Báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có các chỉ tiêu:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Đây là chỉ tiêu gộp cuả doanh
thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và doanh thu nội bộ khi thể hiện trên Báo cáo kết
quả hoạt động kinh doanh.
Các khoản giảm trừ doanh thu:
Chiết khấu thương mại: là khoản dịch vụ bán hạ giá niêm yết cho khách
hàng mua với số lượng lớn.
Giảm giá hàng hóa: là khoản giảm trừ cho người mua do những hàng hóa
kém phẩm chất, sai qui cách hoặc không phù hợp thị hiếu khách hàng.
5
Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ
bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế giá trị gia tăng: các chỉ tiêu
này phản ánh tổng số thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu phải nộp, thuế
GTGT theo số doanh thu trong kỳ báo cáo.
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: chỉ tiêu này phản ánh
số doanh thu bán hàng, thành phẩm và cung cấp dịch vụ đã trừ các khoản giảm trừ
trong kỳ báo cáo làm căn cứ tính kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng: Theo chuẩn mực kế toán Việt
Nam số 14 thì doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều
kiện sau:
Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với
quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở
hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch
bán hàng.
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Điều kiện ghi nhận doanh thu từ các dịch vụ: Kết quả của giao dịch các
dịch vụ được xác định khi thỏa mãn 4 điều kiện sau:
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ các giao dịch dịch đó.
Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối
kế toán.
Xác định được chi phí phát sinh từ giao dịch và chi phí để hoàn thành
giao dịch các dịch vụ đó.
6
1.1.1.2 Khoản mục phải thu khách hàng
Phải thu khách hàng là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu khách
hàng về tiền bán sản phẩm hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định và cung
cấp dịch vụ nhưng chưa thu tiền. Thông thường trong doanh nghiệp, khoản nợ phải
thu khách hàng thường phát sinh nhiều nhất, chiểm tỷ trọng cao nhất và cũng chứa
đựng nhiều rủi ro nhất.
Khi thực hiện kế toán khoản phải thu khách hàng cần đảm bảo:
Khoản mục phải thu khách hàng cần được chi tiết cho từng đối tượng phải
thu, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và
ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ
kinh tế với doanh nghiệp, về mua sản phẩm hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả
tài sản cố định, bất động sản đầu tư.
Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng
hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã thu
qua Ngân hàng).
Khoản mục phải thu khách hàng phải được phân loại: loại nợ có thể trả
đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác
định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản
nợ phải thu không đòi được.
1.1.1.3 Khoản mục thuế giá trị gia tăng đầu ra
Thuế giá trị gia tăng là thuế tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa
dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng.
1.1.2 Đặc điểm của khoản mục
1.1.2.1 Khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Đặc điểm nổi bật của khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
là mối quan hệ chặt chẽ giữa doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ với các khoản
mục phải thu khách hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra… trên bảng cân đối kế toán.
Do đó, phần lớn nội dung của khoản mục doanh thu đã được tiến hành kiểm tra
đồng thời cùng với quá trình kiểm toán các khoản mục nói trên.
7
Doanh thu là một khoản mục trọng yếu trên BCTC, là cơ sở để người đọc
BCTC đánh giá tình hình hoạt động và qui mô kinh doanh của doanh nghiệp.Tuy
nhiên, khoản mục này là đối tượng của nhiều rủi ro dẫn đến sai lệch trọng yếu vì
những lý do sau:
Doanh thu có quan hệ mật thiết với kết quả lãi lỗ. Những sai lệch trong
doanh thu thường dẫn đến lãi lỗ không trung thực và không hợp lý.
Doanh thu trong nhiều đơn vị là cơ sở đánh giá kết quả hoạt động kinh
doanh và thành tích hoạt động của đơn vị nên có khả năng bị thổi phồng cao hơn so
với thực tế, hoặc trong một số trường hợp nhất định có thể dấu bớt doanh thu.
Doanh thu có mối quan hệ chặt chẽ với thuế giá trị gia tăng đầu ra nên có
khả năng các doanh nghiệp sẽ khai thấp doanh thu hơn thực tế để trốn thuế hay
tránh né thuế giá trị gia tăng phải nộp.
Đối với các nhà đầu tư, mối quan tâm hàng đầu của họ là khả năng sinh
lời từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, doanh thu là một khoản
mục đặc biệt quan trọng có tác động trực tiếp đối với đối tượng này.Vì vậy, việc
đơn vị đưa ra số liệu không chính xác nhằm đạt được những ý định tiêu cực là một
khả năng rất dễ xảy ra.
Thông thường khoản mục doanh thu được kiểm tra bởi những KTV chính
có nhiều kinh nghiệm.
1.1.2.2 Khoản mục phải thu khách hàng:
Phải thu khách hàng là một loại tài sản khá nhạy cảm với những gian lận
như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham ô.
Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả
kinh doanh, do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi
nhuận của đơn vị.
Nợ phải thu khách hàng phải được trình bày theo giá trị thuần có thể thực
hiện được.Tuy nhiên, do việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho nợ phải thu khách
hàng thường dựa vào sự ước tính của nhà quản lý nên có nhiều khả năng sai sót và
khó kiểm tra.
8
1.1.2.3 Khoản mục thuế giá trị gia tăng đầu ra
Thuế GTGT đầu ra mang những đặc điểm của Thuế GTGT nói chung, đó là:
Thuế GTGT là loại thuế đánh vào tiêu dùng, có phạm vi đối tượng thu rất
rộng, bao gồm mọi tổ chức, cá nhân có tiêu dùng hàng hóa, dịch vụ. Thuế GTGT
được áp dụng với cả hàng hóa, dịch vụ trong nước kể cả hàng nhập khẩu loại trừ
một số hàng hóa, dịch vụ thuộc diện không chịu thuế theo quy định cụ thể của từng
nước. Đặc điểm này thể hiện ưu tính của thuế GTGT đó là mặc dù mức thuế suất
quy định không cao nhưng kết quả đem lại số thu cho Ngân sách Nhà nước rất lớn,
lại là loại thuế gắn liền với giá bán nên dễ thu hơn các loại thuế trực thu khác.
Thuế GTGT là loại thuế mang tính trung lập cao bởi vì mục đích của nó
không nhằm điều chỉnh sự chênh lệch về thu nhập hay tài sản như thuế thu nhập,
thuế tài sản. Thuế GTGT không can thiệp quá sâu vào mục tiêu khuyến khích hay
hạn chế sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch, tiêu dùng theo nghành nghề cụ thể.
Thuế GTGT còn có một số đặc điểm khác như là loại thuế gián thu điển
hình, được tính dựa trên giá trị sản phẩm hàng hóa và dịch vụ chứ không căn cứ vào
hình thái hiện vật cũng như công dụng của chúng. Thuế GTGT là một loại thuế gián
thu bởi vì các cơ sở sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ, thu thuế GTGT qua việc
bán hàng hoá dịch vụ này. Tiền thuế ẩn trong giá thanh toán của hàng hoá, dịch vụ
được các cơ sở sản xuất kinh doanh nộp vào ngân sách Nhà nước thay cho người
tiêu dùng.
Một đặc điểm quan trọng của thuế GTGT là cho dù sản xuất có trải qua
bao nhiêu giai đoạn thì tổng thuế phải nộp cũng không đổi. Thuế GTGT ở mỗi khâu
nhiều hay ít tuỳ thuộc vào giá trị gia tăng ở khâu đó. Vì vậy, thuế GTGT không làm
tăng giá sản phẩm đột biến, do đó không gây xáo trộn cho hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
1.1.3 Những lỗi có thể xảy ra trong khoản mục
1.1.3.1 Khoản mục doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Hợp đồng mua bán không hợp lệ
Không lập hóa đơn khi bán hàng
9
Đã ghi chép những nghiệp vụ bán hàng không có thực.
Lỗi trong ghi chép hoặc khi vào sổ.
Ghi hóa đơn bán hàng trong giai đoạn kế toán sai.
Ghi hóa đơn bán hàng sai giá trị.
Có những khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chưa được phản
ánh vào sổ sách.
Nghiệp vụ kinh tế bị hạch toán sai tài khoản khác thay vì tài khoản doanh
thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ khi chưa đủ điều kiện theo qui định của chuẩn mực kế toán.
1.1.3.2 Khoản mục phải thu khách hàng
Hạch toán công nợ và giảm trừ công nợ nhầm mã khách hàng.
Cấn trừ công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán không cùng
đối tượng
Phân loại nợ theo kỳ hạn không đúng với các điều khoản của hợp đồng.
Chưa tiến hành đối chiếu hoặc đối chiếu công nợ không đầy đủ vào thời
điểm lập BCTC.
Chênh lệch biên bản đối chiếu và sổ kế toán chưa được xử lý.
Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các
khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK131.
Cơ sở hạch toán công nợ không nhất quán theo hóa đơn hay theo phiếu
xuất kho, do đó đối chiếu công nợ không khớp số.
Hạch toán giảm công nợ phải thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán
nhưng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ.
Các khoản đặt trước tiền hàng cho người bán hoặc có mối quan hệ kinh tế
lâu dài, thường xuyên với các tổ chức kinh tế khác nhưng không tiến hành ký kết
hợp đồng kinh tế giữa hai bên.
Ghi nhận tăng phải thu không phù hợp với ghi nhận tăng doanh thu.
10
Công tác luân chuyển chứng từ từ bộ phận kho lên phòng kế toán chậm
nên hạch toán phải thu khi bán hàng không có chứng từ kho như phiếu xuất hàng…
Có những khoản công nợ thu hồi bằng tiền mặt với số tiền lớn, không quy
định thời hạn nộp lại nên bị nhân viên chiếm dụng vốn, hoặc biển thủ.
Nhiều khoản công nợ phải thu quá hạn thanh toán, không rõ đối tượng,
tồn đọng từ nhiều năm nhưng chưa xử lý.
Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ.
Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi, quản lý nợ hiệu quả.
Các khoản xóa nợ chưa tập hợp được đầy đủ hồ sơ theo quy định. Không
theo dõi nợ khó đòi đã xử lý.
Không hạch toán lãi thanh toán nợ quá hạn.
Chưa tiến hành phân loại các khoản phải thu theo quy định mới: phân loại
dài hạn và ngắn hạn.
Hạch toán phải thu không đúng kì, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán.
Theo dõi khoản thu các đại lý về lãi trả chậm do vượt mức dư nợ nhưng
chưa xác định chi tiết từng đối tượng để có biện pháp thu hồi.
Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng
trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá tỉ lệ cho phép.
Hồ sơ lập dự phòng chưa đầy đủ theo quy định.
Không thành lập hội đồng xử lý công nợ khó đòi và thu thập đầy đủ hồ sơ
các khoản nợ đã xóa nợ cho người mua.
Tổng mức lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi lớn hơn 20% tổng dư
nợ phải thu cuối kì.
Cuối kì chưa tiến hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm.
1.1.3.3 Khoản mục thuế giá trị gia tăng đầu ra
Hóa đơn GTGT kê khai thiếu hoặc sai nội dung.
Kê khai khấu trừ thuế khi không có hóa đơn hoặc hóa đơn của các đơn vị
phá sản, giải thể.
Kê khai khấu trừ thuế GTGT những hàng hóa không chiu thuế GTGT.
11
Kê khai thiếu hay sai hóa đơn, hóa đơn không đúng mẫu BTC quy định
hoặc mẫu hóa đơn tự in đã đăng kí với Bộ tài chính.
Trường hợp hủy hóa đơn GTGT, xuất lại hóa đơn khác, người mua trên 2
hóa đơn này không trùng nhau.
Quản lí và hạch toán thuế GTGT đầu ra chưa đúng qui định: không viết
hóa đơn khi bán hàng, áp thuế suất thuế GTGT đầu ra chưa đúng tỉ lệ, tính toán sai
giá tính thuế.
Hạch toán và kê khai thuế GTGT chưa đầy đủ, chưa phù hợp. Hạch toán
khấu trừ thuế VAT đối với các hóa đơn không hợp lệ (thiếu mã số thuế, chữ kí của
người mua…) hoặc hóa đơn gia tăng trực tiếp, hóa đơn chi từ nguồn KPCĐ, quỹ
phúc lợi, khoản chi trả không phục vụ sản xuất…
Số liệu thuế GTGT đầu ra trên sổ kế toán không khớp với số liệu trên tờ
khai thuế và hóa đơn VAT (do kê khai sai, thiếu, trùng một số hóa đơn GTGT). Kê
khai thuế không đúng số seri và ngày phát hành hóa đơn trên tờ khai thuế GTGT.
Hạch toán sai các khoản thuế GTGT trong các trường hợp hàng bán trả
lại, giảm giá hàng bán, tính VAT đầu ra đối với hàng hóa khuyến mại, quảng cáo,
hội chợ triễn lãm thương mại.
Hạch toán giảm trừ thuế VAT đầu ra phải nộp chưa hợp lệ: chưa có biên
bản hủy hợp đồng khi đã xé hóa đơn rời cuống, chưa có ý kiến bằng văn bản của cơ
quan thuế về việc này. Trường hợp mất hoặc thất lạc hóa đơn GTGT, đơn vị xử lý
không đúng quy định và hạch toán sai nguyên tắc.
Hàng hóa, dịch vụ không đủ điều kiện được coi là xuất khẩu vẫn áp dụng
thuế suất 0%.
Không tính thuế GTGT đầu ra đối với hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT
theo phương pháp khấu trừ trong trường hợp tiêu dùng nội bộ (trả lương, thưởng
cho công nhân viên) hay do trao đổi hàng hóa.
Nhầm lẫn giữa các hàng hóa dịch vụ không chịu thuế GTGT với những
hàng hóa dịch vụ chịu thuế suất 0%.
1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ, phải thu khách hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra tại doanh nghiệp
12
Hệ thống kiểm soát nội bộ là những nội qui, chính sách, các thủ tục kiểm
soát được thiết lập nhằm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, ngăn chặn và
phát hiện các sai phạm.
Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Điều hành và quản lý hoat động sản xuất kinh doanh có hiệu quả
Khuyến khích nhân viên gắn bó với nội qui chính sách đề ra.
Phát hiện và ngăn chặn sai phạm.
Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Lập BCTC trung thực, đúng pháp luật và kịp thời.
Bảo vệ tài sản và số sách của đơn vị.
Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ:
Sơ đồ 1: Bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Giám
sát
Các thủ
tục
kiểm
soát
Hệ
thống
thông
tin
Đánh giá
rủi ro
Môi trường
kiểm soát
Đặc thù quản lý
Cơ cấu tổ chức
Chính sách nhân
sự
HT kế hoạch và dự
toán
Kiểm toán nội bộ
Ủy ban kiểm toán
Các nhân tố bên
ngoài
Nhận
diện và
đánh
giá rủi
ro
Thiết
lập mục
tiêu
HT
chứng
từ
gốc
Kiểm
soát
trực
tiếp
Kiểm
soát
tổng
quát
Kiểm
soát
vật
chất
Giám
sát
thường
xuyên
Giám
sát
định
kỳ
HT
BC
kế
toán
HT sổ
sách
kế
toán
Hệ thống
KSNB
13
Cụ thể là:
Môi trường kiểm soát: là bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn
vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế và xử lý dữ liệu của các loại hình
kiểm soát nội bộ; gồm có 6 yếu tố cấu thành:
Đặc thù quản lý: Đặc điểm về quản lý và phong cách hoạt động của nhà
quản lý.
Cơ cấu tổ chức: là bộ máy tổ chức để thực hiện hoạt động sản xuất kinh
doanh nhằm đạt các mục tiêu của nhà doanh nghiệp.Để thiết kế một cơ cấu tổ chức
hiêu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động
Thực hiện sự phân chia 3 chức năng:xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo
quản tài sản.
Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
Chính sách nhân sự: Toàn bộ các phương pháp quản lý và chế độ của đơn
vị liên quan đến công nhân viên tại DN, bao gồm:chính sách tuyển dụng, chính sách
đào tạo, chính sách sử dụng, chính sách tiền lương, chính sách khen thưởng, chính
sách kỷ luật, chính sách thôi việc, sa thải.
HT kế hoạch và dự toán: bao gồm hệ thống dự toán tiêu thụ, hệ thống dự
toán sản xuất , hệ thống dự toán tiền, hệ thống dự toán báo cáo KQKD, hệ thống dự
toán Bảng CĐKT.
Kiểm toán nội bộ: là một bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, thực
hiện giám sát và đánh giá toàn bộ hoạt động đơn vị trong đó có hệ thống kiểm soát
nội bộ và hệ thống thông tin kế toán
Ủy ban kiểm toán: là một nhóm KTV thuộc 1 Cty kiểm toán thực hiện
giám sát hoạt động các đơn vị thành viên của Cty Đa Quốc gia, Cty xuyên Quốc
gia, Tập đoàn kinh tế.
Các nhân tố bên ngoài: những nhân tố bên ngoài có ảnh hưởng đến
HTKSNB.
14
Đánh giá rủi ro: Nhận dạng, đánh giá và quản lý rủi ro có thể phát sinh
trong quá trình HĐSXKD.Để đánh giá rủi ro cần phải:
Thiết lập mục tiêu đơn vị: gồm mục tiêu chung toàn đơn vị và mục tiêu
riêng từng bộ phận.
Nhận diện và đánh giá rủi ro: nhận diện, phân tích và quản lý rủi ro khiến
cho các mục tiêu đơn vị không thực hiện được.
Hệ thống thông tin: Một hệ thống kế toán hiệu quả phải đảm bảo các mục
tiêu tổng quát sau:
Tính có thực: chỉ ghi chép các nghiệp vụ có thực.
Sự phê chuẩn: tất cả hoạt động, nghiệp vụ và chứng từ đều phải được phê
duyệt theo đúng nguyên tắc.
Tính đầy đủ: phải ghi chép đầy đủ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ
sách kế toán.
Sự đánh giá: ghi chép nghiệp vụ kinh tế đúng giá trị.
Tính đúng kỳ: đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kịp
thời, đúng kỳ, đúng niên độ kế toán.
Sự phân loại: đảm bảo các NVKT được ghi chép đúng tài khoản, đúng sổ
sách kế toán, trình bày và công bố đúng chuẩn mực trên BCTC.
Hệ thống chứng từ gốc: có vai trò quan trọng trong quy trình kế toán và
HTKSNB quyết định tính trung thực và chính xác trong hệ thống thông tin kế toán.
o Cơ sở chứng minh cho NVKT đã thực sự phát sinh.
o Cơ sở ghi chép NVKT phát sinh vào sổ sách kế toán.
o Cơ sở kiểm tra, kiểm soát, thanh tra, kiểm toán trong kế toán.
Hệ thống sổ sách kế toán: bao gồm hệ thống tài khoản kế toán, sổ chi
tiết,sổ cái.
o Dùng để ghi chép NVKT phát sinh.
o Cơ sở lập BCTC.
o Cơ sở phục vụ công tác quản lý ngắn hạn.
15
Hệ thống BC kế toán:bao gồm BCTC, BC thuế, Quyết toán XDCB, BC
khác. Đây là cơ sở phục vụ quản lý dài hạn và cung cấp thông tin ra bên ngoài.
Thủ tục kiểm soát: là những thủ tục kiểm tra giúp cho những nội quy,
chính sách của DN được thực hiện.
Kiểm soát trực tiếp: là những thủ tục kiểm soát trên từng nghiệp vụ, từng
hoạt động tại DN. Chủ yếu do những nhân viên (bộ phận) thực hiện nghiệp vụ, thực
hiện hoạt động đó tiến hành.
Kiểm soát tổng quát: là những thủ tục kiểm soát trên hệ thống công việc,
trên quy trình xử lý nghiệp vụ, được tiến hành bởi các cá nhân khác với cá nhân tiến
hành nghiệp vụ, dựa trên 3 nguyên tắc:
o Nguyên tắc phân công phân nhiệm
o Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
o Nguyên tắc ủy quyền
Kiểm soát vật chất: thủ tục kiểm soát đảm bảo an toàn tài sản, thông tin
doanh nghiệp.
Giám sát: là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng của HTKSNB,
xem xét nó có vận hành theo đúng thiết kế đề ra hay không và có cần thiết phải điều
chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của DN hay không?
Giám sát định kỳ: thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do
KTV nội bộ hoặc do KTV độc lập thực hiện.
Giám sát thường xuyên: thực hiện thông qua việc tiếp nhận các ý kiến
đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp hoặc các báo cáo hoạt động của DN.
Đó là tất cả những nhân tố cần thiết để tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ
đầy đủ.Hiểu được những đặc điểm cũng như những biểu hiện của hệ thống kiểm
soát nội bộ trong quản lý doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu khách
hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra tại doanh nghiệp không chỉ có ích cho chủ doanh
nghiệp mà còn góp phần nâng cao hiệu quả cũng như chất lượng của kiểm toán chu
trình, và đó là lý do chúng ta nên nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm
soát nội bộ trước khi đi vào thực hành kiểm toán chu trình.
16
Để hiểu rõ hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ, phải thu khách hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra tại doanh
nghiệp, KTV cần khảo sát về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với toàn bộ chu trình
bán hàng.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về chu trình bán hàng thường đòi
hỏi phải tách biệt các chức năng, và phân nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận
khác nhau phụ trách. Tùy theo quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp mà cách
thức tổ chức cụ thể có thể rất khác nhau. Xem xét trên khía cạnh doanh nghiệp có
quy mô tương đối lớn, chu trình bán hàng được phân chia thành các chức năng như sau:
Lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho):
Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt
đơn đặt hàng về số lượng, chủ loại …để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn
của đơn vị và lập lệnh bán hàng hay (phiếu xuất kho). Trong trường hợp nhận đặt
hàng qua điện thoại, fax…cần có những thủ tục để đảm bảo cơ sở pháp lý về việc đã
đặt hàng của khách hàng.Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách
hàng biết để tránh các tranh chấp trong tương lai.
Xét duyệt bán chịu:
Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ
trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá về khả năng
thanh toán của khách hàng để xét duyệt việc bán chịu. Đây là thủ tục kiểm soát
quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ.Một số cách thức có thể hỗ trợ cho công
việc này là thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật
thông tin về tình hình tài chính, vấn đề chi trả …của khách hàng. Trong những môi
trường kinh doanh có rủi ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng
thế chấp tài sản hay ký quỹ.
Xuất kho hàng hóa:
Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê chuẩn bởi bộ phận phụ trách bán chịu, thủ
kho sẽ xuất hàng cho bộ phận gửi hàng.
Gửi hàng:
17
Bộ phận gửi hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho khách hàng.
Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin về quy cách
và chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu có liên quan. Đơn vị nên thành lập
một bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian
lận có thể xảy ra do sự thông đồng giữa kho với người nhận hàng.
Lập và kiểm tra hóa đơn:
Do hóa đơn cung cấp thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả nên
nó cần được chính xác và đúng thời gian. Hóa đơn thường được lập bởi một bộ
phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận này có trách nhiệm:
Kiểm tra số hiệu các chứng từ chuyển hàng.
So sánh lệnh bán hàng với chứng từ chuyển hàng, đơn đặt hàng và các
thông báo điều chỉnh ( nếu có).
Ghi tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn.
Ghi giá vào hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị.
Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn
Căn cứ xét duyệt chiết khấu thương mại của phòng kinh doanh, tính các
khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng.
Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại vế số liệu ghi trên
hóa đơn.Tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ được ghi vào tài khoản tổng
hợp trên sổ cái. Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo
dõi công nợ cho từng khách hàng. Để tăng cường kiểm soát đối với chức năng này,
có thể:
Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt.
Quy định rõ ràng và chặt chẽ về chính sách chiết khấu.
Trước khi gửi đi, hóa đơn cần được kiểm tra lại bởi một người độc lập với
người lập hóa đơn.
Theo dõi thanh toán:
Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng thì có
hai trường hợp: nếu là nghiệp vụ bán hàng xong thu tiền ngay thì chu trình đến đây
18
là kết thúc, nếu là nghiệp vụ bán chịu thì kế toán sẽ phải tiếp tục theo dõi công nợ
phải thu.
Để theo dõi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo
từng nhóm tuổi để lập chương trình và phân công đòi nợ, thông thường công việc
này được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu. Ngoài ra, để giảm thiểu sai phạm,
đơn vị có thể phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách về kế toán chi tiết
công nợ và kế toán tổng hợp. Tuy nhiên, cần chú ý rằng gian lận vẫn có thể xảy ra
nếu họ thông đồng với nhau.
Ngoài ra, thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng.
Điều này, một mặt sẽ giúp cho đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, mặt
khác còn giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch ( nếu có)
giữa số liệu của hai bên. Thủ tục gửi thông báo nợ có thể thực hiện định kỳ hàng
tuần, hàng tháng hay hàng quý trong năm, và dưới nhiều hình thức như gửi fax, gửi
thư qua bưu điện hay nhân viên theo dõi công nợ của hai bên đối chiếu trực tiếp với
nhau.
Xử lý ghi sổ hàng hóa bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại:
Doanh nghiệp nên xây dựng sẵn những quy định chấp thuận nhận hàng hóa
bị trả lại, hoặc cho giảm giá hàng bán khi người mua không thỏa mãn về hàng
hóa.Nếu doanh nghiệp có chính sách chiết khấu thương mại thì nên lập bảng giá
chiết khấu. Những quy định trên doanh nghiệp phải thảo luận với khách hàng khi ký
hợp đồng hay xử lý đơn đặt hàng của khách để cùng thống nhất nhằm tránh tình
trạng tranh cãi về sau. Các quyết định xử lý đều phải có sự xét duyệt của những
người được giao quyền. Thực hiện thủ tục này nhằm tránh cho doanh nghiệp bị thất
thoát doanh thu.
Xem xét xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được:
Khi không còn hi vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà
quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền cho
phép được xóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào
sổ sách.
