56 Tổ chức công tác Kế toán ở đơn vị HCSN (trường Tiểu học Trần Phú)

LỜI NÓI ĐẦU
Tất cả chúng ta ai cũng biết rằng công tác kế toán là một bộ phận tối quan
trọng, không thể thiếu ở bất kì một công ty, một doanh nghiệp sản xuất nào. Vì
công tác kế toán phản ánh hoạt động thu chi tài chính của mỗi đơn vị, góp phần
quyết định sự tồn tại, phát triển hay phá sản của đơn vị. Chỉ cần nhìn vào số liệu
trên sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng của công ty (doanh nghiệp) là làm
ăn thua lỗ hay trên đà hưng thịnh.
Đó là kế toán của ngành sản xuất, còn đối với các đơn vị hành chính sự
nghiệp (HCSN) thì sao?. Tuy những đơn vị này không trực tiếp sản xuất ra của
cải vật chất nhưng công tác kế toán cũng giữ một vị trí rất quan trọng. Bởi vì đặc
trưng cơ bản của các đơn vị HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và
thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà
nước hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp.
Kế toán HCSN là công cụ quản lý, là một bộ phận cấu thành hệ thống kế
toán Nhà nước. Có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin về tình hình tiếp
nhận và sử dụng kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hưởng ngân quỹ
Nhà nước, ngân quỹ công cộng. Thông qua đó thủ trưởng các đơn vị HCSN nắm
được tình hình hoạt động của tổ chức mình, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp
thời các khuyết điểm. Các cơ quan chức năng của Nhà nước kiểm soát, đánh giá
được chính xác, hiệu quả của việc sử dụng công quỹ.
Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được ngân sách Nhà nước
cấp phát, giúp các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước trong việc kiểm tra,
kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí
trong chi tiêu, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí, thì
một trong những biện pháp phải làm là phải bao quát được các nội dung hoạt
động dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát.
Trường Tiểu học Trần Phú là đơn vị sự nghiệp thụ hưởng ngân sách Nhà
nước, cũng đã sử dụng Kế toán như một công cụ đắc lực trong công việc hạch
1
toán và quản lý chi tiêu tại trường. Qua thời gian thực tập tại Phòng Tài chính
Kế toán của trường, được tiếp cận làm quen với từng khâu của công tác kế toán

từ : Lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. Đã giúp
em nhận thức rõ, sâu về tính chất tổng hợp của kế toán HCSN. Vì vậy em đã chọn
chuyên đề “Kế toán tổng hợp” làm đề tài chi báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Nhờ có sự hướng dẫn tận tình cảu các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán
và sự giúo đỡ tận tình của cán bộ kế toán tại đơn vị thực tập nhưng do năng lực
và khả năng tiếp nhận còn yếu kém nên chắc rằng bản báo cáo này không tránh
khỏi những khiếm khuyết nhất định, mong các thầy cô giáo cùng bạn đọc cho
những ý kiến đóng góp để bản báo cáo tốt nghiệp này được hoàn thiện hơn.
Để đáp ứng yêu cầu mà đề tài này đặt ra, kết cấu của Báo cáo thực tập
được trình bày qua 03 phần :
Phần I : Giới thiệu về Trường Tiểu học Trần Phú.
Phần II : Tổ chức công tác kế toán ở Trường Tiểu học Trần Phú.
Phần III : Một số kết luận rút ra sau quá trình thực tập tại Trường.
2
PHẦN I : GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN PHÚ
I/ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN – NHIỆM VỤ CỦA ĐƠN VỊ.
I.1/ Quá trình hình thành và phát triển.
I.1.1/ Giai đoạn 1955 – 1980
Trường được thành lập vào năm 1955 với tổng diện tích mặt bằng 7.395
m2, sân chơi, bãi tập khoảng 2.000 m2, với tên gọi Trường Tiểu học Trần Phú.
Trường được xây dựng trên địa bàn xã Trần Phú, huyện Thanh Trì, Hà Nội (nay
thuộc phường Trần Phú, quận Hoàng Mai, Hà Nội). Trường gồm 04 khối lớp hệ
09 năm : khối lớp 1, khối lớp 2, khối lớp 3, khối lớp 4
I.1.2/ Giai đoạn 1980 –1983
Trường sát nhập với Trường cấp II Trần Phú lấy tên là Trường Tiểu học
Trung học cơ sở Trần Phú, và phát triển lên thành 5 khối lớp, hệ 10 năm, 12 năm
: khối lớp 1, khối lớp 2, khối lớp 3, khối lớp 4, khối lớp 5.
I.1.3/ Giai đoạn 1983 – 2004
Trường tiểu học Trung học cơ sở Trần Phú lại tách riêng thành 02 Trường
: Trường Tiểu học Trần Phú và Trường THCS Trần Phú. Trường tiểu học vẫn

giữ nguyên 05 khối lớp hệ 12 năm.
I.2/ Nhiệm vụ của Trường
I.2.1/ Thực hiện chương trình :
Dạy đủ 09 môn và đúng chương trình do Bộ quy định, tổ chức học môn tự
chọn Anh văn.
Tổ chức học 02 buổi 01 ngày trong toàn trường. Thực hiện tốt hướng dẫn
chỉ đạo của các cấp chuyên môn với loại hình 02 buổi/ ngày.
Tổ chức các hoạt động ngoại khoá nhân các ngày lễ, tổ chức tham quan để
giáo dục toàn diện.
3
Kết hợp với các lực lượng để giáo dục rèn luyện đạo đức cho các em ở
Trường và ở gia đình.
I.2.2/ Đổi mới phương pháp dạy học.
Trường đã chỉ đạo áp dụng phương pháp dạy học ở 09 môn học mới đạt
kết quả tốt. Giáo viên đã từng bước nâng cao chất lượng dạy học.
Hàng năm 100% giáo viên tổng kết việc áp dụng phương pháp dạy học
mới bằng văn bản ( viết kinh nghiệm )
Thực hiện tốt công tác phổ cập giáo dục đúng độ tuổi. Tỷ lệ lưu ban dưới
1%
Huy động trẻ 06 tuổi lớp đạt 100%, duy trì sĩ số tốt, không có học sinh bỏ
học giữa chừng.
I.2.3/ Hoạt động chuyên môn.
Các khối chuyên môn sinh hoạt có nề nếp, qua sinh hoạt chuyên môn giáo
viên tự bồi dưỡng nâng cao trình độ.
Các giáo viên chủ động dự giờ đồng nghiệp.
Ban giám hiệu đã dự giờ kiểm tra hoạt động dạy của tất cả các giáo viên.
Kiểm tra việc soạn giáo án, hồ sơ chuyên môn. Mỗi tháng kiểm tra sổ điểm 01
lần, sau mỗi lần kiểm tra Ban giám hiệu công khai việc xếp loại, đánh giá để
giáo viên phát huy mặt mạnh, khắc phục những mặt còn hạn chế.
Phong trào sử dụng đồ dùng, dụng cụ dạy học đạt kết quả cao.

* Trong phong trào thi đua, phấn đấu và xây dựng, nhà trường đã đạt
được nhiều thành tích. Liên tục từ năm học 1984 – 1985 đến nay đạt danh hiệu
trường tiên tiến. Năm học 1998 – 1999 đạt danh hiệu trường tiên tiến xuất sắc,
Trường đã được công nhận hoàn thành phổ cập từ 10 năm nay. Trường kết hợp
với nhân dân, phụ huynh học sinh và các đoàn thể trong xã hội thực hiện công
tác xã hội hoá giáo dục có chất lượng va đạt nhiều kết quả cao. Khung cảnh sư
phạm và các phong học đều sạch đẹp khang trang.
4
* Nhà trường có đội ngũ giáo viên kiên định về lập trường chính trị, vững
vàng về chuyên môn, nhiệt tình trong công tác :
- Tổng số cán bộ giáo viên, công nhân viên : 21 đồng chí
- Tổng số lớp là : 15
- Số giáo viên trực tiếp đứng lớp là : 18 đồng chí
- Trình độ đào tạo của giáo viên :
+ Đạt trình độ chuẩn 18/18 đồng chí = 100%
+ Đạt trên chuẩn 7/18 đồng chí = 38% ( Cao đẳng sư phạm )
+ Đạt chuẩn 11/18 đồng chí = 62% ( Trung học sư phạm )
Tham gia bồi dưỡng thường xuyên hàng năm đạt yêu cầu 18/18 giáo viên,
hiện có 03 giáo viên đang học Đại học hàm thụ khoa tiểu học và 04 giáo viên
đang học Cao đẳng sư phạm, 03 đồng chí học bồi dưỡng cán bộ quản lý.
Trường trở thành trường điểm của cấp Tiểu học quận Hoàng Mai. Năm
học 2000 – 2001 Trường được công nhận là trường chuẩn quốc gia.

5

II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ.
II.1/ Giai đoạn từ 1955 – 1983.
Trong giai đoạn này nhà trường chịu sự quản lý trực tiếp của Phòng giáo
dục về mọi mặt như chuyên môn, tài chính, nhân sự ….
Trên phòng giáo dục là UBND huyện Thanh Trì.

Điều hành mọi hoạt động của nhà trường, chịu mọi trách nhiệm với
Phòng giáo dục và UBND huyện là Ban giám hiệu gồm có 01 Hiệu trưởng và 01
Hiệu phó.
Cùng sự quản lý của Ban giám hiệu còn có các tổ chức đoàn thể như
Công đoàn, chi đoàn, liên đội TNTP.
6
UBND Quận
Phòng giáo dục
Trường Tiểu học Trần Phú
Công đo nà Ban giám hiệu Chi đo nà Liên đội TNTP
Tổ công đo nà Tổ chuyên môn Phân đo nà Chi đội TNTP
Khối chuyên môn
Dưới Công đoàn, chi đoàn, liên đội TNTP còn có các tổ công đoàn, các tổ
chuyên môn, phân đoàn và các chi đội.
Dưới tổ chuyên môn là khối chuyên môn
II.2/ Giai đoạn 1983 – 2003
So với giai đoạn 1955 – 1983, giai đoạn này có sự thay đổi về đối tượng
quản lý. Nhà trường chịu sự quản lý trực tiếp từ UBND quận và Phòng giáo dục
đào tạo. Như vậy đơn vị chủ quản của nhà trường vẫn không có gì thay đổi.
* Ban giám hiệu.
7
UBND Quận
Phòng GD-ĐT
Trường Tiểu học Trần Phú
Công đo nà
Tổ công đo nà
Ban giám hiệu
Tổ chuyên môn
Chi đo nà Liên đội TNTP
Phân đo nà Chi đội TNTP

Khối chuyên môn
+ Hiệu trưởng :
Trình độ đào tạo : Trung học sư phạm, sơ cấp chính trị, đã qua lớp bồi
dưỡng cán bộ quản lý giáo dục.
Có khả năng tổ chức, thực hiện mục tiêu giáo dục, chủ động trong công
tác và có năng lực quản lý nhà trường.
Nắm vững nội dung chính trị, kế hoạch dạy học, tổ chức thực hiện có hiệu
quả
+ Hiệu phó :
Trình độ đào tạo : Cao đẳng sư phạm, đã qua lớp bồi dưỡng xán bộ quản
lý giáo dục, có năng lực sư phạm, năng lực quản lý, năng lực chuyên môn.
Ban giám hiệu làm việc đúng chức năng, quyền hạn, đúng chế độ và đảm
bảo tính dân chủ trong công tác.
* Hội đồng sư phạm và các đoàn thể
+ Chi bộ : Là chi bộ ghép cới Trường THCS, trường có 04 đảng viên, các
đồng chí đảng viên đã gương mẫu, phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất
sắc. Chi bộ là nòng cốt trong phong trào dạy học của nhà trường, nhiều năm đạt
danh hiệu Chi bộ vững mạnh xuất sắc.
+ Hội đồng sư phạm : Có trình độ chuyên môn vững vàng, luôn khắc
phục khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Có tinh thần trách nhiệm
trong công tác, luôn phấn đấu và đạt kết quả cao trong việc thực hiên mục tiêu
giáo dục. Có ý thức tổ chức kỉ luật, hăng say công tác, đoàn kết giúp đỡ lẫn
nhau, xây dựng Hội đồng sư phạm thành một khối đoàn kết thống nhất.
+ Công đoàn : Động viên đoàn viên hăng hái trong các phong trào thi
đua, chấp hành nghiêm về quy chế chuyên môn. Phát huy đân chủ trong công
việc, kết hợp với nhà trường để hoàn thành nhiệm vụ. Nhiều năm liên tục hược
công nhận là Công đòan vững mạnh xuất sắc.
8
+ Chi đoàn : Tổng số 04 đoàn viên, có tưởng quan điểm vững vàng an
tâm công tác, phát huy vai trò “ đầu tầu “ trong các phong trào thi đua.

+ Liên đội thiếu niên tiền phong : Được các em học sinh tham gia hăng
hái nhiệt tình, khơi dậy nhiều phong trào thi đua trong học tập và trong sinh hoạt
giữa các chi đội.
III/ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN.
- Giai đoạn 1955 – 1983, Phòng giáo dục là chủ tài khoản. Mọi hoạt động
về thu, chi tiền đều thông qua Phòng giáo dục.
- Sau năm 1983 đến nay, thì nhà trường là đơn vị có tài khoản
riêng.Phòng
tài chính trực tiếp chỉ đạo về thu, chi và các hoạt động tài chính khác.
- Các nguồn thu phát sinh trong trường gồm :
+ NSNN cấp.
+ Thu quỹ xây dựng cơ sở vật chất ( 1 lần/ năm )
+ Thu quỹ hỗ trợ giáo dục.
+ Thu quỹ học 2 buổi/ngày.
-Các khoản chi phát sinh: Chi lương, phụ cấp lương, chi nghiệp vụ, chi
chuyên môn, xây dựng và các khoản chi khác….
Đối với Trường Tiểu học theo quy định chỉ có 01 kế toán và 01 thủ quỹ,
vì vậy ở bộ phậntài chính kế toán của trường tiểu học Trần Phú cũng chỉ có 01
nhân viên kế toán và 01 thủ quỹ do giáo viên kiêm nhiệm.
Hình thức kế toán đơn vị áp dụng : Chứng từ ghi sổ.
9
PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC TRẦN PHÚ
A/ CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
I/ Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp.
I.1/ Khái niệm.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết
toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình
hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà

nước ở đơn vị.
I.2. Nhiệm vụ :
Thu thập phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được
cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử
dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị.
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình dự toán thu, chi, tình hình thực
hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước.
Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị. Kiểm tra
tình hình chấp hành kỉ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỉ luật thanh toán và
các chế độ chính sách của Nhà nước.
10
Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự
toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị
cấp dưới.
Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các sơ quan quản lý
cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần
thiết phục vụ cho việc xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh giá
hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí vốn, quỹ của đơn vị.
I.3/ Yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ,
kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị,
Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.
Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà
quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
Tổ chức công tác kế toán gon nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
I.4/ Nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp.
- Kế toán vốn bằng tiền.
- Kế toán vật tư, tài sản.
- Kế toán thanh toán.

- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ.
- Kế toán các khoản thu ngân sách.
- Kế toán các khoản chi ngân sách.
- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị.
II./ Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp.
II.1/ Tổ chức công tác ghi chép ban đầu.
11
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi
ngân sách của mọi đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán
đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà
nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung
hoạt động kinh tế tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó để quy
định cụ thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, quy định người chịu trách
nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và
xác định trình tự luan chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý,
phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế, đáp ứng yêu
cầu quản lý của đơn vị. trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán
trưởng quy định.
- Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp
các đơn vị không được sửa đổi điểm mẫu đã quy định. Mọi hành vi vi phạm chế
độ chứng từ, tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm được xử lý theo đúng quy
định của pháp lệnh kế toán thống kê, pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính
và các văn bản pháp quy khác của nhà nước.
II.2/ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
Ban hành theo quyết định 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa
đổi, bổ sung theo thông tư số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư số
185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày
31/12/2001 và thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài
Chính.
Tài khoản kế toán là phương tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các

nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán được sử
dụng trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thường
xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình vận động kinh phí và sử dụng kinh phí ở
các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhà nước Việt Nam quy định thống nhất hệ
thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả
12
nước gồm các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài
bảng cân đối tài khoản.
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có quy định những tài khoản
kế toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và
những tài khoản kế toán dùng riêng cho các dơn vị thuộc một số loại hình, quy
định rõ các tài khoản cấp hai của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong
các loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản
thống nhất quy định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng
thời phải căn cứ vào hoạt động của đơn vị cũng như yêu cầu quản lý các hoạt
động đó, các đơn vị quy định những tài khoản kế toán cấp I, II, III. Và có thể
quy định thêm 1 số tài khoản cấp II, III có tính chất riêng của loại hình hành
chính sự nghiệp của đơn vị mình. Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số
lượng các tài khoản cấp I, II…. để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt
động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra phục
vụ công tác quản lý của nhà nước.
II.3/ Tổ chức vận dụng hình thức kế toán:
II.3.1/ Hình thức nhật ký chung.
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ
CHUNG
Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán
chi tiết

Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
13
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài chính
Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm caqn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ
Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì
đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được
ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, cuối quí, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân
đối
phát sinh.
- Sau kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng
hợp chi tiết ( được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) dùng để lập Báo cáo tài chính.
- Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng
cân đối phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký
chung cùng kỳ.
14
II.3.2/ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI
SỔ
15
Chứng từ gốc

Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo t i chínhà
Bảng tổng
hợp chi tiết
* Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kỳ
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Nội dung trình tự ghi sổ :
- Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ Chứng từ kế toán đã kiểm tra đr
lập Chứng từ ghi sổ hoặc lập Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sau đó mới căn
cứ số liệu của Chứng từ kế toán hoặc của Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập
Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ khi đã được lập được chuyển cho Phụ trách kế
toán kí duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng kí vào Sổ đăng kíchứng từ
ghi sổ và cho số, ngày của Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào
Sổ đaưng kí của chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào Sổ Cái, và các
Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
- Sau khi phản ánh tất cả Chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào Sổ Cái,
kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng
của từng Tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra số liệu trên Sổ Cái đã dược sử

dụng lập “ Bảng cân đối tài khoản “ và các báo cáo tài chính khác.
- Đối với các Tài khoản phải mở Sổ, Thẻ kế toán, Sổ kế toán chi tiết thì
Chứng từ kế toán, Bảng cân đối chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là
16
căn cứ để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết
theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản
đó. Các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoả sau khi đối chiếu được dùng
làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.
II.3.3/ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ –
SỔ CÁI
17
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
Nhật kí – sổ cái
Báo cáo t i chínhà
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Chú thích :
Ghi sổ cuối tháng hoặc định kì
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
* Trình tự nội dung ghi sổ kế toán :
- Hàng ngày kế toán cưn cứ vào Chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán) đã đưpực kiểm tra xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có
để ghi vào Nhật kí – Sổ cái. Mỗi chứng từ ( hoặc Bảng tổng hợp) được ghi một

dòng đồng thời ở cả 02 phần Nhật kí và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ được
lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày (như
phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, nhập vật liệu …)
- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi
Nhật kí – Sổ cái, phải được ghi vào các Sổ hoặc Thẻ kế toán chi tiết có liên
quan.
- Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ Chứng từ kế toán phát sinh
trong tháng vào Nhật kí – Sổ cái và các Sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành
cộng Nhật kí – Sổ cái ở cột phát sinh của Nhật kí và cột Nợ, cột Có của từng tài
khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng này tính ra số
phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng
( đầu quý ) và số phát sinh trong tháng tính ra số dư cuối tháng ( cuối quý ) của
từng tài khoản.
- Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật kí – Sổ cái phải
đảm bảo yêu cầu sau :
Tổng số phát sinh ở = Tổng số phát sinh Nợ của = Tổng số phát sinh Có
của
18
phần Nhật kí tất cả các tài khoản tất cả các tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh
Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng, căn cứ số liệu của từng đối
tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng
tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh
Có và số dư của từng tài khoản đó trên Nhật kí – Sổ cái.
- Số liệu trên Nhật kí – Sổ cái,trên các Sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng
tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập
Bảng cân đối tài khoản và các Báo cáo tài chính khác.
II.4/ Lập và gửi báo cáo tài chính

SỐ
TT
KÍ
HIỆU BIỂU
TÊN BIỂU BÁO CÁO
THỜI HẠN
LẬP
BÁO CÁO
NƠI NHẬN
Tài
chính
Kho
bạc
Cấp
trên
Thống
kê
1 B01- H Bảng cân đối tài khoản Quý,năm x x x x
2 B02- H
Bảng tổng hợp tình hình kinh phí
và quyết toán kinh phí đã sử dụng Quý, năm x x x
3 B03- H Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Năm x x x
4 B04- H
Báo cáo kết quả hoạt động sự
nghiệp có thu Năm x x
5 B05- H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x x
6 F02- 1H
Chi tiết kinh phí hoạt động đề
nghi quyết toán Quý, năm x x
7 F02- 2H

Chi tiết thực chi dự án đề nghị
quyết toán Quý, năm x x x
19
8 F03- 3H Bảng đối chiếu hạng mức kinh phí Quý, năm x x x
9 B06- DA
Báo cáo tiếp nhận và sử dụng viện
trợ không hoàn lại năm… Năm x x x
10 B07- DA
Báo cáo tình hình cho vay, thu nợ,
thu lãi. Năm x x x
11 B08- DA
Báo cáo tình hình sử dụng số kinh
phí quyết toán năm đợc chuyển
sang Năm x x x
12 B09- DA
Báo cáo tình hình thực hiện các
chỉ tiêu dự toán Năm x x x
II.5/ Tổ chức kiểm tra kế toán:
Kiểm tra kế toán là 1 biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, quy định về
kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực,
khách quan.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán
của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ
chức kiểm tra công tác kế toán của mình.
Công việc kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục.
đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính, ít nhất mỗi năm 1 lần phải thực
hiện kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị.
Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán,
sổ kế toán và báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh
phí, kiểm tra và thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể

lệ tài chính, kế toán và thu, nộp ngân sách.
Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải
chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm
cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi.
II.6/ Tổ chức kiểm kê tài sản:
Kiểm kê tài sản là 1 phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản
vật tư, tiền quỹ, công nợ của đơn vị tại 1 thời điểm nhất định.
20
Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện
kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện
có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế.
Ngoài ra các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết
( trong trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị …)
III/ Tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như lựa chọn
loại hình tổ chức bộ máy kế toán ( loại hình tập chung, phân tán hay nửa tập
chung, nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế
toán … Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy hiệu quả công việc làm tiêu chuẩn
sao cho thu thập thông tin vừa chính xác kịp thời vừa tiết kiệm kinh phí.
Việc tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị có thể thực hiện theo những
loại hình tổ chức công tác kế toán khác nhau mà đơn vị đã lựa chọn.
Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp bộ máy hoạt động được tổ chức theo
ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành
các đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành 3 cấp: đơn vị dự toán cấp 1,
đơn vị dự toán cấp 2, đơn vị dự toán cấp 3. Nguồn kinh phí hoạt động của các
đơn vị hành chính sự nghiệp là do ngân sách nhà nước cấp và được phân phối và
quyết toán theo từng ngành. Dự toán thu, chi và mọi khoản thu, chi phát sinh ở
đơn vị dự toán cấp dưới phải tuân thủ theo các định mức, tiêu chuẩn của chế độ
tài chính hiện hành và phải được kiểm tra, xét duyệt của đơn vị dự toán cấp trên
và của cơ quan tài chính. Để phù hợp với chế độ phân cấp quản lý ngân sách,

phân cấp quản lý tài chính, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị hành chính sự
nghiệp cũng được tổ chức theo ngành dọc phù hợp với từng cấp ngân sách cụ
thể: đơn vị dự toán cấp 1 là kế toán cấp 1, đơn vị dự toán cấp 2 là kế toán cấp 2,
đơn vị dự toán cấp 3 là kế toán cấp 3.
Đối với các đơn vị dự toán chỉ có 1 cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế
toán của cấp 1 và cấp 3. Khi đó bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức gồm 1
21
phòng kế toán với các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu công việc, các phần
hành kế toán, thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị và các nhân viên
kinh tế ở các bộ phận trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu thu nhận, kiểm tra
sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệm vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt
động của bộ phận đó và gửi những chứng từ kế toán đó về phòng kế toán trung
tâm của đơn vị.
BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÁC ĐƠN VỊ DỰ TOÁN NÀY
ĐƯỢC THỂ HIỆN QUA SƠ ĐỒ SAU :
Tuỳ theo quy mô của đơn vị lớn hay nhỏ, khối lượng thông tin thu nhận,
xử lý nhiều hay ít mà tổ chức các bộ phận của phòng kế toán phù hợp.
ở những ngành, cơ quan có đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc ( chỉ có 2
cấp ; cấp 1 và cấp 3 hoặc có đầy đủ 3 cấp ), bộ máy kế toán của ngành được tổ
chức gồm một phòng kế toán của đơn vị dự toán cấp 1 và các phòng kế toán của
các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc ( cấp 2, cấp 3 ). Phòng kế toán đơn vị dự
toán cấp trên ( cấp 1 là cấp trên của cấp 2 hoặc cấp 3 trực thuộc, và cấp 2 là cấp
trực thuộc cấp 1 nhưng cấp trên của cấp 3 ) thực hiện hạch toán kế toán các hoạt
động kế toán tài chính phát sinh tại đơn vị , tổng hợp tài liệu kế toán từ các
22
Trưởng phòng kế toán đơn vị
Kế toán vốn
bằng tiền
Kế toán
vật tư

TSCĐ
Kế toán nguồn
kinh phí
Kế toán tổng
hợp, báo cáo t i à
chính
Bộ phận kế toán
thanh toán
Bộ phận kế toán
các khoản chi
Các nhân viên kế toán ở các
bộ phận trực thuộc
phòng kế toán của đơn vị cấp dưới gửi lên, lập báo cáo tài chính, hướng dẫn,
kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị và các đơn vị trực thuộc. Các
phòng kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp
thực hiện công tác kế toán thuộc phạm vi hoạt động của đơn vị dự toán cấp
dưới. Bộ máy kế toán trong các ngành này được thể hiện qua sơ đồ sau :
B/ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN THU, CHI NĂM:
I/ LẬP DỰ TOÁN NĂM:
Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị, cũng như
để chủ động trong việc chi tiêu, hàng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp phải
lập dự toán cho từng khoản chi của đơn vị mình và dựa vào dự toán này ngân
sách nhà nước cấp phát cho đơn vị.
I.1/ Căn cứ để lập dự toán thu năm:
- Nhiệm vụ vủa đơn vị được giao năm kế hoạch
- Chính sách, chế độ thi hiện hành
23
Trưởng phòng kế toán đơn
vị dự toán cấp trên
Kế toán

vốn bằng
tiền
Kế toán
vật tư
TSCĐ
Kế toán
thanh
toán
Kế toán nguồn
kinh phí, kế toán
các khoản chi
Bộ phận kế
toán tổng
hợp, lập
Phụ trách kế toán của các
đơn vị dự toán cấp dưới
Phân chia các công việc theo
từng phần h nh kà ế toán
- Tình hình thực hiện dự toán thi cỉa năm trước
Phương pháp lập dự toán thu năm :
- Lập từng mục thu ( có chi tiết từng tiểu mục ) mà đợn vị có phát sinh
nguồn thu đó
I.2/ Căn cứ lập dự toán chi năm :
- Căn cứ vào đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước trong năm kế
hoạch.
- Căn cứ vào nhiệm vụ của nghành và của đơn vị trong năm kế hoạch.
- Căn cứ vào chính sách, chế độ, tiêu chuẩn định mức chi tiêu hiện hành
của Nhà nước.
- Căn cứ vào tình hình thực hiện dự toán chi năm báo cáo của năm trước
của đơn vị.

I.3/ Trình tự lập dự toán chi năm :
Bước I : Công tác chuẩn bị
- Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong
năm kế hoạch
- Trưng cầu ý kiến của các phòng, ban, tổ công tác để nắm được nhu cầu
chi tiêu cần thiết của các bộ phận đó trong năm kế hoạch
- Đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi của năm trước
- Tính toán sơ bộ nhu cầu chi tiêu của đơn vị trong năm kế hoạch
Bước II : Lập dự toán.
- Thông qua thủ trưởng đơn vị, giao trách nhiệm cho các tổ công tác, các
phòng, ban lập dự trù chi tiêu của phòng ban mình.
24
- Bộ phận tài chính kế toán lập dự toán chi quỹ tiền lương và tổng hợp dự
toán của các bộ phận thanh dự toán chung vủa đơn vị, trình độ lãnh đạo xét
duyệt và gửi cơ quan quản lý cấp trên.
I.4/ Phương pháp lập dự toán chi.
- Đối với các khoản chi thường xuyên, dựa vào các chính sách, chế độ chi
tiêu, các tiêu chuẩn định mức để lập từng mục.
- Đối với các khoản chi không thường xuyên thì dựa vào nhu cầu thưch tế
để lập các mục nhưng phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm.
I.5/ Hồ sơ dự toán
- Tổng hợp dự toán chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 03) dùng cho
đơn vị cấp trên, tổng hợp dự toán của các đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách
Nhà nước
- Dự toán chi đầu tư năm (Biểu số 07)
- Dự toán thu, chi ngân sách Nhà nước năm (Biểu số 04)
- Cơ sở tính chi quản lý Nhà nước năm (Biểu số 17)
- Dự toán chi tiết chương trình mục tiêu năm (Biểu số 09)
- Dự toán chi hội nghị tập huấn nghiệp vụ năm (Biểu số 24)
- Dự toán chi mua sắm các sản phẩm tin học năm (Biểu số 25)

Vì Trường Tiểu học Trần Phú là đơn vị hành chính sự nghiệp giáo dục
bậc tiểu học nên các khoản thu rất ít, các khoản thu phát sinh thường là không
có.
BẢNG DỰ TOÁN THU, CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC NĂM 2004
MỤC TIỂU
MỤC
NỘI DUNG
ƯỚC THỰC
HIỆN 2003
DỰ TOÁN
2004
25