67 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Nam Tùng

Lời nói đầu
Nhân loại chúng ta đang sống trong những năm cuối của thế kỷ XX - Thế kỷ
có những thay đổi sâu sắc về các hình thái kinh tế chính trị - Thế kỷ của sự bùng nổ
về khoa học, công nghệ mà đỉnh cao là kỹ thuật năng lợng, nguyên tử, điện tử tin
học... Đặc biệt là trong thời gian qua sau khi các nớc XHCN ở Đông Âu tan vỡ - xu
thế đối đầu giữa các quốc gia giảm dần và nhờng chỗ cho xu hớng đối thoại hợp tác
kinh tế. Đó chính là nhân tố tích cực thúc đẩy tốc độ phát triển kinh tế trên toàn thế
giới nhất là các quốc gia chậm phát triển.
Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của toàn nhân loại, dân tộc ta dới sự
lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam đang từng ngày, từng giờ khắc phục mọi khó
khăn, quyết tâm hoàn thành đổi mới nền kinh tế đất nớc, nhằm nhanh chóng phát triển
nền kinh tế Việt Nam sớm hoà nhập cùng nền kinh tế các quốc gia trong khu vực.
Thực tế sau nhiều năm thực hiện sự chuyển dịch từ nền kinh tế kế hoạch sang nền
kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc đến nay, bộ mặt của nền kinh tế Việt Nam đã
có nhiều thay đổi to lớn và trở thành một nền kinh tế có tốc độ phát triển cao.
Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả là mối quan tâm hàng đầu của
mọi doanh nghiệp. Ngoài việc liên quan tới công tác quản trị doanh nghiệp nó còn
ảnh hởng tới nguồn tài chính quốc gia: Thuế, các khoản nộp ngân sách khác...
Kế toán là một môn khoa học quản lý, là kỹ thuật ghi chép, phân loại, tập hợp
cung cấp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh, về tình hình tài chính của doanh
nghiệp và giúp nhà quản lý đa ra các quyết định thích hợp. Hạch toán kế toán là
một hệ thống thông tin và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh, là quá trình quan
sát và ghi nhận, hệ thống hoá và xử lý các hiện tợng kinh tế phát sinh trên góc độ
tiền tệ, hạch toán kế toán trong quản lý hoạt động của doanh nghiệp chỉ thực hiện
tốt khi công tác kế toán đợc tổ chức khoa học và hợp lý.
Để quản lý đợc tốt nghiệp vụ bán hàng thì kế toán với t cách là một công cụ
quản lý kinh tế cũng phải đợc thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới.
Trong thời gian học tập tại trờng và thực tập tại công ty TNHH Kim khí Nam Tùng,
- 1 -
qua tìm hiểu thực tế nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác bán hàng, tôi chọn đề
tài: Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả tại công ty TNHH Nam

Tùng.
Đề tài này đ ợc chia làm 3 phần:
Phần 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả.
Phần 2: Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả.
Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và
xác định kết quả tại công ty TNHH kim khí Nam Tùng.
- 2 -
Phần I
Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng
và xác định kết quả
I. Bán hàng, xác định kết quả và yêu cầu quản lý:
1. Vai trò, vị trí của bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp:
a. Hàng hoá:
Là loại vật t, sản phẩm có hình thái vật chất, doanh nghiệp mua về với mục
đích để bán (bán buôn hoặc bán lẻ).
Trong doanh nghiệp hàng hoá đợc biểu hiện trên hai mặt: Hiện vật và giá trị.
- Hiện vật đợc cụ thể bởi khối lợng hay số lợng và chất lợng.
- Giá trị chính là giá thành của hàng hoá nhập kho hay gía vốn của hàng hoá
đem bán.
b. Bán hàng:
Là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách
hàng, doanh nghiệp thu tiền hay đợc quyền thu tiền. Đó chính là quá trình vận động
của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm hàng hoá sang vốn bằng tiền và xác định kết
quả.
Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bên cạnh đó nó còn
nhiều chức năng khác nh mua hàng, dự trữ hàng... Bất kỳ một doanh nghiệp thơng
mại nào cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán. Hai chức năng này có sự
liên hệ với nhau mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt. Để thực hiện tốt các nghiệp vụ
trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp lý các hoạt động, đồng thời tổ chức nghiên cứu
- 3 -

thị trờng, nghiên cứu nhu cầu ngời tiêu dùng. Nh vậy tiêu thụ sản phẩm là tổng thể
các biện pháp về mặt tổ chức và nắm bắt nhu cầu của thị trờng.
Chỉ có thông qua việc bán hàng - giá trị sản phẩm dịch vụ mới đợc thực hiện
do đó mới có điều kiện để thực hiện mục đích của nền sản xuất hàng hoá và tái sản
xuất kinh doanh không ngừng đợc mở rộng. Doanh thu bán hàng sẽ bù đắp đợc các
chi phí bỏ ra, đồng thời kết quả bán hàng sẽ quyết định hiệu quả kinh doanh của
doanh nghiệp.
Bán hàng tự thân nó không phải là một quá trình của sản xuất kinh doanh nhng
nó lại là một khâu cần thiết của tái sản xuất xã hội. Vì vậy bán hàng góp phần nâng
cao năng suất lao động, phục vụ sản xuất tiêu dùng và đời sống xã hội. Nhờ có hoạt
động bán hàng, hàng hoá sẽ đợc đa đến tay ngời tiêu dùng và thoả mãn nhu cầu của
ngời tiêu dùng về số lợng cơ cấu và chất lợng hàng hóa, việc tiêu thụ hàng hoá góp
phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng.
Kết quả cuối cùng tính bằng mức lu chuyển hàng hoá mà việc mức lu chuyền
hàng hoá lại phụ thuộc vào mức bán hàng nhanh hay chậm. Doanh nghiệp càng tiêu
thụ đợc nhiều hàng hoá thì sức mạnh của doanh nghiệp càng tăng lên. Nh vậy bán
hàng sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, có bán đợc hàng hoá thì doanh
nghiệp mới có khả năng tái sản xuất.
Tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa trong nền quốc dân nói chung và với doanh
nghiệp nói riêng:
Nền kinh tế quốc dân thực hiện bán hàng là tiền đề cân đối giữa sản xuất và
tiêu dùng, giữa tiền - hàng trong lu thông. Đăc biệt là đảm bảo cân đối giữa các
ngành, các khu vực trong nền kinh tế. Các đơn vị trong nền kinh tế thị trờng, không
thể tồn tại và phát triển một cách độc lập mà giữa chúng có mối quan hệ qua lại
khăng khít với nhau. Quá trình bán sản phẩm có ảnh hởng trực tiếp tới quan hệ cân
đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị với nhau nó tác động đến quan hệ cung cầu
trên thị trờng.
- 4 -
Bản thân doanh nghiệp, thực hiện tốt khâu bán hàng là phơng pháp gián tiếp
thúc đẩy sản xuất phát triển, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, tạo điều kiện mở

rộng tái sản xuất.
Trong doanh nghiệp kế toán sử dụng nh một công cụ sắc bén và có hiệu lực
nhất để phản ánh khách quan và giám đốc toàn diện mọi hoạt động của SXKD của
một đơn vị. Kế toán bán hàng là một trong những nội dung chủ yếu của kế toán
trong doanh nghiệp thơng mại.
Qua những điều trên ta thấy rằng bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng. Bất
kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều không thể thiếu đi chức
năng này.
2. Sự cần thiết quản lý hàng hoá và các yêu cầu quản lý:
Việc quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp ở tất cả các khâu nh thu mua, bảo
quản, dự trữ... có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp giá thành nhập kho của
hàng hoá. Để tổ chức tốt công tác quản lý hàng hoá đòi hỏi các doanh nghiệp phải
đáp ứng các yêu cầu sau:
- Phân loại từng chủng loại hàng hoá, sắp xếp trật tự gọn gàng có khoa học để
thuận tiện cho việc nhập - xuất tồn kho đợc dễ dàng.
- Hệ thống kho tàng đầy đủ, phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản, cân
đong đo đếm cần thiết để hạn chế việc hao hụt mất mát hàng hoá trong toàn doanh
nghiệp.
- Phải quy định chế độ trách nhiệm vật chất cho việc quản lý hàng hoá toàn
doanh nghiệp.
Kế toán nói chung và kế toán hàng hoá nói riêng là công cụ đắc lực để quản lý
tài chính và quản lý hàng hoá. Kế toán hàng hoá cung cấp kịp thời chính xác thông
tin về tình hình mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng hàng hoá.
- 5 -
3. Sự cần thiết quản lý bán hàng và yêu cầu quản lý:
Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị hàng hoá, tức là chuyển
hàng hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật (hàng) sang hình thái tiền tệ
(tiền).
Hàng đợc đem bán có thể là thành phẩm, hàng hoá vật t hay lao vụ, dịch vụ
cung cấp cho khách hàng. Việc bán hàng có thể để thoả mãn nhu cầu của cá nhân

đơn vị ngoài doanh nghiệp gọi là bán hàng ra ngoài. Cũng có thể đợc cung cấp giữa
các ca nhân đơn vị cùng công ty, một tập đoàn... gọi là bán hàng nội bộ.
Quá trình bán hàng đợc coi là hoàn thành khi có đủ hai điều kiện:
- Gửi hàng cho ngời mua.
- Ngời mua trả tiền hay chấp nhận trả tiền.
Tức là ngiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao hàng xong, nhận đợc tiền hay
giấy chấp nhận thanh toán của ngời mua. Hai công việc này diễn ra đồng thời cùng
một lúc với các đơn vị giao hàng trực tiếp. Phần lớn việc giao tiền và nhận hàng
tách rời nhau: Hàng có thể giao trớc, tiền nhận sau hoặc tiền nhận trớc hàng giao
sau. Từ đó dẫn đên doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ không đồng thời.
Khi thực hiện việc trao đổi hàng tiền, doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản
chi gọi là chi phí bán hàng. Tiền bán hàng gọi là doanh thu bán hàng.
Doanh thu bán hàng bao gồm doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán
hàng nội bộ.
Tiền bán hàng nhập quỹ phản ánh toàn bộ số tiền mua hàng mà ngời mua đã
trả cho doang nghiệp.
Phân biệt đợc doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ giúp doanh
nghiệp xác định chính xác thời điểm kết thúc quá trình bán hàng, giúp bộ phận
quản lý tìm ra phơng thức thanh toán hợp lý và có hiệu quả, chủ động sử dụng
nguồn vốn đem lại nguồn lợi lớn nhất cho doanh nghiệp.
- 6 -
Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp đợc ghi nhận khi hàng hoá đợc chuyển
cho ngời mua và thu đợc tiền bán hàng ngay hoặc chấp nhần trả tiền tuỳ theo phơng
thức thanh toán:
+ Trờng hợp thu ngay đợc tiền khi giao hàng: Doanh thu bán hàng chính là
tiền bán hàng thu đợc.
+ Trờng hợp nhận đợc chấp nhận thanh toán gồm:
- Hàng hoá xuất cho ngời mua đợc chấp nhận thanh toán đến khi hết thời hạn
thanh toán cha thu đợc tiền về vẫn đợc coi là kết thúc nghiệp vụ bán hàng. Doanh
thu bán hàng trong trờng hợp này đợc tính cho kỳ này nhng kỳ sau mới có tiền nhập

quỹ.
- Trờng hợp giữa khách hàng và doanh nghiệp có áp dụng phơng thức thanh
toán theo kế hoạch thì khi gửi hàng hoá cho ngời mua, số tiền bán hàng gửi bán đợc
chấp nhận là doanh thu bán hàng.
Từ những phân tích trên đây ta thấy rằng thực hiên tốt công tác bán hàng thu
doanh thu về cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, do vậy trong công tác
quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phơng thức
bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hoá bán ra.
Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ kịp thời tiền vốn của doanh nghiệp.
Để tăng cờng công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh,kế toán thực sự là công cụ
quản lý sắc bén, có hiệu lực, thì kế toán bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ
sau:
- Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ
về tình hình có và sự biến động (nhập - xuất) của từng loại hàng hoá trên cả hai mặt
hiện vật và giá trị.
- Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép kịp
thời, đầy đủ các khoản chi phí, thu nhập bán hàng, xác định kết quả kinh doanh
thông qua doanh thu bán hàng một cách chính xác.
- 7 -
- Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, đồng
thời định kỳ có tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng và xác định
kết quả.
II. Nhiệm vụ kế toán và Nội dung tổ chức kế toán bán hàng,
và xác định kết quả:
A. Kế toán hàng hoá:
Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, các đơn vị mua bán hàng hoá
trong nớc phải bám sát thị trờng, tiến hành hoạt động mua bán hàng hoá theo cơ chế
tự hạch toán kinh doanh. Trong hoạt động kinh doanh, các đơn vị phải thờng xuyên
tìm hiểu thị trờng, nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của dân c để có tác động tới phát
triển sản xuất, nâng cao chất lợng hàng hoá.

Hàng hoá của doanh nghiệp gồm nhiều loại, nhiều thứ phẩm cấp nhiều thứ
hàng cho nên yêu cầu quản lý chúng về mặt kế toán không giống nhau. Vậy nhiệm
vụ chủ yếu của kế toán hàng hoá là:
- Phản ánh giám đốc tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản và dự trữ hàng
hoá, tình hình nhập xuất vật t hàng hoá. Tính giá thực tế mua vào của hàng hoá đã
thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán
hàng nhắm thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá.
- Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật t hàng hoá theo từng loại từng thứ theo đúng
số lợng và chất lợng hàng hoá. Kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết với hạch toán
nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng, thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê hàng hoá ở kho, ở
quầy hàng đảm bảo sự phù hợp số hiện có thực tế với số ghi trong sổ kế toán.
- Xác định đúng đắn doanh thu bán hàng, thu đầy đủ thu kịp thời tiền bán
hàng, phản ánh kịp thời kết quả mua bán hàng hoá. Tham gia kiểm kê và đánh giá
lại vật t, hàng hoá.
- 8 -
1. Đánh giá hàng hoá:
Đánh giá hàng hoá là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc
và phơng pháp nhất định, đảm bảo tính trung thực, thống nhất.
Trong kế toán có thể sử dụng hai cách đánh giá hàng hoá: Đánh giá theo giá
thực tế và đánh giá theo giá hạch toán.
1.1. Đánh giá theo giá thực tế:
Trị giá hàng hoá mua vào bao gồm:
- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu
trừ thuế, giá trị hàng hoá mua vào là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào+
chi phí thu mua thực tế.
- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực
tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, giá trị
hàng hoá mua vào là tổng gia thanh toán(bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) + chi phí
thu mua thực tế.
- Trờng hợp doanh nghiệp mua hàng hoá về bán nhng cấn phải qua sơ chế

phân loại, chọn lọc thì giá mua của hàng hoá bao gồm giá mua + chi phí gia công
sơ chế.
Đối với hàng hoá xuất kho cũng đợc tính theo giá vốn thực tế. Tuỳ theo đặc
điểm riêng của từng doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phơng pháp sau:
* Giá thực tế bình quân gia quyền:
Công thức tính:
=
Từ đó trị giá vốn hàng hoá xuất kho trong kỳ là:
= +
Theo phơng pháp này trong tháng giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho cha
đợc ghi sổ mà cuối tháng khi kế toán tính theo công thức mới tiến hành ghi sổ.
- 9 -
* Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:
Theo cách này giả thiết những lô hàng nào nhập kho trớc thì tính giá mua vào
của nó cho hàng hoá xuất trớc, nhập sau thì tính sau:
= x
Theo phơng pháp náy kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ
hàng cả về số lợng đơn giám, và số tiền của từng lần nhập, xuất kho.
* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc:
Theo cách này giả thiết những lô hàng nào nhập kho sau đợc tính giá mua vào
của nó cho lô hàng nào xuất trớc, nhập trớc thì tính sau:
= x
Theo phơng pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ
hàng cả về số lợng, đơn giá và số tiền của từng lần nhập, xuất kho hàng hoá.
* Phơng pháp tính giá thực tế đích danh:
Khi ta nhận biết giá thực tế của từng thứ hoặc loại hàng hoá theo từng lần
nhập kho thì có thể định giá cho nó theo giá thực tế đích danh.
* Phơng pháp giá thực tế tồn đầu kỳ:
Căn cứ vào giá trị thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ để tính giá thực tế bình quân,
sau đó căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá bình quân đầu kỳ để tính ra giá thực

tế xuất kho.
= x
=
1.2. Đánh giá theo giá hạch toán:
Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép kịp thời tình hình biến
động hàng ngày của hàng hoá một cách ổn định. Giá có thể chọn hoặc làm cơ sở
xây dựng giá hạch toán là giá kế hoạch hay là giá nhập kho, hệ số giữa giá thực tế
với giá hạch toán làm cơ sở tính giá thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ.
- 10 -
Công thức tính:
= x
Hệ số giá =
Hệ số giá đợc tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hoá tuỳ thuộc vào
yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp.
2. Kế toán nhập xuất kho hàng hoá:
2.1. Kế toán chi tiết hàng hoá:
* Chứng từ sử dụng:
Mọi nghiệp vụ biến động của hàng hoá đều phải đợc phản ánh, ghi chép vào
chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định.
Các chứng từ chủ yếu: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng, phiếu
nhập kho, biên bản kiểm kê...
Trên cơ sở chứng từ kế toán về sự biến động của hàng hoá để phân loại tổng
hợp và ghi sổ kế toán cho thích hợp.
* Hạch toán chi tiết hàng hoá là công việc khá phức tạp, đỏi hỏi phải tiến hành
ghi chép hàng ngày cả về số lợng và giá trị theo từng thứ hàng hoá ở từng kho trên
cả hai loại chỉ tiêu: Hiện vật và giá trị.
Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá đợc thực hiện ở kho và ở phòng kế toán,
doanh nghiệp phải căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế, trình độ nghiệp
vụ kế toán của doanh nghiệp để lựa chọn, vận dụng phơng pháp hạch toán chi tiết
sao cho phù hợp. Hiện nay có 3 phơng pháp hạch toán chi tiết hàng hoá:

- Phơng pháp ghi sổ song song.
- Phơng pháp ghi số số d.
- Phơng pháp ghi số đối chiếu luân chuyển.
Đặc điểm chung của ba phơng pháp này là công việc ghi chép của thủ kho là
giống nhau, đợc thực hiên trên thẻ kho (theo chỉ tiêu số lợng).
- 11 -
- Theo phơng pháp ghi sổ song song ở phòng kế toán sử dụng sổ (hay thẻ) kế
toán chi tiết để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hoá cho từng loại hàng
hoá theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị, cuối tháng đối chiếu với thẻ kho làm căn cứ lập
bảng kê.
- Phơng pháp ghi sổ số d theo từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của
từng loại, nhóm hàng hoá vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng đối chiếu
số liệu trên sổ số d và bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hoá.
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lại mở sổ đối chiếu luân
chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất, tồn của từng loại hàng hoá theo từng kho
dùng cho cả năm. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu
luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
- Mỗi phơng pháp đều có u nhợc điểm riêng. Với phơng pháp ghi sổ song song
có u điểm là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu nhng lại có nhợc điểm là việc
ghi chép còn có sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng. Mặt
khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức
năng kiểm tra của kế toán. Nên phơng pháp này chỉ áp dụng thích hợp trong các
doanh nghiệp ít chủng loại hàng hoá, khối lợng nghiệp vụ ít không thờng xuyên.
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển có u điểm là khối lợng ghi chép ít vì
chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Tuy nhiên vẫn có sự theo dõi trùng lặp giữa kho và
phòng kế toán, hơn nữa công việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng
nên hạn chế chức năng của kế toán. Vì vậy phơng pháp này chỉ áp dụng thích hợp
với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lợng, chủng loại hàng hoá nhập xuất không
nhiều, không có điều kiện ghi chép, theo dõi hàng ngày.
Còn phơng pháp ghi sổ số d lại có u điểm là khối lợng công việc giảm bớt và

đợc tiến hành đều đặn trong tháng. Nhng do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số
liệu kế toán không thể biết trớc số hiện có và tình hình nhập xuất của từng loại hàng
hoá mà muốn biết phải xem số liệu trên thẻ kho. Bên cạnh đó, việc kiểm tra phát
hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn. Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong doanh
nghiệp có chủng loại hàng hoá nhiều, việc xuất kho hàng hoá diễn ra thờng xuyên,
- 12 -
doanh nghiệp đã xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán và trình độ của cán bộ kế
toán tơng đối cao.
2.2. Kế toán tổng hợp hàng hoá:
Hàng hoá là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp.Việc
mở tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán hàng tồn kho, xác định giá trị hàng hoá
xuất kho,tồn kho tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kế toán tổng hợp
hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay phơng pháp kiểm kê định kỳ.
- Phơng phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp phản ánh ghi chép th-
ờng xuyên liên tục các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Phơng pháp này đảm bảo
tính chính xác tình hình biến động của hàng hoá.
- Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp kế toán không phải theo dõi th-
ờng xuyên liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà
chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Cuối tháng kế toán
tiến hành kiểm kê và xác định số thực tế của hàng hoá để ghi vào tài khoản hàng
tồn kho.
Hai phơng pháp tổng hợp hàng hoá nêu trên đều có những u điểm và hạn chế,
cho nên tuỳ vào đặc điểm SXKD của doanh nghiệp mà kế toán lựa chọn một trong
hai phơng pháp để đảm bảo việc theo dõi, ghi chép trên sổ kế toán.
B. Kế toán bán hàng và xác định kết quả:
1. Các phơng thức bán hàng:
Hiện nay các doanh nghiệp thờng áp dụng hai phơng pháp bán hàng: Bán
hàng theo phơng thức gửi hàng và bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp.
a. Bán hàng theo ph ơng thức gửi hàng:
Theo phơng thức này, định kỳ doanh nghiệp gửi hàng cho khách hàng trên cơ

sở của thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng giữa hai bên và giao hàng tại địa
điểm đã quy ớc trong hợp đồng. Khi xuất kho gửi đi, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu
- 13 -
của doanh nghiệp, chỉ khi nào khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì
khi ấy hàng mới chuyền quyền sở hữu và đợc ghi nhận doanh thu bán hàng.
* Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai th-
ờng xuyên.
Căn cứ vào phiếu xuất kho gửi hàng hoá đi bán hoặc gửi cho các đại lý nhờ
bán hộ, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
Có TK 156: Hàng hoá
Trờng hợp mua hàng gửi đi bán ngay không nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
Có TK 331: Phải trả cho ngời bán
Căn cứ vào giấy thông báo chấp nhận thanh toán hoặc các chứng từ thanh toán
tiền của khách hàng, của cơ sở đại lý bán hộ và các chứng từ thanh toán khác, kế
toán kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán sang bên nợ TK 632.
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 157: Hàng gửi đi bán
Hàng hoá đã gửi đi hoặc dịch vụ đã thực hiện, khách hàng không chấp nhận,
kế toán phản ánh nghiệp vụ nhập lại kho.
Nợ TK 156: Hàng hoá
Có TK 157: Hàng gửi đi bán
* Đối với các đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Đầu kỳ, kết chuyển trị giá thành phẩm gửi đi bán cuối kỳ trớc nhng cha đợc
chấp nhận thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 157: Hàng gửi đi bán
- 14 -
Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê thành phẩm gửi đi bán nhng cha đợc xác

định là bán, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
Có TK 632: Giá vốn hàng bán
b. Bán hàng và kế toán bán hàng theo ph ơng pháp giao hàng trực tiếp:
Theo phơng thức này bên khách hàng uỷ quyền cho cán bộ nghiệp vụ đến
nhận hàng tại kho của doanh nghiệp bán hoặc giao nhận hàng tay ba. Ngời nhận
hàng sau khi ký vào chứng từ bán hàng của doanh nghiệp thì hàng hoá đợc xác định
là bán (hàng đã chuyển quyền sở hữu)
Để phản ánh tình hình bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp, kế toán
sử dụng TK 632 (giá vốn hàng bán).
Đối với đơn vị kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, giao hàng trực tiếp cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 156: Hàng hoá
Trờng hợp doanh nghiệp thơng mại mua bán hàng giao tay ba, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 331: Phải trả cho ngời bán
Trờng hợp doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoàn thành nhng không nhập kho
mà chuyển bán ngay, kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng xuất kho đã bán vào bên nợ TK 911 để
xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 632: Giá vốn hàng bán
- 15 -
Ngoài ra các trờng hợp bán lẻ hàng hoá, bán hàng trả góp cũng sử dụng TK
632 (giá vốn hàng bán) để phản ánh tình hình giá vốn của hàng xuất kho đã bán.
2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
2.1. Nội dung doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu:

- Doanh thu bán hàng là số tiền thu đợc do bán hàng. ở các doanh nghiệp áp
dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng không bao
gồm thuế GTGT, còn ở các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp thì
doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán. Ngoài ra doanh thu
bán hàng còn bao gồm cả các khoản phụ thu.
- Nếu khách hàng mua với khối lợng hàng hoá lớn sẽ đợc doanh nghiệp giảm
giá, nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ đợc doanh nghiệp chiết khấu, còn
nếu hàng hoá của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp
nhận thanh toán hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá. Các khoản trên sẽ phải ghi
vào chi phí hoạt động tài chính hoặc giảm trừ trong doanh thu bán hàng ghi trên hoá
đơn.
2.2. Chứng từ, các tài khoản kế toán và nghiệp vụ chủ yếu:
2.2.1. Chứng từ kế toán:
Các chứng từ thờng dùng là:
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho.
Hóa đơn GTGT.
Phiếu thu, chi tiền mặt, giấy báo nợ, có của ngân hàng.
2.2.2. Tài khoản sử dụng:
TK 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911, 111, 112, 131, 333.1, 711, 721,...
2.2.3. Phơng pháp hạch toán:
* Căn cứ vào giấy báo có, phiếu thu hoặc thông báo chấp nhận thanh toán của
khách hàng, kế toán ghi:
- 16 -
Nợ TK 112: Tiền gỉ ngân hàng
Nợ TK 111: Tiền mặt
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 333: Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nớc
(3331): Thuế GTGT phải nộp
* Trờng hợp bán hàng thu bằng ngoại tệ kế toán phải quy đổi sang tiền đồng

Việt nam theo tỷ giá ngân hàng nhà nớc công bố tại thời điểm thu tiền. Nếu doanh
nghiệp ghi theo tỷ giá hạch toán thì khoản chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá
hạch toán đợc ghi ở TK 413 (chênh lệch tỷ giá)
* Khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại phát sinh
trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 521: Chiết khấu bán hàng
Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán
Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
Hoặc Có TK 111, 112
* Đối với trờng hợp hàng bị trả lại trong kỳ, doanh nghiệp phải nhập kho lại số
hàng đó theo trị giá vốn, đồng thời phải ghi giảm số thuế GTGT đầu ra.
- Ghi nghiệp vụ hàng nhập kho:
Nợ TK 156: Hàng hoá
Có TK 632: Giá vốn hàng bán
- Ghi số tiền thuế GTGT đầu ra giảm tơng ứng với số hàng trả lại:
Nợ TK 3331: Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
- 17 -
Có TK 111: Tiền mặt
Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng
* Trờng hợp hàng bán bị trả lại phát sinh vào kỳ hạch toán sau trong năm, ký
trớc đã ghi doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán phản ánh:
- Phản ánh trị giá hàng bị trả lại:
Nợ TK 531: Hàng bị trả lại
Nợ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc (3331)
Có TK 131, 111, 112
- Phản ánh số hàng bị trả lại nhập kho theo giá vốn:
Nợ TK 156: Hàng hoá
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

* Cuối kỳ kinh doanh, toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại đ ợc
kết chuyển sang bên nợ TK 511 hoặc TK 512 để giảm doanh thu bán hàng đã ghi
theo hoá đơn ở bên có của TK này.
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng
(Hoặc TK 512)
Có TK 531: Hàng bán bị trả lại
Có TK 531: Giảm giá hàng bán
* Trờng hợp bán hàng đại lý, doanh nghiệp đợc hởng hoa hồng và không phải
kê khai tính thuế GTGT. Doanh thu bán hàng là số tiền hoa hồng đợc hởng. Khi
nhận hàng của đơn vị giao đại lý, kế toán ghi vào bên nợ TK 003 - hàng hoá vật t
nhận bán hộ - ký gửi khi bán hàng thu đợc tiền hoặc khách hàng đã chấp nhận
thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112,131
Có TK 511: Doanh thu bán hàng (Số tiền hoa hồng)
Có TK 331: Phải trả cho ngời bán (Số tiền bán hàng trừ hoa hồng)
- 18 -
Đồng thời ghi có TK 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, ký gửi.
* Bán hàng trả góp, kế toán ghi doanh số bán hàng thông thờng ở TK 511, số
tiền khách hàng phải trả cao hơn doanh số bán thông thờng, khoản chênh lệch đó đ-
ợc ghi vào thu nhập hoạt động tài chính.
Nợ TK 111, 112 (số tiền thu ngay)
Nợ TK 131 (số tiền phải thu)
Có TK 511 (Ghi giá bán thông thờng theo giá cha có thuế GTGT)
Có TK 333 (Thuế GTGT tính trên giá bán thông thờng)
Có TK 711(Ghi phần chênh lệch cao hơn giá thông thờng)
* Bán hàng theo phơng thức đổi hàng, khi doanh nghiệp xuất hàng trao đổi với
khách hàng, kế toán phải ghi doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra. Khi nhận
hàng của khách hàng, kế toán ghi hàng nhập kho và tính thuế GTGT đầu vào.
- Khi xuất hàng trao đổi, ghi nhận doanh thu
Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 333 (3331) Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
Khi nhận hàng của khách, ghi:
Nợ TK 152,156
Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 131: phải thu của khách hàng
(Hoặc TK 331: Phải trả cho ngời bán)
Nếu ghi vào TK 331, cuối kỳ phải đối chiếu để bù trừ và ghi:
Nợ TK 331: phải trả cho ngời bán
Có TK 131: phải thu của khách hàng
- 19 -
* Trờng hợp doanh nghiệp hàng hoá sử dụng nội bộ cho sản xuất kinh doanh
thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán xác định doanh thu của số hàng này tơng ứng
với chi phí sản xuất hoặc giá vốn hàng hoá để ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh
Nợ TK 621, 627, 641, 642
Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ
Đồng thời ghi thuế GTGT:
Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc
* Hàng hoá dùng để biếu tặng đợc trang trải bằng quỹ khen thởng phúc lợi kế
toán ghi:
Nợ TK 431: Quỹ khen thởng, phúc lợi
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc (3331)
* Đối với hàng hoá có tính chất đặc thù dùng các chứng từ đặc thù nh tem bu
chính, vé cớc vận tải, vé xổ số, trong giá thanh toán đã có thuế GTGT, kế toán phải
tính doanh thu cha có thuế theo CT:
=
Thuế GTGT đợc tính bằng cách lấy giá trị thanh toán trừ đi trị giá cha có thuế
GTGT.

* Hàng hoá bán ra thuộc diện tính thuế xuất nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc
biệt, kế toán xác định số thuế XNK và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp ghi:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 333 (3332 & 3333): Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc
* Trong quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp bán lẻ so sánh giữa doanh thu
bán hàng với số tiền thực nộp, nếu số tiền thực nộp nhỏ hơn doanh thu bán hàng, kế
toán ghi:
- 20 -
Nợ TK 111: Tiền mặt (Số tiền thực nộp)
Nợ TK 138: Phải thu khác (Số tiền thiếu)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng.
Nếu số tiền thực nộp lớn hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111: Tiền mặt (Số tiền thực nộp)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác (Số tiền thừa)
Các doanh nghiêp bán lẻ phải lập bảng kê doanh số bán hàng cuối tháng tổng
hợp số liên doanh số bán hàng theo từng loại hàng có cùng thuế suất GTGT để xác
định thuế GTGT phải nộp ở khâu bán
* Cuối kỳ xác định doanh thu bán thuần bằng cách lấy doanh thu theo hoá đơn
trừ đi thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và các khoản giảm giá, hàng bị
trả lại kế toán ghi:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh.
3. Kế toán chi phí bán hàng:
3.1. Nội dung:
- Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh ở quá trình tiêu thụ hàng hoá
(Phát sinh trong quá trình bảo quản, giao dịch, vận tải...)
- Chi phí bán hàng bao gồm:
- Chi phí nhân viên: Tiền lơng, tiền công phải trả cho nhân viên bán hàng.
- Chi phí vật liệu: Các chi phí vật liệu đóng gói để bảo quản, vận chuyển hàng

hoá trong quá trình tiêu thụ.
- Chi phí dụng cụ đồ dùng cho quá trình tiêu thụ hàng hoá.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản, bán hàng nh: Nhà kho,
cửa hàng, bến bãi...
- 21 -
- Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, quảng cáo,
hội nghị khách hàng...
Các chi phí phát sinh trong khâu bán hàng cần thiết đợc phân loại và tổng hợp
theo đúng nội dung quy định. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng để xác
định kết quả kinh doanh.
3.2. Tài khoản sử dụng:
TK 641 - Chi phí bán hàng
TK 641 có 7 TK cấp 2
TK 6411: Chi phí nhân viên
TK6412: Chi phí vật liệu bao bì.
TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng.
TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ.
TK 6415: Chi phí bảo hành.
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
TK 6418: Chi phí bằng tiền khác.
3.3. Ph ơng pháp hạch toán:
- 22 -
TK 334,338 TK 641 TK 911
TK 152,153
TK 214
TK 111,112,331
1
2
3
4

TK 142,335
5 6
7
TK 142
8(a) 8(b)
1) Phản ánh khoản tiền lơng, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn của nhân
viên bán hàng.
2) Phản ánh nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho bộ phân bán hàng.
3) Khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng.
4) Chi phí dịch vụ mua ngoài(điện, nớc...)
5) Chi phí khác bằng tiền
6) Phân bổ hoặc trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ.
7) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng
8) a - Khi cha có doanh thu kết chuyển sang TK 142
b - Ký báo cáo sau kết chuyển khi có hàng hoá tiêu thụ.
4. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
4.1. Nội dung:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh,
quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của doanh
nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lơng, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT,
kinh phí công đoàn của cán bộ, nhân viên quản lý của doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu: Giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý của doanh nghiệp.
- 23 -
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý.
- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho công tác quản lý DN nh:
Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng phơng, tiện truyền dẫn máy
móc thiết bị...
- Thuế, phí và lệ phí nh: thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất...

- Chi phí dự phòng: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó
đòi tính vào chi phí kinh doanh của DN.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nớc, thuê nhà...
- Chi phí bằng tiền khác: Hội nghị tiếp khách, công tác phí, lãi vay vốn dùng
cho SXKD phải trả...
Chi phí quản lý DN liên quan đến các hoạt động trong DN, do vậy cuối kỳ đợc
kết chuyển sang TK 911 để xác định kết qủa SXKD của DN.
4.2. Tài khoản sử dụng: TK 642 - Chi phí quản lý DN.
TK 642 có 8 TK cấp hai
TK6421: Chi phí nhân viên quản lý.
TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý.
TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng.
TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ.
TK 6425: Thuế, phí và lệ phí.
TK 6426: Chi phí dự phòng.
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.
4.3 Ph ơng pháp hạch toán:
- 24 -
TK 334,338 TK 642 TK 911
TK 152,153
TK 214
TK 111,112,331
1
2
3
4
TK 142,335
5 6
8

TK 142
9(a) 9(b)
7
1) Phản ánh khoản tiền lơng, BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn của nhân
viên quản lý DN.
2) Xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho bộ phận quản lý DN.
3) Khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý DN.
4) Chi phí điện nớc... sửa chữa TSCĐ thuê ngoài.
5) Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh.
6) Phân bổ hoặc trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.
7) Chi phí khác bằng tiền.
8) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý DN sang TK 911.
- 25 -