78 Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư Vilexim

Lời nói đầu
Trải qua 20 năm Đổi mới, nền kinh tế thị trờng theo định hớng XHCN ở n-
ớc ta đã hình thành và ngày càng hoàn thiện. Trong kinh tế thị trờng, cạnh tranh là
quy luật tất yếu với mục đích là lợi nhuận. Để dành đợc thắng lợi trong một môi
trờng mà sự cạnh tranh diễn ra ngày càng khốc liệt đòi hỏi các chủ thể kinh tế, các
doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao tính tự chủ, sáng tạo trong kinh doanh.
Nếu nh trớc đây, các doanh nghiệp chỉ cần chăm lo vào sản xuất mà không
cần quan tâm đến khâu tiêu thụ sản phẩm bởi đã có Nhà nớc bao cấp thì giờ đây,
các doanh nghiệp phải tự tìm đầu ra cho sản phẩm hàng hoá của mình. Điều này
đòi hỏi doanh nghiệp cần đánh giá đúng đắn vai trò quan trọng của quá trình tiêu
thụ, bán sản phẩm hàng hoá trong chu kỳ kinh doanh. Quá trình tiêu thụ có ý
nghĩa giúp cho doanh nghiệp chuyển hoá vốn từ hình thái hiện vật sang hình thái
giá trị, khoản doanh thu mang lại sẽ bù đắp đợc các khoản chi phí đã bỏ ra, đồng
thời doanh nghiệp cũng xác định đợc khoản lợi nhuận thu về trong một thời kỳ
nhất định để đầu t, mở rộng sản xuất kinh doanh. Và đối với tổng thể nền kinh tế,
quá trình tiêu thụ chính là con đờng nối liền các chủ thể trong nền kinh tế, giúp
cho cơ chế thị trờng vận hành nhịp nhàng và ổn định, tạo ra thu nhập cho toàn bộ
nền kinh tế quốc dân.
Nh vậy, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có ý nghĩa vô cùng quan trọng
đối với doanh nghiệp và nền kinh tế quốc dân. Để quản trị việc tiêu thụ và xác
định kết quả tiêu thụ thì kế toán là một công cụ hiệu quả, phản ánh và cung cấp
thông tin kịp thời và chính xác phục vụ cho việc ra quyết định.
Nhận thức đợc vai trò của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng
hoá, kết hợp với việc vận dụng lý luận đã đợc học tập, nghiên cứu với thực tế tìm
hiểu công tác kế toán tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim, em đã
lựa chọn đề tài: Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại
Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim để nghiên cứu tìm hiểu hoàn
thiện kiến thức đã đợc trang bị trên ghế nhà trờng, đồng thời vận dụng kiến thức
1
để giải quyết một số vấn thực tiễn phát sinh nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu
thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty.

Vilexim là một công ty đa ngành, đa lĩnh vực, tuy nhiên trong giới hạn về
thời gian thực tập và khuôn khổ của một báo cáo, chuyên đề này xin đợc tập trung
trình bày trong phạm vi kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Vilexim
gồm có kết cấu gồm 2 phần sau đây:
- Phần 1: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng
hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.
- Phần 2: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng
hoá tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.
Do còn có những khiếm khuyết trong lý luận cũng nh thực tiễn mà chuyên
đề này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Với tinh thần đợc bổ sung kiến thức,
nghiệp vụ và vận dụng lý luận vào thực tiễn, em mong đợi và xin chân thành cảm
ơn những đóng góp thẳng thắn của các thầy cô trong trờng Đại học Kinh tế quốc
dân , đặc biệt là sự hớng dẫn, chỉ bảo tận tình của Thầy giáo Trần Văn Thuận và
các cán bộ phòng Tài chính Kế toán tại Công ty Vilexim.
Em xin trân trọng cảm ơn!
2
Phần 1
thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả
tiêu thụ hàng hoá tại công ty cổ phần XNK và hợp tác
đầu t vilexim.
1.1. Những đặc điểm kinh tế_ kỹ thuật của Công ty Cổ phần XNK và Hợp
tác đầu t Vilexim ảnh hởng đến kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ
hàng hóa.
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Vilexim.
Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim là một doanh nghiệp đa
ngành, đa chức năng trực thuộc Bộ Thơng mại, đợc thành lập năm 1967 với tên
ban đầu là Tổng Công ty XNK Biên giới do Bộ Ngoại thơng lúc đó quản lý.
Trong 9 năm đầu (1967-1976), Công ty đợc giao nhiệm vụ tiếp nhận hàng
hoá viện trợ của các nớc XHCN, vận chuyển quá cảnh một phần hàng hoá đó sang
Lào và Campuchia.

Năm 1976, Tổng công ty XNK Biên giới chuyển thành Tổng công ty XNK
Việt nam trực thuộc Bộ Ngoại thơng có nhiệm vụ tiếp nhận hàng hoá viện trợ từ
các nớc XHCN, đồng thời thực hiện các hoạt động XNK theo chỉ tiêu kế hoạch
của Nhà nớc .
Tháng 2 năm 1987, Công ty chính thức mang tên Công ty XNK với Lào.
Năm 1993, thực hiện Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trởng (nay là
Chính phủ) về việc sắp xếp lại DNNN, Bộ Thơng mại đã ra Quyết định 332
TM/TCCB ngày 31/03/1993 thành lập DNNN- Công ty XNK với Lào.
Năm 2003, Bộ Thơng mại ban hành Quyết định số 0999/2003 QĐ-BTM
ngày 08/08/2003 đổi tên Công ty XNK với Lào thành Công ty XNK và Hợp tác
đầu t Vilexim.
Năm 2005, theo quyết định 1188/QĐ-BTM ngày 23/08/2004 của Bộ Thơng
mại, Công ty XNK và Hợp tác đầu t Vilexim đã chính thức đi vào Cổ phần hoá từ
3
ngày 01/01/2005 và lấy tên là Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim.
- Tên công ty: Công ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t VILEXIM
+ Tên giao dịch (tiếng Anh): VILEXIM Import Export and Co-
operation Investment Joint Stock Company
+ Tên viết tắt: VILEXIM.
- Trụ sở Công ty: 170 đờng Giải phóng Phơng Liệt Thanh Xuân Hà
Nội.
- Loại hình Công ty:
+ Theo thành phần kinh tế: Công ty Cổ phần 51% vốn Nhà nớc.
+ Theo phân cấp quản lý: Doanh nghiệp Trung ơng.
- Mô hình tổ chức của doanh nghiệp: Quy mô vừa.
- Vốn điều lệ: 18.000.000.000đ. Trong đó, cơ cấu vốn phân theo sở hữu:
Số tiền Tỷ lệ
+ Vốn Nhà nớc: 9.180.000.000đ 51%
+ Vốn của CB, NV trong Công ty: 6.660.000.000đ 37%
+ Vốn của các Cổ đông khác: 2.160.000.000đ 12%

Vốn hiện có trên Báo cáo tài chính: 18.449.017.671đ, tăng vốn điều lệ của
Công ty lên 449.017.671đ tơng ứng với mức tăng khoảng 2,5%.
Cổ phần hóa doanh nghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi cho Vilexim huy động
vốn của xã hội, nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong tiến
trình hội nhập với sự phát triển kinh tế của đất nớc và thế giới.
Trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài, với bao thăng trầm, từ một
công ty với kim ngạch XNK chỉ đạt một vài triệu USD, đến năm 2005, kim ngạch
XNK của Vilexim vào khoảng gần 60 triệu USD với những mặt hàng XNK đa
dạng và phong phú nh nông - lâm - thủy sản, vật t, nguyên liệu, thiết bị máy móc
đồng bộ phục vụ sản xuất và tiêu dùng; Không chỉ XNK hàng hóa, Vilexim còn
hoạt động trên lĩnh vực đầu t liên doanh và xuất khẩu lao động.
4
Thực trạng hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK và Hợp
tác đầu t Vilexim những năm gần đây:
Năm 2000, Tổng kim ngạch XNK là 25.294.000 USD - Trong đó, XK là
11.889.000USD và NK là 13.405.000 USD.
Năm 2001, Tổng kim ngạch XNK là 25.093.000 USD so với kế hoạch đợc
giao đạt 109%, so với năm 2000 bằng 99,2% - Trong đó, XK là 11.819.000 USD
đạt 96,5% kế hoạch đợc giao và so với cùng kì năm trớc bằng 99,4%; NK là
13.274.000 USD đạt 120,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm trớc bằng 99%.
Năm 2002, Tổng kim ngạch XNK là 26.255.000 USD so với kế hoạch đợc
giao đạt 104,9%, so với năm 2001 bằng 104,5% - Trong đó, XK là 10.363.000
USD đạt 82,9% kế hoạch đợc giao và so với cùng kì năm 2001 bằng 87,7%; NK là
15.892.000 USD đạt 126,9% kế hoạch giao và so với cùng kì năm 2001 bằng
119,7% .
Năm 2003, Tổng kim ngạch XNK là 40.128.000 USD, so với kế hoạch đợc
giao đạt 154% , so với năm 2002 bằng 153% - Trong đó, XK năm 2003 đạt thành
tích đáng kể là hơn 15.003.000 USD, đạt 120% so với kế hoạch đợc giao, so với
cùng kì năm 2002 bằng 145%; NK đạt 25.125.000 USD đạt 186% kế hoạch đợc
giao và so với năm 2002 bằng 158%.

Năm 2004, Tổng kim ngạch XNK là 49,45 triệu USD bằng 172% so với kế
hoạch đợc giao và bằng 123% so với năm 2003 - Trong đó, XK là 12,11 triệu USD
và NK là 37,34 triệu USD.
Năm 2005, Tổng kim ngạch XNK 58,75 triệu USD bằng 118% so với năm
2004 Trong đó, XK là 16,23 triệu USD tăng 34% so với năm 2004 và NK là
42,52 triệu USD tăng 13,8% so với năm 2004.
Kim ngạch xuất nhập khẩu của Công ty tăng, đặc biệt là kim ngạch xuất
khẩu. Vì thế, lợi nhuận của Công ty tăng cao, đời sống của ngời lao động đợc
cảIithiện. Cụ thể nh sau:
5
Biểu 1.1. Bảng so sánh kết quả kinh doanh các năm 2004, 2005
Nă
m

Chỉ tiêu

2004

2005
Tỷ lệ %
so với
năm 2004
Tỷ lệ %
so với kế
hoạch Bộ
TM giao
Doanh thu
721 tỷ đồng 896 tỷ đồng 124,27% 144,51%
Lợi nhuận
1,6 tỷ đồng 4,1 tỷ đồng 256,25% 393,47%

Nộp Ngân sách
77 tỷ đồng 98,68 tỷ đồng 128,16% 182,74%
TNBQ/ngời/tháng
2,2 triệu đồng 3,0 triệu đồng 133,33% 136,36%
Với những thành tích đạt đợc, Công ty đã vinh dự đợc Chính phủ, Bộ
Thơng mại, UBND thành phố Hà Nội tặng thởng nhiều danh hiệu cao quý:
Huân chơng lao động hạng nhì và hạng ba, cờ thi đua của Bộ Thơng mại, bằng
khen của thành phố Hà Nội. Ngày 04/09/2005, hội đồng chung tuyển toàn quốc
giải thởng năm 2005 đã chính thức công nhận thơng hiệu Vilexim đạt giải thởng
Sao vàng đất Việt năm 2005 trong số 171 Doanh nghiệp và 10 Bộ, ngành trong cả
nớc.
1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vilexim.
Chế độ quản lý của công ty Vilexim là chế độ quản lý tập trung. Đứng đầu
công ty là Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Công ty. Hội đồng quản trị
ra các quyết định liên quan đến mọi hoạt động của công ty theo chế độ, chính sách
của nhà nớc. Giám đốc là ngời thay mặt cho Hội đồng Quản trị và toàn thể cán bộ
công nhân viên trong công ty giao dịch với các đơn vị bên ngoài, đại diện cho mọi
quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớc pháp luật, trớc cơ quan quản lý cấp trên.
Trợ giúp cho Giám đốc là 3 Phó giám đốc. Một Phó giám đốc điều hành kinh
doanh, một Phó giám đốc điều hành Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh và một
6
Phó giám đốc điều hành Trung tâm XK Lao động. Phó giám đốc phải chịu trách
nhiệm trớc Giám đốc và Hội đồng Quản trị Công ty về công việc đợc giao.
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
( Xem trang bên)
7
Biểu 1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty

Chức năng nhiệm vụ:
1) Đại hội đồng Cổ đông

- Thông qua, phê chuẩn các báo cáo của HĐQT, báo cáo quyết toán năm tài chính,
phơng án phân phối lợi nhuận, sử dụng lợi nhuận.
- Quyết định việc tăng giảm vốn điều lệ, tài sản, mức cổ tức, thù lao cho HĐQT,
Ban kiểm soát.
- Quyết định giải thể hoặc tổ chức lại công ty, các chi nhánh, văn phòng đại diện,
các đơn vị trực thuộc.
2) Hội đồng quản trị
8
Chi nhánh
TP HCM
Trung tâm
XKLĐ
Chi nhánh
Hải Phòng
Chi nhánh
Hà Tây
VP đại diện
tại Lào
Đại hội đồng cổ đông
hội đồng quản trị ban kiểm soát
Ban Giám Đốc
P. Kinh
doanh 1,2,3
P. Tổng hợp
& Marketing
P. Kiến thiết
xây dựng
P. Tài Chính

Kế toán
P.Tổ chức
hành chính
Đội xe
Kho Tứ Kì
Kho Cổ Loa
- Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và điều hành, chiến lợc phát triển của
công ty.
- Quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, xử lý sai phạm của các cán bộ quản lý
trong công ty.
3) Ban kiểm soát
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh,
trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính của Công ty.
- Thờng xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động. Báo cáo Đại hội Cổ
đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lu giữ chứng từ và
lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác.
- Không tiết lộ bí mật Công ty, không gây cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty.
4) Phòng Kinh doanh 1, 2, 3
- Tổ chức các hoạt động kinh doanh XNK trong phạm vi giấy phép kinh doanh và
các quy định của công ty.
- Xây dựng các phơng án kinh doanh, tiến hành các thủ tục kỹ thuật nghiệp vụ
kinh doanh hiệu quả nh giao dịch ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng, làm các
thủ tục khác có liên quan đến mua bán hàng hoá.
- Tích cực tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, tham gia hợp tác kinh doanh với các
doanh nghiệp ở trong nớc và nớc ngoài.
5) Phòng Tài chính Kế toán
- Ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá
trình sản xuất, kinh doanh của công ty theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực, phơng

pháp kế toán quy định.
- Thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về các hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty. Lập hệ thống báo cáo tài chính và cung cấp thông tin kế
toán cho các đối tợng sử dụng có liên quan.
- Kiểm tra, giám sát và chấp hành các chính sách chế độ về quản lý tài chính.
9
- Tham gia phân tích các thông tin kế toán giúp lãnh đạo công ty đa ra các giải
pháp hữu hiệu trong việc điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của công ty.
6) Phòng Tổng hợp và Marketing
- Lập kế hoạch kinh doanh chung toàn công ty và phân bổ kế hoạch đó cho từng
phòng kinh doanh cụ thể.
- Theo dõi thực hiện kế hoạch, giao dịch đối ngoại và phụ trách các thiết bị thông
tin nh FAX, TELEX
- Tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng nghiệp vụ để lập báo
cáo trình lên Giám đốc.
7) Phòng Kiến thiết xây dựng
- Lập dự án, phơng án khả thi về nhu cầu đất đai cần cho sự mở rộng và phát triển
của Công ty.
- Khảo sát, tìm kiếm, liên hệ với các tỉnh, thành phố, địa phơng, khu công nghiệp
để làm thủ tục và các giấy tờ xin cấp hoặc thuê đất; nhận và quản lý đất đai đợc
giao, triển khai xây dựng.
8) Phòng Tổ chức hành chính
- Xây dựng mô hình tổ chức, xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong
công ty; Xây dựng các nội quy, quy chế của công ty.
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo sử dụng nguồn nhân lực, các chính sách lao
động, tiền lơng, tính lơng hàng tháng cho cán bộ, công nhân viên cũng nh các
khoản tiền thởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Tổ chức công tác văn th lu trữ, quản lý con dấu, tiếp khách đến giao dịch, làm
việc với công ty, tổ chức bảo vệ hàng ngày.
9) Các đơn vị trực thuộc (Các chi nhánh, văn phòng đại diện, kho hàng, đội

xe...)
10
- Tìm kiếm bạn hàng, thu gom hàng hoá, thực hiện các thơng vụ xuất nhập khẩu
do công ty giao. Ngoài ra còn đại diện cho công ty giải quyết các vấn đề nh thanh
toán nợ, nghiên cứu thị trờng.
- Có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, tiền vốn, cơ sở vật
chất đợc giao.
1.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Vilexim.
1.1.3.1. Phơng thức hoạt động kinh doanh.
Hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần XNK & Hợp tác đầu t Vilexim
do các Phòng kinh doanh phụ trách. Các phòng kinh doanh trớc hết làm nhiệm vụ
tiến hành tìm đầu ra cho hàng hoá thông qua nghiên cứu thị trờng, xem thị trờng
có nhu cầu về loại hàng hóa nào, xem xét khả năng tiêu thụ hàng hoá nh thế nào,
kết quả thu đợc ra sao... Sau khi có đợc đầu ra cho hàng hoá, các phòng kinh
doanh sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để thoả thuận mua hàng, đồng thời, lên kế
hoạch lập phơng án kinh doanh. Sau đó, phơng án kinh doanh đợc trình lên Phòng
Tài chính Kế toán để thẩm định khả năng tài chính của Công ty hiện thời có đáp
ứng đợc yêu cầu của phơng án đó hay không? Nếu khả năng tài chính cho phép,
phơng án kinh doanh đợc cho là khả thi thì sẽ trình lên Giám đốc công ty phê
duyệt.
Khi phơng án kinh doanh đợc chấp thuận, Phòng kinh doanh sẽ tiến hành
các nghiệp vụ kinh doanh bao gồm: Ký kết hợp đồng với doanh nghiệp trong nớc,
hợp đồng ngoại thơng với phía nớc ngoài, tổ chức thực hiện hợp đồng, làm các thủ
tục liên quan đến mua bán hàng hoá. Chẳng hạn, với hoạt động nhập khẩu hàng
hoá, hoạt động thờng xuyên của Công ty, Phòng kinh doanh sẽ mở L\C nhập khẩu;
theo dõi việc giao hàng của phía nớc ngoài; Khi bộ chứng từ hàng hóa về tới Ngân
hàng, Phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận bộ chứng từ hàng hoá để làm căn cứ đi nhận
hàng, tiến hành các thủ tục Hải quan. Sau khi có hàng, sẽ tiến hành giao hàng cho
khách hàng trong nớc theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
11

Với đặc điểm kinh doanh cơ bản nh trên, quá trình kế toán bán hàng tại
Công ty đợc tổ chức xử lý, theo dõi các số liệu kế toán phát sinh theo từng lô hàng
mỗi lần xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
1.1.3.2. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa trực tiếp, xuất nhập khẩu ủy thác các
mặt hàng nông lâm sản, hóa chất, dợc liệu, bông vải sợi, điện máy, vật liệu xây
dựng, thủ công mỹ nghệ.
- Xuất khẩu lao động đi nớc ngoài, đào tạo ngoại ngữ, giáo dục định hớng và
nghề nghiệp cho lao động đi làm việc tại nớc ngoài.
- Kinh doanh vật t nguyên liệu phục vụ sản xuất (kim loại màu, sắt thép các
loại), phơng tiện vận tải và hàng tiêu dùng.
- Kinh doanh hải sản, thực phẩm, hàng tiêu dùng.
- Kinh doanh vật t, nguyên liệu, thiết bị phục vụ ngành hàng khí hóa lỏng,
mặt hàng giấy.
- Liên doanh liên kết với các đơn vị khác để sản xuất hàng xuất khẩu
- Cho thuê nhà văn phòng, nhà xởng, kho bãi.
Trong đó, hoạt động chủ yếu chiếm phần lớn doanh thu của Công ty là hoạt động
xuất nhập
1.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vilexim.
1.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty Vilexim là một đơn vị thực hiện hạch toán độc lập, bộ máy kế toán
của công ty đợc tổ chức theo mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Đây là
hình thức tổ chức công tác kế toán kết hợp hình thức tập trung với hình thức phân
tán: Các đơn vị trực thuộc đợc tổ chức bộ phận kế toán riêng nh Chi nhánh Thành
phố Hồ Chí Minh, Chi nhánh Hải phòng làm nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ công tác
tài chính kế toán, định kỳ lập Báo cáo kế toán gửi về Phòng kế toán tại Văn phòng
Công ty.
12
ở các đơn vị trực thuộc với đặc điểm cha đủ trình độ quản lý, cha đợc phân
cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao nh Trung tâm Xuất khẩu Lao

động, Chi nhánh Hà Tây, Văn phòng đại diện tại Lào thì không tổ chức kế toán
riêng, mà bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra hạch toán
ban đầu; định kỳ thu nhận chứng từ ban đầu, xử lý và kiểm tra sơ bộ các chứng từ
đó để chuyển về Phòng kế toán tại Văn phòng Công ty.
Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm thực hiện công việc kế toán phát
sinh tại Trụ sở Công ty và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng;
Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế
toán riêng gửi đến và lập Báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty.
Mô hình kế toán áp dụng nh trên tại Công ty có nhiều u điểm hơn so với các
mô hình kế toán khác và tơng đối phù hợp với Công ty do đây là mô hình kế toán
tơng đối linh hoạt khi áp dụng; Mặt khác, Công ty Vilexim có quy mô vừa nhng
hoạt động phân tán, áp dụng mô hình này sẽ không bị phụ thuộc vào địa bàn hoạt
động; Công ty Vilexim đợc trang bị và sử dụng các phơng tiện kỹ thuật hiện đại,
thuận lợi cho việc nối mạng nội bộ tại Văn phòng Công ty, cũng nh thông tin viễn
thông với các đơn vị trực thuộc. Do đó, thông tin kế toán đợc cung cấp khá kịp
thời.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:
( Xem trang bên)
13


Chú thích:


Trong đó:
- Kế toán trởng là ngời điều hành công việc chung, chỉ đạo, hớng dẫn và kiểm
tra công tác tổ chức kế toán theo đúng chế độ quy định của Nhà nớc.
- Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp số liệu để lập các báo cáo
tài chính.
- Kế toán tiền mặt theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt của công ty.

- Kế toán ngân hàng và thuế tiến hành các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng
và thực hiện nghĩa vụ về thuế đối với Nhà nớc.
14
Biểu 1.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
KT
Tiền
mặt
Kế toán trư
ởnG
KT
Ngân
hàng
và
Thuế
KT
Hàng
tồn
kho
Kế
toán
Công
nợ
Kế
toán
Tổng
hợp
P.Kế toán tại
CN Tp HCM,
CN Hải Phòng
Nhân viên kế

toán tại các CN
khác
KT
Tiền lư
ơng
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ cung cấp thông tin
- Kế toán hàng tồn kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá.
- Kế toán công nợ theo dõi tình hình thanh toán của công ty với khách hàng và
các nhà cung cấp từ đó xác định đợc số nợ còn phải thu cũng nh số nợ còn phải trả
của từng đối tợng.
- Kế toán Tiền lơng tính toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của cán bộ
công nhân viên toàn công ty.
Xuất phát từ đòi hỏi của tình hình kinh doanh ngày một lớn mạnh, số liệu
phát sinh ngày càng nhiều và phức tạp, Phòng kế toán đã đa phần mềm kế toán
Fast Accounting vào sử dụng với phiên bản hiện tại là Fast 2003.f. Phần mềm đợc
thiết kế theo đặt hàng của Công ty Vilexim, thích ứng với hình thức tổ chức bộ
máy kế toán, hoạt động kinh doanh riêng của Công ty Cổ phần XNK và hợp tác
đầu t Vilexim.
Giao diện của Fast Accounting tại Công ty Vilexim nh sau:
( Xem trang bên)
Biểu 1.4. Giao diện của Fast Accounting tại Công ty Vilexim
15
Trớc khi đa phần mềm kế toán Fast Accounting vào sử dụng, Phòng kế toán
Vilexim đã phải làm các công việc chuẩn bị phục vụ cho việc áp dụng phần mềm.
Các công việc đã thực hiện bao gồm:
- Xác định các yêu cầu về quản lý.
- Nghiên cứu cách thức tổ chức và xử lý thông tin của phần mềm kế toán;
- Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin.
- Xây dựng danh mục các từ điển trong phần mềm kế toán (danh mục đơn vị

cơ sở, danh mục tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng ).
- Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn.
16
- Khai báo về ngày bắt đầu của năm tài chính.
- Khai báo thông tin về ngày tính số d đầu kỳ.
- Xác định số d đầu kỳ; các số phát sinh luỹ kế.
- Xác định danh sách ngời dùng phần mềm, công việc và quyền truy nhập.
Các công việc chuẩn bị trớc khi sử dụng phần mềm kế toán đã đợc các cán bộ
nhân viên phòng Tài chính kế toán chuẩn bị cẩn thận và kỹ lỡng bởi mọi ngời đã
xác định đây là công việc vô cùng quan trọng, ảnh hởng sâu sắc tới việc khai thác
thông tin sau này có thuận lợi và hiệu quả hay không, tránh phải sửa chữa, làm đi
làm lại nhiều lần.
1.1.4.2. Quản trị ngời sử dụng.
Phần mềm kế toán Fast Accounting cho phép kế toán trởng có thể quản trị ng-
ời dùng, phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán thông qua
chức năng phân quyền. Chức năng này để khai báo những ngời sử dụng chơng
trình và phân quyền sử dụng chơng trình cho từng ngời sử dụng. Mỗi nhân viên kế
toán đợc cung cấp một tên và mật khẩu đăng nhập riêng để sử dụng chơng trình.
Ví dụ, để phân công nhân viên Nguyễn Thị Nh Trang phụ trách kế toán hàng
tồn kho, cách làm nh sau:
- Chọn menu Hệ thống bằng cách kích chuột trái hoặc ấn phím Enter sau
đó chọn tiếp menu Quản lý ngời sử dụng rồi vào menu Khai báo ngời sử
dụng và phân quyền
Biểu 1.5. Khai báo ngời sử dụng và phân quyền truy nhập
17
- Trên màn hình khai báo kích chuột vào nút Thêm NSD rồi tiến hành nhập
dữ liệu tuần tự nh sau:
+ Tên: TRANG
+ Tên đầy đủ: Nguyễn Thị Nh Trang
+ Mật khẩu: Nhập mật khẩu bất kỳ giả sử là 123, mật khẩu này chỉ cho

phép ngời đợc phân quyền và kế toán trởng truy cập vào phần kế toán hàng tồn
kho.
+ Sửa / xoá chứng từ : Đánh số 1 nếu kế toán trởng cho phép nhân viên này
đợc sửa và xoá chứng từ, nếu không cho phép đánh số 0.
+ Cuối cùng kích chuột vào nút Nhận để kết thúc khai báo.
- Tiếp theo sẽ tiến hành phân quyền cho ngời sử dụng bằng cách di chuyển con
trỏ màu xanh đến vị trí tên nhân viên Nguyễn Thị Nh Trang rồi kích chuột vào nút
Phân quyền, chọn cột Chức năng không đợc sử dụng, kích chuột để đánh dấu
phần Kế toán hàng tồn kho. Sau đó, kích vào nút Thêm quyền cuối cùng là
nút Nhận.
Chức năng phân quyền trong phần mềm Fast giúp kế toán trởng có thể kiểm tra
công việc của từng nhân viên và xác định đợc cụ thể trách nhiệm thuộc về ngời
nào khi xảy ra sai sót. Việc phân quyền rất đa dạng nh:
18
- Phân quyền cho từng ngời sử dụng đến từng chức năng (menu) của chơng
trình. Ví dụ: Đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả, nhân viên Trang chỉ đ-
ợc truy cập đầy đủ các menu Kế toán hàng tồn kho, Kế toán bán hàng và xác
định kết quả, Kế toán chi phí và lãi lỗ lô hàng và một số chức năng thuộc các
menu Hệ thống, Kế toán tổng hợp, Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay.
- Đối với phần nhập liệu, kế toán bán hàng đợc quyền tạo mới, sửa, xoá, xem
các chứng từ.
- Đối với các giao dịch, danh mục từ điển chơng trình luôn lu lại ngày, giờ và
mã của ngời tạo giao dịch hoặc danh mục từ điển cũng nh ngày, giờ và mã của ng-
ời thực hiện sửa chữa lần cuối cùng. Nhờ đó có thể xác định trách nhiệm cụ thể
thuộc về nhân viên nào khi xảy ra sai sót.
Các phần hành kế toán trong chơng trình Fast Accounting có mối liên hệ
chặt chẽ với nhau (Xem sơ đồ), bao gồm:
- Phân hệ Kế toán tổng hợp: Chức năng để cập nhật các chứng từ chung, liên
kết số liệu với các phân hệ khác để lên báo cáo tài chính và sổ sách kế toán.
- Phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay: Theo dõi thu chi và thanh toán

liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay.
- Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu để quản lý bán hàng và công
nợ phải thu.
- Phân hệ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả để quản lý bán hàng và công
nợ phải trả.
- Phân hệ Kế toán hàng tồn kho để quản lý nhập xuất tồn kho hàng hoá, tính
giá hàng tồn kho.
- Phân hệ Kế toán chi phí và lỗ lãi lô hàng : Tập hợp chi phí và phân bổ chi
phí, xác định kết quả lãi lỗ theo từng lô hàng.
- Phân hệ Kế toán tài sản cố định : Quản lý TSCĐ về nguyên giá, giá trị còn
lại, giá trị khấu hao, bộ phận sử dụng
- Báo cáo thuế : Phục vụ lên các báo cáo thuế dựa trên các số liệu đợc cập nhật
ở các phân hệ khác.
19
- Báo cáo tài chính : Cung cấp các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ
Tài chính, tạo các mẫu Báo cáo Tài chính riêng để phục vụ kế toán quản trị nội bộ
doanh nghiệp.
Các phần hành kế toán đợc giao cho từng bộ phận kế toán tơng ứng trong
Phòng kế toán:
- Phân hệ kế toán Tiền mặt, tiền gửi và tiền vay do bộ phận Kế toán tiền mặt và
bộ phận Kế toán thanh toán với Ngân hàng đảm nhiệm.
- Các phân hệ Kế toán Hàng tồn kho, Kế toán mua hàng và công nợ phải trả;
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu do bộ phận Kế toán hàng hoá và bộ phận
Kế toán Công nợ phải trả.
- Bộ phận Kế toán tổng hợp đảm nhiệm phân hệ Kế toán tổng hợp; Chi phí và
lãi lỗ lô hàng, Kế toán TSCĐ, Báo cáo Tài chính
Giữa các bộ phận trong phòng kế toán thờng xuyên có sự trao đổi, kiểm tra đối
chiếu lẫn nhau trong quá trình xử lý hạch toán chứng từ ban đầu.
Mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast Accounting đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
( Xem sơ đồ trang bên)

20
Ghi chú:

21
Số liệu cập nhật được lưu ở phân hệ của mình
Số liệu cập nhật được chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp
Số liệu cập nhật được chuyển sang phân hệ khác tùy theo từng trư
ờng hợp cụ thể.
Báo cáo bán
hàng, SCT
công nợ
Báo cáo mua
hàng, SCT
công nợ
Thẻ kho,
NXT
Thẻ TSCĐ,
Bảng tính khấu
hao
Sổ quỹ tiền
mặt, tiền gửi
NH
T
ổ
n
g
H
ợ
p
Vốn bằng tiền

Phiếu thu, phiếu chi
Báo nợ, báo có
Bán hàng&Phải thu
Hóa đơn, ctừ phải thu
Nghiệp vụ khác
Bảng kê, Bảng phân
bổ, Phiếu kế toán
Tài sản cố định
Hàng tồn kho
PN,PX, Cuyển kho
Mua hàng&Phải trả
Hóa đơn, ctừ phải trả
SCT tài khoản,
Sổ cái TK,
CTGS,
Báo cáo Quản
trị
Báo cáo thuế
Báo cáo chi phí
và giá thành
Báo cáo Tài
chính
Biểu 1.6. Sơ đồ mối liên hệ giữa các phân hệ trong Fast
Accounting
1.1.5.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Vilexim.
1.1.5.1. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty.
Công ty Vilexim thờng xuyên cập nhật, nắm bắt kịp thời và có hệ thống
những Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp Kê thay đổi trong chế độ kế toán-
tài chính doanh nghiệp và vận dụng các chuẩn mực kế toán mới vào các phần hành
kế toán của đơn vị mình. Công ty Vilexim hiện đang thực hiện theo Quyết định số

15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: tính theo năm dơng lịch, bắt đầu từ ngày 01/01đến ngày
31/12 hàng năm.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp
kê khai thờng xuyên.
- Phơng pháp tính thuế GTGT: Tính Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
- Phơng pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ: Căn cứ vào kêt quả kiểm kê
định kỳ.
- Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào thời gian sử dụng hữu ích
hoặc tỷ lệ Khấu hao TSCĐHH, TSCĐVH theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC
ngày 12/12/2003.
1.1.5.2. Hệ thống chứng từ kế toán.
Trong phạm vi quy định của Bộ trởng Bộ Tài chính ban hành Chế độ Kế toán
doanh nghiệp và các văn bản hớng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên, Công ty
Vilexim áp dụng hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn nhằm phù hợp với đặc điểm
kinh doanh và vân dụng phần mềm kế toán của Công ty.
Phần mềm kế toán Fast đang áp dụng tại Công ty Vilexim, các chứng từ đợc Fast
tự động mã hoá cho từng loại chứng từ, quy định cho từng màn hình cập nhật
chứng từ và không đợc sửa. Mã chứng từ có tác dụng giúp chơng trình nhận biết đ-
ợc dữ liệu, thông tin trên các báo cáo đợc cập nhật từ giao diện màn hình nào, từ
phân hệ nào.
Tên của chứng từ đợc chơng trình khai báo tự động. Tuy nhiên, ngời sử
dụng có thế sửa lại cho phù hợp bằng cách vào menu Hệ thống => Danh mục
từ điển và tham số tuỳ chọn => Khai báo các màn hình nhập chứng từ. Muốn
22
sửa chứng từ nào chọn chứng từ đó rồi ấn phím F3 để sửa trên màn hình, nh dới
đây:
Biểu 1.7. Sửa các thông số của mã chứng từ
Mã chứng từ mẹ để khai báo cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi
khi thêm một chứng từ mới thì chơng trình tự động đánh số tăng thêm 1. Trong tr-

ờng hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhng lại có cùng một hệ thống
đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có cùng một mã chứng từ mẹ
cho chơng trình nhận biết để đánh số tự động. Mã chứng từ mẹ là mã một chứng từ
nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trờng hợp màn hình có hệ thống đánh số
thứ tự riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với mã chứng từ trong danh mục chứng từ

23
Mã chứng từ Tên chứng từ
PT1 Phiếu thu tiền mặt
PTA Phiếu thu tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)
PC1 Phiếu chi tiền mặt
PCA Phiếu chi tiền mặt ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)
BC1 Giấy báo có của ngân hàng (thu)
BCA Giấy báo có ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)
BN1 Giấy báo nợ của ngân hàng (chi)
BNA Giấy báo nợ ngoại tệ (tỷ giá hạch toán)
PNA
Phiếu nhập kho (nhập mua)
PNB Phiếu nhập mua nhập khẩu
PNC
Phiếu nhập tiền chi phí
PND Phiếu nhập kho (nội bộ)
PNE Phiếu nhập điều chuyển
PNF Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
HAD Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
PXD Phiếu xuất kho
PXE Phiếu xuất điều chuyển
PXF Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp
PXH PX chênh lệch (tự động) giá hàng tồn kho
HD1 Hoá đơn dịch vụ

HD9 Ctừ phải thu khác, ctừ bù trừ công nợ
PN1 Hoá đơn mua dịch vụ
PN2 Phiếu thanh toán tạm ứng
PN9 Ctừ phải trả khác, ctừ bù trừ công nợ
PK1 Phiếu kế toán tổng hợp
PK3 Bút toán kết chuyển tự động
PK4 Bút toán phân bổ tự động
PK5 Bút toán phân bổ khấu hao
PK8 Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
HD0 Hoá đơn phải thu đầu kỳ
PN0 Hoá đơn phải trả đầu kỳ
T02 Hoá đơn giá trị gia tăng đầu ra
T03 Hoá đơn giá trị gia tăng đầu vào
Một số mã chứng từ do Fast Accounting tại Vilexim tự động khai báo
1.1.5.3. Hệ thống tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản là xơng sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Mọi thông
tin kế toán đều đợc phản ánh trên các tài khoản. Vì vây, việc xây dựng hệ thống tài
khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin về sau, đặc
biệt là trong điều kiện tổ chức kế toán máy.
24
Dựa theo Quyết định 1141- TC/CĐKT ngày 01.11.1995 của Bộ trởng Bộ
Tài chính_Đã sửa, đổi bổ sung theo các văn bản mới nhất của Bộ Tài chính: Công
ty Cổ phần XNK và Hợp tác đầu t Vilexim đã xây dựng hệ thống tài khoản kế toán
theo nguyên tắc phân cấp tài khoản: Một tài khoản mẹ (TK bậc 1) sẽ bao gồm các
tài khoản con (bậc 2,3,4 ). Chẳng hạn, tài khoản 131 Phải thu của khách hàng
(TK mẹ) tại công ty Vilexim đợc phân cấp nh sau:
Tài khoản Tên tài khoản Tk mẹ Bậc
131 Phải thu của khách hàng 1
1311 Phải thu của khách hàng trong nớc 131 2
131101 Phải thu của khách hàng trong nớc KD1 1311 3

131102 Phải thu của khách hàng trong nớc KD2 1311 3
131103 Phải thu của khách hàng trong nớc KD3 1311 3
131104 Phải thu của khách hàng trong nớc Phòng TCMN 1311 3
131105 Phải thu của khách hàng trong nớc VP Cty 1311 3
1312 Phải thu của khách hàng nớc ngoài 131 2
131201 Phải thu của khách hàng nớc ngoài KD1 1312 3
131202 Phải thu của khách hàng nớc ngoài KD2 1312 3
131203 Phải thu của khách hàng nớc ngoài KD3 1312 3
131204 Phải thu của khách hàng nớc ngoài Phòng TCMN 1312 3
131205 Phải thu của khách hàng nớc ngoài VP Cty 1312 3
TK 131 đợc khai báo sử dụng tại Vilexim
Để quản lý danh mục tài khoản ta tìm đến menu theo đờng dẫn Kế toán
tổng hợp => Danh mục từ điển =>Danh mục tài khoản. Cửa sổ danh mục tài
khoản cho phép thực hiện một số thao tác nh: Xem thông tin tài khoản (bấm phím
F2); Sửa nội dung tài khoản (F3), Thêm tài khoản (F4); Đổi tài khoản (F6) hoặc
xoá các tài khoản không sử dụng (F8)
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tai Công ty Vilexim (Xem phần phụ lục
kèm theo)
1.1.5.4. Hệ thống sổ kế toán.
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán xác
định hình thức kế toán; mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ
thống hóa thông tin kế toán khác nhau.
25