104 Kế toán vật liệu tại Công ty Xây dựng công trình giao thông 810

Lời nói đầu
Để tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải có đầy
đủ ba yếu tố cơ bản: lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động. Vật liệu là một t
liệu lao động, là cơ sở và là bộ phận chủ yếu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm
vì vậy nó là yếu tố không thể thiếu đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi
doanh nghiệp.
Để hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiến hành một cách có hiệu quả, doanh
nghiệp không những chỉ đơn giản là có và sử dụng vật liệu mà điều quan trọng là phải
sử dụng có hiệu quả, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngng trệ sản xuất hay thừa vật
liệu gây ứ đọng vốn bởi vì chi phí vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản
phẩm. Muốn vậy phải có chế độ quản lý thích đáng và toàn diện đối với vật liệu từ khâu
cung cấp đến khâu sử dụng vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Hiệu quả quản lý vật liệu
quyết định hiệu quả sử dụng vốn lu động và chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp. Vì
vậy nhất thiết phải xây dựng đợc chu trình quản lý vật liệu một cách khoa học. Điều đó
không chỉ có ý nghĩa về mặt kế toán là giúp cho hạch toán vật liệu đợc chính xác mà
còn là một vấn đề có ý nghĩa thực tiễn ở tầm vĩ mô góp phần nâng cao hiệu quả sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong điều kiện tồn tại sản xuất hàng hóa, vật liệu đợc xác định là một bộ phận
của chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá trị sản phẩm, do đó việc hạch toán
chính xác chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng. Nó giúp
cho việc xác định giá thành sản phẩm đợc chính xác, giúp cho ban lãnh đạo có sự nhìn
nhận, đánh giá đúng đắn nguyên nhân của sự tăng giảm giá thành sản phẩm, từ đó có
biện pháp phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá thành để thu lợi nhuận cao và quyết định sự
phát triển của doanh nghiệp.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, trong nền kinh
tế thị trờng có sự cạnh tranh gay gắt Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 cũng
đứng trớc một vấn đề bức xúc là làm sao để quản lý vật liệu có hiệu quả nhất.. Chi phí
nguyên vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 75% đến 80% giá trị xây dựng đồng thời là bộ
phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát
những biến động về vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất đồng
thời tìm đợc phơng hớng để đa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt vừa đúng

chế độ chung nhng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanh nghiệp. Thời gian qua
Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói
riêng, tuy nhiên không phải là đã hết những mặt tồn tại, vớng mắc đòi hỏi phải tìm ra
phơng hớng hoàn thiện.
1
Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty Xây
Dựng công trình giao thông 810 thấy đợc tầm quan trọng của vật liệu và những vấn đề
cha đợc hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu, đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các
cán bộ phòng kế toán và sự hớng dẫn của thầy giáo Nguyễn Quốc Trân em đã lựa chọn
và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: Kế toán vật liệu tại Công ty xây dựng
công trình giao thông 810.
Nội dung của đề tài gồm ba phần:
Phần I: Lý luận chung về hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.
Phần II: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu tại Công ty Xây
Dựng công trình giao thông 810.
Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán
vật liệu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810.
Do trình độ và thời gian có hạn nên khóa luận này không tránh khỏi những thiếu
sót. Em mong nhận đợc sự giúp đỡ, góp ý kiến của các Thầy Cô giáo, các Cán bộ trong
phòng kế toán của Công ty để em ngày càng hoàn thiện kiến thức của mình.
2
Phần I
lý luận chung về hạch toán vật liệu ở doanh
nghiệp sản xuất.
I. Một số vấn đề cơ bản về tổ chức hạch toán nguyên vật
liệu.
1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò vị trí của nguyên liệu, vật liệu trong quá
trình sản xuất.
Vật liệu là những đối tợng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất và
là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật

liệu là tài sản dự trữ thuộc nhóm tài sản lu động và chi phí vật liệu thờng chiếm một tỷ
trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm.
Xét về mặt hiện vật thì vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham
gia vào quá trình sản xuất dới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc
thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Xét về mặt giá trị thì vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia
vào sản xuất vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất
kinh doanh trong kỳ.
Từ đặc điểm cơ bản của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệu
trong quá trình sản xuất. Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất cấu
thành nên thực thể của sản phẩm và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành
bình thờng. Do vậy kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hởng lớn nếu việc cung cấp
vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, chất lợng sản phẩm có đảm bảo đợc hay
không phụ thuộc rất lớn vào chất lợng vật liệu. Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong
toàn bộ chi phí sản xuất (nh trong giá thành sản xuất công nghiệp cơ khí từ 50% đến
60%, trong giá thành sản xuất công nghiệp chế biến chiếm tới 80%,trong giấ thành sản
xuất công nghiệp nhẹ chiếm 70%). Do vậy cả số lợng và chất lợng sản phẩm đều bị
quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu vật liệu phải có chất lợng cao, đúng quy
cách, chủng loại, chi phí vật liệu đợc hạ thấp, giảm mức tiêu hao vật liệu thì sản phẩm
sản xuất ra mới đạt yêu cầu, giá thành hạ, số lợng sản phẩm tăng nhằm thoả mãn nhu
cầu của khách hàng. Chất lợng cao, giá thành hạ làm cho doanh nghiệp có thể đạt đợc
lợi nhuận cao có thể cạnh tranh trong điều kiện kinh tế thị trờng. Từ đó cho thấy việc
tiết kiệm chi phí vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành.
3
2. Yêu cầu quản lý vật liệu và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất.
Quản lý là tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Quản lý vật liệu là
công việc không thể thiếu đợc trong bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào. Tuy nhiên, do
trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phơng pháp quản lý cũng có những
mặt khác nhau. Muốn đạt đợc mức hạ giá thành, giảm chi phí sản xuất thì phải quản lý

chặt chẽ vật liệu và đó là yếu tố khách quan, yêu cầu trong kinh doanh của nền kinh tế
thị trờng nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấp vật liệu không
ổn định, do đó yêu cầu của công tác quản lý vật liệu phải quản lý ở tất cả các khâu từ
khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng.
- ở khâu thu mua: Phải đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp
lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tam tới chi phí thu
mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa.
- ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính
chất lý hóa của mỗi loại vật liệu, tức là phải tổ chức sắp xếp những loại vật
liệu có cùng tính chất lý hóa giống nhau vào một nơi, tránh việc để lẫn lộn với
nhau làm ảnh hởng đến chất lợng của nhau.
Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý cho dễ nhập, dễ xuất, dễ kiểm
tra, tránh h hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn.
- ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối
thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị
ngừng trệ cũng không đây ứ đọng vốn.
- ở khâu sử dụng: Cần phải ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng.
Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi.
Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế, tài chính của các doanh
nghiệp, trong đó có kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và
sử dụng vật liệu. Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình
hình thu mua, vận chuyển và bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Để thực
hiện đợc vai trò, nhiệm vụ của mình thì kế toán vật liệu phải đảm bảo những yêu cầu
sau:
- Kế toán vật liệu cần phải tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và
trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình
nhập xuất tồn kho vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đã mua và nhập kho.
4
- áp dụng đúng các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo

dõi tình hình biến động, tồn kho của từng loại vật liệu.
- Thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật
liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa,
thiếu, ứ đọng, kém hay mất phẩm chất nhằm hạn chế thiệt hại có thể xẩy ra.
- Phải tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị vật liệu thực tế đa vào sử
dụng và tiêu hao, phân bổ cính xácgiá trị vật liệu sử dụng cho các đối tợng
tính giá thành.
- Định kỳ phải kiểm kê và đánh giá lại vật liệu.
- Phải phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu.
3. Điều kiện tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.
Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng,
đòi hỏi các doanh nghiệp phải bảo những điều kiện nhất định.
Trớc hết doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, bến bãi để bảo quản vật liệu kho
phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân đo, đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ
kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực
hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu
trong kho phải tuân theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập
xuất và theo dõi kiểm tra.
Bên cạnh đó phải xây dựng định mức dự trữ, xác định lợng cần thiết, tối đa, tối
thiểu cho sản xuất, xây dựng mức tiêu hao vật liệu trong sử dụng và mức hao hụt hợp lý
trong vận chuyển và bảo quản là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán
vật liệu.
Mặt khác, cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu,
thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết theo đúng
chế độ quy định. Đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật liệu.
4. Phân loại nguyên vật liệu.
Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau
nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu căn cứ
vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tợng

lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh sắt, thép
trong nhà máy chế tạo cơ khí, bông trong nhà máy dệt, vải trong các doanh
nghiệp may. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục chế
5
biến nh sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu
chính.
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất
chế tạo sản phẩm, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu
sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các t
liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức nh thuốc
nhuộm, thuốc tẩy, hồ dán, xà phòng, dầu nhờn. . .
- Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí nh xăng dầu, than, củi, hơi đốt
dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phơng tiện, máy
móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (vật kết
cấu, công cụ, khí cụ. . .) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho
xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (gạch, sắt, vải vụn).
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì,
vật đóng gói, các loại vật t đặc trng.
Ngoài ra để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành thờng
xuyên, liên tục, không bị gián đoạn và quản lý chặt chẽ thì phải xây dựng sổ danh điểm vật
liệu. "Sổ danh điểm vật liệu" (Biểu số 1) bao gồm nhiều loại nguyên vật liệu đợc chia thành
từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu và đợc xây dựng trên cơ sở số hiệu của loại
nguyên vật liệu:
Biểu số 1
Sổ danh điểm vật liệu

Loại: nguyên vật liệu chính
Ký hiệu: 1521
Ký hiệu Tên nhãn hiệu,
quy cách vật
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Ghi chú
Nhóm VLiệu Danh điểm vật
liệu
1521-01 1521-01-001
1521-01-002
Đá 4 x 6
Đá 1 x 2
m
3
m
3
1521-02 1521-02-001
1521-02-002
. . . . . .
6
ý nghĩa mã số: Đá là nguyên vật liệu chính trực tiếp, đá 4 x 6 là vật liệu thứ nhất
thuộc nhóm đá.
II. Nội dung tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu.
1. Tổ chức chứng từ.
Các hoạt động nhập xuất kho vật liệu luôn xẩy ra trong các doanh nghiệp sản
xuất. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật
liệu, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác

theo đúng mẫu biểu quy định. Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để tiến
hành ghi chép trên thẻ kho, trên sổ kế toán, để kiểm tra, giám sát tình hình biến động,
tồn kho của từng loại vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả vật liệu, phục vụ kịp thời
đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
a. Thủ tục chứng từ nhập kho nguyên vật liệu có thể đợc trình bày trên sơ đồ
sau:
Sơ đồ 1 - sơ đồ nhập kho vật liệu
Đơn đặt hàng (2a)
Hợp đồng mua hàng
(1) Hợp đồng Phiếu nhập vật t (3a)
mua hàng (2b) Phiếu nhập kho (4a)
Đơn đặt Phiếu
hàng (2c) kho (5)
Bộ phận cung ứng vật t nhằm đảm bảo cung cấp vật t thờng xuyên, kịp thời, đầy
đủ, đồng bộ cho sản xuất, nếu thấy có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng, bộ phận
mua hàng dựa vào nhu cầu đó để xét duyệt quyết định mua hàng. Sau đó đa đơn đặt
hàng cho ngời bán, hai bên lập hợp đồng mua hàng, giao một bản cho bộ phận cung
ứng và một bản cho kế toán thanh toán với ngời bán.
Khi vật liệu về đến doanh nghiệp, bộ phận cung ứng trên cơ sở hóa đơn, giấy báo
nhận hàng, biên bản kiểm kê vật t (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để lập
Phiếu nhập kho (Biểu số 2).
Tại kho, sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho.
Nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì
phải báo cho bộ phận cung ứng biết và lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với ngời
7
Bộ phận
mua hàng
Ngời bán
Nhu cầu
mua hàng

Bộ phận
cung ứng
Kho
Kế toán thanh toán
với ngời bán
Kế toán vật
t, hàng hóa
cung cấp. Thủ kho không đợc tự ý nhập kho những thứ vật liệu không ghi trên phiếu
nếu cha có ý kiến của bộ phận cung ứng.
Phiếu nhập kho khi đã có đầy đủ chữ ký của ngời phụ trách cung ứng, ngời giao
và ngời nhận, thủ kho gửi một bản thừa hoặc thiếu (nếu có) cho bộ phận cung ứng. Bản
còn lại sau khi ghi vào thẻ kho đợc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán, còn hợp đồng
của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ
phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu.
Bộ phận kế toán thanh toán với ngời bán, đối chiếu hợp đồng mua hàng, đơn đặt
hàng và phiếu nhập kho, sau đó ghi chi tiết trên sổ thanh toán với ngời bán - TK 331.
Với vật liệu nhập kho từ các nguồn khác thì kế toán phải lập cac chứng từ kế toán
thích hợp.
Biểu số 2
Phiếu nhập kho Số. . .
Ngày . . .tháng. . .năm. . . Nợ. . .
Có. . .
Họ tên ngời giao hàng . . .
Theo số . . . ngày. . .tháng. . .năm . . .của. . .
Nhập tại kho. . .
Số
thứ
Tên, nhãn hiệu,
quy cách, phẩm
Mã

số
Đơn
vị
Số lợng Đơn
giá
Thành
tiền
Theo chứng từ Thực nhập
Cộng
b. Thủ tục chứng từ xuất kho.
Trong doanh nghiệp, vật liệu xuất dùng vào sản xuất kinh doanh ngoài ra còn có
thể xuất bán, xuất cho vay. . .bất cứ sử dụng mục đích gì đều phải thực hiện nghiêm
ngặt việc cân, đo, đong, đếm. Trên chứng từ phải ghi rõ mục đích sử dụng vật liệu. Việc
xuất kho có thể tổng quát theo sơ đồ:
8
Sơ đồ 2- sơ đồ xuất kho nguyên vật liệu.
Phiếu xuất vật t (1)
(2)
(3) (4)
(5)
Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật
liệu. Trong doanh nghiệp thờng sử dụng các chứng từ xuất kho sau:
- Phiếu xuất kho vật t đợc sử dụng trong các trờng hợp xuất kho vật liệu
không thờng xuyên với số lợng ít. Phiếu này đợc lập thành ba bản một bản
giao cho ngời lĩnh, một bản giao cho bộ phận cung ứng vật t và một bản thủ
kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, tính thành
tiền và ghi sổ. Do phiếu xuất vật t chỉ có hiệu lực một lần không phù hợp với
các trờng hợp sử dụng vật t nhiều phát sinh thờng xuyên trong tháng nên thay
bằng Phiếu xuất vật t theo hạn mức.
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức lập cho tháng nào thì có giá trị trong tháng

đó. Nếu dùng thừa thì lập Phiếu xuất nhập vật t.
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (Biểu số 3) sử dụng trong trờng hợp xuất
bán vật liệu, phiếu đợc lập thành ba liên (nhờ ngân hàng thu thì bốn liên).
- Phiếu xuất vật t thuê ngoài chế biến dùng khi xuất vật liệu thuê ngoài chế
biến, phiếu này đợc lập thành ba liên.
- Phiếu di chuyển nội bộ xuất vật liệu từ kho này sang kho khác của doanh
nghiệp.
9
Đội, xởng sản xuất
hoặc ngời mua
Ngời lĩnh
Bộ phận cung
ứng vật t
Kế toán vật t,
hàng hóa
Kế toán tiêu thụ
và thanh toán
Kho
Biểu số 3
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Ngày . . .tháng. . .năm. . . Quyển sổ. . .
(Liên. . .) Số:
Nợ. . .
Có . . .
- Họ tên ngời mua:
- Địa chỉ:
- Xuất tại kho:
- Địa chỉ giao hàng:
- Hình thức thanh toán:
- Số hiệu tài khoản:

st
t
Tên, quy cách, sản phẩm,
hàng hóa
Mã số đơn vị
tính
Số lợng đơn giá Thành
tiền
a B C d 1 2 3
Cộng
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): . . .
- Trong đó thuế: . .
- Thời gian và địa điểm bảo hành:. . .
- Ghi chú:. . .
2. Tổ chức tính giá vật liệu.
Về nguyên tắc vật liệu cần đợc tính theo giá thực tế tức là giá trị của vật liệu
phản ánh trên các sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất thiết phải
tính theo giá thực tế. Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ và thờng
xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán
vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán.
a. Tổ chức tính giá vật liệu nhập kho.
- Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hóa đơn của ngời
bán (bao gồm cả khoản thuế nhập khẩu và thuế khác) cộng với chi phí thu
mua thực tế nh chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí thuê kho bãi,
tiền phạt, bồi thờng, chi phí nhân viên. . .trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá
(nếu có). Chi phí thu mua vật liệu có thể tính trực tiếp vào giá thực tế của từng
loại vật liệu. Nếu liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân bổ chi phí thu
mua theo tiêu thức nhất định nh trọng lợng, giá trị . . .
10
- Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến gia công thì giá thực tế bao gồm: Giá

thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến.
- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến giá thực tế gồm giá giá trị thực tế
vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí liên quan nh tiền thuê gia
công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ. . .
- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh thì giá trị thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.
- Với phế liệu là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối
thiểu.
- Với vật liệu đợc tặng, thởng giá trị thực tế đợc tính theo giá thị trờng tơng đ-
ơng.
b. Tính giá vật liệu xuất kho.
Nh đã nói ở trên, khi tổ chức kế toán vật t ngời ta có thể dùng một trong hai cách
đánh giá vật t xuất kho theo giá thực tế hay theo giá hạch toán.
Hạch toán theo giá thực tế: Tuỳ theo đặc điểm của doanh nghiệp vào yêu cầu
quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thờng dùng các phơng pháp
sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán nếu có thay đổi phải giải thích
rõ ràng.
Phơng pháp đơn giá mua bình quân:
- Bình quân cả kỳ.
Theo phơng pháp này trớc tiên phải tính đơn giá mua bình quân của từng loại vật
liệu:
=

= x
Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá mua bình quân của vật liệu, có thể đó là giá bình
quân gia quyền (nếu cuối kỳ tính đơn giá bình quân) hay giá bình quân trớc mỗi lần
xuất (bình quân di động).
- Bình quân cuối kỳ trớc.
11
Đơn giá mua

bình quân
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lợng vật liệu thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Trị giá thực tế vật liệu
xuất dùng trong kỳ
Số lợng vật liệu xuất
dùng trong kỳ
Đơn giá mua
bình quân
Dùng giá bình quân gia quyền của kỳ trớc để ghi giá trị vật liệu xuất kho trong
kỳ báo cáo.
= x
= + -
Phơng pháp này đơn giản, dễ tính nhng không chính xác vì có thể kỳ báo cáo giá
vật liệu cao hơn so với kỳ trớc.
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc:
Phơng pháp này dựa trên giả thiết là số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất
hết số nhập trớc rồi mới đến số nhập sau theo giá trị thực tế của từng số hàng xuất. Còn
chi phí thu mua thì phân bổ một lần vào cuối kỳ. Tính theo phơng pháp này đợc thực
hiện thờng xuyên trong kỳ hạch toán và việc tính giá xuất tơng đối hợp lý, tuy nhiên
công việc ghi chép và theo dõi hạch toán chi tiết nhiều và phải tiến hành công phu nên
phơng pháp này chỉ thích hợp với những đơn vị có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập của
mỗi loại không nhiều.
Phơng pháp nhập sau xuất trớc:
Phơng pháp này giả định lô vật liệu nhập sau sẽ đợc xuất dùng trớc vì vậy giá
thực tế của vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở lợng xuất và giá thực tế của lần nhập
liền trớc. Phơng pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, giá
cả vật liệu tơng đối ổn định, tần suất nhập xuất vật liệu lớn.
Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này áp dụng với các vật liệu có giá trị cao, vật liệu đặc trng. Giá thực

tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng
lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần.
Phơng pháp tính giá trị vật liệu tồn cuối kỳ:
Theo phơng pháp này đến cuối kỳ hạch toán tiến hành kiểm kê số lợng vật liệu
tồn kho, sau đó tính trị giá mua thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ theo đơn giá mua
lần cuối cùng trong kỳ đó.
= x
= + -
12
Trị giá thực tế vật liệu
tồn kho cuối kỳ
Số lợng vật liệu
tồn kho cuối kỳ
Đơn giá mua
lần cuối
Trị giá thực tế vật
liệu xuất dùng
Trị giá thực tế vật
liệu tồn đầu kỳ
Trị giá thực tế vật
liệu nhập trong kỳ
Trị giá vật liệu
tồn cuối tháng
Vật liệu xuất
dùng kỳ báo cáo
Số lợng xuất dùng
trong kỳ
Giá vật liệu thực tế
bình quân kỳ trớc
Vật liệu tồn

cuối kỳ báo cáo
Vật liệu tồn
đầu kỳ báo cáo
Vật liệu nhập
trong kỳ báo cáo
Vật liệu xuất
trong kỳ báo cáo
Phơng pháp này áp dụng đối với trờng hợp doanh nghiệp vận dụng hạch toán
hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Hạch toán theo giá hạch toán:
Đối với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thờng xuyên biến động, việc
nhập vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở lên phức tạp,
tốn nhiều công sức và có khi không thực hiện đợc. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên
sử dụng giá hạch toán. giá hạch toán là loại giá tơng đối ổn định, doanh nghiệp có thể
sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi cha tính
đợc giá thực tế của nó. Có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời
điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trớc. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt
khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày, nhng đến cuối tháng phải
tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển
dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán.
=
= x
3. Tổ chức vận dụng tài khoản.
Để tiến hành hạch toán vật liệu, kế toán sử dụng một hệ thống các tài khoản có
liên quan sau để thực hiện hạch toán. Tuy nhiên , tuỳ theo phơng pháp hạch toán tổng
hợp sử dụng là kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ mà các tài khoản này có ý
nghĩa, nội dung kinh tế khác nhau.
a. Tài khoản sử dụng khi áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Tài khoản 152-Nguyên liệu, vật liệu:
Tài khoản này dùng để theo dõi giá tri hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại

nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại,
nhóm, thứ vật t tuỳ theo yêu cầu của quản lý và phơng tiện tính toán.
Kết cấu của TK 152:
- Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ
nh mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng (với
phơng pháp kiểm kê định kỳ thì kết chuyển cuối kỳ).
- Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ
nh xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt, chiết khấu đợc hởng,
13
Hệ số giá
vật liệu
Giá thực tế của vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá hạch toán của vật liệu tồn kho đâù kỳ và nhập trong kỳ
Giá thực tế vật liệu xuất dùng
trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ)
Giá hạch toán của vật liệu xuất
dùng trong kỳ (tồn cuối kỳ)
Hệ số giá
vật liệu
Giá thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
giảm giá hay trả lại ngời bán (kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ theo
phơng pháp kiểm kê định kỳ).
- D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn đầu hay cuối tháng.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý TK 152 có thể đợc chi tiết theo các tiểu khoản sau:
+ 1521- Nguyên vật liệu chính.
+ 1522- Vật liệu phụ.
+ 1523- Nhiên liệu.
+ 1524- Phụ tùng thay thế.
+ 1525- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.
+ 1528- Vật liệu khác (phế liệu, vật t đặc chủng. . .)

Tài khoản 151-Hàng mua đang đi đờng:
Tài khoản này đợc sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng
cụ, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi cho ngời bán).
- Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật t, hàng hóa đang đi đờng cuối tháng cha về hoặc
đã về tới doanh nghiệp nhng đang làm thủ tục nhập kho (kết chuyển giá thực
tế vật t,hàng hóa đang đi đờng cuối kỳ nếu sử dụng phơng pháp kiểm kê định
kỳ).
- Bên Có: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật t đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay
chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng (kết chuyển
giá thực tế hàng đi đờng đầu kỳ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
- D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối tháng).
Tài khoản 331- Phải trả ngời bán:
Đợc dùng để phản ánh toàn bộ các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp vật t,
hàng hóa, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp, ngời nhận thầu xây dựng cơ bản. Ngoài ra,
TK 331 cũng đợc dùng để phản ánh số tiền đặt trớc, ứng trớc cho ngời bán. Khi sử dụng
tài khoản này, kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ, và không đợc bù trừ khi lên
bảng cân đối.
- Bên Nợ: Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp kể cả khoản ứng trớc,
chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, trị giá hàng mua trả lại.
- Bên Có:
14
+ Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ và ngời nhận thầu.
+ Giá trị hàng đã nhận liên quan đến tiền ứng trớc. Số tiền thừa ngời bán trả lại.
+ Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về cha có hoá đơn khi có
hóa đơn hoặc thông bóa giá chính thức.
- D Nợ: Số tiền đã ứng trớc hay trả thừa cho ngời bán, ngời nhận thầu.
- D Có: Số tiền còn nợ ngời bán, ngời nhận thầu.
Tài khoản 133- "Thuế GTGT đợc khấu trừ":
Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh số thuế GTGT mà doanh nghiệp đã trả

khi mua hàng hóa, dịch vụ đợc khấu trừ hay hoàn thuế. Tài khoản này đợc áp dụng đối
với những doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
- Bên Nợ: Số thuế GTGT đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ.
- Bên Có: Số thuế GTGT đợc khấu trừ hay hoàn trả.
D Nợ: Số thuế GTGT cha đợc khấu trừ.
Tài khoản này có 2 TK cấp 2:
TK 1331- Thuế GTGT đợc khấu trừ về hàng hóa, dịch vụ.
TK 1332- Thuế GTGT đợc khấu trừ về TSCĐ.
Tài khoản 621- Chi phí vật liệu trực tiếp":
Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng đối tợng tập hợp chi phí (phân xởng, bộ
phận sản xuất. . .).
- Bên Nợ: Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm.
- Bên Có:
+ Giá trị vật liệu xuất dùng không hết.
+ Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp.
Tài khoản 621 cuối kỳ không có số d. Tài khoản này cũng có thể đợc chi tiết
theo các tiểu khoản tơng tự nh tài khoản 152:
+ TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp.
+ TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp.
+ TK 6213: Chi phí nhiên liệu trực tiếp.
15
+ TK 6214: Chi phí phụ từng thay thế.
+ TK 6215: Chi phí vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.
+ TK 6218: Chi phí vật liệu khác.
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng, một số tài khoản liên
quan khác nh TK 111, 112, 141, 128, 222, 214, 311, 627,. . .
b. Tài khoản sử dụng áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Tài khoản 152 không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất trong kỳ mà chỉ
dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611
Mua hàng (nh phản ánh ở trên).

Tài khoản 611 Mua hàng dùng để phản ánh giá thực tế của số vật t, hàng
hóa mua vào, xuất ra trong kỳ. Kết cấu của TK 611 nh sau:
- Bên Nợ: phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa tồn
kho đầu kỳ, mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán trả lại.
- Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu, hàng hóa. . . xuất dùng, xuất bán, thiếu
hụt, chiết khấu đợc hởng. . . trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản 611 cuối kỳ không có số d do đã kết chuyển số tồn kho vào tài khoản
thích hợp và đợc chi tiết thành hai tiểu khoản:
+ TK 6111: Mua nguyên vật liệu.
+ TK 6112: Mua hàng hóa.
Ngoài ra cũng có các TK liên quan nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.
4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp,
hạch toán tổng hợp sự biến động vật liệu là sự ghi chép sự biến động về mặt giá trị của
vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành nguyên vật liệu
đợc hạch toán theo hai phơng pháp là kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ.
a. Phơng pháp kê khai thờng xuyên.
16
Sơ đồ 3 - Hạch toán nhập xuất vật liệu theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên
TK 151 TK 152 TK 621
SDĐK: x x x
Nhập kho hàng đi đờng Xuất dùng trực tiếp cho sản
kỳ trớc xuất chế tạo sản phẩm
TK 111,112,141,331,311 TK 627,641,642,214
Nhập kho do mua ngoài Xuất phục vụ quản lý SX
TK 133 bán hàng, QLDN, XDCB
Thuế GTGT
đợc khấu trừ
TK 411 TK 632, (157)

Nhận vốn góp liên doanh Xuất bán lại
cấp phát
TK 154 TK 154
Nhập kho do tự chế biến Xuất thuê ngoài gia
thuê ngoài chế biến, gia công công, chế biến
TK 128,228 TK 128, 222
Nhận lại vốn góp liên doanh Xuất góp vốn liên doanh
TK 142 TK 142
CLệch giảm CLệch tăng
TK 138 TK 138
Phát hiện thừa khi kiểm kê Phát hiện thiếu khi kiểm kê
TK 412 TK 412
Chênh lệch tăng do đánh giá lại CLệch giảm do đánh giá lại
TK 333 TK 331
Thuế nhập khẩu Chiết khấu mua hàng
đợc hởng
SDCK: xxx
Là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất,
tồn kho của từng loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các
chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu. Nh vậy, việc xác định giá trị nguyên vật liệu đợc
căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho, sau khi đã đợc tập hợp, phân loại theo các
đối tợng sử dụng để ghi vào sổ tài khoản và sổ kế toán. Phơng pháp này đợc áp dụng
trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
những mặt hàng có giá trị lớn nh máy móc, thiết bị, ôtô. . .tuy nhiên, quá trình hạch
17
toán phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức và ghi chép sổ sách, nhng phơng pháp này
phản ánh chính xác, giá trị nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập kho, xuất kho, đảm bảo
cân đối số lợng, thuận lợi cho việc phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất kho vào từng tài
khoản liên quan.
b. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

Phơng pháp này không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục tình hình nhập,
xuất, tồn kho vật liệu mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số
liệu kiểm kê định kỳ. Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán
tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu
tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức:
= + (-)
Chính vì vậy trên tài khoản tổng hợp không thể hiện đợc giá trị xuất dùng cho
từng đối tợng, các nhu cầu khác nhau và không thể biết đợc số mất mát, h hỏng, tham ô
(nếu có).
Phơng pháp này đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ chỉ
tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh các mặt
hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.
Nh vậy, xét theo góc độ kế toán chi tiết thì việc hạch toán chi tiết đối với vật liệu
trong các doanh nghiệp tiến hành theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và kiểm kê
định kỳ không có gì khác nhau, mà sự khác nhau ở đây là nhìn từ góc độ kế toán tổng
hợp (kế toán tài chính), việc mở các tài khoản, sổ kế toán để theo dõi chi tiết tình hình
nhập, xuất, xác định giá trị hàng tồn kho trên các tài khoản.
Mỗi doanh nghiệp có thể tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mình mà lựa chọn
phơng pháp hạch toán hàng tồn kho cho phù hợp. Việc lựa chọn phơng pháp nào cũng
phải đảm bảo tính nhất quán. Trong trờng hợp có sự thay đổi phải đợc giải thích rõ ràng
và chỉ thay đổi khi đã kết thúc niên độ kế toán.
Công thức tính gía thực tế vật liệu xuất dùng:
= + -

18
Trị giá hàng
xuất
Tổng trị giá
hàng nhập
Chênh lệch tri giá hàng

tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ
Giá thực tế vật
liệu xuất dùng
Giá thực tế vật
liệu tồn đầu kỳ
Giá thực tế vật liệu
nhập trong kỳ
Giá thực tế vật
liệu tồn cuối kỳ
Sơ đồ 4 - Hạch toán tổng hợp tăng- giảm vật liệu theo phơng
pháp kiểm kê định kỳ
TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153
Kết chuyển giá thực tế đầu kỳ Giá thực tế tồn cuối kỳ
TK 111,112 TK 331,111,112
Mua trả tiền ngay Chiết khấu mua hàng đợc hởng
TK 331,311,341 giảm giá, hàng mua phải trả
Số tiền đã Mua cha trả tiền TK 621
thanh toán trả bằng tiền vay Xuất dùng cho sản xuất
TK 133 kinh doanh
Thuế GTGT TK 632
đợc khấu trừ Xuất bán
TK 411 TK 138,111,334
Nhận vốn góp, cổ phần, cấp phát Thiếu hụt, mất mát
TK 412 TK 412
Đánh giá tăng Đánh giá giảm
c. Sổ kế toán đợc sử dụng trong kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu.
Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nớc ta hiện tồn tại
bốn hình thức sổ kế toán:
- Nhật ký sổ cái.
- Nhật ký chung.

- Nhật ký chứng từ.
- Chứng từ ghi sổ.
Mỗi hình thức có hệ thống sổ kế toán và trình tự hạch toán riêng thích hợp với
từng đơn vị cụ thể. Khi vận dụng phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt
động, yêu cầu quản lý và quy mô trình độ của doanh nghiệp.
5. Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu.
Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc có khối lợng lớn, là khâu hạch toán khá
phức tạp ở doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số l-
ợng, chất lợng của từng thứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Vì vậy việc tổ chức
kế toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau để sử dụng
các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ
kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán đảm bảo phù hợp với số
liệu ghi trên thẻ kho và sổ kế toán, đồng thời tránh đợc sự ghi chép trùng lặp không cần
thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu qủa vật liệu. Chính sự liên hệ
này đã hình thành nên các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu khác nhau. Kế toán
phải chọn lựa phù hợp với yêu cầu và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán trong doanh
nghiệp để vận dụng một trong ba phơng pháp sau.
19
a. Phơng pháp thẻ song song.
Phơng pháp này khá đơn giản và đợc áp dụng phổ biến ở nớc ta trong những năm
trớc năm 1970. Theo phơng pháp thẻ song song để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và
tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở phòng kế toán
phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.
Sơ đồ 5- Trình tự hạch toán vật liệu theo phơng pháp
thẻ song song
4
1 4

2 3
Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.

Ghi cuối tháng.
Đối chiếu, kiểm tra.
Trình tự hạch toán tại kho (1): Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho
thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào các "Thẻ kho" (Biểu số 4)liên quan và sau
mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng
từ ghi vào thẻ kho một dòng. Đối với phiếu xuất vật liệu hạn mức sau mỗi lần xuất thủ
kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi
một lần. Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu
thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau, hàng ngày
hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần. Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ
chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán.
Biểu số 4:
Thẻ kho
Ngày lập thẻ. . .
Tờ số . . .
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu:. . .
- Đơn vị tính:. . .
- Mã số: . . .
Số
tt
Chứng từ Diễn giảI Ngày nhập-
xuất
Số lợng Ghi
chú
Số Ngày Nhập Xuất Tồn
a B C d E 1 2 3 4
Trình tự hạch toán ở phòng kế toán (2): Kế toán sử dụng "Sổ thẻ kế toán chi tiết
vật liệu" (Biểu số 5) để ghi chép tình hình nhập xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và
giá trị cho từng danh điểm vật liệu tơng xứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hoặc
định kỳ 3 đến 5 ngày một lần, nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển

20
Chứng từ
nhập xuất
Thẻ kho
Sổ thẻ chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Sổ tổng
hợp
đến, nhân viên kế toán kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho với các
chứng từ có liên quan nh hóa đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển..
ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất kho đã
kiểm tra và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập xuất kho vào các thẻ
kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.
(3) cuối tháng sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho vào thẻ kế
toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh
điểm vật liệu. Số lợng vật liệu tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải đợc đối
chiếu khớp với số tồn ghi trên thẻ kho tơng ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu
phải đợc kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực.
(4) để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán tổng hợp sau khi đối chiếu với
thẻ kho của thủ kho kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu lập bảng tổng
hợp nhập xuất tồn kho vật liệu. Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kế
toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá vật liệu.
Biểu số 5:
Sổ chi tiết vật liệu
- Năm:. . .
- Tên tài khoản:. . .
- Tên kho:. . .
- Tên, quy cách vật liệu:. . .
- Đơn vị tính:. . .

Chứng từ Diễn
giảI
Tk
đ
đơn
giá
Nhập Xuất Tồn Ghi
chú
Sh Ngày Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
D đkỳ
Cộng
Phơng pháp này có u điểm là việc ghi chép sổ thẻ đơn giản dễ làm, dễ kiểm tra,
đối chiếu số lợng và phát hiện sai sót trong việc ghi chép quản lý chặt chẽ tình hình
biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo số lợng và giá trị. Tuy vậy phơng
pháp này cũng có nhợc điểm là việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán,
khối lợng ghi chép quá lớn nếu có nhiều chủng loại và tình hình nhập xuất diễn ra th-
ờng xuyên. Do vậy phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với những doanh nghiệp có
ít chủng loại vật liệu, tình hình nhập xuất kho hàng ngày không thờng xuyên, trình độ
nghiệp vụ kế toán và quản lý của doanh nghiệp không cao.
b. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Phơng pháp này cải tiến trên cơ sở phơng pháp thẻ song song.
Sơ đồ 6- Hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối
chiếu luân chuyển.
21
Tại kho, hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho để ghi sau chuyển giao
chứng từ cho kế toán để tính giá vật liệu nh phơng pháp trên.
Tại phòng kế toán: Không mở sổ kế toán chi tiết vật liệu mà thay vào đó chỉ mở
một quyển "Sổ đối chiếu luân chuyển" (Biểu số 6) để hạch toán số lợng và giá trị của
từng danh điểm vật liệu trong từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng

trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi
thứ chỉ ghi một dòng trong sổ.
Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho
của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán
tổng hợp.
Biểu số 6:
Sổ đối chiếu luân chuyển.
Số
tt
Tên
vật
liệu
đơn
vị
tính
Số d đầu
tháng 1
Luân chuyển tháng 1 Số d đầu
tháng 2
Nhập Xuất
Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
áp dụng phơng pháp này công việc ghi chép chi tiết của kế toán đợc giảm nhẹ
nhng toàn bộ công việc bị dồn vào cuối tháng, cho nên việc hạch toán và lập báo cáo
hàng tháng thờng bị chậm trễ. Các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp này thờng có đặc
trng là chủng loại vật liệu phong phú, mật độ nhập xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán
và quản lý tổng hợp lao động kế toán không đủ để thực hiện đối chiếu thờng xuyên.
c. Phơng pháp sổ số d.
Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi
tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán
nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở kết hợp đó ở

kho chỉ hạch toán về số lợng còn phòng kế toán hạch toán về mặt giá trị, xoá bỏ đợc
việc ghi chép trùng lặp ở hai nơi, tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của
kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.
Sơ đồ 7- Hạch toán chi tiết vật liệu

22
Sổ thẻ kho
Chứng từ nhập
Bảng kê nhập
Chứng từ xuất
Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Sổ tổng
hợp
Chứng từ nhập Sổ thẻ kho (số lợng ) Chứng từ xuất


Tại kho: Giống các phơng pháp trên định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập
hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật liệu quy định. Sau đó
lập "Phiếu giao nhận chứng từ" (Biểu số 7) và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ
nhập xuất kho vật liệu. Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lợng vật liệu tồn kho cuối
tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số d. "Sổ số d" (Biểu số 8) đợc kế toán mở
cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để
ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thờng xuyên hay định kỳ
xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận
chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ:
Biểu số 7:
Phiếu giao nhận chứng từ

Từ ngày . . . đến ngày . . . tháng. . .năm. . .
Nhóm vật liệu Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền
Ngày . . .tháng. . .năm . . .
Ngời nhận. . . Ngời giao. . .
23
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
Sổ số d
Bảng luỹ kế
nhập (tiền)
Bảng kê tổng hợp
nhập, xuất, tồn
Bảng luỹ kế
xuất (tiền)
Sổ tổng hợp
Biểu số 8:
Sổ số d
Năm. . .
Kho . . .
Sổ danh
điểm
Tên vật
liệu
đơn vị
tính
định mức
dự trữ
Số d đầu năm Số d cuối tháng Ghi
chú
Lợng Tiền Lợng Tiền

Tại phòng kế toán: Nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho vật liệu và phiếu giao
nhận chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Sau
đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ
nhập xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận
chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá kế toán ghi vào "Bảng
luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu" (Biểu số 9). Bảng này đợc mở cho từng kho, số cột
trong các phần nhập xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống
kho nhận chứng từ.
Biểu số 9:
Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu
Tháng. . .năm . . .
Kho. . .
Nhóm
vật
Tồn
đầu
Nhập Xuất Tồn cuối
tháng
Từ ngày. .
đến ngày. .
Từ ngày. .
đến ngày. .
Từ ngày. .
đến ngày. .
Từ ngày. .
đến ngày. .
Sổ tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng kê luỹ kế đợc sử dụng để
đối chiếu với số d bằng tiền trên sổ số d và với bảng kê tính gía vật liệu của kế toán
tổng hợp.
Phơng pháp này có u điểm là giảm bớt khối lợng ghi sổ kế toán công việc đợc

tiến hành đều trong tháng. Tuy nhiên do kế toán cha ghi số liệu liên quan nên không thể
biết trớc số hiện có và tình hình tăng, giảm của từng loại vật liệu mà phải xem số liệu
trên thẻ kho. Ngoài ra việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn rất khó khăn.
24
Phần II
Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu tại
Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810
I. Tình hình và đặc điểm chung của Công ty Xây Dựng công
trình giao thông 810.
1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh, quá trình hình thành phát triển.
Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 là một doanh nghiệp nhà nớc thành
lập lại theo quyết định số 4897/QĐ- TCCBLĐ ngày 27/11/1995 của Bộ trởng Bộ giao
thông vận tải trên cơ sở đổi tên Công ty Xây Dựng công trình 810, thành lập theo quyết
định số 1097/QĐ- TCCBLĐ ngày 2/6/1993. Là đơn vị thành viên, hạch toán độc lập
thuộc Tổng Công ty Xây Dựng công trình giao thông 8 Bộ giao thông vận tải. Tiền thân
của Công ty là Xí nghiệp xây dựng đờng 210 đợc thành lập tháng 3 năm 1983 trên cơ
sở sát nhập Công ty đại tu đờng bộ 101 đợc thành lập tháng 7 năm 1967 trụ sở tại xã
Vĩnh Quỳnh, Thanh Trì Hà Nội và Công ty 302 trụ sở tại xã Kiêu Kỵ Gia Lâm Hà Nội
thuộc cục quản lý đờng bộ. Trụ sở của Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810
hiện nay tại xã Hoàng Liệt Thanh Trì Hà Nội.
Nhiệm vụ chính của Công ty là sửa chữa và xây dựng các công trình giao thông
trong phạm vi cả nớc, bao gồm các công việc chính:
- Nề, mộc, bê tông, cốt thép.
- Đào, đắp đất đá, san lấp mặt bằng, tạo bãi.
- Sửa chữa nhỏ xe máy thi công.
Thi công các loại công trình:
- Xây dựng, sửa chữa công trình giao thông các loại.
- Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng loại vừa và nhỏ phục vụ ngành
giao thông vận tải.
Công ty có vốn kinh doanh: 3.761 triệu đồng

Trong đó:
- Vốn cố định: 1.991 triệu đồng.
- Vốn lu động 1.770 triệu đồng.
25