130 Tổ chức kế toán vật liệu tại Xí nghiệp in I - Thông Tấn Xã Việt Nam

Luận văn tốt nghiệp
Mở Đầu
Lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Để đạt đợc mục tiêu
này doanh nghiệp phải đảm bảo sao cho chi phí sản xuất ra sản phẩm là thấp nhất, mà
cụ thể ở đây doanh nghiệp phải quan tâm đến hai yếu tố không thể thiếu trong quá
trình sản xuất ra sản phẩm: vật liệu (VL ).Vật liệu là cơ sở vật chất chủ yếu tạo nên
sản phẩm. Do vậy công tác kế toán VL có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh
nghiệp. Điều này sẽ góp phần tích cực cho quá trình sản xuất và giảm bớt đợc các chi
phí không đáng có của doanh nghiệp.
Xí nghiệp in I Thông Tấn Xã Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà nớc
chuyên về in các ấn phẩm nh sách, báo, tạp chí,... Mặc dù quy mô của doanh nghiệp
còn nhỏ nhng uy tín của công ty đang ngày càng đợc nâng cao, khách hàng đến với
công ty ngày càng nhiều, chủng loại in ấn cũng ngày càng đa dạng hơn. Để đáp ứng
đợc nhu cầu cho sản xuất đòi hỏi có rất nhiều loại vật t. Bởi vậy, công tác quản lý và
hạch toán VL tại XN khá phức tạp.
Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp in I Thông Tấn Xã Việt Nam, nhận
thức đợc tính quan trọng của công tác hạch toán VL và những vấn đề liên quan nên
em đã mạnh dạn chọn đề tài " Tổ chức kế toán vật liệu tại Xí nghiệp in I Thông
Tấn Xã Việt Nam để nghiên cứu.
Đề tài gồm ba phần:
Phần I- Lý luận chung về kế toán vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất.
Phần II- Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp in I
TTXVN
Phần III- Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Xí
nghiệp in I TTXVN.
Do thời gian hạn hẹp và trình độ còn hạn chế nên luận văn này sẽ không
tránh khỏi những sai sót khiếm khuyết về nội dung và hình thức. Em rất mong nhận đ-
ợc sự hớng dẫn, đóng góp ý kiến của các thầy cô và cán bộ nhân viên phòng tài vụ của
xí nghiệp in I TTXVN.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Ngọc Thạch cùng các thầy giáo
bộ môn khoa Kế toán và cán bộ kế toán xí nghiệp in I TTXVN đã giúp đỡ em hoàn

thành đề tài này.
Hà nội, tháng 4 năm 2002
1
Luận văn tốt nghiệp
ch ơng I
Lý luận chung về kế toán vật liệu tại doanh
nghiệp sản xuất
I- Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong
quá trình quản lý sản xuất kinh doanh
1- Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
1.1- Vật liệu
Một trong ba điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao động. Vật
liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh sắt, thép trong
doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp
đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc...
Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi
tham gia vào quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ
hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Xét về mặt giá trị, vật liệu khi xuất ra để sử dụng chuyển hết một lần vào chi phí.
1.2- Yêu cầu quản lý vật liệu
Để quản lý vật liệu đợc tốt phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu sau:
Trớc tiên, các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quảnVL. Kho phải
đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ
kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực
hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp xếp VL
trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất
và theo dõi kiểm tra.
Yêu cầu thứ hai là đối với mỗi loại VL phải xây dựng định mức dự trữ, xác định
rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng hợp thiếu VL
phục vụ sản xuất hoặc dự trữ VL quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng

định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao VL là điều kiện quan trọng để tổ
2
Luận văn tốt nghiệp
chức quản lý và hạch toán VL. Hệ thống các định mức tiêu hao VL không những phải
có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải không ngừng đợc cải tiến
và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
Cuối cùng cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật t,
thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết VL theo
đúng chế độ quy định. Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu VL, xây dựng
chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng VL trong toàn doanh
nghiệp và từng tổ, đội, phân xởng sản xuất.
1.3- Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh
Do VL thuộc loại tài sản lu động, giá trị VL thuộc vốn lu động dự trữ của
doanh nghiệp. VL thờng chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và tính giá
thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận
chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng VL trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan
trọng nhất của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, chỉ tiêu giá
thành, chỉ tiêu lợi nhuận, doanh lợi...
Kế toán nói chung là công cụ đắc lực của công tác quản lý kinh tế tài chính và
kế toán VL nói riêng là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật liệu.
Bởi vậy, tổ chức công tác hạch toán là điều kiện quan trọng không thể thiếu đợc
để quản lý VL, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần
thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện t-
ợng h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất
kinh doanh.
1.4- Nhiệm vụ của công tác kế toán vật liệu
Xuất phát từ vị trí, đặc điểm và yêu cầu quản lý VL, công tác kế toán VL có
các nhiệm vụ sau:
Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất l-

ợng và giá thành thực tế của VL nhập kho.
3
Luận văn tốt nghiệp
Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị VL xuất kho, kiểm
tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao VL.
Phân bổ hợp lý giá trị VL sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất
kinh doanh.
Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị VL tồn kho, phát hiện kịp
thời VL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp
xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
2- Phân loại và tính giá vật liệu
2.1- Phân loại vật liệu
Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một
đặc trng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán.
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, những vật liệu sử dụng cho quá trình sản
xuất kinh doanh thờng bao gồm nhiều loại khác nhau với những vai trò, công dụng
riêng. Do vậy phân loại vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức tốt công tác quản lý và
hạch toán vật liệu.
Có nhiều cách phân loại NVL khác nhau:
Căn cứ vào vai trò và công dụng:
Đây là cách phân loại vật liệu thông dụng nhất trong các doanh nghiệp. Cách
phân loại này dựa vào vai trò và công dụng thực tế của vật liệu trong quá trình sản
xuất kinh doanh để phân ra thành các loại vật liệu sau:

Nguyên liệu và vật liệu chính là những thứ mà sau quá trình gia công, chế
biến sẽ cấu thành nên hình thái vật chất cụ thể của sản phẩm (kể cả bán thành
phẩm mua vào):
+ Nguyên liệu: là những thứ cha qua chế biến công nghiệp nh mủ cao su, mía,
cà phê, quặng, than đá, dầu mỏ... dùng để tạo sản phẩm trong ngành công
nghiệp chế biến.

+ Vật liệu chính: là những thứ đã qua một hoặc công đoạn chế biến công
nghiệp nh sắt, đờng, vải...
4
Luận văn tốt nghiệp
Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, đợc sử
dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng
của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động
bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.

Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than bùn,
củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiện liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh
nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một
loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và
đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu
và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thờng. Bao gồm
dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng,
giẻ lau...

Phụ tùng thay thế là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng sửa
chữa tài sản cố định của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản,
bảo dỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định đòi hỏi các
doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế.

Vật liệu và thiết bị đầu t xây dựng cơ bản là các loại vât liệu và thiết bị
(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) phục vụ cho hoạt động
đầu t xây dựng cơ bản.

Vật liệu khác bao gồm :
+ Phế liệu : là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh hay
thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch,

sắt...)
+ Các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói,
các loại vật t đặc chủng...
Cách phân loại vật liệu nh trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản
xuất kinh doanh, tuy nhiên cũng có trờng hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh
nghiệp có lúc đợc sử dụng nh vật liệu chính, do đó khi phân loại vật liệu cần phải căn
cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng. Đồng thời, việc phân loại vật liệu theo tiêu
thức này sẽ giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp I, cấp II theo từng loại vật liệu
và theo dõi chi tiết từng loại nguyên, vật liệu về tình hình hiện có và sự biến động của
các loại vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
5
Luận văn tốt nghiệp
Từ đó có biện pháp cụ thể thích hợp trong tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các
loại vật liệu.
Căn cứ vào nguồn hình thành:
+ Vật liệu mua ngoài là những loại vật liệu do doanh nghiệp mua trên thị tr-
ờng đợc sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.
+ Vật liệu tự sản xuất là các vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và đợc sử
dụng ngay trong quá trình sử dụng của doanh nghiệp.
+ Vật liệu từ nguồn khác nh nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, tặng thởng...
Với cách phân loại này kế toán sẽ theo dõi đợc dễ dàng hơn tình hình nhập kho
nguyên vật liệu và tình hình thanh toán tiền mua nguyên vật liệu với ngời bán, từ đó
giúp cho việc tính giá vật liệu và định khoản chính xác, đáp ứng đợc yêu cầu đặt ra
với kế toán nguyên vật liệu.
Căn cứ vào quyền sở hữu:
+ Vật liệu tự có: gồm các loại vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
+ Vật liệu của bên ngoài: đó là các vật liệu nhận gia công chế biến hay giữ
hộ.
Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu giúp cho việc quản lý các loại vật liệu hiện
có của doanh nghiệp thuận tiện hơn và xác định rõ ràng trách nhiệm của doanh nghiệp

đối với các loại vật liệu.
Tóm lại, các cách phân loại vật liệu nh đã nêu ở trên đều phục vụ cho công tác
quản lý và hạch toán vật liệu. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cách phân loại phù
hợp với điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên
để quản lý tốt nguyên vật liệu thì ngoài việc phân loại, doanh nghiệp phải lập Sổ
danh điểm vật liệu . Sổ này dùng để thống nhất tên gọi, quy cách phẩm chất, đơn vị
tính, mã số, đơn giá hạch toán của các loại vật liệu.
2.2- Tính giá vật liệu
Tính giá VL là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán VL. Tính
giá VL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc
nhất định. Trong đó nguyên tắc cơ bản nhất trong công tác hạch toán VL ở các doanh
nghiệp công nghiệp là tính giá VL theo giá thực tế. Giá thực tế của VL là các loại giá
6
Luận văn tốt nghiệp
đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của
doanh nghiệp để tạo ra chúng. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng
(GTGT) theo phơng pháp trực tiếp mà giá thực tế có bao gồm cả thuế GTGT hay
doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ mà giá thực tế không bao
gồm thuế GTGT.
Trờng hợp VL có nhiều loại, nhiều thứ và thờng xuyên biến động trong quá
trình sản xuất kinh doanh mà công tác kế toán đòi hỏi phải phản ánh kịp thời tình hình
biến động và số liệu hiện có của VL thì có thể sử dụng giá hạch toán.
Việc tính giá VL đợc thực hiện chính xác giúp cho kế toán tính đúng, tính đủ
chi phí vào giá thành sản phẩm và xác định chính xác giá trị tơng ứng với số lợng VL
tồn kho.
2.2.1- Tính giá nhập vật liệu
Theo nguyên tắc chung, giá trị của VL nhập kho đợc xác định theo giá thực tế
và tuỳ thuộc vào nguồn nhập VL mà phơng pháp xác định cụ thể sẽ khác nhau:
Đối với VL mua ngoài
Giá thực tế Giá mua thuế Các chi phí Các khoản giảm giá

Vật liệu = ghi trên + nhập khẩu + thu mua - bớt giá, hồi khấu
nhập kho hóa đơn (nếu có) thực tế đợc hởng
Các chi phí thu mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên
thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lu
kho, lu hàng, lu bãi...
Trờng hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ giá thực tế
không bao gồm thuế GTGT; còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp
trực tiếp giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT.
Đối với VL tự sản xuất
Giá thực tế VL nhập kho tính theo giá thành sản xuất thực tế
Giá thực tế VL nhập kho = Giá VL xuất chế biến + Chi phí chế biến
Đối với VL thuê ngoài chế biến
7
Luận văn tốt nghiệp
Giá thực tế Giá Chi phí Chi phí
Vật liệu = Vật liệu + thuê + vận chuyển
nhập kho xuất chế biến chế biến bốc dỡ
Đối với VL nhận của nhà nớc cấp
Giá thực tế VLnhập kho chính là giá VL ghi trên biên bản bàn giao vốn
Đối với VL nhận của các bên góp vốn liên doanh, các cổ đông góp vốn
Giá thực tế VL nhập kho chính là giá do hội đồng định giá xác định
Đối với VL đợc tặng thởng, biếu tặng
Giá thực tế VL nhập kho đợc tính theo giá tham khảo trên thị trờng
Đối với VL là phế liệu thu hồi
Giá thực tế VL nhập kho có thể là giá kế hoạch hay ớc tính hay giá tham khảo
trên thị trờng.
Việc quy định rõ ràng trong tính giá VL nhập kho nh trên giúp cho kế toán xác định
đúng giá trị VL nhập kho hay xuất sử dụng ngay cho sản xuất.
2.2.2- Tính giá xuất vật liệu
Theo thông t số 149/2002/QĐ-BTC, chuẩn mực số 02 Hàng tồn kho quy

định phơng pháp tính trị giá vật liệu nh sau :
Việc tính giá VL xuất kho cũng tuân theo nguyên tắc tính theo giá thực tế nh
trong tính giá VL nhập kho. Tuy nhiên, khác với VL nhập kho tính giá theo nguồn
nhập, cách tính giá VL xuất kho phải còn tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp, từng ngành nghề, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ
kế toán trong các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các ph-
ơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải
thích rõ ràng.
8
Luận văn tốt nghiệp
Phơng pháp đơn giá thực tế bình quân
Theo phơng pháp này,sau mỗi lần nhập kho giá vốn thực tế bình quân
của đơn vị vật t, hàng hoá ( đơn giá thực tế bình quân ) đợc xác định theo công
thức sau :
Đơn giá Giá vốn thực tế hàng tồn kho +Giá vốn thực tế hàng nhập kho trong kỳ
thực tế = -----------------------------------------------------------------------------------
bình quân Số lợng hàng tồn kho đầu kỳ+Số lợng hàng nhập kho trong kỳ
Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo từng lần xuất đợc tính theo công
thức :
Giá vốn thực tế = Đơn giá thực tế x Số lợng hàng
hàng xuất kho bình quân xuất kho
Đơn giá thực tế bình quân đợc sử dụng để xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất
kho cho đến khi nhập lô hàng khác cần tính toán lại đơn giá thực tế bình quân
để tính giá vốn của hàng xuất kho tiếp theo. Việc xác định đơn giá thực tế bình
quân theo cách này còn đợc gọi là tính theo đơn gía thực tế bình quân liên
hoàn. Trong thực tế, đơn giá thực tế bình quân của vật t, hàng hoá có thể đợc
tính bình quân vào cuối kỳ hạch toán.
Phơng pháp đích danh
Theo phơng pháp này, hàng xuất kho thuộc lô nào thì lấy đúng đơn giá
nhập kho của chính lô hàng đó để tính giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Giá

vốn thực tế của hàng hiện còn trong kho đợc tính bằng số lợng từng lô hàng
hiện còn nhân với đơn gía nhập kho của chính từng lô hàng đó, rồi tổng hợp lại.
Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO)
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc dựa trên giả định là hàng nào nhập trớc sẽ đợc
xuất trớc và lấy đơn giá mua thực tế của lần nhập đó để tính trị gía hàng xuất kho. Trị
giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo số lợng hàng tồn kho và đơn giá của những lô
hàng nhập sau cùng.
Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này đợc dựa theo giả định hàng nào nhập sau thì đợc xuất trớc và trị
9
Luận văn tốt nghiệp
giá hàng xuất kho đợc tính bằng cách căn cứ vào số lợng hàng xuất kho, đơn giá của
những lô hàng mới nhất hiện có trong kho. Trị giá của hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính
theo số lợng hàng tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập cũ nhất và đơn gía của
những lô hàng nhập sau khi xuất lần cuối tính đến thời điểm xác định số tồn kho.
3- Kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
3.1- Chứng từ kế toán
Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật t để xác định
các chứng từ kế toán cần sử dụng doanh nghiệp. Thông thờng các doanh nghiệp sử
dụng các chứng từ bắt buộc sau:
Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT
Phiếu xuất kho - Mẫu số 02-VT
Thẻ kho - Mẫu số 06-VT
Biên bản kiểm kê vật t - Mẫu số 08-VT
Ngoài ra, tuỳ theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng
nh điều chuyển vật t nội bộ thì sử dụng thêm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ - Mẫu số 03-VT. Nếu vật t đợc sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có
thể sử dụng Phiếu xuất vật t theo hạn mức - Mẫu số 04-VT. Doanh nghiệp có thể sử
dụng các chứng từ nh: Biên bản kiểm nghiệm vật t - Mẫu số 05-VT, Phiếu báo vật
t còn lại cuối kỳ - Mẫu số 07-VT hay những chứng từ riêng của doanh nghiệp để có

thể có thêm những thông tin và chỉ tiêu cần thiết. Khi xuất bán vật t doanh nghiệp sử
dụng Hoá đơn bán hàng - Mẫu số 02/GTGT nếu tính thuế GTGT theo phơng pháp
trực tiếp hoặc Hoá đơn (GTGT) - Mẫu số 01/GTGT nếu tính thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ.
Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm
cụ thể cho từng ngời lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ
phận liên quan nh vật t, kế hoạch, tài vụ,... là rất quan trọng. Từ đó quy định từng
chứng từ vật t cụ thể đợc luân chuyển từ bộ phận phụ trách vật t đến thủ kho, kế toán
và bộ phận lu trữ chứng từ nh thế nào. Chuẩn bị tốt khâu hạch toán ban đầu về vật t sẽ
tạo thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết vật t.
10
Luận văn tốt nghiệp
3.2- Kế toán chi tiết vật liệu
Kế toán chi tiết VL là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ sự biến động
của VL về cả hiện vật và giá trị, từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho nhà quản lý và đ-
ợc thực hiện ở cả hai nơi: kho vật t và phòng kế toán. VL trong một doanh nghiệp th-
ờng có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra
ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán VL phải đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến
động của từng loại VL luôn luôn là một đòi hỏi cấp bách đối với những ngời làm công
tác kế toán. Để thực hiện tốt việc kế toán chi tiết vật liệu thì XN, cán bộ kế toán và thủ
kho phải áp dụng một trong ba phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu : Phơng pháp thẻ
song song ; Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phơng pháp sổ số d. Việc hạch
toán ở kho của cả ba phơng pháp đó nh sau :
Tại kho :
Dù XN thực hiện kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp nào thì toàn bộ công
việc kế toán chi tiết taị kho vật liệu đều đợc thực hiện trên Thẻ kho.
Thẻ kho là một loại sổ kế toán chi tiết đợc mở cho từng thứ, chủng loại vật liệu
và đợc sắp xếp theo từng kho tơng ứng với kết quả phân loại vật liệu. Hạch toán ở kho
chỉ chú trọng hạch toán về mặt giá trị. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất
vật liệu sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp ,đầy đủ của các chứng từ, thủ kho ghi

số lợng vật liệu thực nhập, thực xuất và thẻ kho sau đó sẽ tính ra số tồn kho cho từng
thứ, từng loại vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ hoặc cuối ngày thủ kho tập hợp và phân
loại các chứng từ nhập xuất rồi giao cho phòng kế toán thông qua phiếu giao nhận
chứng từ.
3.2.1- Phơng pháp thẻ song song
Tại phòng kế toán:
Kế toán phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm VL tơng ứng với
thẻ kho mở ở kho. Sổ, thẻ kế toán chi tiết VL có nội dung nh thẻ kho, chỉ khác là theo
dõi cả về giá trị của VL. Hàng ngày hay định kỳ 3, 5 ngày một lần, nhận đợc các
chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến nhân viên kế toán VL phải kiểm tra
chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan (nh Hoá
11
Luận văn tốt nghiệp
đơn mua hàng, Phiếu mua hàng, Hợp đồng vận chuyển...) ghi đơn giá hạch toán vào
phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập,
xuất kho đã kiểm tra và tính thành tiền kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất
kho vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết VL liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ
kho.
Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào sổ, thẻ
kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn
kho của từng danh điểm VL. Số lợng VL tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết
phải đợc đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tơng ứng. Mọi sai sót phát
hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực.
Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau
khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn cứ vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết
VL lập Bảng tổng hợp nhập, xuất và tồn kho VL. Số liệu của bảng này đợc đối chiếu
với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá VL.
Phơng pháp thẻ song song là một phơng pháp đơn giản, dễ làm tuy nhiên trong
điều kiện sản xuất lớn, áp dụng phơng pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng
lặp.

Quá trình hạch toán chi tiết VL theo phơng pháp thẻ song song có thể khái quát
theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1:
12
Luận văn tốt nghiệp

3.2.2- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một b-
ớc phơng pháp thẻ song song.
Tại phòng kế toán:
Thay bằng việc mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu chỉ mở một quyển Sổ đối chiếu
luân chuyển để hạch toán từng danh điểm vật liệu trong từng kho. Sổ đối chiếu luân
chuyển không ghi theo từng chứng từ nhập, xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối
tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểm
vật liệu. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi trên một dòng trên sổ đối chiếu luân
chuyển.
Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên Sổ đối chiếu luân chuyển để đối
chiếu với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sôt này để đối
chiếu với kế toán tổng hợp.
áp dụng đối chiếu tổng mức luân chuyển công việc ghi chép kế toán chi tiết
theo từng danh điểm vật liệu đợc giảm nhẹ nhng toàn bộ công việc ghi chép tính toán,
kiểm tra đều phải dồn vào ngày cuối tháng, cho nên công việc hạch toán và lập báo
cáo hàng tháng thờng bị chậm chễ.
Sơ đồ khái quát trình tự hạch toán theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
13
Thẻ kho
Sổ chi tiết VL
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Bảng tổng hợp nhập,

xuất, tồn kho VL
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Luận văn tốt nghiệp
Sơ đồ 2:
3.2.3- Phơng pháp sổ số d
Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi
tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán
nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán và trên cơ sở đó, ở kho chỉ
hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, xoá bỏ đợc
ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng
xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp
thời.
Tại phòng kế toán:
Nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán
tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan. Sau đó kế toán tính
giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho
theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ
vào phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất
và tồn kho vật liệu . Bảng này đợc mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất
nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho nhận chứng từ. Số
tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệu trên bảng luỹ kế đợc sử dụng để đối chiếu
với số d bằng tiền trên Sổ số d và với bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp.
Trình tự hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát theo sơ đồ:
Sơ đồ 3:
14
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất

Sổ đối chiếu
luân chuyển
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ nhập
Thẻ kho
Sổ số dư
Bảng luỹ kế
nhập-xuất-tồn kho VL
Bảng kê nhập
Chứng từ nhập
Bảng kê nhập
Luận văn tốt nghiệp
3.3- Kế toán tổng hợp vật liệu
Vật liệu là tài sản lu động của doanh nghiệp, nó đợc nhập xuất kho thờng
xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm của từng loại VL mà doanh nghiệp có các phơng
thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ
nhập, xuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều có cân đo đong đếm) nhng cũng có những
doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong
đếm, ớc lợng VL tồn kho cuối kỳ. Tơng ứng với hai phơng thức kiểm kê trên, trong kế
toán tổng hợp về VL nói riêng và hàng tồn kho nói chung có hai phơng pháp kê khai
thờng xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK).
3.3.1- Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp KKTX
Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi và phản ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ
thống tình hình nhập, xuất, tồn của vật t, hàng hoá trên sổ kế toán.
Trong trờng hợp áp dụng phơng pháp KKTX các tài khoản kế toán hàng tồn
kho nói chung và tài khoản VL nói riêng đợc dùng để phản ánh số hiện có, tình hình
biến động tăng giảm của vật t, hàng hoá. Vì vậy, vật t, hàng hóa tồn kho trên sổ kế
toán có thể đợc xác định vào bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật t, hàng hoá tồn kho, so
sánh đối chiếu với số liệu vật t, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch

phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
15
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng


Kiểm tra đối chiếu
Luận văn tốt nghiệp
Phơng pháp KKTX áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị th-
ơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
3.3.1.1- Kế toán tổng hợp nhập vật liệu theo phơng pháp KKTX
Tài khoản sử dụng
Để hạch toán quá trình thu mua, nhập, xuất kho VL theo phơng pháp KKTX,
kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+ TK 151-Hàng mua đang đi đờng
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại nguyên vật liệu, công cụ,
dụng cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi kho ngời
bán) hay đã về đến kho nhng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
Bên Nợ:
Giá trị hàng hóa, vật t đang đi trên đờng Bên Có:
Giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã về nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận
sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D Nợ:
Giá trị hàng hoá, vật t còn đang đi đờng, cha về nhập kho đơn vị.
+ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các
nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ...
tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
+ Một số tài khoản có liên quan khác nh: TK 331,TK 111, TK112, TK 311, TK
141, TK 133...

Trình tự hạch toán theo sơ đồ sau :
16
LuËn v¨n tèt nghiÖp
17
LuËn v¨n tèt nghiÖp
18
LuËn v¨n tèt nghiÖp
3.3.2.1- H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p KK§K
19
LuËn v¨n tèt nghiÖp
20
Luận văn tốt nghiệp
4- Tổ chức ghi sổ tổng hợp theo các hình thức sổ
Việc tổ chức vận dụng hình thức sổ tổng hợp một cách hợp lý có ý nghĩa sau:
Tuân thủ nguyên tắc thống nhất và kỷ cơng khi vận hành hệ thống sổ; Do khối lợng
công tác kế toán trên sổ chiếm 80% khối lợng công tác kế toán trong kỳ hạch toán
nên việc sử dụng hệ thống sổ hợp lý sẽ tiết kiệm lớn lao động kế toán; Tổ chức hệ
thống sổ hợp lý sẽ góp phần quản lý, giám sát, kiểm tra trực tiếp các đối tợng kiểm toán.
Bởi vậy, mỗi doanh nghiệp tuỳ theo điều kiện cụ thể của mình (quy mô, loại
hình kinh doanh, trình độ quản lý của kế toán và nhu cầu phân công lao động kế toán)
mà lựa chọn hình thức sổ kế toán tổng hợp phù hợp nhất.
4.1 - Hình thức sổ Nhật ký chung
Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm :
Sổ nhật ký chuyên dùng, Sổ nhật ký chung,Sổ cái TK và sổ kế toán chi tiết liên quan.
Cơ sở số liệu để ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ nhật ký chuyên dùng là căn cứ
vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp tiến hành lập định khoản rồi ghi trực tiếp vào
sổ Nhật ký chung theo thời gian và theo quan hệ đối ứng TK.
Số liệu ở sổ Nhật ký chung đợc sử dụng để ghi vào sổ cái các TK liên quan.Cụ
thể trình tự ghi sổ kế toán vật liệu trong hình thức Nhật ký chung đợc thể hiện qua sơ
đồ sau :

Sơ đồ 5:
4.2 - Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ
Các sổ kế toán tổng hợp sử dụng trong hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm
có : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các TK. Còn các sổ, thẻ kế toán chi tiết đợc
21
Chứng từ
gốc
Bảng tổng hợp chi
tiết
Sổ chi tiết
Nhật ký
chung
Nhật ký
mua hàng
Sổ Cái
TK 151,
152, 153,
611
Báo cáo
kế toán
Bảng cân
đối số
phát sinh
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Luận văn tốt nghiệp
mở theo yêu cầu quản lý của DN.
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ.
Trình tự sổ ghi sổ nh sau :
Sơ đồ 6:

4.4- Hình thức sổ Nhật ký chứng từ
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ bao
gồm : các Nhật ký chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ.
Căn cứ để ghi vào các Nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc đã đợc phân loại và
số liệu từ các bảng phân bổ. Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký chứng từ
để ghi vào sổ Cái TK. Cụ thể trình tự ghi sổ kế toán vật liệu đợc thể hiện ở sơ đồ sau :
22
Báo cáo
kế toán
Chứng từ
gốc
Chứng từ
ghi sổ
Sổ Cái TK
152, 152, 153,
611
Sổ chi tiết
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Bảng cân
đối phát
sinh
Bảng tổng hợp
chi tiết
Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng
Luận văn tốt nghiệp
Sơ đồ 7:

23
Chứng từ

gốc
Bảng tổng
hợp chi tiết
Sổ Cái TK
152, 152, 153,
611
Báo cáo kế
toán
Sổ chi tiết số 2
(TK 331)
Nhật ký chứng
từ số 6, 7
Các Nhật ký
chứng từ liên
quan
Bảng kê số 3
Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng
Luận văn tốt nghiệp
ch ơng ii
Tình hình thực tế về công tác kế toán
vật liệu tại xí nghiệp in I - Thông tấn xã
việt nam
I -Đặc điểm tình hình chung của Xí nghiệp in I TTXVN
1-Lịch sử hình thành phát triển của xí nghiệp in I - TTXVN
Xí nghiệp In I- Thông tấn xã Việt Nam là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực in
ấn, phát hành báo chí, ấn phẩm. Cơ chế hạch toán kinh tế là độc lập, có t cách pháp
nhân đồng thời chịu sự quản lý trực tiếp của Thông Tấn Xã Việt Nam.
- Trụ sở của Xí nghiệp đặt tại Số 3, Phan Huy Chú- Hà Nội.
Là một doanh nghiệp Nhà nớc Xí nghiệp phải thực hiện 2 nhiệm vụ là: Phục vụ
công tác tuyên truyền của Đảng, Nhà nớc đồng thời phải tự sản xuất kinh doanh để

tồn tại trên thị trờng. Mặc dù vây, Xí nghiệp không những hoàn thành tốt các nhiệm
vụ do Nhà nớc giao mà còn đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của thị trờng. Dới đây là
lịch sử về quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp In I - Thông tấn xã Việt
Nam.
Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp In I- Thông tấn xã (TTX) Việt
Nam .
Thông tấn xã là một trong những cơ quan ngôn luận đầu tiên đợc thành lập ngay
sau khi nớc Việt Nam ra đời vào ngày 15/ 9 /1945. Chức năng chủ yếu của TTX là
phục vụ công tác quản lý của Đảng và Nhà nớc thông qua việc in ấn, phát hành những
tài liệu, tin tức chính trị quốc gia. Cũng chính từ đó, do tính chất ngành nghề của TTX
đã hình thành phòng phát hành in ấn trực thuộc TTX.
Từ năm 1975 đến năm 1982, trong công cuộc cải tạo, phát triển kinh tế và xây
dựng miền Bắc xã hội chủ nghĩa, cùng với sự phát triển không ngừng của TTX, phòng
phát hành in ấn cũng lớn mạnh dần theo. Tuy nhiên bộ máy quản lý của nó vẫn còn
rất đơn sơ. Để khắc phục nhợc điểm này đồng thời đáp ứng nhu cầu phát triển của
24
Luận văn tốt nghiệp
công việc in ấn, ngày 8/9/1982 Xí nghiệp In I- TTX đã ra đời căn cứ vào Quyết định
số309 / QĐTC của Tổng Giám đốc TTX, quy định nhiệm vụ và quyền hạn tổ chức bộ
máy Xí nghiệp In I- TTX. Đây là một bớc chuyển biến quan trọng trong quá trình
phát triển của Xí nghiệp (XN).
Năm 1982 đến 1996, đứng trớc yêu cầu đổi mới của nền kinh tế, Xí nghiệp (XN)
In đã chuyển đổi từ cơ chế hạch toán kinh tế phụ thuộc hoàn toàn vào TTX sang thực
hiện hạch toán kinh tế độc lập. Tuy nhiên bộ máy quản lý của Xí nghiệp vẫn trực
thuộc TTX. Ban Giám đốc, ban tổ chức của XN vẫn do TTX quy định, vốn và lơng
vẫn do TTX phê duyệt. Bên cạnh việc in ấn các tài liệu của TTX, XN cũng đợc tự do
tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phát triển mở rộng sản xuất, nhận các hợp
đồng in từ bên ngoài. Tính đến thời điểm này, cơ sở vật chất của XN đã tăng lên một
cách rõ rệt. Hầu hết các phòng làm việc của XN đều đợc trang bị máy vi tính, máy in,
máy điều hoà nhiệt độ nhà làm việc đợc mở rộng và XN còn xây dựng thêm một cơ sở

tại Khơng Đình. Máy móc đợc thay đổi liên tục, các loại máy mới nh máy in cuốn
Tây Đức, máy in L225b, S228, DP260 lần lợt ra đời thay thế cho các loại máy in cũ tr-
ớc đây nh máy in 314, máy in 714 , máy Romayer...
Trong những năm gần đây, XN đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, phục
vụ sản xuất phù hợp với yêu cầu của từng giai đoạn. Hơn nữa, XN còn luôn luôn đổi
mới công tác khoa học đảm bảo sản xuất gắn liền với nhiệm vụ đợc giao, với các hợp
đồng in ấn từ bên ngoài. Song song với việc bỏ ra hàng tỷ đồng để tu bổ nâng cấp nhà
xởng và nâng cao các loại máy móc thiết bị hiện có, XN đã lần lợt trang bị thêm các
máy móc thiết bị hiện đại có tính năng tác dụng cao nh máy in hai màu, máy in bốn
màu, máy xén ba mặt, máy cắt một mặt... Đặc biệt, trong năm 1997 vừa qua, XN đã
trang bị thêm đợc loại máy hiện đại nh Hedelbeger, máy phơi phim Esedfdinera, máy
quét ảnh...
Hàng năm, XN đều có tổ chức học tập, đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân
viên trực tiếp sử dụng máy móc thiết bị nhằm nâng cao năng suất lao động và sử dụng
tối đa công suất máy móc. Cho đến nay, số công nhân viên của XN đã lên tới hơn 156
ngời, sản lợng trang in hàng năm tăng nhiều: trớc đây năng suất của XN chỉ đạt 500
đến 700 triệu trang in trên một năm, thì hiện tại số lợng trang in đã lên tới gần 1,4 tỷ
trang trên một năm. Là một XN trực thuộc sự quản lý của TTX, hiện nay Xí nghiệp in
I -TTX có các nhiệm vụ chính sau:
25