Tình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu tại Trung tâm chế bản -in Công ty thiết bị giáo dục I.DOC

Chuyên đề tốt nghiệp
lời mở đầu
&&&
Kế toán nguyên vật liệu là một phần quan trọng trong công tác kế toán ở các
doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doang. Nhiệm vụ của hoạch toán vật liệu là
phản ánh chính xác, kịp thời số lợng, chất lợng, giá trị vật liệu tăng, giảm, tồn kho
theo từng loại, từng thứ, góp phần tính đợc giá thành thành phẩm, cung cấp những
thông tin tài chính cho các nhà quản lý.
Nền kinh tế thị trờng càng phát triển đòi hỏi công tác kế toán cũng phải bắt
kịp với sự tiến triển của thời đại. Từ đó kế toán nguyên vật liệu tuy chỉ là một phần
của công tác kế toán cũng cần phải đợc nhận thức rõ cả về lý luận và thực tiễn. Trong
thực tế, nguyên vật liệu hầu nh chỉ đợc phân tích ảnh hởng bởi một nhân tố là thành
phẩm, cha thật sự đợc để ý đến các nhân tố khác nh ; tiêu hao( cả tiêu hao định mức
và tiêu hao ngoài định mức) , phẩm chất...
Hơn nữa, con ngời ngày càng có những yêu cầu cao hơn trong cuộc sống, bắt
buộc các nhà kinh tế phải tìm cách nâng cao chất lợng sản phẩm mà không nâng cao
giá thành, điều đó có nghĩa là nguyên vật liệu đang trở thành một trong những mục
tiêu tiên kiếm và hoàn thiện.
Khi tôi nghĩ đến những điều này, tôi thấy hoạch toán nguyên vật liệu có những
điều thu hút, lôi cuốn tôi tìm hiểu nên tôi đã chọn chuyên đề " Hoàn thiện kế toán
nguyên vật liệu".
Trong chuyên đề này, tôi đã nguyên cứu và phân tích tình hình hoạch toán
nguyên vật liệu ở trung tâm chế bản - in, Công ty thiết bị giáo dục I , bộ giáo dục.
Chuyên đề gồm 3 phần.
1

Chuyên đề tốt nghiệp
Phần 1: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu
trong những doanh nghiệp sản xuất.
Phần 2: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán vật liệu tại Trung tâm chế bản -

in Công ty thiết bị giáo dục I.
Phần 3: Nhận xét về công tác kế toán vật liệu và một số ý kiến đề xuất nhằm
góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Trung tâm chế bản - in.
Do trình độ và thời gian có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi những sai xót,
khuyết điểm, hạn chế nhất định. Tôi mong đợc sự chỉ bảo, góp ý của các thầy cô giáo
chuyên môn.
2

Chuyên đề tốt nghiệp
phần một
Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế
toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
1.1. Khái niện, vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp
sản xuất.
1.1.1.Khái niệm và đặc điểm vật liệu.
Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham
gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc
chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào
hoạt động sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu đợc tiêu hao toàn bộ hoặc bị
thay đổi hình thái vật chất ban đầu.
1.1.2.Vai trò.
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu - đối tợng là một trong ba
yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Carx Marx đã chỉ ra rằng thứ nguyên vật liệu
nào cũng là đối tợng lao động nhng không phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng là
nguyên vật liệu.
Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản
xuất, nó bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất
trong kỳ. Chính đặc điểm này làm nguyên vật liệu đợc xếp vào loại tài sản dự trữ sản
xuất thuộc tài sản lu động.
Việc phân chia nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ

không dựa vào đặc tính lý hoá hay khối lợng tiêu hao mà dựa vào sự tham gia của
chúng vào cấu thành thực thể sản phẩm.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại nguyên vật liệu thờng
chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy,
việc tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu
quả nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm có ý nghĩa
rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng.
3

Chuyên đề tốt nghiệp
1.1.3.Yêu cầu của quản lý nguyên vật liệu
Để làm tốt quản lý nguyên vật liệu nhằm sử dụng nó một cách hợp lý, tiết
kiệm và hiệu quả, các doanh nghiệp cần tổ chức quản lý từ khâu thu mua tới khâu
bảo quản, sử dụng và dự trữ.
ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng
loại, giá mua, chi phí mua cũng nh kế hoạch mua phù hợp với tiến độ sản xuất doanh
nghiệp. Doanh nghiệp cần có quyết định đúng đắn trong việc lựa chọn nguồn cung
cấp, địa điểm, thời hạn giao hàng,Phơng tiện...và cần đa ra những biện pháp thích
hợp khi giá cả trên thị trờng biến động.
ở khâu dự trữ, doanh nghiệp cần tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ
các phơng tiện cân - đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản với từng loại nguyên vật
liệu, tránh xảy ra h hỏng, mất mát, hao hụt. Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự
trữ tối đa,tối thiểu để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đảm báo quá trình sản
xuất đợc liên tục, tránh sự gián đoạn do cung ứng nguyên vật liệu không kịp thời
hoặc ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Trong khâu sử dụng, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện việc sử dụng hợp lý
tiết kiệm trên cơ sở định mức, các dự toán chi phí. Điều này có ý nghĩa quan trọng
trong việc hạ thấp mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản phẩm, tăng thu
nhập, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tổ chức tốt việc ghi chép,
phản ứng tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Đồng thời định kỳ cho doanh nghiệp phải thực hiện phân tích tình hình sử dụng
nguyên vật liệu, từ đó có những biện pháp cụ thể để khắc phục những yếu kém và
phát huy thế mạnh sẵn có.
1.1.4.Vai trò, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu:
a. Vai trò của kế toán nguyên vật liệu.
Kế toán là nơi thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình thu mua, dự
trữ và xuất dùng nguyên vật liệu. Các thông tin này có chính xác thì các nhà quản lý
mới có thể nắm bắt tốt tình hình của doanh nghiệp. Mặt khác, chất lợng của hoạch
toán kế toán nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng công tác tính giá thành.
4

Chuyên đề tốt nghiệp
Vì thế, hạch toán nguyên vật liệu chính xác, khoa học là khâu đầu tiên để đảm bảo
hạch toán giá thành.
b. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.
Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, từ vai trò của kế toán
nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất cần đợc thực hiện tốt các nhiệm vụ
sau:
* Thực hiện việc đứng giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
* Tổ chức sử dụng chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với các phơng
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng
hợp số liệu, tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất
và tính giá thành sản phẩm.
* Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế toán mua, tình hình thanh
toán với ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.
Qua đó, doanh nghiệp biết đợc tình hình sử dụng vốn lu động và có biện pháp
nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lu động.
1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác
nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, công dụng trong quá trình sản
xuất và tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức
hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu phục vụ nhu cầu quản trị doanh
nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh
nghiệp,nguyên vật liệu đợc chia thành các loại:
Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phần mua ngoài ) là đối tợng
lao động chủ yếu, cấu thành nên thực thể của sản phẩm ( Ví dụ: sắt, thép trong doanh
nghiệp chế tạo cơ khí, bông trong các doanh nghiệp vải , sợi...).Đối với nửa thành
5

Chuyên đề tốt nghiệp
phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm cũng đợc coi là
nguyên vật liệu chính. ( Ví dụ: Sợi mua ngoài của doanh nghiệp dệt.v.v.).
-Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ để đảm bảo cho quá trình hoạt động đợc tiến
hành bình thờng hoặc có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi mầu sắc,
mùi vị của sản phẩm, làm tăng chất lợng sản phẩm hoặc còn dùng để bảo quản, phục
vụ hoạt động của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của Công Nhân Viên
Chức ( dâù nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ , hơng liệu, xà
phòng, giẻ lau.v.v.)
- Nhiên liệu gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn có tác dụng cung cấp nhiệt lợng
cho quá trình sản xuất ( Ví dụ: xăng dầu, than, khí đốt .v.v.).
- Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế, sữa chữa
máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải.
-Thiết bị xây dựng cơ bản: máy móc thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho công
việc xây dựng cơ bản.
-Vật liệu khác: gồm thế liệu thu hồi do thanh lý, hỏng hóc
* Căn cứ vào mục đích, công cụ của vật liệu cũng nh nội dung quy định phản ánh chi

phí vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác phục vụ quản lý phân xởng, tổ
đội sản xuất, phục vụ bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp.
* Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu đợc chia thành: vật liệu mua ngoài, vật
liệu tự ra công chế biến, nhập vốn góp liên doanh.v.v.
1.2.2. Tính
* Đánh giá vật liệu là việc biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc
nhất định. Theo quy định hiện hành, khi đánh giá vật liệu phải đảm bảo nguyên tắc
giá phí ( giá vốn thực tế ) . Ngoài ra, để đơn giản và giảm bớt khối lợng ghi chép,
tính toán và để phục vụ yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể đánh giá theo hạch
toán.
a. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá trị giá vốn thực tế:
6

Chuyên đề tốt nghiệp
* Xác định trị giá vốn thực tế nhập kho:
- Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí mua + Thuế nhập khẩu - Các khoản giảm
giá, chiết khấu đợc hởng.
Trong đó:
+ Giá mua các loại vật liệu đợc sử dụng vào việc sản xuất, kinh doanh các mặt
hàng chịu thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ: Giá mua là giá trị vật liệu cha có
thuế VAT.
+ Đối với các loại vật liệu mua về sử dụng vào việc sản xuất kinh doanh các
mặt hàng chịu thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp: Giá mua là giá hoá đơn có thuế.
- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự ra công, chế biến:
Giá thực tế của Chi phí
Giá thực tế nhập kho = vật liệu xuất + gia công
gia công, chế biến chế biến

- Đối với vật liệu do thuê ngoài gia công, chế biến:
Giá thực tế vật liệu Chi phí vận chuyển
Giá thực tế nhập kho = xuất thuê ra công + bốc dỡ trớc và sau khi
chế biến thuê gia công, chế biến
- Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh:
Trị giá vốn góp Chi phí
Giá thực tế nhập kho = do hội đồng + vận chuyển bốc dỡ
liên doanh xác định ( nếu có )
- Đối với vật liệu nhập kho do đợc biếu tặng: giá thực tế nhập kho đợc xác định theo
giá thị trờng hoặc giá trị bên phiếu tặng ghi trong biên bản nhận.
- Đối với phế liệu nhập kho: giá thực tế nhập kho thờng phản ánh theo giá ớc tính
dựa trên cơ sở giá thị trờng.
* Xác định trị giá vốn của vật liệu xuất kho:
Trị giá vốn của vật liệu xuất kho tính theo giá mua có thể đợc sử dụng một trong các
phơng pháp:
+ Phơng pháp 1: Tính theo giá thực tế tồn kho đầu kỳ:
7

Chuyên đề tốt nghiệp
Trị giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá tồn kho đầu kỳ.
Trong đó:
Đơn giá thực tế Trị giá vốn thực tế tồn kho đầu kỳ.
= ----------------------------------------
Số lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ.
+ Phơng pháp 2: Tính theo phơng pháp bình quân gia quyền.
Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá bình quân xuất kho.
Trong đó:
Đơn giá bình Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật
liệu nhập trong kỳ
= ------------------------------------------------------------

quân xuất kho Số lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ + Số lợng vật liệu
nhập trong kỳ
+ Phơng pháp 3: Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO )
Theo phơng pháp này, trớc hết ta phải xác định giá thực tế nhập kho của từng
lần nhập và lấy nó làm cơ sở tính giá thực tế xuất kho dựa trên giả thiết: số vật liệu
nào nhập kho trớc, khi xuất phải lấy trớc.
+ Phơng án 4 : phơng pháp nhập sau, xuất trớc ( LIFO).
Theo phơng pháp này, trớc hết ta cũng phải xác định giá thực tế nhập kho của
từng lần nhập và lấy nó làm cơ sở tính giá thực tế xuất kho dựa trên giả thiết: số vật
liệu số vật liệu nào nhập kho sau, khi xuất phải lấy trớc.
+ Phơng án 5: Tính theo giá thực tế đích danh.
Theo phơng pháp này, khi xuất kho vật liệu của lô hàng nào căn cứ vào số l-
ợng xuất và đơn giá mua thực tế của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Phơ ng
pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý vật liệu theo từng lô hàng.
b. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng, những loại vật liệu nhiều
và tình hình nhập - xuất diễn ra hàng ngày. Để tiết kiệm thời gian và chi phí trong
8

Chuyên đề tốt nghiệp
khâu xác định giá thực tế, doanh nghiệp có thể sử dụng thống nhất trong thời gian
dài. Cuối kỳ, doanh nghiệp phải điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế để ghi vào
các tài khoản, các sổ kế toán tổng hợp.
Việc điều chỉnh đợc tiến hành nh sau:
- Xác định hệ số giá ( H) :
Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
H = ------------------------------------------------------------------------------------
Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập
trong kỳ
- Tính giá thực tế xuất kho:

Giá thực tế xuất kho = Trị giá hạch toán của vật liệu xuất kho * Hệ số giá (H)
Hệ số giá có thể tính chung cho tất cả các loại vật liệu hoặc có thể tính riêng
cho nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ...
* Mỗi một phơng pháp tính trị giá xuất kho, trị giá thực tế nhập kho vật liệu có
nội dung, u, nhợc điểm khác nhau. Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh
doanh, trình độ cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý và điều kiện trang bị các phơng tiện
kỹ thuật của từng doanh nghiệp để có thể áp dụng phơng pháp phù hợp.v.v.
1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
1.3.1. Sổ kế toán sử dụng:
Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh nghiệp áp dụng
các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ ( thẻ ) kho.
- Sổ kế toán nguyên vật liệu.
- Sổ đối chiếu luôn chuyển.
- Sổ số d.
1.3.2. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu:
a. Ph ơng pháp thẻ song song:
* Nội dung:
9

Chuyên đề tốt nghiệp
+ ở kho: Thủ kho tiến hành ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu hàng
ngày trên thẻ kho và chỉ ghi số lợng . Khi nhận các chứng từ nhập - xuất vật liệu, thủ
kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực xuất, thực
nhập vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, thẻ kho tính số tồn và ghi vào thẻ kho.
Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu
cho phòng kế toán.
+ ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình
nhập - xuất- tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. (Kết cấu cảu sổ kế toán chi tiết vật
liệu về cơ bản giống thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chỉ tiêu giá trị).

Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và đối chiếu với thẻ kho. Để có số
liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp các số liệu từ sổ chi tiết vào bảng tổng
hợp nhập- xuất - tồn theo từng loại, nhóm nguyên vật liệu. Trình tự, nội dung phơng
pháp này có thể khái quát theo sơ đồ sau:
10
Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Thẻ kho
Chứng từ
nhập
Chứng từ
xuất
Sổ kế toán
chi tiết
Bảng kê tổng hợp
N- X- T
(1)
(2)
(1)
(2)

Chuyên đề tốt nghiệp
* Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:
+ Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.
+ Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉ tiêu
số lợng. Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức
năng kiểm tra của kế toán.

+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật
liệu, khối lợng các nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, không thờng xuyên và trình
độ cán bộ chuyên môn còn hạn chế.
b. Ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
* Nội dung:
+ ở kho: Việc ghi chép của các thủ kho đợc thực hiện giống phơng pháp thẻ
song song.
+ ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình
nhập - xuất- tồn của từng số vật liệu ở từng kho cho cả năm nhng mỗi tháng chỉ ghi
một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải
nhập các bảng kê nhập, xuất trên các cơ sở chứng từ nhập, xuất định kỳ từ thủ kho
gửi lên.
Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả mặt hiện vật và giá trị. Cuối
tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ
kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp này có
thể khái quát theo sơ đồ sau:
Kế toán chi tiết vật lệu theo phơng pháp sổ đối
chiếu luân chuyển
11
Thẻ kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển
(1) (1)
(4)
(2)
(3) (3)
(2)

Chuyên đề tốt nghiệp
* Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:
+ Ưu điểm: Giảm bớt khối lợng ghi chép của kế toán.
+ Nhợc điểm: Việc ghi vẫn trùng lặp giữa kế toán và kho về mặt hiện vật. Việc
kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng
nên hạn chế tác dụng kiểm tra.
+ Phạm vi áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ
nhập - xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu nên không có điều kiện
ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày.
c. Ph ơng pháp sổ số d :
*Nội dung:
+ ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn nhng
cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số d vào cột.
+ ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm. Từ
các bảng kê, nhập, xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập xuất, từ đó nhập bảng tổng hợp
nhập - xuất- tồn theo từng nhóm, loại vật liệu dới hình thức giá trị.
Cuối tháng, khi nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên, căn cứ vào số tồn trên sổ
và đơn giá hạch toán, kế toán xác định giá trị tồn kho và ghi vào cột số tiền trên sổ số
d, bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn và sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế
toán chi tiết vật liệu theo từng phơng pháp này, đợc khái quát theo sơ đồ sau:
kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.
12
(1) (1)
Thẻ kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Bảng luỹ kế nhập Bảng luỹ kế xuất
Sổ số dư
Bảng kê tổng
hợp

N- X- T
(5)
(2) (2)
(6)
(3) (3)
(4)
(4)

Chuyên đề tốt nghiệp
* Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:
+ Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt, công việc đợc tiến
hành đều trong tháng, tránh đợc sự trùng lặp giữa kho và kế toán.
+ Nhợc điểm: Vì kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn có thông tin về
tình hình nhập - xuất - tồn phải căn cứ vào sổ liệu trên thẻ kho. Việc kiểm tra, phát
hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất khó khăn.
+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ
nhập, xuất nhiều, thờng xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh
nghiệp áp dụng giá hạch toán để phản ánh nhập - xuất vật liệu, doanh nghiệp đã xây
dựng hệ thống danh điểm vật liệu và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán vững
vàng.
1.4. Kế toán tổng hợp vật liệu:
1.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng:
* Các chứng từ bắt buộc:
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Hoá đơn Giá trị gia tăng.
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá.
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển.
13

Chuyên đề tốt nghiệp
* Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ mang tính chất hớng dẫn
nh: Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm vật liệu, phiếu báo cáo
vật liệu còn lại cuối kỳ.v.v.
1.4.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
* Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép, phản ánh một cách thờng
xuyên, liên tục tình hình nhập - xuất - tồn các loại vật liệu trên các tài khoản kế toán
và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất - kho vật liệu.
* Tài khoản kế toán sử dụng:
+ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu.
+ TK 151: Hàng mua đang đi đờng.
+ Các tài khoản có liên quan khác: TK 111, TK 112, TK 133,TK 331, TK 141,
TK 521, TK 627.v.v.
1.4.2.1. Trình tự kế toán tổng hợp tăng vật liệu:
a1. Tăng vật liệu do mua ngoài:
- Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về trong một kỳ, căn cứ vào hoá đơn mua hàng và
phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Nợ TK 133 : Thuế VAT đợc khấu trừ ( nếu có )
Có TK 111: Tiền mặt.
Có TK 113: Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 331: Phải trả cho ngời bán.
Có TK 141: Tạm ứng.
- Trờng hợp hàng đang đi đờng: trong kỳ kế toán chỉ nhận đợc hoá đơn mua hàng,
cha nhận đợc phiếu nhập kho. Cuối kỳ, kế toán phản ánh trị giá hàng mua đang đi đ-
ờng:
Nợ TK 151
Nợ TK 133
Có TK 111

Có TK 112
14

Chuyên đề tốt nghiệp
Có TK 331
Sang kỳ sau, khi vật liệu về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ 152 : Trị giá hàng mua theo hoá đơn.
Nợ 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng.
Có 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về.
- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn, kế toán chỉ nhận đợc phiếu nhập kho, kế toán
ghi sổ theo giá tạm tính:
Nợ TK 152
Có TK 111, TK 112,TK 331.v.v.
Kỳ sau, khi nhận đợc hoá đơn, kế toán đối chiếu giá hoá đơn với giá tạm tính.
* Nếu giá tạm tính < giá hoá đơn : Kế toán ghi bổ xung.
* Nếu giá tạm tính > giá hoá đơn: Kế toán ghi âm để điều chỉnh.
- Trờng hợp nhập khẩu vật liệu kế toán ghi:
Nợ 152:
Có TK 111, TK 112, TK 331.v.v.
Có TK 333 ( 333 ) : Thuế và các tài khoản phải nộp Nhà nớc ( Thuế
xuất nhập khẩu).
Có TK 333 ( 33312) : ( Thuế VAT hàng nhập khẩu không đợc khấu trừ)
- Nếu thuế VAT hàng nhập khẩu đợc khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 133
Có TK 333 ( 33312) : Thuế VAT của hàng nhập khẩu.
- Phản ánh chi phí mua vật liệu:
Nợ TK 152
Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ ( nếu có)
Có TK 111, TK 112, TK 331 .v.v.
- Phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá, kế toán ghi giảm vật liệu:

Nợ TK 111, TK 112, TK 331.v.v.
Có TK 152
Có TK 133: Số thuế VAT đầu vào tơng ứng.
15

Chuyên đề tốt nghiệp
- Khi thanh toán tiền cho ngời bán, nếu đợc hởng chiết khấu thơng mại, kế toán ghi
giảm giá hàng mua:
Nợ TK 331
Có TK 111, TK 112
Có TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính.
b1. Tăng vật liệu do tự gia công, chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến, kế
toán phản ánh theo trị giá vốn hàng bán:
Nợ TK 152
Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công
Có TK 512: Vật liệu tự sản xuất.
c1. Tăng vật liệu do nhập vốn góp liên doanh, đ ợc cấp phát, biếu tặng.
Nợ TK 152
Có TK 411:Nguồn vốn kinh doanh.
d1. Nhập kho vật liệu do nhận lại vốn góp liên doanh:
Nợ TK 152
Có TK 128 : Đầu t ngắn hạn khác.
Có TK 222: Góp vốn liên doanh dài hạn.
e1. Nhập kho phế liệu thu hồi:
Nợ TK 152
Có TK 721: Thu nhập bất thờng ( Nếu do thanh lý TSCĐ).
Có TK 142: Chi phí trả trớc ( Nếu do công cụ, dụng cụ hỏng).
Có TK 154: ( Nếu sản phẩm hỏng không sửa chữa đợc )
Có TK : 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Có TK 627: Chi phí sản xuất chung.

Có TK 641: Chi phí bán hàng.
Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
f1. Nhập kho vật liệu không sử dụng hết, ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh.
Nợ TK 152
Có TK 621, TK 627, TK 641, TK 642.
g1. Tr ờng hợp kiểm kê phát hiện thừa :
16

Chuyên đề tốt nghiệp
Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết
để cùng sử lý. Về mặt kế toán ghi nh sau:
Nếu nhập toàn bộ:
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu)
Nợ TK 133: Thuế VAT tính theo số hoá đơn.
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn.
Có TK 3381: Trị giá số hàng thừa cha có thuế VAT.
Căn cứ vào quyết định sử lý ghi:
- Nếu trả lại cho ngời bán:
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152: Trả lại số thừa
- Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa
Nợ TK 133: Thuế VAT của số hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa
- Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.
Nếu nhập theo số hoá đơn, ghi nhận số nhập nh bình thờng
Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002
Khi sử lý số thừa, ghi: Có TK 002

Đồng thời, căn cứ cách sử lý cụ thể hạch toán nh sau:
- Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa
Nợ TK 1331: Thuế VAT
Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa
- Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá cha có thuế VAT)
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân.
17

Chuyên đề tốt nghiệp
h1. Tr ờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn:
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận,
thông báo cho bên bán biết hoặc ghi số nh sau:
Khi nhập:
Nợ TK 152: Trị giá số thực vật liệu nhập kho.
Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu.
Nợ TK 1331: Thuế VAT theo hoá đơn.
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn.
Khi xử lý:
- Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152
Có TK 1381: xử lý số thiếu.
- Nếu ngời bán không còn hàng:
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán.
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
Có TK 1331: Thuế VAT không đợc khấu trừ ( của số hàng thiếu).
- Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:
Nợ TK 1388, 334 : Cá nhân phải bồi thờng
Có TK 1331: Thuế VAT không đợc khấu trừ

Có TK 1381: Xử lý số thiếu
- Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:
Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
i1. Tr ờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp
đồng:
Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán. Khi xuất kho giao lại
hoặc số đợc giảm giá ghi:
Nợ TK 331, 112, 111.
Có TK 152
18

Chuyên đề tốt nghiệp
Có TK 1331
k1. Nếu đánh giá lại làm tăng giá trị vật liệu, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản.
1.4.2.2. Kế toán tổng hợp giảm vật liệu:
a2. Xuất vật liệu cho sản xuất, kinh doanh:
Nợ TK 621: Xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xởng sản xuất.
Nợ TK 641: Xuất phục vụ cho bán hàng
Nợ TK 642: Xuất kho nhu cầu quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSGD.
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng.
b2. Xuất góp vốn liên doanh:
Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn
Nợ TK 128 : Giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn
Nợ ( hoặc có ) TK 412: Phần chênh lệch
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất

c2. Xuất vật liệu trả lại vốn góp liên doanh:
Nợ TK 411
Có TK 152
d2. Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:
Nợ TK 154
Có TK 152
e2. Xuất kho vật liệu cho vay m ợn tạm thời hoặc để bán:
Nợ TK 632
Nợ TK 138
Có TK 152
f2. Vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê:
Nếu vật liệu thiếu đã rõ nguyên nhân, tuỳ từng trờng hợp để ghi sổ:
19

Chuyên đề tốt nghiệp
Nợ TK 138: Nếu bắt bồi thờng
Nợ TK 621, 627, 641, 642: Nếu tính vào chi phí
Nợ TK 821: Tính vào chi phí bất thờng
Có TK 152
Nếu cha xác định đợc nguyên nhân:
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152
g2. Nếu đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu:
Nợ TK 421
Có TK 152
Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp
kê khai thờng xuyên.
TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK
621, 627, 641, 642
TK 151 TK 154

TK 333 ( 3333) TK 128, 222
TK 154 TK 411
TK 411 TK 138, 632
20

Chuyên đề tốt nghiệp
TK 128, 222 TK 138 ( 1381)
TK 142, 154, 621, 627, 721... TK 412
TK 621, 627, 641, 642...
TK 338 ( 3381)
TK 412
1.4.3. Kế toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:
*Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp mà kế toán không theo dõi, phản
ánh một cách thờng xuyên, liên tục, tình hình biến động của các loại vật liệu trên tài
khoản phản ánh hàng tồn kho. Trị giá vật liệu mua vào, nhập kho trong thời kỳ đợc
hạch toán vào tài khoản 611: Mua hàng
* Tài khoản kế toán sử dụng:
TK 611: Mua hàng.
*Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
1. Đầu kỳ, kế toán kết chuyển trị giá các loại vật liệu hiện còn cuối kỳ trớc:
Nợ TK 611
Có TK 151 : Hàng mua đang đi đờng.
Có TK 152.
2. Căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu mua vào, nhập kho trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 611.
21

Chuyên đề tốt nghiệp
Nợ TK 133: Thuế VAT đợc khấu hụt ( nếu có )
Có TK 111, TK 112, TK 3331...

3. Căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu nhập kho trong các trờng hợp khác
nhận vốn góp, nhận lại vốn góp liên doanh).
4. Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, và hàng mua trả lại trong kỳ:
Nợ TK 331, 111, 112: Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả
lại.
Có TK 133: Thuế VAT không đợc khấu trừ.
Có TK 611: Trị giá thực tế
5. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, phản ánh giá trị vật liệu còn:
Nợ TK 151
Nợ TK 152
Có TK 611
6. Phản ánh trị giá vật liệu thiếu hụt, mất mát:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Nợ TK 151: Vật liệu đi đờng cuối kỳ.
Nợ TK 138, 334: Số cá nhân phải bồi thờng.
Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chờ xử lý.
Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức
Có TK 611: Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt.
Nợ TK 138 ( 1381 ): Phải thu khác ( tài sản thiếu chờ xử lý)
Có TK 611
*Nếu đã xác định đợc nguyên nhân và bắt bồi thờng:
Nợ TK 138 ( 1388): Phải thu khác
Có TK 611.
7. Phản ánh trị giá các loại vật liệu đã sử dụng trong kỳ:
Nợ TK 621, Tk 627, TK 641, TK 642.
Có TK 611
8. Phản ánh trị giá vật liệu xuất bán:
Nợ TK 632.
22

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp
Cã TK 611
23

Chuyên đề tốt nghiệp
sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp
kiểm kê định kỳ.
TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152
TK 111, 112, 331 TK 138

TK 333 ( 3333) TK 621, 627, 641
TK 411, 128, 222 TK 632

1.5. Các chỉ tiêu phân tích tình hình quản lý và ứng dụng
nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp.
1.5.1. Phân tích tình hình cung cấp tổng khối lợng nguyên vật liệu
( Tvt).
Phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất thực chất là nguyên
cứu một trong các yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất. Trong nền kinh tế thị tr-
ờng, nguyên vật liệu đợc nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi
nguồn nhập lại có giá trị khác nhau. Vì vậy, để đánh giá tình hình cung cấp tổng lợng
nguyên vật liệu không thể dựa vào giá thực tế mà phải dựa trên giá kế hoạch. Khi
phân tích vấn đề này, các doanh nghiệp cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung
cấp tổng khối lợng nguyên vật liệu.
Công thức tính:
24
%100*
*
*1
1

1


=
=
=
n
i
n
i
gkiVkin
gkiiV
Tvt

Chuyên đề tốt nghiệp
Trong đó :
V1i: Số lợng thực tế cung cấp của từng loại nguyên vật liệu.
Vki: Số lợng kế hoạch cung cấp của từng loại nguyên vật liệu.
gki: Đơn giá kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu.
Nếu Tvt > 100% : Doanh nghiệp hoàn thành vợt mức kế hoạch.
Nếu Tvt = 100% : Doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch.
Nếu Tvt < 100% : Doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch.
1.5.2. phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu
( Tvt).
Phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu nhằm mục đích
giúp doanh nghiệp thâý rõ sự ảnh hởng của việp cung cấp nguyên vật liệu đối với
việc đảm bảo tính liên tục sản xuất. Nguyên vật liệu chủ yếu là các loại vật liệu
tham gia trực tiếp cấu thành thực tế của sản phẩm và không thay thế đợc.
Khi phân tích vấn đề này, các doanh nghiệp cần dựa vào tỷ lệ hoàn thành kế
hoạch cung cấp các nguyên vật liệu chủ yếu.

Công thức tính:
Trong đó :
V1ik : Số lợng thực tế cung cấp giới hạn trong kế hoạch về từng loại nguyên
vật liệu chủ yếu.
Vki: Số lợng kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu.
gki : Đơn giá kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu chủ yếu.
Nếu Tvt > 100%: Doanh nghiệp hoàn thành vợt mức kế hoạch.
Nếu Tvt = 100% : Doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch.
Nếu Tvt < 100% : Doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch.
25
%100*
21
*1
1

=
=
n
i
gkiikV
Tvt

=
n
i
gkiVki
1
*