137 Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu

CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
Lời nói đầu
Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp đợc bắt đầu từ sự tồn tại và
phát triển của hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo ra sản phẩm cho xã hội nói
chung và cho doanh nghiệp nói riêng. Để thực hiện mục tiêu đó doanh nghiệp
luôn phải không ngừng quan tâm đến từng khâu trong dây chuyền sản xuất, giá
thành sản phẩm, đem lại hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh. Là một
doanh nghiệp sản xuất, Công ty bánh kẹo Hải Châu có tỷ lệ chi phí nguyên vật
liệu trong tổng giá thành tơng đối lớn (khoảng 75%), do vậy để giảm tối đa chi
phí nguyên vật liệu trong tổng giá nhng vẫn bảo đảm chất lợng sản phẩm công
ty phải thực hiện tốt công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo
quản và sử dụng. Công cụ đắc lực nhất phục vụ cho quá trình trên là công tác tổ
chức hạch toán nguyên vật liệu. Công tác tổ chức, hạch toán khoa học, hợp lý sẽ
đa ra những thông tin kinh tế kịp thời, chính xác giúp cho bộ phận quản lý có
những quyết định đứng đắn, nhanh chóng phục vụ cho sản xuất đạt hiệu quả
cao.
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu nên em
đã mạnh dạn chọn đề tài :
Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu
Nội dung đề tài gồm :
Phần I : Lý luận chung về Kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Phần II : Thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu.
Phần III: Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty bánh kẹo
Hải Châu.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Bích Chi, tập thể cán bộ Phòng
Tài vụ - Công ty bánh kẹo Hải Châu đã giúp em hoàn thành chuyên đề này.
1
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
Phần I
Lý luận chung về kế toán vật liệu
trong doanh nghiệp sản xuất

1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất.
1.1.1. Vai trò, đặc điểm vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất :
Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thay
đổi do lao động có ích của con ngời tác động vào. Vật liệu không chỉ là một
trong những tài sản lu động của doanh nghiệp mà còn là một yếu tố chi phí. Khi
tham gia vào hoạt động sản xuất giá trị vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào
giá trị sản xuất mới tạo ra, do đó chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Nh vậy có thể nói vật liệu có vai trò quan trọng trong sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp: Vật liệu không chỉ tác động trực tiếp tới khối lợng,
chất lợng, mẫu mã sản phẩm mà còn có ảnh hởng rất lớn tới chi phí sản xuất
cũng nh giá thành sản phẩm.
Mặt khác nếu xét về vốn lu động, vật liệu là thành phần quan trọng của
vốn lu động, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cần phải
tăng tốc độ luân chuyển vốn lu động, điều đó đồng nghĩa với việc đúng đắn, từ
đó có quyết định có lợi cho việc sử dụng vốn lu động.
1.1.2 . Yêu cầu quản lý vật liệu :
Vật liệu có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, do đó quản lý vật
liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Để công tác quản lý
đạt hiệu quả, cần đảm bảo những yêu cầu sau :
- Phải có đầy đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị, về
tình hình nhập, xuất, tồn kho. Tùy theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng
doanh nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn nh vật liệu theo từng
chủng loại.
2
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
- Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số l-
ợng và chất lợng. Phát hiện, ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoát
vật liệu.

- Quản lý định mức dự trữ vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan
hiếm vật liệu, ảnh hởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất của doanh
nghiệp.
1.1.3 . Vai trò, nhiệm vụ kế toán vật liệu :
1.1.3.1. Vai trò của kế toán vật liệu :
Hạch toán kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình
mua, nhập, và dự trữ vật liệu. Thông qua các số liệu kế toán, lãnh đạo doanh
nghiệp có thể nắm đợc tình hình cụ thể về số lợng, chất lợng, giá trị của từng
loại vật liệu để từ đó có biện pháp quản lý vật liệu, có kế hoạch cung ứng kịp
thời, hạn chế sự hao hụt, lẵng phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm.
1.1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu :
Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu cũng nh từ vị trí, vai trò
của kế toán vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế, nhiệm vụ của kế toán trong
doanh nghiệp đợc xác định nh sau :
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển
của vật liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của
vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục
vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế
hoạch sử dụng vật liệu sản xuất.
- Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho, cung
cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt đông kinh
doanh.
1.2. Phân loại và đánh giá vật liệu .
1.1.2 . Phân loại vật liệu :
Phân loại vật liệu là nghiên cứu, sắp xếp các loại vật liệu theo từng nội
dung, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu
3
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
quản lý của doanh nghiệp. Việc phân loại vật liệu tuỳ thuộc vào hoạt động sản

xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp và yêu cầu quản lý kế toán chi tiết. Có
một số cách phân loại phổ biến nh sau :
* Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong sản xuất kinh
doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành :
+ Nguyên vật liệu chính
+ Vật liệu phụ.
+ Phụ tùng thay thế.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản.
+ Vật liệu khác.
* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, vật liệu đợc chia thành :
+ Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
+ Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý, bán hàng ....
* Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu đợc chia thành :
+ Vật liệu tự sản xuất, chế biến.
+ Vật liệu mua ngoài.
+ Vật liệu nhận góp vốn.
...Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu thờng đợc phân loại theo
công dụng kinh tế. Tuy nhiên việc phân loại vật liệu chỉ mang tính chất tơng đối
và khái quát. Trên thực tế, vật liệu chính đối với doanh nghiệp này là vật liệu
phụ đối với doanh nghiệp.
1.2.2.1. Đánh giá vật liệu theo giá vốn thực tế :
* Giá thực tế nhập kho :
Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí doanh nghiệp
phải bỏ ra để có vật liệu đó. Vật liệu nhập kho từ các nguồn khác nhau thì có
giá vốn khác nhau .
a) Đối với vật liệu ngoài:0
Giá vốn thực
tế vật liệu
nhập kho
=

Giá mua
của vật
liệu
+
Chi phí
thu mua
thực tế
+
Thuế nhập
khẩu
(nếu có)
-
Các khoản
giảm giá hàng
trả lại (nếu có)
4
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
- Các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì trị giá
thực tế của vật liệu là giá trị ghi trên hoá đơn, không bao gồm thuế GTGT đầu
vào.
- Các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì trị giá
thực tế của vật liệu là tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế
GTGT đầu vào).
b) Đối với vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến :
Giá vốn thực
tế nhập kho
=
Giá T.tế vật liệu xuất
kho để gia công
+

Chi phí gia
công chế biến
+
Chi phí vận
chuyển, bốc dỡ
c) Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến :
Giá vốn thực
tế nhập kho
=
Giá T.tế vật liệu
xuất thuê gia công
+
Chi phí vận
chuyển, bốc
dỡ
+
Chi phí phải trả
cho đơn vị gia
công
d) Đối với vật liệu do các đơn vị khác góp vốn liên doanh :
Giá vốn thực tế
nhập kho
=
Giá T.tế vật liệu
xuất thuê gia công
e) Đối với nhập liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi :
Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho đợc đánh giá theo giá trị thực tế còn sử
dụng đợc hoặc theo gía ớc tính.
* Giá thực tế xuất kho :
Khi xuất dùng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của

vật liệu xuất dùng cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau. Việc tính giá thực tế
của vật liệu xuất kho có thể áp dụng theo một số phơng pháp sau :
1/ Tính theo phơng pháp bình quân gia quyền : Phơng pháp này căn cứ
vào giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định
giá bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu. Căn cứ vào lợng nguyên vật liệu
xuât trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của nguyên vật
liệu xuất trong kỳ.
5
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
Đơn giá bình quân
gia quyền
=
Giá thực tế vật liệu
tồn đầu kỳ
+
Giá thực tế vật liệu
nhập trong kỳ
Số lợng tế vật liệu
tồn đầu kỳ
+
Số lợng vật liệu
nhập trong kỳ
u điểm: Việc tính toán giá trị của nguyên vật liệu xuất kho là tơng đối
hợp lý, không bị phụ thuọcc vào số lần nhập kho là nhiều hay ít
Nhợc điểm: Phơng pháp tính giá này chỉ tiến hành vào cuối kỳ hạch
toán. Vì vậy, khối lợng công tác kế toán cuối kỳ tăng lên nhiều lần và giảm tính
giám sát của kế toán.
2/ Tính theo giá thực tế đích danh :
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào giá
thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo

từng lần nhập.
Phơng pháp này có u điểm là chính xác nhng lại có hạn chế là khối lợng
công tác kế toán lớn.
3/ Tính theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc :
Phơng pháp này dựa trên giả thiết vật liệu nhập kho trớc thì xuất trớc, khi
xuất đến lô hàng nào thì lấy đơn giá thực tế của lần đó để tính trị giá hàng xuất
kho.
Ưu điểm: Tính giá theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc đợc thực hiện
thờng xuyên trong kỳ hạch toán và việc tính giá xuất là tơng đối hợp lý.
Nhợc điểm: Khối lợng công việc ghi chép và theo dõi hạch toán chi tiết
nhiều, phải tiến hành công phu.
4/ Tính theo phơng pháp nhập sau, xuất trớc :
Phơng pháp này hoàn toàn ngợc lại với phơng pháp trên, nghĩa là vật liệu
xuất kho sẽ đợc lấy từ lô hàng nhập mới nhất và trị giá hàng xuất kho đợc tính
6
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
bằng cách căn cứ vào số lợng xuất kho, đơn giá của những lô hàng nhập mới
nhất hiện có trong kho.
Ưu điểm: Công viêc tính giá đơn giản hơn so với phơng pháp nhập trớc -
xuất trớc, đợc tiến hành thờng xuyên trong kỳ hạch toán và không bị phụ thuộc
vào số lần nhập - xuất nguyên vật liệu nhiều hay ít
Nhợc điểm: Số lợng công tác tính giá phụ thuộc vào sự ổn định của giá
cả nguyên vật liệu. Trong trờng hợp giá cả nguyên vật liệu biến động mạnh thì
việc tính giá xuất theo phơng pháp này sẽ mất tính chính xác và sẽ gây ra tính
bất hợp lý.
1.2.2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán :
Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định và
chỉ dùng để ghi sổ kế toán vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong việc
thanh toán, giao dịch với bên ngoài. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc
giá tạm tính, đợc quy định thống nhất trong ít nhất một kỳ hạch toán. Cuối kỳ

kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết vật liệu theo giá thực tế sau đó
ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh
giá hạch toán theo giá thực tế đợc tiến hành theo 2 bớc sau :
- Bớc 1 : Xác định hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán :
Hệ số
chênh lệch
(H)
=
Giá thực tế vật liệu
tồn đầu kỳ
+
Giá thực tế vật liệu
nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật
liệu tồn đầu kỳ
+
Giá hạch toán vật
liệu nhập trong kỳ
- Bớc 2 : Tính giá thực tế vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất
kho và hệ số giá :
Giá thực tế vật
liệu xuất kho
=
Giá hạch toán vật
liệu xuất kho
+
Hệ số chênh lệch
(H)
Trong qua trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của vật liệu, yêu cầu và
trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của vật liệu có thể tính

riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cả loại vật liệu.
7
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
1.3. Nội dung công tác kế toán vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất.
1.3.1. Kế toán chi tiết vật liệu.
1.3.1.1 Yêu cầu của kế toán chi tiết vật liệu.
Vật liệu là một trong những đối tợng kế toán cần phải đợc tổ chức hạch
toán chi tiết. Hạch toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau :
- Tổ chức hạch toán chi tiết từng kho và bộ phận kế toán.
- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại, nhóm, thứ
vật liệu theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
- Đảm bảo khớp, đúng về nội dung các chỉ tiêu tơng ứng giữa số liệu kế
toán chi tiết vật liệu với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi
tiết nhập - xuất vật liệu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu.
- Kế toán và thủ kho phải có sự liên hệ, phối hợp trong việc sử dụng các
chứng từ nhập - xuất để hạch toán chi tiết vật liệu.
1.3.1.2. Chứng từ sử dụng trong kế toán vật liệu :
Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141
TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC, kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ
kế toán sau :
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức
- Thẻ kho
- Biên bản kiểm kê vật t SP, hàng hoá
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho .
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển
- Hoá đơn GTGT
8

CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
1.3.1.3. Sổ kế toán chi tiét vật liệu :
Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp
mà có thể sử dụng các sổ kế toán chi tiết sau :
- Sổ (thẻ) kho.
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu.
- Sổ đối chiếu luận chuyển.
- Sổ số d.
1.3.1.4. Nội dung kế toán chi tiết vật liệu :
Kế toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép thờng xuyên sự biến dộng nhập -
xuất - tồn của từng thứ, loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị ở từng kho và toàn
doanh nghiệp. Kế toán chi tiết vật liệu phải đồng thời đợc tiến hành ở 2 nơi :
kho và phòng tài vụ. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể lựa chọn
cho mình một trong ba phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu sau :
1/ Phơng pháp ghi thẻ song song
2/ Phơng pháp Sổ đối chiếu luân chuyển
3/ Phơng pháp Sổ số d
Nhìn chung, dù áp dụng phơng pháp nào trong các phơng pháp trên
doanh nghiệp đều tiến hành theo dõi đồng thời tình hình nhập - xuất - tồn ở kho
và phòng Tài vụ trên cơ sở cùng các chứng từ nhập - xuất. Có thể khái quát nội
dung kế toán chi tiét vật liệu của các phơng pháp trên nh sau :
* Tại kho : cả ba phơng pháp trên đều hạch toán giống nhau. Theo đó kế
toán lập thẻ kho và giao cho thủ kho theo dõi, ghi chép hàng ngày tình hình
nhập xuất vật liệu căn cứ vào chứng từ nhập - xuất vật liệu căn cứ vào chứng từ
nhập - xuất theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi thẻ kho đợc mở chi tiết cho một loại vật
liệu.
1/ Phơng pháp thẻ song song ( Sơ đồ số 01):
9
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
Phơng pháp này, về cơ bản hạch toán nh ở kho nhng ngoài việc theo dõi

chỉ tiêu số lợng còn theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ (3 - 5
ngày) kế toán sẽ kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đồng thời căn cứ vào các
chứng từ gốc để theo dõi, ghi chép trên Sổ chi tiết vật liệu đợc mở cho từng
loại vật liệu.
+ ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình
nhập, xuất tồn kho của từng danh điểm vật t, hàng hoá, ở từng kho theo chỉ tiêu
số lợng. Thẻ kho đợc bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó các
thẻ kho đợc sắp xếp theo loại, nhóm, thứ (mặt hàng) của vật t, hàng hoá và ghi
số lợng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất.
+ ở phòng kế toán : Hàng ngày hay định kỳ 3 - 5 ngày, nhân viên kế toán
xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho
và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, nhân
viên kế toán hàng tồn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh việc
chứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào thẻ (sổ) chi tiết
vật t, hàng hoá, mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng. Cuối tháng hay tại thời
điểm nào đó trong tháng có thể đối chiếu số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết với số liệu
trên thẻ kho tơng ứng, nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trớc khi lập báo
cáo nhanh (tuần kỳ) vật t, hàng hoá.
Ưu điểm : Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ
tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị
hàng tồn kho.
Nhợc điểm : Khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt trờng hợp doanh nghiệp có
nhiều chủng loại vật t, hàng hoá), ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa kế
toán và thủ kho.
2/ Phơng pháp Sổ đối chiếu luân chuyển (Sơ đồ số 02)
Theo dõi cả chỉ tiêu số lợng và giá trị tình hình nhập - xuất vật liệu nhng
đợc ghi định kỳ trên Sổ đối chiếu luân chuyển.
10
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
Ưu điểm : Với phơng pháp này khối lợng ghi chép có giảm bớt so với ph-

ơng pháp ghi thẻ song song.
Nhợc điểm : Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lợng giữa ghi chép của thủ kho và
kế toán.
- Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật t, hàng hoá thì việc sắp
xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát
sinh nhầm lẫn sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối lợng ghi
chép vẫn lớn.
- Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến
hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
3/ Phơng pháp Sổ số d:
Chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập kho, xuất kho và ghi định
kỳ theo từng nhóm, loại vật liệu trên Bảng luỹ kế nhập (xuất) vật liệu.
* Trình tự ghi chép ( Sơ đồ số 03):
ở kho : Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tơng tự 2 phơng pháp
trên, thủ kho còn sử dụng sổ số d để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng
thứ vật t, hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng.
ở phòng kế toán : Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc
ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau
khi kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận
chứng từ rồi mang chứng từ về phòng kế toán.
Ưu điểm :
- Giảm bớt đợc khối lợng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền
của vật t, hàng hoá theo nhóm và theo loại.
- Kế toán thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên đối với ghi chép của
thủ kho trên thẻ kho và kiểm tra thờng xuyên việc bảo quản trong kho của thủ
kho.
11
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
- Công việc dàn đều trong tháng, nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số
liệu cần thiết phục vụ cho quản trị vật t, hàng hoá.

Nhợc điểm :
- Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại vật t,
hàng hoá vậy để có thông tin về tình hình nhập, xuất, hiện còn của thứ hàng nào
đó phải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho.
- Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa
số liệu sổ số d với số liệu tơng ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việc tìm
kiếm tra cứu sẽ rất phức tạp.
1.3.2. Kế toán tổng hợp vật liệu :
Kế toán tổng hợp vật liệu là ghi chép sự biến động về mặt giá trị của vật
liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Tuỳ theo tình hình thực tế mà doanh nghiệp
có thể lựa chọn một trong hai phơng pháp kế toán tổng hợp sau :
1.3.2.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
* Nội dung phơng pháp :
Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng
pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập
kho, xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ
sở các chứng từ nhập xuất, vật liệu.
* Tài khoản kế toán sử dụng :
+ Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu : Tài khoản này dùng để theo dõi giá
trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm của các loại nguyên liệu, vật
liệu hiện có theo giá thực tế; chi tiết cho từng nhóm, loại vật t theo yêu
cầu quản lý.
+ Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đờng : Tài khoản này phản ánh giá
trị vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận mua nhng cha về kho doanh
nghiệp.
12
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
+ Tài khoản 331 Phải trả ngời bán : Đợc dùng để phản ánh quan hệ
thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tợng khác về các khoản vật liệu, hàng
hoá, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết.

+ Tài khoản 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Theo dõi giá trị
nguyên vật liệu trực tiếp không dùng hết nhập kho và trị giá phế liệu thu hồi.
Tài khoản này không có số d cuối kỳ và đợc mở chi tiết theo đối tợng hạch toán
sản xuất.
Ngoài ra còn có một số tài khoản liên quan khác đợc sử dụng nh tài
khoản 111, TK112, TK141, TK621, TK627, TK 641, TK642.
* Phơng pháp kế toán : Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng
pháp kê khai thờng xuyên đợc khái quát theo sơ đồ 01.
13
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
Sơ đồ 1 Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

TK 111,112,331 TK 152 TK 621
Nhập kho VL mua ngoài Xuất dùng trực tiếp cho SX
(nộp thuế VAT theo p
2
trực tiếp) chế tạo sản phẩm
nhập kho VL mua ngoài TK 627, 641, 642
(nộp thuế VAT theo p
2
khấu trừ)
TK 133 Xuất dùng cho QL phân xởng
phục vụ SX, BH, QLDN, XDCB
TK 333 (3) TK 632, 157
Thuế nhập khẩu tính vào giá Xuất vật liệu gửi bán
trị vật liệu nhập kho
TK 154 TK 154
Nhập kho vật liệu gia công Xuất tự chế hoặc mua ngoài
chế biến, phế liệu thu hồi gia công chế biến
TK 411 TK 128, 228, 222

Nhận góp vốn liên doanh Xuất góp vốn liên doanh
bằng vật liệu
TK 128, 222 TK 138, 421
Nhận lại vốn góp liên doanh Phát hiện thiếu thừa chờ xử lý,
bằng vật liệu lệch giảm do đánh giá lại VL

TK 336
VL di chuyển nội bộ tại TK 331, 111
đơn vị nhận CK thơng mại giảm giá, trả lại VL

TK 412
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
vật liệu
14
515
Chiết
khấu
thanh
toán
412
133
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
1.3.2.2. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ :
* Nội dung phơng pháp :
Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kểm kê định kỳ là phơng pháp
theo dõi, phản ánh không thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất vật liệu
trên các tài khoản tơng ứng. Giá trị của vật liệu mua vào nhập kho, xuất kho,
xuất kho trong kỳ đợc theo dõi, phản ánh ở TK 611 Mua hàng. Các TK 151,
TK 152 chỉ dùng để phản ánh trị giá vật liệu đầu và cuối kỳ.
* Tài khoản kế toán sử dụng :

+ TK 151, TK 152 : Theo phơng pháp này dùng để kết chuyển giá trị
thực tế vật liệu nhập, xuất kho và đang đi đờng tại thời điểm đầu kỳ, cuối kỳ
vào tài khoản Mua hàng (TK 611).
+ TK 611 Mua hàng : Phản ánh giá trị vốn thực tế của vật liệu luân
chuyển trong tháng. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan
khác nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.
* Phơng pháp kế toán : Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng
pháp kiểm kê định kỳ đợc khái quát bằng sơ đồ 02.
15
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
Sơ đồ 02: Trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
TK 151, 152 TK 611 TK 152
Kết chuyển giá trị VL tồn Kết chuyển giá trị VL tồn
đang đi đờng đầu kỳ kho cuối kỳ
TK 151
Kết chuyển giá trị VL
TK 111,112,331 đang đi đờng
Nhập kho VL mua ngoài
(nộp thuế VAT theo p
2
trực tiếp) TK 641,642,241
Giảm giá hàng bán
nhập kho VL mua ngoài TK 627,
(nộp thuế VAT theo p
2
khấu trừ) Xuất dùng cho QL phân xởng
TK 133 phục vụ SX, BH, QLDN, XDCB
TK 333 (3) TK 632
Thuế nhập khẩu tính vào giá Kết chuyển giá vốn VL
trị vật liệu nhập kho xuất bán

TK 154 TK 412
Nhập kho vật liệu gia công Chênh lệch giảm
gia công chế biến do đánh giá lại VL

TK 411 TK 128, 222
Nhận góp vốn liên doanh Xuất góp vốn liên doanh
bằng vật liệu

TK 128, 222 TK 138, 421
Nhận lại vốn góp liên doanh Phát hiện thiếu thừa chờ xử lý,
bằng vật liệu lệch giảm do đánh giá lại VL
TK 331, 111
TK 336 Chiết khấu thơng mại giảm giá, trả lại VL
VL di chuyển nội bộ tại
đơn vị nhận
TK 111, 112, 331
TK 412 Giảm giá, hàng mua trả lại
Chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu
16
515
Chiết
khấu
thanh
toán
412
133
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
1.3.2.3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu :
Theo chế độ hiện hành, ở nớc ta có 4 hình thực sổ kế toán. Mỗi một hình

thức đều có đặc điểm riêng, u nhợc điểm khác nhau. Các doanh nghiệp căn cứ
vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ kế toán của nhà nớc; căn cứ vào quy mô,
đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cũng nh trình độ nghiệp vụ,
điều kiện trang bị kỹ thuật mà lựa chọn hình thức kế toán cũng nh hệ thống sổ
kế toán cho phù hợp. Vì vậy, tuỳ theo hình thức kế toán vận dụng trong doanh
nghiệp mà kế toán vật liệu có các loại sổ kế toans khác nhau.
Tuy nhiên dù theo hình thức nào thì kế toán vật liệu đều sử dụng sổ kế
toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết vật liệu.
* Sổ kế toán tổng hợp vật liệu :
Là sổ phản ánh số liệu kế toán (số d, số phát sinh) đầy đủ và tổng quát
cho tình hình nhập, xuất vật liệu. Do vậy tuỳ theo hình thức kế toán vận dụng
mà sổ tổng hợp vật liệu có thể là Sổ nhật ký chuyên dùng, Sổ cái TK 152,
Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn,..... Sổ kế toán tổng hợp có đặc trng cơ bản là
mở cho tài khoản tổng hợp, căn cứ ghi sổ là các bảng kê chứng từ gốc hoặc
chứng từ ghi sổ. Số liệu trên sổ tổng hợp thờng đợc sử dụng để lập các báo cáo
tài chính.
* Sổ kế toán chi tiết vật liệu :
Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về từng loại vật liệu, nhập, xuất. Việc
ghi sổ chi tiết cũng đợc căn cứ trên cơ sở các Phiếu nhập kho , Phiếu xuất
kho, Bảng kê, ... Số liệu trên sổ chi tiết vật liệu để quản lý chi tiết vật liệu
nhập kho, xuất kho về mặt số lợng và giá trị ; để đối chiếu hoặc làm căn cứ ghi
sổ tổng hợp vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu thờng dùng là Sổ chi tiết vật liệu, Sổ
xuất vật t theo hạn mức sử dụng, Sổ chi tiết nhập - xuất - tồn...
17
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
Phần II
Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu
tại Công ty bánh kẹo Hải Châu
2.1. Khái quát chung về công ty bánh kẹo hải châu :
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển :

Công ty bánh kẹo Hải Châu (Hai Chau Confetinonary Co.) là thành viên
của Tổng Công ty mía đờng I - Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Đợc
thành lập ngày 2/9/1965 theo Quyết định của Bộ Công nghiệp nhẹ, hiện nay
Công ty có trụ sở đặt tại đờng Minh Khai - quận Hai Bà Trng - Hà nội. Kể từ
ngày mới thành lập đến nay, trải qua hơn 35 năm với biết bao khó khăn, thử
thách, Công ty bánh kẹo Hải Châu đã từng bớc khẳng định mình trong nền kinh
tế thị trờng đầy biến động và đạt những thành tích nhất định.
Những ngày mới thành lập, Công ty bánh kẹo Hải Châu có tên là Nhà
máy bánh kẹo Hải Châu với 03 phân xởng sản xuất chính là Phân xởng mì sợi,
phân xởng bánh và phân xởng kẹo. Lúc này do trình độ công nghệ còn thấp, lao
động thủ công là chủ yếu nên sản phẩm sản xuất ra không đủ đáp ứng nhu cầu
nhân dân. Nhà máy có số cán bộ công nhân viên bình quân là 850 ngời/năm.
Nhờ sự tích cực đổi mới và hớng phát triển phù hợp Công ty bánh kẹo
Hải Châu đã không ngừng vơn lên, tạo công ăn viẹc làm ổn định cho hơn 900
cán bộ công nhân viên/năm với mức lơng trên dới 1.000.000 đồng/ngời/tháng;
doanh thu, lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách ngày càng tăng.
Dới đây là một số chỉ tiêu kinh tế cho thấy sự phát triển của công ty :
Năm 1998 1999 2000 2001 2002
Sản phẩm (tấn) 11.438 13.500 15.052 16.000 17.500
18
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
Doanh thu cả thuế (tr đ) 93.890 118.560 136.000 150.000 160.000
Nộp ngân sách (tr đ) 7.500 8.200 9.500 10.300 11.800
Lợi nhuận sau thuế (tr đ) 1.416 1.663 2.430 2.720 2.900
Thu nhập bình quân (nđ) 650 800 900 950 1000
2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất :
Xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty là chuyên sản
xuất các mặt hàng bánh, kẹo, bột gia vị, mì ăn liền, nớc uống có cồn và không
có cồn ... do vậy cơ cấu sản xuất của công ty đợc chia thành 05 phân xởng
chính là một phân xởng sản xuất phụ trợ gồm :

- Phân xởng bánh I : Sản xuất các loại bánh trên cùng một dây chuyền
sản xuất nh bánh Hơng Thảo, bánh quy bơ, lơng khô ...
- Phân xởng bánh II : Chuyên sản xuất các loại bánh kem xốp các loại
không phân hoá (125g, 150g, 250g, 300g, 500g) kem xốp phủ sôcôla
- Phân xởng bánh III : Sản xuất bánh Hải Châu, quy hộp các loại
- Phân xởng bột canh : Sản xuất bột canh thờng và bột canh iốt.
- Phân xởng phụ trợ : Phụ trách việc bảo dỡng, sửa chữa máy móc của
các phân xởng và các phòng ban.
Sau đây là quy trình công nghệ của một số sản phẩm chủ yếu :
19
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
Sơ đồ 4: Quy trình sản xuất bánh kem xốp
Sơ đồ 5: Quy trình sản xuất bánh quy
20
Phối liệu
Phòng ổn định
Nhào tinh bột
Đánh kem
Lò nớng
Làm nguội
Phết kem
Bao gói đơn Bao gói kép
Bao góiThành phẩm
Nớng
Thành hình
Cán
Phối liệu
Nhào trộn
Nhập kho
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31

Sơ đồ 6: Quy trình sản xuất bột canh
Sơ đồ 7: Quy trình sản xuất kẹo
21
Rang muối
Xay hạt tiêu
Mỳ chính
Cân
nguyê
n liệu
và pha
trộn
đều
thành
hỗn
hợp
Cân
bao
gói
thành
phẩm
Nhập
kho
thành
phẩm
Phối liệu
Thùng nấu
Thêm phụ gia
Làm lạnh
Cán làm nguội
Máy quật

Tạo hình
Làm nguội
Bao gói
Vốt kẹo
Bảo quản
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý :
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất với nhiều loại hình sản phẩm,
công ty tổ chức bộ máy quản lý theo phơng pháp kết hợp trực tuyến và chức
năng. Theo phơng pháp này, đặc điểm của bộ phận trợ giúp do vậy công ty có
thể tận dụng đợc u điểm cũng nh hạn chế đợc nhợc điểm của các phơng pháp
này.
Có thể khái quát bộ máy quản lý tại Công ty theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 08 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty bánh kẹo Hải Châu
Nhìn vào sơ đồ bộ máy quản lý của công ty ta thấy tổ chức quản lý gồm
có 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc, 01 Kế toán trởng, 05 phòng và 02 ban. đứng
đầu là công ty là Giám đốc, là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm
và có quyền cao nhất trong việc điều hành hoạt động của công ty. Giúp việc cho
Giám đốc là một phó Giám đốc kỹ thuật, một phó giám đốc kinh doanh và Kế
toán trởng. Bên dới là các phòng, ban chức năng có chức năng nh sau:
- Phòng tổ chức lao động: Tổ chức bộ máy điều độ tiến độ sản xuất, điều
hoà bố trí tuyển dụng lao động: soạn thảo nội quy, quy chế quản lý; các quyết
định, công văn, chỉ thị; giải quyết những vấn đề về tiền lơng, bảo hiểm xã hội....
- Phòng hành chính : Theo dõi thực hiện các mặt hành chính, quản trị;
công tác đời sống, y tế sức khỏe, nhà trẻ mẫu giáo.
22
Giám đốc công ty
Kế toán tr-
ởng
Phó giám

đốc kỹ thuật
Phó giám đốc
kinh doanh
Phòng
kỹ
thuật
Ban
bẩo
vệ
Ban
XDCB
Phòng
hành
chính
Phòng
tổ chức
Phòng
tài vụ
Phòng
KHVT
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
- Phòng kỹ thuật : Theo dõi thực hiện quy trình công nghệ, bảo đảm chất
lợng sản phẩm, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, theo dõi lắp đặt sửa chữa
thiết bị đa ra dự án mua sắm thiết bị mới.
- Phòng kế hoạch vật t: Xác định kế hoạch, chiến lợc ngắn hạn, dài hạn;
kế hoạch tác nghiệp , tiến độ sản xuất hàng ngày; kế hoạch giá thành; cung ứng
vật t, nguyên vật liệu; tiêu thụ sản phẩm.
- Phòng tài vụ: Tham mu cho giám đốc về công tác kế toán, thống kê, tài
chính.
- Ban xây dựng cơ bản: Lập kế hoạch xây dựng, thực hiện sửa chữa nhỏ

trong công ty.
- Ban bảo vệ : Tổ chức công tác bảo vệ nội bộ, công tác tự vệ và nghĩa vụ
quân sự.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty :
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán :
Tại công ty bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình trực tuyến, tập trung.
Theo đó toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện tại phòng Tài vụ. Ngoài ra ở
mỗi cửa hàng, phân xởng để bố trí nhân viên kế toán với chức năng hạch toán
ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ gửi các chứng từ đã thu thập,
kiểm tra về phòng Tài vụ.
Cơ sở để xây dựng bộ máy kế toán cũng nh hình thành bộ máy nhân sự
của phòng Tài vụ là các phần hành kế toán bắt buộc cho mọi đối tợng hạch
toán. Tại công ty các phần hành kế toán gồm :
- Kế toán quỹ tiền mặt.
- Kế toán ngân hàng và công nợ
- Kế toán tiêu thụ và công nợ bán.
- Kế toán tiền lơng và BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Kế toán vật liệu.
- Kế toán TSCĐ và CCDC
- Kế toán tổng hợp và thuế.
23
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31
Phòng Tài vụ của công ty gồm có 12 nhân viên trong đó có 01 kế toán tr-
ởng, 01 phó phòng kiêm kế toán giá thành, 01 phó phòng phụ trách kế toán tiêu
thụ, 02 thủ quỹ và 07 cán bộ phụ trách các phần hành kế toán khác.
Có thể biểu diễn mô hình bộ máy kế toán của công ty nh sau :
Sơ đồ 09 : Mô hình bộ máy kế toán của Công ty bánh kẹo hải Châu :
2.1.4.2. Hình thức kế toán vận dụng tại Công ty :
Hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống
hoá và tổng hợp số liệu từ gốc theo một trình tự và phơng pháp ghi chép nhất

định.
Hiện nay, cùng với việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán, công
ty đã sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung vì đây là hình thức kế toán
phù hợp và thuận tiện nhất cho công tác kế toán trên máy.
Tài khoản kế toán sử dụng :
Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do nhà nớc quy định kết hợp để
vận dụng vào công tác kế toán của công ty. Trong hệ thống tài khoản của công
ty, các tài khoản đợc quy định giống nh trong hệ thống tài khoản chuẩn và mở
24
Kế toán trởng
Phó phòng tài vụ phụ
trách kế toán tiêu thụ
Phó phòng tài vụ kiêm
kế toán giá thành
Thủ
quỹ
Kế
toán
quỹ
kiêm
tiền
mặt
Kế
toán
ngân
hàng
và
công
nợ
Kế

toán
tiền l-
ơng
và
BHXH
BHYT
KPCĐ
Kế
toán
vật
liệu
Kế
toán
TSCĐ
và
CCDC
Kế
toán
tổng
hợp
và
thuế
Kế
toán
tiêu
thụ và
công
nợ
bán
CHuyên đề tốt nghiệp Nguyến Thị Thu Huyền K 31

chi tiết đến 04 số. Tuy vậy, công ty không sử dụng tài khoản 151 Hàng mua
đang đi đờng.
Công ty áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên. Đồng thời công ty thực hiện kế toán thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ.
Sơ đồ 10: Sơ đồ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ
Ghi đối chiếu, kiểm tra
25
Chứng từ gốc Máy vi tính
Sổ nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối SPS