Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần Giầy Hà Nội.DOC

Lời nói đầu
Xã hội tồn tại và phát triển qua các giai đoạn là nhờ quá trình sản xuất. Để
quá trình này diễn ra thống nhất từ khâu đầu đến khâu cuối, một yếu tố không
kém phần quan trọng là vật liệu - đầu vào sản xuất. ở nớc ta, ngành công nghiệp
đang trên đà phát triển, số lợng chủng loại vật liệu rất cần thiết và luôn đợc
quan tâm hàng đầu.
Xét dới góc độ doanh nghiệp, vật liệu là đối tợng lao động - một trong ba
yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể
sản phẩm. Vì thế việc tổ chức hạch toán vật liệu là không thể thiếu đợc và phải
đảm bảo cả ba yêu cầu cơ bản của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời
và toàn diện.
Hạch toán vật liệu đảm bảo đợc các yêu cầu trên thì sẽ đảm bảo cho việc
cung cấp vật liệu kịp thời và đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát
chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, ngăn ngừa
lãng phí vật liệu, giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho doanh
nghiệp. Để làm đợc điều này, các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ
quản lý mà kế toán là một công cụ quản lý giữ vai trò trọng yếu nhất.
Cùng với những kiến thức bổ ích tiếp thu từ khoá học, em mạnh dạn đi
sâu vào nghiên cứu đề tài "Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ
phần Giầy Hà Nội". Qua đó nhằm kết hợp những lý luận đã học trong khoá
học vào yêu cầu thực tế của công ty. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề
đợc chia làm 3 phần chính.
Phần 1: Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong
các doanh nghiệp sản xuất.
Phần 2: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần
Giầy Hà Nội.
Phần 3: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật
liệu ở công ty cổ phần Giầy Hà Nội.
Tuy nhiên với thời gian và trình độ còn hạn chế nên quá trình nghiên cứu
sẽ không thể tránh khỏi những sai sót về lý luận cũng nh kiến thức. Em rất
mong sự góp ý của thầy giáo để chuyên đề đợc hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!
1
Phần thứ nhất
Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán
vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất.
I. Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán vật liệu ở
doanh nghiệp sản xuất.
1. Đặc điểm, vị trí của vật liệu trong sản xuất.
Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, t liệu lao động,
và đối tợng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra
của cải vật chất cho xã hội. Đối tợng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự
nhiên, đối tợng lao động đợc chia làm hai loại: Loại thứ nhất là có sẵn trong tự
nhiên, loại thứ 2 là đã qua chế biến. Vật liệu là đối tợng lao động nhng không
phải đối tợng nào cũng là vật liệu.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí
sản xuất kinh doanh trong kỳ dới dạng chi phí tiêu hao vật liệu để tạo ra giá trị
sản phẩm mới. Trong tổng giá trị sản xuất sản phẩm mới, chi phí nguyên vật
liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn. Chính vì thế các doanh nghiệp cần phải tổ chức
tốt công việc quản lý, tổ chức các quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự
trữ và sử dụng vật liệu. Sản xuất sẽ không tiến hành đợc nếu không có nguyên
vật liệu, chất lợng nguyên vật liệu kém thì chất lợng sản phẩm cũng kém và sẽ
làm ảnh hởng đến giá thành.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
cần thực hiện các yêu cầu sau:
+ Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị.
+ Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán
hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp đợc số liệu về
tình hình có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản

xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính
giá thành sản phẩm.
2
+ Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua,
tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.
2. Phân loại vật liệu
Phân loại vật liệu là căn cứ vào tiêu thức nào đó tuỳ theo yêu cầu quản lý
để sắp xếp thành từng thứ, từng loại vào cùng một tiêu thức. Công tác quản lý
và hạch toán vật liệu đợc tổ chức tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định đợc tầm
quan trọng của từng loại để từ đó có kế hoạch quản lý chúng.
Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản
xuất kinh doanh đợc chia thành.
+ Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài)
+ Vật liệu phụ
+ Nhiên liệu
+ Phụ tùng thay thế.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản
+ Phế liệu.
3. Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất
định, về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu chỉ phản ánh theo giá
vốn thực tế.
a. Đánh giá vật liệu theo giá vốn thực tế.
*) Đối với giá vốn thực tế nhập kho, tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá vốn
thực tế đợc xác định nh sau:
- Đối với vật liệu mua ngoài thì giá vốn thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn
(cha có thuế GTGT) + thuế nhập khẩu (nếu có) + chi phí thu mua thực tế(chi
phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản...) - các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có).
- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế
gồm: giá vật liệu xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến.

- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá
trị thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến
3
nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho
đơn vị nhận gia công chế biến.
- Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế
vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công
nhân.
- Phế liệu đợc đánh giá theo ớc tính.
*) Đối với giá vốn thực tế xuất kho, khi xuất dùng vật liệu kế toán phải
tính toán chính xác giá vốn thực tế của vật liệu xuất dùng cho các nhu cầu, đối
tợng khác nhau. Việc tính giá thành thực tế của vật liệu xuất kho có thể trích
theo các phơng pháp sau:
+ Phơng pháp 1: Tính theo giá của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ
Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ
=
+ Phơng pháp 2: Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn
đầu kỳ và nhập trong kỳ:
Về cơ bản phơng pháp này giống nh phơng pháp trên nhng đơn giá vật liệu
đợc tính bình quân cho cả tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.
=
+ Phơng pháp 3: Tính theo giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này áp dụng cho những loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật
t đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu
nhập kho theo từng lô, từng lần nhập, xuất và số lợng xuất kho theo từng lần
nhập đó.
+ Phơng pháp 4: Tính theo giá thực tế nhập trớc xuất trớc.
Theo phơng pháp này, vật liệu tồn đầu kỳ sẽ đợc xuất trớc tiên, sau đó đến
vật liệu theo thứ tự chúng đợc mua vào, số tồn kho cuối kỳ bao gồm những hàng
mua vào sau cùng. Phơng pháp này áp dụng đối với những vật liệu có quy định

thời gian bảo quản.
+ Phơng pháp 5: Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trớc.
4
Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng khi xuất sẽ
căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho
vào lúc xuất kho sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế
xuất kho.
+ Phơng pháp 6: Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán
Giá hạch toán của vật liệu là giá quy định thống nhất trong phạm vi xây
dựng và đợc ổn định trong thời gian dài. Sử dụng giá hạch toán trong kế toán
chi tiết vật liệu sẽ làm giảm công việc hàng ngày của kế toán tuy nhiên, khi sử
dụng giá hạch toán trong công tác kế toán hàng ngày, tình hinh xuất, nhập, tồn
cuối tháng thành giá vốn thực tế nhằm đảm bảo chính xác giá vốn vật liệu xuất
kho, tồn kho...
II. Tổ chức và kế toán chi tiết vật liệu
1. Tổ chức kế toán vật liệu
a. Chứng từ sử dụng:
Theo quy định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 thì các chứng từ về kế
toán vật liệu bao gồm:
Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT)
Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT)
Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 - VT)
Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT)
Thẻ kho (mẫu 06 - VT)
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH)
Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03 - BH)
b. Sổ chi tiết vật liệu
Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh
nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:

- Thẻ kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu
5
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số d
c. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu
* Phơng pháp thẻ song song
Nội dung của phơng pháp này hạch toán chi tiết giữa kho và phòng kế
toán.
- ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn do thủ kho tiến hành trên
thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng.
- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi
chép tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Phơng pháp này ghi chép đơn giản nhng lại trùng lắp quá nhiều giữa thủ
kho và phòng kế toán. Nó đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít
chủng loại vật liệu các nghiệp vụ phát sinh ít và trình độ chuyên môn của cán
bộ kế toán còn hạn chế.
* Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình
hình nhập xuất tồn giống nh phơng pháp trên.
- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình
hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho, trên cơ sở các chứng
từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Phơng pháp này giảm đợc khối lợng
ghi chép nhng việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp và nó chỉ thích hợp cho những
doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập xuất phát sinh, không bố trí riêng nhân viên
kế toán chi tiết vật liệu.
* Phơng pháp sổ số d:
- ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn
kho về mặt số lợng, đồng thời cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính đợc trên
thẻ kho và số d theo chỉ tiêu số lợng.

- ở phòng kế toán: Kế toán mở số số d theo từng kho sử dụng cho cả năm
để ghi sổ tồn kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu
số lợng và chỉ tiêu giá trị.
6
Phơng pháp này có nhiều u điểm: giảm bớt khối lợng công việc để kiểm
tra giám sát thờng xuyên. Tuy nhiên do chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị nên khó
kiểm tra về mặt số lợng mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Do đó nó đợc áp
dụng ở các doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thờng xuyên,
nhiều chủng loại, yêu cầu quản lý cao và trình độ chuyên môn của cán bộ tơng
đối cao.
2. Kế toán tổng hợp vật liệu.
Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý mà sử dụng một
trong hai phơng pháp sau:
a. Phơng pháp kê khai thờng xuyên:
Phơng pháp này ghi chép một cách thờng xuyên liên tục, nó đợc áp dụng ở
phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và thơng mại kinh doanh những mặt hàng
có giá trị lớn.
* TK sử dụng: 152 - nguyên vật liệu
Bên nợ: Giá thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị
Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Bên có: Giá thực tế NVL tồn kho
Chiết khấu hàng mua giảm giá và hàng mua trả lại
Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL
Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phơng pháp kiểm kê
định kỳ).
D nợ: Giá thực tế NVL tồn kho
Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu quản lý mà mở TK cấp 2 chi tiết theo từng đối
tợng khác nhau:
TK 331 - Phải trả ngời bán
Bên nợ : + Số tiền đã thanh toán cho ngời bán

+ Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá số hàng theo hợp đồng
+ Giá trị vật t hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại
ngời bán.
7
+ Chiết khấu mua hàng đợc ngời bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm
trừ vào nợ phải trả.
+ Số tiền ứng trả trớc cho ngời bán, nhng cha nhận đợc hàng hoá lao vụ.
Bên có: + Số tiền phải trả cho ngời bán
+ Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về khi có
hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.
D có: Số tiền còn phải trả cho ngời bán
D nợ (nếu có): Số tiền đã ứng hoặc trả thừa cho ngời bán
TK 331 đợc mở theo dõi cho từng đối tợng cụ thể, từng ngời bán.
TK 151 - Hàng mua đang đi trên đờng
Bên nợ : + Giá trị hàng đang đi trên đờng
+ Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ
(Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Bên có: + Giá trị hàng đi đờng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các
đối tợng sử dụng hay khách hàng.
+ Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ
(theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng cha nhập kho
Ngoài ra còn có các TK liên quan nh:
111 - Tiền mặt
112 - Tiền gửi ngân hàng
141 - Tạm ứng
222 - Góp vốn liên doanh
241 - XDCB dở dang
411 - Vốn kinh doanh
621 - Chi phí NVL trực tiếp

627 - Chi phí sản xuất chung
8
642 - Chi phí quản lý DN
641 - Chi phí bán hàng
133 - Thuế VAT đợc khấu trừ
* Kế toán tổng hợp tăng
- Mua NVL hàng đã nhập kho (hoá đơn và hàng cùng về)
Nợ TK 133
Nợ TK 152
Có TK 111, 112, 141, 331, 311, 333
- Nếu trong tháng nhận đợc hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn cha về:
Nợ TK 151
Nợ TK 133
Có 111, 112, 141, 331
Khi hàng về (nhập kho, hoặc chuyển thẳng cho các bộ phận sản xuất,
khách hàng).
Nợ 621, 641, 642
Nợ 632
Nợ 157
Có 151
- Các chi phí liên quan đến mua vật liệu
Nợ 152
Nợ 133
Có 111, 112, 331...
- Khi thanh toán số chiết khấu, giảm giá mua hàng đợc hởng và giá trị
hàng trả lại do không đúng chất lợng qui cách ... theo hợp đồng:
Nợ 331, 111, 112, 1388
Có 152
Có 133
9

- NVL tăng do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến
Nợ 152 Nợ 152
Có 154 (tự chế biến) Nợ 133
Có 154 (phần thuê ngoài)
- Tăng do nhận góp vốn liên doanh hoặc đợc cấp phát quyên tặng
Nợ 152
Có 411
- Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê:
Nếu xác định là của doanh nghiệp : Nợ 152
Có 338 (3381)
Nếu thừa không phải của doanh nghiệp kế toán phản ánh vào TK 002 "vật
t hàng hoá nhận giữ hộ gia công"
- Tăng do thu hồi vốn góp liên doanh
Nợ 152
Có 128, 222
- Tăng do đánh giá lại Nợ 152 (số chênh lệch tăng)
Có 412
- Hàng về, hoá đơn cha về:
Nợ TK 152 (giá tạm tính)
Nợ 133
Có 331
Khi nhận đợc hoá đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế
(giá ghi trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa hoá đơn và giá tạm tính nếu giá
hoá đơn lớn hơn giá tạm tính.
Nợ 152
Nợ 133
Có 331, 111, 112, 311, 333
10
Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính
Nợ 152

Nợ 133
Có 331, 111, 112, 311, 333
* Kế toán tổng hợp giảm:
- Xuất dùng cho sản xuất kinh doanh: căn cứ thực tế ghi
Nợ 621
Nợ 6272
Nợ 6412
Nợ 6422
Có 152 (chi tiết liên quan)
- Xuất kho vật liệu tự chế biến hoặc thuê ngoài
Nợ 154 (chi tiết liên quan)
Có 152
- Xuất vật liệu góp vốn liên doanh đơn vị khác:
Nợ 128, 228: Giá trị vốn góp
Có 152
Có 412 (chênh lệch tăng do giá vốn góp > thực tế)
Nợ 412 (chênh lệch giảm do giá trị vốn góp < thực tế)
- Xuất bán cho vay:
Nợ 632, 138 (1388)
Có 152
- Giảm do mất mát thiếu hụt
+ Do ghi chép nhầm lẫn
Nợ TK có liên quan
Có 152
+ Thiếu hụt trong định mức tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp
11
Ghi đỏ
Nợ 642
Có 152
+ Nếu thiếu hụt ngoài định mức do ngời chịu trách nhiệm gây nên

Nợ 111 - số bồi thờng vật chất đã thu
Nợ 334 - trừ vào tiền lơng
Nợ 1388 - số bồi thờng phải thu
Có 152
+ Nếu cha rõ nguyên nhân phải chờ xử lý
Nợ 1381
Có 152
- Giảm do đánh giá lại: Nợ 412
Có 152 (số chênh lệch giảm)
b. Kế toán tổng hợp theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Phơng pháp này thờng áp dụng ở những đơn vị có nhiều chủng loại vật t
hàng hoá với qui cách mẫu mã rất khác nhau có giá trị thấp, hàng hoá vật t
xuất dùng thờng xuyên.
Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán
Nhợc điểm: Độ chính xác về giá trị vật t hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị
ảnh hởng của công tác quản lý tại kho quầy bến bãi.
Kế toán sử dụng TK 611 - mua hàng
TK này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật t hàng hoá mua vào và
xuất dùng trong kỳ.
Bên nợ: + Kết chuyển giá thực tế vật t hàng hoá tồn đầu kỳ
+ Giá thực tế vật t hàng hoá mua vào trong kỳ
Bên nợ: + Giá thực tế vật t hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ
+ Giá thực tế vật t hàng hoá xuất trong kỳ
12