238 Hạch toán sửa chữa tài sản cố định theo chế độ kế toán hiện hành

Đề án Kế toán tài chính
LỜI NÓI ĐẦU

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tài sản cố định
là cơ sở vật chất kỹ thuật chiếm tỉ trọng lớn trong tổng nguồn vốn của doanh
nghịêp. Nó phản ánh năng lực sản xuất, trình độ sản xuất cũng như khả năng
phát triển của doanh nghiệp. Do vậy tài sản cố định có ý nghĩa và vai trò vô
cùng quan trọng đối với bất kì một cơ sở sản xuất kinh doanh nào. Chính vì
điều này mà một trong những nguyên tắc để kinh doanh hiệu quả là sử dụng
hợp lý và tối ưu tài sản cố định. Nhưng để có thể quản lý được tài sản cố định
thì nhất thiết phải có được những thông tin về tài sản cố định trong đó có
những thông tin do kế toán cung cấp. Do vậy kế toán tài sản cố định nói
chung và kế toán sửa chữa tài sản cố định nói riêng trong các doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh cũng đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý
của doanh nghiệp.
Do nhận thấy được tầm quan trọng của kế toán tài sản cố định đối với
hoạt động quản lý của doanh nghiệp nên em đã chọn đề tài: “Hạch toán sửa
chữa tài sản cố định theo chế độ kế toán hiện hành”. Trong bài viết này chắc
chắn không tránh khỏi những thiếu sót vì vậy em rất mong nhận được các ý
kiến đóng góp của các thày cô giáo để giúp em hoàn thiện đề án này. Em xin
chân thành cảm ơn!
TrầnThị Minh Phương Kế toán 46B
1
Đề án Kế toán tài chính
B. NỘI DUNG
I. SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH(TSCĐ) TRONG DOANH NGHIỆP
1. Sự cần thiết phải tiến hành sửa chữa tài sản cố định trong doanh nghiệp
- Vai trò của TSCĐ trong doanh nghiệp:
Để tiến hành một hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp đều
nhất thiết phải có đày đủ ba yếu tố: lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao
động. Trong đó đối tượng lao động được hiểu là tất cả những gì mà lao động

của con người tác động vào nhằm làm biến đổi hình thái của chúng cho phù
hợp với mục đích của con người. Ví dụ về đối tượng lao động như nguyên vật
liệu. năng lượng, … Còn tư liệu lao động là những gì mà con người dùng để
tác động vào đối tượng lao động nhằm biến đổi chúng cho phù hợp với nhu
cầu của con người. Máy móc, thiết bị, nhà xưởng,…là những ví dụ về tư liệu
lao động. Tập hợp những tư liệu lao động và đối tượng lao động đó tạo thành
một bộ phận tài sản chủ yếu của doanh nghiệp.
Tài sản của doanh nghiệp là tất cả những nguồn lực thuộc quyền sở hữu
và sử dụng lâu dài của doanh nghiệp và mang lại giá trị kinh tế trong tương lai
cho doanh nghiệp. Bộ phận chủ yếu và chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng tài
sản của doanh nghiệp chính là TSCĐ. TSCĐ là tư liệu lao động, là một trong
ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất do vậy nó đóng một vai trò quan trọng
đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Song không
phải tất cả tư liệu lao động trong doanh nghiệp đều là TSCĐ mà TSCĐ chỉ
bao gồm những tư liệu chủ yếu có đủ tiêu chuẩn về mặt giá trị và thời gian sử
dụng… được quy định trong chế độ lquản lý tài chính hiện hành của nhà
TrầnThị Minh Phương Kế toán 46B
2
Đề án Kế toán tài chính
nước. Theo quy định hiện nay, một tài sản chỉ được ghi nhận là TSCĐ khi nó
thoả mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn sau:
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài
sản đó: lợi ich kinh tế do tài sản mang lại được biểu hiện ở việc tăng doanh
thu, tiết kiệm chi phí, tăng chất lượng của sản phẩm, dịch vụ khi doanh
nghiệp kiểm soát và sử dụng một tài sản nào đó.
- Giá trị ban đầu của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy:
Tiêu chuẩn này yêu cầu một tài sản nào đó muốn được ghi nhận là TSCĐ thì
phải có cơ sở khách quan để xác định giá trị ban đầu của nó.
- Có thời gian hữu dụng từ một năm.
- Có giá trị từ 10.000.000 đồng trở lên.

Xét theo hình thái biểu hiện TSCĐ được phân thành hai loại: TSCĐ
hữu hình và TSCĐ vô hình. TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vật
chất cụ thể và có đày đủ các tiêu chuẩn để ghi nhận là TSCĐ, bao gồm: nhà
cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn,
thiết bị dụng cụ quản lý, vườn cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản
phẩm… Còn TSCĐ vô hình là những tài sản có đủ tiêu chuẩn ghi nhân TSCĐ
nhưng không có hình thái vật chất cụ thể như: quyền sử dụng đất, quyền phát
hành, bản quyền, bằng sáng chế, nhãn hiệu hàng hóa, phần mềm máy vi tính,
giấy phép hoặc giấy phép nhượng quyền…
Như vậy có thể thấy TSCĐ chính là cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh
nghiệp. Nó phản ánh trình độ kỹ thuật và năng lực sản xuất của doanh nghiệp.
Mặt khác từ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ cho thấy TSCĐ đều là những tài sản
có giá trị đầu tư lớn do đó nó chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của
doanh nghiệp. Tỉ trọng này còn phụ thuộc vào đặc điểm của từng lĩnh vực và
hoạt động kinh doanh. Đối với các doanh nghịêp thương mại tổng TSCĐ
chiếm khoảng trên 30% tổng tài sản nhưng đối với doanh nghiệp công nghiệp
TrầnThị Minh Phương Kế toán 46B
3
Đề án Kế toán tài chính
tỉ trọng này là khoảng 70%. Chính vì TSCĐ chiếm tỉ trọng rất lớn trong tổng
vốn đầu tư và phản ánh cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp cho nên nó
giữ một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp.
Tuy nhiên TSCĐ đóng vai trò quan trọng như vậy trong doanh nghiệp
không chỉ bởi có giá trị lớn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng vốn đầu tư của
doanh nghiệp mà còn vì nó tham gia vào tất cả các khâu, các quá trình hoạt
động của doanh nghiệp từ hoạt động cung ứng, sản xuất, tiêu thụ đến quản lý.
Như vậy có thể thấy được vai trò quan trọng của TSCĐ đối với sự tồn
tại của một doanh nghiệp. Đó là vì TSCĐ chính là một trong những tư liệu lao
động chủ yếu của doanh nghiệp, phản ánh cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh
nghiệp, chiếm giá trị đầu tư rất lớn so với tổng nguồn vốn và tham gia vào tất

cả các quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vai trò to lớn đó của
TSCĐ đối với doanh nghiệp cho nên để hoạt động hiệu quả doanh nghiệp cần
phải quản lý và sử dụng TSCĐ một các hợp lý và tối ưu. Do giá trị TSCĐ lớn,
thời gian hữu dụng kéo dài nên doanh nghiệp cần thường xuyên bảo dưỡng
duy trì hoạt động bình thường cho tài sản. Mặt khác trong quá trình sử dụng
TSCĐ không thể tránh khỏi những hỏng hóc vì vậy nhất thiết phải tiến hành
sửa chữa TSCĐ trong doanh nghiệp.
- Đặc điểm của TSCĐ:
Trong quá trình hoạt động, TSCĐ tuy không thay đổi về mặt hình thái
nhưng giá trị tài sản giảm dần do bị hao mòn. TSCĐ lại được cấu thành bởi
nhiều bộ phận, chi tiết khác nhau nên khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh
doanh, các bộ phận, chi tiết này bị hao mòn, hư hỏng không đều nhau. Do vậy
để duy trì, khôi phục khả năng hoạt động bình thường cho TSCĐ, để đảm bảo
an toàn trong lao động sản xuất kinh doanh cần thiết phải tiến hành sửa chữa,
thay thế những bộ phận, chi tiết của TSCĐ đã bị hao mòn, hư hỏng.
TrầnThị Minh Phương Kế toán 46B
4
Đề án Kế toán tài chính
TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, thời gian sử
dụng lâu dài có khi lên tới 10 hay 20 năm. Trong thời gian hữu dụng đó nhu
cầu thị trường có thể đã có sự thay đổi, điều kiện, năng lực của doanh nghiệp
cũng thay đổi làm cho yêu cầu về chất lượng cũng như mẫu mã, chủng loại
sản phẩm, hàng hoá cũng thay đổi. Điều này đòi hỏi phải cải tạo, nâng cấp
TSCĐ đã có để có đủ tính năng có thể sản xuất ra những mặt hàng đáp ứng
được nhu cầu của thị trường, đồng thời nâng cao năng suất phù hợp với yêu
cầu đổi mới sản xuất của doanh nghiệp.
TSCĐ có giá trị lớn nên cần phải thường xuyên bảo dưỡng, thay thế
những bộ phận hỏng nhằm duy trì năng lực hoạt động bình thường của tài sản
đồng thời tăng thời gian hữu dụng, kéo dài tuổi thọ của tài sản tránh trường
hợp chưa hết thời hạn khấu hao mà TSCĐ đã hỏng không thể sử dụng được

và phải đầu tư mua mới tài sản khác. Vì như vậy sẽ làm tăng khấu hao được
tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do đồng thời tính khấu hao của tài sản
mua mới những vẫn phải tính cả khấu hao của TSCĐ hỏng nhưng chưa hết
thời hạn khấu hao. Điều này làm chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ tăng và
dẫn đến lợi nhuận của doanh nghiệp bị giảm, hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp là giảm xuống.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của TSCĐ trong doanh nghiệp và đặc
điểm hoạt động của nó cho thấy việc sửa chữa TSCĐ trong doanh nghiệp là
rất cần thiết. Nó không chỉ nhằm bảo dưỡng, duy trì hoạt động bình thường
cho tài sản mà còn giúp kéo dài tuổi thọ, nâng cao năng suất, chất lượng cho
sản phâm làm tăng lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp.
2. Phân loại sửa chữa TSCĐ trong doanh nghiệp
Trong quá trình sử dụng, TSCĐ cần được bảo dưỡng thường xuyên
hoặc sửa chữa khi chúng bị hư hỏng nhằm duy trì năng lực hoạt động bình
thường của TSCĐ. Tuỳ theo mức độ sửa chữa người ta chia nghiệp vụ sửa
TrầnThị Minh Phương Kế toán 46B
5
Đề án Kế toán tài chính
chữa TSCĐ của doanh nghiệp thành sửa chữa thường xuyên, sữa chữa lớn và
sửa chữa nâng cấp TSCĐ.
- Sửa chữa thường xuyên TSCĐ: Là công việc sửa chữa nhỏ có tính
chất bảo dưỡng hoặc thay thế những bộ phận, chi tiết nhỏ của TSCĐ. Việc sửa
chữa này nhằm giữ cho TSCĐ có trạng thái tốt, bình thường đảm bảo an toàn
lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Thí dụ, để duy trì trạng thái tốt
cho toà nhà văn phòng, nhà xưởng cần phải định kỳ quét sơn, sửa chữa mái
nhà. Máy móc, thiết bị công nghệ cần phải thường xuyên lau chùi, bơm dầu,
điều chỉnh và nếu có bộ phận hay chi tiết nào bị hư hỏng thì phải được thay thế.
Đặc điểm của loại hình sửa chữa này là thời gian tiến hành sửa chữa
ngắn, chi phí sửa chữa chiếm một tỉ trọng nhỏ không đáng kể so với tổng chi
phí kinh doanh trong kỳ. Vì vậy chi phí sửa chữa thường xuyên được tập hợp

trực tiếp vào chi phí kinh doanh của kỳ hạch toán mà nghiệp vụ sửa chữa diễn
ra. Chi phí sửa chữa này được phản ánh trên báo cáo kết quả kinh doanh của
kỳ hiện hành.
- Sửa chữa lớn TSCĐ: Là công việc sửa chữa có tính chất khôi phục
năng lực hoạt động của TSCĐ, được thực hiện khi TSCĐ bị hư hỏng nhiều
phải thay thế các bộ phận quan trọng hoặc thay thế phần lớn các bộ phận, chi
tiết của nó. Đặc điểm của loại hình sửa chữa này là thời gian sửa chữa thường
kéo dài đòi hỏi phải ngừng sử dụng tài sản, chi phí sửa chữa lớn chiếm tỉ
trọng đáng kể so với tổng chi phí kinh doanh của một kỳ hạch toán. Vì vậy
theo nguyên tắc phù hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phải được phân bổ vào
chi phí kinh doanh của nhiều kỳ khác nhau.
Trong quan hệ với công tác kế hoạch, nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ
được chia thành hai loại là sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch và sửa chữa lớn
TSCĐ ngoài kế hoạch.
TrầnThị Minh Phương Kế toán 46B
6
Đề án Kế toán tài chính
Sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch là sửa chữa những TSCĐ mà doanh
nghiệp đã có dự kiến từ trước. Chi phí để tiến hành sửa chữa lớn sẽ được lập
dự toán trước. Do đó trong trường hợp này kế toán phân bổ chi phí sửa chữa
vào chi phí kinh doanh bằng cách trích trước theo dự toán.
Sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch là sửa chữa những TSCĐ hư hỏng
nặng ngoài dự kiến của doanh nghiệp. Do vậy chi phí sửa chữa phải được
phân bổ vào chi phí kinh doanh của những kỳ hạch toán sau khi nghiệp vụ sửa
chữa đã được hoàn thành.
- Sửa chữa nâng cấp TSCĐ: Kết quả của việc sửa chữa nâng cấp là
TSCĐ hiệu quả hơn, năng suất cao hơn hoặc tăng thêm tính năng hoạt động
của TSCĐ, kéo dài tuổi thọ của nó.
Bản chất của nghiệp vụ sửa chữa nâng cấp TSCĐ là một ngiệp vụ đầu
tư bổ sung cho TSCĐ. Vì vậy chi phí sửa chữa nâng cấp được kế toán phản

ánh làm tăng nguyên giá của TSCĐ được sửa chữa nâng cấp.
II. HẠCH TOÁN SỬA CHỮA TSCĐ THEO CHẾ ĐỘ HIỆN HÀNH
1. Hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ
- Chứng từ sử dụng: Do nghiệp vụ sửa chữa thường xuyên là nghiệp
vụ sửa chữa nhỏ nên thường do doanh nghiệp tự làm. Do đó chứng từ sử dụng
trong nghiệp vụ này thường bao gồm:
+ Các hoá đơn bán hàng do người bán cấp: ví dụ như hoá đơn
mua dầu nhớt,…
+ Phiếu xuất kho phụ tùng, vật liệu thay thế cho sửa chữa thường
xuyên của doanh nghiệp
- Tài khoản sử dụng: Do chi phí sửa chữa thường xuyên được tập hợp
trực tiếp vào chi phí kinh doanh trong kỳ hạch toán mà nghiệp vụ sửa chữa
diễn ra nên các tài khoản được sử dung để hạch toán chi phí sửa chữa này là:
TrầnThị Minh Phương Kế toán 46B
7
Đề án Kế toán tài chính
+Các tài khoản tập hợp chi phí tuỳ thuộc phạm vi sử dụng của TSCĐ
được sửa chữa: TK 627, TK641, TK642
+ Các tài khoản phản ánh yếu tố chi phí: TK 111, 112, 152, 214, 331,
334…
- Phương pháp hạch toán: Tập hợp chi phí sửa chữa thường xuyên
theo từng đối tượng sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 627: chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ o bộ phận sản xuất
Nợ TK 641: Chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ ỏ bộ phận bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ dùng cho quản lý
doanh nghiệp
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng phương pháp khấu trừ( nếu có)
Có TK 111, 112: Chi phí sửa chữa bằng tiền
Có TK 152: Vật liệu, phụ tùng xuất dùng cho sửa chữa
Có TK 214: Hao mòn TSCĐ dùng cho sửa chữa

Có TK 334: Tiền lương công nhân sửa chữa
Có TK 331: Phải trả người bán các dịch vụ, hàng hoá dùng cho
sửa chữa
2. Hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ trong doanh nghiệp
- Chứng từ sử dụng: Do đặc điểm của sửa chữa lớn TSCĐ là thời gian
sửa chữa kéo dài, chi phí sửa chữa lớn và thường theo hình thức giao thầu nên
nó phải được dự kiến trước và phải được lập dự toán kinh phí sửa chữa. Do
vậy trong trường hợp này, kế toán sử dụng những chứng từ sau đây:
+ Kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa được cấp thẩm quyền
duyệt
+ Hợp đồng sửa chữa
+ Hoá đơn sửa chữa do bên thực hiện xuất cho đơn vi
+ Hợp đồng sửa chữa do bên thực hiện xuất cho đơn vị
TrầnThị Minh Phương Kế toán 46B
8
Đề án Kế toán tài chính
+ Biên bản nghiệm thu, bàn giao khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành
+ Và các chứng từ khác có liên quan
- Tài khoản sử dụng: Do sửa chữa lớn TSCĐ thường được lập dự toán
chi phí trước nên chi phí sửa chữa lớn sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh
doanh của nhiều kỳ bằng cách trích trước vào chi phí. Trong trường hợp
TSCĐ hư hỏng đột xuất ngoài dự kiến của doanh nghiệp phải tiến hành sửa
chữa lớn thì chi phí sửa chữa sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của
các kỳ kế toán sau khi thực hiện nghiệp vụ sửa chữa. Do vậy để hạch toán chi
phí sửa chữa TSCĐ kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+ TK 241( 2413): Tập hợp chi phí sửa chữa TSCĐ
+ TK 335: Chi phí trả trước dùng trong trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ
theo kế hoạch có lập dự toán.
+ TK 242: Chi phí trả trước dùng trong trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ
ngoài kế hoạch

+ Các tài khoản chi phí: TK 627, 641, 642
+ Các tài khoản phản ánh yếu tố chi phí: TK 111, 112, 152, 334, 331, 338
- Phương pháp kế toán:
* Truờng hợp sửa chữa lớn theo kế hoạch: Trong trường hợp này doanh
nghiệp sẽ lập dự toán chi phí sửa chữa và kế toán sẽ phân bổ vào chi phí sản
xuất kinh doanh bằng cách trích trước. Theo đó kế toán sẽ hạch toán như sau:
- Khi tiến hành trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ tính vào kinh doanh
theo dự toán, kế toán ghi:
Nợ TK 627: Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận sản xuất
Nợ TK 641: Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng
Nợ TK 642: Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ở bộ phận QLDN
Có TK 335: Số chi phí trích trước được tính vào chi phí kinh
doanh trong kỳ
TrầnThị Minh Phương Kế toán 46B
9