Bản đặc tả chức năng phần mềm pdf

Bản đặc tả chức năng phần mềm: Cơ sở vững chắc cho sự thống
nhất giữa khách hàng và EFFECT.
Xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm
Để dự án triển khai ERP thành công, nhà cung cấp phần mềm và doanh nghiệp cần phải có sự
thống nhất cao về những chức năng sẽ thực hiện trên phần mềm, hoạt động của các chức năng,
kết quả cần phải đạt được cho từng chức năng để trong quá trình triển khai dự án sẽ giảm tối
thiểu những bất đồng về các công việc cần phải thực hiện và đặc biệt chỉ rõ trách nhiệm của nhà
cung cấp giải pháp phần mềm trong việc xây dựng phần mềm. Bản đặc tả chức năng phần mềm
cũng là căn cứ để hai bên tiến hành xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết cho dự án.
Tài liệu về hệ thống quản lý doanh nghiệp chứa đựng các thông tin rất hữu ích cho việc xây dựng
bản đặc tả chức năng phần mềm. Đó là các thông tin về mô tả chức năng và công việc của các vị
trí nhân viên vài thông tin về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh
nghiệp chưa có các tài liệu về hệ thống quản lý này thì doanh nghiệp có thể yêu cầu dịch vụ tư
vấn của nhà tư vấn quản lý doanh nghiệp độc lập hoặc kết hợp cùng các nhân viên tư vấn
EFFECT xây dựng các quy trình hoạt động phù hợp nhất để làm căn cứ xây dựng bản đặc tả
chức năng phần mềm.
Bản đặc tả chức năng phần mềm mô tả một cách chi tiết kiến trúc phần mềm về mặt chức năng
bao gồm các modules, các chức năng của từng modules, các thao tác người sử dụng đối với
từng chức năng chi tiết và đặc biệt các kết quả cần đạt được của từng chức năng. Doanh nghiệp
sẽ hình dung được một cách cụ thể "bản đồ" chức năng và cách sử dụng của phần mềm và trên
cơ sở đó biết rõ mình sẽ được những gì khi phần mềm đi vào hoạt động theo đúng bản đặc tả
chức năng phần mềm. Nhà cung cấp giải pháp phần mềm (EFFECT) sẽ hình dung được rõ khối
lượng công việc cần thực hiện cho đến khi dự án hoàn thành và trên cơ sở đó cùng với doanh
nghiệp xây dựng lên kế hoạch chi tiết của việc triển khai dự án về tiến độ thời gian, nhân sự, máy
móc cần thiết cho từng giai đoạn.
Kinh nghiệm cho thấy để dự án thành công cần phải có sự thống nhất chi tiết giữa doanh nghiệp
và nhà cung cấp phần mềm về các công việc sẽ thực hiện. Những thống nhất này phải có hiệu
lực như một bản phụ lục hợp đồng và hai bên đều phải đặt bút ký. Doanh nghiệp có quyền yêu
cầu các chức năng cụ thể, rõ ràng và đặc biệt là những kết quả cần đạt được của từng chức
năng trong khuôn khổ các nội dung của hợp đồng kinh tế đã ký giữa hai bên. Bên phía EFFECT
cũng nắm rõ từng yêu cầu cụ thể và do đó xác định được khối lượng công việc cần thực hiện.

Việc xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm được tiến hành bằng nỗ lực của cả hai phía.
Trong quá trình này, tất cả các quy trình hoạt động, nhu cầu quản lý và khai thác thông tin của
từng vị trí nhân viên, của ban lãnh đạo doanh nghiệp đều được làm rõ. Nếu doanh nghiệp đã
có các tài liệu về hệ thống quản lý của mình thì công việc xây dựng bản đặc tả chức năng phần
mềm có nhiều thuận lợi. Những doanh nghiệp nhỏ hơn có thể chưa có các tài liệu này thì hai bên
sẽ làm rõ các quy trình thông qua hoạt động hiện tại của doanh nghiệp. Trong trường hợp này,
vai trò tư vấn của EFFECT sẽ được thể hiện nhưng tất cả các chi phí liên quan đều đã nằm trong
giá trị hợp đồng đã ký. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng hệ thống quản lý bài bản hơn thì
doanh nghiệp có thể yêu cầu dịch vụ tư vấn từ nhà tư vấn độc lập và trong trường hợp này,
doanh nghiệp phải trả thêm kinh phí tư vấn trong khuôn khổ hợp đồng tư vấn riêng. Sự hợp tác
tay ba giữa doanh nghiệp, EFFECT và nhà tư vấn hệ thống quản lý sẽ tỏ ra rất hữu hiệu. Trong
mọi trường hợp, doanh nghiệp và EFFECT cần phải thống nhất các quy trình hoạt động để xây
dựng được bản đặc tả chức năng phần mềm.
Bản đặc tả chức năng phần mềm là tài liệu nhiều trang (có thể vài trục hoặc hàng trăm trang) và
ngoài việc lưu trữ trên giấy, nó còn được lưu trữ trực tiếp dưới dạng dữ liệu đặc biệt trên phần
mềm ERP sẽ được cài đặt tại doanh nghiệp và có thể tra cứu bất cứ lúc nào trong quá trình triển
khai dự án. Nó sẽ là "kim chỉ nam" soi đường cho tất cả các kế hoạch triển khai và giải quyết tất
cả những bất đồng có thể nảy sinh giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm (EFFECT).
Khi đã thống nhất được bản đặc tả chức năng phần mềm, dự án triển khai EFFECT-ERP được
xem như đã thành công 60% tuy khối lượng công việc triển khai cụ thể mới chỉ bắt đầu.
Sửa đổi bản đặc tả chức năng phần mềm
Mặc dù đã có sự thống nhất khi doanh nghiệp cùng EFFECT xây dựng xong bản đặt tả chức
năng phần mềm nhưng trong quá trình thực hiện dự án, có thể nảy sinh các chức năng thêm
hoặc có sự thay đổi trong hoạt động của chức năng. Trong trường hợp này, hai bên cần bàn bạc
và thống nhất trong các biên bản chỉnh sửa bản đặc tả chức năng phần mềm. Trường hợp có
những phát sinh lớn (như cần phải sửa đổi phần mềm nhiều khi chức năng đã hoàn thành, bổ
sung thêm modules ) thì hai bên phải bàn bạc thống nhất lượng kinh phí cần bổ sung vào hợp
đồng trên cơ sở hợp tác, giải quyết vấn đề.
Bản đặc tả chức năng phần mềm có phải là cái "cớ" để EFFECT giới hạn chức năng phần
mềm?

Câu trả lời là Không phải ! Khi giám đốc doanh nghiệp ký vào bản hợp đồng kinh tế về triển khai
EFFECT-ERP, doanh nghiệp cũng đã biết được mình sẽ được gì với kinh phí bỏ ra. Khi chấp
nhận ký vào bản đặc tả chức năng phần mềm, doanh nghiệp càng biết chi tiết hơn rằng mình sẽ
được những gì từ dự án. Từ đó doanh nghiệp sẽ yên tâm hơn để tiếp tục triển khai dự án.
Trên cơ sở biết rõ "mình muốn gì?", doanh nghiệp có quyền đưa ra các yêu cầu chi tiết trong bản
đặc tả chức năng phần mềm trước khi đặt bút ký. Thời gian xây dựng bản đặc tả chức năng
phần mềm dài hay ngắn cũng là sự thống nhất giữa hai bên. Bản đặc tả chức năng phần mềm
không chỉ quy định "Doanh nghiệp sẽ được gì?" từ dự án mà còn quy đinh "EFFECT phải làm
gì?" để hoàn thành dự án. Rõ rằng đây là tài liệu quy định chi tiết trách nhiệm của EFFECT đối
với dự án. Khi các chức năng trong bản đặc tả chức năng phần mềm chưa được hoàn thành
cũng có nghĩa là EFFECT chưa hoàn thành "trách nhiệm của mình" và sẽ còn phải tiếp tục công
việc.
Khi xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm, doanh nghiệp bắt buộc phải làm việc để hình
thành các yêu cầu của mình và tất nhiên việc này sẽ đẩy nhanh tiến độ dự án. Nếu không có bản
đặc tả chức năng phần mềm thì dự án chắc chắn sẽ kéo dài vì doanh nghiệp sẽ "không có trách
nhiệm" trong việc đưa ra các yêu cầu. Khi xây dựng bản đặc tả chức năng phần mềm, các nhân
viên trong ban dự án của doanh nghiệp chắc chắn sẽ phải làm việc nhiều để có thể "nói
hết" được các yêu cầu của mình trong thời gian hạn định và đây chính là việc "tăng năng xuất lao
động" trong mảng công việc "đặt yêu cầu" của doanh nghiệp và tất nhiên việc này có tác dụng rút
ngắn thời gian tiến hành dự án.
Tóm lại
Bản đặc tả chức năng phần mềm chỉ là phương tiện để "làm rõ hơn" các nội dung của hợp đồng
kinh tế trên cơ sở chi tiết hoá các yêu cầu của doanh nghiệp và việc chi tiết hoá hợp đồng này là
việc làm luôn cần thiết khi mà hợp đồng kinh tế chưa có được sự chi tiết này.