de tai bao cao thuc tap ppt

LỜI NÓI ĐẦU
0o0
Ngày nay, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ theo
cả chiều rộng và sâu. Máy tính điện tử không còn là một thứ phương tiện quý
hiếm mà đang ngày càng trở thành một công cụ làm việc và giải trí thông dụng
của con người, không chỉ ở công sở mà còn ngay cả trong gia đình.
Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm
mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học
hoá các hoạt động tác nghiệp của đơn vị. Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào quá
trình phân tích và thiết kế hệ thống.
Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian thực tập năm 2010-2011 nhóm chúng
em đã sử dụng vốn kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản
lý ký túc xá “Trường Cao Đẳng Sư Phạm _ Yên Bái”. Nó chỉ mang tính chất
thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm quen với thực tế. Với sự
hướng dẫn tận tình của Cô Nguyễn Thị Hồng Nhung nhóm chúng em đã hoàn
thành cuốn báo cáo về đề tài thực tập lần này. Tuy đã cố gắng hết sức tìm hiểu,
phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống nhưng chắc rằng vẫn không tránh khỏi
những thiếu sót. Nhóm chúng em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của
quí Thầy cô và các bạn.
Qua đây cho phép nhóm chúng em được bày tỏ lòng biết ơn đến sự dạy dỗ
chỉ bảo của các thầy, cô trong trường, đặc biệt là cô Hồng Nhung, người đã
trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ chúng em trong thời gian thực hiện đề
tài thực tập lần này.
Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn
Yên Bái, tháng 04 / 2011
Nhóm sinh viên thực hiện

Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang i
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU i
MỤC LỤC ii
Phần I : Tổng Quan Về Đề Tài 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Tình hình nghiên cứu 1
3. Mục tiêu, phương pháp nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2
3.1. Mục tiêu 2
3.2. Phương pháp nghiên cứu 2
3.2.1 Phương pháp khoa học 2
3.2.2. Phương pháp thu thập số liệu 3
3.3. Phạm vi nghiên cứu 4
3.3.1 Thời gian 4
3.3.2. Không gian 4
4. Tài liệu tham khảo 4
Phần II : Nội Dung Đề Tài 5
Chương 1: Cơ sở lí luận và công cụ phát triển 5
1. Cơ sở lí luận chung 5
2. Cở sở lý thuyết 6
2.1. Các khái niệm cở bản 6
2.2. Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn 7
2.3. Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn 8
2.4. Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ 8
3. Cơ sở nghiên cứu 9
3.1. Cơ sở lý luận 9
3.2. Cơ sở thực tế 9
4. Giới Thiệu Về Ngôn Ngữ Thực Hiện Đề Tài 10
4.1. Cách khởi động Access 10
4.2. Tạo mới tệp 11
4.3. Môi trường làm việc của Access 12
4.4. Mở một tệp 12

4.5. Thoát khỏi chương trình 13
4.6. Cấu trúc cơ sở dữ liệu 13
4.6.1 Table ( bảng dữ liệu ) 13
4.6.2. Xây dựng cấu trúc bảng 15
4.6.3. Thiết lập quan hệ 16
4.6.4.Truy vấn dữ liệu 17
4.6.5. Thiết kế dao diện 18
4.6.6.Thiết kế báo cáo ( Report ) 20
4.6.7. Môi trường làm việc của Report 21
4.6.8.Thiết kế Macros 24
5. Môi trường làm việc 24
6. Kết luận 25
6.1. Nhu cầu thực tế 25
6.2. Bài toán đặt ra 26
Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống 27
1 . Phần tổng quan 27
1.1. Phạm vi và ràng buộc cho hệ thống 27
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang ii
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
1.1.1. Phạm vi hệ thống 27
1.1.2. Các ràng buộc hệ thống 27
1.2. Phân tích 27
1.2.1. Sơ đồ tổ chức 27
1.2.2. Mô tả hoạt động hiện trạng của bài toán tương ứng 28
1.2.3. Nhận xét đánh giá hiện trạng và đặc tả bài toán 28
1.2.4. Phân tích dữ liệu 30
1.2.4.1. Mô hình hóa dữ liệu có đặc tả mô hình 30
1.2.4.1.1. Mô hình hóa dữ liệu 30
1.2.4.1.2. Đặc tả mô hình 31
1.2.5. Phân tích yêu cầu hệ thống 33

1.2.5.1. Xác định yêu cầu chức năng và phi chức năng 33
1.2.5.1.1. Các yêu cầu chức năng 33
1.2.5.1.2. Yêu cầu phi chức năng 34
1.2.5.2. Biểu đồ phân cấp chức năng 34
1.2.5.3. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 34
1.2.5.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 34
1.2.5.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) mức đỉnh 34
35
1.2.5.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 35
1.2.5.3.4. Biểu diễn mô hình dữ liệu quan hệ 36
1.2.5.4. Một số mô hình mô tả quy trình của hệ thống 37
1.2.5.4.1. Mô tả quy trình xử lý hồ sơ đăng ký 37
1.2.5.4.2. Mô tả xử lý các khoản lệ phí 38
1.2.5.4.3. Mô tả quy trình sắp xếp phòng theo điều kiện 38
1.2.5.4.4. Mô tả xử lý các khoản phí khác 38
1.2.5.4.5. Sơ đồ xử lý biến cố 39
1.2.5.4.6. Mô hình quan hệ xử lý 40
1.2.5.4.7. Mô tả các nguyên tác biến cố vào ra 41
2. Giới thiệu chương trình 42
2.1.Cài đặt chương trình 42
2.2.Một số FORM giao diện của chương trình 43
2.2.1.Form đăng nhập: 43
2.2.2.Form chính 44
2.2.3 Form nhập thông tin số lượng điện tiêu thụ trong tháng 44
2.2.4.Form nhập thông tin số lượng nước tiêu thụ trong tháng 45
Form thu phí 46
2.2.5.Phiếu báo thu tiền điện 47
2.2.6.Phiếu báo thu tiền nước 48
2.2.7. Form thống kê số phòng còn thiếu sinh viên và phòng trống 48
2.2.8. Form thống kê tài sản 49

2.2.2. Form tìm kiếm 49
2.3.Một số đoạn mã code của chương trình 50
2.3.1.Đoạn mã code của Form nhập 50
2.3.2.Đoạn mã code của Form tìm kiếm 50
2.3.3.Đoạn mã code cua Form thống kê 51
Phần III: Kết Luận 52
1. Đánh giá nhận xét về chương trình 52
2. Hướng phát triển của chương trình 53
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang iii
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung

Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang iv
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
Phần I : Tổng Quan Về Đề Tài
1. Lý do chọn đề tài
Ký túc xá của trường CĐSP_Yên Bái về quy mô thì không lớn nhưng việc
quản lý thông tin cán bộ KTX, quản lý sinh viên nội trú và cơ sở vật chất, các
phòng , quản lý thu chi tiền phòng, điện, nước, tìm kiếm thông tin là rất cần
thiết. Ngày nay việc quản lý trên máy tính mang lại hiệu quả cao về nguồn
nhân lực, kinh tế Đặc biệt vào đầu năm số lượng SV đăng ký ở ký túc là rất
nhiều vì vậy nếu có một chương trình quản lý ký túc sẽ giúp công việc nhanh
hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian cho công tác quản lý.
Nhóm chúng em cảm thấy làm đề tài quản lý là phù hợp với khả năng và
năng lực hiện có của nhóm.
Lý do cá nhân đây là năm học cuối ở ngôi trường này. Chúng em muốn
làm điều gì đó về ngôi trường mà chúng em đã học, nên chúng em đã quyết
định đi sâu vào đề tài “Quản lý ký túc xá Trường Cao Đẳng Sư Phạm Yên
Bái”
2. Tình hình nghiên cứu

Quản lý ký túc xá là một vấn đề được đặt ra ở các trường có ký túc xá. Vì
vậy có rất nhiều chương trình và công trình nghiên cứu về đề tài quản lý ký
túc xá. Một ví dụ điển hình về công tác quản lý ký túc xá Trường CĐ CNNT
Hữu Nghị Việt – Hàn”. Nghiên cứu qua internet được biết mô hình quản lý
ký túc xá của Trường CĐ CNNT Hữu Nghị Việt_Hàn đang được sử dụng là
rất tốt rất phù hợp. Nên qua đó chúng em muốn áp dụng cái mô hình này vào
quản lý ký túc xá trường mình. Vì nó có những nét tương đồng giống nhau
( Về cơ sở vật chất, Về đội ngũ quản lý )
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 1
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
3. Mục tiêu, phương pháp nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
3.1. Mục tiêu
Mục tiêu được xác định hàng đầu, quản lý ký túc xá nâng cao chất lượng
sống cho sinh viên, giúp cho việc quản lí học sinh_sinh viên của phòng công
tác học sinh_sinh viên được dễ dàng hơn .
• Chương trình đảm bảo được:
1.Quản lý được phòng ở trong ký túc xá số phòng
2.Tài sản trong ký túc xá
3.Quản lý sinh viên trong ký túc xá ( Danh sách sinh viên từng
phòng, trưởng phòng, địa chỉ, lớp, số điện thoại liên hệ…)
4.Quản lý thu tiền phòng, tiền điện, nước.
5.Quản lý đăng ký ở ký túc xá.
3.2. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu khoa học là một họat động tìm kiếm, xem xét, điều tra hoặc
thử nghiệm. Dựa trên những số liệu, tài liệu, kiến thức,… đạt được từ các thí
nghiệm NCKH để phát hiện ra những cái mới về bản chất sự vật, về thế giới
tự nhiên và xã hội, và để sáng tạo phương pháp và phương tiện kỹ thuật mới
cao hơn, giá trị hơn. Con người muốn làm NCKH phải có kiến thức nhất định
về lĩnh vực nghiên cứu và cái chính là phải rèn luyện cách làm việc tự lực, có

phương pháp từ lúc ngồi trên ghế nhà trường.
3.2.1 Phương pháp khoa học
Phương pháp khoa học (PPKH). Những ngành khoa học khác nhau cũng
có thể có những PPKH khác nhau. Ngành khoa học tự nhiên như vật lý, hoá
học, nông nghiệp sử dụng PPKH thực nghiệm, như tiến hành bố trí thí nghiệm
để thu thập số liệu, để giải thích và kết luận. Còn ngành khoa học xã hội như
nhân chủng học, kinh tế, lịch sử… sử dụng PPKH thu thập thông tin từ sự
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 2
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
quan sát, phỏng vấn hay điều tra. Tuy nhiên, PPKH có những bước chung
như: Quan sát sự vật hay hiện tượng, đặt vấn đề và lập giả thuyết, thu thập số
liệu và dựa trên số lịệu để rút ra kết luận. Nhưng vẫn có sự khác nhau về quá
trình thu thập số liệu, xử lý và phân tích số liệu nhằm thu thập thông tin từ
quan sát hiện trạng: Ví dụ: Ký túc xá “Trường CĐSP Yên Bái” gồm 3 nhà: A,
B, C. Hiện tại sinh viên đang sống và sinh hoạt ở các khu A, B, C. Mục đích
là đưa danh sách sinh viên vào CSDL của bài toán.

Bước Nội dung
1 Quan sát sự vật, hiện tượng
2 Đặt vấn đề nghiên cứu
3 Đặt giả thuyết hay sự tiên đoán
4 Thu thập thông tin hay số liệu thí nghiệm
5
Kết luận
Bảng 1.1 Các bước cơ bản trong phương pháp khoa học
3.2.2. Phương pháp thu thập số liệu
Thu thập số liệu thí nghiệm là một công việc quan trọng trong NCKH.
Mục đích của thu thập số liệu (từ các tài liệu nghiên cứu khoa học có trước, từ
quan sát và thực hiện thí nghiệm) là để làm cơ sơ lý luận khoa học hay luận

cứ chứng minh giả thuyết hay tìm ra vấn đề cần nghiên cứu.
Có 3 phương pháp thu thập số liệu:
- Thu thập số liệu bằng cách tham khảo tài liệu.
- Thu thập số liệu từ những thực nghiệm (các thí nghiệm trong phòng,
thí nghiệm ngoài, …).
- Thu thập số liệu phi thực nghiệm (lập bảng câu hỏi điều tra).
Phương pháp này khá phổ biến, vận dụng vào để thu thập các con số: Ví
dụ: như phòng B2. 28 hiện tại danh sách phòng đó có 8 sinh viên.
Ngoài ra thu thập số liệu từ phi thực nghiệm ( như đặt các phiếu hỏi…)
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 3
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
3.3. Phạm vi nghiên cứu
3.3.1 Thời gian
Với những mục tiêu mà đề tài của nhóm đặt ra, được sự cho phép của nhà
trường, sự nhất trí của cô giáo Nguyễn Thị Hồng Nhung và sự giúp đỡ tận
tình của phòng công tác học sinh _sinh viên trường CĐSP Yên Bái. Đề tài của
nhóm bắt đầu thực hiện từ ngày 21 tháng 03 năm 2011 đến ngày 16 tháng 04
năm 2011.
3.3.2. Không gian
Nơi nhóm chúng em đến thực tập và khảo sát để thực hiện đề tài của
mình là Phòng Công Tác Học sinh_Sinh viên Trường CĐSP Yên Bái.
4. Tài liệu tham khảo
Trong thời gian học tập tại trường nhóm chúng em nhận thấy Access là
một phần mềm rất hay. Đặc biệt là sử dụng nó để thiết kế một số bài toán
quản lí. Do vậy nhóm đã tìm đọc và tham khảo một số tài liệu:
- Tin học văn phòng
Microsoft Access 2000
Nguyễn Sỹ Dũng (nhà xuất bản ĐHQG-TPHCM)
-Hướng dẫn lập trình:

Microsoft Access 97 từ A đến Z
Nguyễn Tiến, Đặng Xuân Hường, Nguyễn Văn Hoài
(NXB- Giáo dục)
Ngoài ra nhóm chúng em còn tham khảo một số tài liệu, tra cứu trên
Internet, đề tài của mấy anh chị năm trước áp dụng vào thực hiện hiện đề tài
của nhóm.
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 4
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
Phần II : Nội Dung Đề Tài
Chương 1: Cơ sở lí luận và công cụ phát triển
1. Cơ sở lí luận chung
Công tác thông tin khoa học và kĩ thuật ở nước ta lần đầu tiên được thể
chế hoá bởi nghị quyết số 89/CP ra ngày 04/05/1972 của hội đồng chính phủ.
Tiếp theo đó vẫn ở cấp chính phủ, các chỉ thị 95/CT(năm 1991) và nghị quyết
49/CP (năm 1993),và kèm theo là nhiều văn bản pháp lí có liên quan trực tiếp
và gián tiếp đến công tác thông tin khoa học và công nghệ, đặc biệt là lĩnh
vực tin học đã trở thành cơ sở pháp lí quan trọng cho việc phát triển ngành
khoa học công nghệ thông tin mà trong đó nổi bật là lĩnh vực tin học.
Theo nghị quyết hội nghị lần thứ II của ban chấp hành TƯ Đảng khoá
VIII về định hướng chiến lược phát triển khoa học và công nghệ trong thời kì
công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước, từng bước dần dần đưa tin học để hỗ
trợ đắc lực cho quá trình quản lí của cán bộ ngành giáo dục.
Ngày 06/04/2004 thủ tướng chính phủ đã ban hành nghị quyết số 331/
QĐ- TTG phê duyệt chương trình phát triển ngành công nghệ thông tin từ
nay đến năm 2010 và bắt đầu có hiệu lực từ ngày 06/04/2004. Theo chương
trình này, mục tiêu đến năm 2010 sẽ phổ cập các kiến thức và kĩ năng sử dụng
máy tính và Internet đến 100% cán bộ , công chức, viên chức và các sinh viên
các Trường Cao đẳng, Đại học, Trung học chuyên nghiệp, Dạy nghề, các
TrườngTHPT, 50% học sinh các Trường THCS và các bộ phận dân cư có nhu

cầu.
Theo nghị quyết hội nghị lần thứ 2 của ban chấp hành TƯ Đảng khoá
VII về định hướng chiến lược phát triển khoa học công nghệ trong thời kì
công nghiệp
hoá hiện đại hoá đất nước. Và nhiệm vụ đến năm 2005, từng bước đưa tin học
hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lí của tất cả các ngành nghề trong đó có
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 5
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
giáo dục. Vì thế Thủ tướng Chính Phủ đã yêu cầu các ngành, các cấp, các cơ
sở giáo dục và đào tạo triển khai lập kế hoạch dài hạn hàng năm, xây dựng cơ
chế, chính sách khuyến khích dạy học công nghệ thông tin, khuyến khích các
tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước tổ chức các loại hình đào tạo, bồi dưỡng
nguồn nhân lực công nghệ thông tin cho đất nước.
Vì thế ngày nay với một xã hội hiện đại và ngày càng phát triển chúng
ta không thể là người đứng ngoài cuộc, bạn là một sinh viên của một đất nước
có truyền thống năng động và sáng tạo việc trao dồi học hỏi công nghệ thông
tin là một việc làm thiết thực không chỉ phục vụ cho bản thân mà còn có thể
góp phần đưa đất nước tiến ngang hàng với các nước tiên tiến trên thế giới.
Dựa vào cơ sở pháp lí của từng nghị quyết đã nêu trên và tư tưởng nhận
thức về tin học của cán bộ lãnh đạo, cán bộ phòng giáo dục, UBND thành phố
Yên Bái đã ra quyết định số 51-UB ngày 12-07-2003 về việc đưa tin học ứng
dụng tới từng phòng ban của phòng giáo dục và hướng tới đưa tin học vào
việc quản lí thi đua ngành giáo dục và đào tạo thành phố Yên Bái.
2. Cở sở lý thuyết
2.1. Các khái niệm cở bản
Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau sao
cho cấu trúc của chúng cũng như các mối quan hệ bên trong giữa chúng là
tách biệt với chương trình ứng dụng bên ngoài, đồng thời nhiều người dùng
khác nhau cũng như nhiều ứng dụng khác nhau có thể cùng khai thác và chia

sẻ một cách chọn lọc lúc cần.
Thực thể: Là hình ảnh cụ thể của một đối tượng trong hệ thống thông tin
quản lý. Một thực thể xác định Tên và các thuộc tính.
Thuộc tính: Là một yếu tố dữ liệu hoặc thông tin của thực thể ấy.
Lớp thực thể: Là các thực thể cùng thuộc tính.
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 6
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
Lược đồ quan hệ: Tập các thuộc tính của một quan hệ. Lược đồ một
quan hệ gồm các thuộc tính của thực thể cùng với các mệnh đề ràng buộc.
VD: Lược đồ một quan hệ
R = <x, w> = ( A
1
:D
1
,A
2
:D
2
, , A
n
:D
n
, M)
Trong đó: R là một lược đồ quan hệ
A
i
: tên thuộc tính
D
i

: miền xác định của thuộc tính
M : mệnh đề ràng buộc
Nội dung của một lược đồ quan hệ gọi là các bộ.
Các phép toán tối thiểu:
* Tìm kiếm dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn, không làm thay đổi
trạng thái cơ sở dữ liệu.
* Thay đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu.
* Thay đổi nội dung cơ sở dữ liệu.
* Xử lý, tính toán trên cơ sở dữ liệu.
2.2. Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn
Một thuộc tính gọi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của
thuộc tính này phụ thuộc vào giá trị của thuộc tính kia. Sự phụ thuộc này có
thể là gián tiếp hay trực tiếp.
Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng
qui định giá trị của các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọi là khoá.
Với một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khoá có
trong đó mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau. Các
dạng chuẩn cơ bản:
* Dạng chuẩn 1
* Dạng chuẩn 2
* Dạng chuẩn 3
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 7
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
Các dữ liệu lưu trữ dưới dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa dữ
liệu, tạo cho dữ liệu có tính độc lập cao. Các quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn
3 sẽ được phân rã thành các quan hệ nhỏ hơn có dạng chuẩn 3.
2.3. Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn
Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta
tạo ra các thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn đó. Các thông tin chỉ dẫn là các

thông tin giúp ta tìm kiếm dữ liệu nhanh. Các thông tin này gọi là khoá chỉ
dẫn. Khoá chỉ dẫn có thể là 1 trường hoặc nhiều trường trong trường hợp này
phải chỉ ra thứ tự. Với cách tạo ra khoá theo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìm
kiếm dữ liệu nhanh theo tiêu chuẩn đó.
2.4. Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ
Cho một lược đồ dữ liệu dễ sử dụng, mô hình đơn giản, người dùng
không cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu. Tiện lợi cho người dùng không
chuyên tin học.
- Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là độc lập vật lý.
- Cho một khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao.
- Tối ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm cách
truy nhập.
- Cải thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu.
- Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng.
- Có cơ sở toán học phong phú chắc chắn:
* Lý thuyết quan hệ
* Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 8
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
3. Cơ sở nghiên cứu
3.1. Cơ sở lý luận
Như đã biết đề tài “Quản lý ký túc xá” là một đề tài hay nhưng cũng
không đơn giản chút nào khi mô phỏng qua ngôn ngữ tin học hay nói cách
khác là qua ngôn ngữ lập trình của tin học. Vì vậy để thực hiện được chương
trình này nhóm chúng em đã phải nghiên cứu rất nhiều tài liệu có liên quan
như :
Các tài liệu có liên quan đến lưu trữ và tính toán, các thông tư liên tịch
của bộ giáo dục và đào tạo, một số công văn chỉ thị của nhà trường về đánh
giá, xếp loại, khen thưởng đối với sinh viên có thành tích, kỷ luật đối với sinh

viên vi phạm quy chế, cách tính tiền điện, nước, tiền phòng…
Một số tài liệu có liên quan đến ngôn ngữ lập trình cho chương trình.
3.2. Cơ sở thực tế
Dựa vào quá trình tìm hiểu các phương pháp quản lý nói chung và quản
lý ký túc xá nói riêng ở các trường CĐ_ĐH, các nội quy, quy chế của trường
CĐSP Yên Bái để từ đó nhóm xây dựng chương trình quản lý ký túc xá trên
máy tính.
Với sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám Hiệu, Phòng Công Tác Học
sinh_Sinh viên và các thầy, cô trong trường đặc biệt là cô giáo Nguyễn Thị
Hồng Nhung nhóm chúng em đã được tìm hiểu và tiếp cận mô hình quản lý
ký túc xá của nhà trường, từ đó có thể áp dụng và bổ sung thêm một số cơ sở
dữ liệu để đưa vào trong chương trình của nhóm.
Để có thể hoàn thành được bài toán quản lý ký túc xá của nhóm, chúng
em phải cài ngôn ngữ Access lên máy của mình và kiểm tra từng phần của
chương trình, đảm bảo chương trình có thể chạy được và có tính ứng dụng
được vào thực tế.
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 9
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
4. Giới Thiệu Về Ngôn Ngữ Thực Hiện Đề Tài
Microsoft Access là một trong bốn phần mềm ứng dụng của bộ
Microsoft Office ( Microsoft Word, Microsoft Access, Micrsoft Excel,
Microsoft Power Point).
Micrsoft Access giúp người dùng làm quên với cách tạo cơ sở dữ liệu, xử
lí và quản trị cơ sở dữ liệu, từ đó người dùng có thể thiết kế các chương trình:
quản lí nhân sự, quản lí điểm, quản lí bán hàng… Ứng dụng cho tất cả các cơ
quan, xí nghiệp, trường học.
Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( DataBase Management System –
DBMS ) viết tắc là cơ sở dữ liệu. Dùng để tạo, xử lí cơ sở dữ liệu, cho phép
quản lí các cơ sở dữ liệu một cách thống nhất,có tổ chức, liên kết các số liệu

rời rạc lại với nhau. Giúp người dùng xử dụng thiết kế chương trình một cách
tự động. Tránh các thao tác thủ công trong quá trình tính toán, xử lí.
Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển khá mạnh đi kèm
(Development Tools). Công cụ này giúp các nhà phát triển phần mềm đơn
giản hơn trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm qui mô vừa và
nhỏ.
4.1. Cách khởi động Access
Vào Start / programs / Microsoft Office / Microsoft Office Access 2003
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 10
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
4.2. Tạo mới tệp
Tệp Access có phần mở rộng *MDB ngoài ra những tệp có phần mở rộng
*DBE cũng mở được nhưng chỉ có thể thực thi chứ không chỉnh sửa được cấu
trúc. Gồm các tệp:
- Table : nơi chứa toàn bộ các bản dữ liệu.
- Queres : nơi chứa toàn bộ các truy vẫn dữ liệu đã thiết kế.
- Forms : nơi chứa các mẫu báo cáo, giao diện,phần mềm.
- Reports : nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế.
- Macro : nơi chứa các macro lệnh phục vụ dự án.
- Modules : nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục
vụ dự án.
Thông thường mỗi tệp Access làm việc trên tất cả các thành phần trên.
Để bắt đầu tạo một tệp mới chọn mục Blank Access Database ở cửa sổ
mục 2 rồi nhấp OK. Hộp thoại xuất hiện yêu cầu chọn nơi lưu trữ và đặt tên
tệp:

Chọn nơi lưu trữ ở hộp Save in gõ vào tên tệp ở mục File name nhấp
Create để ghi lại thiết lập. Sử dụng tệp vừa khai báo thiết kế chương trình.
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 11

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
Gõ tên tệp cần lưu
Chọn đường lưu tệp
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
4.3. Môi trường làm việc của Access
Khi một tệp Access được mở môi trường làm việc trên Access xuất hiện
với các thành phần sau:
(1) Thực đơn (menu) các thanh công cụ ( Toolbar ) đây là nơi thực hiện các
lệnh khi cần.
(2) Cửa sổ tệp Access đang làm việc gồm 7 thành phần:
- Tables: Nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu
- Queries: Nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã dược thiết kế
- Forms: Nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm
- Reports: Nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế
- Pages: Nơi hiện thị dữ liệu trên giao diện web
- Macros: Nơi chứa các macro lệnh phục vụ dự án
- Modules: Nơi chứa các khai báo , các thư viện chương trình con
phục vụ dự án .

4.4. Mở một tệp
Mỗi một tệp Access tạo mới duy nhất một lần, được mở, làm việc và ghi lại
trong những lần tiếp theo. Để mở một tệp Access ta lần lượt thực hiện theo
các bước:
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 12
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
1
1

2

2
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
Bước 1 : Từ môi trường Access gọi thực đơn File / Open hộp thoại xuất
hiện:
Bước 2 : Tìm đến tệp cần mở trên hộp thoại Open chọn tệp cần mở rồi nhấp
nút Open hoặc Enter.
Màn hình làm việc với tệp cần mở xuất hiện rồi điền những thông tin cần
thiết vào bài làm của mình.
4.5. Thoát khỏi chương trình
Khi không làm việc mà muốn thoát khỏi chương trình ( nhớ phải lưu
chương trình ) ta thực hiện một trong những cách sau:
- Mở thực đơn File / Exit.
- Nhấp tổ hợp phím Alt + F4.
Hoặc sử dụng nút trên cửa sổ Access đang mở hoặc cũng có thể thực
hiện theo cách sau : chuột phải vào cửa sổ Access đang mở dưới thanh Start
rồi chọn
4.6. Cấu trúc cơ sở dữ liệu
4.6.1 Table ( bảng dữ liệu )
Bảng dữ liệu ( Table ) là phần quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu. Là nơi
lưu trữ những bảng dữ liệu tác nhiệp cho ứng dụng. Một cơ sở dữ liệu có thể
có rất nhiều bảng, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ đầy đủ
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 13
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
dữ liệu cần thiết đảm bảo tối đa, tránh tình trạng dư thừa dữ liệu (dư thừa dữ
liệu là tình trạng lưu trữ những dữ liệu không cần thiết trong một bảng ) tình
trạng này có thể gây sai lệch dữ liệu, làm tăng dung lượng dữ liệu không cần
thiết. Giản tối đa cơ sở dữ liệu có thể, tạo môi trường làm việc thuận lợi cho
việc phát triển ứng dụng các bước tiếp theo.
Một bảng dữ liệu gồm các thành phần : Tên trường, các trường dữ liệu,

trường khoá, tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường dữ liệu và tập
hợp các bảng ghi.
- Cửa sổ của Table:
+) Tại cửa sổ Database Click chọn biểu tượng Tables, chọn New hộp
thoại New Tables xuất hiên các mục chọn.
+) Datashect View hiển thị bảng nhập dữ liệu. Nếu chọn mục này lần
đầu tiên khi tạo mới một bảng dữ liệu thì Access hiển thị các cột theo tên
trường ( Fieldname ) mặc định Field 1, Field 2, …, Field 20.
+) Design View hiển thị cửa sổ thiết lập dữ liệu, nếu bạn muốn tạo
một bảng dữ liệu theo ý muốn của mình.
+) Table Wizard nếu muốn tạo bảng dữ liệu theo hướng dẫn từng
bước của công cụ Table Wizard.
+) Import Table nhập một bảng dữ liệu có sẵn trong một tệp tin vào
cơ sở dữ liệu hiện tại.
+) Link Table tạo mới một bảng dữ liệu mà bảng dữ liệu này có liên
kết với bảng dữ liệu bên ngoài cơ sở dữ liệu hiện tại.

Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 14
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
4.6.2. Xây dựng cấu trúc bảng
Hướng dẫn cách thiết kế cấu trúc bảng dữ liệu trên cơ sở dữ liệu Access.
Bước 1 : Khởi động chương trình thiết kế cấu trúc bảng dữ liệu ở chế độ
Disegn View . Xuất hiện một bảng để lựa chọn tên trường và kiểu dữ liệu:
Bước 2 : Khai báo danh sách tên các trường của bảng, bằng cách gõ danh
sách tên các trường lên cột Field Name của cửa sổ thiết kế.
Bước 3 : Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng, bằng cách chọn
kiểu dữ liệu cho từng trường ở cột Data Type tương ứng.
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 15
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung

TT Kiểu dữ liệu Độ rộng Lưu trữ
1 Number
Tuỳ thuộc kiểu dữ
liệu
Số, số thực, số nguyên
2 Autonumber 4 bytes
Số nguyên tự động được
đánh số
3 Text Tuỳ thuộc độ dài xâu Xâu kí tự
4 Yes/No 1 bytes Kiểu logic
5 Data/Time 8 bytes Lưu trữ ngày, giờ
6 Currentey Sing
Lưu trữ dữ liệu kèm kí hiệu
tiền tệ
7 Memo Tuỳ thuộc giá trị Kiểu ghi nhớ
8 Hyperlink Tuỳ thuộc độ dài xâu
Lưu trữ các liên kết
(hyperlink)
9 OLE… Tuỳ thuộc dữ liệu Âm thanh, hình ảnh…
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
Hạn chế sử dụng dấu cách ( Spase ) các kí hiệu đặc biệt hoặc chữ viết có
dấu trong tên trường.
Bước 4 : Thiết kế trường khoá cho bảng ( những bảng không có trường
khoá có thể bỏ qua ).
Chọn trường muốn thiết lập khoá bằng cách dùng chuột kết hợp
phím Shift đánh dấu đầu dòng các trường muốn thiết lập khoá.
Mở thực đơn Edit / Primary Key để thiết lập thuộc tính khoá
cho các trường vừa chọn.
Bước 5 : Lưu lại cấu trúc bảng nhấp tổ hợp phím All + S hoặc nhấp vào
biểu tượng trên thanh công cụ của cửa sổ Access hiện hành.

4.6.3. Thiết lập quan hệ
Thiết lập quan hệ là một bước quan trọng trong cơ sở dữ liệu
Bước 1 : Mở thực đơn quan hệ bởi thực đơn Tools / Relationship
Bước 2 : Đưa các bảng ( Table ) tham gia thiết lập quan hệ trong hộp thoại
Show Tables ( Nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn Relationship /
Show Table ).
Cách đưa các bảng lên thiết lập quan hệ ( Databases ) như sau:
- Chọn bảng cần tham gia thiết lập quan hệ.
- Nhấp nút All.
- Chọn xong toàn bộ nhấp Close để đóng cửa sổ.
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 16
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
Bước 3 : Thực hiện tạo kết nối giữa từng cặp bảng theo thiết kế ta làm như
sau:
Dùng chuột kéo ( Drag ) trường cần liên kết của bảng này thả vào trường
cần liên kết của bảng kia.
4.6.4.Truy vấn dữ liệu
Là thành phần Access dùng để tập hợp dữ liệu theo ý muốn, đáp ứng yêu
cầu truy vấn, truy cứu dữ liệu. Từ bảng truy vấn có thể tham khảo nhiều bảng
dữ liệu khác của cơ sở dữ liệu. Có thể phân tích hay điều chỉnh dữ liệu trên
bảng này.
- Tạo mới một Query:
. Tại cửa sổ Database Click chọn Query chọn nút lệnh New xuất hiện
hộp thoại.
. Có thể sử dụng công cụ Query Wizard để tiến hành nhanh quá trình
thiết kế.
. Chọn Design View cùng lúc của số Select Query và hộp thoại Table
xuất hiện.
. Trong hộp thoại All Table chọn tên bảng cần truy vấn và Click vào All

để đưa vào bảng cần truy vấn chọn xong nhấp Close.
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 17
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
4.6.5. Thiết kế dao diện
Khái niện Form khi sử dụng một số ứng dụng, đa phần công việc người
dùng làm trên hộp thoại ( Dialogue ) cửa sổ Windows gọi là Form. Với người
dùng Form đó là giao diện sử dụng phần mềm, còn đối với người thiết kế
Form là cái mà họ nghĩ, thiết kế tạo giao diện giữa máy với người dùng sao
cho phù hợp, dễ sử dụng nhất.
Có 2 môi trường dùng để tạo Form:
Form Wizard : là công cụ trên Access giúp người dùng tiết kiện được
nhiều thời gian, nhanh chóng tạo ra một Form dùng làm giao diện nhập dữ
liệu cho các bảng trên cơ sở dữ liệu, được tiến hành theo các bước:
Bước 1 : Kích hoạt trình Form Wizard nhấp New chọn Form Wiard

Hoặc nháy đúp chuột vào Create Form by using Form Wizard.
Bước 2 : Chọn các thông tin đưa lên Form. Khai báo các trường dữ liệu
của Form sẽ nhập thông qua Form đang tạo.
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 18
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
Chọn nơi có trường cần đưa lên Form để nhập dữ liệu ở hộp Tables
Querries.
Đưa các trường nhập dữ liệu lên Form từ dang sách Available Field, sang
danh sách Selected Fied bằng nút lệnh < , << , > , >> chọn Next.
Bước 3 : Chọn bố cục ( Layout ) cho Form, có 4 kiểu bố cục có thể thiết
lập cho Form : Clummar, Tabalur, Datasheet, Jusitfied chọn Next.
Bước 4 : Chọn kiểu dáng ( Style ) cho Form, sau đó chọn Next.
Bước 5 : Hoàn thiện công việc chọn Finish để hoàn tất việc chọn.

. Form Design View
Bước 1 : Nhấp New chọn Design View hoặc nhấp vào Create Form In
Design View trên cửa sổ QLL Database môi trường thiết kế Form xuất hiện
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 19
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
1 2
3
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá
(1) Cửa sổ Form : Nơi thiết kế và xây dựng các thông tin cần thiết theo yêu
cầu bài toán. Cấu trúc Form gồm 3 phần:
- Form Header : phần tiêu đề đầu Form.
- Form Footer : phần tiêu đề cuối.
- Detail : phần thân Form.
(2) Thanh Toolbox : nơi chứa đối tượng, những công cụ có thể đưa lên
Form với mục đích thiết kế giao diện và điều khiển dữ liệu bài toán.
(3) Cửa sổ Properties : nơi có thể thiết lập các thuộc tính ( Properties )
cho Form cũng như các đối tượng trên Form.
4.6.6.Thiết kế báo cáo ( Report )
Muốn in báo cáo trong Access có thể sử dụng Report ( một công cụ in rất
mạnh). Ứng với mỗi mẫu báo cáo có thể thiết kế thông tin lên một Report.
Cấu trúc Report thông thường gồm 5 phần:
- Page Header : là phần đầu tiên của một báo cáo có thể có hoặc không có tuỳ
thuộc người sử dụng.
- Page Footer : là phần cuối của mỗi báo cáo có thể có thông tin hoặc
không tuỳ người thiết kế.
- Detail : là phần thân của Report nơi hiển thị giá trị cả các bảng ghi sẽ in
ra, có thể thay đổi phụ thuộc các nguồn dữ liệu tại thời điểm in ra của Report.
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 20
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung
CĐSP_Yên Bái Chương Trình Quản Lý Ký Túc Xá

- Report Heades : là tiêu đề đầu trang của Report nằm tiếp theo phần Page
Header và nằm trên phần Detail mỗi Report chỉ có duy nhất một Report
Header.
- Report Footer : là phần tiêu đề cuối cùng của Report tiếp theo phần Detail
và phía trước phần Report Footer. Mỗi Report chỉ có duy nhất một Report
Footer.
4.6.7. Môi trường làm việc của Report
Report làm việc gần giống với Form chỉ khác:
Form chỉ có thể hiển thị truy cứu, cập nhập, điều khiển dữ liệu từ cơ sở dữ
liệu.
Report chỉ có thể lập báo cáo in ra, không thể thay đổi dữ liệu trong cơ sở
dữ liệu.
Sử dụng Report Wizard
Bước 1 : nhấp New chọn Report Wizard nhấp OK hoặc nhấp đúp chuột
vào biểu tượng Create Report in Design View trên thanh công cụ.
Bước 2 : chọn dữ liệu cần in trên hộp sau:
Sử dụng các nút lệnh <, <<, >, >> để đưa các trường từ danh sách
Available Fields sang danh sách Selected sau đó chọn Next
Bước 3 : Thiết lập nhóm dữ liệu cần thiết trên Report
Nhóm thực hiện:Giàng A Hù, Sùng A Hồ, Mùa A Thênh Trang 21
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hồng Nhung