GIỚI THIỆU ACCESS pdf

Bài giảng môn học
hệ quản trị cơ sở dữ liệu
BÀI M Đ UỞ Ầ
BÀI M Đ UỞ Ầ
1. Giới thiệu Access
1. Giới thiệu Access
- Là một phần mềm nằm trong bộ Microsoft Office.
- Có rất nhiều phiên bản: Access 97, Access 2000,…
- Hiệu năng cao và dễ sử dụng

ng d ng chính c a AccessỨ ụ ủ
- Dùng để xây dựng hệ cơ sở
dữ liệu
- Có thể dùng để xây
dựng chọn gói những phần
mềm quản lý quy mô vừa và
nhỏ.
2. Kh i đ ng Accessở ộ
Có nhiều cách để khởi động Access,
nhưng có 2 cách thông dụng:
C1: Mở lệnh Start/ Programs/ Microsoft Office/
Microsoft Access
C2: Nhấp đúp chuột trái vào biểu tượng của
Microsoft Access
3. T o t p m iạ ệ ớ
- Mở lệnh File / New sau đó chọn Blank Access
database để bắt đầu tệp mới
- Hoặc chọn Access database wizard, page, and
project để tạo một CSDL theo mẫu có sẵn
Chú ý: Một file Access có phần đuôi mở rộng là .MDB
(ngoài ra còn có .DBE nhưng phần này chỉ mở được

nhưng không chỉnh sửa được cấu trúc)

6 Thành ph n chính trên m t t p ầ ộ ệ
Access
Tables: chứa toàn bộ các bảng dữ liệu
Queries: chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu Forms: chứa
các mẫu giao diện
Report: chứa các mẫu báo cáo
Macro: chứa các Macro lệnh
Modules: chứa các khai báo chương trình con
4. Môi tr ng làm vi cườ ệ
1. HỆ THỐNG
THỰC ĐƠN
2. CỬA SỔ TỆP
ACCESS ĐANG
LÀM ViỆC
1
2
5. M t p đã t n t iở ệ ồ ạ
Bước 1: Mở lệnh File/ Open hoặc nhấn nút Open
trên thanh công cụ.
Bước 2:
Khi hộp
thoại
Open mở
ra, ta
thực hiện
các bước
sau:
1. Nơi chứa

tệp
2. Chọn
tệp cần
mở
3. Nhấn Open
6. Thoát kh i Accessỏ
C1: Mở lệnh File/ Exit
C2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
C3: Nhấn nút Close góc trên bên phải
Ch ng 1ươ
XÂY D NG C S D LI UỰ Ơ Ở Ữ Ệ
1. Các khái ni m v CSDL Accessệ ề
CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập
hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các bảng
được thiết kế một cách phù hợp để phục vụ lưu trữ
cho một ứng dụng quản lý dữ liệu nào đó.
Ví dụ: CSDL quản lý học sinh bao gồm các bảng
tblhocsinh, tbllop, tblkhoi, tblmonhoc, tbldiem được
kết nối lại với nhau một cách phù hợp.
1.1 CSDL Access
1.2 B ng d li uả ữ ệ
Bảng dữ liệu (Tables) là thành phần quan trọng
nhất của CSDL, là nơi chứa dữ liệu cho ứng dụng. Một
CSDL có thể có nhiều bảng, được thiết kế sao cho lưu
trữ đầy đủ dữ liệu cần thiết (tránh dư thừa gây ra mất
mát hoặc nhầm lẫn thông tin). Một bảng bao gồm các
thành phần: tên bảng, các trường dữ liệu, trường khóa,
…
B ng tr ng thái Design Viewả ở ạ
Trường Khóa

(Primary key)
Tập hợp các thuộc tính
của trường dữ liệu
B ng tr ng thái Datasheetả ở ạ
Bản ghi đặc biệt cuối
cùng gọi là EOF
Mỗi dòng là một bản ghi
(Record)
Mỗi cột là một trường
(Field)

Các thành ph n c a b ngầ ủ ả
Tên bảng – mỗi bảng có một tên gọi. Không nên sử dụng
dấu cách, các kí tự đặc biệt hoặc tiếng Việt để đặt tên
bảng.
Trường dữ liệu – Mỗi cột dữ liệu sẽ tương ứng một
trường dữ liệu, mỗi trường sẽ có một tên gọi và tập các
thuộc tính miêu tả dữ liệu như: kiểu dữ liệu, trường khóa,
định dạng, … Trong Access trường dữ liệu có thể nhận
các kiểu dữ liệu sau:
TT Kiểu dữ liệu Độ lớn lưu trữ
1 Number Tùy thuộc kiểu cụ thể: số nguyên, số thực …
2 Autonumber 4 bytes số nguyên, tự động đánh số
3 Text Tối đa 256 kí tự
4 Date/Time 8 bytes lưu trữ ngày giờ
5 Yes/No 1 bytes kiểu logic
…. ………………….

Các thành ph n c a b ng (ti p)ầ ủ ả ế
Bản ghi – Mỗi dòng của bảng gọi là bản ghi. Mỗi bảng có

một con trỏ bản ghi. Con trỏ bản ghi đang nằm ở bản ghi
nào thì người dùng có thể sửa được bản ghi đó. Bản ghi
trắng cuối cùng gọi là EOF
Trường khóa – Trường khóa có tác dụng phân biệt giá trị
các bản ghi trong cùng một bảng với nhau. Trường khóa
có thể chỉ 1 trường, cũng có thể nhiều hơn (gọi là bộ
trường khóa).
Ví dụ:
Bảng tblthisinh của CSDL thi tuyển sinh, trường khóa sẽ
là SoBaoDanh. Vì mỗi thí sinh có thể có nhiều trường
trùng nhau nhưng SoBaoDanh thì duy nhất
1.3 Liên k t các b ng d li uế ả ữ ệ
Liên kết các bảng dữ liệu là một kỹ thuật trong thiết
kế CSDL quan hệ. Chúng là mối liên kết giữa 2 bảng với
nhau theo thiết kế cho trước đảm bảo được mục đích lưu
trữ dữ liệu cho ứng dụng. Trong Access tồn tại 2 kiểu liên
kết: liên kết 1-1 (một – một) và liên kết 1 – n (một –
nhiều).
Liên kết 1-1: mỗi bản ghi của bảng này sẽ liên kết với duy
nhất tới một bản ghi của bảng kia và ngược lại.
Liên kết 1-n: mỗi trường của bảng 1 sẽ liên kết với một
hoặc nhiều bản ghi (n) của bảng kia. Ngược lại, mỗi bản
ghi của bảng nhiều sẽ liên kết tới duy nhất 1 trường của
bảng 1

Ví d minh h a v liên k tụ ọ ề ế
Liên kết 1-1

Ví d minh h a v liên k t (ti p)ụ ọ ề ế ế
Liên kết 1-n

2. Xây d ng c u trúc b ngự ấ ả
Để xây dựng cấu trúc một bảng dữ liệu trên
Access, chúng ta làm theo các bước sau, với ví dụ tạo
bảng tblhang gồm các trường hangID, tenhang, donvi,
dongia.
Bước 1: Khởi động trình thiết kế cấu trúc bảng ở chế
độ Design View. Ở thẻ Tables, nhấn nút chọn
Design View, nhấn OK
Hoặc nhấn trên thẻ Tables,
hộp thoại thiết kế cấu trúc một bảng xuất hiện:
H p tho i thi t k c u trúc b ngộ ạ ế ế ấ ả
Danh sách các
trường dữ liệu
Kiểu dữ liệu
Mô tả cho trường dữ
liệu
Bước 2: Khai báo danh sách tên các trường của bảng
bằng cách gõ tên các trường lên cột Field Name của
cửa sổ thiết kế.

Chú ý: tên các trường không nên chứa dấu cách, kí
tự đặc biệt và chữ tiếng Việt. Sau khi gõ vào tên các
trường của bảng tblhang, hộp thoại thiết kế có dạng:
Bước 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trường của bảng
bằng cách chọn kiểu dữ liệu cho từng trường ở cột Data
type tương ứng. Để chọn kiểu dữ liệu, có thể dùng chuột
chọn kiểu từ hộp thả, cũng có thể nhấn kí tự đầu tiên của
kiểu dữ liệu.
Nhấn Sẽ được kiểu Nhấn Sẽ được kiểu
A Autonumber M Memo

N Number C Currency
T Text H Hyperlink
Y Yes/ No O OLE Object
D Date/ Time
Bước 4: Thiết lập trường khóa cho bảng (những bảng
không có trường khóa bỏ qua bước này).
- Chọn các trường muốn thiết lập khóa bằng cách
dùng chuột kết hợp giữ phím Shift đánh dấu đầu dòng
các trường muốn thiết lập khóa
- Mở thực đơn Edit/ Primary key để thiết lập thuộc tính
khóa cho các trường vừa chọn. Cũng có thể nhấn nút
Primary key trên thanh công cụ.
Biểu tượng của trường khóa
Bước 5: Lưu lại cấu trúc bảng bằng tổ hợp phím Alt +
S hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ, hộp
thoại yêu cầu ghi tên cho bảng xuất hiện:
Gõ tên và nhấn OK.

Đặc biệt: nếu những bảng nào không có trường
khóa, trong quá trình lưu lại cấu trúc bảng, máy tính sẽ
hỏi:
- Nhấn Yes – máy sẽ tạo thêm trường ID mới làm
khóa cho bảng.
- Nhấn No – nếu không muốn như vậy.
- Nhấn Cancel – để hủy lệnh lưu trữ.