quy trinh thuc hien event pps

Quy trình thực hiện event
Cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức
sự kiện ngày càng nâng tầm quan trọng của chuyên nghiệp hoá. Ai cũng
nói mình chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ, từ
thứ nhỏ nhất đến thứ lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế
nào, trình bày màu sắc sao cho phù hợp công ty, sản phẩm, khách mời
là ai, ăn gì, chỗ ngồi thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo
vệ an toàn thế nào. Tóm lại, phải hoàn hảo trong từng chi tiết nhỏ.
Quản lý một sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi
phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng
buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi
không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh
nghiệp.
Một Event luôn phải trải qua những “thủ tục“ cơ bản sau:
Hình thành chủ đề theme) cho sự kiện: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và
chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức
(site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực
(resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức
phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách
trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo
hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ.
Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ
phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là
giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event
với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của
event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện
công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của
các trưởng bộ phận.
Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối

nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh
ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.
Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức
(cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp
đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo
cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra
và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự
kiện sau. Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức
event là một công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm
huyết với công việc mình đang làm.
Hy vọng, với quy trình cụ thể những người làm event ở Việt Nam khi
biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với các công ty của mình. Đạo
diễn Trần Cảnh Đôn, giám đốc công ty truyền thông Thằng Mõ chia sẻ
những kinh nghiệm trong nghệ thuật hóa Event: Việc áp dụng nghệ
thuật, đặc biệt là điện ảnh vào quảng cáo đã được khai thác trong những
năm gần đây, chủ yếu là các đoạn phim quảng cáo truyền hình (TVC)
như Omo với câu chuyện Ngại gì vết bẩn, Nestle với sự sẵn sàng của
thanh niên, Pond’s với sức mạnh tuổi trẻ… Còn trong lĩnh vực Event,
việc áp dụng này vẫn còn khá mới mẻ và nhiều tiềm năng. Là một đạo
diễn làm Event Đôn cũng rất muốn chuyển hoá những yếu tố này sao
cho ăn ý và nhẹ nhàng nhất. Có thể ví dụ về một event nhỏ, tổ chức một
ngày “team building“ cho toàn đội Rejoice vào trước ngày tung sản
phẩm mới. Để lấy khí thế cho nhân viên sales P&G, Đôn xây dựng
concept trên bối cảnh các chiến sĩ cùng hợp lực đánh thành Troy, vừa
mang tính giải trí, vừa ngụ ý khá sâu sắc mà Đôn và các đồng sự đã cố
gắng thể hiện bằng những kỹ xảo và những tình tiết mang tính nghệ
thuật, để các bạn trong đội cảm nhận hào khí anh hùng và tự hào về
những nỗ lực của đội trước ngày xông trận.
Khách hàng event luôn yêu cầu khách hàng mục tiêu của họ được tôn

vinh. Vì vậy, để chuyển hoá thành nghệ thuật trong event; nó phụ thuộc
rất nhiều vào cái tài của người “tổng chỉ huy“ event được nghệ thuật hoá
là am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật; biết cân nhắc tỷ lệ của việc
áp dụng, cuối cùng là thực hiện nó một cách trôi chảy và dĩ nhiên là khá
tiết kiệm.