Xử lý các câu hỏi tình huống trong các buổi thuyết trình pptx

Xử lý các câu hỏi tình huống
trong các buổi thuyết trình
Buổi thuyết trình nào cũng có thời gian đặt câu hỏi và giải
đáp thắc mắc. Đây cũng là phần quan trọng trong buổi
thuyết trình vì nó là quãng thời gian tương tác giữa diễn
giả - khán giả. Đây là một số bí quyết để trả lời tốt các
câu hỏi trong buổi thuyết trình.

Nếu bài thuyết trình đề cập tới một chủ đề nóng hổi, đang
thu hút được nhiều sự quan tâm của công chúng thì thời
gian hỏi-đáp này sẽ là lúc tranh luận khá sôi nổi và căng
thẳng vì không chỉ diễn giả mà cả các khán giả ngồi dưới
cũng được đưa ra ý kiến và trình bày quan điểm của
mình. Còn nếu bài thuyết trình giới thiệu một công trình
khoa học, một dự án, một nghiên cứu, v.v thì sẽ có rất
nhiều thắc mắc xung quanh nội dung của bài thuyết trình
vì không phải ai cũng có thể hiểu hết toàn bộ những kiến
thức mới mẻ hay sẽ có nhiều người hoài nghi tính thực
tiễn của những nội dung được đưa ra.


1. Phần mở đầu

Ngay trong phần mở đầu của bài thuyết trình, sau khi
chào hỏi và giới thiệu qua bài thuyết trình: những đầu mục
chính trong bài thuyết trình, thời gian thuyết trình, bạn hãy
nói rõ bạn sẽ xử lý với các câu hỏi và thắc mắc như thế
nào: sẽ trả lời ngay trong khi thuyết trình hay để tất cả các
câu hỏi tới cuối buổi thuyết trình mới trả lời?

• During my presentation, please fell free to interrupt
me if you have any questions.
(Trong khi tôi thuyết trình, các bạn có thể đặt câu hỏi bất
kỳ lúc nào).

• There will be time for questions and answer at the
end of the presentation.
(Tôi sẽ giành thời gian cuối buổi thuyết trình để cho phần
giải đáp thắc mắc).

• I’d be grateful if you could ask your questions after
the presentation.
(Sau khi tôi thuyết trình các bạn có thể đưa ra câu hỏi của
mình).

2. Gợi ý đặt câu hỏi

Nếu phần cuối cùng của buổi thuyết trình là phần hỏi và
trả lời thì trước hết, bạn phải đề nghị khán giả đặt câu hỏi.
Hãy dùng một số câu như:

• Thank you for listening and now if there are any
questions, I would be pleased to answer them. (Cảm ơn
các bạn đã chú ý lắng nghe và bây giờ tôi sẵn sàng trả lời
thắc mắc của các bạn).

• That brings me to the end of my presentation. Thank you
for your attention. I’d be glad to answer any questions you
might have. (Tôi xin dừng bài nói tại đây. Cảm ơn sự có
mặt của các bạn và tôi xin sẵn sàng trả lời thắc mắc của

các bạn).

Khi khán giả đặt câu hỏi, bạn có thể nhắc lại câu hỏi hoặc
diễn đạt lại câu hỏi theo một cách khác. Đây là một mẹo
nhỏ mà bạn có thể áp dụng vì nó không những giúp bạn
có thể hiểu rõ câu hỏi hơn mà còn giúp bạn có thêm chút
ít thời gian để suy nghĩ cho câu trả lời của mình nữa. Điều
này đặc biệt hữu ích đối với những câu hỏi dài và phức
tạp. Thêm vào đó việc nhắc lại câu hỏi cũng giúp bạn
chắc chắn được rằng mình hiểu đúng ý người hỏi và
những người khác cũng nghe rõ câu hỏi. Bạn có thể dùng
những câu như:

• Thank you. So you would like further clarification on our
strategy? (Cảm ơn. Bạn muốn hiểu cặn kẽ hơn chiến lược
của chúng tôi phải không?)

• That’s an interesting question. (Đó quả là một câu hỏi
thú vị)

• Thank you for asking. What is our plan for next year?
(Cảm ơn câu hỏi của ông. Ông muốn biết kế hoạch trong
năm tới của chúng tôi là gì ư?)


3. Xử lý tình huống sau khi được hỏi

Sau khi bạn đã trả lời câu hỏi thì bạn phải kiểm tra xem
liệu người đặt ra câu hỏi đó có hài lòng với câu trả lời của
bạn hay không bằng cách nói:

• Do you satisfy with my answer? (Liệu bạn đã hài lòng với
câu trả lời của tôi chưa?)

• Does this answer your question? (Đó có phải là câu trả
lời cho câu hỏi của bạn chưa?)

• I hope this explains the situation for you. (Tôi hy vọng lời
giải thích này phù hợp với tình huống mà bạn đưa ra).

• I hope this was what you wanted to hear. (Tôi hy vọng đó
là những gì mà bạn muốn nghe).

Còn nếu bạn không biết câu trả lời thì sao?

Hãy xử trí một cách khôn ngoan bằng cách đố lại những
khán giả trong hội trường khi đó; hoặc bạn cũng có thể
nhờ ai đó trả lời hộ bạn; hay tốt hơn hết là bạn nên thừa
nhận rằng mình không biết câu trả lời. Không ai có thể
biết tất cả mọi thứ nên khán giả sẽ thông cảm cho bạn vì
bạn chưa biết. Tuyệt đối không nên đưa ra câu trả lời mà
chính bạn cũng không biết liệu nó có chính xác hay
không. Nếu bạn không thể đưa ra câu trả lời ngay lập tức,
bạn có thể xin phép đưa ra câu trả lời vào lúc khác bằng
cách liên lạc lại với khán giả đưa ra câu hỏi đó qua email
hoặc điện thoại, v.v. Bạn có thể nói những câu như thế
này:

• That’s an interesting question. I don’t actually know off
the top of my head, but I’ll try to get back to you later with

an answer. (Đó là một câu hỏi thú vị. Nhưng thật sự nó
vượt quá sự hiểu biết của tôi nhưng tôi sẽ cố gắng để trả
lời câu hỏi của bạn sau).

• I am afraid I am unable to answer that at the moment.
Perhaps I can get back to you later. (Rất tiếc là tôi không
thể trả lời câu hỏi này ngay bây giờ được.Tôi sẽ giải đáp
cho ông vào một lúc khác).

• Good question. I really don’t know! What do you think?
(Đó là một câu hỏi hay nhưng tôi thật sự không biết câu
trả lời. Còn bạn thì sao?)

• That’s a very good question. However, we don’t have
any figures on that, so I can’t give you an accurate
answer. (Đó là một câu hỏi rất hay. Tuy nhiên chúng tôi
không có bất kỳ số liệu nào về điều này cả, vì vậy chúng
tôi không thể đưa ra cho bạn một câu trả lời chính xác
được).

• Unfortunately, I am not the best person to answer that.
(Thật không may là tôi không phải là người có thể trả lời
câu hỏi đó .

Trên đây chỉ là một vài mẹo nhỏ giúp bạn không bị lúng
túng khi bị “chất vấn” tại buổi thuyết trình. Hãy nhớ rằng,
cách bạn giải đáp thắc mắc cũng thể hiện kỹ năng thuyết
trình của bạn. Chúc bạn thành công!