Danh sách các hoạt động tối ưu doc

DANH SÁCH CÁC HOẠT ĐỘNG TỐI ƯU:
Các hoạt động ít nhất mà doanh nghiệp thấy rằng có hiệu quả đặc biệt
cao:
Hoạt động tối ưu hóa trong quản lý là nguyên tắc quản lý hết sức quan trọng,
bao gồm việc tìm ra những quyết định đầu tư, kế hoạch phát triển tốt nhất trong
hoạt động kinh doanh.
Nguyên tắc này là một bộ phận hữu cơ, không thể tách rời của việc thực hiện
hoạt động quản lý, xuyên suốt tất cả các quá trình của hoạt động đó, từ việc xây
dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh hay kế hoạch ngắn hạn về sự phát triển
của công ty đến việc tổ chức thực hiện các kế hoạch đó, nghĩa là phải giải quyết
những nhiệm vụ điều chỉnh kịp thời các quá trình hoạt động của công ty trong
nền kinh tế.
Việc xác định phương án, kế hoạch kinh doanh tối ưu và các biện pháp giải
quyết những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải thể
hiện một cách chặt chẽ về số lượng các mục tiêu phát triển và hoạt động của
toàn bộ công ty, các tiêu chuẩn quy định hiệu quả để đạt mục tiêu, cũng như
những điều kiện và giới hạn thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng
thời, việc tối ưu hoá kế hoạch phát triển quy định trước những thông số về các
chỉ tiêu tài chính thích hợp của công ty trong lĩnh vực mình đang phát triển
cũng như trong toàn bộ nền kinh tế nói chung.
Trong các khâu cụ thể của hoạt động kinh doanh, việc tối ưu hoá nhằm bảo
đảm sự lựa chọn những biện pháp tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ. kế hoạch của
cả năm tài chính, huy động nguồn vốn dự trữ nội bộ của các chi nhánh công ty,
phát huy sáng kiến của từng phòng ban cũng như của từng nhân viên trong công
ty. Đồng thời, tối ưu hoá được thực hiện trong phạm vi giới hạn đã được quy
định để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh và các hạn mức những nguồn
lực sản xuất đã được quy định.
Nguyên tắc tối ưu hoá các hoạt động quản lý là thuộc tính vốn có của bất kỳ
hoạt động quản trị kinh doanh nào, được thực hiện một cách tích cực trong tất
cả các giai đoạn sản xuất – kinh doanh của công ty. Đây có thể coi là một
phương pháp toán học để giải quyết các nhiệm vụ quản lý. Phương pháp này

tạo điều kiện nâng cao chất lượng và căn cứ khoa học của các kế hoạch phát
triển kinh doanh của công ty.
Trong điều kiện kinh tế thế giới hiện nay, tối ưu hoá là nguyên tắc quan trọng
nhất để xây dựng và phá triển hệ thống quản lý tự động hoá. Các phương pháp
toán kinh tế và công nghệ thông tin mở ra khả năng rộng lớn để chứng minh
cho các phương án giải quyết tốt nhất các nhiệm vụ phát triển kinh doanh hàng
năm của các công ty, cũng như lựa chọn các biện pháp thúc đẩy hoạt động cạnh
tranh.
Một số lượng lớn những biện pháp chương trình làm đơn giản hoá và giảm
nhẹ một cách đáng kể quá trình giải quyết những nhiệm vụ tối ưu hoá, còn hệ
thống phân tích để xử lý số liệu và các hộp số liệu tự động hoá thì làm giảm nhẹ
việc chuẩn bị những tài liệu kinh tế - kỹ thuật và những tài liệu cần thiết khác
để thực hiên các mục tiêu đặt ra của công ty.
Trong thực tiễn, những yêu cầu tối ưu hoá có liên quan chặt chẽ với việc
chuẩn bị cho đội ngũ các nhà quản lý làm việc với sự hỗ trợ của các phương
páhp cần thiết và của các thành tựu công nghệ thông tin hiện đại.
Phương hướng tiến tới sự hoan hảo trong hoạt động
Đảm bảo chiến lược kinh doanh đơn giản và cụ thể, sớm đưa ra các quyết
định về việc phân bổ nguồn lực khi hoạch định chiến lược, và liên tục theo dõi,
giám sát khi triển khai chiến lược kinh doanh trong thực tiễn.
Tuân thủ những quy tắc trên, các nhà lãnh đạo sẽ giảm thiểu được sai sót
trong hoạt động kinh doanh của mình. Thậm chí khi chiến lược kinh doanh có
đôi chút sai lầm, bạn cũng có thể nhanh chóng quyết định liệu sai lầm đó có
phải do chiến lược kinh doanh, do kế hoạch thực hiện chiến lược kinh doanh đó
hay do chính quá trình thực hiện gây nên.
Bảy quy tắc để thực hiện chiến lược kinh doanh thành công:
1. Đảm bảo kế hoạch kinh doanh đơn giản và cụ thể: Tránh mô tả dài dòng
về những mục tiêu kinh doanh quá xa vời. Thay vào đó, hãy xác định rõ ràng
những hoạt động mà doanh nghiệp của bạn sẽ thực hiện và không thực hiện.
2. Giả định về những thách thức: Bảo đảm rằng các giả định trong chiến

lược kinh doanh dài hạn phải phản ánh tình hình kinh tế thị trường và hoạt động
kinh doanh thực tế của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh.
3. Nhất quán trong hoạt động: Lãnh đạo của các bộ phận cũng như các
nhóm hoạch định chiến lược kinh doanh, hoạt động marketing và hoạt động tài
chính của doanh nghiệp phải nhất trí với nhau về khung đánh giá hoạt động
chung
4. Sớm đưa ra thảo luận về việc phân bổ nguồn lực: Thách thức đối với các
doanh nghiệp nằm ở thời điểm họ cần tới những nguồn lực mới để thực hiện
chiến lược kinh doanh của mình. Thông qua việc đặt ra những câu hỏi như
“Doanh nghiệp của bạn có thể triển khai lực lượng bán hàng nhanh tới mức
nào?” và “Các đối thủ cạnh tranh sẽ phản ứng nhanh đến đâu?”, bạn có thể
đưa ra các dự báo và kế hoạch kinh doanh khả thi và phù hợp với thị trường
hơn.
5. Xác định những lĩnh vực ưu tiên: Tiến hành hoạt động kinh doanh theo
kế hoạch đòi hỏi một vài hoạt động chủ chốt phải được tiến hành đúng thời
điểm và bằng những cách thức phù hợp. Công khai các ưu tiên chiến lược để
mọi nhân viên đều biết về hoạt động mà doanh nghiệp đang chú
trọng.Luôn giám sát từng bước thực hiện chiến lược là chìa khóa của thành
công
6.Liên theo dõi giám sát hoạt động kinh doanh: Theo dõi các kết quả kinh
doanh tục thực tế và so sánh với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó,
xây dựng lại các giả định cho kế hoạch kinh doanh và phân bổ lại nguồn lực
nếu cần. Bạn sẽ có thể chỉnh sửa những sai sót trong kế hoạch kinh doanh của
mình và trong việc thực hiện kế hoạch đó. Tránh tình trạng nhầm lẫn hai hoạt
động trên.
7. Phát triển khả năng thực hiện kế hoạch kinh doanh: Những người thực
hiện chiến lược kinh doanh là yếu tố quan trọng hơn bất kỳ chiến lược kinh
doanh nào. Hãy coi việc lựa chọn và phát triển năng lực của những người quản
lý trong công ty là một ưu tiên trong hoạt động kinh doanh.
 SO SÁNH CHUẨN

So sánh chuẩn được sử dụng như là một công cụ cải thiện quy trình kinh
doanh, cung cấp cho tổ chức những bằng chứng tin cậy về tình hình hoạt động
hiệu quả nhất, hỗ trợ thiết lập mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để
nâng cao hiệu quả hoạt động.
Quá trình này kết thúc khi những nghiên cứu thu được từ so sánh chuẩn được
phát triển thành kế hoạch hành động để thực hiện những thay đổi cần thiết. Cần
lưu ý rằng so sánh chuẩn là một quá trình tương hỗ và cần phải được tiến hành
thường xuyên nhằm đạt được hiệu quả thực sự.
Ai thực hiện so sánh chuẩn?
Nỗ lực thực hiện so sánh chuẩn có thể được khởi xướng từ bất cứ người nào
trong tổ chức. Khi thực hiện so sánh chuẩn cần lưu ý 3 điểm sau:
-Đầu tiên cần tập trung vào những hoạt động kinh doanh chính có đóng góp vào
sự hài lòng của khách hàng và năng suất lao động, sau đó thực hiện những nỗ
lực này tốt nhất đảm bảo thu được những kết quả tương xứng với các nguồn lực
đã bỏ ra.
-Lập kế hoạch nghiên cứu hệ thống nội bộ trong tổ chức trước khi tìm kiếm
những đối tác bên ngoài.
-Chuẩn bị sẵn sàng và thật chuyên nghiệp để tổ chức có thể được dùng để so
sánh chuẩn với các tổ chức khác, đảm bảo duy trì hình ảnh tốt của tổ chức.
-So sánh chuẩn có hiệu quả nhất khi được thực hiện bởi một nhóm người được
trao thực quyền. Sự hỗ trợ từ phía chủ tổ chức cũng rất quan trọng trong sự
thành công và phối hợp trong nghiên cứu so sánh chuẩn. Có rất nhiều nguồn lực
và con người sẵn sàng giúp tổ chức thực hiện so sánh chuẩn. Tuy nhiên, tổ chức
phải tham gia tích cực chủ động và toàn tâm toàn ý cho hoạt động này để thu
được lợi ích tối đa.
Các phương pháp thực hiện so sánh chuẩn
-Nghiên cứu trong tổ chức: Xem xét các tài liệu và thông tin đã được công bố
sẵn có trong tổ chức. Cách thức này có thể thu thập được các thông tin cần thiết
cho so sánh chuẩn khi tổ chức chỉ cần tìm kiếm các kết quả hoạt động.
-Nghiên cứu thông qua bên thứ ba: Có nhiều công ty cung cấp dịch vụ nghiên

cứu và tư vấn có khả năng thực hiện các dự án so sánh chuẩn. Phương pháp này
sử dụng khi tổ chức cần các thông tin khó kiếm như các thông tin về đối thủ
cạnh tranh trực tiếp hay tiến hành các diễn đàn dành cho nhiều tổ chức để thu
thập các luồng thông tin khác nhau.
-Trao đổi trực tiếp: Đôi khi có thể trao đổi các thông tin cần thiết về nghiên
cứu so sánh chuẩn thông qua các dạng như bảng câu hỏi, thăm dò ý kiến qua
điện thoại, hội thảo trực tuyến. Trao đổi thông tin trực tiếp như bảng câu hỏi
hay tổ chức hội thảo qua điện thoại là một bước quan trọng trước khi trực tiếp
thảo luận giữa các nhóm.
-Gặp gỡ và thảo luận trực tiếp: Những buổi gặp mặt trực tiếp giữa các nhóm
thực hiện so sánh chuẩn cho phép các nhóm thảo luận, trao đổi thông tin trực
tiếp và vạch kế hoạch cụ thể. Phương pháp này là cách thú vị và hiệu quả nhất
để thực hiện so sánh chuẩn.
Hai nhóm đối tác trong so sánh chuẩn
-Nội bộ: So sánh chuẩn giữa các bộ phận trong tổ chức, khu vực và các bộ phận
chức năng khác được gọi là so sánh chuẩn nội bộ. Tất các các biện pháp cần tập
trung trước hết vào so sánh nội bộ. Khi một hoặc một số bộ phận có hoạt động
tương tự nhau, tổ chức nên tiến hành so sánh chuẩn nội bộ và áp dụng vào hoạt
động nội bộ. Sau đó, tổ chức nên cùng thảo luận về vấn đề so sánh chuẩn ngoài
tổ chức.
-Mở rộng: So sánh chuẩn mở rộng liên quan đến việc so sánh các tổ chức hoạt
động chức năng giống nhau. Loại hình này là cách tiếp cận tốt nhất để thu thập
các thông tin từ bên ngoài và thường tìm ra những hoạt động thực tiễn có tính
đổi mới từ các tổ chức khác. Các đối tác trong phương pháp này thường là
những tổ chức công ty đang dẫn đầu trong ngành hay các công ty hoạt động
trong các lĩnh vực bao trùm nhiều ngành.
Đặc điểm so sánh chuẩn
Bao gồm việc xác định công ty thực hiện tốt ra sao các hoạt động và quy
trình cụ thể khi đem so sánh với
Những công ty” tốt nhất trong ngành” hay

“ tốt nhất trên thế giới”.
Mục tiêu - Thúc đẩy sự hoàn hảo trong vận hành khi thực hiện các hoạt
động quan trọng về mặt chiến lược
Lưu ý – sự bắt chước chính xác y nguyên các hoạt động tối ưu cưa cá công
ty khác là không thực tế do sự khác nhau về hoàn cảnh
Hướng tiếp cận tốt nhất - các hoatjm động tối ưu của cá công ty khác cần
được chỉnh sữa hay thích ứng với hoàn cảnh cụ thể của bản thân công ty
TỪ VIỆC SO SÁNH VÀ THỰC HIỆN CÁC HOẠT DDOOJNGJ TỐI
UU TIẾN TỚI SUIQJ HOÀN HẢO TRONG VẬN HÀNH
THAM GIA
VÀO SO
SÁNH
CHUẨN
ĐỂ XÁC
ĐỊNH
CÁCH
THỨC
HoẠT
ĐỘNGTỐI
ÝU CỦA
MỘT
CÔNG
ViỆC
CHỈNH SÝA
DANH
SÁCH
HAOTJ
ĐỘNG TỐI
ÝU THÍCH
HỢP VỚI

TÌNH HÌNH
CÔNG TY,
SAU ĐÓ
THỰC HiỆN
NÓ
TiẾP TỤC SO
SÁNH THỰC
HiỆN HoẠT
ĐỘNG CỦA
CÔNG TY VỚI
CÁ C CÔNG
TY TỐT NHẤT
TRONG
NGÀNH TRÊN
THẾ GiỚI
TiẾN GẦN
ĐẾN SỰ
HOÀN HẢO
TRONG
VẬN HÀNH
KHI THỰC
HiỆN
CÔNG
ViỆC