54 Kế toán hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Bao bỡ và In Nụng Nghiệp

Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để đạt hiệu quả kinh doanh cao, mang
lại lợi nhuận cho chủ doanh nghiệp cũng như nâng cao đời sống của người lao động
trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp nào bằng những nỗ lực, quản lý hiệu quả,
nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm. Do đó mà từng bộ phận
chức năng trong doanh nghiệp đều đóng vai trò quan trọng nhất định và phối hợp
chặt chẽ vì chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp. Bất cứ một doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh nào thì kế toán luôn là một bộ phận quan trọng không thể thiếu
được trong hệ thống quản lí tài chính của đơn vị. Nó là công cụ đắc lực điều hành
và cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính cho nhà quản lí và các bên liên quan. Kế
toán đóng góp vai trò tích cực trong quá trình điều hành, quản lí nâng cao hiệu quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quá trình thực tập tại công ty Cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp em đã được
vận dụng những kiến thức được học ở trường lớp và tìm hiểu thực tế công tác kế
toán tại một doanh nghiệp. Qua quá trình tìm hiểu hoạt động sản xuât tại công ty
em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng góp phần
nâng cao hiệu quả của công ty. Là một trong yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất,
nguyên vật liệu chiếm hơn 60% tổng giá thành sản phẩm bao bì tại công ty cho nên
để hạ giá thành sản phẩm cũng như nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động nói
chung và nguyên vật liệu nói riêng thì công tác kế toán nguyên vật liệu cần được
thực hiện tốt và không ngừng hoàn thiện. Do đó em quyết định chọn đề tài “ Hoàn
thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phẩn Bao bì và In Nông
Nghiệp” là luận văn tốt nghiệp. Luận văn gồm ba chương chính sau:
Chương I : Cơ sở lý luận hạch toán nguyên vật liệu.
Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần
Bao bì và In Nông Nghiệp.
Chương III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại
công ty Cổ phần Bao bì và In Nông Nghiệp.
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
1

Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
CHƯƠNG I :CƠ SỞ LÝ LUẬN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1. Ý nghĩa vai trò công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất
1.1.1. Đặc điểm, vai trò nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh.
Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trưng chung là
sự tác động của con người vào các yếu tố lực lượng tự nhiên nhằm thoả mãn những
nhu cầu nào đó của con người. Tất cả mọi vật mà lao động của con người tác động
vào nhằm biến đổi nó theo mục đích của mình thì là đối tượng lao động. Nguyên
vật liệu (NVL) là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động
nào cũng là NVL. Chỉ khi đối tượng lao động đã có sự tác động của lao động, đã
qua chế biến thì mới trở thành NVL. Chẳng hạn như quặng nhôm, quặng thiếc ...
khi chúng còn nằm trong lòng đất thì chúng không phải là NVL, nhưng nhờ lao
động có ích của con người khai thác lên để sản xuất công nghiệp thì chúng mới
được coi là NVL.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL là đối tượng lao động được thể hiện
dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất (Tư liệu lao động,
sức lao động, đối tượng lao động) và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của
sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về NVL thường chiếm tỷ
trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất tạo ra sản phẩm vì trong quá trình sản xuất tạo
ra sản phẩm, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nó bị tiêu dùng hoàn toàn
và thay thế hình thái vật chất ban đầu hình thành nên thực thể của sản phẩm hay nói
cách khác là giá trị của NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản
phẩm mới sáng tạo ra. Vì vậy, NVL không chỉ quyết định đến số lượng mà còn ảnh
hưởng đến chất lượng của sản phẩm, nói cách khác NVL giữ một vai trò quan trọng
trong sản xuất. Với vị trí quan trọng của NVL trong sản xuất nên doanh nghiệp phải
tổ chức công tác hạch toán kế toán NVL chặt chẽ ở các khâu: thu mua, bảo quản, sử
dụng, dữ trữ phù hợp để thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ các NVL cần
thiết cho sản xuất. Kiểm tra giám sát thực hiện việc chấp hành các quy định về định
mức, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao mất mát lãng phí NVL qua các khâu của quá

trình sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp.
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
2
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
1.1.2. Yêu cầu quản lý NVL.
Quản lý NVL là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội, nhất là trong
nền kinh tế hàng hoá phát triển như hiện nay. Trong điều kiện đó, các doanh nghiệp
sản xuất phải đối mặt với nhiều vấn đề, đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt để có thể
tồn tại và phát triển. Để đạt được điều đó thì đòi hỏi việc quản lý NVL phải đảm
bảo những yêu cầu sau:
- Thứ nhất: NVL là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động, các doanh
nghiệp phải tiến hành thu mua thường xuyên do đó khâu thu mua phải quản lý chặt
chẽ về số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian cung cấp, quy cách, chủng loại, đáp
ứng đầy đủ thường xuyên, liên tục cho quá trình sản xuất. Phải thường xuyên phân
tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL để từ đó lựa chọn nguồn
thu mua NVL sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
- Thứ hai: Phải tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị NVL hao hụt trong
sản xuất, giá trị NVL có trong thành phẩm. Điều này yêu cầu khâu quản lý sử dụng
phải được tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình sản xuất tiêu dùng trong sản
xuất kinh doanh thường xuyên, liên tục, kịp thời.
- Thứ ba: Phải tổ chức kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối
với từng thứ NVL, đảm bảo chất lượng của NVL đưa vào sản xuất. Đồng thời hạn
chế những mất mát hao hụt, rủi ro trong quá trình sản xuất, trong quá trình vận
chuyển.
Tóm lại, việc quản lý NVL từ khâu thu mua, vẩn chuyển, bảo quản, sử dụng,
dự trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp
nói chung và kế toán NVL nói riêng.
1.1.3. Vai trò của kế toán với quản lý và sử dụng NVL.
Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính
phát sinh ở đơn vị, cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp

quản lý đúng đắn. Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình
hình thu mua, nhập xuất, dự trữ... NVL. Mặt khác, thông qua tài liệu kế toán NVL
còn biết được chất lượng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lượng thiếu
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
3
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
hay thừa đối với sản xuất để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực để
quản lý tốt về giá cả, chất lượng... của NVL.
Kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý và sử dụng NVL. Để
phát huy được vai trò quản lý và sử dụng NVL, đòi hỏi công tác quản lý NVL phải
đảm bảo những yêu cầu về quản lý nhất định.
1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán NVL.
Xuất phát từ đặc điểm yêu cầu của kế toán NVL, xuất phát từ vị trí của kế toán
trong hệ thống quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà nước đã xác định nhiệm
vụ kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất như sau:
- Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo
quản, đánh giá, phân loại, tình hình nhập xuất và quản lý NVL. Từ đó đáp ứng
được yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp,
tính giá thành thực tế của NVL đã thu mua và nhập kho. Đồng thời kiểm tra tình
hình thực hiện kế hoạch thu mua NVL về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả
và thời hạn cung cấp NVL đảm bảo đầy đủ, kịp thời.
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán NVL, hướng dẫn
kiểm tra các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp thục hiện đầy đủ các chế độ
hạch toán về NVL (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở các sổ, các thẻ kế toán
chi tiết. Phải hạch toán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định để đảm bảo sử
dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh
nghiệp quản lý chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế
quốc dân.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng NVL. Từ đó phát
hiện, ngăn ngừa và đề xuất các biện pháp xử lý NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém chất

lượng hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc tính toán xác định số lượng và giá trị
NVL thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm. Phân bổ chính xác NVL đã tiêu hao vào
đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính toán giá thành được chính xác.
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
4
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
1.2. Phân loại và đánh giá NVL.
1.2.1. Phân loại NVL.
Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng
những loại NVL khác nhau. Phân loại NVL là việc làm thường xuyên, sắp xếp các
loại NVL theo từng nội dung, tính chất thương phẩm của chúng nhằm phục vụ cho
yều cầu của doanh nghiệp. Nhìn chung NVL được phân loại theo các cách sau:
1.2.1.1. Căn cứ vào nội dung kinh tế :
NVL đươc chia thành các loại:
- NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động
chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm sản xuất ra. Đối với bán thành
phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm cũng được
coi là NVL chính.
- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản
phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói
sản phẩm như hoá chất, phụ gia, sơn, dầu nhờn, chỉ khâu, bao bì, xà phòng, ...
- Nhiên liệu: Được phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương
tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như:
xăng, dầu, than, củi, khí gas...
- Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế,
sửa chữa những máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vật tải, công cụ, dụng cụ
lao động...
- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp,
công cụ, khí cụ, vật kết cấu,... dùng trong công tác xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các

NVL này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố
định, phế liệu từ sản phẩm hỏng, phế liệu từ các NVL chính ...
1.2.1.2. Căn cứ vào nguồn gốc NVL:
NVL của doanh nghiệp được chia thành:
- NVL mua ngoài.
- NVL tự sản xuất, tự chế biến gia công.
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
5
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
- NVL thuê ngoài gia công chế biến.
- NVL nhận góp vốn.
1.2.1.3. Căn cứ vào mục đích, nội dung NVL:
NVL của doanh nghiệp được chia thành:
- NVL được dùng trực tiếp vào sản xuất kinh doanh.
- NVL dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất,
quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm.
1.2.2. Tính giá NVL.
Tính giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo
từng nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Về nguyên tắc,
NVL là tài sản lưu động nên phải đánh giá theo giá trị vốn thực tế, song do NVL có
nhiều loại, nhiều thứ, lại được thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh và do yêu cầu của công tác kế toán NVL là phản ánh kịp thời
hàng ngày tình hình biến động tăng giảm, hiện có của NVL nên trong công tác kế
toán công có thể đánh giá theo hạch toán NVL.
1.2.2.1. Đánh giá NVL theo giá vốn thực tế:
a. Giá vốn thực tế của NVL nhập kho:
Bao gồm:
● Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế là ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản
thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với chi phí mua thực tế ( bao gồm chi phí
vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi

dưỡng, chi phí nhân viên... trừ các khoản triết khấu giảm trừ (nếu có). Đối với
doanh nghiệp sản xuất thuộc đối tượng phải nộp thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ thì trên hoá đơn là giá vốn không bao gồm thuế GTGT đầu vào. Còn đối
với doanh nghiệp sản xuất thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực
tiếp và doanh nghiệp sản xuất không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì trên hoá
đơn là giá tổng thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào)
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
6
Giá vốn thực tế
của NVL
=
Giá mua
NVL
+
Chi phí thu mua,
chi phí gia công chế biến
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
● Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá vốn thực tế là giá thực tế của
NVL xuất kho thuê chế biến gia công cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi
thuê chế biến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn
vị nhận gia công chế biến.
● Vật liệu tự chế biến: Là giá thực tế của NVL xuất kho để chế biến cộng với
chi phí chế biến.
● Vật liệu nhận vốn góp liên doanh: Giá thực tế là giá do HĐLD định giá và
được đánh giá theo giá trị thực tế còn sử dụng được, hoặc theo giá ước tính.
 Giá vốn thực tế có tác dụng to lớn trong công tác quản lý kế toán NVL. Nó
được dùng để hạch toán tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn NVL, tính toán phân
bổ chính xác NVL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời phản
ánh chính xác giá trị thực tế hiện còn của doanh nghiệp.
b. Giá vốn thực tế của NVL xuất kho :

Việc tính giá trị thực tế của NVL xuất kho có thể tính theo một trong các
phương pháp sau: 5 phương pháp
+ Phương pháp theo hoá đơn mua thực tế tồn đầu kỳ:
Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất kho được tính theo công thức
sau:
+ Phương pháp nhập trước, xuất trước:
Phương pháp nhập trước, xuất trước dựa trên giả định là hàng nào nhập trước
sẽ được xuất trước và lấy đơn giá mua thực tế của lần nhập đó để tính trị giá hàng
xuất kho. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo số lượng hàng tồn kho và đơn
giá của những lô hàng nhập sau cùng.
+ Phương pháp đơn giá thực tế bình quân:
Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kho giá vốn thực tế bình quân của
NVL được xác định theo công thức sau:
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
7
Giá thực tế
xuất kho
=
Số lượng NVL
xuất kho
*
Đơn giá mua thực tế
NVL tồn đầu kỳ
Đơn giá
thực tế
bình quân
=
Trị giá thực tế NVL còn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế NVL nhập trong kỳ
Số lượng NVL còn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ

Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho theo từng lần xuất được tính theo công
thức:
Đơn giá thực tế bình quân được sử dụng để xác định trị giá vốn thực tế NVL
xuất kho cho đến khi nhập lô hàng khác cần tính toán lại đơn giá thực tế bình quân
để tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho tiếp theo. Việc xác định đơn giá thực tế
bình quân theo cách này còn gọi là tính theo đơn giá thực tế bình quân liên hoàn.
Trong thực tế, đơn giá thực tế bình quân của NVL có thể tính bình quân cuối kỳ
hạch toán.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hạch toán NVL tồn kho cuối kỳ theo phương
pháp kiểm kê định kỳ thì việc tính đơn giá thực tế bình quân cần phải tính vào cuối
kỳ.
● Phương pháp đích danh:
Theo phương pháp này, NVL xuất kho thuộc lô nào thì lấy đúng đơn giá NVL
nhập kho của chính lô đó để tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho. Giá vốn thực tế
của NVL hiện còn trong kho được tính bằng số lượng từng lô NVL hiện còn nhân
với đơn giá nhập kho của chính từng lô NVL đó, rồi tổng hợp lại.
● Phương pháp nhập sau, xuất trước:
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
8
Giá vốn thực tế
của NVL xuất
kho trong kỳ
=
Giá vốn thực tế
của NVL còn
đầu kỳ
+
Giá vốn thực tế
của NVL nhập kho
trong kỳ

_
Giá vốn thực tế
của NVL còn
cuối kỳ
Giá vốn thực tế của
NVL còn cuối kỳ
=
Số lượng NVL
còn cuối kỳ
*
Đơn giá thực tế
bình quân
Giá thực tế
NVL xuất kho
=
Đơn giá thực
tế bình quân
*
Số lượng NVL
xuất kho
Đơn giá
thực tế
bình quân
=
Giá vốn thực tế NVL còn đầu kỳ + Giá vốn thực tế NVL trong cả kỳ
Số lượng NVL còn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập kho trong cả kỳ
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
Phương pháp này được dựa theo giả định NVL nào nhập sau thì được xuất
trước và trị giá NVL xuất kho được tính bằng căn cứ vào số lượng NVL xuất kho,
đơn giá của những lô NVL nhập mới nhất hiện có trong kho. Trị giá của NVL tồn

kho cuối kỳ được tính theo số lượng NVL tồn kho và đơn giá của những lô NVL
cũ nhất và đơn giá của những lô NVL nhập sau khi xuất lần cuối tính đến thời điểm
xác định số tồn kho.
Theo phương pháp này, kế toán chi tiết nhập, xuất, tồn hàng ngày theo trị giá
mua thực tế thì khi có nhu cầu thông tin về giá vốn thực tế của NVL xuất kho và
tồn kho, kế toán cần phải tính toán chi phí thu mua thực tế cho NVL xuất kho và
tồn kho theo các bước sau:
Bước 1: Tính hệ số phân bổ chi phí thu mua thực tế theo công thức:

Bước 2: Tính chi phí thu mua thực tế phân bổ cho NVL xuất kho và tồn kho
theo công thức:
Bước 3: Tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho trong kỳ hay tồn kho cuối kỳ
bằng cách cộng chi phí thu mua phân bổ cho NVL xuất kho (hoặc tồn kho) vào giá
trị mua của chúng.
1.2.2.2. Đánh giá NVL theo giá hạch toán:
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
9
Chi phí thu mua thực tế
phân bổ cho NVL xuất kho
=
Hp
Trị giá mua của
NVL xuất kho
*
Chi phí thu mua thực tế
phân bổ cho NVL
tồn kho cuối kỳ
=
Hp
*

Trị giá mua
của NVL
tồn kho cuối kỳ
Chi phí thu mua thực tế phát sinh
trong kỳ cần phân bổ
Hệ số chi phí thu
mua thực tế
phân bổ (Hp)
Chi phí thu mua phân bổ
cho NVL tồn đầu kỳ
+
=
Trị giá mua của NVL
tồn đầu kỳ
+
Trị giá mua của NVL
nhập kho trong kỳ
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
Giá hạch toán của NVL là loại giá do doanh nghiệp qui định (thường dùng giá
kế hoạch hay giá mua tại một thời điểm nào đó) và được sử dụng trong một thời
gian dài, ít nhất là một kỳ hạch toán.
Dù sử dụng giá hạch toán để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho
hàng, song kế toán không được vi phạm nguyên tắc giá vốn thực tế trong việc phản
ánh chi phí SXKD và trị giá tài sản hiện còn trên bảng cân đối kế toán. Bởi vậy
trong trường hợp này sẽ xuất hiện một phương pháp tính giá vốn thực tế của NVL
xuất kho và tồn kho. Đó là phương pháp hệ số giá. Theo phương pháp này, hàng
ngày kế toán ghi sổ chi tiết NVL theo giá hạch toán, cuối kỳ tính hệ số giữa giá vốn
thực tế với giá hạch toán của NVL hiện còn đầu kỳ và nhập kho trong kỳ theo công
thức:
Hệ số giá của NVL có thể tính theo từng loại NVL, nhóm NVL hay từng NVL

hay từng mặt NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Căn cứ vào hệ số giá và giá hạch toán của NVL xuất kho trong kỳ hoặc hiện
còn cuối kỳ để tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho trong kỳ và hiện còn cuối kỳ
theo công thức:
1.3. Nội dung của hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
1.3.1. Kế toán chi tiết NVL
1.3.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng:
Theo chế độ kế toán quy định ban hành kèm theo Quyết định
Số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2005 Bộ Tài Chính, các chứng từ về kế toán
NVL bao gồm:
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
10
Hệ số giá
Giá vốn thực tế NVL còn đầu kỳ + Giá vốn thực tế NVL nhập kho trong kỳ
Giá hạch toán NVL còn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL trong kỳ
=
Giá vốn thực tế của NVL
xuất kho trong kỳ
=
Hệ số giá
*
Giá hạch toán của NVL
xuất kho trong kỳ
Giá vốn thực tế của NVL
hiện còn cuối kỳ
=
Hệ số giá
*
Giá hạch toán của NVL
còn cuối kỳ

Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT);
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT);
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 03 -
VT);
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 – VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05 - VT);
- Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 – VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu số 07 – VT)
- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 – GTKT – 3LL);
- Hoá đơn bán hàng thông thường (Mẫu số 02 – GTGT- 3LL);
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 – PXK – 3LL)
Việc sử dụng các chứng từ này tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của
từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở
hữu.
Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc sử dụng phải lập kịp thời, đầy đủ
theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập phải chịu
trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh. Mọi chứng từ kế toán về NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình
tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, tổng hợp kịp
thời các bộ phận, các cá nhân có liên quan.
1.3.1.2. Sổ kế toán chi tiết NVL
Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà
sử dụng vào các sổ (thẻ) chi tiết như sau:
- Sổ (thẻ) kho.
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL.
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
- Sổ số dư.
1.3.1.3. Hạch toán kế toán chi tiết NVL
Để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh và thông tin định kỳ về tình hình nhập,

xuất, tồn kho NVL cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền theo từng thứ, từng
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
11
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng NVL, kế toán phải đảm bảo các yêu
cầu sau:
● Tổ chức hạch toán chi tiết NVL ở từng kho và ở bộ phận kế toán doanh
nghiệp.
● Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm, thứ
của NVL cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị.
● Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu kế toán
chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho; giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệu
kế toán tổng hợp NVL.
● Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, tuần kỳ theo yêu cầu
quản trị NVL).
 Trách nhiệm quản lý NVL trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều bộ
phận, nhưng việc quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho và bộ phận
kế toán hàng tồn kho đảm nhận. Vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải có sự liên hệ,
phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết
NVL.
Doanh nghiệp có thể hạch toán kế toán chi tiết NVL theo các phương pháp
sau:
a. Phương pháp ghi thẻ song song:
● Nội dung:
Ở Kho: Việc ghi chép hàng tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ
kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng. Khi nhận được các chứng từ
nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi
ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối tháng, tính ra số tồn
kho rồi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho nhận các chứng từ nhập xuất đã được
phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.

Ở Phòng Kế toán: Hàng ngày hay định kỳ 3 - 5 ngày, nhân viên kế toán
xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và
nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán.
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
12
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
Cuối tháng, kế toán cũng cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết, sau đó căn cứ
vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết để ghi vào bảng kê nhập, xuất, tồn kho theo
thứ, nhóm, loại NVL. Bảng kê này có thể được sử dụng như một báo cáo NVL cuối
tháng.
Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán kế toán chi tiết NVL theo phương
pháp ghi thẻ song song như sau:

Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
⇒ Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại
NVL, khối lượng các nghiệp vụ phát sinh không thường xuyên, trình độ của nhân
viên kế toán chưa cao.
● Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của phương pháp ghi thẻ song
song:
+ Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin
cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng
tồn kho
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
13
THẺ KHO
Chứng từ Nhập
Chứng từ Xuất
Sổ (Thẻ) hạch toán kế
toán chi tiết NVL
Bảng kê tổng hợp Nhập

- Xuất - Tồn
(1)
(1)
(2)
(2)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu
Sổ kế toán
tổng hợp
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
+ Nhược điểm: Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp
nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá), ghi chép trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa kế toán
và thủ kho.
+ Điều kiện áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật
tư, hàng hoá, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường
xuyên, trình độ của nhân viên kế toán chưa cao.
b. Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:
● Nội dung:
Ở Kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ
song song.
Ở Phòng Kế toán: Sổ đối chiếu luân chuyển được kế toán mở cho cả năm và
được ghi vào cuối mỗi tháng. Sổ được dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn
kho của từng NVL thuộc từng kho. Sổ theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu
thành tiền trong cả tháng của hàng nhập, xuất, tồn kho. Mỗi NVL được ghi một
dòng trên sổ. Sau khi hoàn thành việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực
hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệu trên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán
tài chính liên quan( nếu cần). Nội dung trình tự hạch toán kế toán chi tiết NVL theo
phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát như sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu
luân chuyển
● Ưu, nhược điểm của phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
14
THẺ KHO
Chứng từ Nhập
Bảng kê Nhập
Chứng từ Xuất
Bảng kê Xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán tổng hợp
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
+ Ưu điểm: Với phương pháp này khối lượng ghi chép có giảm bớt so với
phương pháp ghi thẻ song song.
+ Nhược điểm: Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và
kế toán.
- Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất NVL thì việc sắp xếp chứng từ
nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai
sót. Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối ghi chép vẫn lớn.
- Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến
hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
- Theo phương pháp này, để lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần phải dựa vào
số liệu trên thẻ kho.
Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì các
doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này.
c. Phương pháp mức dư (Ghi sổ số dư)
● Nội dung:
Ở Kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tương tự hai phương pháp
trên, thủ kho còn sử dụng số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng NVL

theo chỉ tiêu số lượng.
Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Cuối mỗi tháng số dư
được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở số liệu từ các thẻ
kho. Trên sổ số dư NVL được sắp xếp theo thứ, nhóm, loại. Mỗi nhóm có dòng
cộng nhóm, mỗi loại có dòng cộng loại.
Ở Phòng Kế toán: Kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho cả năm để ghi
chép tình hình nhập xuất.
Cuối tháng khi nhận được sổ số dư do thủ kho đưa lên, kế toán căn cứ vào số
tồn kho cuối tháng do thủ kho tính và ghi ở sổ số dư, đơn giá hạch toán tính ra giá
trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra, đối chiếu căn cứ vào
cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn và số liệu kế
toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư
có thể được khái quát như sau: (Sơ đồ 3)
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
15
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư
● Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng phương pháp mức dư (Ghi sổ số
dư).
+ Ưu điểm:
- Giảm bớt được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của
NVL theo nhóm và theo loại.
- Kế toán thực hiện được việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ
kho trên thẻ kho vầ kiểm tra thường xuyên việc bảo quản NVL trong kho của thủ
kho.
- Công việc dàn đều trong tháng, nên đảm bảo cung cấp kịp thời các số liệu
cần thiết phục vụ cho quản trị NVL.
+ Nhược điểm:
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
16

Thẻ kho
Chứng từ Nhập Chứng từ Xuất
Bảng kê Nhập
Bảng kê Xuất
Bảng luỹ kế Nhập
Bảng luỹ kế Xuất
SỔ SỐ DƯ
Bảng tổng hợp
Nhập - Xuất - Tồn
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu
Sổ kế toán
tổng hợp
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
- Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền của nhóm và loại NVL vậy để
có thông tin về tình hình nhập, xuất, hiện còn của NVL nào đó phải căn cứ vào số
liệu trên thẻ kho.
- Khi cần lập báo cáo tuần kỳ về NVL phải căn cứ trực tiếp vào số liệu trên các
thẻ kho.
- Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sự không khớp đúng giữa số
liệu trên sổ số dư với số liệu tương ứng trên bảng kê nhập, xuất, tồn kho thì việc
tìm kiếm, tra cứu rất phức tạp.
+ Điều kiện áp dụng:
- Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại NVL hay kinh
doanh nhiều mặt hàng, tình hình nhập, xuất NVL xảy ra thường xuyên.
- Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống đơn giá hạch toán sử dụng trong
hạch toán chi tiết NVL và xây dựng được hệ thống danh điểm NVL hợp lý. Nhân
viên kế toán NVL tồn kho có trình độ cao, đồng thời thủ kho của doanh nghiệp vừa

có khả năng chuyên môn tốt, vừa ý thức được đầy đủ trách nhiệm trong quản lý
NVL.
1.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán tổng hợp NVL có thể theo một trong hai
phương pháp sau:
1.3.2.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
a.Tài khoản kế toán sử dụng
● Tài khoản 152“ Nguyên vật liệu ”: Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện
có và tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế.
● Tài khoản 151“ Hàng mua đang đi đường ”: Tài khoản này dùng để phản
ánh giá vật tư mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bán nhưng
chưa về kho doanh nghiệp.
● Tài khoản131“ Phải trả người bán ”: Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ
thanh toán giữa doanh nghiệp và người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư
hàng hoá, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản 131 được mở
theo dõi chi tiết cho từng đối tượng cụ thể, từng người bán, từng người nhận thầu.
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
17
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
● Tài khoản159“ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ”: Tài khoản này dùng để
phản ánh bộ phận giá trị dự tính bị giảm sút so với giá gốc của hàng tồn kho nhằm
ghi nhận các khoản lỗ hay phí tổn có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn và phản
ánh giá trị thực tế thuần tuý của hàng tồn kho trên các báo tài chính. Tài khoản này
là tài khoản điều chỉnh cho các tài khoản tồn kho trong đó có tài khoản 152.
● Ngoài ra còn có một số tài khoản liên quan khác được sử dụng như sau: TK
111, TK 112, TK 621, TK627, TK 641, TK 642, …
b. Trình tự hạch toán kế toán NVL
+ Khi mua NVL:
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu).
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Có TK 111, 112, 331, 151.
+ Khi thanh toán tiền hàng:
Nợ TK 111, 112, 331...: Tổng giá thanh toán.
Có TK 711: Chiết khấu thanh toán được hưởng.
Có TK 152: Giá mua chưa có thuế.
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng với số giảm giá và hàng mua bị
trả lại.
+ Khi nhập khẩu NVL:
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu nhập khẩu.
Nợ (Hoặc Có) TK 413: Phần chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.
Có TK 111, 112, 311: Giá mua (CIF) vật liệu theo tỷ giá hạch toán.
● Số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp ghi:
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 (33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp
+ Khi xuất kho NVL:
Nợ TK 621, 641, 642: Tập hợp chi phí sản xuất chung, bán hàng, QLD
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
18
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất dùng
● Trường hợp xuất NVL để sửa chữa lớn TSCĐ:
Nợ TK 241 (2413 - Chi tiết công trình): Tập hợp chi phí sửa chữa lớn
Có TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá thực tế NVL xuất dùng
+ Cuối kỳ, nếu giá trị vật liệu xuất sử dụng không hết nhập kho hay chuyển kỳ
sau:
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu)
Có TK 621, 6412, 6422, 2413
Các trường hợp khác làm giảm vật liệu (thiếu trong định mức, thiếu chờ xử lý,
đánh giá giảm, xuất bán...) cũng được kế toán giá thực tế giảm ở bên Có TK 152 (Chi
tiết vật liệu) đối ứng với bên Nợ của các TK có liên quan.

Đối với các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, về cơ bản,
việc hạch toán các nghiệp vụ tăng, giảm NVL cũng tiến hành tương tự như trong các
doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khâú trừ, chỉ khác trong giá thực tế
vật liệu còn bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.
1.3.2.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ
a. Tài khoản kế toán sử dụng:
● Tài khoản: 151, 152.
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì hai tài khoản này không được dùng để
theo dõi tình hình nhập - xuất NVL trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế
của NVL và hàng hoá đang đi đường vào lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào tài khoản 611“ Mua
hàng ”.
● Tài khoản 611 “ Mua hàng ”
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong tháng.
Tài khoản 611 không có số dư và có 2 tài khoản cấp 2:
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
19
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
+ TK 6111: Mua NVL
+TK 6112: Mua hàng hoá
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác giống như phương pháp kê
khai thường xuyên.
b. Phương pháp kế toán tổng hợp NVL:
+ Đầu kỳ kinh doanh , kết chuyển trị giá vật liệu còn lại chưa sử dụng đầu kỳ:
Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu)
Có TK 151, 152
+ Khi mua NVL:
Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu): Giá mua chưa thuế GTGT
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán
+ Các trường hợp tăng NVL khác (Nhận cấp phát, nhận vốn góp...)

Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu)
Có TK 411, 128, 222...
+ Số chiết khấu thanh toán khi mua vật liệu được hưởng:
Nợ TK 111, 112, 331...
Có TK 711: Ghi tăng thu nhập tài chính
+ Mua vật liệu được giảm giá hay vật liệu thu mua trả lại:
Nợ TK 111, 112, 331...: Tổng giá thanh toán
Có TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu)
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng
+ Cuối kỳ kinh doanh, phản ánh giá trị vật liệu còn lại, chưa sử dụng:
Nợ TK 151, 152
Có TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu)
+ Cuối tháng, căn cứ váo kết quả kiểm kê từ đó xác định giá trị vật liệu đã xuất
dùng trong kỳ phân bổ cho đối tượng sử dụng:
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
20
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
Nợ TK 621, 641, 642: Giá trị vật liệu sử dụng cho sản xuất, bán hàng, QLDN
Có TK 611 (6111): Giá trị vật liệu xuất dùng.
1.3.3. Kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê NVL
1.3.3.1. Kiểm kê
Kiểm kê là việc sử dụng các kỹ thuật cân, đo, đong, đếm để xác nhận và đánh giá
chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của vật tư, hàng hoá, tài sản, tiền vốn, công
nợ phải thu, công nợ phải trả... thực có tại thời điểm kiểm kê, bảo đảm cho số liệu kế
toán phù hợp với thực tế.
Hiện nay các doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm kê theo các phương pháp:
* Kiểm kê định kỳ: Là việc kiểm kê tiến hành theo định kỳ quy định, nằm trong
dự kiến của dôanh nghiệp. Kiểm kê định kỳ thường được tiến hành vào cuối năm,
trước khi lập báo cáo.
* Kiểm kê đột xuất: Là việc kiểm kê diễn ra ngoài dự kiến của doanh nghiệp.

Kiểm kê đột xuất thường được tiến hành trong các trường hợp đột xuất như hoả hoạn,
thiên tai bất thường; chia, tách, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi, phá sản, mua, bản, cho
thuê doanh nghiệp; cổ phần hoá doanh nghiệp,...
1.3.3.2. Hạch toán kết quả kiểm kê
Định kỳ, theo quy định (cuối năm), doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tất cả
các loại vật tư, hàng hoá, tài sản, tiền,... nhằm tránh thất thoát, mất mát tài sản, bảo
đảm cho số liệu trên sổ sách kế toán được chính xác, phù hợp với thực tế. Căn cứ vào
kết quả kiểm kê và quyết định xử ký, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trường hợp
thừa, thiếu, mất mát, hư hỏng, chênh lệch giá tài sản...
Như vậy, hạch toán kiểm kê bao gồm hai giai đoạn công việc nối tiếp nhau, đó là
hạch toán kết quả kiểm kê và hạch toán quyết định xử lý bộ phận tài sản, công nợ,
thiếu hụt, mất mát hay dôi thừa. Trường hợp khi kiểm kê xác định được ngay bộ phận
vật tư, hàng hoá dôi thừa hay thiếu hụt trong định mức, kế toán sẽ phản ánh ngay vào
sổ sách. Ngược lại, đối với bộ phận giá trị vật tư, hàng hoá hao hụt hay dôi thừa chưa
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
21
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
rõ nguyên nhân, phải chờ xử lý, kế toán phải phản ánh bộ phận hao hụt hay dôi thừa
này trong thời gian chờ xử lý của cấp có thẩm quyền. Khi nhận được quyết định xử lý,
kế toán sẽ ghi nhận cách thức xử lý từng bộ phận giá trị tài sản thừa, thiếu.
1.4 Các hình thức sổ kế toán
1.4.1. Hình Thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ (CT- GS)
1.4.1.1. Đặc trưng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán CT-GS
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để
ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
⇒ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
⇒ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ Cái.
● Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng
hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
● Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo

thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được Kế
toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ Cái
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
1.4.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán
lập CT-GS. Căn cứ vào CT-GS để ghi vào sổ Đăng ký CT-GS, sau đó được dùng để
ghi Sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập CT-GS được dùng để ghi vào các
sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
22
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng
cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết
(được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo Tài chính. Quan hệ
đối chiếu, kiểm tra phải bảo đảm tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất
cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền
phát sinh trên sổ Đăng ký CT-GS.
Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh
phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng
số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
- Khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được trình bày
ở Sơ đồ 4 sau đây:

Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
1.4.2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung (NKC)
1.4.2.1. Đặc trưng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán NKC
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
23
Sổ quỹ
Sổ đăng ký
chứng từ
CHỨNG TỪ GỐC
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ GỐC
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
CHỨNG TỪ GHI SỔ
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VL
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng
Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán NKC: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung,
theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó, lấy số

liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Các loại sổ gồm:
+ Sổ Nhật ký chung
+ Sổ Cái
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.4.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKC
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước
hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số hiệu đã ghi trên sổ
NKC để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế
toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ NKC, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào
sổ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, quý, năm, cộng số liệu trên sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh để
đối chiếu với tổng phát sinh Nợ, Có trên NKC. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp
đúng số hiệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi
tiết) được dùng để lập các Báo cáo Tài chính. Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo
hình thức NKC được miêu tả qua Sơ đồ 5 sau đây:
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
24
SỔ NHẬT KÝ
ĐẶC BIỆT
CHỨNG TỪ GỐC
NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CHI TIẾT VL, SỔ
CHI TIẾT THANH
TOÁN VỚI NGƯỜI
BÁN

SỔ CÁI
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
VL ; BẢNG TỔNG HỢP CHI

TIẾT THANH TOÁN VỚI
NGƯỜI BÁN
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:




Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ

Luận văn tốt nghiệp SV: Cao Thanh Thuỷ
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
1.4.3. Hình thức Nhật ký - sổ cái
1.4.3.1. Đặc trưng cơ bản và các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ
Cái
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế
(theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật
ký - Sổ Cái.
- Các loại sổ gồm:
+ Nhật ký - Sổ Cái
+ Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
1.4.3.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế
toán ghi vào Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Đại học Kinh tế quốc dân Kế toán 45B
25