253 Phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty đầu tư & phát triển phần mềm Kế toán Asia

Lời nói đầu
Trong những năm gần, đây ngành công nghệ thông tin đã phát triển nh vũ bão, Thế
kỷ 21 là thế kỷ công nghệ thông tin .Từ một nguồn tài nguyên tiềm tàng, thông tin đã trở
thành một nguồn tài nguyên thực sự và nó đã trở thành một hàng hoá đặc biệt. Việc tận
dụng nguồn tài nguyên này đã tạo nên một bớc phát triển to lớn trong lực luợng xản suất,
cơ sở hạ tầng, kinh tế xã hội, cấu trúc kinh tế ,cấu trúc lao động và cách thức quản lý kinh
tế xã hội .
Trong lĩnh vực máy tính , những thành tựu về khoa học và công nghệ làm cho các
sản phẩm máy tính ngày càng phát triển theo hớng hiện đại, chi phí thấp, khả năng tính
toán nâng cao. Sự ra đời và phát triển của máy tính thực sự đã thở thành một cuộc cánh
mạng vĩ đại. Chúng ta đã thấy Thông tin ngày càng phong phú đến mức không thể xử lý
bằng phơng pháp và công cụ cổ điển .Để xử lý đợc lợng thông tin lớn nh vậy nghĩa là khai
thác đợc nguồn tài nguyên quan trọng đó, đòi hỏi phải có những phơng pháp và công cụ
mới đó chính là các giải về tin học.
Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu ứng dụng tin học ngày càng lớn và ngợc lại
những thành tựu tin học sẽ tác động trở lại, tạo điều kiện phát triển nhanh chóng cho sản
xuất và kinh doanh. Việc ứng dụng tin học là nhằm thực hiện tăng năng suất, hiệu quả
trong việc xử lý thông tin phức tạp, trong quá trình nghiên cứu điều tra, điều khiển, các
hoạt động quản lý kinh doanh , tổ chức khai thác các hệ thống tin học ở mọi mức độ .
ứng dụng tin học trong công tác quản lý là một trong những hiệu quả của tin học
nhằm giảm nhẹ đến mức tối đa sự tham gia của cơ bắp , tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông
tin, làm hẹp không gian lu trữ, hệ thống hoá và cụ thể hoá lợng thông tin theo nhu cầu của
ngời xử dụng .
Trong thời đại ngày nay tin học đã chứng tỏ đợc u thế của mình trong nền kinh tế
quốc dân, nó đã thúc đẩy và hỗ trợ cho các ngành khác phát triển vợt bậc.
Cuối cùng tôi xin trân thành cảm ơn thầy giáo Đặng Thế Vinh đã tận tình giúp đỡ
tôi trong quá trình thực tập và hoàn thiện đề tài này. Tôi cũng xin trân thành cảm ơn anh
-1 -

Phạm Văn Lộc phó giám đốc và toàn thể các anh lập trình viên đẫ tận tình giúp đỡ tôi và

đóng góp những ý kiến quý báu và tạo mọi điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật, thuận lợi
cho tôi trong quá trình thực tập tại phòng phần mềm thuộc Công ty đầu t và phát triển phần
mềm kế toán Asia.

Chơng I. Hệ thống thông tin quản lý Bán hàng
-2 -

Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin quản lý:
Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm
nhiều công đoạn khác nhau:
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu câu:
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồng giám đốc
những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thi của một dự án
xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
1 . Lập kế hoạch đánh gia yêu cầu.
2. Làm rõ yêu cầu.
3. Đánh giá khả năng thực thi.
4. Báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết:
Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề
đó, xác định đòi hỏi và những giàng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục
tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết
sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển hệ thống mới.
Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2. Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại.
3. Nghiên cứu hệ thống thực tại.
4. Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp .
5. Đánh giá lại tính khả thi.

6. Thay đổi đề xuất dự án.
7. Báo cáo phân tích chi tiết.

Giai đoạn 3: Thiết kế logic
-3 -

Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép
loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt đợc những mục tiêu đã đặt ra ở giai
đoạn trớc.
Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới sẽ xản sinh ra, nội
dung của Cơ sở dữ liệu, các sử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ đợc
nhâp vào. Gồm các công đoạn sau:
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
2. Thiết kế sử lý
3 . Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
4 . Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
5 . Hợp thức hoá cho mô hình logic.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án giải pháp.
Từ mô hình logic, chúng ta phải đa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hoá mô hinh
logic đó. Mỗi giải pháp là một mô phác hoạ của mô hình vật lý ngoài. ứng với mỗi phơng
án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợi ích. Các công
đoạn của giai đoạn này gồm:
1. Xác định các dàng buộc tin học và các giang buộc tổ chức.
2. Xây dựng các phơng án của giải pháp.
3. Đánh giá các phơng án của giải pháp.
4. Báo cáo các giai đoạn đó.
Giai đoạn 5: thiết kế vật lý ngoài.
Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới cần có và tài liệu dành cho ngời
sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá.
Gồm những công đoạn chính sau:

1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
2. Thiết kế chi tiết các giao diện.
3. Thiết kế các cách thức tơng tác với phần tin học hoá.
4. Thiết kế các thủ tục thủ công.
-4 -

5. Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống: tin học hoá hệ thống thông tin.Các công
đoạn chính của giai đoạn này gồm:
1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
2. Thiết kế vật lý trong
3. Lập trình
4. Thử nghiệm hệ thống.
5. Chuẩn bị tài liệu
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác hệ thống: đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang
hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
1. Lập kế hoạch cài đặt.
2. Chuyển đổi.
3. Khai thác và bảo trì.
4. Đánh giá.
II.1 phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
A . Mục đích:
Xây dựng chơng trình cho phép quản lý và theo dõi công việc bán hàng của một trung
tâm thơng mại.
B. Yêu cầu :
Hệ thống sẽ đợc xây dựng để theo dõi quản lý bán hàng. Hiện tại hệ thống sẽ đợc
thiết kế và cài dặt các chức năng sau:
+ Cho phép quản lý công việc bán hàng tự động.
+ Cho phép quản lý và tính toán giá trị hoá đơn.
+ Cung cấp các biểu mẫu tổng hợp và thống kê theo yêu cầu.

Hệ thống có thể đợc mở rộng một cách dễ dàng khi có sự thay đổi về môi trờng, công
cụ và yêu cầu quản lý mới.
-5 -

C. Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
+ Mô tả hoạt động cũ của hệ thống, qua quan điểm xây dựng hệ thống mới
+ Phân tích hệ thống thành các hệ thống con để thiết kế và cài đặt
+ Xây dựng sơ đồ luồng giữ liệu diễn tả hoạt động của hệ thống
+ Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của chơng trình.
+ Xây dựng mô hình thực thể liên kết cho toàn hệ thống.
+ Thiết kế chi tiết cho hoạt động của từng chức năng.
Sau khi nghiên cứu thực tế tôi thấy hệ thống bao gồm:
- Quản lý công việc bán hàng.
- Theo dõi nắm bắt các thông tin về khách hàng và nhà cung cấp.
- Lập các báo cáo.
II 2 . Thiết kế logic
Sơ đồ luồng giữ liệu
Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD Data Flow Diagram ) là một trong các công cụ quan
trọng nhất trong việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đa ra một phơng pháp thiết lập
quan hệ giữ chức năng hoặc quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng đó là
một phần chủ chốt của đặc tả yêu cầu hệ thống, vì nó xác định thông tin nào phải có mặt
trớc khi quá trình đợc thực hiện.

Sơ đồ luồng giữ liệu ở mức tổng quát:
-6 -
Khách
hàng
Phòng bán
hàng
Kho hàng

Phòng kế
toán
Phòng giám
đốc
Nhà cung
cấp
Mua hàng
Yêu cầu
Báo cáo

Mô hình trên thể hiện sự trao đổi thông tin giữa hệ thống và các tác nhân bên ngoài.
Luồng giữ liệu từ bên ngoài của hệ thống bao qồm các yêu cầu của ban lãnh đạo, các khối
phòng liên quan. Luồng dữ liệu tạo ra bao gồm các báo cáo thống kê trả lời.
Sau khi đã có sơ đồ mức tổng quát và dựa vào yêu cầu mục đích của hệ thống ta có sơ đồ
luồng giữ liệu phân giã chức năng nh sau:
II3. Mô hình liên kết giữa các thực thể
Thực thể và các khoá
Qua quá trình khảo sát và chuẩn hoá ta có một số thực thể sau:
+ Nhóm hàng
Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Mô tả
Manhom Number auto Mã nhóm
-7 -
Khách hàng
Nhà cung cấp
Ban lãnh đạo,
khối phòng liên quan
Hệ thống
Báo cáo
Kho
Dữ

Liệu
Bán
hàng
Mua
hàng
Báo
Cáo
Yêu
Cầu
báo
cáo
Thu
tiền
Bán
hàng
Yêu
Cầu
Trả
Lời

Tên nhóm Text 50 Tên nhóm
Mota Mono 100 Mô tả nhóm
Hinhnhom Text 150 Đờng dẫn đến File hình
+Nhà cung cấp:
Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Mô tả
Manhacc Number Auto Mã nhà cung cấp
Tennhacc Text 60 Tên nhà cung cấp
TenDT Text 30 Tên đối tác
Chucdanh Text 30 Chức danh đối tác
DiachiNcc Mono 100 Địa chỉ

Thanhpho Text 15 Thành phố
Vung Text 15 Vùng
Mavung Text 15 Mã vùng
NuocNcc Text 15 Mã vùng
DienThoaiNcc Number 10 Điện thoại
FaxNcc Number 10 Fax
EmailNcc Text 50 E-mail
WedsideNcc Text 50 Wed side
+ Ngời gửi hàng
Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Mô tả
MaNGui Number auto Mã ngời gửi
TenCTYGui Text 50 Tên cty gửi
Dienthoai Number 10 Điện thoại
Fax Number 10 Fax
Email Text 50 E mail
Wedside Text 50 wed side
+ Hàng hoá
-8 -

Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Mô tả
MaSP Number auto Mã sản phẩm
TenSP Text 50 Tên sản phẩm
NhaCCID Number 50 Mã nhà cung cấp
NhomHHID Number 50 Mã nhóm hàng hoá
Soluongtrong Number 10 Số lợng trong đơn vị
Dongia Currency 10 Đơn giá
SoDVtrongkho Number 10 Số lợng trong kho
SoDVtrenHD Number 10 Số Đv trên HD
MucDMBS Number 10 Mức đặt mua bổ sung
Dinhchi Logic 1 Đỉnht chỉ

+ Chi tiết hoá đơn:
Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Mô tả
MaCTHD Number auto Mã chi tiết hoá đơn
HoadonID Number auto Mã hoá đơn
HanghoaID Number auto Mã hàng hoá
Dongia Currency 10 Đơn giá bán
Soluong Number 10 Số lợng
Trietkhau Number 3 Triết khấu
+Hoá đơn
Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Mô tả
MaHD Number auto Mã hoá đơn
NgayHD Date/time 8 Ngày hoá đơn
NgayYC Date/time 8 Ngày yêu cầu
Ngaygui Date/time 8 Ngày gửi hàng
NguoibanID Number auto Mã ngời bán
NGuiID Number auto Mã ngời gửi
KhachID Number auto Mã khách hàng
-9 -

Cuocphi Currency 10 Cớc phí
TenCTYNgui Text 50 Tên cty nhận
DiachiCTY Text 50 Địa chỉ
Thanhpho Text 15 Thành phố
Vungnhangui Text 15 Vùng nhận gửi
Mavung Text 15 Mã vùng
Quocgia Text 15 Nớc
+ Nhân viên bán hàng.
Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Mô tả
MaNBan Number auto Mã ngời bán
Ten Text 20 Tên ngời bán

Ho Text 20 Hộ ngời bán
Chucdanh Text 30 Chức danh ngời bán
Bidanh Text 20 Bí danh ngời bán
Ngaysinh Date/time 8 Ngày sinh
Ngaynhanviec Date/time 8 Ngày nhận việc
Baocaotoi Text 40 Báo cáo tới
Diachi Mono 100 Địa chỉ
Thanhpho Text 15 Thành phố
Vung Text 15 Vùng
Mavung Text 15 Mã vùng
Nuoc Text 15 Nớc
DTnha Number 10 Điện thoại riêng
Ghichu Memo 100 Ghi chú
Email Text 50 E-mail
Hinhanh Text 100 Đờng dẫn hình
-10 -

+Khách hàng
Tên trờng Kiểu trờng Độ rộng Mô tả
KhachhangID Number auto Mã khách hàng
TenCty Text 50 Tên công ty
TenDT Text 50 Tên đối tác
ChucdanhDT Text 50 Chức danh
Diachi Memo 100 Địa chỉ
Thanhpho Text 15 Thành phố
Vung Text 15 Vùng
Mavung Text 15 Mã vùng
Nuoc Text 15 Nớc
Dienthoai Number 10 Điện thoại
Fax Number 10 Fax

Wedside Text 50 Wed side
Email Text 50 E-mail
-11 -

5. Chọn lựa cơ sở dữ liệu và môi trờng phát triển
Do tính bảo mật của cơ sở dữ liệu lên môi trờng đẻ phát triển phù hợp nhất đó là
Oracle, SqlServer và môi trờng phát triển visual basic.
Có thể nói Visual Basic là con đờng nhanh nhất, đơn giản nhất và mạnh nhất để tạo
những ứng dụng Windows nói chung và những ứng dụng Cơ sở dữ liệu nói riêng. Visual
Basic cung cấp cho bạn một tập hợp các công cụ hoàn chỉnh để nhanh chóng phát triển các
ứng dụng.
1)Visual Basic là gì?
Thành phần VISUAL nói đến các phơng thức dùng để tạo giao diện đồ hoạ ngời dùng
(GUI). Thay vì viết những dòng mã để mô tả vị trí và sự xuất hiện của các thành phần giao
diện, ta chỉ cần thêm vào những đối tợng đã đợc định nghĩa từ trớc ở vị trí nào đó trên màn
hình.
-12 -

Thành phần BASIC: nói đến ngôn ngữ BASIC (Beginners AllPurpose Symbolic
Instruction Code) nói đến ngôn ngữ đợc dùng nhiều bởi các nhà lập trình hơn bất cứ một
ngôn ngữ nào khác trong lich sử máy tính.Visual Basic đợc phát triển dần dần dựa trên
ngôn ngữ BASIC, và bây giờ chứa đựng hàng trăm điều lệnh, hàm và từ khoá có giao
diện trực tiếp với giao diện đồ hoạ của Windows.
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic không chỉ là Visual Basic. Hệ thống lập trình Visual
Basic, những ứng dụng bao gồm Microsoft Excel, Misrosoft Access, nhiều ứng dụng
Windows khác đều dùng một ngôn ngữ.
Visual Basic là một công cụ mạnh có thể đáp ứng mọi nhu cầu lập trình của chúng ta kể
từ những ứng dụng nhỏ cho đến những ứng dụng mang tính hệ thống lớn và cả những ứng
dụng qua mạng.
Những chức năng truy xuất dữ liệu cho phép chúng ta tạo ra những Cơ Sở dữ liệu.

Những kỹ thuật ActiveX cho phép ta dùng những chức năng đợc cung cấp từ các ứng
dụng khác.
Khả năng Internet làm cho nó dễ dàng cung cấp cho việc thêm vào những tài liệu và
ứng dụng qua Internet từ bên trong ứng dụng của bạn.
Tạo tập tin File.EXE thật sự.
2) Cấu trúc của một ứng dụng Visual Basic:
Một ứng dụng thật ra là một tập hợp các chỉ dẫn trực tiếp đến máy tính để thi hành một
hay nhiều tác vụ. Cấu trúc của một ứng dụng là phơng pháp trong đó các chỉ dẫn đợc tổ
chức, đợc lu trữ và thi hành theo một trình tự nhất định
3) Chúng ta có thể làm gì với Visual Basic 6.0.
Tạo giao diện ngời dùng.
Giao diện ngời dùng có lẽ là thành phần quan trọng nhất của một ứng dụng. Đối với ngời
sử dụng thì giao diện chính là ứng dụng. ỉng dụng của chúng ta có đợc phổ biến hay
không là phụ thuộc vào giao diện.
Sử dụng những điều khiển chuẩn của Visual Basic 6.0
-13 -

Ta dùng những điều khiển để lấy thông tin ra, nhập thông tin vào và kết xuất thông tin.
Những ứng dụng mà ta có thể dùng trong ứng dụng bao gồm hộp văn bản,nút lệnh, hộp
danh sách, Những điều khiển khác cho ta truy xuất những ứng dụng khác, xử dụng nó
để xử lý dữ liệu theo thiết kế của các nhà thiết kế hệ thống.
Lập trình với những đối tợng.
Những đối tợng là thành phần chủ yếu để lập trình Visual Basic . những đối tợng có thể là
FORM, những điều khiển hay Cơ sở dữ liệu.
Lập trình với phần hợp thành.
Chúng ta đôi khi xử dụng phần tính toán của Microsoft Excel trong ứng dụng Visual
Basic 6.0, hay định dạng một tài liệu xử dụng thanh công cụ của Microsoft Word, hoặc lu
trữ và xử lý dữ liệu xử dụng Microsoft Access tất cả những điều này có thể thực hiện đ -
ợc bằng cách xây dựng những ứng dụng của chúng ta bằng những thành phần ActiveX.
Thêm vào đó, Visual Basic có thể giúp chúng ta tạo những điểu khiển ActiveX riêng.

Đáp ứng những sự kiện phím và chuột, sự kiện rê và thả.
Những ứng dụng Visual Basic có thể đáp ứng một số lợng lớn sự kiện chuột, bàn
phím. Ví dụ FORM, hộp ảnh và những điều khiển ảnh có thể phát hiện vị trí con trỏ chuột
có thể quyết định phím trái hay phím phải đợc nhấn,và có thể đáp ứng đợc những tổ hợp
của phím chuột với phím Shift, Ctrl hay Alt. Sử dụng những điều khiển phím, ta có thể lập
trình những điều khiển và FORM để đáp ứng các hành động phím hoặc phiên dịch bộ mã
Ascii của ký tự.
Làm việc với văn bản và đồ hoạ.
Visual Basic cung cấp khả năng đồ hoạ và văn bản phức tạp trong ứng dụng Visual
Basic. Những thuộc tính văn bản cỏ thể giúp ta nhấn mạnh các khái niệm quan trọng và
các chi tiết cần quan tâm. Thêm vào đó Visual Basic cung cấp những khả năng đồ hoạ cho
phép chúng ta linh động trong thiết kế, bao hàm các hình ảnh động băng cách hiển thị
hang loạt các hình ảnh liên tiếp nhau.
Gỡ rối mã và quản lý lỗi.
-14 -

Đôi khi có những lỗi xảy ra bên trong mã của ứng dụng.những lỗi nghiêm trọng có thể
là nguyên nhân một ứng dụng không đáp ứng lệnh, thông thờng yêu cầu ngời sử dụng khởi
động lại ứng dụng và không lu lại những gì mà ta đã làm. quá trình tìm lỗi và sửa lỗi gọi là
gỡ rối. Visual Basic cung cấp nhiều công cụ giúp chúng ta có thể phân tích sự làm việc của
ứng dụng. Những công cụ gỡ rối đặc biệt hữu ích trong việc tìm ra nguồn gốc lỗi chúng ta
có thể dùng công cụ này để kiểm tra chơng trình.
Sử lý ổ đĩa th mục và File.
Khi lập trình trong Windows,Visual Basic giúp chúng ta lập trình những ứng dụng nh:
di chuyển, tạo mới, xoá th mục và File, lấy thông tin và xử lý ổ đĩa.
Thiết kế cho việc thi hành và tính tơng thích.
Visual Basic chia sẻ hầu hết những tính năng ngôn ngữ trong Visual Basic cho những
ứng dụng Microsoft nh: Microsoft Office.VBScript là tập hợp con của ngôn ngữ lập trình
Visual Basic.
Phân phối những ứng dụng:

Sau khi đã tạo một ứng dụng Visual Basic, ta có thể tự do phân phối bất kỳ ứng dụng
nào đã tạo bằng Visual Basic đến bất cứ ai dùng Microsoft Windows. Ta có thể phân phối
ứng dụng trên đĩa, trên CD, qua mạng Internet hay Intranet.
Chính vì những thế mạnh đó của Visual Basic 6.0 tôi đã chọn ngôn ngữ này để phát
triển ứng dụng: Hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
-15 -

PhÇn phô lôc
Mét sè giao diÖn
-16 -

-17 -

-18 -

-19 -

-20 -

-21 -

-22 -

-23 -

-24 -

-25 -