256 Xây dựng Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo tài chính - Kế toán ngân sách Xã, Phường

Mục lục
Mục lục---------------------------------------------------------------------------------------1
------------------------------------------------------------------------------------------------4
Một số ký hiệu viết tắt---------------------------------------------------------------------4
Lời nói đầu---------------------------------------------------------------------------------5
Chơng I--------------------------------------------------------------------------------------8
Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý-----------------8
I. Thông tin và thông tin quản lý ..................................................................8
II. Hệ thống thông tin ....................................................................................9
III. Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý............................10
1. Đánh giá yêu cầu.......................................................................................11
2. Phân tích chi tiết..................................................................................11
3. Thiết kế logic.........................................................................................12
4. Đề xuất các phơng án của giải pháp........................................................12
5. Thiết kế vật lý ngoài ...........................................................................12
6. Triển khai kỹ thuật của hệ thống..........................................................13
7. Cài đặt và khai thác..............................................................................13
IV. Phân tích hệ thống thông tin quản lý ...............................................13
1. Sơ đồ chức năng (BFB: Business Function Diagram) của hệ thống thông
tin quản lý ...................................................................................................14
2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information Flow Diagram) của hệ thống
thông tin quản lý .........................................................................................14
3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) của hệ thống thông tin
quản lý ........................................................................................................15
V. Thiết kế hệ thốngthông tin quản lý...................................................16
1. Nghiên cứu thực tế và xác định nhu cầu thông tin...............................17
2. Thiết kế cơ sở dữ liệu ..........................................................................17
2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra---------------------------17
2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá---------------------17
3. Thiết kế logic xử lý ...............................................................................18
3.1. Phân tích tra cứu-------------------------------------------------------------19

3.2. Phân tích cập nhật----------------------------------------------------------19
Chơng II------------------------------------------------------------------------------------21
Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính -
Kế toán ngân sách xã, phờng--------------------------------------------------------------21
1
I. Tổng quan về Bộ Tài chính...................................................................21
1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính.................21
2. Chức năng nhiệm vụ và tổ chức của các đơn vị thuộc Ban quản lý ứng
dụng tin học.................................................................................................23
II. Nội dung bài toán Tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân
sách xã, phờng ...............................................................................................23
1. Mục đích của bài toán...........................................................................24
2. Chức năng của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế
toán ngân sách Xã, Phờng............................................................................24
3. Nguồn thông tin đầu vào.......................................................................25
4. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện quá trình lập chứng từ Kế toán đến
quá trình tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán gửi lên Bộ Tài chính
.....................................................................................................................25
5. Sơ đồ luồng dữ liệu hiên tại của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo
Tài chính - Kế toán ngân sách của xã, phờng...........................................27
III. Ngôn ngữ sử dụng..................................................................................28
Chơng III ----------------------------------------------------------------------------------29
Xây dựng hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân sách Xã,
Phuờng--------------------------------------------------------------------------------------29
I. Phân tích hệ thống thông tin tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế
toán ngân sách Xã, Phờng..............................................................................29
1. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin ...............................................29
2. Phân tích luồng thông tin......................................................................32
2.1. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập bảng cân đối tài khoản ---33
2.2. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp thu ngân sách

xã -----------------------------------------------------------------------------------34
2.3. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp chi ngân sách
xã -----------------------------------------------------------------------------------35
2.4. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập bảng cân đối quyết toán
ngân sách xã -----------------------------------------------------------------------36
2.5. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán thu ngân
sách xã ------------------------------------------------------------------------------37
2.6. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo quyết toán chi ngân
sách xã ------------------------------------------------------------------------------38
2.7. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp quyết toán
thu ngân sách xã -------------------------------------------------------------------39
2.8. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tổng hợp quyết toán
chi ngân sách xã -------------------------------------------------------------------40
2.9. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động lập báo cáo tình hình xây dựng
cơ bản-------------------------------------------------------------------------------41
2
3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài
chính - Kế toán ngân sách Xã, Phờng ......................................................42
3.1. Sơ đồ DFD phân rã tiến trình cập nhật dữ liệu của hệ thống thông tin --42
3.2. Sơ đồ DFD phân rã tiến trình thu chi ngân sách xã của hệ thống thông tin
--------------------------------------------------------------------------------------44
3.3. Sơ đồ DFD phân rã tiến trình tổng hợp báo cáo tài chính ngân sách xã của
hệ thống thông tin -----------------------------------------------------------------44
II. Thiết kế cơ sở dữ liệu...........................................................................46
1. Phơng pháp thu thập thông tin ...............................................................46
2. Thiết kế cơ sở dữ liệu ..........................................................................49
2.1. Phơng pháp mô hình hoá------------------------------------------------------49
2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin ra------------------------------50
3. Sơ đồ quan hệ thực thể (Entity Relation Diagram) .........................58
III. Một số thuật toán của chơng trình ......................................................59

1. Thuật toán kết chuyển tự động số d cuối kỳ sang số d đầu kỳ sau.....59
2. Thuật toán tính luỹ kế từ đầu kỳ ........................................................60
3. Thuật toán lập báo cáo ............................................................................60
IV. Một số giao diện chính của chơng trình............................................62
Chơng IV-----------------------------------------------------------------------------------73
Đánh giá và cài đặt chơng trình -------------------------------------------------------73
I. Cài đặt chơng trình................................................................................73
1. Yêu cầu chung.........................................................................................73
2. Cài đặt chơng trình..............................................................................73
II. Đánh giá chơng trình ...............................................................................74
1. Đánh giá về mặt kỹ thuật.......................................................................74
2. Đánh giá về mặt kinh tế.........................................................................75
3. Đánh giá về mặt pháp lý.........................................................................75
Kết luận------------------------------------------------------------------------------------76
Tài liệu tham khảo----------------------------------------------------------------------77
Phụ lục--------------------------------------------------------------------------------------78
3

Một số ký hiệu viết tắt
HĐND: Hội đồng nhân dân
UBND: Uỷ ban nhân dân
TSCĐ: Tài sản cố định
XDCB: Xây dựng cơ bản
BC: Báo cáo
TC: Tài chính
QT: Quyết toán
BCTC: Báo cáo tài chính
BCQT: Báo cáo quyết toán
PK: Primary key
RK: Regular key

NS: Ngân sách
NSX: Ngân sách xã
NSNN: Ngân sách Nhà nớc
E-R: Entity Relation
CSDL: Cơ sở dữ liệu
4
Lời nói đầu
Để quản lý thống nhất nền tài chính quốc gia, xây dựng ngân sách Nhà nớc
lành mạnh, củng cố kỷ luật tài chính, sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả tiền của của
Nhà nớc, tăng tích lũy để thực hiện Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nớc theo
định hớng xã hội chủ nghĩa, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao
đời sống nhân dân, bảo đảm quốc phòng, an ninh, đối ngoại, Nhà nớc đã đa ra
Luật ngân sách Nhà nớc ngày 20 tháng 3 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ xung một
số điều của Luật ngân sách Nhà nớc ngày 20 tháng 5 năm 1998.
Ngân sách Nhà nớc bao gồm ngân sách Trung ơng và ngân sách các cấp chính
quyền địa phơng (ngân sách địa phơng). Trong những năm gần đây, quản lý ngân
sách Nhà nớc cấp xã, phờng, thị trấn là nhiệm vụ đợc đặc biệt quan tâm trong
công tác quản lý ngân sách Nhà nớc .
Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nớc về Tài
chính kinh tế, ngân sách Nhà nớc. Vì vậy, Bộ Tài chính cũng là nơi quản lý các
vấn đề về ngân sách xã, phờng. Mọi hoạt động của xã về ngân sách đều đợc trình
lên Bộ Tài chính bằng những báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán trong đó ghi
đầy đủ toàn bộ những số liệu về tình hình thu ngân sách của xã từng tháng, quý,
năm. Sau đó Bộ Tài chính sẽ tổng hợp các báo cáo rồi gửi lên Uỷ ban Ngân sách
Quốc Hội. Mọi nguồn thu chi ngân sách xã đều phải dựa vào các nguồn thu đóng
góp của dân, các tài sản vật t của xã và các nguồn chi từ trên (Huyện, Tỉnh, Trung
Ương). Do vậy, các bản báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán là cơ sở để đa ra
các quyết định cuối cùng trong việc hoạch định chính sách về Ngân sách xã.
Ngân sách xã, phờng là bộ phận của ngân sách Nhà nớc do UBND xã quản lý;
HĐND xã quyết định giám sát. UBND và HĐND xã dựa trên các báo cáo Tài

chính và báo cáo quyết toán để quản lý. Sau đó trình lên huyện, huyện tổng hợp
các xã trình lên tỉnh, tỉnh tổng hợp các huyện trình lên Bộ Tài chính, Bộ Tài chính
tổng hợp trình lên Uỷ ban ngân sách Quốc hội.
5
Ngân sách xã mục đích là để duy trì hoạt động của các cơ quan Nhà nớc,
Đảng, đoàn thể, cấp xã và các khoản chi về quản lý và phát triển Kinh tế - Xã hội
thuộc chức năng, nhiệm vụ của chính quyền xã. Tuy nhiên, trong xu thế tin học
hoá hiện nay và yêu cầu của Bộ Tài chính là tin học hoá trong các lĩnh vực quản lý
hành chính để tổng hợp các báo cáo một cách chính xác và nhanh nhất do đó các
báo cáo tổng hợp Tài chính ngân sách xã cũng không ngoại lệ. Việc đa tin học
vào để tự động tính toán sau đó đa ra báo cáo Tài chính để kiểm tra tình hình thực
hiện dự toán thu chi ngân sách xã là một quá trình đòi hỏi chính xác và kịp thời,
thông tin đợc cập nhật hàng tháng để giúp cuối năm tổng hợp báo cáo đầy đủ để
trình lên trên nhằm đa ra kịp thời các dự toán, quyết toán.
Trong vấn đề quản lý nguồn vốn ngân sách của xã, phờng có liên quan đến rất
nhiều các ban ngành, và số liệu đợc cập nhật hàng ngày do vậy đòi hỏi phải xây
dựng một hệ thống thông tin đầy đủ để giúp xây dựng một phần mềm quản lý
nguồn vốn của ngân sách xã và đáp ứng yêu cầu của ngời quản lý. Trong đó cơ sở
để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nguồn vốn ngân sách xã là xây dựng
hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán ngân
sách xã.
Trong quá trình thực tập ở Bộ Tài chính, đợc sự giúp đỡ của các cán bộ trong
phòng Phát triển ứng dụng (Ban quản lý ứng dụng tin học) và với yêu cầu trong
việc quản lý ngân sách của các xã, em đã chọn đề tài:
Xây dựng Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán
ngân sách Xã, Phờng làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đại học.
Chuyên đề đợc trình bày gồm bốn chơng sau:
Chơng 1: Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản
lý
Chơng này trình bày một số vấn đề mang tính lý thuyết về hệ thống thông tin,

các mô hình của một hệ thống thông tin, các công cụ phân tích thiết kế hệ thống
thông tin.
6
Chơng 2: Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán tổng hợp các
báo cáo Tài chính- Kế toán ngân sách xã, phờng
Chơng này trình bày tổng quan về Bộ Tài chính, cơ cấu tổ chức, chức năng,
nhiệm vụ của Bộ Tài chính và trình bày nội dung bài toán tổng hợp các báo cáo
Tài chính- Kế toán ngân sách xã, phờng trên cơ sở quản lý của các cơ quan chức
năng.
Chơng 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài
chính - Kế toán ngân sách xã, phờng
Chơng này trình bày quá trình phân tích và thiết kế hệ thống: sơ đồ chức năng
của hệ thống, sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu, quá trình thiết kế cơ sở
dữ liệu, ... nhằm giải quyết bài toán tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân
sách của xã, phờng.
Chơng 4: Đánh giá và cài đặt chơng trình
Chơng này trình bày những đánh giá khách quan về chơng trình, cách cài đặt
và kết quả thử nghiệm của chơng trình.
Kết luận
Tài liệu tham khảo
Phụ lục
Chơng trình này tuy cha đợc hoàn chỉnh nhng đó là kết quả của 3 tháng thực
tập của em và những giúp đỡ của các Bác, các Anh trong phòng Phát triển ứng
dụng. Em hy vọng rằng với sự nỗ lực của bản thân sẽ xây dựng đợc một chơng
trình hoàn chỉnh để đợc ứng dụng vào thực tế. Em xin chân thành cảm ơn Thầy
giáo hớng dẫn Trịnh Phú Cờng đã tận tình chỉ bảo em hoàn thành đợc đề tài này,
các Bác, các Anh trong phòng Phát triển ứng dụng và em hy vọng sẽ nhận đợc
những ý kiến chỉ bảo của các Thầy giáo, Cô giáo, ý kiến đóng góp của các bạn để
chơng trình đợc hoàn thiện hơn.
7

Chơng I
Phơng pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống
thông tin quản lý
I. Thông tin và thông tin quản lý
Hiện nay nguời ta thờng nói về kinh tế tri thức nh một xu hớng tất yếu trong
quá trình hình thành nên nền kinh tế trong tơng lai. Đó là kết quả của sự phát triển
khoa học kỹ thuật, là sự ra đời của hàng loạt công nghệ hiện đại mà công nghệ
thông tin là yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy các ngành khoa học công nghệ nh:
công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ vũ trụ,... Thông tin chính
là mối ràng buộc các ngành với nhau, nó giúp sự liên kết giữa các ngành để cùng
một mục đích là phát triển kinh tế xã hội và nâng cao sự hiểu biết của con ngời.
Trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay, mọi quốc gia đều quan tâm đến công nghệ
thông tin nh một công cụ để phát triển kinh tế của đất nớc mình.
Đó là ta đang xét ở tầm vĩ mô, còn ở tầm vi mô thì sao, cụ thể là trong các tổ
chức, doanh nghiệp hiện nay thì thông tin đóng vai trò nh thế nào? Ta hãy xem
một số liệu cụ thể sau:
Theo nghiên cứu của các tổ chức trên thế giới thì số lợng lao động thông tin
trong các tổ chức ngày càng tăng. Nếu đầu thế kỷ 20 là 5%, vào những năm 70 là
55% thì hiện nay nhiều tổ chức đã lên tới 80%, sang thế kỷ 21 nhiều tổ chức sẽ có
tới 90% số lao động là lao động gián tiếp mà phần lớn là lao động thông tin.
8
Đó chỉ là một ví dụ nhỏ trong hàng loạt các số liệu để minh chứng cho tầm
quan trọng của thông tin. Trong các doanh nghiệp, số lợng máy vi tính tăng lên
đáng kể vì dữ liệu liên quan đều đợc xử lý bằng máy vi tính. Trong lĩnh vực quản
lý, thông tin giúp ngời quản lý điều hành công việc kinh doanh một cách có hiệu
quả, ngời giám đốc có thể ngồi một chỗ dùng máy tính của mình đợc kết nối mạng
mà điều hành hay giải quyết công việc ở một nơi nào đó. Máy vi tính là công cụ
trợ giúp đắc lực và thông tin đợc cập nhật một cách tức thời trong quản lý. Có ba
cấp quản lý trong một tổ chức: lập kế hoạch chiến lợc, kiểm soát quản lý chiến
thuật và điều hành tác nghiệp. Mỗi mức có một hay một nhóm điều hành, họ có

nhiệm vụ cung cấp thông tin cho ngời ở mức cao hơn và ra quyết định khác nhau ở
mỗi mức khác nhau. Vì vậy, ta có thể nói thông tin quản lý là thông tin mà có ít
nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản
lý của mình.
II. Hệ thống thông tin
Thông tin đợc coi trọng khi nó đợc sử dụng vào một mục đích cụ thể nào đó.
Thông tin đợc con ngời sử dụng để biến đổi thành thông tin mới, nó có thể đợc lu
trữ trong các đĩa cứng hay mềm, ở trên mạng hay là trên giấy,... Trong lĩnh vực
quản lý, ngời quản lý sử dụng một hệ thống thông tin để điều khiển tác nghiệp,
điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc. Nh vậy, hệ thống thông tin là một
tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,... thực hiện
hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng
buộc đợc gọi là môi trờng.
Mọi hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử
lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra.
Mô hình hệ thống thông tin
9
Nguồn
Đích
Thu thập
Xử lý và lưu trữ
Phân phát
Kho dữ liệu
Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc
xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả
xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu
trữ dữ liệu (Storage).
Để hiểu đợc một hệ thống thông tin phục vụ công việc gì và cần thêm những
yếu tố nào ngời ta sử dụng các mô hình để biểu diễn một hệ thống thông tin. Tuỳ
theo từng đối tợng mà có thể biểu diễn mô hình theo từng cách khác nhau. Tuy

nhiên vì là nền tảng trong việc phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin nên
nó đợc mô tả theo một số mô hình sau: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô
hình vật lý trong.
Mô hình logic là mô hình ổn định nhất, nó đợc thiết kế dới góc nhìn của ngời
quản lý. Mô hình này xác định xem mục đích của một hệ thống thông tin, yêu cầu
về dữ liệu, về các xử lý cần phải thực hiện và nơi lu trữ chúng.
Mô hình vật lý ngoài đợc thiết kế dới góc nhìn của ngời sử dụng. Vì hệ thống
thông tin để xây dựng phần mềm là dành cho ngời sử dụng (khách hàng) nên họ là
ngời yêu cầu và cũng là ngời đánh giá khách quan nhất. Mô hình này chú ý tới
những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là vật mang dữ liệu, vật mang kết
quả cũng nh hình thức đầu vào, đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống. Mô
hình này cũng cha ổn định vì khách hàng có thể cha hài lòng và có thể đợc thay
đổi tuỳ theo mô hình hiện có.
III. Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System) là một
loại trong các hệ thống thông tin trong một tổ chức. Phát triển hệ thống thông tin
đó là phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống thông tin mới, thực
hiện và cài đặt nó. Tuy nhiên, tại sao lại phải phát triển một hệ thống thông tin, đó
là do những nguyên nhân sau:
- Những vấn đề về quản lý.
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
- Sự thay đổi công nghệ.
10
- Thay đổi sách lợc chính trị.
Mục đích của dự án phát triển hệ thống thông tin quản lý là có đợc sản phẩm
đáp ứng ngời sử dụng, phù hợp với môi trờng hiện tại. Một phơng pháp đợc định
nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình
phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn. Các giai đoạn để phát triển một hệ
thống thông tin gồm:
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế logic.
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật của hệ thống.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác.
1. Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn này cung cấp cho lãnh đạo những dữ liệu đích thực để ra quyết định
về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Nó bao gồm
các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
- Làm rõ yêu cầu.
- Đánh giá năng lực khả thi.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
2. Phân tích chi tiết
Giai đoạn này làm rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định
những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những ràng buộc áp đặt đối
với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống mới phải đạt đợc. Bao gồm công
đoạn sau:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
- Nghiên cứu của môi trờng hiện tại.
- Nghiên cứu hệ thống hiện tại.
11
- Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
- Đánh giá lại tính khả thi.
- Thay đổi đề xuất của dự án.
- Trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
3. Thiết kế logic
Là xác định các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ
những vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã thiết lập đợc ở

giai đoạn trớc. Mô hình logic sẽ phải đợc ngời sử dụng xem xét. Bao gồm công
đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu.
- Thiết kế xử lý.
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic.
- Hợp thức hoá mô hình logic.
4. Đề xuất các phơng án của giải pháp
Là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi
phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là
chi tiết. Các công đoạn cần phải làm:
- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
- Xây dựng các phơng án của giải pháp.
- Đánh giá các phơng án của giải pháp.
- Chuẩn bị trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất phơng án các giải pháp.
5. Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án giải pháp đợc lựa chọn.
Trong công việc này bao gồm tài liệu kết quả cần có là: tài liệu chứa đặc trng của
hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dành cho ngời sử dụng.
Các công đoạn chính gồm:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
- Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra.
12
- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá.
- Thiết kế các thủ tục thủ công.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
6. Triển khai kỹ thuật của hệ thống
Đây là bớc tin học hoá của hệ thống thông tin. Bao gồm những công đoạn sau:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật.
- Thiết kế vật lý trong.

- Lập trình.
- Thử nghiệm hệ thống.
- Chuẩn bị tài liệu.
7. Cài đặt và khai thác
Đó là quá trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Bao gồm công đoạn
sau:
- Lập kế hoạch cài đặt.
- Chuyển đổi.
- Khai thác và bảo trì.
- Đánh giá.
IV. Phân tích hệ thống thông tin quản lý
Để hiểu rõ hệ thống thông tin hiện tại có những nhợc điểm gì cần phải khắc
phục, ta phải đi phân tích hệ thống thông tin đó. Đó là đa ra đợc chuẩn đoán về hệ
thống đang tồn tại, nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh là xác định
các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống
mới và đề xuất ra các phơng án để đạt đợc mục tiêu đó.
Các công cụ dùng trong phân tích hệ thống thông tin quản lý
13
1. Sơ đồ chức năng (BFB: Business Function Diagram) của hệ thống thông tin
quản lý
Là việc xác định một cách chính xác các chức năng của hệ thống thông tin
quản lý trong miền nghiên cứu. Trong giai đoạn phân tích chức năng, ngời ta phải
xác định một cách rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà cha quan
tâm đến phơng pháp thực hiện các chức năng đó.
2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information Flow Diagram) của hệ thống
thông tin quản lý
Sơ đồ này dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Có nghĩa là
mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng sơ
đồ.
Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

14
- Xử lý
Thủ công Giao tác Tin học hoá

nguời máy hoàn toàn

- Kho lưu trữ dữ liệu
Thủ công Tin học hoá hoàn toàn
- Dòng thông tin - Điều khiển
Tài liệu
* Ngoài các mô hình ở trên ra ta có thể dùng thêm một số ký tự khác nh màn
hình, đĩa từ.
3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) của hệ thống thông tin
quản lý
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin
nhng trên góc độ trừu tợng. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống
thông tin làm gì và để làm gì. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý,
các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối
tợng chịu trách nhiệm xử lý.
Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:




Các mức của DFD
- Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram )
Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không
mô tả chi tiết mà chỉ môt tả một lần là nhìn ra nội dung chính của hệ thống. Ta có
thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua xử lý cập nhật. Sơ đồ ngữ cảnh còn đợc gọi là
sơ đồ mức 0.

15
Tên người / bộ phận
phát / nhận tin
Nguồn hoặc đích
Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu
Tên tiến
trình xử
lý
Tiến trình xử lý
Tệp dữ liệu
Kho dữ liệu
- Phân rã sơ đồ (Diagram Explosion)
Để mô tả chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ
cảnh ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, sau đến là mức 1, ....
V. Thiết kế hệ thốngthông tin quản lý
Sau khi sử dụng các công cụ để phân tích hệ thống thông tin hiện tại, tìm ra
những u nhợc điểm của nó, ta phải tiến hành thiết kế một hệ thống thông tin mới.
Do vậy, thiết kế hệ thống thông tin quản lý là xác định một cách chi tiết và chính
xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đặt đợc những mục tiêu đã đợc thiết
lập từ giai đoạn phân tích mà vẫn luôn tuân thủ ràng buộc của môi trờng.
Việc thiết kế logic bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới.
Nó đảm bảo cho những dữ liệu cần thiết sẽ đợc nhập vào và lu trữ trong hệ thống
và chỉ những xử lý theo yêu cầu sẽ đợc thực hiện.
Các bớc của giai đoạn thiết kế logic


16
1.0
Thiết kế
mẫu biểu

và
báo cáo
2.0
Thiết kế
các giao
diện và
hội thoại
Lựa chọn vật
mang cho đầu

vào/ ra, khuôn
dạng các báo cáo
biểu mẫu báo
cáo
Đầu vào/ ra,
các mô hình
dữ liệu, mô
hình tiến trình
Các thực đơn,
biểu tượng,
giao diện,.. ..
Hồ sơ dự án
Các dòng dữ liệu,
các mô hình E-R,
các mẫu
Các dòng dữ
liệu, kho dữ liệu,
sơ đồ E-R, các
đầu vào/ ra
3.0

Thiết kế
cơ sở dữ
liệu
logic
Các quan hệ đa chuẩn hoá
1. Nghiên cứu thực tế và xác định nhu cầu thông tin
Có bốn cách cơ bản để xác định yêu cầu thông tin, nhng do yêu cầu của bài
toán đặt ra nên ta chỉ xét một cách là: phơng pháp đi từ hệ thống thông tin đang
tồn tại.
2. Thiết kế cơ sở dữ liệu
2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra
Đây là cách mà đợc các lập trình viên hay sử dụng để thiết kế cơ sở dữ liệu
của hệ thống thông tin. Đó là dựa vào các thông tin đầu ra để mô phỏng sau đó là
thiết kế và cuối cùng là hợp thức hoá cơ sở dữ liệu đó. Bao gồm 4 bớc sau:
Bớc 1: Xác định các thông tin đầu ra
- Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính
lặp (là thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu ).
- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (là những thuộc tính đợc tính toán hoặc đợc
suy ra từ nhiều thuộc tính khác ).
- Gạch chân thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra.
- Loại bỏ thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, loại bỏ những thuộc tính
không có ý nghĩa quản lý.
Bớc 2: Xác định các tệp cơ sở dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc
tạo ra từng đầu ra
Sau khi tổng hợp các phần tử đầu ra, ta tiến hành chuẩn hoá theo từng mức
khác nhau. Có 7 mức để chuẩn hoá cơ sở dữ liệu, tuy nhiên tuỳ từng hệ thống
thông tin mà dừng lại tại từng mức khác nhau.
- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 ( 1.NF ).
- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 ( 2.NF ).
- Chuẩn hoá mức 3 ( 3.NF ).

- .....
Bớc 3: Xác định khối lợng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ
Bớc 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu
2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá
17
Thực thể: đợc dùng để biểu diễn những đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong
thế giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin về chúng.
Thực thể đợc biểu diễn bằng một hình nh sau:
Liên kết: Đợc dùng để thể hiện những mối quan hệ tồn tại giữa các thực thể.
Nó đợc biểu diễn bằng hình sau:
Số mức độ của liên kết: Là số lần xuất của thực thể A tơng tác với mỗi lần
xuất của thực thể B và ngợc lại.
- Liên kết loại Một - Một ( 1@1 )
- Liên kết loại Một - Nhiều ( 1@N )
- Liên kết loại Nhiều - Nhiều ( N@N )
Chiều của một liên kết: Chỉ ra số lợng quan hệ tham gia vào thực thể đó.
- Quan hệ một chiều: là một lần xuất của một thực thể đợc quan hệ với một lần
xuất của chính thực thể đó.
- Quan hệ hai chiều: là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau.
- Quan hệ nhiều chiều: là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia
Thuộc tính: Dùng để mô tả các đặc trng của một thực thể hay một quan hệ. Có
3 loại thuộc tính:
- Thuộc tính định danh (Identifier): là thuộc tính xác định một cách duy nhất
mỗi lần xuất của thực thể.
- Thuộc tính mô tả (Description): dùng để mô tả về thực thể.
- Thuộc tính quan hệ (Relation): dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong
thực thể có quan hệ.
3. Thiết kế logic xử lý
18
Tên thực thể

Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của
các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính chất tổ chức. Để biểu
diễn những hoạt động nh vậy, ta dùng những khái niệm sự kiện, công việc và kết
quả.
Sự kiện: là việc thực hiện khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc
nhiều việc khác.
Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp với các sự kiện, thể hiện các quy tắc
quản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc.
Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung
các sự kiện khởi sinh.
Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết
quả của một công việc.
Kết quả: là sản phẩm của việc thực hiện một công việc.
3.1. Phân tích tra cứu
Phân tích tra cứu là tìm hiểu xem bằng cách nào để có đợc những thông tin
đầu ra từ các tệp đã đợc thiết kế trong phần thiết kế CSDL.
Phân tích tra cứu giúp cho việc xem xét lại quá trình thiết kế CSDL đã đủ cung
cấp các đầu ra hay không và xem xét lại một phần logic để tạo các thông tin đầu
ra. Kết quả của việc phân tích này đợc biểu diễn bằng sơ đồ phân tích tra cứu và đa
vào phích xử lý trong từ điển hệ thống.
3.2. Phân tích cập nhật
Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải đợc cập nhật thờng xuyên đảm bảo cơ sở dữ
liệu phản ánh tình trạng mới nhất của đối tợng mà nó quản lý. Khi có những sự
kiện xảy ra buộc ta phải thêm, bớt một hay nhiều bản ghi hay buộc ta phải thay
đổi giá trị của thuộc tính. Khi đó ta lập bảng sự kiện cập nhật.
Tuy nhiên dữ liệu đợc đa vào phải đảm bảo phản ánh trung thực thực tế có
nghĩa là mọi giao dịch xảy ra đều đợc phản ánh vào trong CSDL mà ít sai sót nhất.
Do đó phải lựa chọn cho dữ liệu nhập loại kỹ thuật kiểm tra và hợp lệ hoá dữ liệu.
Có các cách kiểm tra và hợp lệ hoá dữ liệu sau:
19

Phân lớp và cấu trúc: kiểm tra đảm bảo dữ liệu nhập vào là đúng kiểu.
Tổ hợp ý nghĩa: Xem xét sự phù hợp về ý nghĩa của các dữ liệu.
Soát dữ liệu: kiểm tra xem dữ liệu có mặt trong mỗi bản ghi không.
Quy cách: kiểm tra quy cách quy định trớc.
Miền giá trị: kiểm tra xem dữ liệu có nằm trong miền giá trị quy định không.
Hợp lý hoàn toàn: dữ liệu có hợp lý về hoàn cảnh không.
Kích thớc: xem xét dữ liệu có quá nhiều ký tự hay ít ký tự.
Tự kiểm tra: dữ liệu nhập thoả mãn điều kiện tự thân nào đó.
Tập hợp giá trị chuẩn: dữ liệu nhập vào có nằm trong tập hợp giá trị chuẩn
cho trớc hay không.
20
Chơng II
Tổng quan về Bộ Tài chính và nội dung bài toán
tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán ngân
sách xã, phờng
I. Tổng quan về Bộ Tài chính
1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính
Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nớc về Tài
chính kinh tế, ngân sách Nhà nớc. Với chức năng quản lý đó, Bộ Tài chính đợc
Nhà nớc giao cho những quyền hạn nhất định:
- Hớng dẫn các Bộ, cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính
phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương và xây dựng ngân sách
hàng năm.
- Cùng với Uỷ ban khoa học Nhà nớc xây dung kế hoạch Tài chính trung, dài
hạn, các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch xây dựng cơ bản, các vấn đề
khác của nền kinh tế có liên quan đến Tài chính và ngân sách Nhà nớc.
- Xây dựng dự thảo Luật, Pháp lệnh và các văn bản khác về phí thuế và các
khoản thu khác.
- Quản lý ngân sách Nhà nớc, quỹ dự trữ Tài chính Nhà nớc, quỹ ngoại tệ,
thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính cho các đơn vị.

- Quản lý quỹ vốn, tài sản của các doanh nghiệp thuộc quyền sở hữu của Nhà
nớc .
- Quản lý quỹ vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên khác thuộc sở hữu Nhà n-
ớc.
- Quản lý quỹ vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên thuộc sở hữu Nhà nớc.
- Quản lý các loại vốn để vay nợ trong và ngoài nớc.
- Thực hiện kiểm tra và thanh tra Tài chính.
- Đại diện cho Chính phủ tại các tổ chức Tài chính quốc tế.
21
Từ chức năng và quyền hạn trên, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính bao gồm các
bộ phận (Vụ, Ban, Cục, . ...) sau để đảm nhiệm những công việc cụ thể của mình:
22
2. Chức năng nhiệm vụ và tổ chức của các đơn vị thuộc Ban quản lý ứng
dụng tin học
Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy quản lý Nhà nớc của Bộ
Tài chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trởng Bộ Tài chính thống nhất quản lý hoạt động
phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý Tài chính Nhà nớc; tổ chức
Trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý Tài chính và
điều hành ngân sách Nhà nớc của Bộ.
Nhiệm vụ của Ban quản lý ứng dụng tin học:
- Xây dựng chơng trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt
động quản lý Tài chính Nhà nớc.
- Quản lý thống nhất các hoạt động tin học trong toàn ngành Tài chính.
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định của Nhà nớc trong lĩnh vực
phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị và tổ chức trực thuộc Bộ.
- Tổ chức trung tâm Dữ liệu thông tin Tài chính, xử lý và cung cấp thông tin
phục vụ quản lý Tài chính Nhà nớc .
- Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin
học của ngành theo quy định của Bộ.
Ban quản lý ứng dụng tin học gồm các phòng sau:

- Phòng Kế hoạch tin học.
- Phòng Quản lý hệ thống.
- Phòng Phát triển ứng dụng.
- Phòng Mạng và hỗ trợ kỹ thuật.
- Trung tâm Dữ liệu và xử lý thông tin.
- Trung tâm Cơ sở dữ liệu dự phòng.
II. Nội dung bài toán Tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế
toán ngân sách xã, phờng
23
Bài toán có thể phát biểu nh sau: kế toán ngân sách xã là việc tổ chức hệ thống
thông tin về toàn bộ các hoạt động kinh tế - tài chính của xã bao gồm: các hoạt
động thu chi ngân sách của xã và các hoạt động Tài chính của đơn vị sử dụng ngân
sách ( với t cách là đơn vị dự toán hay đơn vị thụ hởng ngân sách của xã ).
Việc ứng dụng tin học vào để giúp tổng hợp nhanh các báo cáo Tài chính
trong hoạt động thu chi ngân sách xã, cân đối thu chi hàng tháng, năm để cho xã
quyết định dự toán và phân bổ ngân sách địa phơng; phê chuẩn quyết toán ngân
sách địa phơng.
1. Mục đích của bài toán
Xây dựng một hệ thống thông tin cho phép thực hiện và quản lý toàn bộ các
báo cáo đầu vào (bảng cân đối tài khoản, báo cáo tổng hợp thu / chi ngân sách của
các xã, ... ) để tổng hợp đa ra báo cáo Tài chính - kế toán sao cho các thông tin
tổng hợp phải khớp với thông tin đầu vào. Đây là quá trình tổng hợp các báo cáo
tài chính ngân sách của các xã nên việc tổng hợp này bắt đầu thực hiện từ huyện.
Mục đích để đa các báo cáo này phục vụ yêu cầu quản lý.
2. Chức năng của hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế
toán ngân sách Xã, Phờng
- Quản lý tình hình thu chi ngân sách; thu chi các quỹ của các xã, tình hình
TSCĐ và tài chính khác trong các xã trong tháng.
- Quản lý tình hình thực hiện thu và cơ cấu thu ngân sách của các xã trong
tháng đã làm thủ tục ghi thu ngân sách Nhà nớc tại Kho bạc và thu ngân sách cha

qua kho bạc.
- Quản lý tình hình thực hiện chi và cơ cấu chi ngân sách của các xã trong
tháng đã làm thủ tục ghi chi ngân sách Nhà nớc tại Kho bạc và chi ngân sách cha
qua Kho bạc.
- Quản lý tình hình cân đối thu chi ngân sách trong năm ngân sách, đối chiếu
với dự toán.
- Quản lý tình hình thu chi ngân sách xã đã thực hiện trong năm theo mục lục
ngân sách.
24
- Báo cáo tổng hợp về tình hình thu chi ngân sách xã trong năm báo cáo theo
nội dung.
- Quản lý tình hình thực hiện công tác XDCB tại các xã trong năm báo cáo
3. Nguồn thông tin đầu vào
Để hệ thống thông tin đảm bảo đợc các chức năng nêu trên, các dữ liệu đầu
vào phải đợc cập nhật đầy đủ và chính xác. Việc tổng hợp các báo cáo là dựa vào
các số liệu từ các báo cáo Tài chính và báo cáo quyết toán của các xã, đó là:
- Bảng cân đối tài khoản.
- Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã.
- Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã.
- Bảng cân đối quyết toán ngân sách xã.
- Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã.
- Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã.
- Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã.
- Báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã.
- Báo cáo tình hình xây dựng cơ bản.
- Thuyết minh báo cáo Tài chính.
4. Sơ đồ luồng thông tin thể hiện quá trình lập chứng từ Kế toán đến quá
trình tổng hợp các báo cáo Tài chính - Kế toán gửi lên Bộ Tài chính
25