Cách chữa 6 “cơn ác mộng” có thể xảy ra với slide PowerPoint pptx

Cách chữa 6 “cơn ác mộng” có thể xảy ra với slide
PowerPoint
Còn gì có thể tồi tệ hơn khi bạn đang chuẩn bị báo
cáo trước mọi người và bất ngờ phát hiện ra slide
thuyết trình của mình dày công chuẩn bị xuất hiện
những dấu hiệu rất không bình thường.
Không chỉ đơn thuần là lỗi chính tả ở một hoặc vài
trang slide, mà những lỗi này rất nghiêm trọng và có
thể ảnh hưởng đến toàn bộ bài báo cáo của bạn. Sáu
cách được nêu dưới đây là những cách nhằm giúp
bạn tránh phải rơi vào những tình thế như vậy.

Không thể chạy chữ xung quanh hình

Không rõ vì một lý do nào đó, việc định dạng chữ
xen lẫn giữa hình ảnh của PowerPoint luôn khó khăn
hơn người anh em Word rất nhiều lần. Tuy nhiên nếu
bắt buộc phải thực hiện điều này, bạn phải chọn cách
làm thủ công nhất có thể, đó là tạo khoảng cách giữa
các chữ để đặt ảnh vào giữa.



Để thực hiện được việc này, bạn cần đặt chữ và hình
vào cùng một slide, chỉnh kích thước hình tùy ý, click
phải vào hình và chọn Send to Back. Sau đó, tăng
khoảng cách giữa các từ đè lên hình cho đến khi nào
hình ảnh của bạn không còn bị che bởi chữ nữa. Tuy
đơn giản, nhưng cách làm thủ công này khá mất thời
gian và có một nhược điểm rất lớn, đó là bạn phải
làm bước này cuối cùng, vì chỉ cần thay đổi bất kỳ

thông số nào của chữ, bạn sẽ phải thực hiện lại việc
chỉnh sửa khoảng cách giữa các từ để tạo ra khoảng
trống cho hình.

Thay đổi Font chữ hàng loạt

Bạn muốn thay đổi font chữ mà bạn đã chọn cho cả
slide thuyết trình của mình mà không phải mất công
thực hiện thao tác này cho từng trang? Tất cả những
gì bạn phải làm là nhấn vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút
Replace ở tab Home, chọn Replace Fonts và chọn
font chữ mà bạn cần thay đổi.



Chọn phiên bản Powerpoint nào?

Một trong những tai nạn đáng tiếc nhất với những file
PowerPoint nói riêng và Microsoft Office nói chung
đó là việc bạn không thể mở file lên chỉ vì khác phiên
bản. Như các bạn đều biết, giữa phiên bản Office
2003 về trước và 2007 về sau có rất nhiều sự thay
đổi, mà thay đổi lớn nhất nằm ở định dạng của văn
bản. Chúng ta có thể dễ dàng nhận ra điều này ở đuôi
của file, chẳng hạn như file .doc và file .docx. Vấn đề
nằm ở chỗ trong khi những phiên bản Office 2007 trở
về sau có thể đọc được cả định dạng mới và cũ, thì
những phiên bản từ 2003 trở về trước không thể đọc
được những file mới.

Nhằm tránh xảy ra tình trạng đáng tiếc này, cách tốt
nhất là bạn hãy cẩn thận lưu cả hai định dạng mới và
cũ. Ngoài ra, để PowerPoint có thể lưu slide của bạn
mặc định ở định dạng cũ, bạn có thể vào Option của
PowerPoint (Office button > Powerpoint Option ở
PowerPoint 2007 hoặc File > Option ở PowerPoint
2010), chọn Save. Ở dòng Save file in this format,
bạn chọn PowerPoint 97 – 2003.



Màu chữ không rõ ràng khi dùng máy chiếu

Khi phải trình chiếu slide của bạn thông qua máy
chiếu, đặc biệt là những máy chiếu có chất lượng
thấp, điều bạn phải chấp nhận là màu sắc hiển thị
không thể hoàn hảo như trên màn hình máy tính,
chưa kể đến những tác động tiêu cực do ánh sáng môi
trường. Chính những điều đó có thể gây ra tình trạng
chữ khó đọc do hòa lẫn vào màu nền.



Để tránh tình trạng này xảy ra, cách tốt nhất là bạn
nên chọn những cặp màu font – nền có tính tương
phản cao và dễ chịu cho mắt người xem. Tiêu biểu là
bốn cặp màu: trắng – đen, đỏ - xanh da trời, xanh lá –
hồng và xanh dương – vàng.

Font chữ bị thay đổi khi trình chiếu trên máy tính

khác

Mất cả một khoảng thời gian rất lâu để chọn lựa font
và màu sắc phù hợp cho slide thuyết trình của mình,
nhưng khi mở bằng một máy tính khác, bạn bất chợt
nhận ra đây không phải là font mà mình đã chọn.
Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến thẩm mỹ của
slide thuyết trình mà còn kéo theo cả những rắc rối về
mặt trình bày, chẳng hạn như việc đặt hình vào giữa
chữ được đề cập ở trên.

Để tránh gặp phải trường hợp này, cách tốt nhất khi
lưu một slide thuyết trình, bạn nên nhúng cả những
font chữ bạn đã dùng trong quá trình thiết kế slide,
bằng cách vào mục Option của PowerPoint, chọn
Save và đánh dấu chọn cho mục Embed fonts in the
file.

File âm thanh trên slide không nghe được

Cũng như font, những file audio kèm theo slide
thuyết trình của bạn cũng là những thứ có thể biến
mất nếu bạn không cẩn thận khi mang slide sang máy
tính khác. Tuy nhiên khác với font, để giải quyết vấn
đề này, bạn không chỉ đơn thuần là nhúng file âm
thanh đó vào slide, bởi với mỗi phiên bản PowerPoint
khác nhau đều có những cách thức chèn file âm thanh
khác nhau, vì thế khi bạn nhúng một file âm thanh
trong một slide PowerPoint 2010 thì ngay cả
PowerPoint 2007 cũng có thể không đọc được.

Cách tốt nhất để mang một file âm thanh vào slide
thuyết trình đó chính là link trực tiếp đến file âm
thanh đó thay vì nhúng vào slide. Để làm việc này,
trước tiên bạn phải tạo một folder chứa cả slide và
những file âm thanh bạn dùng. Với PowerPoint 2007,
vào phần PowerPoint Option, chọn mục Advanced,
kéo xuống phần Save, tại mục Link sound with file
size greater than, bạn hãy chỉnh sao cho thông số này
nhỏ hơn dung lượng file audio nhỏ nhất của bạn.
Khác với PowerPoint 2007, phiên bản 2010 không có
tùy chọn này, vì vậy mỗi khi chèn một file âm thanh,
trong bảng Insert Audio, bạn chọn file mình cần bằng
cách click chuột vào file đó, vào menu Insert nằm ở
góc dưới bên phải của bảng và chọn Link to File. Từ
đây, mỗi khi muốn di chuyển slide thuyết trình của
mình, bạn chỉ việc copy cả một thư mục đi thì chắc
chắn sẽ không xảy ra trường hợp thất lạc file âm
thanh nữa.

Tham khảo: PCWorld