một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho tại công ty cổ phần h & t

i

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực tập tại công ty cổ phần H & T, mặc dù gặp không ít
khó khăn và thử thách, nhưng nhờ có sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy cô và bạn bè đã
giúp em có thể hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp này.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo Nguyễn Thành Cường – giảng
viên đã trực tiếp hướng dẫn, truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm để giúp đỡ em
hoàn thành khóa luận.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô trong khoa Kế
toán – Tài chính, cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán công ty cổ phần H & T –
những người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập.
Và cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, động viên của tất cả các
bạn, những người đã cho em nhiều lời khuyên rất quý báu và bổ ích.
Em xin chân thành cảm ơn.

Nha Trang, tháng 06 năm 2012
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Thương
ii

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Error! Bookmark not defined.i
DANH MỤC BẢNG BIỂU viii
DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ viii
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 3
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU

TRÌNH HÀNG TỒN KHO 3
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3
1.1.1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với một doanh nghiệp . 3
1.1.2. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 3
1.1.3. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ 5
1.1.4. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 5
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát 7
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro 9
1.1.4.3. Hệ thống thông tin và truyền thông 12
1.1.4.4. Các hoạt động kiểm soát 14
1.1.4.5. Giám sát 17
1.1.5. Những nhân tố đe dọa đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
và những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ. 17
1.1.5.1. Những nhân tố đe dọa đến hiệu quả của hệ thống KSNB 17
1.1.5.2. Những hạn chế vốn có của hệ thống KSNB 18
1.1.6. Các phương pháp mô tả hiểu biết về hệ thống KSNB 19
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO
CỦA DOANH NGHIỆP. 19
1.2.1. Khái niệm về chu trình hàng tồn kho và kiểm soát nội bộ chu
trình hàng tồn kho 19
iii

1.2.2. Kiểm soát nội bộ về chu trình hàng tồn kho 22
1.2.2.1. Kiểm soát đối với chức năng mua hàng 22
1.2.2.2. Kiểm soát đối với chức năng nhận hàng, lưu kho 22
1.2.2.3. Kiểm soát đối với chức năng xuất kho 23
1.2.2.4. Kiểm soát đối với chức năng sản xuất 24
1.2.2.5. Kiểm soát đối với chức năng lưu kho, xuất kho thành phẩm đi
tiêu thụ 24
1.2.2.6. Kiểm soát đối với quản lý tồn kho 25

1.2.3. Một số rủi ro thường gặp và những sai phạm tiềm tàng phổ biến
trong kiểm soát hàng tồn kho 25
1.2.3.1. Một số rủi ro thường gặp và cơ chế kiểm soát tương ứng 25
1.2.3.2. Một số sai phạm tiềm tàng phổ biến đối với hàng tồn kho 26
CHƯƠNG 2 27
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH
HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN H & T 27
2.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN H & T. 27
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 27
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 28
2.1.2.1. Chức năng 28
2.1.2.2. Nhiệm vụ 28
2.1.3. Tổ chức quản lý và sản xuất tại công ty 29
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý 29
2.1.3.2. Tổ chức sản xuất 33
2.1.3.3. Quy trình sản xuất tại công ty 34
2.1.3.4. Các sản phẩm chủ yếu của công ty 34
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của công ty trong
thời gian vừa qua 35
2.1.4.1. Các nhân tố bên trong 35
2.1.4.2. Các nhân tố bên ngoài 36
iv


2.1.5. Đánh giá khái quát hoạt động SXKD của công ty trong thời gian
qua 36
2.1.6. Phương hướng phát triển của công ty trong năm tới 38
2.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY. 39
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. 39
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ 41

2.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán 42
2.2.4. Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty 42
2.2.5. Hệ thống sổ kế toán 42
2.2.5.1. Sơ đồ tổ chức hệ thống sổ kế toán 42
2.5.2.2. Các loại sổ sử dụng tại công ty 45
2.2.6. Hình thức kế toán được áp dụng 45
2.3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB ĐỐI VỚI CHU TRÌNH HÀNG
TỒN KHO TẠI CÔNG TY 45
2.3.1. Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kế toán hàng tồn kho 45
2.3.2. Lưu đồ luân chuyển chứng từ 48
2.3.2.1. Kế toán tăng vật tư/CCDC do mua ngoài (theo đặt hàng) 48
2.3.2.2. Kế toán tăng vật tư do mua ngoài (khi cần hàng tức thời) 50
2.3.2.3. Kế toán giảm vật tư/ CCDC xuất dùng cho sản xuất sản phẩm 52
2.3.2.4. Kế toán xuất vật tư cho bảo hành 54
2.3.2.5. Kế toán xuất sản phẩm đi tiêu thụ 55
2.3.3. Xử lý nghiệp vụ kế toán 57
2.3.3.1. Nghiệp vụ tăng hàng tồn kho 57
2.3.3.2. Nghiệp vụ giảm hàng tồn kho 58
2.3.4. Chứng từ, sổ sách sử dụng 59
2.3.5. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục hàng tồn kho tại công ty 60
2.3.5.1. Về mua hàng, nhập kho 60
2.3.5.2. Về xuất kho sử dụng/ xuất sản phẩm đi tiêu thụ 65
v

2.3.5.3. Về quản lý hàng tồn kho 67
2.4. Đánh giá khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 70
2.4.1. Ưu điểm 70
2.4.2. Hạn chế 70
CHƯƠNG 3 71
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB CHU

TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN H & T 71
Biện pháp 1: Thực hiện nguyên tắc ủy quyền cho việc xét duyệt các hoạt
động trong nghiệp vụ mua hàng 71
Biện pháp 2: Thực hiện nguyên tắc luân phiên các nhân viên mua hàng 72
Biện pháp 3: Hoàn thiện chính sách mua hàng tại công ty 72
Biện pháp 4: Tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất 72
Biện pháp 5: Thực hiện tốt công tác quản lý tồn kho 73
Biện pháp 6: Kiểm soát ứng dụng chương trình kế toán máy trong chu
trình hàng tồn kho 73
Biện pháp 7: Hoàn thiện hệ thống sổ sách 74
KẾT LUẬN 75
TÀI LIỆU THAM KHẢO 76
PHỤ LỤC
vi

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CCDC: Công cụ dụng cụ
HTK: Hàng tồn kho
KSNB: Kiểm soát nội bộ
PNK: Phiếu nhập kho
PXK: Phiếu xuất kho
SXKD: Sản xuất kinh doanh
vii

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Bảng tổng hợp các sản phẩm chủ yếu của công ty 35
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu đánh giá kết quả SXKD của công
ty trong giai đoạn 2009 – 2011 37

Bảng 2.3: Bảng các loại sổ sử dụng tại công ty 45
Bảng 2.4: Bảng câu hỏi KSNB đối với quá trình mua hàng nhập kho 60
Bảng 2.5: Bảng đánh giá KSNB đối với quá trình mua hàng nhập kho 62
Bảng 2.6: Bảng câu hỏi KSNB đối với nghiệp vụ xuất HTK 65
Bảng 2.7: Bảng đánh giá KSNB đối với nghiệp vụ xuất HTK 66
Bảng 2.8: Bảng câu hỏi KSNB đối với quản lý tồn kho 67
Bảng 2.9: Bảng đánh giá KSNB đối với quản lý tồn kho 69

viii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 6
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 30
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức sản xuất tại công ty 33
Sơ đồ 2.3: Quy trình sản xuất tại công ty 34
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 40
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hình thức kế toán tại công ty 44
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ dòng vận động của chu trình hàng tồn kho 46
Lưu đồ 2.1: Lưu đồ kế toán tăng vật tư/CCDC do mua ngoài ( theo đặt
hàng) 49
Lưu đồ 2.2: Lưu đồ kế toán tăng vật tư do mua ngoài (khi cần hàng tức
thời ) 51
Lưu đồ 2.3: Lưu đồ kế toán giảm vật tư/ CCDC do xuất dùng cho sản xuất
53
Lưu đồ 2.4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xuất vật tư cho bảo hành 54
Lưu đồ 2.5: Lưu đồ kế toán xuất sản phẩm tiêu thụ 56

1

LỜI MỞ ĐẦU

1. Sự cần thiết của đề tài
Ngày nay, kiểm soát nội bộ (KSNB) đang đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Việc xây dựng một hệ
thống KSNB tốt sẽ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các
nguồn lực kinh tế, góp phần rất lớn trong việc phát huy nội lực, hạn chế tối đa
những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong đó hàng tồn kho
(HTK) luôn là trung tâm của sự chú ý trong doanh nghiệp. Tại công ty cổ phần
H&T, HTK chiếm tỉ trọng khá lớn, số lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn, các nghiệp vụ
phát sinh xoay quanh HTK rất phong phú, phức tạp. Sự phức tạp này ảnh hưởng đến
công tác tổ chức hạch toán cũng như việc ghi chép hàng ngày, làm tăng khả năng
xảy ra sai phạm đối với HTK. Chính vì vậy, đề tài này hướng đến việc hoàn thiện
hệ thống KSNB nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần giúp tài sản của đơn
vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả. Đó là lý do mà em đã chọn đề tài:
“Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình
hàng tồn kho tại công ty cổ phần H & T” làm khóa luận tốt nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Xuất phát từ vấn đề đặt ra, đề tài tập trung giải quyết các mục tiêu chủ yếu
sau đây:
(1) Phân tích và đánh giá thực trạng về KSNB trong chu trình hàng tồn kho
tại Công ty Cổ phần H & T.
(2) Trên cơ sở những mặt còn tồn tại trong KSNB đề xuất các giải pháp
nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho cho Công
ty Cổ phần H & T.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài chủ yếu nghiên cứu về KSNB đối với chu trình hàng tồn kho tại công ty
cổ phần H & T. Cụ thể là những vấn đề liên quan đến các nghiệp vụ nhập kho, xuất
kho và quản lý hàng tồn kho tại công ty. Số liệu phản ánh các nghiệp vụ nhập xuất
kho minh họa trong tháng 10 năm 2011.
2

4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phỏng vấn, quan sát, phân
tích kết hợp với việc thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến chu trình kế
toán hàng tồn kho.
5. Kết cấu đề tài
Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB đối với chu trình hàng tồn kho.
Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB đối với chu trình hàng tồn kho tại công
ty cổ phần H & T.
Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình hàng
tồn kho tại công ty cổ phần H & T
6. Những đóng góp của đề tài
Kết quả nghiên cứu đề tài làm rõ những điểm mạnh, điểm hạn chế của hệ
thống kiểm soát nội bộ tại công ty, thông qua việc phân tích thực trạng hệ thống
kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho tại công ty. Trên cơ sở đó, đề tài đã
đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty nhằm
giảm sự thất thoát tài sản, đảm bảo an toàn tài sản cho công ty cổ phần H & T.
Tuy nhiên do thời gian và sự hiểu biết của em còn hạn chế nên nội dung đề tài
chắc hẳn còn rất nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của
thầy cô và các bạn để bài luận văn này hoàn thiện hơn.
3

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI
VỚI CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO

1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với một doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp luôn đứng
trước những nguy cơ - đó là kinh doanh có thể thua lỗ, tài sản bị tham ô, đánh cắp,

báo cáo tài chính không trung thực…vv. Vậy các nhà quản lý phải làm thế nào để
đối phó những rủi ro? Làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của
mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử
dụng lao động? Làm thế nào để có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp
dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm
tính? Làm thế nào để điều hành hoạt động có hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một
cách hợp lý? Từ những vấn đề thiết thực trên mà hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời.
Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là những nội quy, chính sách, các
thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh,
ngăn chặn và phát hiện sai phạm.
Vậy theo quan điểm của các chuyên gia, hệ thống kiểm soát nội bộ được định
nghĩa như thế nào? Và nó có vai trò quan trọng ra sao đối với hoạt động của doanh
nghiệp?
1.1.2. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO (committee of sonsoring organization) – một ủy ban thuộc hội
đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính đã đưa ra định
nghĩa thiết thực nhất về hệ thống kiểm soát nội bộ vào năm 1992 như sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các
nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
4

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy
 Các luật lệ và quy định được tuân thủ
 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

- Tại sao nói kiểm soát nội bộ là một quá trình?
Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi
bộ phận trong tổ chức và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình
kiểm soát là phương tiện để giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.

- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành của con người:
Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những nội quy, chính sách, thủ tục
kiểm soát mà kiểm soát nội bộ được xác lập, thực hiện và vận hành bởi toàn bộ
con người trong tổ chức: hội đồng quản trị, ban giám đốc và các nhân viên. Chính
con người sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành
chúng.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý:
Điều này xuất phát từ những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Khi vận hành hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm
của con người nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể
ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không
bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản
lý là chi phí cho việc kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mà nó mang lại. Vì thế
kiểm soát nội bộ chỉ có thể đảm bảo một cách hợp lý là các mục tiêu sẽ được thực
hiện chứ không phải đảm bảo tuyệt đối.
- Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm mọi mặt hoạt
động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một đơn vị. Đó là:
Báo cáo tài chính: Phải trung thực và đáng tin cậy, phải phù hợp với chuẩn
mực và chế độ kế toán hiện hành.
5

Tính tuân thủ: Kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành
luật pháp và các quy định. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành
viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị để hướng đến
mục tiêu của đơn vị.
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả: Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử
dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần,
thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị
1.1.3. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB được thiết lập nhằm các mục đích sau:
 Điều hành và quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh có hiệu quả
 Khuyến khích nhân viên gắn bó với nội quy, chính sách đề ra
 Phát hiện và ngăn chặn sai phạm
 Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời
 Lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý, kịp thời và đúng pháp luật
 Bảo vệ tài sản và sổ sách đơn vị
1.1.4. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Có 5 yếu tố cơ bản hình thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị bao
gồm:
 Môi trường kiểm soát
 Đánh giá rủi ro
 Hệ thống thông tin và truyền thông
 Các hoạt động kiểm soát
 Giám sát
Được thể hiện qua sơ đồ 1.1 dưới đây:
6

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Thiết lập mục
tiêu đơn vị
Nhận diện
và đánh giá rủi
ro

Giám
sát
thường
xuyên

Giám
sát
định
kỳ

H
ệ thống
KSNB

Môi
trường
kiểm soát

Hệ thống
thông tin

Đánh giá
r
ủi ro

Các hoạt động
ki
ểm soát

Giám sát

HT chứng
từ gốc

HT sổ sách

Kế toán
HT BC Kế
toán
Các nhân tố bên ngoài
Chính sách nhân sự
Cách thức phân định
quyền hạn và trách
nhiệm
Cơ cấu tổ chức
Triết lý quản lý và
phong cách điều hành

Ủy ban kiểm toán

Hoạt
động

Tính chính trực và giá
trị đạo đức

Đảm bảo về năng lực

7

1.1.4.1. Môi trường kiểm soát (Control Environment)
Môi trường kiểm soát là bộ phận quan trọng nhất quyết định toàn bộ hệ thống
kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn
vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị. Việc thiết kế các bộ
phận trong môi trường kiểm soát được quyết định bởi nhận thức và quan điểm của
nhà quản lý. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả

của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên một môi trường kiểm soát mạnh không có
nghĩa là một sự bảo đảm hoàn toàn cho tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát bao gồm:
Tính chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức
của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này,
những nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn
vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi
thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy những nhà quản lý cần phải làm gương
cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến đến mọi nhân
viên bằng những cách thức thích hợp.
Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức,
đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến
nhân viên có những hành vi thiếu trung thực.
Đảm bảo về năng lực: Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và
hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình.
Ủy ban kiểm toán: Là một nhóm kiểm toán viên thuộc một công ty kiểm toán
thực hiện giám sát hoạt động các đơn vị thành viên của công ty đa quốc gia, công ty
xuyên quốc gia, tập đoàn kinh tế. Khi ủy ban kiểm toán có sự độc lập với tổ chức,
các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo được tính hữu hiệu. Ủy ban kiểm toán sẽ
thông tin và cảnh báo đến hội đồng quản trị các rủi ro hay các tồn tại có thể xảy ra
trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
8

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý thể
hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể
hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Mỗi nhà quản lý
đều có phong cách điều hành khác nhau, có người ưa dân chủ, người độc đoán trong
phong cách lãnh đạo, bởi vậy cách dẫn dắt nhân viên đến mục tiêu của đơn vị là
khác nhau và nó chi phối các hoạt động của đơn vị.

Chẳng hạn, một số nhà quản lý rất hài lòng với những hoạt động kinh doanh
có mức rủi ro cao nhưng lại thu được nhiều lợi nhuân. Một số nhà quản lý lại rất
bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro. Sự khác biệt này có thể ảnh hưởng đến môi
trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức: Là bộ máy tổ chức để thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh
doanh nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức thực chất là
sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị. Để thiết kế
một cơ cấu tổ chức hiệu quả thì phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ
hoạt động, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ
phận; bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách
nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn
và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi
thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh
hưởng đến người khác như thế nào trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó khi mô tả
công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền
hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.
Chính sách nhân sự: Bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và chế độ của
đơn vị liên quan đến công nhân viên tại doanh nghiệp như: chính sách tuyển dụng,
đào tạo, sử dụng, chính sách tiền lương, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, sa thải,
thôi việc nhân viên. Chính sác nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm
chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị. Con người là
yếu tố quyết định thắng lợi do đó cần phải kết hợp hai yếu tố tài năng và đạo đức.
9

Nếu có một đội ngũ nhân viên tốt sẽ làm giảm bớt những hạn chế vốn có của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Nếu lực lượng nhân viên yếu kém về năng lực, thì dù cho
đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ rất chặt chẽ vẫn không
thể phát huy hiệu quả được.
Các nhân tố bên ngoài: Bao gồm môi trường kinh doanh, chính sách pháp luật,

đối thủ cạnh tranh, khách hàng…Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của
các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng không nhỏ đến thái độ, phong cách điều hành
của nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và các thủ tục kiểm
soát nội bộ; do đó khi phân tích, đánh giá môi trường kiểm soát thì cần phải xem
xét, đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài đến các hoạt
động của đơn vị.
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)
Rủi ro là khả năng xảy ra sự cố bất lợi cho chủ thể, hay có thể hiểu đó là
những nguy cơ một hành động hoặc một sự kiện sẽ có ảnh hưởng bất lợi đến việc
đạt được các mục tiêu cũng như việc thực hiện thành công những chiến lược kinh
doanh của một tổ chức.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp thường phải đối mặt
với nhiều loại rủi ro. Những rủi ro này có thể phát sinh do bản thân doanh nghiệp
hay từ môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát
nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.
Đánh giá rủi ro bao gồm việc nhận dạng, đánh giá và quản lý rủi ro có thể phát
sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Kinh doanh phải chấp nhận rủi
ro, ta không thể nào hạn chế rủi ro bằng không. Vấn đề là nhà quản lý chấp nhận ở
mức rủi ro nào và phải làm gì để đối phó với rủi ro.
Để giới hạn được rủi ro ở mức độ chấp nhận được cần phải:
Thiết lập mục tiêu đơn vị: Bao gồm mục tiêu chung cho toàn bộ đơn vị và mục
tiêu riêng cho từng bộ phận trong đơn vị. Thiết lập mục tiêu đơn vị tức là đưa ra sứ
mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được
trong ngắn hạn, trung và dài hạn. Việc xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua
10

việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản chỉ là những phát biểu hằng ngày của
người quản lý.
Nhận dạng rủi ro:
Rủi ro trong doanh nghiệp thường do các nguyên nhân: Mâu thuẫn về mục

đích hoạt động, các chiến lược doanh nghiệp đưa ra cản trở việc thực hiện mục
tiêu; các yếu tố bên ngoài: chính trị, môi trường – đối thủ cạnh tranh, thay đổi
ngành, thay đổi môi trường pháp lý, thị trường tiền tệ; các yếu tố bên trong: qui
trình – hoạt động, xử lý thông tin, công nghệ, thiếu nhân sự chủ chốt, bộ phận quản
lý chất lượng yếu, tăng trưởng quá nhanh,
Nếu xét theo bản chất, rủi ro trong doanh nghiệp gồm:
 Rủi ro kinh doanh: Là rủi ro liên quan tới lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật hay đối thủ
cạnh tranh. Loại rủi ro này thường liên quan tới việc tìm kiếm mục tiêu kinh doanh,
hàng hóa, dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài. Những rủi ro có thể có là thông
tin giả mạo hoặc quá mức từ nhà cung cấp, thông tin sai hoặc chậm, quan hệ với
nhà cung cấp hiện thời không đạt được giá trị tốt nhất,…
 Rủi ro tài chính: Là rủi ro liên quan tới lãi suất, dòng tiền, tỷ giá hối đoái,
tiền, Loại rủi ro này có khả năng phát sinh rất lớn. Các rủi ro cơ bản thường xảy ra
là: sai sót trong quản lý dòng tiền dẫn tới thiếu tiền vào thời điểm cấp bách, tổn thất
do tỷ giá hối đoái thay đổi bất thường, lựa chọn sai nguồn tiền cần sử dụng làm tăng
chi phí tài chính, giảm sự đầu tư, rủi ro liên quan tới doanh thu, Chẳng hạn rủi ro
hối đoái là hoạt động kinh doanh của một công ty bị tác động bởi những thay đổi
trong tỷ giá. Loại rủi ro này dễ xảy ra ở các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Đối với
doanh nghiệp nhập khẩu rủi ro xảy ra khi ngoại tệ đơn vị phải trả trong tương lai lên
giá so với nội tệ, còn với doanh nghiệp xuất khẩu sẽ ngược lại khi ngoại tệ sẽ nhận
trong tương lai giảm giá so với nội tệ.
 Rủi ro nhân nhượng: Liên quan tới việc vi phạm pháp luật (Luật Kế toán,
chuẩn mực kế toán, ). Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu sai niên
độ: ghi nhận doanh thu phải trước ngày có tờ khai xuất khẩu nhưng trong thực tế
ghi nhận doanh thu sau ngày có tờ khai xuất khẩu. Ghi nhận doanh thu không đủ
11

điều kiện của VAS 14 và doanh thu không có thực, xảy ra chủ yếu ở các doanh
nghiệp cung cấp dịch vụ (khách hàng gia công chế biến) và xây dựng vì thời điểm
ghi nhận doanh thu khá phức tạp, tùy theo đặc điểm từng ngành nghề.

 Rủi ro điều hành: Là những tổn thất về nhân lực chủ chốt, thị trường, độ tin
cậy đối với sản phẩm, khách hàng, Chất lượng và số lượng nhân lực trong các
doanh nghiệp liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, khen
thưởng, kỷ luật. Vì vậy doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro: Nhân lực thiếu kinh
nghiệm, không được đào tạo sâu, chi phí cho lao động quá cao, nhân viên tuyển
dụng đã có vi phạm pháp luật, trả lương cho nhân viên không đúng (quá cao hoặc
quá thấp), nhân viên vi phạm nội qui, qui chế, Các quyết định liên quan tới thị
trường (chính sách giá, quảng cáo, lựa chọn nhà phân phối ) có thể dẫn tới những
rủi ro: Do quảng cáo không hợp lý làm mất khách hàng, chi phí quảng cáo quá cao
so với lợi ích đem lại, đơn giá bán xây dựng không hợp lý nên hàng không bán được
hoặc doanh thu quá thấp so với chi phí bỏ ra, quyết định nhà phân phối thiếu điều
kiện làm ảnh hưởng đến thương hiệu của doanh nghiệp, Lãnh đạo doanh nghiệp
phê duyệt hồ sơ quá gấp nên ra quyết định sai lầm
Nếu xét theo mục tiêu kiểm toán, kiểm soát nội bộ có thể gặp các loại rủi ro:
 Rủi ro về tính tuân thủ: Hoạt động của doanh nghiệp không tuân thủ các qui
định của luật pháp, chế độ về tài chính, kế toán, bảo vệ môi trường,
 Rủi ro về tính chính xác: Số liệu do kế toán thu thập, xử lý và cung cấp thiếu
chính xác do công việc khó kiểm tra, kiểm soát (xây dựng cơ bản), trình độ cán bộ
quản lý, kế toán,
 Rủi ro về tính đúng kỳ: Việc ghi nhận doanh thu, chi phí của doanh nghiệp
không đúng kỳ phát sinh thực tế.
 Rủi ro về tính hiện hữu: Các khoản doanh thu, chi phí thực tế phát sinh nhưng
không được ghi sổ và cung cấp trong Báo cáo kế toán.
 Rủi ro về tính hiệu quả: Các khoản chi phí chi ra không hợp lý làm cho hoạt
động hiệu quả thấp hoặc không có hiệu quả.
12

 Rủi ro về tính trình bày và khai báo: Doanh thu, chi phí không được đánh giá
đúng, thông tin trình bày trên Báo cáo kế toán không hợp lý.
Xét theo nguồn gây ra rủi ro có:

 Rủi ro do qui mô, tính phức tạp của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
 Rủi ro do Nhà nước thay đổi cơ chế chính sách.
Đánh giá rủi ro:
Là việc phân tích và quản lý rủi ro khiến cho các mục tiêu đơn vị không thực
hiện được. Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có
nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường
bao gồm những bước sau: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể của nó
đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp sử
dụng để đối phó rủi ro.
Các nhà quản lý doanh nghiệp có thể quản lý rủi ro theo các hướng biện pháp
sau:
 Giảm rủi ro bằng cách tăng cường việc sử dụng hệ thống kiểm soát nội bộ
nhằm làm giảm khả năng xuất hiện hoặc sự tác động của rủi ro xuống mức có thể
chấp nhận.
 Tránh rủi ro bằng việc không tiến hành một số hoạt động.
 Chấp nhận rủi ro nếu rủi ro không lớn.
 Chuyển giao rủi ro cho tổ chức khác như mua bảo hiểm, góp vốn liên doanh,
đấu thầu lại.
1.1.4.3. Hệ thống thông tin và truyền thông (Information and Communication)
Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả
cho cà nội bộ tổ chức và cả bên ngoài. Là điều kiện tiên quyết cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị. Ngược lại, kiểm soát tốt có thể
đảm bảo sự an toàn và trung thực của thông tin.
Tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong một tổ chức đều cần thông tin để có
thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập, xử
13

lý, lưu trữ các dữ liệu để tạo và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng
thông tin.

Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thộng tin; hay nói
cách khác truyền thông là quá trình chia sẻ thông tin. Truyền thông là một kiểu
tương tác xã hội trong đó có ít nhất hai tác nhân tương tác lẫn nhau, chia sẻ các quy
tắc và tín hiệu chung. Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi đến
người nhận. Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người
nhận. Phát triển truyền thông là phát triển các quá trình tạo khả năng để một người
hiểu những người khác nói, nắm bắt ý nghĩa của các thanh âm và biểu tượng…
Truyền thông thường gồm ba phần chính: Nội dung, hình thức và mục tiêu.
Nội dung truyền thông bao gồm các hành động trình bày kinh nghiệm, hiểu biết,
đưa ra lời khuyên hay mệnh lệnh, hoặc câu hỏi. Các hành động này được thể hiện
qua nhiều hình thức như động tác, bài phát biểu, bài viết, các văn bản quy định, các
tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ, các lệnh miệng hay bản tin truyền hình Mục
tiêu có thể là cá nhân khác hay tổ chức khác, thậm chí là chính người/ tổ chức gửi đi
thông tin.
Hệ thống thông tin của một tổ chức bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống
thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng nhất.
Để có thể hiểu được hệ thống thông tin kế toán là gì ta cần phải hiểu rõ khái
niệm thế nào là hệ thống thông tin quản lý?
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các
chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua
việc cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các
hoạt động của đơn vị.
Hệ thống thông tin kế toán là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin
quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ
tài chính.
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm hệ thống chứng từ gốc, hệ thống sổ sách
kế toán và hệ thống báo cáo kế toán.
14

 Hệ thống chứng từ gốc có vai trò quan trọng trong quy trình kế toán và hệ

thống kiểm soát nội bộ, quyết định tính trung thực và chính xác trong hệ thống
thông tin kế toán. Là cơ sở chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế đã thực sự phát
sinh, cơ sở ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào số sách và là cơ sở để kiểm tra,
kiểm soát, thanh tra, kiểm toán trong kế toán.
 Hệ thống sổ sách kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là
cơ sở để lập báo cáo tài chính. Như vậy sổ sách kế toán được xem là bước trung
gian tiếp cận các thông tin ban đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành các
thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Một hệ thống
sổ sách chi tiết và khoa học đối với những đối tượng như vật tư, hàng hóa, công
nợ… sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ chức năng kiểm tra, giám
sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
 Hệ thống báo cáo kế toán là cơ sở để phục vụ quản lý dài hạn và để cung cấp
thông tin cho người sử dụng thông tin.
Như vậy, một hệ thống thông tin kế toán được thiết lập tốt sẽ đáp ứng yêu cầu
phát hiện và ngăn chặn các rủi ro, gian lận. Do đó việc xây dựng một hệ thống kế
toán phải hiệu quả, đảm bảo tính có thực, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, đúng kỳ, đúng
chuẩn mực và chế độ kế toán ban hành.
1.1.4.4. Các hoạt động kiểm soát (Control Activities)
Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các chỉ
thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi
những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị này
đang có thể gặp. Bao gồm:
 Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Để kiểm soát nội bộ có hiệu quả, một cá nhân
không được thực hiện quá nhiều trách nhiệm, tức là không được giải quyết mọi mặt
của nghiệp vụ từ khi hình thành đến khi kết thúc.
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên tự kiểm soát
lẫn nhau, nếu sai sót xảy ra thì sẽ phát hiện nhanh chóng, khắc phục được kịp thời.
15

Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện có thể

gây ra và che giấu cho những sai phạm của mình.
 Ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Nhà quản lý không thể
nắm bắt được tất cả các công việc trong một tổ chức, do đó họ cần phải thông qua
các chính sách, các quy định tác động đến các nhân viên của họ, đồng thời trao
quyền cho các nhân viên thực hiện các hoạt động hay đề ra các quyết định lãnh đạo
cấp thấp hơn. Ủy quyền là một trong những nghệ thuật mà nhà lãnh đạo giỏi phải
nắm vững. Không ủy quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những công
việc lẽ ra họ không phải làm. Nhưng nếu ủy quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn
nhiều nguồn lực, nhưng không đạt được kết quả mong muốn. Còn tinh thần của
nhân viên thì trở nên sa sút. Vì vậy ủy quyền cần được xem là một trong những kỹ
năng được ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh đạo doanh nghiệp. Ủy quyền bao
gồm ủy quyền chung và ủy quyền chi tiết:
+ Ủy quyền chung: Liên quan đến tất cả các hoạt động trong tổ chức, trong
nghiệp vụ. Ví dụ ban hành bảng giá.
+ Ủy quyền chi tiết: Là trường hợp ủy quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn
lẻ và cụ thể, không phát sinh thường xuyên. Ví dụ: ủy quyền mua sắm tài sản cố
định.
 Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin:
+ Kiểm soát hệ thống thông tin là kiểm soát chung liên quan đến toàn hệ
thống thông tin. Chẳng hạn: kiểm soát quy trình truy cập hệ thống.
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các
thủ tục kiểm soát, các dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ
liệu và kiểm soát kết xuất:

DL đầu vào DL đầu ra


Xử lý dữ liệu
16

 Kiểm tra độc lập và soát xét thực hiện: Một phần quan trọng của kiểm soát là:
Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện và xử lý chính xác. Việc
kiểm tra này được thực hiện một cách độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu. Việc kiểm
tra được gọi là kiểm tra độc lập khi người thực hiện kiểm tra không phải là người
chuẩn y, người thực hiện nghiệp vụ hay người ghi sổ kế toán. Kiểm tra độc lập bao
gồm:
+ Đối chiếu hai quá trình ghi chép độc lập. Ví dụ: đối chiếu số liệu giữa sổ kế
toán với số liệu của ngân hàng.
+ So sánh giữa số liệu thực tế với số liệu ghi chép trên sổ sách thông qua quá
trình kiểm kê.
+ Thực hiện việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số
phát sinh.
+ Xem xét độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ. Ví dụ: kiểm tra chứng từ trước
khi ghi sổ.
Kiểm tra độc lập cần thiết được tiến hành đồng thời với quá trình soát xét lại
việc thực hiện, thông qua việc so sánh giữa kế hoạch với thực hiện, giữa dự toán với
thực tế.
 Thiết kế chứng từ, sổ sách phù hợp: Thiết kế và sử dụng các chứng từ và sổ
sách phù hợp đảm bảo cho việc ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu cần
thiết của một nghiệp vụ kinh tế. Hình thức và nội dung của chứng từ, sổ sách không
nên phức tạp; phải thỏa mãn các yêu cầu: dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu, hạn chế tối
đa các sai sót trong quá trình ghi chép. Nội dung của chứng từ và sổ sách cần thể
hiện đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho kiểm soát. Việc thiết kế, sử dụng các chứng từ và
sổ kế toán còn quy định về các quá trình bảo quản, lưu trữ, truy xuất để đảm bảo
tính an toàn cho các tài liệu kế toán.
 Kiểm soát vật chất và thông tin: Hiện nay thông tin cũng được xem là tài sản
quan trọng của một tổ chức. Do đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm
đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin. Bao gồm: an toàn về mặt vật lý và
quy định trách nhiệm vật chất cho các cá nhân có liên quan.
17

An toàn về mặt vật lý thông thường gồm có các thủ tục kiểm soát sau đây:
+ Giám sát quản lý một cách hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ.
+ Ghi chép và theo dõi chính xác, đầy đủ các biến động của tài sản vật chất và
thông tin.
+ Hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, thông tin lưu trữ, phương tiện lưu
trữ thông tin ( đặc biệt là các tổ chức có mạng máy tính).
+ Bảo vệ sổ sách, các tệp tin, các tài liệu và chứng từ kế toán.
+ Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức.
+ Giới hạn tiếp cận với các trung tâm dữ liệu.
1.1.4.5. Giám sát (Monitoring):
Là bộ phận kiểm tra việc thực hiện các thủ tục kiểm soát.
Giám sát là quá trình nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội
bộ. Xem xét nó có vận hành theo đúng thiết kế đề ra hay không, và có cần thiết phải
điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp hay không.
Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do
kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện.
Giám sát thường xuyên: được thực hiện thông qua việc tiếp nhận các ý kiến
đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp hoặc các báo cáo hoạt động của doanh
nghiệp. Giám sát thường xuyên do các nhân viên và nhà quản lý thực hiện.
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị được vận hành có đủ 5 thành phần
trên một cách có hiệu quả thì hệ thống này chắc chắn sẽ mang lại những lợi ích về
quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.
1.1.5. Những nhân tố đe dọa đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và
những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.5.1. Những nhân tố đe dọa đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
 Quan điểm của nhà quản lý đó là chi phí bỏ ra phải nhỏ hơn lợi ích mang lại.
Tức là nhà quản lý thà để cho sai phạm xảy ra mà tổn thất nhỏ còn hơn là bỏ ra chi
phí lớn hơn để kiểm soát nó.