24 Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi ở Việt Nam hiện nay

Đề án môn học Dự phòng phải thu khó đòi
Lời Mở Đầu
Ngày nay các thông tin kế toán có vai trò ngày càng quan trọng. Những
nhà đầu tư, những nhà quản lý, nhà kinh tế, chủ ngân hàng và những người
quản lý nhà nước đều phải dựa vào các thông tin kế toán để đưa ra các quyết
định định hướng hoạt động kinh doanh cũng như nền kinh tế. Chính vì vậy
có rất nhiều công trình, các đề tài nghiên cứu về mặt lý luận cũng như thực
tiễn trong lĩnh vực kế toán nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán doanh
nghiệp hiện nay.
Trong những năm gần đây nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng phát
triển mạnh mẽ. Đặc biệt là sau khi Việt Nam gia nhập WTO đã tạo ra một
bước ngoặt mới trong sự phát triển của nước ta. Nó mở ra trước mắt doanh
nghiệp nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức và khó khăn. Nền kinh
tế thị trường càng phát triển, cạnh tranh càng không được thì mức độ rủi ro
càng cao. Trong kinh doanh, rủi ro do nhiều nguyên nhân khách quan như
thất thu các khoản nợ phải thu rất có thể xảy ra, gây ra nhiều thiệt hại tài
chính cho các doanh nghiệp. Hiểu được điều này, các doanh nghiệp cần lập
dự phòng, tiến hành hạch toán khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thực
hiện với các khách hàng nghi ngờ về khả năng có thể trả nợ theo đúng quy
định hiện hành để có thể hạn chế bớt thiệt hại và chủ động hơn về tài chính.
Vì vậy tôi quyết định chọn đề tài: “Kế toán dự phòng nợ phải thu khó
đòi ở Việt Nam hiện nay”. Đề án được chia làm ba phần:
- Phần 1: Cơ sở lý luận của kế toán dự phòng phải thu khó đòi
- Phần 2: Chế độ hiện hành về kế toán dự phòng phải thu khó đòi
- Phần 3: Một số ý kiến nhận xét và các biện pháp nhằm hoàn thiện kế
toán dự phòng phải thu khó đòi
Phạm Thị Loan Lớp KT 47 D
Đề án môn học Dự phòng phải thu khó đòi
Phần I: Cơ sở lí luận của kế toán dự phòng phải thu khó đòi
1. Khái niệm về dự phòng và dự phòng nợ phải thu khó đòi.
1.1 Khái niệm về dự phòng:

Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa
thực chi và chi phí kinh doanh, chi phí đầu tư tài chính của niên độ báo cáo
để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể sẽ xảy ra trong
Phạm Thị Loan Lớp KT 47 D
Đề án môn học Dự phòng phải thu khó đòi
niên độ lần sau. Dự phòng làm tăng tổng chi phí, do vậy nó đồng nghĩa với
sự tạm thời giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo – niên độ lập dự phòng.
1.2 Khái niệm về dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn
thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể không đòi
được do khách nợ không có khả năng thanh toán.
2. Mục đích của việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Đề phòng nợ phải thu thất thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ.
- Xác định giá trị thực của một khoản tiền nợ phải thu trên lập các báo cáo
tài chính năm báo cáo.
3. Chế độ hiện hành về lập và hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Khái quát chung về hệ thống văn bản kế toán dự phòng nợ phải thu
khó đòi ở Việt Nam.
Các khoản dự phòng (dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu
khó đòi, dự phòng giảm giá chứng khoản) lần đầu tiên được đề cập trong
thực hành kế toán năm 1997. Quy định về trích lập các khoản dự phòng
được sửa đổi, bổ sung theo thời gian phù hợp với sự đổi mới quy chế tài
chính và kế toán (như ban hành chuẩn mực kế toán kể từ cuối năm 2001);
theo đó, kể từ đầu năm 2002, trích lập các khoản dự phòng được thực hiện
theo thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31 – 12 – 2001 và sau đó được
thay thế bằng thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27 – 3 – 2006. Như vậy
thông tư số 13/2006 là văn bản pháp lý có hiệu lực hiện hành về trích lập dự
phòng.
Giới thiệu về thông tư 13/2006/TT-BTC
3.1. Đối tượng và điều kiện: là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều

kiện sau:
Phạm Thị Loan Lớp KT 47 D
Đề án môn học Dự phòng phải thu khó đòi
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ
về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý
hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này
phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế
ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các
công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ...) đã lâm vào
tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn,
đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc
đã chết.
Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ không có khả
năng thu hồi và được xử lý theo quy định tại điểm 3.4 dưới đây.
3.2. Phương pháp lập dự phòng:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá
hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu
khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên.
Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như
sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1
năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2
năm.
Phạm Thị Loan Lớp KT 47 D

Đề án môn học Dự phòng phải thu khó đòi
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3
năm.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã
lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích,
bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi
hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích
lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh
nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để
làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
3.3. Xử lý khoản dự phòng:
- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích
lập dự phòng theo các quy định tại điểm 3.2 nêu trên; nếu số dự phòng phải
trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không
phải trích lập;
- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu
khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp
phần chênh lệch;
- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải
thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập
khác.
3.4. Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi:
a. Nợ phải thu không có khả năng thu hồi bao gồm các khoản nợ sau:
- Đối với tổ chức kinh tế:
+ Khách nợ đã giải thể, phá sản: quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản
doanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm quyền
Phạm Thị Loan Lớp KT 47 D
Đề án môn học Dự phòng phải thu khó đòi
về giải thể đối với doanh nghiệp nợ, trường hợp tự giải thể thì có thông báo

của đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức.
+ Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: xác
nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký
kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không có
khả năng thanh toán.
- Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau:
+ Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối
với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ.
+ Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống
hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ.
+ Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ
trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền
địa phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả.
- Quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý xóa nợ không thu hồi được
của doanh nghiệp (nếu có).
Đối với khoản nợ phải thu quá hạn 3 năm trở lên mà không đủ chứng từ, tài
liệu chứng minh theo quy định thì lập Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp
để xem xét, xử lý theo quy định tại khoản này.
b. Xử lý tài chính:
Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được khoản chênh lệch
giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do người
gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặc người nợ, do
được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm
quyền khác).
Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanh
nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tài
Phạm Thị Loan Lớp KT 47 D
Đề án môn học Dự phòng phải thu khó đòi
chính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản
lý của doanh nghiệp.

Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp
phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoại bảng cân đối kế toán trong thời
hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi
được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu
hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác.
c. Khi xử lý khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi doanh nghiệp
phải lập hồ sơ sau:
- Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. Trong đó ghi rõ giá trị
của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực
tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được).
- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán,
biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý
hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh
nghiệp, tổ chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh được số nợ
tồn đọng và các giấy tờ tài liệu liên quan.
- Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được,
đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế
toán của doanh nghiệp.
d. Thẩm quyền xử lý nợ:
Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) hoặc Hội
đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên); Tổng
giám đốc, Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị
hoặc Hội đồng thành viên) hoặc chủ doanh nghiệp căn cứ vào Biên bản của
Hội đồng xử lý, các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết định
xử lý những khoản nợ phải thu không thu hồi được và chịu trách nhiệm về
Phạm Thị Loan Lớp KT 47 D
Đề án môn học Dự phòng phải thu khó đòi
quyết định của mình trước pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp xử
lý trách nhiệm theo chế độ hiện hành.
4. Các phương pháp xác định các chỉ tiêu ghi sổ kế toán liên quan đến dự

phòng phải thu khó đòi.
4.1. Phương pháp xác định ở Việt Nam
Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu có thể thất thu phù
hợp với quy định trong chế độ tài chính hiện hành, doanh nghiệp tính toán số
dự phòng cần phải lập theo một trong các cách sau:
Cách 1: Có thể ước tính một tỉ lệ nhất định (theo kinh nghiệm) trên
tổng doanh số thực hiện bán chịu:
Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu * Tỉ lệ ước tính
Cách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của
từng khách hàng, phân loại theo thời hạn ghi nợ. Các khách hàng quá hạn
được xếp loại khách hàng khó đòi, nghi ngờ. Doanh nghiệp cần thông báo cho
khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả bằng
phương pháp xác minh, để xác định số dự phòng cần lập theo số % có khả
năng mất (thất thu):
Dự phòng phải thu khó đòi cần lập = nợ phải thu khó đòi * số % có khả
năng mất.
Dự phòng nợ phải thu khó đòi hạch toán là chi phí quản lý doanh
nghiệp, nếu hòa nhập hạch toán là thu nhập khác.
4.2. Các phương pháp xác định ở Mỹ.
Khi doanh nghiệp áp dụng chính sách bán hàng tín dụng nhằm mục
đích tăng doanh thu và lợi nhuận thì doanh nghiệp phải chấp nhận một sự rủi
ro nhất định đối với các khoản phải thu khách hàng. Khi doanh nghiệp thực
sự không thu được tiền từ khách hàng thì các khoản nợ khó đòi trở thành chi
Phạm Thị Loan Lớp KT 47 D
Đề án môn học Dự phòng phải thu khó đòi
phí của doanh nghiệp. Hạch toán nợ khó đòi phải tuân thủ theo nguyên tắc
phù hơp giữa doanh thu và chi phí.
Có thể ước tính một khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp phải dựa trên số
liệu chi tiết các khoản phải thu khách hàng, thời hạn tín dụng và tình hình tài
chính của từng khách hàng cụ thể. Ngoài ra doanh nghiệp còn phải căn cứ vào

tình hình thanh toán kỳ trước để ước tính mức nợ khó đòi hợp lý. Có 2
phương pháp ước tính chi phí nợ khó đòi như sau:
Cách 1: Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào báo cáo thu nhập:
Chi phí nợ khó đòi ước tính = doanh thu bán chịu * tỉ lệ nợ khó đòi
Cách 2: Phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào bảng cân đối kế
toán:
- Phương pháp giản đơn:
Chi phí nợ khó đòi ước tính = số dư khoản phải thu cuối kỳ * tỉ lệ nợ khó
đòi
- Phương pháp theo thời gian nợ của từng khách nợ:
Cả hai phương pháp ước tính nợ khó đòi dựa vào báo cáo thu nhập và
phương pháp giản đơn dựa vào bảng cân đối kế toán đều dựa vào kinh
nghiệm để ước tính chi phí nợ khó đòi vì vậy kết quả thu được thường thiếu
chính xác. Vì vậy kế toán có thể sử dụng một phương pháp ước tính có độ
chính xác cao hơn đó là phương pháp ước tính nợ khó đòi theo thời gian nợ
của từng khách hàng. Đây là phương pháp theo dõi chi tiết thời gian nợ của
từng khách hàng qua đó xây dựng tỉ lệ nợ khó đòi cho từng khoảng thời gian
cụ thể. Nguyên tắc chung của phương pháp này là thời gian nợ quá hạn càng
lớn thì tỉ lệ nợ khó đòi càng cao.
5. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán dự phòng nợ phải thu khó
đòi.
5.1 Kết cấu tài khoản và nội dung phản ánh.
Phạm Thị Loan Lớp KT 47 D
Đề án môn học Dự phòng phải thu khó đòi
Tài khoản sử dụng: 139 – dự phòng nợ phải thu khó đòi
Bên Nợ:
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi;
- Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi.
Bên Có:
Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh

nghiệp.
Số dư bên Có:
Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.
5.2 Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
1. Cuối kỳ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ (đối với doanh
nghiệp có lập báo cáo tài chính giữa niên độ), doanh nghiệp căn cứ các khoản
nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó
đòi), kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc
hoàn nhập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán
này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước
chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi.
2. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ
hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử
dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hoàn nhập dự
phòng phải thu khó đòi).
Phạm Thị Loan Lớp KT 47 D