54 Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần Hoa Việt

lời nói đầu
Trong xu thế đổi mới của nền kinh tế nớc ta ,từ nền kinh tế bao cấp chyển sang
nền kinh tế thị trờng , với các chính sách đổi mới và nền kinh tế mở của đất nớc ta
đang dần dần hoà nhập với sự phát triển của các nớc trên thế giới. Ngày càng có
nhiều các doanh nghiệp , công ty đợc thành lập và phát triển không ngừng mang lại
nhiều lợi nhuận góp phần làm giàu cho nền kinh tế nớc ta.
Để tồn tại đợc các doanh nghiệp phải xác định các yếu tố đầu vào sao cho
mang lại lợi nhuận cao và có hiệu quả nhất.
trong nền kinh tế hiện nay , có nhiều công ty , doanh nghiệp nên việc cạnh tranh về
sản phẩm là một điều tất yếu
Vì vậy, để tồn tại và cạnh tranh dợc thì phải đa ra đợc các biện pháp sao cho
sản phẩm của mình đợc nhiều ngời tiêu dùng lựa chọn và sử dụng mang lại lợi nhuận
tối đa cho doanh nghiệp mình. Để làm đợc điều này một bộ phận không nhỏ góp
phần vào việc đa doanh nghiệp mình phát triển đó là việc tổ chức hạch toán công tác
kế toán sao cho hợp lý, chính xác, đa ra các biện pháp tham mu cho cấp trên để có
các quyết định đúng đắn đa doanh nghiệp đuổi kịp với sự phát triển hiện nay. Việc tổ
chức kế toán đúng hợp lý chính xác về chi phí luôn đem lại lợi nhuận cao cho doanh
nghiệp.với các đơn vị sản xuất yếu tố cơ bản để đảm bảo quá trình sản xuất đợc tiến
hành liên tục đó là vật liệu công cụ dụng cụ cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản
phẩm.
Đối với mọi sản phẩm chi phí nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ chiếm tỉ trọng
lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất cũng nh trong giá thành sản phẩm.Bởi vậy sau khi
đã xó một công trình đợc nhận thầu thì vấn đề mà các doanh nghiệp nói chung và
công ty cổ phần Hoa Việt nói riêng luôn phải qua tâm đến đó là vật liệu , công cụ
dụng cụ.
1
Các doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ vật liệu,công cụ dụng cụ từ khâu mua
đến khâu sử dụng vừa đáp ứng nhu cầu sản xuất ,vửa tiết kiệm hạ giá thành thấp.Để
làm đợc điều này các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý kinh tế
trong đó kế toán là một công cụ giữ vai trò trọng yếu.
Do công ty cổ phần Hoa Việt là một công ty chuyên xây dựng các công trình

giao thông là chủ yếu do đó việc cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là việc
hết sức cần thiết.Xuất phát từ những lý do trên dồng thời đợc sự hớng dẫn nhiệt tình
của cô giáo và các cô chú anh chị trong phòng kế toán của công ty em mạnh dạn
nghiêng cứu đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ ở
công ty cổ phần Hoa Việt" .Do thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề khó tránh
khỏi những khiếm khuyết vì vậy em rất mong và xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn
của cô giáo và các cán bộ kế toán của công ty để chuyên đề đợc hoàn thiện hơn.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề đợc chia làm ba phần
Phần 1: lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ
trong doanh nghiệp.
Phần 2: thực trạng hạch toán nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ ở công ty
cổ phần Hoa Việt.
Phần 3: một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vật
liệu ,công cụ dụng cụ ở công ty cổ phần Hoa Việt.
2
Phần I. Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán
Vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất.
1. Khái niệm đặc điểm và ý nghĩa của công tác tổ chức kế toán nguyên vật
liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất.
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc biểu hiện dới dạng vật hóa là một
trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất để tạo nên thực thể nh:
sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí , vải chỉ trong xí nghiệp may.
Khác với t liệu lao động , nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất
nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí sản
xuất kinh doanh. Khi tham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của lao động
nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo
ra hình thái vật chất sản phẩm về mặt giá trị.
Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động nhng không đủ tiêu chuẩn về tài sản cố

định vì giá trị thấp , thời gian sử dụng ngắn. Vì vậy mặc dù công cụ dụng cụ thờng
xuyên biến động vì nó đợc thu mua từ nhiều nguồn, nhiều nơi khác nhau và xuất
dùng cho nhiều đối tợng nên việc tổ chức kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ một cách
khoa học hợp lý là rất cần thiết.
2- Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của kế toán đối với công tác quản lý kinh tế, tài
chính và từ yêu cầu của doanh nghiệp nhiệm vụ của doanh nghiệp vật liệu là
Tổ chức ghi chép phơng án chính xác, kịp thời số lợng và chất lợng giá thành, giá
trị kinh tế của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhập- xuất- tồn kho vật liệu công cụ
dụng cụ tiêu hao sử dụng cho sản xuất.
3
Tổ chức hạch toán ban đầu vật liệu , xác định chứng từ, vật từ sử dụng ở doanh
nghiệp, quy định và phân công bộ phận lập chứng từ vật t , tổ chức luôn chuyển
chứng từ vật t đến các bộ phận liên quan.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu ,
công cụ dụng cụ , phát hiện và sử lý kịp thời vật liệu, công cụ dụng cụ thừa thiếu ,ứ
đọng kém phẩm chất ngăn ngừa sử dụng vật liệu công cụ dụng cụ lãng phí và có thể
tránh đợc tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hởng đến tiến độ kinh doanh.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), sổ kế toán chi tiết, kế
toán quản trị về vật liệu . Tuỳ theo doanh nghiệp mà lựa chọn áp dụng hình thức kế
toán.
Tham gia kiểm tra đánh giá lại vật liệu công cụ dụng cụ theo chế độ quy định
của nhà nớc, lập báo cáo kiểm tra về vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ công tác lãnh
đạo và quản lý điều hành phân tích kinh tế.
Lựa chọn phơng pháp hoạch toán chi tiết tổng hợp và thiết kế hệ thống sổ, tổng
hợp cho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Lựa chọn phơng pháp đánh giá hòng nhận xét một cách hợp lý để lấy căn cứ và
giá trị vật t báo cáo kho nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ .
II- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ
1. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ

Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ , gồm nhiều
loại, nhiều thứ có vai trò công dụng, tính chất lý hoá khác nhau và biến động thờng
xuyên liên tục. Muốn quản lý tốt vật liệu , công cụ dụng cụ bảo đảm cung cấp đầy đủ
cho sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải nhận biết đợc từng loại , từng thứ vật liệu
Phân loại vật liệu ,công cụ dụng cụ là việc sắp xếp vật liệu , công cụ dụng cụ
thành từng loại, từng nhóm cả về mắ hiện tợng và mặt giá trị. Trên cơ sở đó xây dựng
danh điểm vật liệu nhằm thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá
hoạch toán của tùng loại vật liệu . Do đó cần phải tiến hành phân loại vật liệu , công
cụ dụng cụ nhằm tạo điều kiện cho việc hoạch tón và quản lý vật liệu đợc tốt hơn.
4
1.1 Phân loại nguyên vật liệu
Tuỳ theo loại hình sản xuất của từng ngành và tuỳ theo vai trò công dụng của vật
liệu trong sản xuất kinh doanh mà có sự phân chia khác nhau song nhìn chung đợc
chia thành các loại sau:
a. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp
sản xuất vật liệu đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao đọng chính của doanh nghiệp mà sau
quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành lên thực thể vật chất chủ yếu của sant phẩm
(kể cả thành phần mua vào).
- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong sản xuất đợc
dùng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lợng sản
phẩm
- Nguyên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất
kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ nh -
ng do giá trị và vị trí quan trọng của nó trong nền kinh tế quốc dân cũng nh đặc điểm
bảo quản nhiên liệu khác với vật liệu khác lên nó đợc xếp ở một nhóm hàng riêng.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tuỳ dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc thiết bị phơng tiện vận tải.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại Vật liệu và thiết bị mà
doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản có thể sử dụng hay bán ra nớc ngoài.
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại nh bao bì, vật đóng gói các
loại vật t đặc trng.
b. Căn cứ vào mục đích , công dụng của từng loại vật liệu cũng nh nội dung quy
định phơng án chi phí vật liệu trên các tài khoản thì vật liệu của doanh nghiệp đợc
chia thành:
5
Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm
Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh phục vụ quản lý ở cá phân xởng tổ đội sản
xuất , bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu chia thành: vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự
gia công chế biến, nhập vốn góp liên doanh, vật liệu thu nhặt.
1.2 Phân loại công cụ dụng cụ
Cũng nh Nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất khác
nhau cũựng có sự phân chia khác nhau song nhìn chung đợc phân chia thành các loại
sau:
- Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất
- Dụng cụ đồ nghề
- Dụng cụ quản lý
- Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động
- Khuôn mâuc đúc các loại
- Lán trại tạm thời
- Các loại bao bì đựng hàng hoá vật liệu
- Trong công tác quản lý công cụ dụng cụ đợc chia thành 3 loại:
+ Công cụ dụng cụ lao động
+ Bao bì luôn chuyển
+ Đồ dùng cho thuê
Ngoài ra có thể chia thành công cụ dụng cụ đang dùng và công cụ dụng cụ trong
kho

2. Đánh giá nguyên vật liệu công cụ dụng cụ
Việc đánh giá nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là một vấn đề quaan trọng hòng tổ
chức kế toán nguyên vật liệu . Tính giá vật liệu công cụ dụng cụ là dùng tiền để biểu
hiện giá trị của chúng. Đành giá nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là xác định giá trị
6
ghi sổ kế toán nguyên vật liệu . Nguyên tắc cơ bản kế toán nguyên vật liệu công cụ
dụng cụ là hoạch toán theo giá thực tế tức là giá trị nguyên vật liệu phản ánh trên sổ
kế toán tổng hợp , trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán khác phải theo giá cụ
thể.
2.1 Giá thực tế của vật liệu công cụ dụng cụ nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu , công cụ dụng cụ bao gồm
các khoản cấp phép khác nhau.
+ Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mau vào ghi trên hoá đơn+ chi phí
thu mua+thuế nhập khẩu (nếu có)- các khoản giảm trừ.
Chi phí thu mua gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ kho tàng, bến bãi
Nh vậy đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp klhấu trừ trong giá
thực tế của vật liệu sẽ không bao gồm thuế VAT đa vào đợc khấu trừ. Ngợc lại đối
với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp trong giá thực tế còn
bao gồm cả thuế VAT đa vào. Các khoản thuế không đợc hoàn lai nh thuế nhập khẩu,
thế TTĐB (nếu có) cũng đợc tính vào giá thực tế cuat vật liệu mua ngoài (thu mua
trong nớc và nhập khẩu)
+ Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá thực tế nguyên
vật liệu công cụ dụng cụ xuất ra gia công+chi phí tra cho gia công+chi phí liên quan
khác
+ Với vật liệu tự sản xuất chế biến: Tính theo giá thành sản xuất thực tế
+ Với vật liệu, công cụ dụng cụ góp vốn liên doanh: giá thực tế là giá do hội đồng
góp vốn đánh giá
+ Với Vật liệu công cụ dụng cụ thu nhặt đợc, phế liệu thu hồi giá thực tế là giá
thực tế ớc tính.
2.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng

Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp mà xác định giá thực tế xuất
dùng nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ . Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các
biện pháp sau đây: (Nếu thay đổi phơng pháp phải giải thích rõ ràng)
7
a. Phơng pháp đơn giá bình quân
Theo phơng pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:
Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lợng vật liệu xuất dùng x đơn giá bình quân.
Trong đó đơn giá bình quân có thế tính theo 1 trong 3 cách sau:
Cách 1:
=
Cách này tuy đơn giản nhng độ chính xác không cao, hơn nữa việc tính toán
dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.
Cách 2:
=
Cách này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật
liệu trong thời kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến biến động của giá cả
của kỳ này
Cách 3:
=
Cách tính này khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên vừa chính xác
vừa cập nhật nhng lại tốn nhiều công sức tính toán nhiều lần.
b. Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)
Theo phơng pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc,
xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đ-
ợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc do vậy giá trị vật liệu tồn kho
cuối kì sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng . Phơng pháp này thích hợp
trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.
c. Phơng pháp nhập sau xuất trớc(LIFO)
Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc. Phơng
pháp này thích hợp với trờng hợp lạm phát giá cả.

8
d. Phơng pháp giá thực tế đích danh
Theo phơng pháp này nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc xác định giá trị
theo đơn chiếc hay từng lô hàng và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng
(trừ trờng hợp điều chỉnh). Khi xuất dùng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nào sẽ đ-
ợc tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ đó. Phơng pháp này đòi
hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi chặt chẽ từng lô hàng.
e. Đánh giá vật liệu công cụ dụng cụ theo giá hoạch toán
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn khối lợng chủng loại vật liệu nhiều
tình hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên vì vậy việc xác định giá thực tế của vật liệu
hàng ngày rất khó khăn tốn kém và phức tạp. Do đó có thể sử dụng giá hoạch toán để
hoạch toán tình hình nhập xuất hàng ngày.
Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quyết định phải có tính chất ổn định
và nó chỉ dùng ghi sổ kế toán nguyên vật liệu chứ không có ý nghĩa trong việc thanh
toán hay tính giá thành. Nh vậy hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi vào sổ chi
tiết giá trị nhập xuất. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán để ghi vào các sổ tổng
hợp và báo cáo .
Việc điều chỉnh giá hạch toán dựa theo công thức sau :
= x
Trong đó:
=
Nên sử dụng giá hạch toán đối với các doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập,
xuất tồn vật liệu nhiều, thờng xuyên, giá thực tế biến động lớn.
Nh vậy, doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, khả năng trình
độ quản lý mà sử dụng các phơng pháp tính giá của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất
dùng phù hợp với doanh nghiệp.
III Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
1. Chứng từ kế toán sử dụng.
9
Hệ thống chứng chỉ phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác tình hình nhập khẩu vật

liệu, công cụ dụng cụ là cơ sở tiến hành ghi chép trên thẻ kho và sổ kế toán. Nó đồng
thời còn là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lợng của từng loại
vật liệu, công cụ dụng cụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết đinh số
111/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1994 của bộ tài chính các chứng từ về vật liệu ,công cụ
dụng cụ bao gồm :
- Phiếu nhập khẩu mẫu 01-VT
- Phiếu xuất khẩu mẫu 02-VT
- Phiếu xuất khẩu kiêm vận chuyển nội bộ 03-VT
- Phiếu vật t theo hạn mức 04-VT
- Biên bản kiểm kê vật t 05-VT
- Thẻ kho 06-VT
- HĐBH 02- GTKT
- HDGTGT-01-GHKT
- Bảng kê bán lẻ hàng dịch vụ 05-GIGT
- HĐ cớc vận chuyển 03-BH
- Bảng kê thu mua hàng nông sản , lâm sản , thuỷ sản của ngời trực tiếp sản
xuất 04-GTGT
- Hoá đơn (GTGT)01- GHKT
- Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc có thể sử dụng thêm các chứng từ khác
tuỳ thuộc vào từng đặc điểm của Doanh Nghiệp. Những ngời lập chứng từ phải chịu
trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của chứng từ.
10
- Mỗi chứng từ kế toán về vật liệu phải tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời
gian do kế toán trởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp kịp thời
của các bộ phận cá nhân có liên quan.
2. Chi tiết vật liệu,công cụ dụng cụ
- Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng mà sử dụng các sổ (thẻ) kế
toán chi tiết sau.
- Sổ (thẻ) kho

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu,công cụ dụng cụ
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số d
Sổ (thẻ) kho (mẫu số 06 VT) đợc sử dụng theo dõi lợng nhập, xuất của từng
loại vật liệu,công cụ dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các
chỉ tiêu, tên nhãn hiệu, quy cách đơn vị tính, số vật liệu sau đó giao cho thủ kho để
hạch toán nghiệp vụ ở kho.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết còn có thể mở rộng thêm các bảng kê nhập, xuất,
bảng kê kuỹ kế, tổng hợp nhập, xuất kho vật liệu công cụ dụng cụ phục vụ cho việc
ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản nhanh chóng, kịp thời.
3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ
Vật liệu trong Doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác nhau và vậy hạch
toán vật liệu ,công cụ dụng cụ phải đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của
từng loại vật liệu luôn luôn là một đòi hỏi cấp bách đối với ngời làm kế toán. Trong
thực tế kế toán ở nớc ta hiện nay nói chung và các Doanh nghiệp khác nói riêng đang
áp dụng 3 phơng pháp kế toán chi tiếtNVL.
- Phơng pháp thẻ song song
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phơng pháp sổ số d
11
3.1 Ph¬ng ph¸p thỴ song song
Néi dung
- ë kho: Thđ kho dïng thỴ kho ®Ỵ ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp, xt vËt liƯu vỊ mỈt
sè lỵng. Mçi chøng tõ ghi mét dßng vµo thỴ kho, thỴ kho më cho tõng danh ®iĨm vËt
liƯu , ci th¸ng thđ kho ph¶i tiÕn hµnh tỉng céng sè nhËp, xt tÝnh ra sè tån kho vỊ
mỈt sè lỵng.
- ë phßng kh¸c: KÕ to¸n vËt liƯu më thỴ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liƯu t¬ng øng víi
thỴ kho më ë kho, thỴ nµy chØ theo dâi vỊ mỈt gi¸ trÞ. Hµng ngµy theo ®Þnh ky økhi
nhËn ®ỵc c¸c chõng tõ nhËp, xt do thđ kho chun tíi nh©n viªn kÕ to¸n vËt liƯu
ph¶i kiĨm tra, sau ®ã ghi vµo nghiƯp vơ nhËp, xt vµo c¸c thỴ cã liªn quan. Ci

th¸ng tiÕn hµnh céng thỴ ®èi chiÕu víi thỴ kho.
S¬ ®å h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liƯu theo ph¬ng ph¸p thỴ song song
¦u ®iĨm: Ghi chÐp ®¬n gi¶n, dƠ hiĨu dƠ kiĨm tra ®èi chiÕu
Nhỵc ®iĨm: ViƯc ghi chÐp cßn trïng lỈp gi÷a thđ kho vµ phßng kÕ to¸n vỊ chØ
tiªu, sè lỵng vµ gi¸ trÞ. Do viƯc kiĨm tra ®èi chiÕu chđ u tiÕn hµnh v¸o ci th¸ng
do vËy h¹n chÕ tèi ®a chøc n¨ng cđa kÕ to¸n.
Ph¬ng ph¸p nµy chØ ¸p dơng thÝch hỵp cho c¸c Doanh nghiƯp cã Ýt chđng lo¹i vËt
liƯu ,c«ng cơ dơng cơ khèi lỵng c¸c nghiƯp vơ nhËp xt Ýt kh«ng thêng xuyªn vµ
tr×nh ®é nghiƯp vơ chuyªn m«n cđa c¸c bé phËn kÕ to¸n cßn h¹n chÕ.
12
P Nhập kho
Thẻ kho
P Xuất kho
Thẻ
hoặc sổ
chi tiết
VẬT
LIỆU
Bảng tổng
hợp N- X- T
PNK
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Kế toán
tổng hợp
3.2 Ph¬ng ph¸p sỉ ®èi chiÕu lu©n chun
Néi dung
- ë kho: Më thỴ kho ( sỉ chi tiÕt ) ®Ĩ theo dâi sè lỵng tõng danh ®iĨm vËt liƯu
,c«ng cơ dơng cơ

- ë phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n më sỉ ®èi chiÕu lu©n chun ®Ĩ h¹ch to¸n sè lỵng vµ
gi¸ trÞ cđa tõng danh ®iĨm vËt t. Ci th¸ng tiÕn hµnh kiĨm tra ®èi chiÕu sè liƯu gi÷a
sỉ ®èi chiÕu lu©n chun víi thỴ kho vµ c¸c sỉ kÕ to¸n tỉng hỵp.
S¬ ®å h¹ch to¸n vËt liƯu theo ph¬ng ph¸p sỉ ®èi chiÕu lu©n chun
¦u ®iĨm: khèi lỵng ghi chÐp cđa kÕ to¸n ®ỵc gi¶m bít chØ ghi mét lÇn vµo ci
th¸ng.
Nhỵc ®iĨm:viƯc ghi sỉ vÉn cßn trïng lỈp nªn viƯc kiĨm tra ®èi chiÕu gi÷a kho
vµ phßng kÕ to¸n chØ tiÕn hµnh vµo ci th¸ngnªn h¹n chÕ viƯc kiĨm tra trong c«ng
t¸c qu¶n lý.
13
P Nhập kho
Thẻ kho
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu luân
chuyển
Kế toán tổng hợp
Thẻ kho
P Xuất kho
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Phơng pháp này thích hợp với doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập xuất
không nhiều, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ do vậy
không có điều kiện ghi chép theo dõi kế toán tình hình nhập xuất hàng ngày
3.3 Phơng pháp sổ số d
Nội dung
ở kho: theo phơng pháp sổ số d công việc cụ thể tại kho giống nh hai phơng
pháp trên, định kỳ sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập,
xuất theo từng vật t quy định sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế

toánkèm theo các chứng từ nhập xuất vật t.
Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn cuối tháng theo từng danh điểm
vật t vào sổ số d. Sổ này đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày
kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ song thủ kho phải gửi về phòng kế toán để
kiểm tra và tính thành tiền.
ở phòng kế toán: định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Sau đó lập bảng luỹ
kế nhập, xuất, tồn kho vật t dựa trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất vật t
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d
14
.

¦u ®iĨm: khèi lỵng ghi chÐp cđa kÕ to¸n ®ỵc gi¶m bít c«ng viƯc ®ỵc tiÕn hµnh
®Ịu trong th¸ng.
Nhỵc ®iĨm: kÕ to¸n chØ ghi chÐp theo gi¸ trÞ nªn c¸c sè liƯu kÕ to¸n kh«ng thĨ
lít ®ỵc sè hiƯn cã vµ t×nh h×nh t¨ng gi¶m cđa tõng lo¹i vËt liƯu, c«ng cơ dơng cơ mµ
ph¶i xem sè liƯu trªn thỴ kho.
4. C¸c ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n tỉng hỵp nguyªn vËt liƯu, c«ng cơ dơng cơ .
T thc vµo ®Ỉc ®iĨm kinh doanh cđa c¸c doanh nghiƯp mµ ¸p dơng ph¬ng ph¸p
h¹ch to¸n cho phï hỵp. Cã hai ph¬ng ph¸p ®Ĩ doanh nghiƯp lùa chän ®ã lµ ph¬ng
ph¸p kª khai thêng xuyªn vµ ph¬ng ph¸p kiĨm kª ®Þnh kú.
a. ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn
15
Phiếu
nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất
kho
Sổ số dư
Kế toán tổng hợp

Phiếu giao
nhận chứng
từ nhập
Bảng luỹ kế
N_X_T
Phiếu giao
nhận chứng
từ xuất

Ghi hàng ngày
Ghi đònh kỳ
Quan hệ đối
Ghi cuối tháng
Khái niệm: là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có trong biến
động tăng giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên liên tục trên các tài khoản phản
ánh từng loại hàng tồn kho.
phơng pháp này đợc nhiều doanh nghiệp áp dụng vì nó có độ chính xác cao và
cung cấp thông tin hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật nhng nó lại có nhợc
điểm là với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t hàng hoá có gía trị thấp th-
ờng xuyên xuất dùng, xuất bán sẽ tốn rất nhiều công sức.
Các tài khoản sử dụng
TK 151 hàng mua đang đi đờng
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế các loại hàng hoá vật t mua
ngoài nay thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cha về nhập kho hoặc đã về
nhng cha kiểm nghiệm.
Kết cấu
Bên nợ: phản ánh giá trị hàng hoá vật t đang đi đờng
Bên có: phản ánh giá trị hàng hoá đi đờng về nhập kho
D nợ: giá trị hàng hoá mua nhng cha về nhập kho
TK 152 _ nguyên vật liệu

TK này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm các loại vật liệu
theo giá thực tế
Kết cấu
Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong
kỳ ( mua hàng, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng )
Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ
theo giá thực tế( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt )
D nợ: giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho
TK153_ công cụ dụng cụ
TK này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các loại công cụ
dụng cụ theo giá thực tế của doanh nghiệp
16
Kết cấu
Bên nợ: giá trị công cụ dụng cụ nhập kho đánh giá tăng, phát hiện thừa
Bên có: giá trị công cụ dụng cụ xuất kho, đánh giá giảm, phát hiện thiếu
D nợ: giá trị thực tế công cụ dụng cụ tồn kho
a Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu,công cụ dụng cụ .
* Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp khấu trừ
- Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về
Căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho,
kế toán ghi
Nợ TK 152, 153: giá thực tế vật liệu
Nợ TK 133: thuế VAT
Có TK 331, 111,112,141 tổng giá thanh toán
Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu thơng mại hay giảm giá hàng
mua ( do kém phẩm chất )hoặc vật liệu đã mua nay trả lại chủ hàng
Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng trả lại
Nợ TK 111,112: số tiền đợc ngời bán trả lại
Nợ TK 138: số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 152,153: giảm giá hàng mua, chiết khấu thơng mại, hàng mua

trả lại theo giá không thuế
Có TK 133(1): thuế GTGT đầu vào giảm tơng ứng
Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu thanh toán khi mua hàng do
thanh toán tiền hàng trớc hạn
Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả
Nợ TK 111,112: số tiền ngời bán trả lại
Nợ TK 138(8): số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 515: số CKTT đợc hởng
-Trờng hợp thừa so với hoá đơn
17
+ Nếu nhập kho toàn bộ số vật liệu( kể cả số thừa) khi nhập kho, kế toán phản
ánh toàn bộ số thực nhập
Nợ TK 152,153: trị giá toàn bộ số hàng
Nợ TK 133(1):thuế GTGT tính theo số hoá đơn
Có TK 331: trị giá thanh toán
Có TK 338(1): trị giá hàng thừa( cha có VAT )
Căn cứ vào quyết định xử lý ghi
Nếu trả lại cho ngời bán
Nợ TK 338(1): trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152,153: trả lại số thừa
Nếu đồng ý mua tiếp số thừa
Nợ TK 338(1): trị giá hàng thừa
Nợ TK 133: thuê GTGT của hàng thừa
Có TK 331: tổng giá thanh toán
Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập
Nợ TK 338(1): trị giá hàng thừa
Có TK 711: số thừa không rõ nguyên nhân
+Nếu nhập theo số hoá đơn
Khi nhập kho ghi nhận số nhập, số thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi
Nợ TK 002

Khi xử lý ghi Có TK 002
Đồng thời căn cứ vào cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:
Nếu đồng ý mua tiếp số thừa kế toán ghi
Nợ TK 152: trị giá hàng thừa
Nợ TK 133: thuế GTGT
Có TK 331: tổng giá thanh toán
Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác
18
Nợ TK 152: giá trị hàng thừa
Có TK 711: số thừa không rõ nguyên nhân
- Trờng hợp thiếu so với hoá đơn
Kế toán chỉ ghi tăng vật liệu theo giá trị hàng thực nhận số thiếu căn cứ vào
biên bản kiểm nhận phải thông báo cho bên bán biết và kế toán ghi sổ nh sau:
+ Khi nhập kho
Nợ TK 152: số thực nhập
Nợ TK 138: số thiếu
Nợ TK 133: thuế GTGT
Có TK 331: tổng giá thanh toán
+ Khi xử lý: nếu ngời giao bán tiếp số hàng còn thiếu
Nợ TK 152: trị giá số thiếu
Có TK 138(1): đã xử lý
Nếu ngời bán không còn hàng
Nợ TK 331: ghi giảm số tiền phải trả ngời bán
Có TK 138(1): xử lý số thiếu
- Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh
hợp đồng
Số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán, khi xuất kho giao
trả cho chủ hàng hoặc đợc giảm giá kế toán ghi
Nợ TK 331,111,112: tổng giá thanh toán
Có TK 152: trị giá hàng mua

Có TK 133: thuế GTGT tơng ứng
- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ: hàng hoá cha có hoá đơn
Nếu trong tháng có hoá đơn về thi ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng hoá
đơn vẫn cha về thì ghi sổ theo giá thanh toán
19
Nợ TK 152
Có TK 331
Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế theo
một trong 3 cách sau:
Cách 1: xoá giá tạm ứng bằng bút toán đỏ, ghi giá thực tế bằng bút toán thờng
Cách 2: ghi số chênh lệch giữa số tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ
hoặc bút toán thờng
Cách 3: dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm ứng đã ghi, ghi
lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.
- Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về
Kế toán ghi hoá đơn vào tập hồ sơ mua hàng đang đi đờng
Nếu trong tháng hang không vềthì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng vẫn
cha về thì kế toán ghi:
Nợ TK 151: trị gí hàng mua
Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào
Có TK 111,112,331,141
Sang tháng sau, khi hàng về kế toán ghi:
Nợ TK 152,153: nếu nhập kho
Nợ TK 621,627,641,642: nếu sử dụng sản xuất kinh doanh
Có TK 151: hàng đi đờng kỳ trớc đã về
- Trờng hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công
chế biến
Nợ TK 152: giá thành sản xuất thực tế
Có TK 154 : giá thành thực tế nhập kho

-Các trờng hợp tăng vật liệu khác
20
Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu cúa doanh nghiệp
còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh nhận góp vốn liên doanh, đánh giá tăng,
thừa . kế toán ghi
Nợ TK 152,153: giá thực tế vật liệu tăng thêm
Có TK 411: nhận cấp phát, nhận góp vốn
Có TK 711: nhận viện trợ, biếu tặng
Có TK 412: đánh giá tăng vật liệu
Có TK 336: đi vay
Có TK 632,338
Có TK 621,627,641,642,154: dùng không hết hoặc phế liệu thu hồi
nhập kho
*Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp trực tiếp
Do phần thuế GTGT đợc tính vào giá thực tế vật liệu nên khi kế toán ghi vào
TK 152 theo tổng giá thanh toán.
Nợ TK 152: giá thực tế vật liệu mua ngoài
Có TK 111,112,331,311
Số CKTM, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại
Nợ TK 111,112,331,138(8)
Có TK 152
Số CKTT đợc hởng khi mua hàng đợc ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính.
Nợ TK 111,112,138(8),331
Có TK 515
b. Hạch toán tình hình giảm vật liệu
- Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh
Căn cứ vào mục đích xuất dùng kế toán ghi
Nơ TK 621,627,641,642,241: giá thực tế vật liệu xuất dùng
Có TK 152
21

- Xuất góp vốn liên doanh
Căn cứ vào giá gốc của vật liệu xuất góp vốn giá trị vốn góp đợc liên doanh
chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào
TK 412. Kế toán ghi
Nợ TK 222: giá trị góp vốn liên doanh dài hạn
Nợ TK 128: giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn
Nợ ( hoặc Có) TK 412: phần chênh lệch
Có TK 152: giá thực tế vật liệu xuất
- Xuất thuê ngoài gia công chế biến
Nợ TK 154: giá thực tế vật liệu xuất chế biến
Có TK 152: giá thực tế
Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp
kê khai thờng xuyên
22

23
TK 151 TK 151, 153 TK 621
(1) (9)
TK 111,112,331
TK 333
TK 411
TK 154
TK 128,222
TK 338.1
TK 412
TK627,641,642
TK 632
TK 154
TK 128,222
TK 138.1

TK 412
TK 333
(2)
TK 142.1
(10)
(13)
(14)
(15)
(16)
(17)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(12)(11)
(1): Hàng đang đi đờng
(2): Thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản
(3): Thuế nhập khẩu
(4): Nhận vốn góp liên doanh
(5): Nhập kho tự chế biến hoặc thuê ngoai da công
(6): Nhận lai vốn góp liên doanh
(7): Phát hiện thừa khi kiểm ke
(8): Chênh lệch tăng do đánh giá lại
(9): Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm
(10): Xuất dùng cho quản lý, phục vụ sản xuất, xây dựng cơ bản
(11): Xuất công cụ dụng cụ hoặc phân bổ nhiều lần
(12): Phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh
(13): Xuất bán, gửi bán

(14): Xuất tự chế thuê ngoài gia công
(15) : Xuất góp vốn cho liên doanh
(16) : Phát hiện thừa cho sử lý
(17) : Chênh lệch giảm do đánh giá lại
- Giảm do vay tạm thời
Nợ TK 138(8) do các cá nhân, tập thể vay tạm thời
Nợ TK 336 : Cho vay nội bộ tạm thời
Có TK 152 : Giá thực tế vật liệu cho vay
- Giảm do các nguyên nhân khác (nhợng bán, trả lơng, thởng biếu tăng, phát
hiện thiếu )
- Nợ TK 632: Nhợng bán xuất trả lơng, trả thởng, biếu tặng
- Nợ TK 632: Thiếu trong định mức tại kho
- Nợ TK 138(1) Thiếu không rõ nguyên nhân
- Nợ TK 138, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng
24
Có TK152 giá thực tế vật liệu thiếu
c. Đặc điểm hạch toán ccdc theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Tái khoản sử dụng và phơng pháp hạch toán.
Để quản lý, theo dõi và phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho công cụ dụng cụ kế
toán sử dụng TK 153 công cụ dụng cụ.
Tài khoản này đợc chia làm 3 tài khoản cấp 2.
- TK 1531: Công cụ dụng cụ.
- TK1532: Bao bì luân chuyển.
- TK1533: Đồ dùng cho thuê.
Tài khoản về nội dung và phơng pháp hạch toán tơng tự tài khoản 152 tuy
nhiên vừa là t liệu lao động nên hach toán xuất dùng công cụ dụng cụ có một số khác
biệt.
Phơng pháp hạch toán công cụ dụng cụ xuất dùng.
Khi xác định công cụ dụng cụ cần căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng
cũng nh thời gian tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công cụ dụng cụ

để xác định số lần phân bổ công cụ dụng cụ.
Trờng hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lợng không nhiều với mục đích thay
thế, bổ sung một phần công cụ dụng cụ cho sản xuất thì toàn bộ giá trị sẽ tính hết vào
chi phí trong kỳ(gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị).
Nợ Tk 627, 641, 642
Có TK 153(1): toàn bộ giá trị xuất dùng
Trờng kợp xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị lớn và tham gia vào hoạt động
sản xuất kinh doanh trên 1 năm tài chính thì áp dụng phân bổ hai lần (50% giá trị).
Kế toán ghi
BT1: Nợ TK 242
Có TK 153(1)
BT2: Phân bổ 50% giá trị xuất dùng
25