102 Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty giầy Thượng đình - Hà Nội

Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trờng, để tồn tại đứng vững và phát triển mỗi doanh nghiệp
phải tự tìm ra hớng đi,tự tổ chức thực hiện sản xuất-kinh doanh một cách phù hợp sao
cho từ khi doanh nghiệp bỏ vốn ra cho đến khi thu đợc vốn về chi phí bỏ ra là ít nhất
nhng lại có hiệu qu¶ cao nhÊt. Cã nh vËy doanh nghiƯp míi bï đắp đợc tất cả các chi
phí bỏ ra, đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà Nớc, cải thiện đời
sống cho ngời lao động và thực hiện tái sản xuất mở rộng góp phần xây dựng và phát
triển nền kinh tế. Để đạt đợc điều đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm và quản
lý chi phí một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ quá trình sản xuất đến quá trình kinh
doanh.
Trong doanh nghiƯp s¶n xt, chi phÝ vËt liƯu thêng chiếm một tỷ trọng rất lớn
trong giá thành sản phẩm cũng nh trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy các
doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức
tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất một cách tối đa song vẫn đảm bảo
chất lợng sản phẩm một cách tốt nhất. Việc tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu
sẽ giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp có đợc những thông tin kịp thời và chính xác để
lựa chọn phơng án sản xuất- kinh doanh một cách tốt nhất; lập dự toán chi phí nguyên
vật liệu đảm bảo cung cấp đủ, đúng chất lợng và kịp thời cho sản xuất, giúp cho quá
trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng đúng kế hoạch đồng thời xác định đợc nhu cầu
nguyên vật liệu dự trữ (tồn kho) hợp lý, tránh gây ứ động vốn và nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn lu động.
Công ty giầy Thợng Đình là một công ty có qui mô lớn, mặt hàng sản xuất kinh
doanh chủ yếu là giầy vải nên số lợng các loại nguyên vật liệu hàng năm công ty nhập
về vừa lớn, vừa phong phú và đa dạng về chủng loại. Chính vì vậy công tác kế toán
nguyên vật liệu ở công ty rất đợc chú trọng và đợc xem là một bộ phận quản lý không
thể thiếu đuợc trong toàn bộ công tác quản lý của công ty.
Trong thời gian thực tập tại phòng Kế toán- Tài chính công ty giầy Thợng Đình,
nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong quá trình sản
xuất, đợc sự hớng đẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Quí Liên và sự giúp đỡ của các cán
bộ nhân viên phòng Kế toán, em đà đi sâu nghiên cứu đề tài " Hạch toán nguyên vật
liệu tại công ty giầy Thợng đình -Hà Nội" để hiểu rõ hơn về thực tiễn công tác kế

toán NVL tại công ty, kết hợp với những lý luận đà đợc học nhằm tìm ra những biện
pháp góp phần hoành thiện hơn nữa công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty.
Nội dung của luận văn, ngoài phần mở đầu và kết luận, gồm 3 phần:
Phần I: Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

1


Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty giầy Thợng Đình-Hà
Nội.
Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị về hạch toán nguyên vật liệu ở công ty giầy Thợng Đình- Hà Nội.
Do thời gian cũng nh trình độ nhận thức và khả năng ngiên cứu của bản thân có
hạn nên chắc chắn chuyên đề còn nhiều thiếu sót. Em rất mong đợc sự góp ý của thầy
giáo, các cô chú, anh chị phòng Kế toán-Tài chính trong công ty cùng toàn thể các bạn
bè để luận văn này đợc hoàn chỉnh hơn.

Phần I.

2


Lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu
trong các doanh nghiệp sản xuất.

I. Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu
trong các doanh nghiệp sản xuất .

1.Khái niệm, đặc diểm của nguyên vật liệu (NVL) trong quá trình sản
xuất.
a. Khái niệm.

NVL là đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là
cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Trong đó:
Nguyên liệu: Là những đối tợng lao động cha qua chế biến công nghiệp
Vật liệu: Là những đối tợng lao động đà qua chế biến.
b.Đặc diểm.
NVL có một số đặc điểm sau:
NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất hoá nh sắt thép trong doanh nghiệp
cơ khí, bông trong xí nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may mặc...
NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định.
Khi tham gia vào một quá trình sản xuất, dới tác động của lao động, NVL bị
tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất
của sản phẩm.
NVL là một bộ phận thuộc tài sản lu động, giá trị NVL tồn kho là vốn lu động
dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp.

2.Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể
sản phẩm nên NVL đóng một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất : Sẽ không thể
tiến hành sản xuất nếu không có NVL, thêm vào đó việc cung cấp NVL có đầy đủ, kịp
thời và đảm bảo chất lợng ảnh hởng rất lớn đến kết quả sản xuất của doanh nghiệp...Vì
vậy công tác quản lý NVL đều đợc các doanh nghiệp hết sức quan tâm.
Trên các phơng diện khác nhau, NVL đều giữ một vị trí quan trọng trong quá
trình sản xuất :
Về mặt chi phí:

3


Do giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra nên

chi phí NVL thêng chiÕm tû träng lín trong toµn bé chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm. Vì vậy chỉ cần một sự biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hởng trực tiếp dến
những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận, giá thành
sản phẩm...
Về mặt hiện vật:
Do là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm do đó NVL là yếu tố quyết định
đến chỉ tiêu chất lợng sản phẩm.
Về mặt vốn:
NVL là một thành phần quan trọng của vốn lu động trong doanh nghiệp. Để nâng
cao hiệu quả sử dụng vốn lu động cần tăng tốc độ lu chuyển của vốn và điều đó không
thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả.

3.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu .
Trong cơ chế thị trờng, để tạo ra sản phẩm ngày càng nhiều, phong phú đa dạng
về chủng loạI, đòi hỏi khối lợng NVL ngày càng tăng, trong khi đó NVL sản xuất
trong nớc cha đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, nhiều NVL còn phải nhập ngoại. Vì vậy,
cần phải quản lý tốt NVL, tìm biện pháp sử dụng NVL tiết kiệm hợp lý nhng vẫn đảm
bảo chất lợng sản phẩm dợc sản xuất ra.
Quản lý tốt NVL sẽ hạn chế dợc những mất mát, h hỏng, giảm bớt những rủi ro
thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần giảm
bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh
doanh. Quản lý tốt NVL còn là điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá
tài sản của doanh nghiệp một cách đầy đủ, xác thực và đảm bảo tính trung thực khách
quan của thông tin trình bày trên các báo tài chính của doanh nghiệp.
Với ý nghĩa đó, việc quản lý NVL trong các doanh nghiệp đòi hỏi phải đợc tổ
chức chặt chẽ ở nhiều khâu khác nhau từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử
dụng.
ở khâu thu mua : NVL là tài sản dự trữ sản xuất , thờng xuyên biến động, các
doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành thu mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá
trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho những nhu cầu khác của doanh nghiệp.

Khâu thu mua phải quản lý về số lợng, qui cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu
mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp vói kế hoạch sản xuất
kinh doanh cđa doanh nghiƯp.
♦ ë kh©u sư dơng : Sư dụng NVL hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự
toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành s¶n

4


phẩm, tăng thu nhập tích luỹ của doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu này cần phải tổ
chức tốt các việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng NVL trong sản xuất kinh
doanh.
ở khâu bảo quản : Cần phải tỉ chøc tèt kho tµng, bÕn b·i, thùc hiƯn dóng chế
dộ bảo quản đối với từng loại NVL, đảm bảo an toàn, tránh h hỏng, mất mát.
ở khâu dự trữ : Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối
thiểu cho từng loại NVL đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành bình thờng, không bị ngừng trệ hay gián đoạn do việc mua và cung ứng không kịp thời hoặc
lâm vào tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.

4. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý nguyên vật liệu.
Tổ chức công tác hạch toán NVL là điều kiện quan trọng không thể thiếu trong
việc quản lý NVL, giúp cho nhà quản lý có đợc những thông tin kịp thời và chính xác,
từ đó cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, cũng nh
dự trữ và sử dụng NVL hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tợng h hỏng, mất mát và
lÃng phí NVL trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.
Để thực hiện tốt vai trò của mình công tác kế toán NVL cần phải thực hiện các
nhiệm vụ sau:
Phản ánh chính xác, kịp thời, trung thực số lợng, chất lợng và giá thành thực tế
NVL thu mua. Từ đó kiểm tra và giám sát đợc tình hình thùc hiƯn kÕ ho¹ch cung øng
vËt t kü tht phơc vụ cho sản xuất và các khoản chi phí thu mua khác.
Tập hợp đầy đủ chính xác số lợng, giá trị NVL xuất kho, NVL thực tế tiêu hao

cho sản xuất, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao sử dụng NVL có phù
hợp với nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị doanh nghiệp hay
không.
Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng thức kế toán
hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về
tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Tiến hành kiểm kê, phân tích, dánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình
hình thanh toán với ngời bán và tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh
doanh.

II. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.

1. Phân loại nguyªn vËt liƯu.

5


Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL bao gồm rất nhiều loại, thứ khác nhau,
có vai trò công dụng và tính năng lý, hoá khác nhau. Để có thể quản lý và tổ chức hạch
toán một cách chặt chẽ từng loại, thứ NVL phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp,
cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức thích hợp.
Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại, thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một
đặc trng (tiêu thức) nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và
hạch toán.
Tuỳ theo từng doanh nghiệp, tuỳ theo các tiêu thức phân loại mà NVL dợc phân
loại khác nhau. Nhìn chung NVL đợc phân loại theo một số tiêu thức chính sau:
Căn cứ vào vai trò và công dụng của NVL
NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến): là
những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ là cơ sở vật chất chủ yếu
cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm.

NVL phụ: là những NVL có tác dụng trong quá trình sản xuất, đợc sử dụng kết
hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm hoặc
đợc sử dụng để duy trì cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc đợc dùng để
phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật hay nhu cầu quản lý.
Nhiên liệu: là những loại vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than
bùn, củi, xăng, dầu,... Nhiên liệu tồn tại ở cả ba dạng lỏng, khí, rắn. Thực chất nhiên
liệu là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sản
xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng một vai trò quan trọng
trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn
khác với vật liệu thông thờng.
Phụ tùng thay thế: là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng, sửa chữa
TSCĐ của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dỡng, sửa chữa
khôi phục năng lực hạot động của TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự
trữ các loại phụ tùng thay thế.
Thiết bị và vật liệu XDCB : là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động
XDCB, tái tạo TSCĐ.
Phế liệu thu hồi: là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh
để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.
Cách phân loại nh trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh
doanh. tuy nhiên, cũng có trờng hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc
đợc sử dụng nh vật liệu chính, có lúc lại đợc sử dụng nh vật liệu phụ. Do đó, khi phân
loại vật liệu cần phải căn cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng. Hạch toán theo cách
phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi
loại vật liệu.
6


Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất.
NVL sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất
sản phẩm. Gồm có:

NVL trực tiếp: là các loại NVL trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm.
NVL gián tiếp: là các loại NVL tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản
xuất sản phẩm ( Thờng là chi phí cố định nh chi phí dầu mỡ bảo dỡng máy móc).
NVL sử dụng cho bán hàng.
NVL sử dụng cho quản lý DN.
Căn cứ vào nguồn hình thành.
NVL mua ngoài: Là những NVL sử dụng cho sản xuát kinh doanh dợc DN
mua ngoài thị trờng. Mua ngoài là phơng thức cung ứng NVL thờng xuyên của mỗi
DN.
NVL tự sản xuất:Là những NVL do DN tự chế biến hay thuê ngoài chế biến để
sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau.
NVL nhận ghóp vốn liên doanh hoặc đợc biếu tặng, cấp phát.
Phế liệu thu hồi:Là những NVL bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể đợc
tái sử dụng hoặc đem bán.
Căn cứ vào quyền sở hữu .
NVL thuộc sở hữu của DN.
NVL không thuộc sở hữu của DN.
Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số l ợng và giá trị đối với từng thứ, loại vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu, DN phải xây
dựng "Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi của từng thø vËt liƯu, m·
hiƯu, qui c¸ch cđa vËt liƯu, sè hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán
của vật liệu. Số hiệu để chỉ từng thứ vật liệu gọi là số danh điểm vật liệu. Hệ thống số
danh điểm vật liệu đợc xây dựng theo nguyên tắc phân loại. Mỗi số danh điểm bao gồm
nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt
trong điều kiện cơ giới hoá công tác tác hạch toán, nó cung cấp thông tin cho quản lý,
trong đó thể hiện qui cách đơn vị, mà số, là căn cứ để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch toán
ở DN.
Sổ danh điểm vật liệu.
Ký hiệu

Tên, nhÃn
Đơn vị tính
hiệu, qui cách

Đơn giá

Ghi chú

Nhóm vật liệu Danh ®iÓm
7


2.Tính giá nguyên vật liệu.
Tính giá vật liệu là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu.
Tính giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những
nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất.
Đánh giá vật liệu trong các DN sản xuất có ý nghĩa quan trọng trong công tác
hạch toán và quản lý vật liệu. Thông qua việc đánh giá vật liệu kế toán mới ghi chép
đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá trị vật liệu mua vào, giá trị vật liệu
tiêu hao trong quá trình sản xuất-kinh doanh, từ đó xác định đợc chính xác giá trị sản
phẩm sản xuất trong kỳ, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho ngời quản lý, góp phần
quản lý có hiệu quả các hoạt động về thu mua vật liệu và quá trình sản xuất sản phẩm
của DN.
Nguyên tắc cơ bản đánh giá vật liệu là theo giá thực tế, nhng do đặc điểm của
NVL là thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh, và yêu cầu của kế
toán là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất hàng ngày của vật liệu, nên ngoài
việc dùng giá thực tế việc đánh giá vật liệu còn có thể sử dụng giá hạch toán.
Giá thực tế của NVL là loại giá đợc xác định dựa trên những căn cứ khách quan,
đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của
DN để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân

chuyển NVL và nó đợc dùng để ghi nhận NVL tồn kho vào các báo cáo kế toán.
Giá hạch toán là loại giá ổn định, đợc xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, thờng
dựa trên giá thực tế cuối kỳ trớc hay giá kế hoạch kỳ này. Nh vậy, giá hạch toán là loại
giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ
hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế.

a.Xác định giá NVL nhập kho.
NVL nhập kho chủ yếu đợc tính bằng giá thành thực tế. Cá biệt chỉ có một vài
số ít trờng hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho NVL. Chẳng hạn, khi
NVL nhập kho nhng cha có chứng từ hoá đơn, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để
ghi sổ, đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán
thành giá thực tế cho lô NVL đó.
Giá thực tế của NVL nhập vào đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập nh sau:
Đối với NVL mua ngoài.
Giá thực tế
= Giá ghi trên hoá + Chi phí
Các khoản giảm
8


vật liệu nhập
đơn ngời bán
thu mua
giá(nếu có)
Trong đó:
Giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, nếu có):
Nếu DN tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua là giá cha tính
thuế.
Nếu DN tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua là giá có thuế.
Chi phí thu mua thờng bao gồm:

Chi phí vận chuyển bảo quản.
Chi phí thuê kho , bÃi.
Chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua.
Hao hụt trong định mức khi mua.
Công tác phí của ngời đi mua.
Đối với NVL sản xuất:
Giá thực tế
vật liệu nhập

=

Giá vật liệu
+
xuất để chế biến

Chi phí chế
biến khác

Đối với NVL do Nhà Nớc cấp hoặc cấp trên cấp:
Giá thực tế
vật liệu nhập

=

Giá trị vật liệu ghi
+
trên biên bản bàn giao

Chi phí tiếp
nhận (nếu có)

Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế
vật liệu nhập

=

Giá trị góp vốn
thoả thuận

+

Chi phí liên quan đến
việc tiếp nhận(nếu có)

Đối vớí NVL nhận do tặng thởng, viên trợ:
Giá trị do hội đồng bàn
Giá thực tế
=
giao xác định trên cơ sở
vật liệu nhập
giá thị trờng

+

Chi phí liên
quan (nếu có)

Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá
thu hồi tối thiểu.

b. Xác định giá NVL xuất kho.
Việc tính giá thực tế NVL xuất kho đợc căn cứ vào đặc điểm hoạt động của
từng DN, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán.
Có nhiều phơng pháp đợc sử dụng ®Ĩ tÝnh gi¸ NVL xt dïng. DN cã thĨ lùa
chän một trong các phơng pháp sau nhng phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc nhất quán
trong hạch toán (nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng).

9


b1. Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này dựa trên cơ sở thực tế xuất vật liệu ở lô nào thì dùng giá mua
thực tế của lô đó ®Ĩ tÝnh gi¸ thùc tÕ cđa vËt liƯu xt dïng cho đối tợng sử dụng.
Ưu điểm: Tính giá vật liệu đợc chính xác.
Nhợc điểm: Thực hiện rất khó, vật liệu phải đợc chi tiết theo từng lô hàng theo
từng lần nhập mà trên thực tế không phải DN nào làm cũng đợc.
áp dụng: Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với vật t đặc chủng có gía trị
lớn hoặc đối với những đơn vị xây dựng đợc hệ thống bảo quản vật liệu sau mỗi lần
nhập kho riêng.
b.2.Phơng pháp Nhập trớc-Xuất trớc (FIFO):
Theo phơng pháp này, NVL xuất kho đợc tính giá trên cơ sở giả định là lô NVL
nào nhập vào kho trớc sẽ xuất dùng trớc, lô NVL nào nhập sau sẽ xuất dùng sau. Nếu
giá cả có xu hớng tăng thì giá trị hàng tồn kho sai với giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ:
giá trị hàng xuất trong kỳ thấp, giá trị hàng tồn kho cao, dẫn đến chi phí kinh doanh
giảm, lợi nhuận tăng. Ngợc lại, nếu giá cả NVL có xu hớng giảm thì giá trị hàng tồn
kho thấp, lợi nhuận giảm.
Ưu điểm:
Cho phép kế toán có thể tính giá xuất kho kịp thời.
Việc tính toán đơn giản, dễ làm.
Nhợc điểm:

Phải tính giá theo từng danh điểm của NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn
kho theo từng loại nên rất tốn công sức.
Làm cho chi phí kinh doanh của DN không phản ứng kịp với giá cả thị trờng
NVL.
áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL, số lần
nhập, xuất kho của mỗi danh điểm NVL không nhiều.
b.3. Phơng pháp Nhập sau xuất trớc (LIFO)
Phơng pháp này giả định NVL mua sau sẽ đợc xuất kho trớc (có nghĩa là ngợc
với phơng pháp FIFO ở trên) do vậy giá thực tế của NVL xuất dùng chính là giá của lô
NVL mua sau cùng và giá trị NVL tồn kho chính là giá trị của lô NVL mua trớc tiên.
Phơng pháp này phù hợp khi giá cả có xu hớng giảm, vì khi đó giá trị lô hàng xuất kho
thấp, chi phí giảm dẫn đến lợi nhuận tăng.
Ưu điểm:
Tính toán đơn giản, dễ làm.
Công việc tính giá đợc tiến hành thờng xuyên trong kỳ.

10


Phản ánh chi phí kinh doanh của DN phù hợp với sự biến động giá cả của
thị trờng NVL.
Nhợc điểm: Cũng nh phơng pháp FIFO, trong trờng hợp giá cả NVL biến động
mạnh thì việc tính giá lại ít chính xác và bất hợp lý.
áp dụng: Phơng pháp này này thích hợp đối với những DN ít danh điểm vật
liệu, giá cả NVL tơng đối ổn định, số lần nhập- xuất của mỗi loại lớn.
b.4. Phơng pháp giá bình quân:
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá
trị bình quân (có thể bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân
sau mỗi lần nhập kho)
Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Theo phơng pháp này, căn cứ vào tình hình tồn đâu kỳ và nhập trong kỳ, cuối tháng kế
toán tính giá bình quân của NVL , sau đó căn cứ vào giá bình quân tính ra giá trị thực tế
NVL xuất dùng trong kỳ:
Giá thực tế bình
Giá thực tế NVL
Giá thực tế NVL
+
=
quân đơn vị
tồn ĐK
nhập trong kỳ
Số lợng thực tế
Số lợng thực tế NVL
NVL (Pbq)
+
NVL tồn ĐK
nhập trong kỳ
Giá thực tế NVL xt dïng = Pbq x Sè lỵng NVL xt dïng
♦ Ưu điểm: Việc tính giá NVL xuất kho tơng đơn giản, dễ làm, không phụ thuộc
vào số lần nhập kho NVL nhiều hay ít.
Nhợc điểm:
Chỉ tiến hành phơng pháp này vào cuối kỳ hạch toán, do đó khối lợng công việc
thờng dồn vào cuối kỳ, làm chậm quá trình quyết toán.
Không phản ánh đuợc sự biến động của giá cả.
áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm
NVL nhng số lần nhập, xuất nhiều, và giá cả không biến đổi đột ngột.
Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc:
Giá bình quân đơn vị =
NVL cuối kỳ trớc

Giá thực tế NVL tồn ĐK
Số lợng thực tế NVL tồn ĐK

Giá thực tế NVL xt dïng = Pck x Sè lỵng NVL xt dùng
Ưu điểm:
11


Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ khối lợng tính toán.
Phản ánh thờng xuyên tình hình biến động NVL trong kỳ.
Nhợc điểm: phản ánh không chính xác tình hình biến động giá cả NVL .
Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:
Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình
quân của từng danh điểm vật liệu. Kế toán căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng
NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của vật liệu xuất
kho.
Giá bình quân
Giá thực tế NVL tồn
Giá thực tế NVL
+
=
đơn vị NVL sau
trớc khi nhập
nhập
Số lợng thực tế NVL
Số lợng thực tế
mỗi lần nhập
+
tồn trớc khi nhập
NVL nhập

Giá thực tế NVL
=
xuất dùng

Số lợng NVL
xuất dùng

x

Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập

Ưu điểm:
Cho phép kế toán tính giá NVL chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động giá
cả.
Việc tính giá đợc thực hiện đều đặn trong kỳ.
Nhợc điểm: Khối lợng tính toán nhiều và phải tiến hành tính theo từng danh
điểm NVL.
áp dụng: Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh
điểm NVL, số lần nhập của mỗi loại không nhiều và thực hiện kế toán bằng máy vi
tính.
b.5. Phơng pháp tính giá NVL tồn kho theo giá mua lần cuối.

Theo phơng pháp này, giá trị của NVL tồn kho đợc tính theo giá mua lần cuối cùng và
giá trị của NVL xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:

Giá trị NVL xuất
dùng trong kỳ

=

Giá trị NVL
tồn đầu kỳ

+

Giá trị NVL mua
Giá trị NVL
vào trong kỳ
tồn cuối kỳ

Trong đó giá trị NVL tồn cuối kỳ đợc tính theo công thức:
Giá trị NVL tồn
Số lợng NVL
đơn giá NVL mua
=
x
cuối kỳ
tồn cuối kỳ
lần cuối cùng
Ưu điểm:

Đơn giản, dễ tính toán.

12


Nhợc điểm: Phản ánh không kịp thời tình hình nhập xuất NVL trong kỳ, mà chi
tính đợc vào cuối kỳ.
áp dụng:

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với các DN sử dụng phơng
pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
b.6. Phơng pháp giá hạch toán.
Giá hạch toán là giá trị do DN qui định có tính chất ổn định và nó chỉ dùng
để ghi sổ vật liệu kế toán hàng ngàychứ không có ý nghĩa trong thanh toán. Giá hạch
toán phải đợc qui định thống nhất trong mỗi kỳ hạch toán và đợc qui định cụ thể cho
từng loại vật liệu.
Khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ tình hình nhập xuất tồn
kho vật liệu theo gía hạch toán :
Trị giá hạch toán
vật t nhập xuất

=

Số lợng vât liệu
x
nhập - xuất

đơn giá
hạch toán

Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành bớc điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế
theo các bớc sau:
Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu:
Giá thực tế NVL tồn
Giá thực tế NVL
Hệ số giá
+
=
đầu kỳ

nhập trong kỳ
(K)
Giá trị hạch toán
Giá hạch toán NVL
+
NVL tồn đầu kỳ
nhập trong kỳ
Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ:
Trị giá thực tế vật
Giá hạch toán vật
=
liệu xuất trong kỳ
liệu xuất trong kỳ

x

Hệ số giá

Hệ số giá đợc tính chi tiết cho tứng nhóm, từng loại NVL .
Khi K=1: giá thực tế bằng giá hạch toán.
Khi K>1: giá thực tế lớn hơn giá hạch toán.
Khi K<1: giá thực tế nhỏ hơn giá hạch toán.
Ưu điểm: Phơng pháp này kết hợp đuợc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp
để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu nhiều hay ít.
Nhợc điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, số lợng công việc dồn nhiều vào cuối
kỳ hạch toán.
áp dụng: Phơng pháp này thích hợp với những DN có nhiều danh điểm vật liệu
và có trình độ kế toán tơng đối tốt.

13

III. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu trong một DN thờng có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu
thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán chi tiết vật
liệu không chỉ theo dõi tình hình biến động vật liệu về mặt giá trị mà còn cả về hiện
vật, không chỉ theo từng kho mà phải theo từng loại, nhóm thứ...và phải đợc tiến hành
đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho.
Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa
chọn vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp với đặc điểm sản xuất
cũng nh trình độ kế toán và quản lý của DN.
Trong thực tế, công tác kế toán hiện nay ở nớc ta đang áp dụng ba phơng
pháp hạch toán chi tiết NVL:
+ Phơng pháp thẻ song song.
+ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
+ Phơng pháp sổ số d.

1. Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán chi tiết NVL .
a. Hệ thống chứng từ.
Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành theo QĐ
1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của bộ trởng bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về
vật liÖu bao gåm:
♦ PhiÕu nhËp kho (mÉu 01-VT).
♦ PhiÕu xuÊt kho (mẫu 01-VT).
Phiếu xuất kho kiêm vân chuyển nội bộ (mẫu 03-VT).
Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa.
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Hoá đơn cớc phí vận chuyển.
Hoá đơn thuế GTGT.
Ngoài các chøng tõ b¾t bc sư dơng thèng nhÊt theo qui định của NN, các

DN có thể sử dụng thêm các chøng tõ kÕ to¸n híng dÉn nh :
♦ PhiÕu xt vật t theo hạn mức.
Biên bản kiểm nghiệm vật t.
Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ.
................
tuỳ theo đặc điểm và tình hình cụ thể của các DN thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành
phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.

14


Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời đầy đủ theo qui
định của biểu mẫu, nội dung phơng pháp lập. Nguời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm
toàn bộ về việc ghi chép, tính chÝnh x¸c vỊ sè liƯu cđa nghiƯp vơ kinh tÕ.
Mäi chứng từ về vật liệu phải đuợc tổ chức, luân chuyển theo trình tự do kế
toán trởng qui định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép, tổng hợp kịp thời số liệu của
từng bộ phận, cá nhân có liên quan.
b. Sỉ kÕ to¸n chi tiÕt kÕ to¸n vËt liƯu.
Sỉ kế toán là sổ theo mẫu qui định, dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế
theo đúng phơng pháp của kế toán trên cơ sở các chứng từ hợp pháp. sổ kế toán chi tiết
phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tợng kế toán
cần hạch toán chi tiết.
Để kế toán chi tiết vật liệu, tuỳ theo phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng mà
các DN sử dụng các sỉ (thỴ) chi tiÕt sau:
♦ Sỉ thỴ kho.
♦ Sỉ (thỴ) kế toán chi tiết vật liệu.
Sổ đối chiếu luân chuyển.
Sổ số d.
Trong đó:
Sổ (thẻ) kho đợc sử dụng ®Ĩ theo dâi sè lỵng nhËp - xt - tån kho của từng

thứ, loại vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và giao cho thủ kho để
hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
nào.
Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d vật liệu đợc sử
dụng để hạch toán t×nh h×nh nhËp - xt - tån kho vËt liƯu về mặt giá trị hoặc cả số lợng
và giá trị tuỳ theo phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong DN.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết trên, kế toán NVL còn có thể mở thêm các bảng
kê nhập - bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhËp - xt - tån kho vËt liƯu,...phơc
vơ cho viƯc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng kịp thời.

2. Các phơng pháp kế toán chi tiết vËt liƯu.
Trong DN s¶n xt, viƯc qu¶n lý vËt liƯu do nhiều bộ phận tham gia. việc
quản lý tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và
phòng kế toán DN trên cơ sở các chứng từ nhập xuất vật liệu hàng ngày theo từng loại
vật liệu.
Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho cũng nh việc
kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đà hình thành các phơng pháp
hạch toán chi tiÕt vËt liÖu.

15


Hiện nay, trong các DN sản xuất, việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và
phòng kế toán có thể thực hiện theo 3 phơng pháp sau:
Phơng pháp thẻ song song.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Phơng pháp sổ số d.
2.1 Phơng pháp thẻ song song.
Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho
NVL, tại kho thủ kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và phòng kế toán

phải mở thẻ chi tiết NVL để ghi chép về mặt số lợng lẫn giá trị.
a. Tại kho:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liƯu, thđ kho ghi sè lỵng
NVL nhËp xt kho theo từng chứng từ vào thẻ kho. Thẻ kho đợc mở theo từng danh
điểm NVL , mỗi chứng từ đợc ghi vào một dòng trên thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ
3 đến 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập
xuất kho về phòng kế toán.
Cuối tháng, thủ kho phải tính ra lợng NVL nhập -xuất kho trên từng thẻ kho
theo danh điểm vật liệu. Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ
kho với số thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp với
nhau.
b. Tại phòng kế toán.
Kế toán vật t sử dụng thẻ kế toán chi tiết NVL để phản ánh tình hình biến
động của NVL ở từng kho theo từng danh điểm NVL . Thẻ chi tiết đợc mở tơng ứng
theo từng danh điểm mà thủ kho đà ghi thẻ kho, mỗi chứng từ ghi một dòng. Thẻ kế
toán chi tiết NVL có nội dung nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị của
NVL .
Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất
kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các
chứng từ nhập - xuất kho với các chứng từ khác có liên quan nh hoá đơn bán hàng,
phiếu mua hàng, hợp đồng, vận chuyển,... ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành
tiền trên từng phiếu nhập - xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất đà kiểm tra và
tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập - xuất kho vào thẻ kế toán vật
liệu liên quan giống nh trình tự ghi trên thẻ kho của thủ kho.
Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ biến động NVL vào thẻ
kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng thẻ, tính ra tổng nhập, tổng xuất, và tổng tồn
của của từng danh điểm NVL . Sau khi đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập
bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL làm căn cứ để đối chiếu với phần kÕ to¸n tỉng

16

hợp. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp
thời.
u điểm: Việc ghi chép đơn giản, đễ kiểm tra đối chiÕu sè liƯu, dƠ ph¸t hiƯn sù
sai sãt trong viƯc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động vỊ sè hiƯn cã cđa tõng
vËt liƯu theo sè lỵng và giá trị.
Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn có trùng lắp về
chỉ tiêu số lợng; khối lợng công việc ghi chép quá lớn, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu
tiến hành vào cuối tháng, nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
Phơng pháp thẻ song song đợc áp dụng thích hợp trong các DN có ít chủng
loại vật liệu, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ ) nhập xuất ít, không thờng xuyên và
trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.

Sơ đồ1:Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song

Phiếu nhập
kho

Thẻ kho

Sổ (thẻ) kế toán
chi tiết

Phiếu xuất kho

Bảng kê tổng
hợp nhập -xuất
- tồn
Ghi hàng ngày:

Ghi cuối kỳ :
Đối chiếu
:

2.2 Phơng pháp sổ ®èi chiÕu lu©n chun.

17


Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một
bớc phơng pháp thẻ song song.
a. Tại kho:
Để hạch toán chi tiết NVL , thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng của từng danh điểm vật liệu nh trờng hợp hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ
song song.
b. Tại phòng kế toán:
Kế toán không mở thẻ chi tiết NVL mà thay vào đó chỉ mở một sổ gọi là "sổ
đối chuyển luân chuyển" để phản ánh tình hình nhập, xuất và tồn kho theo từng danh
điểm cả về mặt số lợng và giá trị.
Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo chứng từ nhập - xuất mà chỉ ghi
một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhứng chứng từ nhập - xuất phát sinh trong
tháng cuả từng NVL , mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ và đợc dùng cho cả năm.
Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lợng NVL trên sổ đối chiếu luân chuyển với
thẻ kho và đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp
Ưu điểm: Giảm đợc khối lợng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Nhợc điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp, công việc kế toán dồn vào cuối
tháng, và việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ đợc tiến hành vào cuối
tháng do kế toán không ghi sổ.
Phơng pháp này thích hợp với các DN sản xuất có khối lợng nghiệp vụ nhập
xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu (do vậy không
có điều kiện ghi chép tình hình kế toán nhập - xuất hàng ngày).

Sơ đồ2:Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phiếu nhập

Bảng kê nhập

Thẻ kho

Sổ đối chiếu
luân chuyển

Kế toán
tổng hợp

Ghi hàng ngày:
Phiếu xuất

Bảng kê xuất
18


Ghi cuối kỳ.
Quan hệ đối chiếu

2.3. Phơng pháp sổ số d.
Phơng pháp sổ số d có nhiều cải tiến trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật
liệu. Nó có đặc điểm là xoá bỏ đợc sự ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán,
tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán với thủ kho,
đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ việc hạch
toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. trên cơ sở đó, ở kho

chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị của NVL .
Theo phơng pháp này công tác hạch toán đợc tiến hành cụ thể nh sau:
a. Tại kho:
Ngoài những công việc giống nh hai phơng pháp trên, định kỳ sau khi ghi
thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập - xuất kho phát sinh
trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng danh điểm vật liệu để tiến hành phân loại chứng
từ nhập riêng, xuất riêng. Sau đó, lập phiếu giao nhập chứng từ nộp cho kế toán. Phiếu
giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiÕu nhËp kho mét b¶n, xuÊt kho mét b¶n, trong
đó ghi rõ số lợng chứng từ của từng danh điểm NVL .
Ngoài ra, cuối tháng thủ kho căn cứ vào các thẻ kho đà đợc kế toán kiểm tra,
ghi số lợng NVL tồn kho cuối tháng của từng danh điểm NVL vào sổ số d cho phòng
kế toán kiểm tra và tính thành tiền.
b. Tại phòng kế toán:
Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập - xuất NVL vµ phiÕu giao nhËn
chøng tõ do thđ kho nép, kế toán phải kiểm tra việc phân loại và ghi chép của thủ kho
đồng thời tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Sau đó, kế toán
tính thành tiền theo gía hạch toán để ghi vào phiếu giao nhận chứng từ.
Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên phiếu giao nhận chứng từ, kế toán ghi vào
bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho ở cột nhập và cột xuất sau đó tính ra số tồn kho của
từng nhóm vật t để ghi vào cột tồn kho trên bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho. Sau khi
nhận đợc sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số lợng mà thủ kho đà ghi và
căn cứ vào đơn giá của từng thứ vật t để tính giá trị và ghi vào cột thành tiền. Số liệu
của chỉ tiêu thành tiền trên sổ số d theo từng nhóm loại vật t đợc dùng để đối chiếu với
số liệu tơng ứng trên bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho vật liệu.
Ưu điểm: Phơng pháp này giảm bớt khối lợng ghi chép, nâng cao hiệu suất kế
toán. việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành định kỳ nên bảo đảm chính xác, công việc
đợc dàn đều trong tháng.

19

Nhợc điểm: Do phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị của nhóm và loại vật
t nên khi muốn nắm bắt tình hình nhập xuất của một vật t nào đó thì sổ kế toán không
thể hiện đợc mà phải trực tiếp xem trên thẻ kho. Khi kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ
số d với bảng kê luỹ kế nhập-xuất-tồn (ở cột tồn kho) mà có sự chênh lệch thì việc tìm
kiếm tra cứu rất phức tạp.
Phơng pháp sổ số d áp dụng thích hợp đối với DN sử dụng nhiều chủng loại
vật t, tình hình biến động của các loại vật t xảy ra thờng xuyên. DN đà xây dựng đợc hệ
thống danh điểm vật t, hệ thống giá hạch toán, trình độ kế toán của DN phải cao và thủ
kho phải xác định đợc trách nhiệm của mình trong việc quản lý vật t và ghi chép trên sổ
số d.

Sơ đồ 3:Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ sè d

PhiÕu giao nhËn
chøng tõ nhËp

PhiÕu nhËp
kho

ThỴ kho

Sè sè d­

PhiÕu xuÊt
kho

B¶ng luü kÕ nhËp
xuÊt tån NVL

PhiÕu giao nhËn
chøng tõ xuÊt
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối kỳ.
Quan hệ đối chiếu

20


IV. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các DN
hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp ghi chép phản ánh thờng
xuyên, liên tục tình hình nhập xuất tồn kho các loại vật liệu trên TK và sổ kế toán tổng
hợp khi có các chứng từ nhập xuất vật liệu.
Phơng pháp này đợc sử dụng chủ yếu trong DNSX hoặc DN kinh doanh thơng mại, kinh doanh các mặt hàng sản xuất khác có giá trị lớn, kỹ thuật cao.

1.Tài khoản sử dụng.
Để tiến hành hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 152: NVL
Tài khoản này dùng theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại
NVL của DN theo giá thực tế.
Kết cấu tài khoản 152:
Bên nợ:
Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ ( mua ngoài, tự
sản xuất, nhận vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng).
Bên có:
Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ ( xuất dùng, xuất
bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm giá đợc hởng...)
D nợ:
Giá thực tế của NVL tồn kho (đầu kỳ và cuối kỳ)

Tài khoản 152 có thể mở chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3 để kÕ to¸n chi
tiÕt cho tõng nhãm, thø vËt t. Tuú theo yêu cầu quản lý của DN, TK 152 đợc chi tiết
thành các tiểu khoản sau:
TK 152.1: NVL chính
TK 152.2: NVL phơ
TK 152.3: Nhiªn liƯu
TK 152.4: Phơ tïng thay thÕ
TK 152.5: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
TK 152.8: Vật liệu khác(phế liệu, vật t đặc chủng...)
TK 151: Hàng mua đang đi đờng

21


TK này đợc sử dụng để theo dõi các loại NVL, công cụ dụng cụ, hàng hoá
mà DN đà mua hay chấp nhận mua, đà thuộc quyền sở hữu của DN nhng cuối tháng cha về nhập kho (kế cả số đang gửi tại kho ngời bán).
Kết cấu của TK 151
Bên nợ
Phản ánh giá trị NVL, công cụ dụng cụ, hàng hoá đang đi đờng, cuối tháng
cha về hoặc ®· vỊ tíi DN nhng ®ang lµm thđ tơc nhËp kho.
Bên có
Phản ánh giá trị hàng đang đi đờng kỳ trớc về đà nhập kho hay đà chuyển
giao toàn bộ cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng
D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (ĐK và CK).
TK 331: Phải trả ngời bán.
TK này đợc sử dụng để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa DN với ngời
bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t, hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng kinh tế
đà ký kết.
Kết cấu TK 331:
Bên nợ:

Phản ¸nh sè tiỊn ®· thanh to¸n hay chÊp thn thanh toán với ngòi cung cấp vật
t.
Phản ánh số tiền DN ứng trớc cho ngời bán.
Phản ánh số tiền DN thanh toán thừa cho ngời bán.
Bên có:
Phản ánh số tiền phải trả cho ngòi cung cấp vật t.
Số d nợ: Phản ánh số tiền DN ứng trớc cho ngời b¸n, sè tiỊn DN thanh to¸n thõa
cho ngêi b¸n.
♦ Sè d có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho ngòi cung cấp vật t.
TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
TK này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đà khấu trừ,
và còn đợc khấu trừ (chỉ áp dụng với đối tợng nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ).
Kết cấu TK 133:
Bên nợ: Phản ánh thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
Bên có:
Phản ánh thuế GTGT đầu vào đà khấu trừ.
Phản ánh thuế GTGT đầu vào đà đợc hoàn lại.

22


Phản ánh thuế GTGT đầu vào của hàng mua bị trả lại.
Kết chuyển thuế GTGT đầu vào giá vốn hàng bán.
Số d nợ: phản ánh thuế GTGT còn đợc khấu trừ và thuế GTGT đầu vào còn đợc
hoàn lại nhng cha nhận đợc.
TK 133 đợc mở chi tiết thành 2 TK cấp 2:
TK 133.1: Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ.
TK 133.2: Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ.
Ngoài ra, kế toán vật liệu còn sử dụng một số TK liên quan khác nh:
TK 111, 112, 141, 241, 621, 627, 641, 642,...

2. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu .
a.Hach toán tình hình tăng NVL trong các DN tính thuế GTGT theo phơng pháp
khấu trừ.
Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về:
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho kế
toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết từng loại): Giá mua thực tế NVL
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK liên quan (331,111,112.141...): Tổng giá thanh toán
Trờng hợp DN đợc hởng chiết khấu mua hàng
Theo TT số 120/1999/TT- BTC ngày 7/10/1999 hớng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế
toán DN ghi:
Nợ TK 111,112, 1388: Số tiền chiết khấu đợc ngời bán trả lại hoặc chấp
nhận trả
Nợ TK 331: Số tiền chiết khấu đợc ngời bán trừ vào số nợ phải trả
Có TK 711: Số tiền chiết khấu đợc hởng theo giá không có thuế
GTGT
Trờng hợp đợc giảm giá hàng mua hay trả lại hàng mua ghi:
Nợ TK 111,112: Số tiền hàng đợc ngời bán trả lại
Nợ TK 331: Ngời bán trừ vào số tiền hàng phải trả
Có TK 152: Số tiền hàng mua không có thuế GTGT
Có TK 133: Số thuế GTGT không đợc khấu trừ
Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn.

23


Về nguyên tắc khi phát hiện hàng thừa cần làm biên bản báo cáo cho các
bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi nh sau:

Nếu nhập toàn bộ
Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ hàng( giá không có thuế)
Nợ TK 133(133.1): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn
Có TK 331: Trị giá thanh toán tính theo số hoá đơn
Có TK 338(3381): Tổng trị giá hàng thừa( giá cha có thuế GTGT)
Căn cứ vào quyết định xử lý ghi:
Nếu trả lại cho ngời bán:
Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đà xử lý
Có TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá thừa trả lại
Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đà xử lý
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGt của số hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa
Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập
Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đà xử lý
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân
Nếu chỉ nhập đúng theo số hoá đơn
Ghi nhận số nhập nh trờng hợp trên. Số thừa coi nh giữ hộ ngời bán ghi Nợ TK
002. Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể ghi:
Nếu đồng ý mua hÕt sè thõa:
Nỵ TK 152( chi tiÕt vËt liệu): Trị giá thừa
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số thừa
Đồng thời:
Có TK 002: Trị giá thừa
Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá hàng thừa( không thuế GTGT)
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân
Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào Biên bản

kiểm nghiệm thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nh sau:
Khi nhập kho:
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không
thuế

24


Nợ TK 138(1381): Trị giá thiếu( không có thuế GTGT)
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo số hoá đơn
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo số hoá đơn
Khi có quyết định xử lý:
Nếu ngời bán giao nốt số hàng còn thiếu
Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá thiếu
Có TK 138(1381)
Nếu ngời bán không còn hàng:
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán
Có TK 133(1331): Ghi giảm thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 138(1381): Giá trị hàng thiếu
Nếu hàng thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thờng
Nợ TK 334, 138(1388): Cá nhân phải bồi thờng
Có TK 138(1381): Trị giá thiếu đà đợc xử lý
Nếu số thiếu không xác định đợc nguyên nhân
Nợ TK 821: Chi phÝ bÊt thêng
Cã TK 138(1381): Xö lý sè thiÕu
Trêng hợp hàng về cha có hoá đơn:
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ Hàng mua cha có hoá đơn.
Nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng.
Nếu cuối tháng, hoá đơn cha về thì kế toán sẽ ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút
toán

Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu theo giá tạm tính
Có TK 331: Giá trị vật liệu theo giá tạm tính

Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh giá hạch toán sang giá thùc
tÕ b»ng 1 trong 3 c¸ch sau:
C¸ch 1: Xo¸ gi¸ tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán
thờng
Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ
(nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế) và ngợc lại ghi bút toán thờng (nếu giá tạm tính
nhỏ hơn giá thực tế)
Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán tạm tính rồi định khoản theo
giá thực tế nh bình thờng.
Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về:
Kế toán lu hoá đơn vào tệp hồ sơ Hàng mua đang đi đờng.
Nếu trong tháng, hàng vỊ th× ghi sỉ b×nh thêng.

25