Giáo trình hướng dẫn những khó khăn của ngành truyền thống trong thời kỳ KH-KT ngày nay phần 2 pot

Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
một tăng tuy nhiên công ty cũng phải đứng trớc những thách thức mới do cơ
chế thị trờng gây ra.
Thách Thức:
Cùng với những thuận lợi do cơ chế thị trờng đem lại thì đi cùng với
nó cũng là các khó thách thức, thách thức đó là khi thị trờng mở cửa sẽ có
nhiều công ty cũng ra nhập ngành làm cho công ty phải chia sẻ thị trờng với
các đối thủ khác, mặt khác chính vì có những đối thủ khác ra nhập thị trờng
cho nên đòi hỏi công ty phải có những biện pháp để thu hút khách hàng về
phía mình nên công ty phải thay đổi trang thiết bị, máy móc, hệ thống truyền
phát để phục vụ khách hàng tốt hơn, mà trang thiết bị này trong nớc cha sản
suất đợc công việc này thật khó.
Môi trờng tổ chức
Công ty bu điện thành phố hà nội có tất cả 100 nhân viên ,và vốn của
công ty đã lên đến hàng tỷ đồng, công ty có tất cả là 6 phòng ban với các chức
năng khácnhau
Mô tả chức năng các phòng :
Phòng kế toán
phòng kế toán là phòng có chức năng chính đó là lên các bảng cân đối về kế
toán, tính lơng cho các nhân viên, lên các báo cáo cuối kỳ, lên các báo cáo
tổng hợp để trình giám đốc,ngoài ra phòng này còn có chức năng thu tiền của
những khách hàng mới đăng ký sử dụng số điện thoại, trởng phòng kế toán
còn phải ký các phiếu chi để chi tiền mua sắm các thiết bị.
Mô hình chức năng phòng kế toán

Phòng kế toán

ngoại tệ

Nhận

Tiền mặt

Các phơng thức thanh toán

Ngân hàng

Thẻ tín dụng


Khách hàng

.
.
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Sơ đồ luồng thông tin của phòng kế toán(DFD)

Trả tiền các khoản
Phải
Thu đã
Kiểm tra
Phải
thu
Trớc
thuế



D3 kho hoá đơn

Báo
Cáo

Gửi đến

Gửi
đến







Gửiđến
Khách
hàng
1.0 Kiểm tra số
tiền phải thu
2.0 Tính các
khoản phải thu
3.0 Tính
VAT

Bộ tài chính

5.0 Lập báo cáo

Ban giám đốc


4.0

Lập phiếu thu

Yêu cầu chi tiền

6.0 Viết phiếu phê
duyệt chi

Viết phiếu chi


.
.
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
c.chức năng phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật là phòng có chức năng chính đó là phòng sẽ phải sửa
chữa các thiết bị máy móc trong công ty,và còn phải khắc phục sự cố các thiết
bị trong công ty cũng nh ở bên ngoài, ngoài ra phòng kỹ thuật còn phải chịu
trách nhiệm đó là khi công ty mua các thiết bị mới thì phòng kỹ thuật phải đi
kiểm định chất lợng các thiết bị mà bên bạn đã giao cho.

Sơ đồ chức năng phòng kỹ thuật(DFD):


Yêu cầu
gửi đi



thực hiện









Phân
Công
Trả
lại

thông
báo


yêu
cầu

gửi đến

D1 Kho hoá đơn


2.0Kiểm tra yêu
cầu
1.0Tiếp nhận yêu
cầu

4.0

Thực hiện sửa chữa
Khách hàng

3.0

Phân công sửa chữa,nắp đặt

5.0

Thu tiền sửa chữa
6.0Viết hoá đơn

Phòng kế toán

.
.
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận

Sơ đồ hệ thông trả lơng phòng kế toán(DFD):




Ngày công


Ngày công
đã kiểm tra



phiếu lơng
phiếu lơng


Tổng hợp Tổng hợp




Thu Nhập trớc thuế





D1:HS thu nhập

Thu
Nhập
sau
thuế


Phiếu thuế




Phiếu thuế

D1 Nhân viên
Nhân viên

Giám đốc

Nhân viên

1.0

Tra ngày công
Tính các khoản
khấu trừ
Tính thuế

Bộ tài chính

Nhân viên

.
.
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
sơ đồ chức năng phòng giải đáp thắc mắc khách
hàng(DFD):

Mô tả qua chức năng và nhiệm vụ của phòng này: phòng giải đáp thắc
mắc khách hàng bao gồm có tất cả 10 nhân viên công việc chính của phòng
giải đáp thắc mắc khách hàng trả lời những thông tin khi mà khách hàng gửi
yêu cầu đến (khi khách hàng muốn hỏi một thông tin gì đó về các vấn đề kinh
tế xã hội, văn hoá, thể thao thì chỉ việc bấm số máy 1080 số máy này
chính là số máy của phòng trả lời khách hàng sau đó nhân viên trong phòng
sẽ nhấc máy và trả lời những thắc mắc mà khách hàng đa ra ).
ngoài ra phòng trả lời thắc mắc khách hàng còn có một số các dịch vụ
khác nh là dịch vụ về kể chuyện cổ tích cho các em thiếu niên,nhi đồng(khi
một bé trai, hoặc bé gái muốn nghe truyện cổ tích thì em bé đó chỉ cần bấm
số máy 1080 thì lập tức nhân viên của phòng trả lời thắc mắc khách hàng sẽ
nhấc máy và sẽ đọc chuyện cổ tích mà em bé đó yêu cầu ), dịch vụ chuyển
phát nhanh (dịch vụ nhận điện hoa, đó là khi một bạn nào đó muốn tặng hoa
cho bạn của mình nhân một ngày nào đấy, chẳng hạn ngày 8-3 mà bạn đó ở xa
hoặc ngại không giám đến nhà, hay muốn dành cho bạn mình một điều bất
ngờ thì có thể gọi điện thoại đền phòng trả lời yêu cầu khách hàng theo số
1080 hoặc yêu cầu đạt một lẵng hoa, hay một bó hoa theo ý mình đến địa chỉ
mà anh ta yêu cầu và anh ta phải cho biết số điện thoại của anh ta, địa chỉ của
anh ta sau khi nhận đợc yêu cầu trên nhân viên trong phòng giải đáp thắc
mắc khách hàng sẽ có nhiệm vụ gọi điện, liên hệ với tổ phục vụ của công ty
để đặt hoa cho khách hàng và nhân viên tổ phục vụ có nhiệm vụ là phải trở
hoa đến địa chỉ mà khách hàng yêu cầu, trong trờng hợp khách hàng ở xa địa

điểm của công ty ví dụ nh khách hàng ở Đà Nẵng thì núc này công ty sẽ
phải liên hệ với bu điện Đà Nẵng để bu điện Đà Nẵng sẽ chuyển hộ theo
địa chỉ của công ty) chi phí cho những lần đặt hoa sẽ đợc nhân viên của
phòng giải đáp thắc mắc khách hàng thông báo trớc khi khách hàng đặt điện
hoa, thanh toán chi phí sẽ đợc nhân viên điện thoại khi thu tiền điện thoại sẽ
thu (trong trờng hợp thuê bao điện thoại cố định).
.
.
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Còn những trờng hợp khác thì ngời đặt hoa phải có thẻ tín dụng, hoặc
đặt trớc một khoản tiền cho đại lý bu điện ở gần nơi mình ở

Sơ đồ biểu diễn chức năng phòng trả lời hỏi đáp








đáp ứng đáp ứng


D1 kho dữ liệu lấy dữ liệu đáp ứng



đáp ứng đáp ứng

đáp ứng









Hình 3.4
Hình này mô tả qua chức năng mà phòng trả lời yêu cầu khách hàng phải
thực hiện








Yêu cầu khác

Phòng trả lời những thắc

mắc
Khách hàng yêu cầu
thông tin kinh tế xã hội
Yêu cầu điện hoa

Những thắc mắc về
dịch vụ bu điện
kể chuyện cho thiếu
nhi
Yêu cầu tìm
địa chỉ
.
.
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận

Sơ đồ DFD của phòng trả lời yêu cầu khách hàng




Yêu cầu




Thực hiện
Thực hiện





Truy cập

D1:Khodữliệu




Gửiđến
2.0 Xem xét và tìm
kiếm
Phòng trả lời yêu
cầu
3.0 Lu trữ dữ
liệu tìm thấy
1.0Xem xét đáp
ứng dịch vụ đặt
hàng

Khách Hàng

.
.
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận
Mô tả qua chức năng các phòng khác (phòng mark,phòng giám đốc,
phòng quản trị).
Phòng Marketing:
Phòng marketing là phòng rất quan trọng trong công ty chức năng chính
của phòng này đó là thu thập thông tin khách hàng, thông tin của các đối thủ
cạnh tranh, thông tin thị trờng sau đó là xử lý thông tin để cung cấp cho các
phòng ban liên quan, để các phòng này ra các quyết định, vạch ra các chính

sách, sách lợc,đờng lối, các chiến lợc kinh doanh của công ty trong tơng
lai, thông tin phòng marketing cung cấp là vô cùng quan trọng, thông tin này
ảnh hởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh trong công ty trong tơng lai, đến
các chiến lợc kinh doanh trong công ty trong tơng lai, cũng nh lợng hàng
bán đợc của công ty hiện tại, ngoài ra phòng marketing còn có nhiệm vụ đa
ra các chính sách, các phơng thức để công ty bán đợc hàng trong tơng lai
vạch ra các chiến lợc để xâm nhập các thị trờng mới, các chính sách để mở
rộng thị trờng
Phòng quản trị:
Phòng quản trị có tất cả là 5 nhân viên, hoạt động chính của phòng này
đó là quản lý các hoạt động của nhân viên trong công ty, quản lý nguồn nhân
lực trong công ty, ngoài ra phòng này còn có nhiệm vụ tuyển nhân viên cho
công ty, nếu công ty có nhu cầu, và thêm vào đó thì phòng quản trị còn có
nhiệm vụ giải quyết các chính sách của cán bộ công nhân viên đang còn lao
động, cũng nh các công nhân viên đã về hu, thêm vào đó thì phòng quản trị
còn phải có nhiệm vụ nữa đó là phòng phải nên các báo cáo về các phong trào
của nhân viên, các thành tựu và hạn chế của cán bộ công nhân viên của công
ty để báo cáo lên ban giám đốc để xét duyệt khen thởng kỷ luật cán bộ công
nhân viên.
Phòng giám đốc
Phòng giám đốc bao gồm có ba thành viên trong đó một giám đốc,
một phó giám đốc và một th ký chức năng chính của phòng nàyđó là nhận
báo cáo,phê duyệt các báo cáo,ký các quyết định bổ nhiệm cán bộ trong công
ty, đa ra các chiến lợc kinh doanh của công ty trong tơng lai .
.
.
Đề án Môn học
Sinh Viên : Trần Trung Thuận

Sơ đồ chức năng của cả hệ thống(DFD):

đa các
lấy thông
tin
báo cáo
lấy lấy thông tin

đa các

báo cáo

đa báo
cáo đa
báo
cáo gửi đến



Hồ sơ khách hàng

Yê
Yêucầu

cầu
Yê


Yêu cầu

D2 kho dữ liệu

3.0

Lập báo cáo
Giám đốc

Phòng kế hoạch

1.0 Nhập các
thông tin khách
hàng
Phòn
g kế toán

Phòng quản trị

Phòng kỹ
thuật
2.0 tìm kiếm thông tin,nắp

đặt điện thoại mới
Cá nhân

Tổ chức

Đơn vị khác

Phòng kế
hoạch
Khách hàng

Đối tác kinh tế

.
.