104 Tổ chức hạch toán Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty khoá Minh Khai

lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, mục đích cuối cùng của các doanh nghiệp
sản xuất là lợi nhuận. Để đạt đợc mục đích này, mối quan tâm hàng đầu của các doanh
nghiệp là vừa bảo toàn, vừa đẩy nhanh vòng quy của vốn kinh doanh. Giá trị nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ là biểu hiện của vốn lu động, là một phần của vốn kinh doanh
trong các doanh nghiệp. Vì vậy sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả là một biện
pháp bảo toàn và đẩy nhanh vòng quay của vốn kinh doanh.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí, vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ
trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Để tối đa hoá lợi nhuận thì các doanh nghiệp phải
giảm đợc chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý. Hiện nay, việc cạnh tranh là
không thể tránh khỏi, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì bên cạnh việc bảo
toàn chất lợng sản phẩm thì phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hạ
chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong qía thành sản phẩm một cách hợp lý để tăng sức
cạnh tranh trên thị trờng.
Vật liệu, công cụ dụng cụ là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho. Do vậy
việc tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ là một yêu cầu tất yếu của quản
lý. Quản lý tốt công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ giúp cho việc cung cấp
vật liệu, công cụ dụng cụ giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ldx, đem lại
lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp.
Xuất phát từ mặt lý luận và thực tế đồng thời trong thời gian thực tập ở Công ty
khoá Minh Khai, thấy đợc sự cần thiết của công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ em đã chọn đề tài: Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ
dụng cụ tại công ty khoá Minh Khai.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, bản chuyên đề này gồm 3 chơng.
Chơng I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ trong doanh nghiệp sản xuất.
Chơng II: Tình hình tổ chức kinh tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty
khoá Minh Khai.
Chơng III: Một số ý kiến nhận xét, kiến nghị và những giải pháp hoàn thiện công
tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty khoá Minh Khai.
chơng I. những vấn đề lý luận chung của tổ chức

hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh
nghiệp sản xuất
I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh
nghiệp sản xuất
1. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ đối với quá trình sản xuất
Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là đối tợng lao
động cấu thành nên thực tế sản phẩm, là một trong ba yếu tố không thể thiếu đợc của
quá trình sản xuất. Song không phải là đối tợng nào cũng là nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ mà chỉ là những đối tợng lao động đợc thay đổi do tác động bởi lao động có ích
của con ngời mới là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Ví dụ nh than khi nằm trong mỏ
cha đợc khai thác thì mới chỉ là đối tợng lao động, khi đợc khai thác và cung cấp cho
các ngành công nghiệp thì đợc coi là nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chính vì vậy,
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao động có
ích của con ngời tác động vào.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, vật liệu, công cụ dụng cụ bị
tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể
sản phẩm, chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
2. Vị trí của vật liệu và công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu và công cụ dụng cụ là một bộ phận của
hàng tồn kho thuộc tài sản lu động của doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn. Mặt
khác, nó là cơ sở vật chất và điều kiện để hình thành sản phẩm, là yếu tố không thể
thiếu khi tiến hành sản xuất sản phẩm. Khi tiến hành sản xuất sản phẩm việc thực hiện
kế hoạch sản xuất chịu ảnh hởng lớn của việc cung cấp vật liệu và đ dụng cụ. Không có
vật liệu và công cụ dụng cụ thì không có quá trình sản xuất nào tiến hành đợc, nhng khi
cung cấp đủ còn phải phụ thuộc chất lợng, chủng loại, phơng pháp sử dụng vật liệu và
công cụ dụng cụ bởi vì, chất lợng, phơng pháp sử dụng quyết định một phần lớn chất l-
ợng sản phẩm.
3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ
Hạch toán kế toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời thì lãnh đạo mới nắm
bắt đợc tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng từ đó có kế hoạch thu mua, dự trữ để

đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Thực hiện tốt công tác kế toán
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, doanh nghiệp sẽ bớt đợc tình hình sử dụng vốn ldx, từ
đó đa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ldx, tăng nhanh của vốn. Mặt
khác nếu thực hiện tốt công tác vật liệu và công cụ dụng cụ thì việc hạch toán giá thành
sẽ đảm bảo chính xác và khoa học.
Xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, Nhà
nớc đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp,
các ngành sản xuất nh sau:
- Thực hiện việc phân loại đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ phù hợp với nguyên
tắc và yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc cũng nh của doanh nghiệp.
- Tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển
của vật liệu, công cụ dụng cụ cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn giá trị vốn
thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời,
chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ về các
mặt số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp
thời, đúng chủng loại chất lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Vận dụng các phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hớng dẫn, kiểm
tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu
về vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo sự thống nhất công tác kế toán cung cấp thông tin
phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
- Tham gia phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh
toán với ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình
sản xuất.
Nh vậy, để quản lý và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý, tiết
kiệm và có hiệu quả thì rất cần thiết phải có công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ.
Xuất phát từ ý nghĩa trên, công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi ngày càng
đợc hoàn thiện hơn nữa để quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách có hiệu
quả nhất.
II. Phân loại đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ

1. Phân loại
a. Phân loại vật liệu
Mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng
nhiều thứ, loại vật liệu khác nhau với khối lợng lớn. Để quản lý một cách chặt chẽ và tổ
chức hạch toán chi tiết đối với từng loại vật liệu thì cần phải phân loại vật liệu. Phân loại
vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nội
dung, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị
doanh nghiệp.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản
xuất, vật liệu đợc chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài)
Trong các doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng gồm các loại
khác nhau nh: sắt, thép, xi măng... trong ngành xây dựng cơ bản, may... đó là những đối
tợng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chính dùng vào sản
xuất sẽ hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp.
- Vật liệu phụ:
Vật liệu phụ không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhng có tác dụng nhất
định. Trong quá trình sản xuất, vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất
lợng và hoàn thiện sản phẩm, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật phục vụ cho nhu
cầu quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy sơn, dầu nhờn, thuốc
chống mối mọt, cúc áo, chỉ khâu...
- Nhiên liệu đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho phơng
tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh nh xăng,
dầu, than, củi, khí gas...
- Phụ tùng thay thế bao gồm các loại phụ tùng chi tiết đợc sử dụng để thay thế,
sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải...
- Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho
công việc xây dựng cơ bản: Các thiết bị cần lắp với thiết bị không cần lắp công cụ, khí
cụ, vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác là các loại vật liệu không đợc xếp vào các loại kể trên, các loại vật

liệu này do quá trình sản xuất loại ra sắt, thép vụn, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài
sản cố định.
Trong các doanh nghiệp, việc phân loại nguyên vật liệu thành các loại kể trên tạo
điều kiện để tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, theo dõi hạch toán vật liệu theo
từng loại, mỏ các tài khoản cấp 2 để đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh
nghiệp. Tuy nhiên nếu chỉ theo dõi hạch toán vật liệu đến từng loại vật liệu thì kế toán
không thể biết đợc một cách chi tiết đến từng nhóm, từng vật liệu cụ thjể.
Muốn vậy, kế toán phải phân loại vật liệu một cách chi tiết, tỷ mỷ hơn đến từng
nhóm, từng thứ vật liệu. Do đó kế toán cần phải lập sổ danh điểm vật liệu
sổ danh điểm vật liệu
Loại: Vật liệu chính
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu
quy cách vật liệu
Đơn vị tính Đơn giá
hạch toán
Ghi chú
Nhóm Thứ
1521.01 1521.01.01
1521.01.02
......
1521.02 1521.02.01
1521.02.02
b. Phân loại công cụ dụng cụ
- Công cụ dụng cụ
- Bao bì luân chuyển
2. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ
Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
chúng theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.
Về nguyên tắc, vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc thanh toán và phản ánh theo
giá vốn thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán và phản ánh theo giá vốn thực tế,

khi xuất kho cũng phải xác định giá vốn thực tế xuất kho theo đúng phơng pháp quy
định.
Song do đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ là thờng xuyên biến động trong
quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh
kịp thời tình hình nhập- xuất hàng ngày của vật liệu, nên trong kế toán nguyên vật liệu
ngoài việc đánh giá theo quá thực tế ra, vật liệu còn đợc đánh giá theo giá hạch toán.
Nhng dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình
nhập - xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế.
a. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá thực tế.
* Giá thực tế nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc xác định nh
sau.
- Vật liệu mua ngoài nhập kho.
Giá thực tế vật
liệu, CCDC
nhập kho
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
+
Chi phí
thu mua
+
Thuế nhập
khẩu
(nếu có)
Trong đó:
+ Giá mua ghi trên hoá đơn: là giá mua cha có thuế GTGT ghi trong hoá đơn
GTGT (nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ).

- Là giá mua ghi trên hoá đơn: (nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng
pháp trực tiếp, không thuộc diện nộp thuế GTGT). Giá này đã bao gồm thuế GTGT.
Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm... phân loại bảo
quản, thuê kho bãi.
- Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Giá thực tế vật
liệu, CCDC
nhập kho
=
Giá thực tế vật
liệu xuất gia
công, chế biến
+
Tiền thuê
gia công
+
Chi phí vận
chuyển vật liệu
(đi và về)
- Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Giá thực tế vật
liệu, CCDC
nhập kho
=
Giá thực tế vật
liệu xuất gia
công, chế biến
+
Chi phí
chế biến

hoặc khai thác
- Trờng hợp các đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng nguyên vật liệu thì giá thực
tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ góp vốn liên doanh là giá cho hội đồng liên
doanh xác định và đánh giá theo biên bản.
* Giá thực tế xuất kho
Do vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, có giá mua khác nhau nên khi
xuất kho kế toán phải tính giá trị mua thực tế của hàng xuất kho theo phơng pháp tính
đã đăng ký áp dụng. Do mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, yêu cầu và trình độ
quản lý khác nhau nên có thể lựa chọn một trong các phơng pháp dới đây phù hợp với
doanh nghiệp của mình.
- Tính theo đơn giá thực tế tồn đầu kỳ
Theo phơng pháp này trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho đợc xác định theo
công thức:
Trị giá
vật liệu
xuất kho
=
Số lợng
vật liệu
xuất kho
+
Đơn giá
mua thực tế vật
liệu tồn đầu kỳ
Đơn giá thực tế vật
liệu tồn đầu kỳ
= Giá thực tế tồn đầu kỳ
Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ
- Tính theo đơn giá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ.
Theo phơng pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho cũng căn cứ vào số lợng xuất kho

trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân
Giá vốn
thực tế vật liệu
xuất kho
=
Đơn giá
thực tế
bình quân
+
Số lợng
vật liệu
xuất kho
Đơn giá thực tế = Giá thực tế của VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ
Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lợng VL nhập kho trong kỳ
Đây là cách tính giá thực tế bình quân của toàn bộ số tồn đầu kỳ và toàn bộ số
nhập trong kỳ. Ngoài ra, theo phơng pháp này đơn giá bình quân qua gia quyền có thể
đợc tính liên hoàn trong cả kỳ. Sau mỗi lần nhập- xuất và đợc đợc gọi là bình quân gia
quyền liên hoàn hoặc xác định vào định kỳ gọi là bình quân định kỳ.
- Tính theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc dựa trên giả định là vật liệu đợc nhập kho theo
thứ tự thời gian, tức là vật liệu nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và trị giá vật liệu xuất kho đợc
tính bằng cách lấy số lợng vật liệu xuất kho nhân với đơn giá của vật liệu nhập kho theo
thứ tự thời gian từ trớc đến sau. Trị giá vật liệu lu kho đợc tính theo số lợng vật liệu lu
kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau cùng hiện còn.
Tính theo phơng pháp nhập sau- xuất trớc
Phơng pháp này đợc dựa theo giả định hàng nào nhập sau thì đợc xuất trớc và trị
giá vật liệu xuất kho đợc tính bằng cách: lấy số lợng vật liệu xuất kho nhân với đơn giá
của những lô hàng nhập mới phát hiện có trong kho. Trị giá của vật liệu lu kho đợc tính
theo số lợng lu kho và đơn giá của những lô hàng nhập cũ nhất và đơn giá của những lô
hàng nhập sau khi xuất lần cuối tính đến thời điểm xac định số lu kho.

- Tính theo phơng pháp thực tế đích danh
Theo phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi vật liệu theo
từng lô hàng khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và
đơn giá nhập kho thực tế của hàng hiện còn trong kho đợc tính bằng số lợng từng lô
hàng hiện còn nhân với đơn giá nhập kho của chính từng lô hàng đó rồi tổng hợp lại.
b. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp hạch toán
Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lợng, chủng loại vật t nhiều tình
hình nhập xuất diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá trị thực tế ở trên trở nên
phức tạp, tốn nhiều công sức và có khi không thể thực hiện. Do đó việc hạch toán chi
tiết hàng ngày của kế toán vật liệu nên sử dụng giá hạch toán.
Giá hạch toán là loại giá hạch toán ổn định sử dụng thống nhất trong doanh
nghiệp trong một thời gian dài, ít nhất là một kỳ hạch toán. Giá hạch toán của cl có thể
là giá mua vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc là xác định theo giá kế hoạch của vật liệu
đã đợc xây dựng.
Dù sử dụng giá hạch toán để ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho
song kế toán không đợc vi phạm nguyên tắc giá vốn thực tế trong việc phản ánh chi phí
sản xuất kinh doanh và giá trị tài sản hiện còn trên bảng cân đối kế toán.
Hàng ngày, kế toán phản ánh tình hình nhập- xuất vật liệu theo giá hạch toán.
Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu
ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch
toán theo giá thực tế đợc tiến hành nh sau:
Trớc hết xác định hệ số giữa giá thực tế với giá hạch toán của hàng hiện còn đầu
kỳ và nhập kho trong kỳ theo công thức:
Giá vốn thực tế hàng + Giá vốn thực tế hàng nhập
Hệ số giá = hiện còn đầu kỳ trong kỳ
Giá hạch toán hàng hiện
còn đầu kỳ
+ Giá hạch toán hàng nhập kho
trong kỳ
Hệ số giá của vật liệu có thể tính theo từng loại, nhóm vật liệu tuỳ theo yêu cầu

quản lý của doanh nghiệp.
Căn cứ vào hệ số giá và hạch toán của vật liệu xuất kho trong kỳ hoặc hiện còn
cuối kỳ để tính giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ và hiện còn cuối kỳ theo
công thức:
Giá vốn
thực tế vật liệu
xuất kho trong kỳ
= Hệ số giá +
Giá hạch toán của
vật liệu xuất kho
trong kỳ
Giá vốn thực tế
vật liệu
xuất kho
=
Đơn giá
thực tế
bình quân
+
Số lợng
vật liệu
xuất kho
Trên đây là một số phơng pháp đánh giá vật liệu xuất kho sử dụng sản xuất và
quản lý doanh nghiệp. Mỗi phơng pháp có những u nhợc điểm khác nhau và những điều
kiện áp dụng nhất định. Do vậy doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm, quy mô sản
xuất cũng nh trình độ cán bộ kế toán trong đơn vị mà lựa chọn ra một phơng pháp thích
hợp nhất cho doanh nghiệp.
III. Nội dung công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
sản xuất
1. Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

Hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là sự chi tiết hoá các thông tin tổng
quát đợc hình thành bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc
quản lý và kiểm tra hoạt động kinh doanh.
Một trong số những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi
hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu
cả về số lợng, chất lợng, chủng loại giá trị. Vì vậy cần phải tổ chức hạch toán chi tiết vật
liệu để đáp ứng yêu cầu.
Trách nhiệm quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp liên quan đến
nhiều bộ phận nhng việc quản lý trực tiếp nhập- xuất- lu kho của vật liệu thì do thủ kho
và bộ phận kế toán vật liệu đảm nhận. vì vậy giữa thủ kho và kế toán phải có sự liên hệ,
phối hợp trong việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết hàng tồn
kho. Các doanh nghiệp cần phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và
lựa chọn phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý
vật liệu.
2. Chứng từ sử dụng
Mọi hiện tợng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải đợc lập chứng từ kế toán một
cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật t.
Mỗi chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế
phát sinh về nội dung, quy mô của nghiệp vụ, về địa điểm và thời gian xảy ra nghiệp vụ
cũng nh ngời chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và ngời lập bảng chứng từ.
Theo chứng từ kế toán quy định, ban hành theo quy định 1141/TC-QĐ-CĐKT
ngày 11/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho- Mẫu 01-VT
- Phiếu xuất kho- Mẫu 02- VT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ- Mẫu 03- VT
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá- Mẫu 08- VT
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho- Mẫu 02- BH
- Hoá đơn cớc vận chuyển- Mẫu 03- BH
Kể từ sau 1/1/1999 với các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT thì hoá đơn kiêm

phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) đợc thay thế bởi hoá đơn GTGT áp dụng với các doanh
nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ hoặc hoá đơn bán hàng (mẫu 02-
GTGT) áp dụng với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp).
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc, các
doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn sau:
- Phiếu xuất vật t hạn mức - Mẫu 04- VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật t- Mẫu 05- VT
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ- Mẫu 07- VT
IV. Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
1. Phơng pháp ghi thẻ song song
Nội dung của phơng pháp
- ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất- lu
kho của từng danh điểm hàng tồn kho, ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho do kế
toán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trớc khi giao cho thủ kho ghi chép. Thẻ kho đợc
bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn, trong đó thẻ kho đợc sắp xếp theo loại,
nhóm, thứ của hàng tồn kho, đảm bảo dễ tìm kiếm khi sử dụng.
Khi nhận các chứng từ nhập- xuất vật liệu, thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính
hợp lý, hợp pháp của chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ
kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập- xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật
liệu cho phòng kế toán.
- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng
cụ để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cơ sở để
ghi sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ là các chứng từ nhập do thủ kho
gửi lên sau khi đã đợc kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết
vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép
theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với
thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng
hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật
liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu.
sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song

Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra
2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Nội dung phơng pháp
Thẻ nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Thẻ (sổ) chi tiết vật
liệu
Bảng tổng hợp
nhập- xuất- tồn
kho vật liệu
- ở kho: Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống
nh phơng pháp ghi thẻ song song.
- ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình
nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm, nhng chỉ ghi một
lần vào cuối tháng. Để có số liệu chi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập
bảng kê nhập, kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối
chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng
tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu
kế toán tổng hợp.
sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp đối chiếu luân chuyển
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra
3. Phơng pháp sổ số d
Nội dung của phơng pháp

- ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu về
mặt số lợng. Cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho sang sổ số d vào
cột số lợng.
- ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm để ghi
chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hàng định kỳ từ các bảng kê nhập, bảng kê
xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế này lập
bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng, khi nhận sổ số d thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào sổ tồn kho cuối
tháng do thủ kho tính đã ghi ở sổ số d (về số lợng) và đơn giá hạch toán để ghi vào cột
tiền tồn kho trên sổ số d để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp
nhập- xuất- tồn và số liệu của kế toán tổng hợp.
sơ đồ kế toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d
Phiếu nhập kho
Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê nhập
Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu, kiểm tra
V. Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ
Hạch toán chi tiết giúp cho các doanh nghiệp quản lý một cách chi tiết về mặt số
lợng, chủng loại. Nhng để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, đánh giá đợc tình hình sản xuất
kinh doanh cần phải có những thông tin tổng quát hơn, do vậy cần phải hạch toán tổng
hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
Nh chúng ta đã biết, nguyên liệu- vật liệu và công cụ dụng cụ là tài sản ldx của
doanh nghiệp, nó đợc nhập, xuất kho thờng xuyên nên phải có phơng thức kiểm kê thích
hợp tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp để từ đó phản ánh đúng, đầy đủ sự biến

động đó. Theo chuẩn mực kế toán hiện nay có 2 phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là:
phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) và phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK).
Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc từng đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp,
vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ kế toán.
A. Hạch toán tổng hợp NL-VL và công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi, phản ánh thờng xuyên,
liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t trên sổ kế toán. Theo cách này
vật t có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.
1. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ, kế toán dùng các tài
khoản sau:
Tài khoản 152: Nguyên liệu vật liệu
Phiếu nhập kho
Bảng tổng hợp
nhập- xuất- tồn
Thẻ kho
Bảng luỹ kế xuất
Bảng luỹ kế nhậpBảng kê nhập
Sổ số dư
Bảng kê xuấtPhiếu xuất kho
Tài khoản dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại
nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế.
Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên liệu, vật liệu trong kỳ
(mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn liên doanh, phát hiện thừa, đánh giá tăng...)
Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên liệu, vật liệu trong
kỳ (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt....)
D Nợ: Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho
Tài khoản này đợc chi tiết thành các tiểu khoản sau:
1521: nguyên liệu, vật liệu chính

522: nguyên liệu, vật liệu phụ
1523: Nhiên liệu
1524: Phụ tùng thay thế
1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
1528: Vật liệu khác
Tài khoản 153: công cụ dụng cụ
Tài khoản này để quản lý, theo dõi và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho
công cụ dụng cụ .
Tài khoản này đợc chia thành 3 tiểu khoản
1531: Công cụ dụng cụ
1532: Bao bì luân chuyển
1533: Đồ dùng cho thuê
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng công cụ dụng cụ trong kỳ.
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm công cụ dụng cụ trong kỳ.
D Nợ: Giá thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho.
Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đờng
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ
mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
nhng cuối tháng hàng cha về nhập kho (kể cả số đang gửi ngời bán).
Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.
Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã về nhập kho hay chuyển giao
cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D Nợ: Giá trị hàng đi đờng (đầu và cuối kỳ)
Ngoài 3 tài khoản chính trên còn có một số tài khoản liên quan sau:
Tài khoản 331: Phải trả nhà cung cấp
Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho
nhà cung cấp, ngời bán vật t.... và đợc mở chi tiết theo từng đối tợng thanh toán.
Bên Nợ: Phản ánh:
+ Số tiền đã trả cho ngời bán (kể cả số tiền đặt trớc)
+ Các khoản chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại đợc

ngời bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả.
+ Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả ngời bán (thanh toán bù trừ,
nợ vô chủ...)
Bên Có phản ánh:
+ Tổng số tiền hàng phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp vật t .....
+ Số tiền ứng thừa đợc ngời bán trả lại.
+ Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả ngời bán (chênh lệch tỷ giá,
điều chỉnh tăng giá tạm tính).
Tài khoản 331: Có thể vừa có số d bên Có vừa có số d bên Nợ.
D Nợ: Phản ánh số tiền ứng trớc hoặc trả thừa cho ngời bán.
D Có: Phản ánh số tiền còn phải trả ngời bán.
Tài khoản 133: Thuế VAT đợc khấu trừ
Tài khoản này chỉ sử dụng với những doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế VAT
theo phơng pháp khấu trừ.
Bên Nợ: Phản ánh số thuế VAT đợc khấu trừ.
Bên Có: Phản ánh:
+ Số thuế VAT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ.
+ Các nghiệp vụ khác làm giảm thuế đầu vào.
D Nợ: Phản ánh số thuế VAT đầu vào còn đợc khấu trừ hay hoàn lại nhng cha
nhận.
Tài khoản này chi tiết thành 2 tiểu khoản:
1331: Thuế VAT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.
1332: Thuế VAT đợc khấu trừ của tài sản cố định.
Bên cạnh các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một
số tài khoản liên quan khác nh: TK 111, TK 112, TK 311, TK 141...
2. Hạch toán tổng hợp tang nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ
2.1 Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ:
Theo phơng pháp này, thì thuế VAT đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế của
nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Do vậy, khi mua hàng trong tổng giá thanh
toán phải trả cho ngời bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá nguyên liệu, vật liệu

và công cụ dụng cụ, còn phần thuế VAT đầu vào đợc ghi vào số đợc khấu trừ.
* Trong trờng hợp mua ngoài:
+ Hàng và hoá đơn cùng về:
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế toán
ghi:
Nợ TK 152: Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153: Giá thực tế công cụ dụng cụ
Nợ TK 133: Thuế VAT đợc khấu trừ.
Có TK liên quan: 331, 111, 112...: Tổng giá thanh toán
Trờng hợp doanh nghiệp không đợc hởng giảm giá hàng mua, kế toán ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng trả.
Nợ TK 111, 112: Số tiền đợc ngời bán trả lại.
Nợ TK 1388: Số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 152, 153:
Nếu có hàng mua trả lại, kế toán ghi
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng trả.
Nợ TK 111, 112: Số tiền đợc ngời bán trả lại.
Nợ TK 1388: Số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 152, 153:
Có TK 133: Thuế VAT không đợc khấu trừ.
Nếu doanh nghiệp đợc hởng triết khấu, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 331...
Có TK 711: nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ đợc chiết khấu.
+ Nếu hàng mua về trớc, hoá đơn về sau:
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ hàng cha có hoá đơn. Nếu trong tháng
có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn cha về thì ghi sổ
theo giá tạm tính:
Nợ TK 152, 153: Trị giá mua ngoài (giá tạm tính)
Có TK 331: Phải trả ngời bán (giá tạm tính)
Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế theo 1

trong 2 cách:
Cách 1: Xoá bút toán tạm tính bằng bút đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán th-
ờng.
Cách 2: Tính mức chênh lệch
Trị giá chênh lệch = Tổng giá thực tế - Tổng giá thanh toán
Sau đó ghi bút toán điều chỉnh:
+ Điều chỉnh tăng: (giá tạm tính < giá thực tế)
Nợ TK 152, 153: Trị giá chênh lệch
Nợ TK 1331: Thuế VAT của hàng mua
Có TK liên quan 111, 112, 331...
+ Điều chỉnh giảm: (giá thực tế < giá tạm tính)
Kế toán dùng bút toán đỏ hoặc bút toán ngợc ghi giảm giá trị vật t, sau đó ghi
thêm bút toán bổ sung thuế VAT đầu vào:
Nợ TK 1331:
Có TK 331
+ Nếu gia thực tế bằng giá tạm tính, kế toán ghi thêm bút toán bổ sung thuế
VAT:
Nợ TK 1331
Có TK 331
- Trờng hợp hoá đơn về trớc, hàng về sau:
Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ Hàng mua đang đi đờng. Nếu trong tháng,
hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu đến cuối tháng hàng vẫn cha về thì ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn
Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK liên quan: 331, 111, 112...
Sang tháng sau: khi hàng về, ghi:
Nợ TK 152, 153: Nếu nhập kho
Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng.
Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đã về.
- Xử lý trờng hợp thừa, thiếu so với hoá đơn

+ Nếu nhập toàn bộ kế toán định khoản:
Nợ TK 152, 153: Trị giá toàn bộ số hàng
Nợ TK 1331: Thuế VAT tính theo số hoá đơn
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn
Có TK 3381: Trị giá hàng thừa cha có thuế VAT
Sau đó căn cứ vào quyết định xử lý kế toán ghi:
+ Nếu trả lại ngời bán:
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152, 153: Trả lại số thừa
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 3381:
Nợ TK 1331: Thuế VAT của số hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán
+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 3381:
Có TK 721:
+ Nếu nhập kho theo hoá đơn:
Ghi nhận số nhập nh trờng hợp Hàng và hoá đơn cùng về. Số thừa coi nh giữ hộ
ngời bán, kế toán ghi Nợ TK 002.
Khi xử lý số thừa ghi Có TK 002 đồng thời căn cứ vào cách xử lý cụ thể để hạch
toán.
* Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152, 153: trị giá hàng thừa
Nợ TK 1331: Thuế VAT của số hàng thừa
Có TK 331:
* Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152, 153: Trị giá hàng thừa
Có TK 172: Số thừa không rõ nguyên nhân
+ Trờng hợp thiếu so với hoá đơn
Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, còn số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm

nhận thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:
- Khi nhập:
Nợ TK 152, 153: Trị giá số thực nhập
Nợ TK 1331: Thuế VAT theo hoá đơn
Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu
Có TK 331: Tổng giá thanh toán
- Khi xử lý:
* Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu
Nợ TK 152, 153: Trị giá số thiếu
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
* Nếu ngời bán không còn hàng
Nợ TK 331:
Có TK 1381:
Có TK 1331:
* Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng
Nợ TK 1388, 334:
Có TK 1331:
Có TK 1381:
* Nếu số thiếu không xác định đợc nguyên nhân:
Nợ TK 821:
Có TK 1381:
+ Trờng hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo theo hợp đồng
thì số hàng này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán. Khi xuất kho giao trả
hoặc số đợc giảm giá, kế toán ghi:
Nợ TK 331, 111, 112...
Có TK 152, 153:
Có TK 1331:
Trờng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế nhập kho hoặc thuê
ngoài gia công, chế biến, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153: Giá thành sản xuất thực tế

Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự chế biến nhập kho.
Các trờng hợp tăng nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ khác:
Nợ TK 152, 153: Trị giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tăng
Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ
Có TK 412: Đánh giá tăng nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ
Có TK 336: Vay lẫn nhau giữa các đơn vị nội bộ
Có TK 621, 627, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu
Có TK 128, 222: Nhận lại vốn góp liên doanh
Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ SCL.
Hạch toán kết quả kiểm kê kho:
Định kỳ, theo quy định, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tất cả các loại vật t
nhằm tránh mất mát, bảo đảm cho số liệu kế toán đợc chính xác. Căn cứ vào kết quả
kiểm kê và quyết định xử lý, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách các trờng hợp thừa, thiếu,
mất mát, h hỏng... Việc hạch toán kết quả kiểm kê và xử lý số thừa, thiếu... đợc tiến
hành nh sau:
+ Ghi nhận giá trị vật t thiếu tại kho
- Phản ánh giá trị vật t thiếu tại kho:
Nợ TK 642: Giá trị vật t thiếu trong định mức
Nợ TK 1381: Giá trị vật t thiếu ngoài định mức chờ xử lý
Có TK 152, 153: Giá trị vật t thiếu
- Phản ánh giá trị vật t thừa tại kho:
Nợ TK 152, 153: Giá trị vật t thừa
Có TK 642: Thừa trong định mức
Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý
+ Ghi nhận kết quả xử lý vật t thừa, thiếu:
- Xử lý số thiếu
Nợ TK 1388: Phải thu cá nhân làm mất, h hỏng
Nợ TK 334: Cá nhân bồi thờng trừ dần vào lơng
Nợ TK 821, 421, 415:
Có TK 1381: Xử lý số thiếu

- Xử lý số thừa:
Nợ TK 3381:
Có TK 411, 421, 721...
2.2 Đối với những doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp
Theo phơng pháp này, phần thuế VAT đợc tính vào giá thực tế của nguyên liệu,
vật liệu và công cụ dụng cụ, nên khi mua ngoài kế toán ghi vào TK 152, 153 theo tổng
giá thanh toán.
Nợ TK 152, 153
Có TK 331, 111, 112, 1388..
Số giảm giá hàng mua đợc hởng, hàng mua bị trả lại:
Nợ TK 331, 111, 112, 1388...
Có TK 152, 153
Những trờng hợp còn lại hạch toán tơng tự nh ở doanh nghiệp áp dụng tính thuế
VAT theo phơng pháp khấu trừ.
3. Hạch toán giảm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ
Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do sử
dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, góp vốn liên doanh... Mọi
trờng hợp giảm nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ đều ghi theo giá thực tế ở bên
có của TK 152, 153. Nhng do công cụ dụng cụ là t liệu lao động nên việc hạch toán xuất
dùng công cụ dụng cụ có khác với việc xuất dùng nguyên liệu, vật liệu.
3.1 Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên liệu, vật liệu
+ Xuất nguyên liệu, vật liệu cho sản xuất, kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 627, 621, 641, 641
Nợ TK 241
Có TK 152
+ Xuất góp vốn liên doanh:
Căn cứ vào giá gốc nguyên liệu, vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp đợc bên
liên doanh chấp nhân, phần chênh lệch giữa 2 giá trị này đợc phản ánh vào TK 412
"Chênh lệch đánh giá lại tài sản".
Nếu giá vốn > giá trị vốn góp: Ghi Nợ TK 412

Nếu giá vốn < giá trị vốn góp: Ghi Có TK 412
Kế toán ghi:
Nợ TK 222, 128: Giá trị vốn góp
Nợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch
Có TK 152
+ Xuất thuê ngoài gia công, chế biến
Nợ TK 154
Có TK 152
+ Nguyên liệu, vật liệu giảm do cho vay tạm thời:
Nợ TK 1388: cho các cá nhân, tập thể vay
Nợ TK 1368: Cho nội bộ vay tạm thời
Có TK 152
+ Nguyên liệu, vật liệu giảm do nguyên nhân khác:
Nợ TK 632: nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng
Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho
Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân chờ xử lý
Nợ TK 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng
Có TK 152
3.2 Hạch toán tình hình giảm công cụ dụng cụ
+ Hạch toán công cụ dụng cụ
Khi xuất dùng công cụ dụng cụ cần căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng để
xác định số lần phân bổ.
+ Trờng hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lợng không nhiều với mục đích thay
thế, bổ sung một phần công cụ dụng cụ cho sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính
hết vào chi phí trong kỳ (phơng pháp phân bổ một lần)
Nợ TK 6273, 6413, 6423:
Có TK 1531: Toàn bộ giá trị xuất dùng
Trờng hợp xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tơng đối cao, quy mô tơng đối
lớn thì kế toán áp dụng phơng pháp phân bổ 2 lần theo 2 bút toán:
BT1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng

Nợ TK 1421
Có TK 1531
BT2: Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tợng sử dụng công cụ dụng cụ
Nợ TK 6273, 6423
Có TK 1421: 50% giá trị xuất dùng
Khi báo hỏng, mất, hoặc hết thời gian sử dụng:
Nợ TK 138, 334, 111, 152,... Phế liệu thu hồi hoặc bồi thờng.
Nợ TK 6273, 6413, 6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại (trừ thu hồi)
Có TK 1421: 50% giá trị xuất dùng
+ Trờng hợp công cụ dụng cụ xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích
thay thế, trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiều kỳ thì áp dụng phơng
pháp phân bổ nhiều lần theo các bút toán:
BT1: Phản ánh 100% giá trị xuất dùng
Nợ TK 1421
Có TK 1531
BT2: Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần:
Nợ TK 6273, 6413, 6423
Có TK 1421: Giá trị phân bổ mỗi lần
Khi báo hỏng, mất hay hết hạn sử dụng, sau khi trừ phế liệu thu hồi, hay số bồi
thờng của ngời làm mất, hỏng... giá trị còn lại sẽ đợc phân bổ vào chi phí kinh doanh t-
ơng tự nh phân bổ 2 lần.
+ Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển
- Khi xuất dùng bao bì luân chuyển, ghi nhận toàn bộ giá thực tế xuất dùng:
Nợ TK 1421
Có TK 1532
- Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng
Nợ TK 152: Tính vào giá trị nguyên liệu vật liệu mua ngoài
Nợ TK 6413: Tính vào chi phí bán hàng
Có TK 1421: Giá trị hao mòn
- Khi thu hồi bao bì luân chuyển nhập kho

Nợ TK 1532:
Có TK 1421: Giá trị còn lại
+ Hạch toán đồ dùng cho thuê:
BT1: Khi chuyển công cụ dụng cụ thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua
ngoài, nhập kho:
Nợ TK 1533: Giá thực tế đồ dùng cho thuê
Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK 1531, 331, 111, 112...
BT2: Khi xuất dùng đồ dùng cho thuê, ghi
Nợ TK 1421
Có TK 1533
BT3: Xác định hao mòn của đồ dùng cho thuê
Nợ TK 821: Nếu hoạt động cho thuê không thờng xuyên
Nợ TK 6273: Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thờng xuyên
Có TK 1421: Giá trị hao mòn
BT4: Phản ánh số thu về cho thuê
Nợ TK 111, 112, 131...
Có TK 3331
Có TK 511: Nếu là hoạt động thờng xuyên
Có TK 721: Nếu là hoạt động không thờng xuyên
BT5: Khi thu hồi đồ dùng cho thuê
Nợ TK 1533: Giá trị còn lại
Có TK 1421
Sơ đồ hạch toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ theo phơng pháp kê khai
thờng xuyên.
B. Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ theo phơng pháp KKĐK
Phơng pháp KKĐK là phơng pháp chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ
của các loại vật t trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế và lợng xuất
dùng cho sản xuất kinh doanh với mục đích khác.
1. Tài khoản sử dụng:

TK 611: Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên liệu, vật liệu và
công cụ dụng cụ theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua)
Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tồn kho
đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ.
Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ xuất dùng,
xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
TK 152: Nguyên liệu vật liệu: Dùng để phản ánh giá thực tế nguyên liệu, vật liệu
tồn kho, chi tiết theo từng loại
Bên Nợ: Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tồn kho lúc cuối kỳ.
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn đầu kỳ.
D Nợ: Giá thực tế NL-VL tồn kho
TK 153: Công cụ dụng cụ sử dụng để theo dõi giá thực tế công cụ dụng cụ, bao bì
luân chuyển tồn kho.
Bên Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ.
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ.
D Nợ: Giá thực tế công cụ dụng cụ tồn kho
TK 151: Hàng mua đi đờng: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở
hữu của doanh nghiệp) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho ngời bán.
Bên Nợ: Giá thực tế hàng đi đờng cuối kỳ.
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đi đờng đầu kỳ
D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có
liên quan nh TK 133, 331, 111, 112...
2. Phơng pháp hạch toán
a. Hạch toán nguyên liệu, vật liệu
- Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại
Nợ TK 6111
Có TK 152
Có TK 151
- Trong kỳ, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng

+ Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ
Nợ TK 611
Nợ TK 1331
Có TK 331, 111,112...
+ Với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp
Nợ TK 611: Giá thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài
Có TK 331,111, 112: Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT, thuế nhập khẩu)
- Các nghiệp vụ khác làm tăng nguyên liệu, vật liệu trong kỳ
Nợ TK 6111
Có TK 411
Có TK 311, 336, 338
Có TK 128, 222
v.v.v..
- Nếu doanh nghiệp đợc hởng giảm giá hàng mua kế toán ghi:
Nợ TK 331, 111, 112
Có TK 6111: Trị giá thực tế
- Nếu có hàng mua bị trả lại trong kỳ:
Nợ TK 331, 111, 112
Có TK 6111: Trị giá thực tế
Có TK 1331: Thuế VAT không đợc khấu trừ
- Nếu đợc hởng chiết khấu: