Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty khóa Minh khai

Lời mở đầu
Lịch sử phát triển xà hội loài ngời luôn gắn liền với quá trình sản xuất.
Nền sản xuất xà hội của bất kỳ phơng thức sản xuất nào cũng gắn liền với sự vận
động và tiêu hao . Trong đó vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất , nó là cơ sở vật chất ban đầu để hình thành nên sản phẩm mới hay giá
thành của sản phẩm.
Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, mục đích cuối cùng của các DNSX là
lợi nhuận . Để đạt đợc mục đích này mối quan tâm hàng đầu của các doanh
nghiệp là vừa bảo toàn vừa đẩy nhanh vòng quay của vốn kinh doanh . Giá trị của
nguyên vật liệu là biểu hiện của vốn lu động và là bộ phận dự trữ sản xuất quan
trọng nhất của doanh nghiệp. Để hớng tới lợi nhuận cao nhất thì nhất thiết các
doanh nghiệp bên cạnh việc bảo đảm chất lợng sản phẩm để từ đó hạ đợc giá
thành sản phẩm tăng sức cạnh tranh trên thị trờng.Do NVL có vai trò quan trọng
đòi hỏi công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp cần có phơng pháp hạch toán
phù hợp về tình hình sử dụng NVL để từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn lu động. Nhận thức vai trò của kế toán , đặc biệt là kế toán vật liệu
trong việc quản lý chi phí của doanh nghiệp và để hiểu rõ hơn về thực tế công tác
kế toán trong thời gian thực tập tại công ty khoá Minh Khai em muốn tìm hiểu và
đi sâu vào nghiên cứu đề tài : " Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

của công ty khoá Minh Khai ".
Phạm vi nghiên cứu để viết đề cơng báo cáo thực tập này đợc kết cấu nh sau:
Ngoài phần mở đầu và kết luận chuyên đề đựơc chia làm 3 phần chính.
* Phần I: Cơ sở lý luận chung về vật liệu và tổ chức kế toán vật liệu
trong các doanh nghiệp sản xuất.

* Phần II : Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu
và tình hình quản lý sử dụng tại công ty khoá Minh Khai
* Phần III : Một số ý kiến nhận xét , kiến nghị và những giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá Minh Khai.
Trong việc tìm hiểu nghiên cứu không thể tránh khỏi thiếu sót , Em mong

đợc sự đóng góp ý kiến,nhận xét của Thầy, Cô ,các Anh ,Chị trong công ty và
các bạn để bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp đợc hoàn thiện

1


Phần thứ nhất

Cơ sở lý luận chung về vật liệu Tổ chức kế toán
Vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

I . sự cần thiết phảI tổ chức kế toán vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất

1. Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất :
Vật liệu là đối tợng lao động đợc biểu hiện dới hình tháI vật chất là một
trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất . Theo Mác Đối tợng lao động là
tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác
động vào để tạo ra của cảI vật chất cho xà hội.
Trong quá trình sản xuất , vật liệu chỉ tham gia và một chu kỳ sản xuất, bị
tiêu hao và bị chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào chu kỳ sản xuất kinh doanh
trong kỳ . Vật liệu là những tàI sản vật chất tồn tạI dới nhiều dạng khác nhau ,
phức tạp về đặc tính lý , hoá nên dễ bị tác động của thời tiết khí hậu và môI trờng
xung quanh .
Trong các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn
trong tổng tàI sản lu động và chi phí vật liệu cũng chiếm tỉ trọng đáng kể trong
tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Qua đó , ta thấy vật liệu có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động
sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Nên đòi hỏi phảI tăng cờng công tác
quản lý và kế toán vật liệu, đảm bảo sử dụng tiết kiệm , hiệu quả hạ thấp chi phí

và giá thành sản phÈm .

2


2 . Đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu:
Quản lý vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xà hội . vật
liệu là một trong những tàI sản lu động của doanh nghiệp đồng thời cũng là yếu
tố chi phí . Nên vật liệu cần phảI đợc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua , bảo
quản đến khâu dự trữ.
Quản lý vật liệu chặt chẽ thì hạn chế đợc những mất mát ,h hỏng , hạ giá
thành sản phẩm góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp
Vật liệu là tàI sản dự trữ sản xuất , thờng xuyên biến động nên đòi hỏi
doanh nghiệp phảI tiến hành thu mua vật liệu đảm bảo đáp ứng đầy đủ , kịp thời
cho quá trình sản xuất về số lợng , chất lợng , đảm bảo giá trị hợp lý.
Tổ chức kho tàng bến bÃI , phng tiện cân đo , thực hiện đúng chế độ bảo
quản đối với từng loạI vật liệu tránh h hỏng mất mát và đảm bảo an toàn về số lợng và chất lợng vật liệu.
Quản lý vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh theo từng đối tợng
sử dụng ( phân xởng) để phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản
phẩm
Doanh nghiệp có thể quản lý định mức dự trữ vật liệu để đảm bảo tôn
trọng định mức dự trữ , tránh tình trạng ứ đọng và khan hiếm vật liệu làm ảnh hởng đến tình hình tàI chính hay tiến độ sản xuất của doanh nghiệp.
Tóm lạI quản lý chặt chẽ vật liệu là một trong những nội dung quan trọng trong
công tác quản lý tàI sản ở doanh nghiệp.
3 . Nhiệm vụ của kế toán vật liệu:
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý , kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau :
+ Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua , vận
chuyển bảo quản , nhËp – xt – tån vËt liƯu .
+ TÝnh gi¸ thành thực tế đà thu mua và nhập kho

+ áp dụng đúng đắn các phng pháp và kỹ thuật kế toán vật t, thực hiện kế
toán vật liệu theo đúng chế độ và phơng pháp quy định
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản ,dự trữ và sử dông vËt t .

3


Tính toán xác định chính xác số lợng giá trị vật liệu đà tiêu hao cho quá trình
sản xuất kinh doanh.
+ Tham gia kiểm kê, đánh giá lạI vật liệu theo đúng chế độ quy định .
4. Nội dung chủ u vỊ tỉ chøc kÕ to¸n vËt liƯu :
-

LËp c¸c định mức vật liệu cần thiết.

-

Xây dựng các nội dung , quy chÕ b¶o qu¶n , sư dơng vËt liƯu.

-

Tỉ chức khâu hạch toán ban đầu vận dụng các chứng từ và luân
chuyển chứng từ cho hợp lý và khoa học .

-

Tổ chức vận dụng tàI khoản và hệ thống sơ đồ kế toán một cách hợp lý

-

Tổ chức kiểm tra , kiểm kê , đối chiếu vật liệu cũng nh c¸c b¸o c¸o
nhËp – xt – tån vËt liƯu

-

Tỉ chức phân tích tình hình vật liệu và những thông tin kinh tế cần
thiết

II. Phân loạI và đánh giá vật liệu:
1 Phân loạI vật liệu :
Trong doanh nghiệp sản xuất để sản xuất ra những sản phẩm thờng cần
phảI sử dụng nhiều loạI vật liệu khác nhau .Mỗi loạI vật liệu lạI có những công
dụng và tính năng lý, hoá khác nhau ,do vậy cần phảI phân loạI thì mới có thể
quản lý và hạch toán chặt chẽ đợc. Phân loạI vật liệu là xắp xếp các thứ vật liệu
cùng loạI với nhau theo một đặc trng nhất định thành từng nhóm, từng loại.
Căn cứ vào nội dung kinh tế ,vai trò của vật liệu trong quy trình sản xuất
và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì vật liệu gồm có:
-Nguyên vật liệu chính : Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh
nghiệp , là cơ sở vật chất chủ yếu dùng để chế tạo ra sản phẩm.
-Vật liệu phụ : là những loạI vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình
kinh doanh , đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao
tính năng , chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để duy trì khả năng làm
việc bình thờng của t liệu lao động.
-Nhiên liệu : Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng cho quá trình sản
xuất, ví dụ nh : Xăng , dầu ,than , khÝ ®èt,…

4


-Phụ tùng thay thế :Là loạI vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng sửa

chữa tàI sản cố định.
- Phế liệu : Là loạI vật liệu đợc loạI ra từ nguyên liệu dùng cho quá trình
sản xuất. Nó đà mất hoàn toàn hay phần lớn giá trị sử dụng ban đầu.
-Vật liệu khác : Gồm những thứ vật liệu cha đợc kể trên.
-Việc phân loạI vật liệu ở trên chỉ mang tính tơng đối vì do đặc thù sản xuất
kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp là có sự khác nhau. Trong từng loạI vật liệu nêu
trên doanh nghiệp cã thĨ chia thµnh nhãm , thø… t thc vµo yêu cầu quản lý
và hạch toán của mỗi doanh nghiệp.
Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể căn cứ vào nguồn nhËp ; VËt liƯu nhËp
ngoµI , vËt liƯu nhËn gãp vèn ,vËt liƯu tù gia c«ng chÕ biÕn,…;Theo tÝnh chÊt thơng phẩm thì có Nguyên vật liệu tơI sống và nguyên vật liệu khô.
2 . Đánh giá vật liệu :
Là việc xác định giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Theo
quy định hiện hành kế toán nhập xuất tồn vật liệu phảI phản ánh theo gi¸
thùc tÕ.
a. Gi¸ thùc tÕ nhËp kho:
Trong c¸c doanh nghiƯp sản xuất vật liệu thờng đợc nhập từ nhiều nguồn
khác nhau ,nên giá thực tế của chúng đợc xác định cụ thể nh sau:

- Đối với vật liệu mua ngoàI;
Trị giá thực tế

Giá ghi trên hoá đơn

Các chi phí thu mua thùc

Cđa vËt liƯu = (gåm th nhËp khÈu + tế (Gồm chi phí vận
Nhập kho
-

thuế khác nếu có)

Các khoản

- chiết khấu

chuyển bốc xếp ,..)

giảm giá.

Đối với vật liệu do doanh nghiệp thuê gia công ,chế biến:

Trị giá vốn

Giá thực tÕ cđa vËt

vËt liƯu thùc =

liƯu xt thuª gia

tÕ nhËp kho

công, chế biến

các chi phí gia công , chế biến
+

(tiền thuê gia công,chi phí
vận chuyển , bốc dỡ,)

5

-Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công , chÕ biÕn:
Gi¸ thùc tÕ
VËt liƯu

Gi¸ thùc tÕ cđa
=

NhËp kho

vËt liệu xuất gia
công ,chế biến

Các chi phí
+

gia công
chế biến.

- Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:
Giá thực tế = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá.
- Đối với phế liệu : Đợc đánh giá theo giá ớc tính hay giá trị thu hồi tối thiểu.
b. Giá thực tế xuất kho:
Trong các doanh nghiệp sản xuất thì vật liệu thờng đợc thu mua nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau và từng thời đIểm khác nhau cho nên giá
thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau,vì thế khi xuất kho ,
kế toán phảI tính toán xác định đợc giá thực tế xuất kho cho các đối tợng sử dụng
khác nhau, theo phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đà đăng ký áp dụng và phảI
bảo đảm tính nhất quản trong niên độ kế toán
-

Phơng pháp nhập trớc , xuất trớc ( nhập trớc , xuất sau)

Theo phơng pháp này có nghĩa là vật liệu nào đợc nhập vào kho trớc thì sẽ xuất
khỏi kho trớc ( hoặc sau ) và khi xuất kho thì phảI lấy đúng theo giá mua thực tế
của từng lô vật liệu để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho .
-Phơng pháp giá thực tế đích danh :
Theo phơng pháp này có thể xuất kho bất kỳ các lô vật liệu hiện có ở trong
kho và khi xuất kho loại vật liệu nào thì phảI lấy đúng theo đơn giá mua thực tế
của lô vật liệu đó để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Hai phong pháp trên có u đIểm là kết quả tính toán chính xác nhng có nhợc đIểm là tính toán phức tạp. do đó phạm vi ¸p dơng chØ thÝch hỵp víi c¸c doanh
nghiƯp cã chđng loạI vật liệu ít , số lần nhập - xuất vật liệu trong kỳ không
nhiều .điều kiện áp dụng các phng pháp trên là phảI kế toán chi tiết theo từng lô
vật liệu có giá thực tế khác nhau.

6


-Phơng pháp tính theo đơn giá thực tế bình quân : Theo phơng pháp
này, trớc tiên kế toán vật liệu phảI xác định đơn giá thực tế bình quân của từng
thứ vật liệu luân chuyển trong kỳ (Pi):
Trị giá thực tế của vật liệu I

+

Trị giá thực tế của vật liệu i

Tồn kho đầu kỳ

nhập kho trong kỳ

Pi

=



Số lợng vật liệu I

+

Tồn kho đầu kỳ

Số lợng vật liệu I
nhập kho trong kỳ.

Đơn giá thực tế bình quân ( có thể tính cho cả 1 kỳ hạch toán (Pi) có thể
tính cho một kỳ hạch toán, cũng có thể tính cho trớc mỗi một lần xuất kho
( Kỳ ngấn). Sau đó kế toán xác định trị giá thực tế của toàn bộ vật liệu
xuất kho trong kỳ :
Trị giá thực tế vËt liƯu
Xt kho trong kú

= ∑ Pi. Qi

Trong ®ã :
-

Pi : giá thực tế bình quân.

-

Qi : Số lọng vật liƯu I xt kho

- n : Sè lÇn xt kho.
Phong pháp này có u đIểm là dễ tính toán ,nhng kết quả tính toán
không chính xác ,thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ , ít danh
đIểm vật liệu , tần xuất nhập xuất lớn.
- Phơng pháp trị giá thùc tÕ cđa vËt liƯu tån ci k× dùa theo đơn giá mua
lần cuối : phơng pháp thờng áp dụng cho các doanh nghiệp hàng tồn kho theo
phơng pháp kiểm kê định kì . Theo phơng pháp này : cuối kì hạch toán vật liệu
tồn cuối kì theo đơn giá mua lần cuối cùng trong kì đó.
Trị giá thực tế

Số lợng vật

Đơn giá vật

7


vật liệu tồn kho

=

cuối kì

liệu tồn kho

x

cuối kì

Trị giá thực tế

= VLtồn đầu kì

lần cuối.

Trị giá thực tế

VL xuất dùng

liệu nhập

Trị giá thực tế

Trị giá thực tế

+ VL nhập trong kì - VL tồn cuối kì

C. Giá hạch toán vật liệu :
Trong các doanh nghiệp có quy mô lớn về khối lợng , chủng loạI vật liệu
nhiều , nhập xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên , việc xác định giá thực tế của
vật liệu hàng ngày rất khó khăn . nên để đạt hiệu quả cho công tác kế toán , khắc
phục khó khăn , các doanh nghiệp có thể sử dụng một loạI giá ổn định gọi là giá
hạch toán . giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kì trớc và đợc quy định thống nhất trong 1 kì hạch toán . giá hạch toán không có ý nghĩa
trong việc thanh toán tổng hợp về vật liệu . khi sử dụng giá hạch toán , hàng ngày
kế toán ghi sổ về nhập- xuất tồn vật liệu theo giá hạch toán.
Giá hạch toán

Vật liệu nhập (xuất) =

Số lợng vật liệu
nhập ( xuất)

Đơn giá
x

hạch toán

Đến cuối kì hạch toán, kế toán tiến hành đIều chỉnh giá hạch toán thành
giá thực tế theo các bớc :
- Xác định hệ số giá theo từng loạI vật liệu (H):
Giá thực tế VL tồn đầu kì

+

Giá thực tế VL nhập trong kì

H
=

Giá hạch toán VL tồn đầu kì
-

+ Giá hạch toán VL nhập trong kì

Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kì :

8

Giá thực tế
Xuất kho

Giá hạch của
=

Trong kì

vật liệu

x

Hệ số giá.

xuất kho

Bên cạnh việc tính giá vật liệu theo hệ số( H) , trong thực tế nhiều đơn vị ,tính
giá vật liệu theo hệ số chênh lệch giá( K) gồm có 3 bớc:
Bớc1:

Xác định hệ số chênh lệch (K)

Trị giá thực tế

Trị giá thực tế

Trị giá hạch toán

VL tồn đầu kì + VL nhập trong kì - VL tồn đầu kì

Trị giá hạch toán
+ VL nhập trong kì

K

=



Trị giá hạch toán VL
Tồn đầu kì

Trị giá hạch toán VL
+

Nhập trong kì

Bớc 2 : TÝnh sè tiỊn ph©n bỉ cho vËt liƯu xt kho
Số tiền phân bổ = Trị giá hạch toán VL xt kho

x K

Bíc 3 : TÝnh gi¸ thùc tÕ vËt liệu xuất dùng
Giá thực tế VL
Xuất dùng

Trị giá hạch toán
=

của VL xuất dùng

Số tiền
+

Phân bổ

III Tổ chức kế toán vật liệu :
1. Kế toán chi tiết vật liệu:
Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép hàng ngày tình hình biến động
về số lợng , chất lợng ,giá trị , cđa tõng nhãm ,tõng thø , tõng lo¹I vËt liệu đợc
tiến hành ở kho và ở phòng kế toán.
1.1 Chøng tõ sư dơng :
HƯ thèng chøng tõ kÕ to¸n phản kịp thời đầy đủ , chính xác tình hình nhập
xuất và cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán .Để kiểm tra
giám sát tình hình biến động về số lợng của từng thø vËt liƯu , thùc hiƯn qu¶n lý

9


có hiệu quả , phục vụ đầy đủ nhu cầu về vật liệu cho hoật động sản xuất kinh
doanh.
Theo QĐ1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ trởng bộ tàI chính
các chứng tõ vỊ vËt liƯu bao gåm :
-

PhiÕu nhËp kho ( mÉu 01- VT)

-

PhiÕu xuÊt kho ( Méu 02- VT)

-

PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chun néi bé ( mÉu 03- VT)

-

Biªn bản kiểm kê vật t , sản phẩm , hàng hoá ( mẫu 08-VT)

-

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 BH)

-

Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( mÉu 03 _BH)

Tõ sau 1/1/1999 víi c¸c doanh nghiƯp ¸p dụng thuế GTGT (Đợc quốc hội
khoá IX thông qua kỳ häp thø 11 tõ 2/4 ®Õn 10/5/1997 , cã hiƯu lực thi hành từ
1/1/1999)thì hoá đơn GTGT (mẫu 01/GTKT ban hành theo quyết định 885 ngày
16/7/1998 của bộ tàI chính , chØ ¸p dơng víi c¸c DN tÝnh th GTGT theo phơng
pháp khấu trừ)
Hoá đơn bán hàng ( mẫu số 02/GTTT, chØ ¸p dơng víi c¸c DN tÝnh th
GTGT theo phơng pháp trực tiếp )
NgoàI các chứng từ bắt buộc sử deụng thống nhất theo quy định của nhà
nớc các doanh nghiệp có thẻe sử dụng thêm các chứng từ híng dÉn sau :
+ PhiÕu xt vËt t theo h¹n mức ( Mẫu 04 VT)
+ Biên bản kiểm nghiệp vËt t ( MÉu 05-VT)

+ PhiÕu b¸o c¸o vËt t còn lạI cuối kì ( Mẫu 07- VT)
và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng DN Thuộc
các lĩnh vực thành phần kinh tế kh¸c nhau.
1.2- Sỉ s¸ch kÕ to¸n chi tiÕt vËt liƯu :
Tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh
nghiệp mà kế toán có thể sử dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết sau:
-

Sổ (thẻ) kho

-

Sổ (thẻ) ké toán chi tiết vật liệu

-

Sổ số d

-

Sổ đối chiếu luân chuyển

10



Sổ (thẻ ) kho đợc sử dụng để theo dõi sè lỵng nhËp – xt – tån cđa
tõng thø vËt liệu theo từng kho . Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết
tên nhÃn hiệu quy cách , đơn vị tính ,mà số vật liệu , sau đó giao cho thủ kho để
ghi chép hàng ngày . Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập (xuất ) kho , thủ kho ghi

vào các cột tơng ứng trong thẻ , mỗi chứng từ một dòng . cuối ngày tính số tồn
kho . Định kì kế toán vật t xng tËn kho nhËn chøng tõ vµ kiĨm tra viƯc ghi chép
thẻ kho của thủ kho . sau đó ký xác nhận vào các thẻ kho . sau mỗi lần kiểm kê
phảitiến hành đIều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực
téekiểm kê theo đúng chế độ quy định
Thẻ kho dùng để thanh toán ở kho , không phân biệt hạch toán chi tiết
theo phơng pháp nào.
Sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển sổ số d đợc sử
dụng để hạch toán tình hình nhập, xuất , tồn vật liệuvề mặt giá trị.
Bên cạnh đó doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng nhập , xuất , tån
vËt liƯu phơc vơ cho viƯc ghi sỉ kÕ to¸n chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng , kịp
thời .
1.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu :
a. Phơng pháp thẻ song song :
Theo phơng pháp này ở kho ghi chép về mặt số lợng , ở phòng kế toán ghi
chép về mặt lợng và giá trị của từng thứ vật liệu . Do cả 2 nơI đều sử dụng thẻ để
ghi chép nên gọi là phơng pháp thẻ song song .
Ưu điểm của phơng pháp này là ghi chếp đơn giản , dễ kiểm tra , đối chiếu
Nhợc điểm : việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán vật liệu còn trùng lặp về
chỉ tiêu số lợng.Việc kiểm tra ,đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm
hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán . Do đó phơng pháp này thích hợp với
DN cã Ýt chđng lo¹I vËt liƯu, chøng tõ nhËp xt Ýt .

11


Sơ đồ 1A : Kế toán chi tiết VL theo phơng pháp thẻ song

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Chứng từ xuất

Sổ chi tiết vật liệu

Bảng kê tổng hợp
Nhập Xuất Tồn
Ghi chú :

Ghi ngày tháng
Ghi cuối tháng
Đối chiếu , kiểm tra.

b. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển :
Trong phơng pháp này : ở kho mở thẻ kho để theo dõi vật liệu về mặt số lợng , ở phòng kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi cả về số lợng và
giá trị từng loạI vật liệunhng chỉ ghi vào 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các bảng
kê nhập , xuất đợc lập từ các chøng tõ nhËp , xt do thđ kho gưi lªn định kì .
Ưu đIểm : Giảm đợc khối lợng ghi chép do chỉ ghi có một lần vào cuối
tháng .
Nhợc ®IĨm : viƯc ghi sỉ vÉn trïng lỈp vỊ chØ tiêu hiện vật , việc kiểm tra ,
đối chiếu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn
chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý .
Phơng pháp này áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ
nhập xuất không nhiều , không bố trí riêng nhân viên kế toán theo dõi vật liệu chi
tiết nên không có đIều kiƯn ghi chÐp theo dâi vËt liƯu hµng ngµy .

12

Sơ đồ 1B : Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp
Sổ đối chiếu luân chuyển

Thẻ kho

Chứng từ xuất

Chứng từ
nhập

Sổ đối chiếu luân
chuyển

Bảng kê nhập
Ghi chú :

Bảng kê xuất

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu,kiểm tra.

C. Phơng pháp sổ số d :
*Nội dung của phơng pháp :
-ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình nhập xuất tồn kho
vật liệuvề mặt số lợng . Cuối tháng phảI ghi số tồn kho đà tính đởctên thẻ kho
sang sổ số d vào cột số lợng.
-Tại phòng kế to¸n :
-KÕ to¸n më sỉ sè d theo tõng kho , chung cho cả năm để ghi chép tình
hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hay định kì .Từ các bảng kê nhập , bảng kê

xuất kế toán lập các bảng luỹ kế nhập , xuất, rồi từ các bảng luỹ kế này lập bảng
tổng hợp nhập xuất tồn kho theo tõng nhãm , lo¹I vËt liƯu theo chØ tiêu giá trị.
-Cuối tháng , khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên , kế toán căn cứ vào số
tồn kho cuối tháng do thủ kho tính đà ghi ở sổ số d ( về số lợng)và đơn giá hạch

13


toán để tính ra số tồn kho của từng nhóm , loạI vật liệu theo chỉ tiêu giá trị để
ghi vµo cét sè tiỊn ë sỉ sè d .
-ViƯc kiĨm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng căn cứ vào cột số
tiền tồn kho trên sổ số du ®Ĩ ®èi chiÕu víi cét sè tiỊn tån kho trªn bảng kê tổng
hợp nhập Xuất tồn vật liệu và số liệu của kế toán tổng hợp.
-Phơng pháp này phï hỵp víi doanh nghiƯp cã khèi lỵng nghiƯp vơ nhậpxuất vật liệu thờng xuyên , sử dụng giá hạch toán và đà xác định đợc hệ thống
danh đIểm vật liệu .

Sơ đồ 1 C : Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu Theo phơng pháp Sổ số d
Thẻ kho
Chứng từ xuất

Chứng từ nhập
Sổ số d
Bảng kê nhập

Bảng luỹ kế nhập
Ghi chú:

Bảng kê tổng hợp
Nhập- Xuất Tồn

Bảng kê xuất

Bảng luỹ kế xuất

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra

1 . Kế toán tổng hợp vật liệu
Theo chế độ kế toán hiện hành (QĐ 1141 TC/ QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995
của BTC) trong một doanh nghiệp chỉ đựoc áp dụng 1 trong 2 phơng pháp
hạch toán hàng tồn kho : Phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp
kiểm kê định kì.
2.1 Phơng pháp kê khai thờng xuyên :

14


Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép
phản ánh thờng xuyên , liên tục và có hệ thống tình hình nhập xuất , tồn kho vật
t , hàng hoá trên các tàI khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ
nhập xuất. vì vậy giá trị vật liệu trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kì thời đIểm
nào trong kì kế toán .
CuốI kì , kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho đem
so sánh , đối chiếu với vật liệu tồn kho trên sổ kế toán . Nếu có chênh lệch phảI
tìm nguyên nhân và có biện pháp giảI quyết kịp thời , đồng thời đIều chỉnh số
liệu trên sổ sách cho khớp vối số liệu thực tế.
Phơng pháp này thờng áp dụng cho các đơn vị sản xuất và đơn vị thơng
nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn
a. TàI khoản kế toán sử dụng :

- TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
TàI khoản 152 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tang , giảm các loạI
nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế.
Kết cấu của tàI khoản 152 nh sau:
Bên Nợ :
-

Giá trị thực tế nguyên liệu, vật liệu nhập kho.

-

Trị giá nguyên liệu , vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê .

Bên có :
-

Trị giá thực tế nguyên liệu , vật liệu xuất kho.

-

Chiết khấu mua hàng đợc hởng .

-

Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt, h hỏng phát hiện khi kiểm kê.

Số d bên nợ :
-

Trị giá nguyên vật liệu tồn kho

TàI khoản 152 đợc chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

- TK 151 hàng mua ®ang ®I ®êng

15


TàI khoản 151 dùng để phản ánh giá trị các loạI vật t, hàng hoá mà doanh
nghiệp đà mua , ®· chÊp nhËn thanh to¸n víi ngêi b¸n nhng cha về nhập
kho doanh nghiệp.
Kết cấu của tàI khoản 151 nh sau :
Bên nợ :
-

Trị giá hàng đà mua trong kì , cuối kì còn đang đI trên đờng .

Bên có: Trị giá hàng đang đI trên đờng của những kì trớc , kì này về nhập
kho,bán thẳng.
Số d bên nợ : Toàn bộ giá trị hàng mua hiện còn đang đI đờng

- TK 331 : PhảI trả cho ngời bán
TàI khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ,
phảI trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật liệu theo hợp đồng kinh tế đÃ
kí .
TK 331 đợcmở sổ theo dõi chi tiết từng ngời bán cụ thể.

- TK 133 : Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ .
TàI khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ , đÃ
khấu trừ và còn đợc khấu trừ

Kết cấu của TK154 nh sau :
Bên nợ :
- Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ .
- Số thuế GTGT đầu vào của các loạI vật t,dùng đồng thời cho sản
xuất các sản phẩm chịu thuế GTGT mà không phân tích đợc ở khâu
mua .
Bên có :
-

Số thuế GTGT đầu vào đà đợc khấu trừ .

-

Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ .

-

Số thuế GTGT của hàng mua bị trả lạI

-

Thuế GTGT đầu vào đợc hoàn trả lại.

D Nợ :

16


Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ và thuế GTGT đầu vào đợc
hoàn lạI nhng NSNN cha hoàn lại.

TK 133 có 2 TK cấp II
TK1331 Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ của hàng hoá ,dịch vụ.
Tk1332 : Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ của TSCĐ.
NgoàI các TK trên kế toán tổng hợp vật liệu còn sử dụng các TK nh :
TK111,112,141,128,222,411,154,621,627,641,642,
b- Phơng pháp Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu :
b1. Kế toán tổng hợp tăng vật liệu :
* Tăng do mua ngoàI :
-

Khi mua vật liệu nhập kho , hàng và hoá đơn cùng về :

+ Nếu DN sử dụng VL vào SXSP, hàng hoá chịu thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ : Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho , hoá đơn thuế GTGT ghi :
Nợ TK 152 ( Chi tiết liên quan) Giá cha có thuế GTGT trên hoá đơn.
Nợ TK 133 (Chi tiết TK 1331)Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ ghi trên HĐ
Có TK 111,112,141 ( trả tiền ngay)
Có TK331,311,341(cha trả tiền ngay,mua bằng tiền vay)tổng giá TT trên
HĐ.
+ Nếu DN sử dụng VL vào SXSP, HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp
trực tiếp hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT , kế toán cũng căn cứ vào phiếu
nhập kho và hoá đơn bán hàng ghi :
Nợ TK 152 ( chi tiết liên quan)
Có TK 331 ,311,341 ( cha trả tiỊn hc mua b»ng tiỊn vay )
Cã TK 111,112,141 ( trả tiền ngay)
Căn cứ vào tổng giá trị tiền thanh toán cho ngời bán ( đà có thuế GTGT).

- Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn

17

Nếu trong tháng hàng về nhập kho nhng đến cuối thang cha nhận đợc hoá
đơn , kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu theo gía tạm tính:
Nợ TK 152 ( Theo giá tạm tính)
Có TK 331 (Theo giá tạm tính)
Khi nhận đợc hoá đơn về sẽ tiến hành đIều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế
( giá ghi trên hoá đơn)theo số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá ghi trên hoá
đơn:
Nếu vật liệu mua về để SXSP ,HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu
trừ .Kế toán sẽ phản ánh cả thuế GTGT cùng với bút toán đIều chỉnh giá tạm tính
theo giá thực tế:
Nếu chênh lệch tăng ( giá cha có thuế ghi trên hoá đơn GTGT lớn hơn giá
tạm tính sẽ ghi phần chênh lệch theo định khoản:
Nợ TK 152 ( Phần chênh lệch tăng)
Nợ TK133 ( thuế GTGT ghi trên hoá đơn)
Có TK 331( phần chênh lệch tăng + thuế GTGT)
Nếu chênh lệch giảm ( giá cha có thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT
nhỏ hơn giá tạm tính ) sẽ ghi đỏ phần chênh lệch
Nợ TK 152

( ghi đỏ phần chênh lệch)

Có TK331
Và ghi:
Nợ TK 133

( Phần thuế GTGT)

Có TK331

Hoặc có thể tiến hành nh sau :
Nợ TK 152

(Ghi đỏ theo giá tạm tính)

Có TK 331
Sau đó sẽ ghi
Nợ TK 152 ( Theo giá cha có thuế GTGT ghi trên hoá đơn)
Nợ TK 133 ( Thuế GTGT ghi trên hoá đơn)
Có TK 331 ( tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn)

18


Nếu VL mua về dùng để SXSP , HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
hoặc không chịu thuế GTGT . Kế toán sẽ đIều chỉnh chênh lệch nh sau :
+ Nếu chênh lệch tăng ( giá mua ghi trên hoá đơn lớn hơn giá tạm tính) Kế toán
đIều chỉnh nh sau :
Nợ TK 152
Có TK 331

( Phần chênh lệch tăng)

+ Nếu chênh lệch giảm ( giá mua ghi trên hoá đơn thấp hơn giá tạm tính) Kế
toán sẽ ghi đầy đủ phần chênh lệch nh sau:
Nợ TK152
Có Tk331
Hoặc cũng có thể tiến hành nh sau :
Nợ TK 152
Có TK 331

( hoặc ghi đỏ theo giá tạm tính)

Sau đó sẽ ghi:
Nợ TK 152

( theo giá hoá đơn)

Có TK 331
Trờng hợp vật liệu đang đI đờng
Nếu trong tháng đà nhận đợc hoá đơn mà cuối tháng hàng vẫn cha về nhËp
kho .
+ DN sư dơng VL nµy vµo SXSP , HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu
trừ , kế toán ghi :
Nợ TK 151 : Hàng mua đang đI đờng ( Giá cha có thuế GTGT trên HĐơn)
Nợ TK 133 Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
Có Tk 111,112,331,( Tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn GTGT)

19


+ DN sử dụng VL này vào SXSP,HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực
tiếp , hoặc không phảI chịu thuế GTGT , kế toán ghi:
Nợ TK 151

Tổng giá thanh to¸n víi ngêi b¸n.

Cã TK 331, 111, 112,…
KÕ to¸n ë các DN này mở sổ theo dõi số hàng đI đờng cho tới khi hàng
về . Sang tháng sau khi hàng đI đờng về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ

phận SX hay khách hàng , tuỳ từng trờng hợp kế toán ghi :
Nợ TK Liên quan( 152 , 621,627,…)
Cã TK151
-Khi nhËp khÈu vËt liƯu tõ níc ngoµI , kế toán phản ánh giá trị vật t
nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phảI thanh toán cho ngời bán , thuÕ nhËp
khÈu ph¶I nép chi phÝ thu mua vËn chun , ghi:
Nỵ TK 152
Cã TK 3333 ( Th xt nhập khẩu )
Có TK 111,112,331,
+Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu :
Nếu hàng hoá nhập khẩu dùng vào SXKD ,HH ,DV chịu thuế GTGT theo
phơng pháp khấu trừ ,thì thuế GTGT của hàng nhập khẩu sẽ đợc khấu trừ , kế
toán ghi:
Nợ TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK3331 thuế GTGT phảI nộp ( TK33312 Thuế GTGT hàng nhập
khẩu)
Nếu hàng hoá nhập khầu dùng vào SXKDHH,DV không thuộc đối tợng
chịu thuế GTGT Hoặc nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp . Hoặc dùng
vào việc nh hoạt động sự nghiệp , chơng trình , dự án, văn hoá , phúc lợi, Đợc

20


trang trảI bàng nguồn kinh phí khác , thì thuế GTGT phảI nộp của hàng nhập
khẩu phảI tính vào giá trị hàng hoá mua vào ,kế toán ghi:
Nợ TK 152

Phần thuế GTGT phảI nộp theo phơng pháp trực tiếp .

Có TK 3331

Các chi liên quan đến mua vật liệu ( vËn chun, bèc dì,… )
+ NÕu DN sư dơng VL để SXSP,HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp
khấu trừ , kế toán ghi :
Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có TK 111,112.331,
+ Nếu VL mua về để SXSP ,HH chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực
tiếp hoặc không phảI chịu thuế GTGT , kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 111,112 ,331,
Khi thanh toán với ngời bán hàng ,ngời cung cấp vật liệu,nếu đợc hởng
chiết khấu ( giảm giá hoặc hàng bán bị trả lạI) Kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 152
Có TK 133 Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lạI(nếu có)
Có TK 111,112
*Tăng do nhập kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoàI gia công chế biến ,căn
cứ váo giá trị thực tế nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có Tk 154 “ chi phÝ SXKD dë dang”.

21


Nếu nhập kho vật liệu do thuê ngoàI gia công thì trị giá thực tế VL
nhập kho này không gồm thuế GTGT nếu DN tính thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ .
*Tăng do nhận góp vốn liên doanh của đơn vị khác ,đợc cấp phát đợc
quyên tặng ,kế toán ghi
Nợ TK 152

Có TK 411 Nguồn vốn KD.
* Tăng do thu hồi góp vốn liên doanh:
Nợ TK 152
Có TK 128 Đầu t ngấn hạn khác
Có TK 222 Góp vốn liên doanh “.
* NhËp kho vËt liƯu thõa ph¸t hiƯn khi kiểm kê
+ Nếu chờ giảI quyết :
Nợ TK 152
Có TK 338(3381) PhảI trả phảI nộp khác - TàI sản thừa chờ giảI quyết.
+ Khi có quyết định sử lý , tuỳ thuộc vào ghi giảm chi phí hay tính thu nhËp
bÊt thêng :
Nỵ TK 338 (3381)
Cã TK 621,627,641,642.
Cã TK 721
+ Nếu có quyết định sử lý ngay :
Nợ TK 152
Cã TK liªn quan (621,627 ,641,…)
NÕu VL thõa khi kiĨm kê xác định là không phảI của DN thì giá trị của vật
liệu thừa đợc đánh giá vào TK002 Vật t ,hàng hoá nhận giữ hộ , nhận gia
công .
*Trờng hợp VL xuất dùng cho SXSP không hết lạI nhËp kho:
Nỵ TK 152
Cã TK 621

22


* Tăng giá trị VL do đánh giá lạI : Căn cứ vào số chênh lệch tăng ghi:
Nợ TK 152
Có 421 Chênh lệch đánh giá lạI tàI sản.

b.2- Kế toán tổng hợp các trờng hợp giảm vật liệu:

ã Xuất kho vËt liƯu dïng cho SXKD:
Nỵ TK 621 “ chi phÝ NVL trùc tiÕp “- Dïng trùc tiÕp cho SX chÕ tạo SP.
Nợ TK 627 (6272) Chi phí SX chung- Dùng cho phục vụ quản lý ở các
PX.
Nợ TK 641 (6412) Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 (6422) “ chi phÝ QLDN”
Nỵ TK 241 (2412;2413) “ XDCB dë dang. Dùng cho sửa chữa TSCĐ
,XDCB.
Có TK 152 ( Chi tiết liên quan).
ã Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê ngoàI gia công chế biến :
Căn cứ vào giá thùc tÕ xt kho :
Nỵ TK 154 ( Chi tiÕt liên quan)
Có TK 152
ã Xuất kho VL góp vốn liên doanh với các đơn vị khác
Căn cứ vào giá trị vốn do hội đồng liên doanh xác định và giá thực tế ( giá
trị ghi sổ ) VL xuất góp để X\xác định chênh lệch:
-

Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá trị thực tế , kế toán ghi :
Nợ TK 128 ,222 Giá trị vốn góp
Có TK 412 Chênh lệch tăng.
Có TK 152 Giá trị thực tế VL

-

Nếu giá trị vốn góp nhỏ hơn giá trị thực tế Vl , kế toán ghi:
Nợ TK 128 ,222 Giá trị vốn góp
Nợ TK 412 Chênh lệch giảm

Có TK 152 Giá trị thùc tÕ VL

23


ã Xuất kho VL để bán , cho vay : Căn cứ vào giá thực tế xuất kho , ghi:
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán xuất bán
Nợ TK 138 (1388) PhảI thu khác - Cho vay .
Có TK 152
ã Giảm do mất mát thiếu hụt :
Căn cứ vào nguyên nhân gây ra mất mát , thiếu hụt để ghi
- Nếu đà rõ nguyên nhân :
+ Do ghi chép nhầm lẫn , cân đong đo đếm sai cần phảI sửa chữa ,
đIều chỉnh lạI sổ kế toán theo đúng phơng pháp quy định :
Nợ TK liên quan
Có TK 152
+ Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý DN:
Nợ TK 642 Chi phí QLDN
Có TK152
+ Nếu thiếu hụt ngoàI định mức , do ngời chịu trách nhiệm vật chất gây
nên :
Nợ TK 111 Số tiền bồi thờng vật chất đà thu
Nợ Tk 138 (1388) –Sè tiỊn båi thêng ph¶I thu

Theo sè båi thờng vật chất

Nợ TK 334 -Số thiếu hụt tính vào chi phí QLDN
Có TK 152
+ Nếu cha rõ nguyên nhân :
Nợ TK 138 (1381) phảI thu khác (TàI sản thiếu chờ sử lí)

Có TK 152
Khi có quyết định xử lý ,tuỳ từng trờng hợp cụ thể kế toán ghi :
Nợ TK 642
Nợ TK 138 (1388)
Có TK138 (1381)
ã Giảm giá do đánh giá lạI :
- Căn cứ vào số chênh lệch giảm do đánh giá lạI , kế toán ghi sổ.

24


Nợ TK 412
Có TK152
Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai
thờng xuyên
TK152

TK 111,112,331,141

Nhập kho do mua ngoàI

TK 621
Xt trùc tiÕp cho s¶n xt

TK133

TK641,642
Xt phùc vơ QL, BH, XDCB

TK151

Nhập kho hàng
632
Hàng mua đang
đI đờng
TK 333

đI đờng kì trớc

TK
Xuất bán

TK331
Thuế nhập khẩu

Chiết khấu đợc hởng

TK 411
154

TK

Nhận GVLD, cấp phát

Xuất thuê ngoàI , gia công , chế biến

TK 412

TK 138 (1381)
Đánh giá tăng

TK 128, 222

Thiếu khi kiểm kê
TK 128,

Nhận lạI vèn LD

Xt gãp vèn liªn doanh
TK 412

TK 338
Thõa khi kiĨm kê

Đánh giá tăng

25