Luận văn tốt nghiệp “Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội" pps

Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
1


Trƣờng
Khoa…………….





Luận văn tốt nghiệp

Đề tài:

Hoạch định nhu cầu
nguyên vật liệu tại Xí
nghiệp thép và vật liệu xây
dựng Hà Nội"

Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
2

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3
PHẦN I 6
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH 6
NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 6
PHẦN II 35
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NVL
TẠI XÍ NGHIỆP THÉP VÀ VẬT LIỆU XÂY DỰNG HÀ NỘI. 35
PHẦN III 75
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NVL
TẠI XN. NHỮNG GIẢI PHÁP CHIẾN LƢỢC TRONG THỜI
GIAN TỚI. 75
KẾT LUẬN 84


Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
3

LỜI MỞ ĐẦU
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
4

Trong nền kinh tế thị trƣờng, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và
phát triển phải có những phƣơng án sản xuất và chiến lƣợc kinh doanh
có hiệu quả. Để làm đƣợc điều đó, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và

nâng cao chất lƣợng sản phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản
phẩm. Do đó việc hoạch định nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu
đƣợc coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khác
nhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản
xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lƣợng các chi tiết, bộ phận và
nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa lƣợng
nguyên vật liệu cần sử dụng vào nhƣngc thời điểm khác nhau thƣờng xuyên
thay đổi.
Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật tƣ đảm bảo cho quá trình sản
xuất diễn ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời
điểm. Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời,
chính xác cho các nhà quản lý và các bộ phận chức năng trong doanh
nghiệp. Để từ đó có thể đƣa ra phƣơng án sản xuất kinh doanh có hiệu quả .
Nội dung của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tính
chất chiến lƣợc, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản
xuất kinh doanh của mình.
Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh,
sản xuất lớn, chủng loại đa dạng. Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầu
nguyên vật liệu taị Xí nghiệp rất đƣợc chú trọng, và là một bộ phận không
thể thiếu trong toàn thể công tác quản lý của Xí nghiệp.
Với nguồn vốn do ngân sách nhà nƣớc cấp cho Xí nghiệp còn hạn chế
nên việc hoạch định chiến lƣợc hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan
trọng và cần thiết.
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
5

Bởi vì chiến lƣợc hoạt động tối ƣu là chiến lƣợc làm cho tổng chi

phí nhỏ nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất.
Do vậy, hoạch định tốt chiến lƣợc sẽ góp phần quan trọng thực hiện
việc nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp một
cách tối ƣu nhất.
Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy đƣợc tầm quan
trọng của công tác hoạch định chiến lƣợc, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài:
“Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây
dựng Hà Nội" Với mục đích là nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của
nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất.
Nội dung cuả chuyên đề ngoài phần mở đầu, đƣợc chia làm 3 phần:
Phần I : Những vấn dề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp.
Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại
Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội .
Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu tại Xí nghiệp.
Những giải pháp chiến lƣợc trong thời gian tới.
Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ
thƣờng xuyên, tận tình của thầy Phan Huy Đƣờng và của các cô chú trong
phòng kế toán cũng nhƣ các phòng nghiệp vụ khác.
Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên bản chuyên đề này
không tránh khỏi những thiếu xót. Em mong nhận đƣợc sự giúp đỡ của thầy
Đƣờng cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán để bản chuyên đề thêm
phong phú về lý luận và thiết thực hơn với thực tiễn.



Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
6

PHẦN I
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH
NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

I. THỰC CHẤT VÀ YÊU CẦU CỦA HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU
(NVL)
1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu
1.1. Khái niệm
Nguyên vật liệu là những đối tƣợng lao động chủ yếu và đƣợc thể
hiện dƣới dạng vật hoá.
1.2. Đặc điểm
Trong quá trình sản xuất cần 3 yếu tố cơ bản, đó là TLLĐ, ĐTLĐ và
SLĐ. NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản đó, NVL là đối tƣợng lao động và là
cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới. Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm
mới nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi về hình thái chất ban đầu
để cấu thành thực thể sản phẩm, chúng chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất.
Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ 1 lần vào giá trị sản phẩm mới tạo
ra.
2. Ý nghĩa và yêu cầu quản lý NVL.
2.1. Ý nghĩa
Nhƣ ta đã biết, chi phí NVL và ĐTLĐ sử dụng trong sản xuất NVL
thƣờng chiếm một tỷ lệ lớn (60 - 80%) trong chi phí sản xuất và giá thành
sản phẩm.
Thực hiện giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lƣu động quay nhanh
hơn và tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, mỗi công
đoạn từ việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp

7

dụng NVL đều trực tiếp tác động đến chu trình luôn chuyển vốn lƣu
động của doanh nghiệp.
Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng
NVL là điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quá
trình sản xuất, là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý. Tiết kiệm ngăn
ngừa hiện tƣợng tiêu hao, mất mát, lãng phí NVL. Trong tất cả các khâu của
quá trình sản xuất kinh doanh.
Trong quá trình kinh doanh chiến lƣợc NVL thì việc tồn tại NVL dự
trữ là những bƣớc đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục
của doanh nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trƣờng không thể
tiến hành sản xuất kinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải có
NVL dự trữ. NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhƣng lại có vai
trò rất lớn để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục. Do vậy
nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn. Nếu dự trữ
quá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng
loạt các hậu quả tiếp theo.
Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lƣu động của doanh
nghiệp, thƣờng xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh.
Quản trị và sử dụng hợp lý chúng có ảnh hƣởng rất quan trọng đến
việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp.
Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh đều là hệ quả của
nhiều yếu tố chứ không phải chỉ do quản trị, hoạch định NVL. Nhƣng cũng
cần thấy rằng sự bất lực của một số doanh nghiệp trong việc hoạch định và
kiểm soát chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu là một nguyên nhân dẫn đến
thiệt hại cuối cùng của họ.
2.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập

Chuyên đề tốt nghiệp
8

Do đặc điểm, ý nghĩa của NVL trong quá trình sản xuất kinh
doanh đòi hỏi công tác quản lý cần phải thực hiện chặt chẽ ở các khâu
sau:
a. Khâu thu mua: Quản lý về khối lƣợng, chất lƣợng, quy cách, chủng
loại, giá mua và chi phí mua cũng nhƣ kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời
gian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b. Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các
phƣơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật tƣ,
tránh hƣ hỏng mất mát, hao hụt, bảo đảm an toàn.
c. Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức
dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm,
tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác hoạch định,
phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh
doanh.
d. Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đƣợc mức dự trữ tối đa,
tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh
bình thƣờng không bị ngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịp
thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều. Kết hợp
hài hoà công tác hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thƣờng xuyên, đối chiếu
nhập - xuất - tồn.
Bảng số 1: Lịch trình sản xuất

Tuần
1
2
3
4

5
6
7
8
Số lƣợng



200



300

Để có thể hoạch định đƣợc chiến lƣợc NVL trong doanh nghiệp, ta
phải hiểu công tác kế toán NVL thông qua việc phân loại và đánh giá NVL.
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
9

3. Phân loại - đánh giá NVL
3.1. Phân loại NVL
Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử
dụng nhiều loại NVL khác nhau. Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý
hoá rất khác nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu
quả NVL trong sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL. Tuỳ theo nội
dung kinh tế và chức năng của NVL mà chúng đƣợc phân chia thành các loại
khác nhau. Nhìn chung trong doanh nghiệp NVL đƣợc chia thành các loại

sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tƣợng lao động chủ yếu trong doanh
nghiệp và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩm
mới.
VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí. Gạch ngói xi măng trong xây
dựng cơ bản. Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp.
Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính nhƣ: bàn
đạp, khung xe đạp … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây
dựng cơ bản.
+ Nguyên vật liệu phụ: Là đối tƣợng lao động nhƣng không phải là cơ
sở vật chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà chỉ có tác dụng
phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm nhƣ: làm tăng chất lƣợng
NVL chính, tăng chất lƣợng sảm phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý,
phục vụ sản xuất.
VD: Dầu mỏ bôi trơn máy trong sản xuất …
+ Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho quá trình sản
xuất, kinh doanh nhƣ: xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi …
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
10

+ Phụ tùng thay thế, sửa chữa nhƣ: Những chi tiết, phụ tùng, máy
móc, thiết bị phục vụ cho quá trình sửa chữa hoặc thay thế những bộ
phận, chi tiết máy móc thiết bị.
VD: Vòng bi, vòng đệm, xăm lốp.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Các loại thiết bị, phƣơng tiện sử dụng
trong xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp nhƣ: công cụ,
khí cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản:
thông gió, chiếu sáng, toả nhiệt …).

+ Nguyên vật liệu khác: Là các loại NVL loại ra khỏi quá trình sản
xuất, chế tạo sản phẩm hoặc là phế liệu thu nhập thu hồi trong quá trình
thanh lý TSCĐ và các loại NVL khác chƣa đề cập đến trong các loại kể trên.
Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL cần phải biết cụ thể
và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ NVL. Trong hoạt
động sản xuất kinh doanh. Do vậy, doanh nghiệp cần phải phân chia một
cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá học, theo quy cách, phẩm chất NVL.
Doanh nghiệp phân chia NVL trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm
NVL. Tuỳ theo số liệu của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL mà xây
dựng mã số cho nó, có thể gồm 1, 2, 3 hoặc 4 thứ số …

Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
11

Số điểm danh NVL
Loại: NVL chính
Ký hiệu: 1521

Ký hiệu
Tên, nhãn hiệu, quy
cách NVL
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Ghi
chú
Nhóm

Danh điểm NVL
1
2
3
4
5
6
1521-01
1521-01-01
Thép tròn 6 60 m/m
Kg
60.000


1521-01-02





…………
………….
……
………
….
……….
1521-02-01

………





1521-02-99





……
……….
….
……
….
………

……….



1521-99
1521-99-01

1521-99-99
……….
……
……
….

Các “chữ số” dùng để chỉ loại NVL thƣờng sử dụng là số hiệu của TK
cấp 1 hoặc cấp 2 … dùng để hạch toán NVL đó các chứ số dùng để chỉ
nhóm NVL là số thứ tự liên tục.
+ Nếu dƣới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9)
+ Nếu dƣới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 01 đến 99)
Các chữ số dùng để chỉ thứ NVL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy
cách, cỡ loại của các thứ nguyên vật liệu trong nhóm.
+ Nếu dƣới 1000 nhóm thì dùng 3 chữ số (từ 001 đến 999)
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
12

Khi lập sổ điểm danh NVL, sau mỗi loại, mỗi nhóm cần phải dự
trữ một số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc loại NVL mới thuộc nhóm
đó xuất hiện sau này. Số điểm danh NVL có tác dụng rất lớn trong công tác
trong việc đƣa tin học vào hoạt động hoạch định chiến lƣợc ở đơn vị.
3.2. Đánh giá NVL
Đánh giá chi tiết, cụ thể NVL là nhiệm vụ cơ bản của công tác kế
toán. Trong phạm vi chuyên đề này ngƣời viết chỉ đánh giá NVL một cách
tổng quát.
- Đánh giá NVL là dùng thƣớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó

theo những nguyên tắc nhất định: (nguyên tắc giá phí thực tế, nhất quán,
công khai, thận trọng …)
a. Đánh giá NVL theo giá thực tế
* Giá thực tế NVL nhập kho:
- Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thuế.
- Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp
+ Với NVL mua ngoài
+ Với NVL tự sản xuất
+ Với NVL thuê ngoài gia công chế biến
+ Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liên
doanh.
+ Với phế liệu
+ Với NVL đƣợc tặng, thƣởng.
* Giá thực tế NVL xuất kho
Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất.
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
13

Giá thực tế
NVL tồn
đầu kỳ


+
Giá thực tế
NVL nhập
trong kỳ

=

Giá thực tế
NVL xuất
trong kỳ



+
Giá thực tế
NVL tồn
cuối kỳ
* Phƣơng pháp giá đơn vị bình quân
- Cả kỳ dự trữ
- Cuối kỳ trƣớc
- Sau mỗi lần nhập
* Phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc (Fifo)
* Phƣơng pháp nhập sau, xuất trƣớc (Lifo)
* Phƣơng pháp trực tiếp
b. Đánh giá NVL theo giá hạch toán
Giá hạch toán vật
tƣ nhập (xuất)

=
Số lƣợng vật tƣ
nhập (xuất)

x
Đơn giá
hạch toán
Từ đó mà kế toán có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổ
chức ghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá
thành NVL thực tế đã thu mua về các mặt hàng: số lƣợng, chủng loại, giá cũ,
thời hạn … nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL.
Áp dụng đúng các phƣơng pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ
thẻ kho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phƣơng
pháp quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng
NVL. Tính toán, xác định chính xác số lƣợng và giá trị NVL đã tiêu hao và
sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ Nhà nƣớc quy
định.
A. Phƣơng pháp MRP
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
14

1. Khái niệm
Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm
khác nhau và có xu thể ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình.
Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lƣợng chi tiết, bộ
phận và NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa, lƣợng
nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thƣờng
xuyên thay đổi. Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật tƣ, nguyên liệu và chi
tiết bộ phận mà doanh nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập
nhật thƣờng xuyên. Quản lý tốt nguồn vật tƣ, nguyên vật liệu này góp phần
quan trọng giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm. Lập kế hoạch

chính xác nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lƣợng và thời điểm yêu cầu là cơ
sở quan trọng để dự trữ lƣợng nguyên vật liệu ở mức thấp nhất, nhƣng lại là
một vấn đề không đơn giản. Các mô hình quản trị hàng dự trữ chủ yếu là
giữ cho mức dự trữ ổn định mà không tính tới những mối quan hệ phụ thuộc
với nhau giữa nguyên vật liệu, các chi tiết bộ phận trong cấu thành sảm
phẩm, đòi hỏi phải đáp ứng sẵn sàng vào những thời điểm khác nhau. Cách
quản lý này thƣờng làm tăng chi phí. Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả
của hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình
sản xuất, cung cấp những loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi
có nhu cầu ngƣời ta đƣa ra phƣơng pháp hoạch định nhu cầu NVL. Hoạch
định nhu cầu NVL là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất, đƣợc xây
dựng trên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính đƣợc phát hiện và đƣa vào sử
dụng lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70. Cách tiếp cận MRP là xác định
lƣợng dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ
nhiều nhƣng khi cần sản xuất là có ngay. Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch
hết sức chính xác, chặt chẽ đối với từng loại vật tƣ, đối với từng chi tiết và
từng nguyên liệu. Ngƣời ra sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
15

hàng hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu dự trữ sao cho đúng thời điểm
cần thiết. Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản
xuất, phƣơng pháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện đƣợc công
tác lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ và theo dõi các loại vật tƣ,
nguyên vật liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các
công việc tính toán hàng ngày và cập nhật thông tin thƣờng xuyên, đảm bảo
cung cấp đúng số lƣợng và thời điểm cần đáp ứng. Phƣơng pháp hoạch định
nhu cầu vật tƣ tỏ ra rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng đƣợc hoàn thiện

và mở rộng ứng dụng sang các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.
Lúc đầu nó đƣợc gọi là MRP
1
vì chủ yếu ứng dụng trong việc xác
định lƣợng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nhƣng ngày nay
nó đƣợc mở rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thống
hoạch định nhu cầu các nguồn lực (MRP II).
MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu
nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên
việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu
phụ thuộc.
Nó đƣợc thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:
- Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì?
- Cần bao nhiêu?
- Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?
- Khi nào nhận đƣợc hàng?
Kết quả thu đƣợc là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật
liệu, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời
điểm cần thiết. Hệ thống kế hoạch này thƣờng xuyên đƣợc cập nhật những
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
16

dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp và sự biến động của môi trƣờng bên ngoài.
2. Mục tiêu của MRP (Modular Resources and Process – Hệ thống
hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu các nguồn lực)
Sự phát triển và đƣa vào ứng dụng rộng rãi phƣơng pháp hoạch định

các nguồn lực trong doanh nghiệp thể hiện ý nghĩa quan trọng của nó trong
thực tế. Vai trò của MRP thể hiện trong những mục tiêu mà hệ thống MRP
nhằm đạt tới. Những mục tiêu chủ yếu của hoạch định nhu cầu các nguồn
lực đặt ra là:
- Giảm thiểu lƣợng dự trữ nguyên vật liệu.
- Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng. MRP xác định mức
dự trữ hợp lý, đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho
sản xuất.
- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tƣởng cho khách hàng.
- Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ thống nhất với
nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
- Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
3. Các yêu cầu trong ứng dụng MRP
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, đem lại lợi ích rất lớn trong việc
giảm mức dự trữ trong quá trình chế biến mà vẫn duy trì, đảm bảo đầy đủ
nhu cầu vật tƣ tại mọi thời điểm khi cần và là phƣơng tiện để phân bổ thời
gian sản xuất hoặc đặt hàng. Những lợi ích này của MRP phục vụ rất lớn vào
việc khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lƣu trữ, thu thập, xử lý và
cập nhật thƣờng xuyên các dữ liệu về nguyên vật liệu. Để MRP có hiệu quả,
cần thực hiện những yêu cầu sau:
- Có đủ hệ thống máy tính và chƣơng trình phần mềm để tính toán và
lƣu trữ thông tin.
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
17

- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử
dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP.
- Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong:

+ Lịch trình sản xuất
+ Hoá đơn nguyên vật liệu
+ Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu
- Đảm bảo đầy đủ và lƣu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết
B. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
1. Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP
1.1. Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có thể biểu
hiện bằng sơ đồ sau:
















Đầu vào
Quá trình
xử lý
Đầu ra
Chƣơng trình máy
tính MRP

Lịch trình
sản xuất
Hồ sơ hoá
đơn NVL
Những thay đổi
Lịch đặt hàng
theo kế hoạch
Xoá bỏ đơn
hàng
Báo cáo nhu cầu
NVL hàng ngày
Báo cáo về kế
hoạch
Báo cáo đơn
hàng thực hiện
Đơn hàng
Dự báo
Thiết kế sự
thay đổi
Dự báo
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
18

1.2. Để thực hiện những quá trình đó cần biết một loạt các yếu tố đầu
vào chủ yếu như:
- Số lƣợng, nhu cầu sản phẩm dự báo
- Số lƣợng đơn đặt hàng
- Mức sản xuất và dự trữ
- Cấu trúc của sản phẩm
- Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận
- Thời điểm sản xuất.
- Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công
- Dự trữ hiện có và kế hoạch
- Mức phế phẩm cho phép
Những thông tín này đƣợc thu nhập, phân loại và xử lý bằng chƣơng
trình máy tính. Chúng đƣợc thu thập từ 3 tài liệu chủ yếu:
- Lịch trình sản xuất
- Bảng danh mục nguyên vật liệu.
- Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu.
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
19

Lịch trình sản xuất chỉ rõ nhu cầu sản phẩm cần sản xuất và thời
gian phải có. Đây là những nhu cầu độc lập. Số lƣợng cần thiết đƣợc lấy
ra từ những ngƣời khác nhau. Nhƣ đơn đặt hàng của khách, số liệu dự báo.
thời gian thƣờng lấy là đơn vị tuần. Hợp lý nhất là lấy lịch trình sản xuất

bằng tổng thời gian để sản xuất ra sảm phẩm cuối cùng.
Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm. Vấn
đề đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuất
ngắn hạn. Rất nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sản
xuất trong khoảng 8 tuần.
Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm ngƣời ta
thƣờng thiết kế các loại hoá đơn NVL. Trong doanh nghiệp thƣờng dùng 3
loại hoá đơn NVL là hoá đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hoá đơn
sản phẩm điển hình và hoá đơn cho những NVL bổ sung.
- Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sảm phẩm (Modular
bills)
- Hoá đơn theo sản phẩm điển hình. Để bớt khối lƣợng công việc
trong xây dựng lịch trình sản xuất, ngƣời ta phác hoạ một sản phẩm điển
hình. Đây là sản phẩm không có thật nhƣng rất cần thiét để lập hoá đơn
NVL cho những loại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điển
hình gốc này. Lập hoá đơn theo sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệm
đƣợc thời gian, công sức và các chi phí có liên quan. Trong một số trƣờng
hợp, ngƣời ta còn lập hoá đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung. Các chi tiết
này chỉ cần thiết trong từng trƣờng hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối với
từng loại sản phẩm chứ không phải sản phẩm nào cũng có.
Vì vậy loại chi tiết đƣợc ký hiệu và quản lý riêng biệt, thƣờng không
dự trữ chúng.
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
20

Hồ sơ dự trữ cho biết lƣợng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện
có. Nó dùng đê ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật
liệu, chi tiết bộ phận trong từng thời gian cụ thể. Hồ sơ dự trữ cho biết trong

nhu cầu, đơn hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác nhƣ ngƣời
cung ứng, độ dài thời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng. Hồ sơ dự trự
NVL, bộ phận cần phải chính xác, do đó đòi hỏi công tác theo dõi, ghi chép
thận trọng cụ thể chi tiết. Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những
sai sót lớn trong MRP.
Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời đƣợc các
vấn đề cơ bản sau:
- Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào?
- Số lƣợng bao nhiêu?
- Thời gian khi nào?
Những thông tin này đƣợc thể hiện trong các văn bản, tài liệu nhƣ
lệnh phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo về
dự trữ. Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ.
Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp. Báo cáo sơ
bộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL. Những
báo cáo chủ yếu là:
- Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từng
loại NVL, linh kiện.
- Đơn hàng phát đi
- Những thay đổi của đơn hàng kế hoạch.
* Báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quả
thực hiện trong quá trình sản xuất.
- Báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự trữ.
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
21

- Báo cáo về kế hoạch những trục trặc về chất lƣợng chậm đơn
hàng hoặc cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu.

2. Trình tự hoạch định nhu cầu NVL
Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng,
sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cần
thiết. Trong những giai đoạn khác nhau.
Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộ
phận ở cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm.
MRP tính số lƣợng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loại
sản phẩm dự trữ hiện có. Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng
hoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó.
MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặt
hàng, lƣợng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm. Mối quan hệ này đƣợc phân tích
trong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm đƣợc đƣa vào phân xƣởng cho
tới khi rời phân xƣởng đó để chuyển sang bộ phận khác. Để xuất xƣởng một
sản phẩm trong một vài ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết,
bộ phận hoặc đặt mua NVL, linh kiệm bên ngoài trƣớc một thời hạn nhất
định. Quá trình xác định MRP đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau:
Sơ đồ 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm.
Nhƣ trên đã đề cập, phƣơng pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
đƣợc tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu
cầu phụ thuộc.
Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ
phận khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế. Nhu cầu độc lập đƣợc xác định
thông qua công tác dự báo hoặc đơn hàng. Chất lƣợng của công tác dự báo
kể cả dài hạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến tính chính xác
của MRP.
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
22

Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ
phận, chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra
sản phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch
trình sản xuất.
Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của
sảm phẩm. Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của
sảm phẩm. Mã hàng mục trong kết cấu hình cây tƣơng ứng với từng chi tiết,
bộ phận cấu thành sảm phẩm. Chúng đƣợc biểu hiện dƣới dạng cấp bậc từ
trên xuống dƣới theo trình tự sản xuất và lắp ráp sảm phẩm. Sử dụng kết cấu
hình cây có những đặc điểm sau:
- Cấp trong sơ đồ kết cấu: Nguyên tắc chung cấp 0 là cấp ứng với sảm
phẩm cuối cùng. Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của bộ phận ta lại
chuyển sang một cấp.
- Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đƣờng liên hệ giữa 2
bộ phận trong sơ đồ kết cấu hình cây. Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thành
và bộ phận dƣới là bộ phận thành phần. Mối liên hệ có ghi kèm theo khoảng
thời gian (chu kỳ sản xuất, mua sắm …) và hệ số nhân. Số lƣợng các loại chi
tiết và mối liên hệ trong sơ đồ thể hiện tính phức tạp của cấu trúc sản phẩm.
Sản phẩm càng phức tạp thì sổ chi tiết, bộ phận càng nhiều và mối quan hệ
giữa chúng càng lớn. Để quản lý theo dõi và tính toán chính xác từng loại
NVL, cần phải sử dụng máy tính để hệ thống hoá, mã hoá chúng theo sơ đồ
cấu trúc thiết kế sản phẩm.
Kết quả của phân tích sơ đồ kết cấu sản phẩm cần phản ánh đƣợc số
lƣợng các chi tiết và thời gian thực hiện.
Ví dụ: Sản phẩm hoàn chỉnh đƣợc ghi ở cấp 0 trên đỉnh cây. Sau đó là
những bộ phận cần thiết để lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh ở cấp 1. Sau
đó mỗi bộ phận này lại đƣợc cấu tạo từ những chi tiết khác và các chi tiết
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp

23

này đƣợc biểu diễn ở bậc cấp 2. Cứ nhƣ vậy tiếp diễn để hình thành cây
cấu trúc sản phẩm.














Khi phân tích có thể gặp trƣờng hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ở
nhiều cấp trong kết cấu của sản phẩm. Trong trƣờng hợp nhƣ vậy ta áp dụng
nguyên tắc học cấp thấp nhất.








X

Cấp 0
B
(2)
C
(2)
Cấp 1
E
(4)
D
(3)
G
(2)
F
(2)
Cấp 2
H
(4)
I
(5)
Cấp 3
Y
A
B
C
D
E
G
E
G
F

Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
24








Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết, đó đƣợc chuyển về
cấp thấp nhấy. Nhờ đó tiết kiệm đƣợc thời gian và tạo ra sự dễ dàng trong
tính toán. Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lần
và xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không
phải với sảm phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất.
Ví dụ: Sản phẩm cánh cửa thép của Xí nghiệp thép và vật liệu xây
dựng Hà Nội đƣợc phân cấp nhƣ sau :



Cấp

Cấp2
Cánh cửa thép
Khung cửa
Thanh nan cửa
Tấm đan cửa
Cây khung 2
Cây khung 1
Khớp nối
1,3
Khớp nối
2,4
Thanh nan tròn
Thanh nan dẹt
Mặt sau
Mặt trƣớc
Cấp1
Cấp 0
Ngô Nguyên Khôi Chuyên đề
Thực Tập
Chuyên đề tốt nghiệp
25





Từ nguyên tắc này, Xí nghiệp có thể lên kế hoạch tổng quát với nhiều
phƣơng án vật tƣ, sản xuất. Khi có đơn hàg cụ thể, dựa trên các nghiệp vụ đã

thực hiện, Xí nghiệp dễ dàng cho ra một lịch trình sản xuất hoàn chỉnh, có
thể tiết kiệm chi phí một cách tối đa. Cụ thể đƣợc phản ánh ở ví dụ trong
phần II của bản chuyên đề
2.2. Bước 2. Tính tổng nhu cầu
Tổng nhu cầu chính là tổng số lƣợng dự kiến đối với một loại chi tiết
hoặc NVL trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hạơc
lƣợng sẽ tiếp nhận đƣợc. Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 lấy ở lịch trình sản
xuất. Đối với hạng mục cấp thấp hơn, tổng nhu cầu đƣợc tính trực tiếp số
lƣợng phát đơn hàng của hạng mục cấp cao hơn ngay trƣớc nó.
Đó là nhu cầu phát sinh do nhu cầu thực tế về một bộ phận hợp thành
nào đó đòi hỏi tổng nhu cầu của các bộ phận, chi tiết bằng số lƣợng đặt hàng
theo kế hoạch của các bộ phận trung gian trƣớc nó nhân với hệ số nhân nếu
có.
2.3. Bước 3: Tính nhu cầu thực
Nhu cầu thực là tổng số lƣợng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sung
trong từng giai đoạn. Đại lƣợng này đƣợc tính nhƣ sau:
Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn
Trong trƣờng hợp doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ phế phẩm theo
kế hoạch thì nhu cầu thực cần cộng thêm phần phế phẩm cho phép đó.
Nhƣng để đơn giản, chúng ta không tính đến yếu tố này.
Cấp3