CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU.DOC

Lời mở đầu
Sản xuất kinh doanh là hoạt động đòi hỏi phải có sự tính toán và tổ chức một
cách phù hợp các yếu tố đầu vào để có đợc đầu ra hợp lý nhằm thu lợi nhuận tối u
nhất, điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, xây dựng... Cơ
chế thị trờng đòi hỏi các doanh nghiệp phải thờng xuyên quan tâm tới các yếu tố
đầu vào.
Vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất,
kinh doanh. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc
chuyển toàn bộ vào giá trị sản phẩm, và một phần dới dạng sản phẩm dở dang, do
vậy nó là một bộ phận cấu thành sản phẩm, dịch vụ. Tổ chức hợp lí quá trình hạch
toán vật liệu trong các doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng không chỉ trong
lĩnh vực kinh tế mà cả trong lĩnh vực quản lí kinh tế .
Việc xem xét số vấn đề tổ chức quá trình hạch toán vật liệu trong các doanh
nghiệp không chỉ giúp em hoàn thành môn học chuyên ngành hiện tại, mà trong t-
ơng lai, khi ra trờng có thể đợc làm việc trong các doanh nghiệp có liên quan đến
vật liệu nh doanh nghiệp sản xuất , xây dựng... thì những kiến thức về vấn đề này
sẽ giúp em không nhỏ trong công việc. Mặt khác, xét về mục tiêu trớc mắt thì đây
là bớc đi ban đầu, là tiền đề cho việc định hớng nơi thực tập và viết chuyên đề thực
tập sắp tới.
Đề án gồm có 3 phần:
Phần I: Đặc điểm, phân loại, yêu cầu quản lí và sự cần thiết phải tổ
chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu.
Phần II: Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu
Phần III: Một số suy nghĩ về hạch toán vật liệu hiện nay trong các
doanh nghiệp .
Đây là bài viết đầu tiên có lợng kiến thức chuyên ngành nhiều và yêu cầu
cao, do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong đợc thầy giáo có ý
kiến nhận xét để em rút kinh nghiệm và thực hiện tốt hơn khi viết chuyên đề thực
tập sau này.
1
Phần I

cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán
kế toán nguyên liệu - vật liệu
1. Sự cần thiết của tổ chức hạch toán nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu cũng giống nh tài sản cố định là những yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất. Nhng nếu nh tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản
xuất, trị giá sẽ chuyển dần vào giá trị sản phẩm và giữ nguyên hình thái cho đến
khi hết sử dụng thì nguyên liệu - vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, giá
trị chuyển hoàn toàn vào giá trị sản phẩm và hình thái vật chất sẽ bị biến đổi hoàn
toàn. Do đó, cách tổ chức hạch toán, kế toán nguyên , vật liệu cũng sẽ khác cách
hạch toán của tài sản cố định. Tuy có sự khác nhau về giá trị, cách thức sử dụng
nhng cả nguyên - vật liệu và tài sản cố định đều là những tài sản của doanh
nghiệp, là những yếu tố tiên quyết cho quá trình sản xuất và cấu thành nên giá trị
của sản phẩm.
Giá trị của nguyên, vật liệu chiếm phần lớn trong giá trị của sản phẩm . Do
đó, để đạt đợc lợi nhuận nh mong muốn thì doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều
chiến lợc. Sử dụng nguyên liệu, vật liệu có hiệu quả sẽ một trong nhiều chiến lợc
đó. Muốn sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả thì phải tổ chức tốt công tác quản
lý và hạch toán phải đảm bảo tốt mọi khâu từ mua sắm, dự trữ , vận chuyển và bảo
quản, sử dụng nguyên vật liệu . Mua sắm , dự trữ kịp thời sẽ giúp cho quá trình sản
xuất đợc liên tục; vận chuyển và bảo quản tốt sẽ giảm bớt chi phí h hỏng, mất
phẩm chất. Sử dụng nguyên liệu - vật liệu hợp lý sẽ tạo ra đợc nhiều sản phẩm
hơn, giá thành sẽ hạ hơn. Tất cả những điều đó là kết quả của việc tổ chức quản lý
và hạch toán kế toán nguyên liệu - vật liệu.
2. Đặc điểm, phân loại vật liệu.
Đối tợng lao động là một điều kiện không thể thiéu để tiến hành sản xuất .
Vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, khác với t liệu
lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, dới tác động
của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu
để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của vật liệu chuyển

dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ,
nó là một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm dịch vụ.
Bởi vậy, vật liệu là một trong những tài sản lu động của doanh nghiệp , giá trị
vật liệu thuộc vốn lu động dự trữ của doanh nghiệp. Tỉ trọng của vật liệu trong giá
trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp . Đối với các doanh
2
nghiệp sản xuất, xây dựng... giá trị của vật liệu thờng chiếm tỉ trọng lớn và chủ
yếu trong giá trị sản phẩm .
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ có vai
trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên để thuận tiện
cho việc quản lý và hạch toán , cần thiết phải phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai trò
và tác dụng của vật liệu trong sản xuất , vật liệu đợc chia thành các loại sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên , vật liệu sau quá trình gia
công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (bông trong
nhà máy dệt, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo...) Khái niệm nguyên liệu dùng để
chỉ đối tợng lao động cha qua chế biến công nghiệp.
Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất , đợc
sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng
của sản phẩm hoạc đợc sử dụng để làm cho công cụ lao động hoạt động bình th-
ờng ( dầu nhờn, thuốc chống rỉ...) , hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật,
quản lý và bảo quản (thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ , keo, hơng liệu, giẻ lau...).
Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than bùn, củi (
nhiên liệu rắn), xăng, dầu ( nhiên liệu lỏng). Đây thực chất là một loại vật liệu phụ
nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng vì tỉ trọng sản xuất và tiêu dùng nhiên
liệu lớn, mặt khác nó có yêu cầu và kỹ thuật quản lí hoàn toàn khác với các loại
vật liệu phụ thông thờng.
Phụ tùng thay thế: là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dỡng
và thay thế cho máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải... Trong các doanh nghiệp để
bảo quản, bảo dỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài sản cố định đòi
hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế.

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu và thiết bị(cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ khí cụ...) phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ
bản tái tạo tài sản cố định.
Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh
doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.
Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh
bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng...
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng
quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu.
3. Yêu cấu quản lý vật liệu:
Từ đặc điểm và cách phân loại vật liệu cho thấy vật liệu là một trong những
tài sản lu động của doanh nghiệp , nó bao gồm nhiều loại với vai trò và công dụng
hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, tất yếu phải có yêu
cầu về quản lý vật liệu.
3
Về mặt hiện vật, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu thì điều kiện quan
trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu,
kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân, đo , đong đếm cần thiết,
phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp, thông thạo các
loại vật liệu. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ
thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra. Tuy nhiên,
quản lí vật liệu về mặt hiện vật cha phản ánh đợc lợng vật liệu thực tế tiêu hao vào
quá trình sản xuất kinh doanh, cha đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán vật liệu. Vì vậy
phải quản lí và hạch toán vật liệu cả về mặt giá trị.
Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất , vật liệu chuyển dịch một lần toàn
bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Việc quản lý về mặt
giá trị vật liệu phải đạt đợc các yêu cầu sau:
Để thực hiện quản lý vật liệu về mặt giá trị phải xác định đợc giá trị của vật
liệu. Trong công tác hạch toán vật liệu đợc tính giá theo hai cách: theo giá thực tế
và theo giá hạch toán (vấn đề này sẽ đợc xem xét ở phần II). Xác định hợp lý giá

trị vật liệu tồn, nhập, xuất theo các phơng pháp đánh giá là điều kiện quan trọng
chủ yếu để quản lí vật liệu về mặt giá trị.
Tổ chức hạch toán vật liệu hợp lí. Để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lí
và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật
liệu doanh nghiệp phải xây dựng "sổ danh điểm vật liệu, xác định thống nhất tên
gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và
giá hạch toán của vật liệu. Đối với từng thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự
trũ, xác định rõ giới hạn dự trũ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trờng
hợp thiếu vật t phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật t quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng
với việc xây dựng định mức dự trũ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là
điều quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, không những phải có đầy đủ cho từng
chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn không ngừng đợc cải tiến và hoàn thiện để đạt
tới các định mức tiên tiến.
Với những đặc điểm và yêu cầu quản lý nh trên, vật liệu đóng vai trò hết sức
quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Yêu cầu về tổ chức hạch toán vật
liệu đặt ra đòi hỏi tính hợp lý và hiệu quả.
4. Sự cần thiết phải tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu
4.1. Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu
Để thực hiện yêu cầu quản lý vật liệu, việc tổ chức tốt quá trình hạch toán vật
liệu thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho
sản xuất , dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tợng nh
h hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất
kinh doanh. Tổ chức tốt quá trình hạch toán nhằm:
4
Tính toán và phản ánh hợp lý, trung thực và kịp thời số lợng, chất lợng và
giá thực tế của vật liệu nhập kho. Đây là cơ sở để bộ phận quản lý xác định đợc số
vật liệu nhập kho cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, từ đó tiến hành đánh giá vật liệu
xuất kho một cách hợp lý.
Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lợng và giá trị vật liệu xuất kho,
kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. Giá trị vật liệu xuất

kho là căn cứ để phân bổ giá trị vật liệu sử dụng để tính giá thành sản phẩm dịch
vụ. Trong quá trình bảo quản và sử dụng vật liệu thì tuỳ mỗi loại vật liệu có những
mức hao hụt do những nguyên nhân khách quan nh hao hụt trong quá trình vận
chuyển, do thời tiết... Do vậy xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu là
điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý vật liệu, phải thờng xuyên kiểm tra tình
hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu đã xây dựng.
Phân bổ hợp lý giá vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản
xuất kinh doanh. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh là
một bộ phận cấu thành giá trị sản phẩm, dịch vụ, do vậy cần phải xác định rõ giá
trị vật liệu đã sử dụng đợc phân bổ vào giá trị sản phẩm dở dang là bao nhiêu, cho
sản phẩm hoàn thành là bao nhiêu để xác định đợc giá trị vật liệu thực tế đã hoàn
thành một quá trình luân chuyển.
Tính toán và phản ánh chính xác sản lợng và giá trị vật liệu tồn kho, phát
hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện
pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Đây chính là
mục tiêu nhằm cung cấp thông tin cho quản lý để có những kế hoạch quản lý vật
liệu, hoàn thành sửa chữa hệ thống kho bãi, lựa chọn đối tác để mua vật liệu...
Từ những nhiệm vụ trên và những thông tin của nó phục vụ cho quản lý vật
liệu, có thể nói rằng việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều quan trọng
không thể thiếu đợc để quản lý vật liệu.
4.2. Quá trình hạch toán vật liệu và vai trò của nó trong việc kiểm soát tài
sản chi phí, giá thành sản phẩm , dịch vụ cũng nh đáp ứng có hiệu quả các yêu
cầu quản lý
Vật liệu là tài sản lu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp .
Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa rất
quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí, giá thành sản phẩm, và đáp ứng có
hiệu quả các yêu cầu quản lý.
4.2.1. Đối với việc kiểm soát tài sản chi phí.
Bảo quản vốn kinh doanh, nhất là vốn lu động, cả về mặt hiện vật lẫn giá trị
là mối quan tâm của các doanh nghiệp . Vật liệu với t cách là tài sản lu động, th-

ờng chiếm tỉ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên nó là
đối tợng tất yếu của việc kiểm soát tài sản chi phí của doanh nghiệp . Quá trình vật
5
liệu tham gia vào sản xuất kinh doanhcho tới khi rút khỏi qúa trình sản xuất kinh
doanh chuẩn bị cho quá trình kinh doanh tiếp theo, có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:
Đây là sơ đồ đơn giản phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh
doanh và tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm , dịch vụ. Qua đó cho thấy để kiểm soát
sự xuất hiện và tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặt giá
trị phải có một quá trình hạch toán vật liệu hợp lý. Việc đánh giá đúng giá trị thực
của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị đích thực
của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở xác định lợi
nhuận đã đạt đợc.
Mặt khác, vật liệu thờng có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công
dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất . Trong khi
đó, việc nhập xuất vật liệu thờng xuyên diễn ra. Do đó chỉ có hạch toán vật liệu
một cách hợp lý mới đảm bảo theo dõi đợc tình hình biến động của từng loại vật
liệu. Đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu.
4.2.2. Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ:
Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lợng hoặc đơn vị sản phẩm (công
việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. Căn cứ cơ sở để tính giá
thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản xuất trong
kỳ. Cùng với chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp là căn cứ quan trọng để đánh giá thành sản phẩm.
Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán
cần phải xác định đợc trị giá nguyên vật liệu sản xuất đa vào sử dụng, đồng thời
phải chú ý kiểm tra xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhng cuối kỳ cha sử dụng
hết và giá trị của phế liệu thu hồi nếu có, để loại ra khỏi chi phí nguyên liệu, vật
liệu trực tiếp trong kỳ:
Chi phí thực tế
nguyên vật liệu trực

tiếp trong kỳ
=
Trị giá nguyên vật
liệu sản xuất đa vào
sử dụng
-
Trị giá
phế liệu
thu hồi
Trong sử dụng, nguyên vật liệu các loại, với t cách là những đối tợng lao
động, sẽ đợc tiêu hao hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm,
tăng thêm chất lợng, màu sắc giá trị sử dụng, giá trị thơng mại của sản phẩm hoặc
phục vụ gián tiếp cho quá trình sáng tạo khối lợng sản phẩm mới đó. Bởi vậy giá
trị của vật liệu đã tiêu dùng đợc chu chuyển một lần hoàn toàn vào giá phí của sản
6
Sử dụng ngay
Xuất theo
yêu cầu
Tiêu thụ
sản phẩm
Sản phẩm
dịch vụ
Nhập kho
Vật liệu
mua về
Tái sản xuất
phẩm mới. Để cho sản xuất liên tục với mục tiêu sản lợng hàng hoá , kinh doanh,
dịch vụ đợc hoàn thành doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề cung ứng đối tợng
lao động cho nó, mà trong đó vật liệu là một đối tợng cơ bản, vì quá trình sản xuất
kinh doanhlà quá trình tiêu hao một khối lợng vật liệu và các đối tợng lao động

khác để tạo ra một khối lợng vật liệu và các đối tợng lao động khác để tạo ra một
khối lợng vật chất hữu ích khác cho tiêu dùng xã hội.
Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì tổ chức quá trình hạch toán vật liệu một
cách khoa học, phù hợp là căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành sản phẩm, dịch
vụ.
4.2.3. Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý:
Quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là yêu cầu quan trọng vì doanh
nghiệp phải cần có số lợng thông tin về:
Mức tồn kho thực tế về nguyên vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu tồn
kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh và định mức tối thiểu, tối đa.
Mức nguyên vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh doanh.
Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng hiệu quả số vật
liệu đó.
Mặt khác, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu nh đã phân tích ở phần I
3.1
cho
thấy các thông tin này đều đợc lấy từ kết quả của quá trình hạch toán vật liệu.
Do đó, tổ chức hợp lý quá trình hạch toán vật liệu sẽ có đợc những số liệu
chính xác đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về vật liệu.
Từ tất cả những điều đã phân tích trong phần I này, có thể nói rằng: Vật liệu
là một trong những tài sản lu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh
nghiệp. Do vậy, việc tổ chức hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý
nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát tài sản chi phí , giá thành sản phẩm, dịch
vụ cũng nh đáp ứng có hiệu quả các nhu cầu quản lý.
Với tầm quan trọng và sự cần thiết phải tổ chức quá trình hạch toán vật liệu
hợp lý thì vấn đề đặt ra là tổ chức quá trình này nh thế nào để phù hợp với quy mô,
tính chất kinh doanh của mỗi loại hình doanh nghiệp.
7
Phần II
Tổ chức quá trình hạch toán vật liệu

Để có thể đáp ứng các yêu cầu về kiểm soát vật liệu, tính giá thành sản
phẩm , quản lí có hiệu quả thì doanh nghiệp cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
Tổ chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp , sắp xếp
và tạo thành danh mục vật liệu doanh nghiệp quản lý, đảm bảo tính thống nhất
giữa các bộ phận: kế toán, vật t, kế hoạch...
Tổ chức hạch toán ban đầu vật liệu, xác định chứng từ về vật liệu sử dụng ở
doanh nghiệp. Quy định và phân công bộ phận lập chứng từ, vật t, tổ chức luân
chuyển chứng từ đến các bộ phận có liên quan.
Tổ chức lựa chọn cách đánh giá (cách sử dụng giá) để kế toán vật liệu phù
hợp với điều kiện của doanh nghiệp và thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán,
tính toán và quản lý vật t...
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp (kế toán tài chính), sổ kế toán chi tiết
về vật liệu.
Lựa chọn phơng pháp kế toánvật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
hay kiểm kê định kỳ, từ đó quy định phơng pháp hạch toán và ghi sổ kế toán cho
phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp .
Lựa chọn phơng pháp tính giá vật liệu xuất dùng cho đơn giản, tiện lợi, phù
hợp với cụ thể.
Xác định những báo cáo quản trị về vật liệu cần lập, thiết lập các báo cáo vật
liệu cần thiết. Tổ chức lập báo cáo về vật liệu và phân tích báo cáo vật t.
Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại vật liệu ở các bộ phận và đối tợng
liên quan. Kiểm tra, giám sát chế độ kiểm kê vật t, đánh giá tài sản...
Với các nhiệm vụ này, doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức quá trình hạch
toán vật liệu.
1. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ:
Muốn thực hiện cung cấp thông tin cho tổ chức hạch toán vật liệu thì yêu cầu
quan trọng là tổ chcs việc lập chứng từ và luân chuyển chứng từ. Nội dung và biểu
mẫu chứng từ ban đầu để hạch toán vật liệu do nhà nớc quy định. Tuy nhiên, căn
cứ vào điều kiện sản xuất cụ thể, nguồn vật liệu cung ứng cho doanh nghiệp,
doanh nghiệp sẽ quyết định loại chứng từ cụ thể áp dụng cho doanh nghiệp.

Trong tổ chức hạch toán vật liệu cần phải lập kế hoạch luôn chuyển chứng từ,
trong đó ghi rõ chứng từ do ai lập, vào thời gian nào. Có hai nguồn chủ yếu cung
cấp vật liệu cho doanh nghiệp , đó là vật liệu mua ngoài và vật liệu tự sản xuất.
Quy trình luân chuyển chứng từ mua vật liệu phản ánh qua sơ đồ sau:
Đơn đặt hàng
8
Ngời bánBộ phận mua hàng
Trong đó:
1. Bộ phận sản xuất hoặc thủ kho đề nghị mua hàng.
2. Bộ phận mua hàng duyệt, quyết mua hàng và lập đơn đặt hàng: hai bản
giao cho ngời bán, nếu đợc chấp thuận thì giao lại cho bộ phận mua hàng để theo
dõi việc mua hàng. Bản sao giao cho bộ phận nhận hàng và một bản sao nữa giao
cho bộ phận kế toán.
3. Bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng nhận và làm các thủ tục
nhập kho, chuyển hoá đơn mua hàng đã đợc chấp nhận thanh toán cho bộ phận kế
toán để thanh toán.
4. Thủ kho tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho kế
toán vật t.
5. Kế toán vật t ghi sổ chi tiết và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán thanh
toán.
6. Dựa vào hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, kế toán thanh toán ghi chi
tiết vào tài khoản thanh toán với ngời bán.
Đối với trờng hợp vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất thì sơ đồ chu chuyển
chứng từ có thể tiến hành theo các bớc sau:
(1): Bộ phận sản xuất lập phiếu giao nhận sản phẩm (ở đây là vật liệu)
(2): Bộ phận nghiệm thu lập biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và thẻ
ghi kho.
(3): Chuyển phiếu nhập kho để ghi sổ chi tiết.
(4): Chuyển cho bộ phận kế toán tính lơng cho công nhân sản xuất vật liệu.
2. Tính giá vật liệu

Thực tế, giá vật liệu ở doanh nghiệp biến động thờng xuyên và trong nhiều tr-
ờng hợp, giá mua thực tế không đợc cung cấp kịp thời. Để giải quyết vấn đề này
tuỳ theo điều kiện cụ thể của doanh nghiệp , ngời ta có thể sử dụng một trong hai
phơng pháp đánh giá vật liệu đó là: đánh giá theo giá hạch toán hay theo giá thực
tế.
9
Kế toán thanh toán
với ngời bán
Kho thành phẩm
Bộ phận
nhận hàng
Bộ phận kiểm tra
(STK)
Nhu cầu mua hàng
Bộ phận sản xuất
Kế toán vật t
Kế toán chi tiết
vật liệu
Kho
Kế toán thanh
toán lơng
(2)(1)
(3)
(4)
(2)
(1) (3)
(6)
(4)
(5)
2.1. Sử dụng giá hạch toán để hạch toán vật liệu

Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định, chỉ
dùng để ghi sổ kế hoạch vật liệu hàng ngày. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong
việc thanh toán hay tính giá các đối tợng tính giá. Doanh nghiệp có thể lấy giá kế
hoạch hoặc bất kỳ giá nào đó và nó quy định cụ thể cho từng thứ vật liệu. Giá hạch
toán phải quy định thống nhất ít nhất trong một kỳ hạch toán.
Khi áp dụng phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính
theo giá hạch toán (theo từng loại hoặc nhóm).
Trị giá hạch
toán vật liệu i
(nhập, xuất)
=
Số lợng vật
liệu i (nhập,
xuất)
x
Đơn giá
hạch
toán
Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá
thực tế để tính giá trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ (theo từng loại
hoặc nhóm vật liệu).
Trị giá thực
tế vật liệu i
xuất dùng
=
Trị giá hạch toán
vật liệu i xuất
dùng trong kỳ
x Hi
Trong đó:

Hi: Hệ số điều chỉnh giá của vật t i ( Hệ số giá )
Trị giá thực tế vật liệu tồn + Trị giá thực tế vật liệu
đầu kỳ nhập trong kỳ
Hi =
Trị giá hạch toán vật liệu + Trị giá hạch toán vật liệu
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ.
2.2. Sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu
Khi sử dụng phơng pháp này, hàng ngày kế toán dùng giá mua thực tế để
phản ánh tình hình biến động vật liệu. Do giá thực tế của mỗi loại vật liệu thờng
không nhất quán giữa các lần nhập kho, vì vậy trong trờng hợp này, doanh nghiệp
có thể lựa chọn một trong số các phơng pháp tính giá vật liệu thực tế xuất dùng
nh sau:
Phơng pháp tính theo giá đích danh
Phơng pháp này dựa trên cơ sở vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc
hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp
điều chỉnh khách quan). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu
đó. Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản
riêng từng lô vật liệu nhập kho.
Phơng pháp tính theo đơn giá bình quân
Trị giá thực tế vật liệu + Trị giá thực tế vật liệu
10