Kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lời mở đầu
Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thơng mại có vai trò lớn. Nó
gắn sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã
hội, thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp
phần hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế n-
ớc ta với các nớc trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế
xã hội của Đảng và Nhà nớc trong từng giai đoạn.
Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ
mô của Nhà nớc, hoạt động của doanh nghiệp thơng mại có những khác biệt
rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Trong
cơ chế cũ, doanh nghiệp thơng mại đợc Nhà nớc lo cho cả đầu vào lần đầu ra.
Nhng trong cơ chế mới, doanh nghiệp thơng mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra
cho mình, tự tổ chức quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất.
Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thơng mại phải tổ chức đợc tốt
hai khâu của quá trình lu chuyển hàng hoá là mua vào và bán ra. Công ty
TNHH Đức Lân cũng là một doanh nghiệp thơng mại do đó việc phải thực
hiện tốt ba khâu này cũng không phải là ngoại lệ. Hai khâu này có quan hệ
mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích doanh nghiệp thơng mại là tiêu thụ hàng
hoá nhng muốn có hàng để bán thờng xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp
phải tổ chức thu mua hàng hóa. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ
góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó cũng thể
hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác
trên thị trờng.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề đó, khi tìm hiểu thực tế công
tác kế toán ở Công ty TNHH Đức Lân, em đã chọn đề tài: Kế toán hàng
hoá và tiêu thụ hàng hoá làm nội dung của bản chuyên đề này. Mục đích
của bản chuyên đề này là tìm hiều thực trạng công tác kế toán thu mua và tiêu
thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân. Từ đó, chỉ ra những khó khăn còn tồn
tại và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.
Bản chuyên đề này gồm ba phần:

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phần một: Khái quát chung và quá trình hình thành và phát triển của
công ty TNHH Đức Lân.
Phần hai: Thực tế công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại
công ty TNHH Đức Lân
Phần ba:Một số biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán
tại công ty TNHH Đức Lân .
Với nỗ lực của bản thân, mặc dù đã cố gắng hết sức song do điều kiện thời
gian thực tập và kiến thức của bản thân còn hạn chế nên bản chuyên đề này
không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đợc những đóng góp của
thầy cô để bản chuyên đề này có thể đợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phan Đăng Ninh và ban giám đốc, các
nhân viên phòng kế toán Công ty TNHH Đức Lân đã giúp đỡ em hoàn thành
bản chuyên đề này !
Hà Nội, ngày 11 tháng 6 năm 2007.
Phần I
Khái quát chung về công ty TNHH Đức Lân
Website: Email : Tel : 0918.775.368
I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Đức Lân.
Với 13 năm hoạt động, Công ty TNHH Đức Lân đã trải qua 5 lần cấp giấy
phép hoạt động kinh doanh. Lần đầu tiên là ngày 14/11/1994, lần cuối là
17/01/2007 do Sở Kế hoạch và đầu t Thành phố Hà Nội cấp. Trong những năm
đầu mới thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn về thị trờng, lao động, maý
móc thiết bị, kinh nghiệm song công ty đã đạt đợc mục tiêu đã đề ra, nâng cao
uy tín cuả công ty trên thị trờng, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn cho cơ quan
thuế, Hiện nay Công ty TNHH Đức Lân đang phấn đấu h ớng tới Cổ phần
hoá, làm tăng Nguồn vốn kinh doanh. Đó là biểu hiện hết sức tích cực.
Tên công ty : Công ty TNHH Đức Lân
Tên giao dịch : DUC LAN COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: DUC LAN CO.LTD

Trụ sở: Số 345 đờng Trần Khát Chân, phờng Thanh Nhàn, Quận Hai Bà
Trng, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 04.9725070 Fax: 04.9725081
Email: Website:
www.duclan.com
Giấy phép kinh doanh số 042421 Mã số thuế: 0100232438
Tài khoản của công ty tại Ngân hàng Nông Nghiệp và phát triển nông thôn
Việt Nam
TG: - 140031010054 (VNĐ)
- 1400206001513(USD)
Ngành nghề kinh doanh:
- Buôn bán hàng t liệu sản xuất ( mặt hàng chính là máy và trang thiết bị
văn phòng )
- Buôn bán t liệu tiêu dùng ( mặt hàng chính là thiết bị điện lạnh gia dụng
)
- Lắp đặt và bảo dỡng các thiết bị điện tử chuyên dụng, công nghiệp.
- Buôn bán, lắp đặt, bảo hành các thiết bị động lực điện nh máy nổ, máy
phát điện, động cơ điện, máy nông nghiệp, công nghiệp, hàng hải, máy
phát năng lợng
Vốn điều lệ
Website: Email : Tel : 0918.775.368
STT Tên sáng
lập viên
Giá trị vốn góp
(VNĐ)
Phần % vốn
góp
Chức vụ
1 Lê An Nhơn 3.000.000.000 50% Giám đốc
2 Lê Thăng Long 2.250.000.000 37.5% P. Giám đốc

3 Lê Quốc
Khánh
750.000.000 12.5% Th ký
Cộng
6.000.000.000 100% X
II. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty TNHH Đức Lân
Công ty TNHH Đức Lân là một công ty đợc bảo trợ bởi tập đoàn Fuji
Xerox của Singapo - là một tập đoàn chuyên sản xuất máy và thiết bị văn
phòng nên ngành nghề kinh doanh chính của Công ty TNHH Đức Lân là phân
phối các thiết bị máy văn phòng. Do đây là lĩnh vực cần số vốn lớn nên sự
cạnh tranh của các công ty khác đối với công ty TNHH Đức Lân rất ít, hầu nh
đều là bạn hàng thân thiết. Tuy nhiên để có đợc chỗ đứng nh hiện nay công ty
đã phải trải qua rất nhiều khó khăn. Do mặt hàng máy văn phòng có giá trị
lớn, khi h hỏng thờng rất khó chữa nên công ty đã phải có chính sách bảo quản
khắt khe. Thị trờng hoạt động tuy lớn nhng phải có chế độ khuyến mãi tốt mới
thu hút đợc nhiều bạn hàng lâu năm, tin cậy.
13 năm nhìn lại, Công ty TNHH Đức Lân đã đạt khiến các nhà kinh
doanh bị thuyết phục. Công ty có mạng lới kinh doanh rộng lớn trên khắp đất
nớc. Doanh số hàng tháng của công ty đợc sử dụng không chỉ trong kinh
doanh mà còn trong phúc lợi đã làm tăng uy tín của công ty. Công ty đã rất
nhiều lần đợc Chính phủ khen tặng, tập đoàn Fuji Xerox biểu dơng. Hiện nay
khi đất nớc gia nhập WTO, Công ty TNHH Đức Lân càng phải cố gắng nhiều
hơn để có thể mở rộng thị trờng lớn hơn nữa trong các lĩnh vực kinh doanh chủ
yếu, trở thành một tập đoàn kinh tế lớn. Hiện nay công ty có một đội ngũ nhân
viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm hoạt động hết mình với phơng châm 5
châu, 4 biển, 1 niềm tin, nên ngày càng có chỗ đứng trong nền kinh tế thị tr-
ờng.
Sau đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động của công ty trong
những năm vừa qua:
Biểu số 1

Công ty TNHH Đức Lân
345 Trần Khát Chân- Hai Bà Trng- HN
MST: 0100232438
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Năm 2006
chỉ tiêu
Mã
số
Năm nay
Luỹ kế
đầu năm
1. Doanh thu bán hàng
& cung cấp dịch vụ
01 25.446.269.560 25.446.269.560
2. Các khoản giảm trừ
doanh thu
02 - -
3. Doanh thu thuần
( 10 =01-02)
10 25.446.269.560 25.446.269.560
4. Giá vốn hàng bán 11 20.191.989.883 20.191.989.883
5. Lợi nhuận gộp về
bán hàng và cung cấp dịch
vụ (20 = 10-11)
20 5.254.279.677 5.254.279.677
6. Doanh thu hoạt động
tài chính
21 6.605.352 6.605.352
7. Chi phí tài chính

Trong đó chi phí lãi vay
22
23
993.797.064
993.797.064
993.797.064
993.797.064
8. Chi phí quản lý kinh
doanh
24 3.717.524.836 3.717.524.836
9. Lợi nhuận từ hoạt
động kinh doanh (30 =
20+21-22-24)
30 549.563.129 549.563.129
10. Thu nhập khác 31 1.762.522 1.762.522
11. Chi phí khác 32 57.346.910 57.346.910
12. Lợi nhuận khác
(40 = 31-32 )
40 (55.584.388) (55.584.388)
13. Tổng lợi nhuận kế
toán trớc thuế TNDN
50 493.978.741 493.978.741
Website: Email : Tel : 0918.775.368
(50 =30+40)
14. Chi phí thuế TNDN 51 138.314.048 138.314.048
15. Lợi nhuận sau thuế
TNDN (60 = 50-51)
60 355.664.693 355.664.693
III. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty TNHH Đức Lân
Toàn bộ hoạt động của công ty đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc

thông qua hội đồng các thành viên. Bên dới là phó giám đốc và hệ thống các
phòng ban chức năng thực hiện các nhiệm vụ.
Văn phòng: Sắp xếp, phân phối lao động một cách hợp lý, xây dựng kế
hoạch cán bộ quản lý và xây dựng chế độ tiền lơng, bảo hiểm, thởng phạt
Phòng kinh doanh bao gồm nhiều bộ phận nghiên cứu thị trờng: tiếp thị,
kho, đội xe
Sơ đồ bộ máy hoạt động của công ty:

Chức năng cụ thể:
Giám đốc: Chịu trách nhiệm trớc toàn thể công ty trong việc điều
hành các hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các kế hoạch đã đề ra.
Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành các công việc chung có
thẩm quyền quyết định những công việc của công ty khi Giám đốc đi vắng.
Giúp giám đốc tổ chức thi công, hoàn thiện đảm bảo chất lợng công trình,
tình trạng máy móc thiết bị vật t toàn công ty, đề xuất mua sắm kịp thời các
thiết bị vật t
Phòng Kế toán: có nhiệm vụ giúp giám đốc công ty quản lý về
mặt tài chính để công ty thực hiện đầy đủ các chính sách chế độ của Nhà n-
ớc, thờng xuyên kiểm tra từng bộ phận để đảm bảo thực hiện tiết kiệm và
kinh doanh có lãi.
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng kế
toán
Phòng
marketing
Phòng Kỹ
thuật
Thủ kho
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Phòng marketing: Có chức năng, nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu thị
trờng, tiếp thị, giới thiệu, bán sản phẩm hàng hoá.
Phòng kỹ thuật: Chủ yếu tham gia tổ chức, điều hành giám sát
các công trình về mặt kỹ thuật thi công.
Thủ kho: Quản lý tài sản, vật t, CCDC của công ty về mặt số l-
ợng, nhằm để đối chiếu, so sánh với kế toán vật t.
IV. Công tác tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Đức
Lân
1. Hình thức tổ chức công tác kế toán:
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức công tác kế toán tập trung,
theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán tổ chức thực hiện ở phòng kế toán
tài vụ của công ty. Hình thức này tạo điều kiện cho việc kiểm tra chỉ đạo và
đảm bảo sự lãnh đạo của công ty với toàn bộ hệ thống kinh doanh. Ngoài ra
hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công
việc đối với nhân viên kế toán.
Nhiệm vụ cuả phòng kế toán là hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện thu
thập xử lý các thông tin kế toán ban đầu, thực hiện chế độ hạch toán và quản
lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính. Đồng thời, phòng kế toán
của công ty còn cung cấp các thông tin về tình hình tài chính cuả công ty một
cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Từ đó giúp đỡ cho ban giám đốc để đề ra
các biện pháp quy định phù hợp với đờng lối phát triển của Công ty .
2. Cơ cấu bộ máy kế toán
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty TNHH Đức Lân đợc trình bày nh sau:

Sơ đồ bộ máy kế toán
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Kế toán trởng: là ngời chịu trách nhiệm trớc giám đốc và các cơ
quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính. Đồng thời h-
ớng dẫn chỉ đạo các kế toán viên thông qua các chế độ chính sách về kinh tế
tài chính do Bộ Tài chính ban hành nh:chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài

khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chế độ báo cáo kế toán và các thông tin h-
ớng dẫn thi hành chế độ kế toán. Ngoài ra còn có nhiệm vụ kiểm tra số liệu
của các bộ phận kế toán và khoá sổ kế toán cuối kỳ, lập bảng cân đối kế toán
và báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ.
Kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng, thanh toán với ngời mua, ngời bán, hạch toán các khoản tạm ứng,
lập chứng từ thu chi. Đồng thời phụ trách việc giao dịch quan hệ vay vốn của
ngân hàng.
Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản thanh toán trong nội bộ
doanh nghiệp với khách hàng và với ngân sách Nhà nớc.
Kế toán vật t, tài sản: Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập-
xuất- tồn của vật liệu, công cụ dụng cụ, đối chiếu số liệu với thủ kho, theo
dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng mỗi TSCĐ.
Kế toán lơng và các khoản trích theo lơng: Có nhiệm vụ trích l-
ơng cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, trích BHXH, BHYT,
KPCĐ, lập bảng thanh toán lơng, bảng phân bổ tiền lơng và BHXH.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý, bảo quản quỹ tiền mặt, séc, ngoại
tệ tại két của công ty. Hàng ngày phải có trách nhiệm lập báo cáo quỹ tiền
mặt.
3. Hình thức kế toán tại công ty:
Theo chế độ kế toán mới hiện hành áp dụng hiện nay ở công ty thì niên
độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 năm N đến 31/12 năm N. Đơn vị tiền tệ sử
dụng trong ghi chép sổ kế toán là đồng Việt Nam và nguyên tắc phơng pháp
chuyển đổi các đồng tiền khác là áp dụng tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân
hàng do ngân hàng Nhà nớc Việt Nam thông báo tại thời điểm hạch toán.
Kế toán
trưởng
Kế toán
vốn bằng
tiền

Kế toán
công nợ
Kế toán vật
tư- Tài sản
Kế toán
tiền lương
Thủ quỹ
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hệ thống chứng từ kế toán mà công ty áp dụng hiện nay theo đúng biểu
mẫu ban hành của Nhà nớc. Phơng pháp tính thuế GTGT của công ty là phơng
pháp khấu trừ thuế. Toàn bộ chứng từ kế toán của công ty đợc áp dụng theo
đúng chế độ kế toán hiện hành.
Công ty vận dụng chế độ tài khoản theo quy định chung cho các doanh
nghiệp theo quy định số QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng
Bộ Tài Chính và sử dụng hình thức nhật ký chung. Đặc trng cơ bản của hình
thức này là việc ghi sổ kế toán tổng hợp đợc căn cứ vào các chứng từ gốc. Tuy
nhiên hiện nay công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Unesco trong hạch toán
nên đã giúp cho việc hạch toán đợc dễ dàng hơn, chỉ cần nhập chứng từ gốc
voà máy, sau đó phần mềm sẽ tự cập nhật chứng từ này để ra các sổ TK có liên
quan tới chứng từ
Hình thức nhật ký chung bao gồm Bộ chứng từ gốc, sổ Quỹ tiền mặt, sổ
tiền gửi, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết VL - TP HH, sổ nhật kí chung và
các sổ nhật ký đặc biệt, các bảng tổng hợp
Tuy nhiên do công ty hạch toán bằng máy nên có thể thể hiện chứng từ
nh sau:
Phần mềm
kế toán
Sổ kế toán
-Bảng kê tổng hợp
-Sổ chi tiết

-Sổ tổng hợp
Báo cáo tài chính
Máy vi Tính
Chứng từ kế toán
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Ghi chú :
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Phần II
Tình hình thực tế công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng
hoá
tại công ty TNHH Đức Lân
I. Công tác kế toán hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân
1. Đặc điểm và
công tác quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân
Sản phẩm chính của công ty là máy văn phòng nh máy fax, máy in, máy
photocopy, các loại mực, máy in, các phụ tùng của các loại máy trên, nhằm
phục vụ cho công tác văn phòng.
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sau khi nhập mua máy móc, thì khâu quản lý bảo quản cũng rất quan
trọng. Do vậy việc tổ chức tốt kho chứa máy móc là rất quan trọng. Công ty có
2 kho chứa hàng lớn : 1 kho tại 345 Trần Khát Chân và 1 kho tại 65 Nguyễn
Đức Cảnh. Chìa khoá do Thủ kho giữ; và mỗi khi xuất hàng, phải có đầy đủ
các giấy tờ hợp lệ.
Nếu trong quá trình xuất nhập máy móc, vật t xảy ra trờng hợp mất mát
thiếu hụt, tuỳ từng trờng hợp cụ thể công ty có cách sử lý riêng. Giám đốc và
thủ kho sẽ lập biên bản và truy tìm nguyên nhân mất mát. Ngời gây ra sẽ trịu
trách nhiệm trớc Hội đồng kỷ luật của công ty; nếu không tìm ra nguyên nhân
sẽ tính vào chi phí khác.

2. Tình hình tổ
chức công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá
2.1. Đánh giá hàng hoá (nhập xuất kho)
Tại Công ty TNHH Đức Lân, máy móc vật t đợc đánh giá theo phơng
pháp thực tế đích danh. Việc đánh giá theo phơng pháp này giúp cho việc tiêu
thụ hàng hoá đợc đơn giản, dễ dàng thuận tiện, dễ hạch toán. Tuy nhiên cách
này cũng mang lại nhiều rắc rối do nhiều lúc không xuất đợc lợng hàng hoá
tồn quá lâu trong kho.
2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
2.2.1 Thủ tục nhập kho
Khi mua vật liệu, chi phí vận chuyển có thể do bên bán trả hoặc do công
ty thuê ngoài. Nếu do bên bán trả thì chi phí này đợc cộng vào giá mua hàng
hoá. Nếu do công ty thuê ngoài, chi phí này đợc tính vào chi phí sản xuất
chung trong kỳ chứ không đợc cộng vào giá mua hàng hoá. Nh vậy giá mua
thực tế chỉ bao gồm giá trên hoá đơn bán hàng. Tuy nhiên với hàng hoá nhập
kho do nhập khẩu thì chi phí vận chuyển, bảo hiểm đợc cộng vào giá trị hàng
hoá
Các phơng thức thu mua hàng hoá.
a. Mua hàng nội địa (thờng áp dụng khi kho công ty không đủ hàng để
bán cho khách hàng): Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ
nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng. Các chứng từ mua hàng
do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền
thanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp.
b. Nhập khẩu hàng hoá:
Đối với công ty TNHH Đức Lân thì các loại hàng hoá của công ty đa số
đều là nhập khẩu do phần lớn các loại mặt hàng này trong nớc cha sản xuất đ-
ợc.Việc nhập khẩu hàng hoá có thể tiến hành theo phơng thức nhập khẩu trực
Website: Email : Tel : 0918.775.368
tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các tổ chức kinh tế nớc ngoài,
doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Khi

doanh nghiệp nhận đợc giấy báo lô hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thì
doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất
khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng.
Hàng hoá sau khi về tới kho đợc công ty lập biên bản kiểm nhận hàng
hoá ( tơng tự mẫu biểu của Bộ Tài Chính).
Sau khi kiểm định đúng chật lợng mẫu mã của hàng hoá nh trong chứng
từ mà bên bán giao, thủ kho sẽ căn cứ vào biên bản để lập phiếu nhập kho.
Trên phiếu nhập kho phải theo dõi cả 2 chỉ tiêu: số lợng và giá trị. Khi vào thẻ
kho chỉ cần theo dõi về mặt số lợng. Số lợng thực tế vào phiếu nhập kho và căn
cứ theo giá hoá đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị nhân
với số lợng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập. Đồng thời thủ
kho xem xét số thực nhập và số trên hoá đơn nếu có chênh lệch phải yêu cầu
ngời giao hàng ký nhận số lợng hàng thực tế nhập trên hoá đơn để theo dõi số
thực tế thanh toán.
Phiếu nhập kho lập thành 2 liên: thủ kho sau khi kí nhận đầy đủ trên
phiếu nhập, thủ kho giữ lại 01 liên, 01 liên chuyển cho kế toán để kế toán tiện
theo dõi thanh toán và số lợng hàng nhập. Sau đó kế toán sẽ hạch toán vào các
tài khoản liên quan để lập báo cáo tài chính đợc chính xác. Khi mua hàng hóa
nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc tờ khai hải quan để tính số thuế đầu
vào mà công ty sẽ đợc khấu trừ.
Dới đây là biểu mẫu biên bản kiểm nghiệm đợc lập khi thu mua hàng hoá
Biểu số 2
Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá
- Căn cứ vào HĐ số ngày ../../ . của Công ty TNHH Đức Lân
- Thành phần kiểm tra:
1. Ông Lê An Nhơn Giám đốc
2. Ông Nguyễn Lơng Vĩnh Thủ kho
3. Bà Trần Minh Hà - Kế toán trởng
4. Ông/Bà: .............................................................- Bên A
Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật t dới đây:

Stt
Tên nhãn hiệu
quy cách vật t
ĐVT
Số liệu
Theo HĐ
Theo
thực
nhập
Đúng
quy cách
Không đúng
quy cách
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cộng

Nhận xét, kết luận: .......................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Giám đốc Thủ kho Kế toán trởng Bên A
VD 1: Trên chứng từ số 35629 (HĐ GTGT) ngày 09 tháng 03 năm
2007, công ty mua hàng của công ty cổ phần Siêu Thanh:
- Máy photocopy DC 186ST
- Dây nguồn
- Sensor nhiệt
Kế toán sau khi nhận đợc chứng từ ghi: Nợ TK 1561: 19.654.800

Nợ TK 133111: 1.965.480
Có TK 3311: 21.620.280
VD2: Trên hợp đồng kinh tế số 01,02-2007/FX-DL ngày 02,26/01/07
- Máy 286DC
- Mực vàng 236
- Khối trống V450I
- Mực đổ 3300
- ..
- Tổng trị giá 158,294$
Kế toán sau khi nhận đủ chứng từ, kế toán sẽ hạch toán số hàng hoá trên bằng
giá CIF (tỷ giá: 16.100)
Nợ TK 1561: 2.548533.400
Có TK 3312: 2.548.533.400
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phí bảo hiểm: Nợ TK 1561: 5.880.960
Có TK 133111: 588.160
Có TK 3311: 6.469.120
Phí vận chuyển: Nợ TK 1561: 18.549.500
Có TK 3311: 18.549.500
Thuế NK: Nợ TK 1561: 251.902.359
Có TK 33332: 251.902.359
Thuế GTGT hàng nhập khẩu: Nợ TK 133111: 280.576.617
Có TK 333121: 280.576.617
Tổng trị giá lô hàng : 2.824.866.219
Biểu số 3 Mẫu số: 01 GTGT- 3LL
AA/2004T
0035629
Hoá đơn GTGT
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 09 tháng 03 năm 2007

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Siêu Thanh
Địa chỉ: Phố Huế - Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại MST: 0100233103
Họ tên ngời mua hàng: Đỗ Thị Nghiên
Tên đơn vị: Công ty TNHH Đức Lân
Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân HBT - HN
Số Tài khoản
Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100232438
STT
Tên hàng hoá
dịch vụ
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1 Máy Photocopy
DC 186 ST
Dây nguồn
Chiếc 01 26.654.800 26.654.800
Cộng
26.654.800
Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT2.665.480
Tổng cộng tiền thanh toán 29.320.280
Thành tiền bằng chữ: Hai mơi chín triệu ba trăm hai mơi ngàn hai trăm tám
mơi đồng chẵn ./.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc bảng kê hàng hoá nhập khẩu và biên
bản kiểm nghiệm thủ kho lập phiếu nhập kho cụ thể nh sau:
Biểu số 4
Đơn vị:Công ty TNHH Đức Lân Mẫu số 01-VT

Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân- HBT- HN Theo QĐ15/2006/QĐ- BTC
Ngày 20/03/2006 của BTC
Phiếu nhập kho
Số 0309/01
Ngày 09 tháng 03 năm 2007
Nợ TK 156
Có TK 331
Họ và tên ngời giao hàng: Đỗ Thi Nghiên
Theo HĐ số 35629 ngày 09 tháng 03 năm 2007 của công ty CP Siêu Thanh
Nhập tại kho: 345 Trần Khát Chân
Stt
Tên nhãn hiệu,
quy cách, phẩm
Mã số ĐVT
Số lợng Đơn
giá
Thành tiền
Theo
Ctừ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1 Máy Photocopy
DC 186 ST
Dây nguồn
TL200139 Chiếc 01 01 26.654.800 26.654.800
Cộng 26.654.800
Bằng chữ: Hai mơi sáu triệu sáu trăm năm mơi t ngàn tám trăm đồng chẵn./.
Ngày 02 tháng 03 năm 2007

Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng
2.2.2 Thủ tục xuất kho
Đối với bán vật t- là hàng hoá có giá trị nhỏ
Phòng bán hàng viết hoá đơn GTGT, sau đó chuyển qua thủ kho, thủ kho
viết phiếu xuất kho sau đó xuất loại vật t mà phòng bán hàng yêu cầu. Cứ
một tuần, kế toán lại căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận
doanh thu và ghi sổ công nợ vật t để thuận tiện theo dõi tình hình thanh toán
của khách hàng.
Đối với bán máy là hàng hoá có doanh thu lớn
Nhân viên Marketing sau khi thoả thuận với khách hàng về giá cả sẽ lập một
phiếu yêu cầu, trình Giám đốc. Sau đó, phiếu này sẽ đợc chuyển xuống
phòng kế toán để phòng kế toán làm HĐ GTGT. Thủ kho sẽ căn cứ vào
phiếu yêu cầu và HĐ GTGT để xuất máy và những linh kiện kèm theo. Cuối
tuần, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận doanh
thu và ghi vào sổ công nợ để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.
Riêng trờng hợp bán vào các khu chế xuất, khu công nghiệp là các doanh
nghiệp đợc miễn thuế GTGT trong một khoảng thời gian hoạt động thì
phòng kế toán phải có trách nhiệm đi liên hệ với hải quan nơi doanh nghiệp
mua hoạt động để làm thủ tục miễn thuế và kiểm hoá. Do đó thủ tục rắc rối
và phức tạp hơn so với bán hàng thông thờng.
VD: Ngày 02/03/2007, Công ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH Nippo
Mechantronic với nội dung nh sau:
STT Tên hàng ĐVT Số lợng Đơn giá
Website: Email : Tel : 0918.775.368
1 Trống máy V236 Khối 01 2.000.000
2 Mực máy V236 Hộp 01 504.545
Cộng 2.504.545

Kế toán khi có đủ các chứng từ tiến hành hạch toán vào phần mềm với nội
dung sau:

Nợ TK 632: 1.409.808
Có TK 1561: 1.409.808
Biểu số 6
Đơn vị:Công ty TNHH Đức Lân Mẫu số 02-VT
Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân- HBT- HN Theo QĐ: 15/2006/QĐ- BTC

ngày20/03/2006 của BTC
Phiếu xuất kho
Số: 0203/07
Ngày 02 tháng 03 năm 2007
Nợ TK 632
Có TK 156
Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Bích Hoàn
Lý do xuất kho: Bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic
Xuất tại kho: 345 Trần Khát Chân
STT
Tên sản phẩm,
hàng hoá
Mã số ĐVT Sốlợng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3
1 Trống máy V236 CT200417 Khối 01 803.056 803.056
2 Mực máy V236 CT200416 Hộp 02 303.376 606.752
Cộng X X X X 1.409.808
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cộng thành tiền bằng chữ : Một triệu bốn trăm lẻ chín ngàn tám trăm lẻ tám
đồng chẵn./.
Xuất ngày 02 tháng 03 năm 2007
Thủ trởng đơn vị Phụ trách Phụ trách Ngời nhận hàng Thủ kho
BP sử dụng cung tiêu
2.2.3 Hạch toán chi tiết hàng hóa

(a) Sơ đồ phân phối thẻ song song:
Ghi chú :
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
()b Chứng từ sử dụng
Chứng từ gốc
-Phiếu nhập kho
-Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Số, thẻ chi
tiết vật liệu
Bảng tổng
hợp N-X-
T
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Công ty TNHH Đức Lân là đơn vị kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế
GTGT theo phơng pháp khấu trừ cho nên kế toán nghiệp vụ mua hàng thờng
sử dụng các chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra
- Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt.
- Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng.
Ngoài ra đối với hàng hoá nhập khẩu Công ty còn sử dụng một số chứng từ
sau đây:
- Invoice : là chứng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ số
lợng, đơn giá của từng loại hàng hoá mà bên bán cung cấp cho công ty.
- Hợp đồng kinh tế, Parking list, Invoice
- Co (Certificate of Origin):Là chứng từ do bên bán cung cấp.Bản Co này

chứng nhận nguồn gốc của các loại hàng hoá mà bên bán cung cấp.
- CQ (Certificate of Quantity): Chứng từ chứng nhận số lợng hàng hoá mà
bên bán cung cấp.
-Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu
- Biên lai thu lệ phí hải quan
- Biên lai thu lệ phí bến bãi.
- Giấy thông báo Thuế, Phụ thu.
()c Sổ sách sử dụng:
Sử dụng hoàn toàn phần mềm trong công tác kế toán là một lợi thế rất
lớn. Từ các chứng từ gốc ban đầu, kế toán nhập vào phần mềm kế toán. Phần
mềm sẽ tự sử lý các số liệu vào các sổ chi tiết có liên quan. Khi cần kiểm tra
đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán mở phần Kế toán chi tiết và kiểm
tra số liệu. Tuy nhiên, kế toán cũng cập nhật các chứng từ mua bán hàng hoá
vào Excel để có thể cân đối cho chính xác giữa thẻ kho và phần mềm kế toán.
Cách làm này rất nhanh lại tốn ít thời gian nên đợc áp dụng đã rất lâu dài trong
công ty
Tại kho
Hàng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình
nhập xuất tồn của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng, mỗi loại hàng hoá
Website: Email : Tel : 0918.775.368
đợc theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và để
quản lý dễ hơn.
Cách ghi thẻ kho: Khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập xuất hàng
hoá, thủ kho thực hiện kiểm tra lại các số liệu thực xuất rồi tiến hành ghi vào
thẻ kho. Thẻ kho ghi các nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa theo thời gian, sau đó
thủ kho tính ra số tồn đầu tháng, tính ra số tồn cuối tháng.
Biểu số 7
Doanh nghiệp:Công ty TNHH Đức Lân
Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân HBT - HN
Thẻ kho

Ngày lập thẻ: 01/03/2007
Tờ số:01
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Mực máy V212/230
- Đơn vị tính: hộp Mã hàng: D280
Ngày
tháng
năm
Chứng từ
Diễn giải
Số lợng
Ký
xác
nhận
Số hiệu
ngày
tháng
Nhập Xuất Tồn
Nhập Xuất
Tồn đầu tháng
150
02/03 0203/02 02/03 Xuất hàng 01
0203/07 02/03 Xuất hàng 02 135

12/03 1203/18 12/03 Xuất hàng 04 103

29/03 2903/15 29/03 Xuất hàng 02 80
Cộng
- 70
Tồn cuối tháng
80

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Biểu số 8
Doanh nghiệp:Công ty TNHH Đức Lân
Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân HBT - HN
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 01/03/2007
Tờ số: 05
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Máy Photo KTS 186 DC
- Đơn vị tính: chiếc Mã hàng: TL200139
Ngày
tháng
năm
Chứng từ
Diễn giải
Số lợng
Ký
xác
nhận
Số hiệu
ngày
tháng
Nhập Xuất Tồn
Nhập Xuất
Tồn đầu
tháng
02
07/03 0703/04 Xuất kho 01 01
09/03 0309/01 09/03 Nhập kho 01 02
12/03 1203/01 12/03 Xuất kho 01 01
27/03 2703/02 27/03 Xuất kho 01 -

Cộng
01 03
Tồn cuối
tháng
-
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Tại phòng kế toán:
Từ thẻ kho đợc thủ kho chuyển lên vào cuối mỗi tuần, kế toán doanh
thu phản ánh doanh thu. Khi cần theo dõi hàng hoá trên sổ kế toán có khớp với
thẻ kho của thủ kho hay không, kế toán cho in sổ chi tiết hàng hoá hoặc các
bảng kê kèm theo. Khi phát hiện các sai sót phải lập tức tìm hiểu nguyên nhân,
điều chỉnh cho kịp thời. Tránh những sai sót đáng tiếc.
Trong hạch toán chi tiết hàng hoá, kế toán sử dụng
- Bảng kê hàng bán ra, mua vào
- Sổ chi tiết hàng hoá
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
- Sổ quỹ tiền mặt ( Biểu số 25)
- Sổ tiền gửi ( Biểu số 26)
- Sổ theo dõi thuế GTGT ( Biểu số)
Cuối mỗi tháng sổ đợc in ra và đóng dấu, bảo quản. Riêng thẻ kho ở
Công ty TNHH Đức Lân đợc coi là một tài liệu tham khảo.
Biểu số 9
Sổ chi tiết thanh toán với ngời Bán
Tài khoản : 331
Đối tợng: ông A
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Tk

ĐƯ
Số phát
sinh
Số d
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sè
hiÖu
Ngµy
th¸ng
Nî Cã Nî Cã
1.Sè d ®Çu kú
2.Sè ph¸t sinh trong kú
…….
……
Céng ph¸t sinh
3.Sè d nî cuèi kú
Website: Email : Tel : 0918.775.368
2.2 Kế toán tổng hợp hàng hoá
Tài khoản sử dụng: TK 156
Dùng để theo dõi giá trị hàng hoá hiện có, tình hình tăng giảm theo các giá thực
tế, có thể mở chi tiết theo từng loại nhóm hàng, mặt hàng Tuỳ theo yêu cầu
quản lý và các phơng tiện tính toán
Kết cấu TK 156
- Bên nợ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị hàng hoá trong kỳ :
mua ngoài, nhận góp vốn, kiểm kê phát hiện thừa,
- Bên có phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị hàng hoá trong kỳ :
xuất dùng, xuất bán, góp vốn kinh doanh, kiểm kê phát hiện thừa thiếu
D nợ : Giá trị thực tế của hàng hoá tồn kho
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên
quan khác nh : TK 111, TK 133, TK 331, TK 112,

Các loại sổ tổng hợp:
- Sổ cái TK 156, 331, 111, 112, 133
- Sổ nhật ký chung
Hạch toán tổng hợp hàng hoá
Trong phần hạch toán chi tiết hàng hoá, kế toán đã mở sổ chi tiết hàng
hoá, cuối mỗi tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết hàng hoá, tính ra tổng số
nhập xuất tồn cho từng loại hàng hoá. Số phản ánh trên sổ chi tiết phải đợc khớp
với số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho. Mọi sai sót phải đợc kiểm tra xác minh và
điều chỉnh kịp thời theo đúng số thực tế .
Hàng tuần đồng thời với việc kiểm tra sổ chi tiết hàng hoá, kế toán tiến
hành xem sổ nhật ký chung xem tất cả các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá đã đợc
phản ánh đầy đủ hay cha. Song song bên cạnh đó là sổ cái TK 156 và các sổ tơng
ứng xem đã khớp số hay cha. Nếu có sai sót phải nhanh chóng tìm ra nguyên
nhân để sửa trớc cuối tháng.
Để xem sổ chi tiết: Kế toán tổng hợp\ Sổ cái TK 156\ Xem
Điều kiện: Từ tháng 03/2007
Có thể xem chi tiết cho từng kho hoặc từng loại mặt hàng.
Có thể in tuỳ theo yêu cầu quản lý.
Biểu số 14
Sổ cái TK 156
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hàng hoá
Ngày 31 tháng 03 năm 2007
Chứng từ
Diễn giải
TK
đối ứng
Số tiền
SH NT Nợ Có
Số d đầu tháng 9.127.049.699

Số phát sinh
0203/02 02/03 Xuất kho 632 303.376
0203/07 02/03 Xuất kho 632 606.752

0703/04 07/03 Xuất kho 632 20.932.999

0309/01 09/03 Nhập kho 331 26.654.800

1203/01 12/03 Xuất kho 632 20.932.999

0326/02 26/03 Nhập kho 112 8.639.000
2703/02 27/03 Xuất kho 632 26.654.800

Cộng SPS X 112.423.857 2.775.469.831
Số d cuối tháng X 6.464.003.725
Biểu số 15
Sổ cái TK 331
Phải trả cho ngời bán
Ngày 31 tháng 03 năm 2007
Chứng từ
Diễn giải
TK
đối ứng
Số tiền
SH NT Nợ Có
Số d đầu tháng 1.201.382.435