TIỂU LUẬN QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN
TIỂU LUẬN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Ngành: Công Nghệ Thông Tin
NHÓM:
NGUYỄN BÌNH MINH
NGUYỄN THỊ LANH
NGUYỄN TUẤN MINH
H
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN
TIỂU LUẬN MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Ngành: Công Nghệ Thông Tin
NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. TRẦN ĐĂNG HOAN
NHÓM THỰC HIỆN:
NGUYỄN BÌNH MINH
NGUYỄN THỊ LANH
NGUYỄN TUẤN MINH
HI PHÒNG, NGÀY 27 
MỤC LỤC
1 GIỚI THIỆU 1
1.1 TM QUAN TRNG CA QUN LÝ CHI PHÍ 1
1.2 CHI PHÍ LÀ GÌ? 1

1.3 QUN LÝ CHI PHÍ D ÁN LÀ GÌ? 2
2 NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ 4
2.1 LI NHUN (PROFITS) 4
2.2 VI CHI PHÍ (LIFE CYCLE COSTING) 4
2.3 PHÂN TÍCH DÒNG TIN(CASH FLOW ANALYSIS) 6
2.4 CHI PHÍ TRC TIP 6
2.5 CHÍ PHÍ GIÁN TIP 6
2.6 CHI PHÍ CHÌM 7
2.7 LÝ THUYNG CONG HC TP 7
2.8 D TR 7
3 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ 8
3.1 CÁC DNG D TOÁN CHI PHÍ 8
3.2 K HOCH QUN LÝ CHI PHÍ 10
3.3 CÔNG C VÀ K THUC TÍNH CHI PHÍ 11
3.3.1 Ước tính tương tự 11
3.3.2 Ước tính từ dưới lên 11
3.3.3 Mô hình hóa tham số 12
3.4 NHNG V N HÌNH VI D TOÁN CHI PHÍ CNTT 13
3.4.1 Dự toán được hoàn thành quá nhanh 13
3.4.2 Thiếu kinh nghiệm dự toán 13
3.4.3 Con người thường thiên về việc dự toán thấp hơn thực tế 13
3.4.4 Ban quản lý đòi hỏi sự chính xác. 14
3.5 D TOÁN CHI PHÍ MU 14
4 XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH 21
5 KIỂM SOÁT CHI PHÍ (CONTROLLING COSTS) 23
5.1 QUN LÝ GIÁ TR THU C (EARNED VALUE MANAGEMENT) 23
5.2 GIÁ TR K HOCH (PV) 24
5.3 CHI PHÍ THC T (ACTUAL COST) (AC) 24
5.4 GIÁ TR C (EV) 24
5.5 SAI LCH CHI PHÍ (COST VARIANCE) (CV) 26

Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 1

5.6 SAI LCH TI (SCHEDULE VARIANCE) (SV) 26
5.7 CH S CHI PHÍ THC HIN (CPI) 26
5.8 CH S TI THC HIN (SPI) 26
5.9 QUN LÝ DANH MC D ÁN (PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT) 30
5.10 S DNG PHN MM  H TR QUN LÝ D ÁN 31
6 KẾT LUẬN 33
7 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

DANH MC HÌNH
 3
 9
Hình 3: Gim nhân s các phòng ban t 10
 18
 19
 21
Hình 7:  25
Hình 8: T 25
Hình 9: B 27


Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 1

1 GIỚI THIỆU
1.1 Tầm quan trọng của quản lý chi phí

Nhng d án công ngh thông tin trong quá kh c mc
tiêu v ngân sách. Các nghiên cu c    y chi phí
t k hoch trung bình  phng dollar chi phí tht chi phí d
toán  ca các d án công ngh thông tin không thành công nm trong khong t
c dù các nhà nghiên cu còn nghi
ng v tính xác thc ca nhng con s này, các nghiên c c duyt li v mt
khoa hc, xác nhn v v t k hoch ca các d án CNTT. Ví d 
ba bài khc lc thc hin bi Jenkins, Phan, và Bergeron vào nh
1984, 1988 và 1992 v t k hoch ca các d án phn mch ra rng
t d toán trung bình ca tt c các d án trong kho sát ca h (không phi
ch nhng d án không thành công) vào khong 33-34%. Chc chn rng vn có kh
i thin kh t mc tiêu v chi phí trong các d án CNTT. Trong bài tiu
lun này mô t nhng khái nim quan trng trong qun lý chi phí d c bit là to
ra nhng d t và s dn lý giá tr  h tr vic
qun lý chi phí.
1.2 Chi phí là gì?

chi  













Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 2







d
1.3 Quản lý chi phí dự án là gì?

tiêu chi phí. Quản lý chi phí dự án 

“một dự án” và “ngân quỹ được
duyệt”
 



 Dự toán chi phí (Estimating costs) 






các thông tin liên quan khác.
 Xác định ngân sách (Determining the budget) 


 ngân sách chi phí là


 Kiểm soát chi phí (Controlling costs) 
 là

Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 3

(organizational process asset)


Hình 1: Tóm tắt những quy trình và kết quả.
 hic mi quy trình trong qun lý chi phí d c tiên bn phi
hiu nhn ca qun lý chi phí. Rt nhiu nguyên lý không phi ch
tn ti trong qun lý d án; tuy nhiên, nhng nhà qun tr d án cn hiu nhng
nguyên lý n n nhng d án c th ca h.
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 4

2 NHỮNG NGUYÊN LÝ CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ CHI PHÍ
Rt nhiu d    c kh u bi vì các chuyên gia CNTT
không hiu tm quan trng ca các nguyên lý k n. Nhng khái
nim quan tr lãi ròng, t l hoàn vn, và bn phân tích hoàn
vy, rt nhiu d c b hoàn
thành bi vì nhng v qun lý chi phí. Hu ht các thành viên ban qun tr hiu và
quang thut ng ng thut ng ng

nhà qun tr d án CNTT cn phi trình bày và tho lun nhng thông tin v d án
theo nhng thut ng t ng k thut. Ngoài phân tích giá tr
hin ti ròng, t l hoàn vn và phân tích hoàn vn, các nhà qun lý d án phi hiu
mt vài nguyên tc, khái nim và thut ng v qun lý chi phí. Phn này mô t nhng
ch  i nhui chi phí, phân tích dòng tin, tài sn hu hình và
vô hình và li nhun, chi phí trc tip, chi phí chìm, lý thuyng cong hc tp, và
d tr. Mt ch  quan trng khác và mt trong nhng công c và k thut then cht
trong kim soát chi phí d án  qun lý giá tr c  c miêu t chi tit trong
phn kim soát chi phí.
2.1 Lợi nhuận (Profits)
Li nhun bng doanh thu tr  i nhun, mt công ty có th
m chi phí, hoc c gng thc hin c hai. Hu ht các nhà qun lý
n li nhu khác. Khi xem xét các kho
công ngh và h thng thông tin m u quan trng là tp trung vào li nhun,
không phi ch là doanh thu hay chi phí. Xem xét mt ng dn t
mà bc tính s t công ty 100 triu $ thêm 10%. Bn
không th c li nhun tia ng dn t mà không bit
v li nhun cn biên. Li nhun cn biên là t l li nhun trên doanh thu. Nu doanh
i 2$ li nhun, li nhun cn biên là 2%. Nu công ty mt 2$ cho mi
100$ doanh thu, li nhun cn biên là -2%.
2.2 Vòng đời chi phí (Life cycle costing)
i chi phi cho phép bn nhìn thy bc tranh ln v chi phí ca mt d án
trong sui cu này cho phép bn phát trin mt d 
v chi phí và li nhun tài chính ca mt d i xem xét
tng chi phí s hu, hoc phát trin cng thêm các chi phí h tr cho mt d án. Ví d
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 5

t công ty có th hoàn thành mt d án phát trin và thc thi mt h thng dch

v khách hàng mi trong mt ho thng mi có th làm vic trong
ng nhà qun tr lý d án, vi s h tr t các chuyên gia tài chính trong
t chc ca hc tính chi phí và li nhun ca d án trong sui ca
nó, tc  nêu trên. Hãy nh li rng phân tích giá tr hin ti ròng
cho d án nên bao gm c chi phí và li nhun trong toàn b khong th
Nhng nhà qun tr d án và ban qun lý cp cao cn phi
ca các d án khi h nh tài chính.
Các t chng có lch s n trong nhu ca
các d án CNTT, nhng d n tng chi phí s hu. Ví d 
rt kinh t khi s dng tin vào vinh nhu cu ci s dng và tin hành
nhng th nghim sm vi các d n khi các v xut hin
sau khi tit rng trong mt d án phn mm, s p 100 ln
 sa mt lc phát hin ra mua nó t sm.
Bi vì các t chc ph thuc vào CNTT, các s c máy móc s gây ra nhng
khon chi phí khng l. Ví d, bng 1 tóm tt chi phí trung bình ca mt phút không
hong ca các ng dm chi phí khôi
phc h thng, chi phí nhân s  làm bù nhng phn vic thc hin trong
lúc s c, và mt mát doanh thu trc tip và gián tip.
Type of IT Application
Cost/Minute
Securities trading
73.000$
Enterprise Requirements Planning (ERP)
14.800$
Order processing
13.300$
Electronic commerce
12.600$
Supply chain
11.500$

Point of sale (POS)
4.700$
Automatic teller machine (ATM)
3.600$
E-mail
1,900$
Bảng 1: Tóm tắt chi phí trung bình của một phút hệ thống ngừng hoạt động
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 6


2.3 Phân tích dòng tiền(Cash flow analysis)
Phân tích dòng tin là m 
và li nhun ca mt d án và kt qu dòng tin tr d án
phi tin hành phân tích dòng ti nh giá tr hin ti ròng. Hu ht nhng
u hic nhng khái nin ca dòng tin.
Nu h  tin trong ví hoc tài khon tín dng, h không th c bt
c th gì. Ban qun lý cp cao phi cân nhc v dòng tin khi la ch
vào d án nào. Nu qun lý cp cao la chn quá nhiu d án có nhu cu cao v dòng
tin trong cùng m không th h tr tt c các d án và duy trì li
nhun t c rõ ràng vic b ng tit vic rt quan
trng. Ví d, nu mt công ty phân b toàn b chi phí vào d 
 cn tính toán c lm phát và các yu t khác khi phân phi chi phí và li nhun
theo giá tr ti
Chi phí, li ích hu hình và vô hình là nhng ph nh xem li ích
và chi phí d án có th  nào cho mt d án. Chi phí hoc li
ích hu hình là nhng chi phí và li ích mà mt t chc có th d m bng
tin bc li, li ích hoc chi phí vô hình là nhng chi phí và li ích mà khó có
th m bng tin. Li ích vô hình ca d ng bao gm nhng th 

danh ting, uy tín và nhu khot mà mt t chc không th d
m bng tin. Bi vì li ích và chi phí vô hình khó có th ng hóa,
ng tr c ch
2.4 Chi phí trực tiếp
Chi phí trc tip là nhng chi phí mà có th trc tip liên h vi vic sn xut
sn phm và dch v ca d án. Bn có th gán chi phí trc tip cho mt d án nht
nh. Ví da nhi làm vic toàn thi gian trong d án và chi phí
phn mm và phn cc bit phc v cho d u là chi phí trc tip.
Nhng nhà qun tr d án nên tp trung vào chi phí trc tip, bi vì h có th u
khin c chúng.
2.5 Chi phí gián tiếp
Chí phí gián tip là nhng chi phí mà không th trc tip liên h vi nhng sn
phm hoc dch v ca d  gián tip ti vic thc hin d án. Ví
dy, vân vân trong mt khu nhà làm vic ca hàng ngàn công
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 7

c hin nhiu d án khác nhau có th c coi là chi phí gián tip. Chi
phí gián tic phân phi cho tng d án, và các nhà qun tr d án có rt ít kh
u khin chúng.
2.6 Chi phí chìm
Chi phí chìm ng tic dùng trong quá kh
t, git con thuyn chìm không th quay lc. Khi quynh d
c tip tc, bn không nên xem xét c chi phí chìm. Rt
nhii bn nhng khon ti dng cho mt d 
tht bc phi dn vào nó. Cái b
ng hp nhc không mun ngc do h v
mt tin vào nó. Chi phí chìm nc b qua.
2.7 Lý thuyết đường cong học tập

Lý thuyng cong hc tp ch ra rng khi rt sn phc sn xut
lp li, chi phí trên t s gim theo mt hình mn khi thêm
nhiu sn phc sn xut. Lý thuyng cong hc tc tính chi phí
trong nhng d án bao gm vic sn xut mt s ng ln sn phm. Lý thuyt
ng cong hc tc áp dng khi tính toán thi gian cn thi hoàn thành
công vi, lng thc hin mt công vic, s có th
mt nhiu th n th c hin 1 công vic
.
2.8 Dự trữ
D tr ng tic tính trong d  gim thiu ri ro bng
cách dành ch cho nhng tình hu d Dự trữ phát
sinh n nhng tình hu c lên k hoch mt
phc g chi phí d án.
Ví d, nu mt t chc bit rng t l thay th nhân lc CNTT là 20%, t ch
dành d tr  tr cho chi phí tuyn do nhân lc CNTT. Dự trữ
quản lý c dùng cho nhng tình hu c
(còn gi là unknown unknowns). Ví d, nu mt nhân viên qun tr d án b m trong
2 tun hoc mt nhà cung cp quan trng ngng hong, d tr qun lý có th c
 p chi phí hu qu.
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 8

3 ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ
Các nhà qun tr d án phi xem trng d toán chi phí nu h mun hoàn thành
d u kin ngân sách cho phép. Sau khi xây dng tt danh sách yêu cu v
ngun lc, các nhà qun tr d i d án ca h phi xây dng mt vài d
toán chi phí cho nhng ngun lc này. Mt quy trình quan trng trong qun lý thi
gian d c tính ngun hong, th mà cung cp cho chúng ta mt danh sách
các yêu cu ngun lc hong. Ví d, nu mt hong trong mt d án bao gm

vic thc hin mt bài xét nghic thù, danh sách yêu cu ngun lc hong s
mô t m k n thit ca nhi thc hin phân tích, s i
và thi gian cn thi thc hin và nhu cu v phn mm hoc trang thit b c
bit, vân vân. Tt c nhu cn thi thit lp mt d toán chi phí
tt. Mc này mô t nhng loi d toán chi phí khác nhau, công c và k thu c
tính chi phí, nhng v n hình gn vi d toán CNTT, và mt ví d chi tit v d
toán chi phí ca mt d án CNTT.
3.1 Các dạng dự toán chi phí
Mt trong s nhu ra chính ca vic qun lý chi phí d án là bn d toán
chi phí. Các nhà qun tr d ng chun b mt vài loi d toán chi phí cho hu
ht các d án. Ba loi d n là:
 D  ln thô (ROM) cung cp mng chi phí ca d án. D
 c gi là d toán ballpark, guesstimate, swag hoc
broad gauge. Loi d c thc hin rt sm trong quá trình thc
hin d án hoc thm chí t c khi d án chính thc bu. Các nhà
qun tr d án và qun lý cp cao s dng d  giúp la chn d
án. Khung thi gian cho loi d ng nm trong kho
hoc khi d  chính xác ca mt d toán ROM
m trong khong -c ca d
án có th thi d toán ROM. Ví d, chi
phí thc ca d án vc tính ROM 100k$ có th nm trong khong 50k$
i vi các d toán CNTT, khong r
nhiu. Rt nhing t  c
c phát trin phn mm do các d án CNTT có lch s ng
t chi phí d toán.
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 9

 D c s d phân phi tin ti ngân sách ca mt t

chc. Rt nhiu t chc xây dng ngân sách ít nh toán
c thc hin trong khong t c khi d án
 chính xác ca d ng -
c có th 
25% so vi d toán ngân sách. Ví d, chi phí thc ca d án vi d toán
ngân sách 100k$ có th nm trong khong t n 125k$.
 D nh cung cp mc tính chính xác ca chi phí d án. D
c s d ng quynh mua sm mà cn
nh c tính chi phí d án cui cùng. Ví d, nu
mt d án bao gm vic mua 1000 máy tính cá nhân t mt nhà cung cp
bên ngoài trong 3 tháng ti, mt d toán chính xác là cn thi 
nh xut ca nhà cung cp và phân b qu  tr cho nhà cung cp
c chn. D c thc hin trong khong thi gian t 1
 xuc khi d án hoàn thành. Mt d nh cn phi
chính xác nht trong s 3 loi d  chính xác ca loi d toán này
ng nm trong khong -c ca d án
có th c nhii d nh. Ví d, chi phí
thc ca mt d án có d nh 100K$ có th nm trong khong t
n 110k$.

Hình 2: Tóm tắt 3 loại dự toán chi phí cơ bản
S ng và loi d i theo tng khu vc áp dng. Ví d,
Hip hi Quc t vì s Tin b ca ngành d i
d toán chi phí cho các d án xây d ln, khái ninh, kim soát.
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 10

u chính yu là các loi d c hoàn thành vào nhn khác
nhau ca mt d  thi gian.

Ngoài vic xây dng d toán chi phí, vic cung cp các chi tit b tr cho d
t quan trng. Các chi tit b tr bao gm nhnnh và gi 
bc s d làm d toán, mt bn mô t v d án (báo cáo phm vi d án,
c s d ng, và các chi tit v các công c
và k thuc s d xây dng d toán. Nhng chi tit b tr
s giúp vic chun b mt bn d toán cp nhp hoc các d  d 
khi cn thit.
3.2 Kế hoạch quản lý chi phí
K hoch qun lý chi phí là mt tài liu mô t cách thc mt t chc s qun lý
các sai lch trong d án. VÍ d, nu mt d nh cung cp nhng nn t
 xut chi phí nhà cung cp cho tt c các phn ca mt d án, mt k
hoch qun lý chi phí s mô t cách thc phn ng l xuc thp
i d toán. Mt vài t chc cho rng m xut chi phí nm trong khong
chênh lch 10% so vi d toán là chp nhc và ch n nhng danh mc
nm trong khoc thi nhc tính.
Mm quan trng khác cn cân nhc trong vic chun b d toán chi phí là
các chi phí nhân công, bi vì chi phí nhân công chim mt phn ln trong tng chi phí
d án. Rt nhiu t chc tính s i hoc thi gian h cn theo tng b
phn hoc theo k   i ca mt d án. Ví d, khi Hãng hàng
không Tây Nam (NA) xây dng nhng d u cho d án h tht
ch, ResNet, h nh s i t c phân công vào d án
mng b phn.

Hình 3: Giảm nhân sự các phòng ban tối đa theo năm
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 11

n s ng ít i các nhà thu mà NA d nh s dng. Chi phí nhân
i vi các nhà thu, nên vic phân bit các ngun ni lc

và ngoi lc là rt quan trng.
3.3 Công cụ và Kỹ thuật ước tính chi phí
n có th hình dung, xây dng mt bn d toán chi phí tt là rt khó
n thay, có mt vài công c và k thu h tr vic to ra mt
d toán chi phí. Nhng công c và k thut c dùng bao g
tc tính t i lên, mô hình hóa tham s, chi phí chng, phn mc tính
qun lý d u thu, và phân tích d tr.
3.3.1 Ước tính tương tự
c gc tính t trên xung, s dng chi phí thc
ca mt d  n t c tính chi phí ca d án hin ti.
K thui mt s ng ln nh
ng k thu là k thut
y nht khi nhng d c trên thc t , không ch  b ngoài.
c hin vic chun b d toán chi phí phc chuyên môn
cn thi nh nhng phn nào ca d án s hoc r ng d án
. Ví d, nhi lp d ng c gng tìm mt d  ri
tinh chnh theo nhng khác bit. Tuy nhiên, nu d c lên d toán
gm c mt ngôn ng lp trình mi hoc phi làm vic vi mt loi mng hoc phn
cng mi, k thu s rt d mc phi lc tính quá
thp.
3.3.2 Ước tính từ dưới lên
c tính t i lên bao gm ving nhng danh mc công vic hoc
hong cá nhân và cng tng chúng l có con s ng cho toàn d án.
c ga trên hong. Quy
mô ca các danh mc công vic cá nhân và kinh nghim ct
nh s chính xác ca d toán. Nu có mt bn WBS chi tit cho d án, i qun tr
d án có th phân công nhi chu trách nhim cho mt gói công vi
xây dng d toán chi phí cho gói công vic ít nht mng v ngun
lc cn thit. Nhi làm trong khu vc tài chính ca mt t chng cung
cp các t l chi phí ngun lng (labor rate) hoc chi phí cho

mi pound nguyên liu, nhng s liu mà có th n mm qun lý d
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 12

 tính toán chi phí. Phn mm t   toán chi phí
cho mi c ca WBS và cui cùng là cho toàn b d án. S dng nhng danh mc
công vic nh  chính xác ca d toán chi phí bi vì nhc
phân công làm nhng phn vic t xây dng d toán chi phí thay vì s dng
nhi không bit rõ v công vim ca nhng d 
c tính t ng mt nhiu th
khi thc hin.
3.3.3 Mô hình hóa tham số
Mô hình hóa tham s s dng nhm ca d án (các tham s) trong
mt mô hình toán h c tính chi phí d án. Mt mô hình tham s có th 
toán 50$ cho mi dòng mã ca mt d án phát trin phn mm mà ch da trên ngôn
ng lp trình làm d  dng, và vân vân. Các mô hình tham s  tin cy
cao nht khi nhng thông tin lch s mà tc s d to nên mô hình là
chính xác, các tham s ng hóa sn, và mô hình linh hot theo quy mô
ca d án. Ví d, vào nh  i t chc McDonnell Douglas
(hin gi là mt phn cn mt mô hình tham s  ng chi
phí máy bay da trên mng l d liu lch sm nhng
tham s sau: loi máy bay (máy bay chiu, máy bay ch hàng, hoc máy bay vn
ti hành khách), t ca máy bay, t s ly trên khng, trc
tính ca nhng phn khác nhau ca máy bay, s c sn xung
th sn xuc vi mô hình phc tp này, mt vài
mô hình tham s ch bao gm nhng suy nghin ho
nghim. Ví d, mt d án t n có th s dng con s ng
10k$ cho mi trm làm vic da trên lch s các d án t 
t c phát trin trong cùng gn. Các mô hình tham s ng phc t

c x lý bng máy tính. Ví d  c t ng
dng, rt nhii thy rng s dng kt h,
t i lên, cùng vi/hoc mô hình hóa tham s s cho kt qu d toán chi phí tt
nht.
Mu cn cân nhc khác khi chun b d toán chi phí là cn dành ra bao
nhiêu cho d tr phc, chi phí chng trong Qun lý chng
d c tính chi phí khác nu thu. Qun
lý mua sm trong d án. S dng phn m h tr c
n  phn sau c
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 13

3.4 Những vấn đề điển hình với Dự toán chi phí CNTT
Mc dù có rt nhiu công c và k thu h tr vic to ra các d toán chi
phí d án, rt nhiu d toán chi phí ca các d án CNTT vn rt thiu s chính xác,
c bit là nhng d án bao gm nhng công ngh mi hoc phát trin phn mm.
Tom DeMarco, mt tác gi ni ting v phát trin phn mn lý do cho s
thiu chính xác và m khc phc chúng.
3.4.1 Dự toán được hoàn thành quá nhanh
D c hoàn thành quá nhanh. Xây dng mt d toán cho mt d án
phn mm ln là mt công vic phc ti n lc ln. Rt nhiu d c
thc hin c cung cp nhng yêu cu h thng rõ ràng. Ví
d, d án Surveyor Pro bao gm rt nhiu công vic phát trin phn mm phc tp.
c khi hoàn toàn hiu rõ nhng thông tin mà các kinh viên thc s cn trong
h th làm d toán ROM và d toán ngân sách cho d án này. Nhng d
c thc hic hing d c thc hin sau
trong các d án CNTT. Cn nh rng các d c thc hin ti nhn
khác nhau ca d án, và các nhà qun tr d án cn gi ca mi d
toán này.

3.4.2 Thiếu kinh nghiệm dự toán
Thiu kinh nghim d toán. Nhi chu trách nhim xây dng d toán
chi phí phn mng không có nhiu kinh nghim trong d c bit
là cho nhng d án ln. H  d liu d án tin c
làm d toán. Nu mt t chc s dng các k thut qun lý d án tt và xây dng mt
lch s  thông tin v d y, bao gm các d toán, nhng d toán
ca t ch c ci thin. Tu kin cho nhi làm vic v CNTT
ng d ci thin d toán chi phí.
3.4.3 Con người thường thiên về việc dự toán thấp hơn thực tế
ng thiên v vic d toán thc t. Ví d, nhng chuyên
gia CNTT hoc qun tr d án cp cao có th t xây dng các d toán và quên rng rt
nhii m làm vic trong d án này. Nhi lp d 
th s quên vic dành mt khon cho các chi phí ph tri cn thi tích hp và th
nghim các d án CNTT ln. Vic xem xét li các d t các câu hi quan
tr m bo d toán không b thiên lch là rt cn thii vi nhng nhà qun
tr d án và qun lý cp cao.
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 14

3.4.4 Ban quản lý đòi hỏi sự chính xác.
Ban qun i s chính xác. Ban qun lý có th yêu cu mt bn d toán,
u h tht s mun là mt con s  giúp h t giá thu thng
c mt hng ln hoi b. Qun lý thi gian d 
nhi qun lý cp cao hoc các bên liên quan khác mong mun ti d án s
ngc tính. Vic xây dc d toán chi phí và ti t
s dng k  bo v nhng d toán này là rt quan trng
i vi nhng nhà qun tr d án.
n rng d u. Ban qun lý cp cao không bao gi
quên d u tiên và him khi, nu có, nh nhc thông qua tác

n d  nào. Vic luôn gi cho ban qun lý cc thông báo
 v s i trong d toán chi phí là mt quá trình thit yu và không bao gi
kt thúc.
3.5 Dự toán chi phí mẫu
Mt trong nhng cách tt nh hc v quá trình d toán chi phí là nghiên cu
nhng d toán chi phí mu. Mi mt d c nht, i
d c nht. Bn có th thy mt mu d toán chi phí ngng hp ca
d 
Mc này nói v cách tip cn tc mt khi xây dng d toán chi phí cho
d án. Tt nhiên, d toán mu này s ngu so vi mt d
toán chi phí th minh ha mt quá trình mà bn có th theo dõi và s
dng mt vài công c và k thuc mô t  có thông tin chi ti
v cách làm mt d toán chi phí.
c khi thc hin bt k d toán chi phí nào, bc tiên cn phi thu thp
càng nhiu thông tin v d án càng tt câu hi v cách t ch kin s
dng d toán chi phí. Nu d c dùng làm nn tng cho hng và
báo cáo hong, d  nh và cn càng chính xác càng tt,
 
t quan trng khi làm rõ nhnh nn tng và gi   xây
dng d toán. Trong d toán chi phí ca d án Surveyor Pro, nh u trên bao
gm:
 D   c tin hành sau mt nghiên cu chi tit và kim nghim
 chng t rng vic phát trin phn cng và phn mm cn thit
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 15

cho các kic kt ni nhng thit b mi ti nhng
h th    n ti là có kh  c hin. D án kim
nghin xut mt mu thit b cm tay và rt nhiu phn

m cung cp nhn và kt ni ti h thnh v
toàn c d liu chính ph c s dng bi các
kinh viên. Có mt vài d liu có s c tính chi phí nhân
c bic phát trin phn mt
vài d li ng chi phí ca các thit b cm tay.
 Mc tiêu chính ca d án này là sn xut 100 thit b cm tay, tip tc phát
trin phn mc bit là giao dii dùng), kim tra h thng mi
trên thc t, và hun luyn 100 kinh viên trong nhng thành ph c
chn v cách s dng h thng mi. Da trên thành công ca d án, mt
hng tip c trông ch  sn xut mt s ng l
nhng thit b này.
 D c trình bày  i:
1. Qun tr d án
2. Phn cng
2.1. Thit b cm tay
2.2. Máy ch
3. Phn mm
3.1. Phn mn quyn
3.2. Phát trin phn mm
4. Th nghim
5. o và h tr
6. D tr
 Các chi phí ci qun tr d
án s thông báo tin trình v d án s dng phân tích giá tr 
làm vin có loi d toán này.
 Các chi phí s c chi tr bng $ M. Do d án ch kéo dài mm
phát s c loi b khi tính toán.
 D án s c qun lý b   án chính ph  có mt
i qun lý bán thi gian và bc giao nhim v làm d
án này. Các thành viên ci s giúp qun lý nhng phn khác nhau ca

d án và cung cp ý kic phát trin phn mm,
o và h tr. Tng thi gian s c phân b n tr
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 16

d án, 25% cho phát trin phn mo và h tr, và 25%
cho các công vic ngoài d án.
 D m vic mua nhng thit b cm tay t 
sn xut thit b mu. Da trên vic th nghim sn xut 100 thit b, t l
chi phí cho mc tính  mc 600$. D án s cn bn máy
ch b  chy phn mm cn thit cho các thit b n tr
d án.
 D án cn mua bn quyn cho các phn m truy cp GPS và ba h
thng ngoi vi (external system) khác. Phát trin phn mm bao gm vic
xây dng mt giao di hi dùng cho các thit b, mt h thng
tr giúp trc tuyn, và mt mô- theo dõi ho ng ca kinh
viên s dng thit b.
 Do thành công ca d án mu, chi phí th nghim nên  mc thp. Mt d
toán  mc 10% ca t c tính cho phn m c tính cho phn
c.
 Ph o to s bao gm nhng lp h ng dn   a
i thc hin d án tin rng thuê ngoài phn ln vi
to s u tt nht, bao gm vic xây dng tài liu cho khóa hc, t chc
các bui hc, và h tr thông tin trong 3 tháng khi nhng kinh viên bt
u s dng thit b.
 Do có mt vài ri ro liên quan ti d án, nên dành 20% tng d toán cho d
tr.
 Bn phi xây dng mt mô hình máy tính cho d toán, vic thay
i mt vài d liu vào phi d dàng, ví d  liu v gi ng

cho các hong khác nhau hoc là mlabor rate).
May mi qun tr d án có th d dàng tip cn các d toán chi phí và
thông tin thc t các d . D án kim nghip mt
ng li qu nói chuyn vu thu t
nhng d  giúp h làm d toán. Mn, ví d
t công c c tính phn mm (software-estimating tool) dm chc
ng (function points).
Do d c cung ci quc tiên cn
xem xét li bn d tho ca ti d án (project schedule) và thit lp thêm các gi
nh, nu cn thit. H quyc tiên cc tính chi phí ca mi danh mc
nh xem khi nào công vic s c thc hin, mc dù các
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 17

chi phí có th cn phi chi tr không cùng lúc vi th m thc hin công vic.
Chuyên gia v tài chính ca h p thun cách tip cn này khi xây dng d toán.
ng gi  c tính chi phí cho mi danh mc
ca WBS:
1. Quản trị dự án: D toán da trên tii qun tr d án bán thi
gian và 25% thi gian làm vic ci qun lý d án. Chuyên
gia v ngân sách cho d án này gi ý s dng mlabor rate)
100$/gi i vi qun tr d án và 75$/gi cho mi thành viên ci
qun lý d án, da trên vic phi làm trung bình 160 gi toàn thi gian mi
ng thi gian làm vic ci qun tr d án thuc loi này là
960 gi m c i qun lý d
án ,mi làm vic 25% thi gian, hay, tng cng 160 gi mi
vi tt c nhân viên d án (160*12=1920). Mt phn chi pi tr cho
tt c ng hc tính bng 10% tng chi phí cho phát trin
phn mm vi chi phí th nghim (10%*($594,000 + $69,000)).

2. Phần cứng:
2.1. Các thiết bị cầm tay: 100 thit b vi d toán 600$ 1 sn phm.
2.2. Máy chủ: 4 máy ch c tính giá 400$ 1 máy ch, giá da trên nhng ln
mua máy ch gn nht.
3. Phần mềm:
3.1. Phần mềm được mua bản quyền: Các chi phí bn quyn s 
ng vi mi nhà cung cp. Kh  có nhng hng ln
n phc bin rng rãi nu h thng làm vic
tc k vng là s thng. Mi thit b cm
tay s nh chi phí 200$,
3.2. Phát triển phần mềm: D toán này s s dc tính lao
ng (labor estimatec tm chfunction point estimate).
 c s dng. N
20%, m 3 s c s dng. Nhà cung ci mà
thc hin d án kim nghim nguyên lý, s cung cp d liu vào ca
ng, và các chuyên gia k thulocal technical
expert) s thc him ch
4. Thử nghiệm: Da trên các d   , th nghi c d toán vào
khong 10% tng chi phí phn cng và phn mm.
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 18

5. Đào tạo và hỗ trợ: Da trên các d c d toán
da theo s ng hc viên, cng thêm chi phí di chuyn. Chi phí cho mi hc
viên (tng ci) là 500$, và chi phí di chuyi
i vng di qun lý d án. D kin tng cng
có 12 ngày cn di chuyng ca các thành viên d án s c
cng vào d  h  vio và cung cp h tr o.
c tính s gi i vi qun lý d án tng cng là 1920 gi.

6. Dự trữ: ng dn, d tr s nm vào khong 20% tng d toán.
i qun lý d   phát trin mt mô hình chi phí s dng nhng
thông tin bên trên.

Hình 4: Biểu tính tóm tắt các chi phí theo danh mục WBS
Hình 4 t biu tính tóm tt các chi phí theo danh mc WBS da trên
nhng thông tin trên. Chú ý rng các danh mc lit kê trong cu
c chia nh chi tia trên cách thc chi phí
c tính. Ví d, danh mc qun lý d án bao gm 3 mi
qun tr d i qun lý d án, và nhà thu, do tt c nhi này
u s phi thc hin mt s hong thuc vic qun lý d ng có
nhng ct dành cho viin s gi ng hoc s  sn ph
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 19

phí cho m và mi gi ng. Mt vài danh mng s dng
t vài li ghi chú trong bn d toán, ví d  mc
d tr khong 20% tng d g hãy chú ý rng bn có th d i
mt vài bin s  gi ng hoc chi phí theo gi nhanh chóng
i d toán.
 mc phát trin phn mm trong hình 4, du hoa th n mc tham
kho thông tin chi tit v cách thc xây dng d toán phc tp này. Hãy nh li rng
mt trong nhng gi nh là vic phát trin phn mm ph  c tính bng 2
  c s dng min là chúng không khác bit
ng hm
chc s dng trong d toán (594k$ so vi 562,158$).

Hình 5: Biểu tính chi tiết các chi phí theo danh mục WBS
Chi tic cung cp trong hình 5 v cách thc tínm chc

n có th thy, có rt nhiu gi nh trong quá trình xây dng con s c
m cht ln na, bt mô hình chi phí,
bn có th d i mt vài d li tinh chnh d toán. Xem phn
tham kho và các ngu bit thêm v m ch
Vic có mt s i xem xét li d toán chi phí d án là rt quan tr
rt hu ích khi chúng ta phân tích tng giá tr bng ting giá
tr ca mi hng mc WBS ln. Ví d, mt cán b cp cao có th nhanh chóng nhìn
vào d toán chi phí ca d nh xem nhng con s và gi nh
Quản lý dự án CNTT - Quản lý chi phí dự án

Nhóm: Nguyễn Bình Minh, Nguyễn Thị Lanh, Nguyễn Tuấn Minh Trang 20

nào trong d toán là hng hp này, chính ph 
triu dollar cho d án,  toán phi phù hp vi s ting danh mc cp
2 ca WBS (The WBS Level 2 items) (qun lý d án, phn cng, phn mm, th
nghing vi phng chi phí da trên các d án
 trong quá kh. Trong mt vàng hi qun lý d án có th b yêu cu
phi cung cc tính cho mi danh mc theo khong thay vì mt con s riêng l. Ví
d, h có th c tính rng chi phí th nghim s nm trong khon 80k$ và
chú gii nhng gi nh h s dng khi nh nhng giá tr này. Vic cp nhp d
t quan trc bit khi có nhi ln trong d án.
Sau khi d toán tc chp thui qun lý có th phân b chi
phí cho mi tháng da theo lch trình ti d án và thm gánh chu chi phí. Rt
nhiu t chc tính phc phân b theo danh mc ngân
sách nhc mô t trong phn sau.