Chương 4: Quản lý dự án phần mềm thời gian thực hiện dự án

CHƯƠNG 4:
THỜI GIAN THỰC HIỆN DỰ ÁN
NỘI DUNG
Mục tiêu: Hiểu được tầm quan trọng của việc quản
lý thời gian; các quy trình quản lý thời gian; và các
phương pháp dùng để quản lý thời gian,
như CPM
(Critical Path Method), PERT (Program Evaluation and
Review Technique)
 Xác định các hành động trong dự án
 Ước lượng thời gian cho các hành động
 Triển khai lịch trình
 Kiểm soát lịch trình
GIỚI THIỆU
Ước lượng thời gian hình thành cơ sở cho lịch trình
dự án.
1. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian:
 Kết thúc dự án đúng hạn là một trong những thách thức lớn
nhất.
 Thời gian có độ linh hoạt kém nhất; nó trôi qua bất kể điều
gì xảy ra.
 Các vấn đề lịch biểu là lý do chính dẫn đến xung đột trong
dự án, đặc biệt là trong nửa sau của dự án, sức ép tiến độ
gây căng thẳng, phá vỡ những quy định của dự án, …
GIỚI THIỆU
2. Các quy trình quản lý thời gian:
 Quản lý thời gian dự án gồm những quy trình bảo
đảm hoàn tất dự án đúng hạn.
 Những quy trình này gồm:
 Xác định các hành động
 Ước lượng thời gian cho mỗi hành động

 Triển khai lịch hành động
 Kiểm soát lịch hành động
XÁC ĐỊNH CÁC HÀNH ĐỘNG
 Hành động theo nỗ lực hay thời đoạn
 Xác lập các mốc quan trọng
 Các dự án theo lịch trình so với các dự án theo
nguồn lực
 Thành lập các nguyên tắc ước lượng thời gian
XÁC ĐỊNH CÁC HÀNH ĐỘNG
 Khi được giao một công việc mới, rất khó trả lời khi
nào bắt đầu, khi nào kết thúc, vì chưa xác định được
các hành động cần thiết và ước lượng thời gian để
hoàn thành công việc.
 Trong các dự án CNTT, dùng phương pháp mô
phỏng dự án để hình dung sản phẩm kết quả của dự
án. => Giúp giám đốc dự án có thể xác định được
hành động ở giai đoạn sớm của dự án.
XÁC ĐỊNH CÁC HÀNH ĐỘNG
1. Hành động theo nỗ lực hay theo thời đoạn
 Nỗ lực là thước đo năng lượng hay lao động dùng
để hoàn tất một nhiệm vụ cụ thể hay gói công việc.
Các chỉ số được tính bằng thời gian theo một dạng
đơn vị.
Ví dụ, ba giờ kỹ thuật, năm ngày nghiên cứu.
 Theo năng lực là thuật ngữ dùng để mô tả nhiệm vụ
có thể hoàn tất nhanh hơn thông qua việc áp dụng
các nguồn lực lao động hay năng lượng phụ.
XÁC ĐỊNH CÁC HÀNH ĐỘNG
 Thời đoạn là thước đo xem một gói công việc hay
nhiệm vụ cụ thể sẽ mất bao lâu để hoàn tất. Các chỉ

số được tính bằng các đơn vị thời gian.
Ví dụ như trong
xây dựng nhà dân dụng, sau mỗi lần đổ trần, người ta thường
để 1 tuần để trần ổn định trước khi tiếp tục xây các tầng tiếp
theo.
 Khoảng thời gian cố định là một thuật ngữ dùng để
mô tả nhiệm vụ hay gói công việc cần đến một lượng
thời gian để hoàn tất. Việc áp dụng các nguồn lực
phụ sẽ không làm thay đổi thời gian yêu cầu.
XÁC LẬP CÁC MỐC QUAN TRỌNG
 Mốc quan trọng là các điểm kiểm soát trong dự án,
khi hoàn thành phần có thể chuyển giao.
 Mốc quan trọng có thời đoạn bằng 0.
 Các mốc quan trọng đóng vai trò như mốc đánh dấu,
được xác định bởi giám đốc dự án và/hoặc khách
hàng.
 Các mốc quan trọng có ích trong việc chỉ ra sự tiến
triển tại các điểm chính trong dự án.
XÁC LẬP CÁC MỐC QUAN TRỌNG
Tháng 3
∆
Hoàn tất hành
động E
∆
Hoàn tất hành
động D
∆
Hoàn tất hành
động C
∆

Hoàn tất hành
động B
∆
Hoàn tất hành
động A
Tháng 8Tháng 7Tháng 6Tháng 5Tháng 4
Sơ đồ mốc quan trọng
CÁC DỰ ÁN THEO LỊCH TRÌNH SO VỚI CÁC
DỰ ÁN THEO NGUỒN LỰC
 Hầu hết các dự án CNTT đều đối mặt với các ràng
buộc nguồn lực và kế hoạch làm việc chặt chẽ do
luôn trong tình trạng thiếu hụt thời gian.
 Dự án hướng theo lịch trình: coi thời hạn chuyển
giao cuối cùng mà nhà tài trợ hay khách hàng mong
muốn là ràng buộc quan trọng nhất.
=> Nó chi phối mọi quyết định trong dự án. Các dự án theo lịch
trình sẽ dùng hết bất cứ nguồn lực nào cần để đảm bảo
chuyển giao trong thời hạn đã được xác lập.
CÁC DỰ ÁN THEO LỊCH TRÌNH SO VỚI CÁC
DỰ ÁN THEO NGUỒN LỰC
 Dự án hướng theo nguồn lực: coi giá trị các nguồn
lực (cụ thể là nguồn lực kỹ năng) và chi phí ràng
buộc mà nhà tài trợ hay khách hàng mong muốn là
quan trọng nhất.
=> Nó chi phối mọi quyết định trong dự án. Các dự án theo
nguồn lực phải mở rộng thời gian hoặc từ bỏ chất lượng để
giữ lại các ràng buộc về nguồn lực.
THÀNH LẬP CÁC NGUYÊN TẮC
ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN
 Đánh giá các tài liệu yêu cầu với những lỗi sai

hay những mục bỏ sót.

Các yêu c
ầ
u nghi
ệ
p v
ụ
có rõ ràng và c
ụ
th
ể
hay
không?

Các yêu c
ầ
u ch
ứ
c n
ă
ng có h
ỗ
tr
ợ
các yêu c
ầ
u
nghi
ệ

p v
ụ
không?

Quan tr
ọ
ng nh
ấ
t là các yêu c
ầ
u k
ỹ
thu
ậ
t có
đượ
c
phác th
ả
o rõ r
ằ
ng và
đầ
y
đủ
hay không?
THÀNH LẬP CÁC NGUYÊN TẮC
ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN
 Đảm bảo ước lượng chính quy gồm các thành
phần sau:


Danh sách các gi
ả đị
nh dùng trong vi
ệ
c xây d
ự
ng
ướ
c
l
ượ
ng.
 Đư
a ra ph
ạ
m vi bi
ế
n
độ
ng cho
ướ
c l
ượ
ng.

Xác
đị
nh kho
ả

ng th
ờ
i gian
ướ
c l
ượ
ng có hi
ệ
u l
ự
c.
THÀNH LẬP CÁC NGUYÊN TẮC
ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN
 Đảm bảo hiểu đầy đủ mục đích dự định của ước
lượng và đang sử dụng kỹ thuật ước lượng
đúng:
 Ước lượng được dùng để đánh giá tiềm lực dự án hay để
quản lý dự án hay khác?
 Không sử dụng ước lượng dạng từ trên xuống nếu dự án
chưa từng được thực hiện trước đây.
 Xác lập các mức độ ưu tiên từ các mục tiêu được xác định
quan trọng, có ý nghĩa nhất cho dự án hoặc được xác nhận
bởi các yêu cầu nhà tài trợ hay khách hàng.
THÀNH LẬP CÁC NGUYÊN TẮC
ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN
 Đảm bảo rằng nhà tài trợ và các đối tượng liên
quan dự án hiểu một cách rõ ràng bản chất của
các dự án nguồn lực và các dự án theo lịch trình.
 Thời hạn bàn giao là chắc chắn cố định hay không? Chi phí
liên quan?

 Nếu thiếu nguồn lực, liệu có thể lùi lại thời gian bàn giao
được hay không?
THÀNH LẬP CÁC NGUYÊN TẮC
ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN
 Đảm bảo thời đoạn ước tính của các dự án theo
nguồn lực được chuyên gia về nội dung chuyên
ngành xét duyệt cẩn thận (do họ hiểu các yêu
cầu về nguồn lực và các kỹ thuật liên quan đến
việc thực hiện công việc thực sự):
 Có biết nhiệm vụ nào theo năng lực không?
 Có biết kỹ năng nào cần để thực hiện công việc không?
THÀNH LẬP CÁC NGUYÊN TẮC
ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN
 Quan sát các trường hợp khoảng thời gian cố
định và phụ thuộc cơ sở vật chất:
 Tìm kiếm các trường hợp khoảng thời gian cố định bất kỳ
trong luồng dự án, đặc biệt chú ý tới sự phụ thuộc ngược
dòng và xuôi dòng.
 Tìm kiếm bất kỳ trường hợp hay nhiệm vụ nào đòi hỏi
những cơ sở vật chất đặc biệt. Đặc biệt chú ý tới sự phụ
thuộc ngược dòng và xuôi dòng.
XÂY DỰNG ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN
 Các kỹ thuật ước lượng thời gian
 Một số hướng dẫn trợ giúp ước lượng thời gian cho
dự án CNTT
 Một số phương pháp ước lượng khác
CÁC KỸ THUẬT ƯỚC LƯỢNG THỜI GIAN
 Ước lượng phi khoa học:
 Dựa trên kinh nghiệm chủ quan, cảm tính.
 Nhanh và dễ dàng.

 Kết quả thiếu tin cậy.
=> Chỉ nên dùng trong các trường hợp
 Đội ngũ chuyên môn rất có kinh nghiệm, có kỹ
năng cao, đội hình cố định.
 Dự án đã quy định, bắt buộc phải theo.
ƯỚC LƯỢNG PERT
Thích hợp đối với những dự án:
 Đòi hỏi tính sáng tạo.
 Coi trọng chất lượng kết quả công việc hơn là thời
gian hoàn thành dự án.
=> Công thức PERT:
 Cần làm 3 ước lượng thời gian cho mỗi công việc.
 Kết hợp lại để có con số kết quả cuối cùng.
ƯỚC LƯỢNG PERT
 Ướ
c l
ượ
ng kh
ả
d
ĩ
nh
ấ
t (ML-Most Likely): Th
ờ
i gian
c
ầ
n
để

hoàn thành công vi
ệ
c trong
đ
i
ề
u ki
ệ
n “bình
th
ườ
ng” hay “h
ợ
p lý”.
 Ướ
c l
ượ
ng l
ạ
c quan nh
ấ
t (MO-Most Optimistic):
Th
ờ
i gian c
ầ
n
để
hoàn thành công vi
ệ

c trong
đ
i
ề
u ki
ệ
n
“t
ố
t nh
ấ
t” hay “lý t
ưở
ng” (không có tr
ở
ng
ạ
i nào).
 Ướ
c l
ượ
ng bi quan nh
ấ
t (MP-Most Pessimistic):
Th
ờ
i gian c
ầ
n
để

hoàn thành công vi
ệ
c m
ộ
t cách “t
ồ
i
nh
ấ
t” (
đầ
y tr
ở
ng
ạ
i).
 Ước lượng cuối cùng tính theo công thức:
(MO + 4(ML) + MP)/6
ƯỚC LƯỢNG PERT
Ví d
ụ
:
Ướ
c l
ượ
ng th
ờ
i gian cho các công vi
ệ
c liên quan

đế
n l
ắ
p m
ạ
ng n
ộ
i b
ộ
cho c
ơ
quan.
Đơ
n v
ị
tính: Ngày
1632148Tổng thời gian
2.41010.5Thử xem mạng đã thông chưa
2.2421Kết nối các máy tính chủ vào hệ
thống dây mạng
2.8332Lắp các máy tính chủ
1210.5Lắp các hộp nối
2.2421Đi dây
2.2421Lắp các ống gen
3.2532Vẽ sơ đồ và khoan tường
ESTMPMLMOTên công việc
ƯỚC LƯỢNG PERT
T
ă
ng th

ờ
i gian (lãng phí) cho m
ỗ
i công vi
ệ
c.
Thông th
ườ
ng t
ừ
7%-10%
16
2.4
2.2
2.8
1
2.2
2.2
3.2
EST
10%
10%
10%
10%
10%
10%
10%
10%
%
17.6

2.64
2.42
3.08
1.1
2.42
2.42
3.52
EST cuối cùng
Tổng thời gian
Thử xem mạng đã thông chưa
Kết nối các máy tính chủ vào hệ
thống dây mạng
Lắp các máy tính chủ
Lắp các hộp nối
Đi dây
Lắp các ống gen
Vẽ sơ đồ và khoan tường
Tên công việc
VÍ DỤ BIỂU ĐỒ PERT