Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý công văn đi, công văn đến tại trường THPT

Së GD&§T Hoµ b×nh
Trêng thpt M êng chiÒng
Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Họ và tên: Xa Văn Quyến
GIẢI PHÁP KHOA HỌC
“Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
công văn đến, công văn đi tại trường THPT Mường Chiềng”

Năm học 2013 - 2014

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Giải pháp khoa học: “Ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác quản lý công văn đi, công văn đến tại trường THPT
Mường Chiềng” là công trình nghiên cứu ứng dụng do tôi sưu tầm biên
soạn nhằm phục vụ trong quá công tác tại trường THPT Mường Chiềng. Từ
những nguồn lài liệu tin cậy tôi đã biên soạn thành công trình nghiên cứu
này, tôi không sử dụng lại bất kì Đề tài, sáng kiến kinh nghiệm, Giải pháp
khoa học nào đã được công bố. Nếu vi phạm điều trên tôi xin hoàn toàn tự
chịu trách nhiệm theo luật định.
Đà Bắc, ngày 28 tháng 5 năm 2014
Người viết
Xa Văn Quyến
LỜI CẢM ƠN
Để có được những kết quả này, Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới
bạn bè đồng nghiệp đã hỗ trợ giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu, hướng
dẫn xây dựng đề cương, bố cục trình bày giải pháp khoa học này.
Xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường đã tạo điều kiện về
thời gian, cơ sở vật chất…cho tôi hoàn thiện giải pháp khoa học này.
Tôi xin hứa sẽ thực hiện có hiệu quả giải pháp khoa học“Ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác quản lý công văn đi, công văn đến
tại trường THPT Mường Chiềng”
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Đà Bắc, ngày 28 tháng 5 năm 2014
Người viết
Xa Văn Quyến
A. MỤC LUC
Mục lục Trang
Bảng chữ cái viết tắt
Chương I. Đặt vấn đề……………………………………………… 01
1.1 Lý do chọn giải pháp……………………………………………
01
1.2 Mục đich và đối tượng, phạm vi nghiên cứu…………………… 02
Chương II. Thực trạng công tác quản lý công văn đến, công văn
đi của trường THPT Mường Chiềng……………………………
03
2.1. Công tác văn thư của trường THPT Mường Chiềng…………… 03
2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại trường THPT Mường
Chiềng……………………………………………………
03
2. 1. 2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư ở trường THPT Mường Chiềng……
04
2.2. Thực trạng, tình hình công tác văn thư của trường THPT
Mường Chiềng………………………………………………………
03
2.2.1 Tình hình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại trường THPT
Mường Chiềng……………………………………………………
06
2.2.1.1. Quản lý văn bản đến……………………………………… 06
2.2.1.2. Quảnh lý văn bản đi……………………………………… 07

2.2.2. Ưu điểm……………………………………………………… 08
2.2.3. Nhược điểm………………………………………………… 09
Chương 3. Nội dung “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý công văn đi, công văn đến tại trường THPT
Mường Chiềng” …………………………………………………
11
3.1 Cơ sở lý luận………………………………………….……… 11
3.2 Cơ sở thực tiễn…………………………………………………. 11
3.3. Nội dung giải pháp sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản
đến trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến để lưu
trữ và tìm kiếm văn bản được nhanh chóng và chính xác. ……………
12
Kết luận và kiến nghị……………………………………………… 20
Tài liệu tham khảo………………………………………………… 22
Phụ lục……………………………………………………………… 23
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
THPT Trung học phổ thông
SGD&ĐT Sở Giáo dục & Đào tạo
VTLT Văn thư – Lưu trữ

Chương 1
ĐẶT VẤN ĐỀ
1.1 LÝ DO CHỌN GIẢI PHÁP
Công tác văn thư là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan,
tổ chức nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và lựa
chọn, lưu giữ và tổ chức khoa học các loại hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu
cầu khai thác sử dụng của cơ quan và xã hội. Làm tốt công tác công tác văn
thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính
xác, năng suất, chất lượng đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của
Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ

vô dụng và việc lợi dụng văn bản của nhà nước để làm những việc trái pháp
luật. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động
của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác cho
cơ quan. Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai phổ biến
công việc, lưu trữ thông tin và tài liệu của một cơ quan. Là khâu trung gian
kết nối giữa các đơn vị, các bộ phận trong và ngoài cơ quan và giữa các bộ
phận, công tác văn thư trở thành trung tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong
công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn bản, xử lý, sàng lọc thông tin,
giúp cho lãnh đạo, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm
thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền.
Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay
cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản
quản lý hành chính nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trở thành một trong
những yêu cầu có tính cẩn thiết đối với hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.
1
Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất
nước, công tác văn thư không ngừng được tăng cường, áp dụng những biện
pháp mới nhằm hoàn thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm
bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao năng lực và trình độ
chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư.
Xuất phát từ những ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư, đây là
yêu cầu cấp bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ
thống các văn bản hành chính để không ngừng nâng cao và phát huy tinh
thần phục vụ nhà nước, phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức, viên chức
đang làm việc tại trường THPT Mường Chiềng, tôi đã chọn giải pháp khoa
học” Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý công văn đi,

công văn đến tại trường THPT Mường Chiềng”
1.2 MỤC ĐÍCH VÀ ĐỐI TƯỢNG PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Mục đích: Nhằm nâng cao năng công tác văn thư lưu trữ tại trường
THPT Mường Chiềng.
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư trường THPT
Mường Chiềng
2
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN, CÔNG
VĂN ĐI TẠI TRƯỜNG THPT MƯỜNG CHIỀNG
2.1. CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRƯỜNG THPT MƯỜNG CHIỀNG
Công tác văn thư của trường THPT Mường Chiềng được tổ chức khá
tốt đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác những thông tin cần thiết
phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của nhà trường, góp phần giải quyết
công việc được nhanh chóng chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính
sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh
quan liêu giấy tờ, giảm bớt những giấy tờ không cần thiết. Đảm bảo giữ gìn
đầy đủ chứng cứ về những hoạt động của nhà trường. Nội dung của các văn
bản phản ánh hoạt động của nhà trường cũng như hoạt động của các cá
nhân được giao thực hiện các nhiệm vụ khác nhau khi được phân công. Hồ
sơ, tài liệu được giữ gìn cận thận tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho kho lưu trữ là các hồ sơ, tài liệu
có giá trị từ văn thư. Trong quá trình hoạt động của mình các bộ phận chưa
tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào văn thư nhà trường theo đúng quy định.
Quy trình soạn thảo văn bản của nhà thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Con dấu của nhà trường được quản lý và sử dụng theo đúng quy định
của nhà nước; Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy
định, quy trình, nghiệp vụ; Chưa xây dựng và ban hành được danh mục hồ

sơ, thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trư đúng theo quy định.
2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại trường THPT
Mường Chiềng.
3
Nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư ở trường THPT Mường
Chiềng có tinh thần trách nhiệm, yêu nghề và đã qua đào tạo cao đẳng văn
thư lưu trữ do vậy công tác văn thư của nhà trường dần dần đã đi vào nề
nếp, việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều được thực
hiện tốt.
Cán bộ văn thư từ khi nhận công tác đã được dự 01 khóa học về bồi
dưỡng Nghiệp vụ văn thư lưu trữ và kiến thức hội nhập kinh tế Quốc tế tại
Học viện Quản lý Giáo dục do ngành tổ chức. Với trình độ chuyên môn
nghiệp vụ của mình, cán bộ văn thư đã hoàn thành tốt nhiệm vụ về công tác
văn thư mà lãnh đạo giao phó.
2. 1. 2. Công tác chỉ đạo công tác Văn thư ở trường THPT Mường Chiềng
Nắm rõ được vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư
đối với hoạt động của trường THPT Mường Chiềng nói chung và phòng
Ban chuyên môn nói riêng. Việc quản lý chỉ đạo công tác văn thư luôn
được lãnh đạo nhà trường quan tâm hướng dẫn chỉ đạo thường xuyên.
Để phục vụ cho công tác quản lý văn bản, quản lý con dấu lãnh đạo
cơ quan đã đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác
văn thư. Cụ thể, phòng Văn thư được bố trí gần cổng, thuận tiện cho việc
khách và nhân dân đến giao dịch công tác. Trong phòng văn thư được bố trí
01 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy photo, 01 máy điện thoại, 02 tủ đựng tài
liệu, 01 tủ đựng các loại dấu và văn phòng phẩm, 01 bàn làm việc và máy
tính được kết nối mạng Internet tốc độc cao FTTH.
Hàng năm, lãnh đạo nhà trường luôn tạo điều kiện cho cán bộ làm
công tác Văn thư của của nhà trường tham gia các buổi Hội thảo, lớp
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thư do cấp trên tổ chức.

Công tác văn thư của trường THPT Mường Chiềng được thực hiện
theo đúng quy đinh tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
4
Chính phủ về công tác văn thư và một số văn bản hiện hành về công tác
văn thư của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.
2.2. THỰC TRẠNG, TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA
TRƯỜNG THPT MƯỜNG CHIỀNG
Công tác văn thư luôn giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý
nhà nước nói chung và đối với trường THPT Mường Chiềng nói riêng. Tại
trường THPT Mường Chiềng là trường hạng 2 nên công tác văn thư là nội
dung chiếm phần lớn hoạt động của nhà trường và được xem như bộ phận
có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước, điều hành hoạt
động của nhà trường. Cán bộ văn thư của trường THPT Mường Chiềng có
chức năng, nhiệm vụ sau:
- Chịu trách nhiệm quản lý thống nhất các loại công văn, tài liệu,
giấy tờ, chuyển giao công văn theo đúng địa chỉ. Những công văn đề ngoài
phong bì “chỉ người có tên mới được bóc” văn thư có nhiệm vụ vào sổ,
chuyển nguyên bì cho người có tên ghi trên bìa công văn. Tất cả các loại
giấy tờ, công văn đến cơ quan đều phải qua văn thư đăng ký vào sổ mới
được chuyển giao, phát hành. Những công văn do cán bộ, lãnh đạo, trực
tiếp nhận từ cấp trên đều phải qua văn thư đăng ký vào sổ
- Quản lý các loại dấu của trường THPT Mường Chiềng theo đúng
quy định của pháp luật. Tuyệt đối không để mất con dấu, không được bàn
giao con dấu cho người khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo và phải làm
biên bản bàn giao. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống trên bất kỳ loại công
văn tài liệu, giấy tờ nào.
- Văn thư có trách nhiệm trả lại những công văn không đúng thể
thức. Các văn bản đến đều được đóng dấu, vào sổ chuyển giao cho các bộ
phận, cá nhân sử lý. Những loại công văn, giấy tờ “mật”, “tối mật”, quản lý
theo chế độ bảo mật của Nhà nước.

5
- Trước khi phát hành văn bản đi văn thư phải kiểm tra lại thể thức
văn bản như: trích yếu, số, ngày, tháng, chức danh, thẩm quyền ký, nơi
nhận văn bản. Nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục phát hành ngay, không để
chậm quá 01 ngày. Khi có ý kiến của lãnh đạo hoặc văn bản “hoả tốc” phải
chuyển ngay cho nhân viên bưu tá chuyển trong ngày.
2.2.1. Tình hình quản lý văn bản đi, văn bản đến tại trường THPT
Mường Chiềng.
2.2.1.1. Quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến nhà trường qua
đường bưu điện, Email, lấy từ trang thông tin điện tử của Sở Giáo dục & Đào
tạo Hòa Bình hoặc (sau đây gọi chung là văn bản đến) đều được quản lý theo
trình tự sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
Trình, chuyển giao văn bản đến;
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đến( phụ lục 1)
Văn bản chuyển đến nhà trường phải tuân theo một quy trình nhất
định nhằm đảm bảo hoạt động của nhà trường luôn được diễn ra thông
suốt, có hiệu quả. Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận văn bản từ
nhiều nguồn khác nhau như: Qua đường bưu điện, điện báo, gửi trực tiếp,
mail, trang thông tin điện tử của ngành… Khi tiếp nhận văn bản, cán bộ
văn thư tiếp nhận văn bản đến đã tiến hành kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình
trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có),…đối với văn bản mật đến,
phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý.
Đối với loại do văn thư bóc bì, nhân viên văn thư phải đối chiếu số, ký hiệu
6
ghi ngoài bì với số, ký hiệu ghi trong văn bản và điền thông tin ngày đến
trên góc trái của văn bản. Trong trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi

thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, khi nhận xong phải ký
xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản. Trường THPT
Mường Chiềng chưa có dấu đến.
Văn bản đến của nhà trường được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản
đến, trên phần mềm quản lý công văn. Hiện nay nhà trường đã sử dụng
phần mềm quản lý văn bản do công ty TNHH MTV cung ưng phần mềm
vạn Luật cung cấp. Tất cả các văn bản đến của nhà trường từ năm 2012 trở
về trước đều được đăng ký vào sổ, từ năm 2013 đến nay thì đăng ký vào
phần mềm, Tuy nhiên việc đăng ký vào phần mềm còn gặp rất nhiều bất
cập, do phần mềm vẫn đang trong quá trình hoàn thiện
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi của trường THPT Mường Chiềng là tất cả những văn bản
do các đơn vị, bộ phận thuộc trường THPT Mường Chiềng soạn thảo và
ban hành để quản lý, trao đổi, hướng dẫn công việc theo chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của mình để gửi đến các đối tượng có liên quan. Văn bản đi
của nhà trường thực chất là công cụ dùng để điều hành quản lý, điều hành,
trao đổi công việc. Việc tổ chức quản lý văn bản đi được nhà trường rất coi
trọng. Tất cả văn bản do nhà trường soạn thảo và ban hành đều phải qua
văn thư làm thủ tục đăng ký tại văn thư.
Quy trình quản lý văn bản đi như sau( Phụ lục 2)
Cán bộ văn thư trước khi làm thủ tục đăng ký văn bản đi,kiểm tra thể
thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, sau đó cán bộ văn thư đánh
số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản. Nếu phát hiện có sai xót, kịp thời
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
7
Tất cả văn bản di của trường THPT Mường Chiềng đều được đánh
số theo hệ thống số chung do văn thư thống nhất quản lý theo quy chế văn
thư lưu trữ. Việc đánh số văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông
tư số 01/2011/TT-BNV. Vì nhà trường mỗi năm sản sinh dưới 500 văn bản
đi nên nhà trường đánh số và dùng chung một sổ đăng ký cho tất cả các loại

văn bản. Sau khi đánh số, ngày, tháng đi, văn bản được nhân bản theo đúng
số lượng và thời gian quy định. Cán bộ văn thư đóng dấu lên chữ ký và lên
các phụ lục kèm theo văn bản. Việc đóng dấu được thực hiện theo đúng
quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
Văn bản đi của nhà trường được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi,
trên phần mềm quản lý công văn. Hiện nay nhà trường đã sử dụng phần
mềm quản lý văn bản do công ty TNHH MTV cung ưng phần mềm vạn
Luật cung cấp. Tất cả các văn bản đi của nhà trường từ năm 2012 trở về
trước đều được đăng ký vào sổ, từ năm 2013 đến nay thì đăng ký vào phần
mềm.
2.2.2. Ưu điểm
Công tác văn thư của nhà trường luôn được quan tâm trong những
năm gần đây. Lãnh đạo nhà trường luôn tạo điều kiện cho cán bộ văn thư đi
học, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ.
Trong quá thực hiện công việc nhân viên văn thư luôn có tinh thần
trách nhiệm cao, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ( đã tốt nghiệp Cao
đẳng Văn thư Lưu trữ), có tinh thần và thái độ hòa nhã, niềm nở khi phục
vụ nhân dân và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ như quản lý văn bản đến,
văn bản đi được cán bộ văn thư thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định
110/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, Công văn số 425/VTLTNN –
NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước và các văn
8
bản có liên quan. Hiện nay nhà trường đã có quy chế văn thư lưu trữ đây là
cẩm nang để thực hiện tốt công tác văn thư lưu trữ tại nhà trường. Tất cả
văn bản đến thuộc diện phải đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đều ghi số
đến, gắn phiếu xử lý văn bản, trực tiếp giao văn bản đến lãnh đạo và các
cán bộ có liên quan giải quyết, theo dõi thực hiện văn bản qua sổ đăng ký
văn bản. Văn bản đi luôn được kiểm tra thể thức. Đối với văn bản chưa

đúng yêu cầu thể thức, nhân viên văn thư trả lại văn bản cho đơn vị, bộ
phận soạn thảo để chỉnh sửa. Do đó đã không xảy ra tình trạng thất lạc, bỏ
xót văn bản trong quá trình đăng ký hay lưu trữ văn bản.
Đối với những văn bản mật, cán bộ văn thư đảm bảo quản lý nghiêm
ngặt theo đúng quy định, không xảy ra tình trạng rò rỉ thông tin.
Nhà trường đã áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác
văn thư như trang bị máy vi tính, máy in, máy photocopy,…và đã xây dựng
được trang thông tin điện tử của nhà trường, tất cả cán bộ, giáo viên, nhân
viên đều có địa chỉ Email, tất cả các máy tính của nhà trường đều được nối
mạng internet tốc độ cao đây cũng là ưu điểm rất lớn để cho công tác văn
thư của trường THPT Mường Chiềng hoạt động tốt.
2.2.3. Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, tuy nhiên trong quá trình thực
hiện công việc nhà trường vẫn còn hạn chế ở các mặt sau:
- Chưa có dấu đến.
- Cán bộ văn thư còn phải kiêm nhiệm thêm nhiều công việc nên ảnh
hưởng rất lớn đến công việc.
- Còn số lượng nhiều văn bản chưa tuân thủ đúng quy định về nội
dung và thể thức;
9
- Tuy đã có Quy chế văn thư lưu trữ nhưng việc thực hiện của đại đa
số các cá nhân, bộ phân chưa được nghiêm túc do vậy việc lấy số văn bản
còn nhầm lẫn, sai xót; Đăng ký văn bản đi bằng sổ đăng ký còn tẩy xóa;
Nhiều văn bản gửi đến, đi không qua bộ phận văn thư, văn bản không được
đăng ký hoặc sau đó được chuyển trở lại văn thư để đăng ký gây mất thời
gian, ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công việc; Chuyển giao văn bản
thỉnh thoảng vẫn chậm;
- Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa đảm bảo thường xuyên
xảy ra tình trạng hỏng hóc… gây khó khăn cho việc thực hiện nhiệm vụ.
- Do cơ quan là đơn vị sự nghiệp giáo dục nên trình độ chuyên môn

của đại đa số giáo viên là nghiệp vụ sư phạm, chưa được đào tạo nghiệp vụ
quản lý nhà nước nên gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải quyết công
việc cũng như việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của từng cá nhân.
- Trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn trong việc tiếp nhận và
giải quyểt văn bản được nâng cao, hạn chế tính tuỳ tiện về hình thức, kỹ
thuật, khi phát hành không qua văn thư đăng ký…
- Chưa có chế độ phụ cấp cho nhân viên văn thư.
10
Chương 3
NỘI DUNG “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG
TAC QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI, CÔNG VĂN ĐẾN
TẠI TRƯỜNG THPT MƯỜNG CHIỀNG”
3.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
Hầu hết ở các trường học hiện nay ở các trường học công tác văn thư
được thực hiện một cách ngăn nắp, khoa học theo đúng các văn bản hướng
dẫn hiện hành. Nhưng phương pháp đăng ký vào sổ công văn đi, đến theo
cách truyền thống, thủ công vẫn còn được sử dụng. Với số lượng văn bản
rất lớn như hiện nay thì việc đăng ký vào sổ, tìm kiếm một văn bản mất khá
nhiều thời gian, công sức, tiền của.
3.2. CƠ SỞ THỰC TIỄN
Hiện nay hầu như văn bản, công văn giấy tờ chỉ đạo của cấp trên,
của các cơ quan ban ngành khác đều được gửi qua Email hoặc văn thư tự
lấy trên trang thông tin điện tử của Sở Giáo dục & Đào tạo Hòa Bình để
thực hiện. Do vậy, văn bản được lưu trên máy tính tạo thành các tệp tin văn
bản đinh dạng tệp tin Word, PDF,Excel…Để tổ chức quản lý các loại văn
bản này sao cho rễ ràng, tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác, tiết
kiệm được thời gian và thực hiện theo đúng công văn hướng dẫn số
139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục văn thư lưu trữ
nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ
trong môi trường mạng thì chúng ta có thể dùng phần mềm quản lý công

văn đi, công văn đến.
Trong thời gian vừa qua tôi đã được tiếp cận với phần mềm quản lý
văn bản đi, văn bản đến. Phần mềm được thiết kế và xây dựng bởi công ty
TNHH MTV phần mềm vạn luật. Đây là phần mềm phải mua bản quyền sử
dụng. Tiện ích của phần mềm này đáp ứng tốt việc quản lý công văn đi,
công văn đến. Hệ thống quản lý dữ liệu rất rễ ràng sử dụng, quản lý và tra
11
cứu, tìm kiếm công văn khi cần thiết. Phần mềm này có thể in được sổ
đăng ký công văn đi, công văn đến rất rễ ràng, in ấn các loại báo cáo để
phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng, theo dõi được việc giải quyết công
văn của các bộ phận, cá nhân.
3.3. NỘI DUNG GIẢI PHÁP HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ GIẢI
QUYẾT VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN ĐỂ LƯU TRỮ VÀ TÌM KIẾM
ĐƯỢC NHANH CHÓNG, CHÍNH XÁC
Sau khi đã cài đặt xong phần mềm lên máy tính. Để sử dụng được
phần mềm ta làm như sau:
Giao diện chính của sản phẩm: Đăng nhập hệ thống:
Tên đăng nhập: Vanluat; Mật khẩu: Vanluatws. Sau khi đăng nhập
xong cần thay đổi mật khẩu để thay đổi mật khẩu mặc định.
Giao diện chính:
12
Giao diện phần mềm được chia làm hai phần: Phần trên là danh sách
chức năng của phần mềm; Phần dưới là khung hiện thị chức năng được
chọn.
Danh mục:
- Danh mục chức vụ: Quản lý thông tin các chức vụ trong nhà
trường.
Cách sử dụng: Bấm vào menu chức vụ: Đê thực hiện thêm mới ta
nhập thông tin “tên chức vụ” cần bổ sung sau đó bấm nút thêm mới để

thêm vào danh mục quản lý; Để xóa dữ liệu ta chon dòng cần xóa bấm vào
nút xóa dữ liệu. Hệ thống sẽ thông báo xác nhận chọn Yes.
- Danh mục phòng ban: Để quản lý thông tin danh mục phòng ban
Cách sử dụng: Bấm vào menu phòng ban: Đê thực hiện thêm mới ta
nhập thông tin “tên phòng ban” cần bổ sung sau đó bấm nút thêm mới để
thêm vào danh mục quản lý; Để xóa dữ liệu ta chon dòng cần xóa bấm vào
nút xóa dữ liệu. Hệ thống sẽ thông báo xác nhận chọn Yes.
13
- Danh mục nhân viên: Để quản lý nhân viên trong nhà trường tham
gia giải quyết văn bản
Cách sử dụng: Bấm vào menu nhân viên: Đê thực hiện thêm mới ta
nhập thông tin sau đó bấm nút thêm mới để thêm vào danh mục quản lý;
Để xóa dữ liệu ta chon dòng cần xóa bấm vào nút xóa dữ liệu. Hệ thống sẽ
thông báo xác nhận chọn Yes.
- Danh mục khác thực hiện thêm mới, xóa dữ liệu thực hiện tương tự
như các danh mục đã nêu ở trên.
Nghiệp vụ:
- Quản lý sổ công văn: Khai báo các sổ công văn được quản lý trong
hệ thống.
Cách sử dụng: Bấm vào nghiệp vụ chọn mục quản lý sổ công văn.
Để thêm sổ mới ta nhập thông tin bao gồm: Tên sổ, loại sổ, năm sử dụng
sau đó bấm vào nút thêm mới để lưu dữ liệu.
14
- Nhập công văn đến: Nhập thông tin công văn đến
Cách sử dụng: Bấm vào nghiệp vụ chọn mục nhập công văn đến sau
đó ta nhập thông tin văn bản, chọn file bản đính kèm và bấm nút ‘…’ ở
khung đường dẫn chứa file văn bản sau đó bấm nút đính kèm văn bản. Để
xóa văn bản đính kèm ta chọn dòng văn bản cần xóa sau đó bấm nút xóa,
hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận chọn Yes.
- Nhập công văn đi: Nhập thông tin công văn đi cần quản lý.

Cách sử dụng: Bấm vào nghiệp vụ chọn mục nhập công văn đi sau
đó ta nhập thông tin văn bản, chọn file bản đính kèm và bấm nút ‘…’ ở
15
khung đường dẫn chứa file văn bản sau đó bấm nút đính kèm văn bản. Để
xóa văn bản đính kèm ta chọn dòng văn bản cần xóa sau đó bấm nút xóa,
hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận chọn Yes.
- Nhập công văn nội bộ: Nhập thông tin công văn nội bộ cần quản lý.
Cách sử dụng: Bấm vào nghiệp vụ chọn mục nhập công văn nội bộ
sau đó ta nhập thông tin văn bản, chọn file bản đính kèm và bấm nút ‘…’ ở
khung đường dẫn chứa file văn bản sau đó bấm nút đính kèm văn bản. Để
xóa văn bản đính kèm ta chọn dòng văn bản cần xóa sau đó bấm nút xóa,
hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận chọn Yes.
16
- Tìm kiếm văn bản: Tìm kiếm toàn bộ công văn đi, đến, nội bộ của
nhà trường
Cách sử dụng: Bấm vào nghiệp vụ chọn mục tìm kiếm văn bản sau
đó ta nhập thông tin văn bản cần tìm kiếm để lọc dữ liệu, bấm nút xuất
Excel để xuất danh sách ra file Excel, bấm xem, chỉnh sửa để xem, điều
chỉnh nội dung văn bản. Bấm xóa để xóa văn bản.
- Xử lý công văn đến: Liệt kê các văn bản đến chưa được xử lý để
cập nhật trạng thái xử lý
Cách sử dụng: Bấm vào nghiệp vụ chọn mục xử lý công văn đến sau
đó ta chọn dòng văn bản cần xử lý, bấm nút xử lý hệ thống sẽ hiện thị
17
- Danh sách mượn văn bản: Quản lý việc mượn, trả văn bản.
Cách sử dụng: Bấm vào nghiệp vụ chọn mục danh sách mượn văn
bản sau đó ta chọn nhập thông tin mượn văn bản, bấm nút lưu để lưu thông
tin mượn văn bản. Để cập nhật trả văn bản, chọn dòng văn bản trên giao
diện tìm kiếm văn bản mượn rồi bấm vào cập nhật trạng thái. Chọn tình
trạng đã trả và ngày trả sau đó lưu thông tin để chuyển trạng thái trả văn

bản.
- Báo cáo tình trạng giải quyết công văn đến: Nhằm để liệt kê tình
trạng giải quyết công văn đến.
Cách sử dụng: Bấm vào nghiệp vụ chọn mục Báo cáo tình trạng giải
quyết công văn đến sau đó chọn khoảng thời gian cần xem số liệu, bấm nút
hiện thị để hiện thị số liệu, bấm nút xuất ra Excel để xuất ra file Excel.
18
- Báo cáo danh sách công văn đi:
Cách sử dụng: Bấm vào nghiệp vụ chọn mục báo cáo danh sách công
văn đi sau đó chọn khoảng thời gian cần xem số liệu, bấm nút hiện thị để
hiện thị số liệu, bấm nút xuất ra Excel để xuất ra file Excel.
19