Truy cập và sử dụng các địa chỉ email chia sẻ – Phần 2 pps

Truy cập và sử dụng các địa chỉ email chia sẻ – Phần 2
Quản trị mạng - Đây là phần thứ hai và cũng là phần cuối cùng của loạt bài
giới thiệu hai cách thiết lập và truy cập vào các địa chỉ email chia sẻ trong
Exchange 2007. Các địa chỉ email chia sẻ ở đây chúng tôi nói đến là các địa
chỉ email dùng chung mà hầu hết các tổ chức đều sử dụng như
hoặc Thông thường, mỗi một tổ
chức đều muốn nhiều người có thể truy cập vào các địa chỉ email này, quan
trọng hơn nữa cũng có thể gửi các thông báo để lựa chọn xem các reply được
thấy đến từ một địa chỉ email chia sẻ hoặc từ địa chỉ email của người dùng nào
đó.
Trong phần đầu tiên của loạt bài này, chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn một
phương pháp mà ở đó các danh sách phân phối có địa chỉ email chia sẻ là
Mặc dù phương pháp này nhìn chung làm việc khá ổn
nhưng vẫn có một đòi hỏi về người dùng nào truy cập vào danh sách có các
quyền gửi các reply như thể chúng đến từ một địa chỉ emai chia sẻ hoặc các
chức năng chẳng han như Reply All có được sử dụng bên trong Outlook hay
không. Phương pháp tốt hơn trong sử dụng cho các địa chỉ email chia sẻ là tạo
một mailbox chia sẻ, chính vì vậy trong phần hai này, chúng tôi sẽ giới thiệu
về cấu hìh đó vì nó có liên quan đến Exchange 2007.
Mailbox chia sẻ
Trong cấu hình mailbox chia sẻ, bạn có thể tạo đơn giản một mailbox người
dùng có tên gọi Info. Phương pháp như vậy có nghĩa rằng các chính sách địa
chỉ email của Exchange 2007 mà bạn đã định nghĩa cho miền của bạn sẽ gán
cho mailbox này đúng địa chỉ SMTP. Cho ví dụ, nếu chúng ta có một chính
sách địa chỉ email được cấu hình cho miền neilhobson.com thì việc tạo một
mailbox Info có nghĩa rằng địa chỉ SMTP sẽ được tạo tự động là
Khi thực hiện xong vấn đề này, bạn hãy đặt các điều
khoản cho người dùng để cho phép truy cập vào mailbox chia sẻ và sau đó bổ
sung mailbox cho Outlook profile của người dùng để họ có thể thấy hai
mailbox khi đã đăng nhập vào Outlook. Trong phần một của loạt này, chúng
tôi đã sử lấy ví dụ một số người dung của mình có tên Ann, Bob và Carol cần

truy cập vào mailbox chia sẻ và vì vậy chúng tôi sẽ tiếp tục sử dụng các tên
này trong phần hai. Bên trong mailbox Info chia sẻ, phân tách các thư mục có
thể được tạo cho Ann, Bob và Carol để họ có thể kiểm tra các thông báo nào
họ đang làm việc. Chúng ta hãy xem xét đến quá trình thiết lập này.Thứ đầu
tiên cần thực hiện ở đây là tạo một mailbox chia sẻ. Chúng tôi đã tạo một
nhóm phân phối trong phần một của bài này bằng Exchange Management
Console, vì vậy lúc này chúng ta hãy tập trung vào việc sử dụng Exchange
Management Shell. Một trong số các bạn có thể khá hiểu biết việc tạo những
user, mailbox mới và có thể muốn bỏ qua phần này. Tuy nhiên bài viết này
dành cho cả những quản trị viên mới đối với Exchange 2007 chính vì vậy
chúng tôi sẽ giới thiệu như vậy.
Để tạo một user mới và mailbox có liên quan từ Exchange Management Shell
bạn có thể sử dụng lệnh New-Mailbox. Lệnh này không chỉ tạo mailbox với
tên ngụ ý của nó là nó còn tạo cả tài khoản người dùng Active Directory luôn
vì tài khoản người dùng này ph
ải tồn tại để mailbox tồn tại. Một thứ có thể cho
phép trước khi chạy lệnh này là thiết lập một mật khẩu an toàn thông qua
management shell. Để thực hiện điều đó, bạn cần nhập một mật khẩu vào một
biến và lưu nó với tư cách một chuỗi bảo mật. Điều này có thể được thực hiện
bằng lệnh dưới đây:
$Password = Read-Host “Password” –AsSecureString
Lệnh này sẽ lưu mật khẩu đã được cho của bạn vào bi
ến Password để sau đó có
thể được chuyển tới lệnh New-Mailbox nhằm tạo mật khẩu cho tài khoản
người dùng mới. Lệnh sử dụng để tạo tài khoản người dùng mới và mailbox là:

New
-Mailbox –UserPrincipalName –Alias Info –Name
Info –FirstName Info –DisplayName Info –Password $Password –Database
“First Storage Group\Mailbox Database” –OrganizationalUnit “Exchange

Users”
Bản thân lệnh ở trên rất dễ hiểu. Cho ví dụ, -OrganizationalUnit chỉ định OU
nào để tạo tài khoản mới trong đó. Bạn cũng thấy được rằng chúng tôi đã thiết
lập các thuộc tính Alias, Name, FirstName and DisplayName với một giá trị
Info để đơn giản hóa mọi thứ. Nếu mọi thứ chính xác khi đó bạn sẽ thấy một
màn hình như thể hiện bên dưới (hình 6).

Hình 6: Tạo User Account và Mailbox thông qua Exchange Management Shell

Khi tài khoản và mailbox đã được thiết lập, chúng ta cần cho phép Ann, Bob
và Carol truy cập vào mailbox để có thể mở với tư cách là một mailbox bổ
sung trong các Outlook profile của họ và xa hơn nữa là gửi email để nó xuất
hiện nguồn gửi là Đ
ể thực hiện điều đó, chúng ta có thể
sử dụng Exchange Management Shell và lúc này sử dụng lệnh Add-
MailboxPermission. Lệnh đầy đủ được sử dụng là:
Add-MailboxPermission –Identity Info –User Ann –AccessRights FullAccess
Lệnh này được thể hiện cách sử dụng trong hình 7.

Hình 7: Bổ sung thêm các điều khoản cho Mailbox
Lệnh này cho phép Ann có sự truy cập đầy đủ vào mailbox Info. Bạn cần phải
chạy lệnh tương tự như vậy hay lần, khi chỉ định Bob và chỉ định Carol. Nếu
bạn có nhiều người dùng để add thì phương pháp có thể khác được sử dụng ở
đây là sử dụng mảng bên dưới.
$FullAccessUsers = “Ann”, “Bob”, “Carol”
ForEach ($SingleUser in $FullAccessUsers) {Add-MailboxPermission –
Identity Info –User $SingleUser –AccessRights FullAccess}
Với phương pháp mảng, bạn có thể thấy được rằng mảng $FullAccessUsers
được định nghĩa bằng các alias cho mỗi người dùng mà chúng ta muốn cung
cấp sự truy cập tới họ. Sau đó biến $SingleUser sẽ được gán lần lượt cho mỗi

username trong mảng. Giá trị của mỗi username sau đó sẽ được thể hiện trong
lệnh Add-MailboxPermission thông qua biến $SingleUser. Bạn có thể sử dụng
phương pháp mảng theo rất nhiều cách bên trong Exchange Management Shell.

Lúc này Ann, Bob và Carol có các điều khoản truy cập mailbox đầy đủ đối với
mailbox mới, họ có thể add mailbox Info với tư cách là một mailbox bổ sung
vào Outlook profile của họ và truy cập vào các nội dung bên trong mailbox
này. Có các hư
ớng dẫn đầy đủ về cách thực hiện điều đó bằng sử dụng Outlook
2007. Đây là những gì cần được thực hiện cho Ann, Bob và Carol.
1.

Trong Outlook 2007, bạn hãy vào Tools và chọn Account Settings.
2.

Trong cửa sổ Account Settings, đánh dấu tài khoản Exchange như thể
hiện trong hình 8, sau đó kích nút Change…

Hình 8: Account Settings Window
3.

Cửa sổ Change E-mail Account sẽ được hiển thị như thể hiện trong hình
9. Chọn nút More Settings…

Hình 9: Thay đổi E-mail Account Window
4.

Cửa sổ Microsoft Exchange sẽ được hiển thị. Kích tab Advanced khi đó
bạn sẽ được thấy cửa sổ mới xuất hiện như trong hình 10.

Hình 10: Chuẩn bị thêm một Mailbox bổ sung
5.

Kích nút Add…, trong cửa sổ Add Mailbox nhập vào tên của mailbox
để add vào profile. Trong trường hợp này, Info sẽ được nhập vào vì đây
là tên của mailbox để add. Kích Ok để trả bạn về cửa sổ Microsoft
Exchange, xem hình 11.

Hình 11: Hoàn tất một việc thêm Additional Mailbox (Mailbox bổ sung)
6.

Ở đây, tất cả những gì bạn cần thực hiện là kích OK tại cửa sổ này, khi
đó bạn sẽ trở về cửa sổ Change E-mail Account từ nơi bạn kích Next và
sau đó là Finish để trả bạn về cửa sổ Account Settings. Khi đó bạn chỉ
cần kích để trở về Outlook.
7.

Quay trở lại bên trong Outlook, bạn sẽ thấy mailbox bổ sung được liệt k
ê
trong panel bên trái. Mailbox này có thể được mở rộng như các mailbox
khác, xem trong hình 12.

Hình 12: Mailbox bổ sung trong Outlook
Trong hình 12 ở trên bạn sẽ thấy có đến 3 thư mục người dùng được tạo trong
thư mục Tracking, mỗi một thư mục được sử dụng cho mỗi người dùng. Các
thư mục này cho phép người dùng lưu các thông báo để mục đích kiểm tra lại
quá trình. Cho ví dụ, email hiện yêu cầu xóa một “jammed printer” được đọc
bởi Ann. Khi Ann đã đọc email và đã giải quyết xong vấn đề của Ann thì cô ta
có thể copy thông báo từ thư mục mailbox vào thư mục cá nhân của riêng cô
“Ann” nằm trong thư mục Tracking. Khi reply các thông báo trong mailbox

chia sẻ, lưu ý rằng reply sẽ được điền một cách tự động để xuất hiện địa chỉ
gốc gửi đến từ Info mailbox thay cho tài khoản cá nhân của Ann, xem thể hiện
trong hình 13.

Hình 13: Reply từ một Shared Mailbox
Kết luận
Qua hai phần của bài này, chúng ta đã được giới thiệu hai phương pháp cho
phép truy cập vào một địa chỉ email chia sẻ, có khả năng reply bằng địa chỉ
này. Phương pháp đầu tiên đã sử dụng danh sách phân phối còn phương pháp
thứ hai sử dụng mailbox chia sẻ. Trong cả hai phương pháp trên, phương pháp
nào cũng đều có thể làm việc tốt trong tổ chức của bạn nhưng bạn hãy bỏ một
chút thời gian để đánh giá cả hai và chọn ra tùy chọn thích hợp nhất cho tổ
chức mình.

Văn Linh (Theo MSexchange)